praxis de gestión integral de documentación electrónica...
TRANSCRIPT
![Page 1: Praxis de gestión integral de documentación electrónica ...cau.crue.org/wp-content/uploads/Ponencia_UOC_Almagro10.pdfProyecto de gestión documental •Serie documental: Expedientes](https://reader036.vdocuments.mx/reader036/viewer/2022081616/5fe65a641744eb0a7b0864c5/html5/thumbnails/1.jpg)
Praxis de gestión integral dedocumentación electrónica:
De la distopía a la realidad
![Page 2: Praxis de gestión integral de documentación electrónica ...cau.crue.org/wp-content/uploads/Ponencia_UOC_Almagro10.pdfProyecto de gestión documental •Serie documental: Expedientes](https://reader036.vdocuments.mx/reader036/viewer/2022081616/5fe65a641744eb0a7b0864c5/html5/thumbnails/2.jpg)
Introducción
![Page 3: Praxis de gestión integral de documentación electrónica ...cau.crue.org/wp-content/uploads/Ponencia_UOC_Almagro10.pdfProyecto de gestión documental •Serie documental: Expedientes](https://reader036.vdocuments.mx/reader036/viewer/2022081616/5fe65a641744eb0a7b0864c5/html5/thumbnails/3.jpg)
Objetivo principal del
proyecto
Proporcionar una solución integral a uno de los departamentos de la universidad (Secretaria académica) con más tráfico y volumen de documentos en soporte papel
Proceso de admisión de estudiantes a titulaciones homologadas
![Page 4: Praxis de gestión integral de documentación electrónica ...cau.crue.org/wp-content/uploads/Ponencia_UOC_Almagro10.pdfProyecto de gestión documental •Serie documental: Expedientes](https://reader036.vdocuments.mx/reader036/viewer/2022081616/5fe65a641744eb0a7b0864c5/html5/thumbnails/4.jpg)
Escenario ideal
- Reducir tiempos del trámite
- Recuperación de información
multiusuario de documentos
académicos en tiempo y espacio
reducidos (interoperabilidad interna)
- Reducción de costes, espacios y
recursos
- Garantizar un back-up de
documentación en doble soporte
- Establecer un circuito de ciclo de
vida de la documentación en soporte
papel y electrónico
![Page 5: Praxis de gestión integral de documentación electrónica ...cau.crue.org/wp-content/uploads/Ponencia_UOC_Almagro10.pdfProyecto de gestión documental •Serie documental: Expedientes](https://reader036.vdocuments.mx/reader036/viewer/2022081616/5fe65a641744eb0a7b0864c5/html5/thumbnails/5.jpg)
Modelo conceptual
![Page 6: Praxis de gestión integral de documentación electrónica ...cau.crue.org/wp-content/uploads/Ponencia_UOC_Almagro10.pdfProyecto de gestión documental •Serie documental: Expedientes](https://reader036.vdocuments.mx/reader036/viewer/2022081616/5fe65a641744eb0a7b0864c5/html5/thumbnails/6.jpg)
Proyecto de gestión documental
• Serie documental: Expedientes de acceso y admisión titulaciones homologadas
• Propuesta de elementos de metadatos
• Externalización identificación, validación y digitalización de documentos
• Grupo de trabajo multidisciplinar
![Page 7: Praxis de gestión integral de documentación electrónica ...cau.crue.org/wp-content/uploads/Ponencia_UOC_Almagro10.pdfProyecto de gestión documental •Serie documental: Expedientes](https://reader036.vdocuments.mx/reader036/viewer/2022081616/5fe65a641744eb0a7b0864c5/html5/thumbnails/7.jpg)
Proyecto de gestión documental
Serie documental: Expedientes de admisión titulaciones homologadas
J1000 GESTIÓ DELS RECURSOS ACADÈMICSJ 1300 AdmissióJ 1310 Documentació d’accés i matrícula
J 1311 Documentació acadèmica
J 1312 Documentació personal
J 1313 Documentació acreditativa per descomptes
![Page 8: Praxis de gestión integral de documentación electrónica ...cau.crue.org/wp-content/uploads/Ponencia_UOC_Almagro10.pdfProyecto de gestión documental •Serie documental: Expedientes](https://reader036.vdocuments.mx/reader036/viewer/2022081616/5fe65a641744eb0a7b0864c5/html5/thumbnails/8.jpg)
Proyecto de gestión documental
Propuesta de elementos de metadatos > Unidad documental
NORMAS
• ISO 15489
• ISO 23081
DESCRIPCION
• ISAD
• NODAC
REQUERIMIENTOS
• MoReq2
• Vocabulario de metadatos GENCAT
![Page 9: Praxis de gestión integral de documentación electrónica ...cau.crue.org/wp-content/uploads/Ponencia_UOC_Almagro10.pdfProyecto de gestión documental •Serie documental: Expedientes](https://reader036.vdocuments.mx/reader036/viewer/2022081616/5fe65a641744eb0a7b0864c5/html5/thumbnails/9.jpg)
Proyecto de gestión documental
Grupo de trabajo multidisciplinar
• Clara Beleña – IT Project Manager UOC
TECNOLOGIA
• Jesús Sánchez – Unidad GD y Archivo UOC
ARCHIVO
• Bea Puyal – Directora Operativo
• Sonia Marín – Coordinadora Trámites
• Noe Gonzalo – Técnica Gestión
GESTION
• Doctodata – Análisis y procesos GD
CONSULTORIA
![Page 10: Praxis de gestión integral de documentación electrónica ...cau.crue.org/wp-content/uploads/Ponencia_UOC_Almagro10.pdfProyecto de gestión documental •Serie documental: Expedientes](https://reader036.vdocuments.mx/reader036/viewer/2022081616/5fe65a641744eb0a7b0864c5/html5/thumbnails/10.jpg)
Motor de tramitación
- Sistema de workflow
- Tramitación online
- Configuración para la validación automatizadade la admisión
- Procedimiento automático de reclamación de documentos
![Page 11: Praxis de gestión integral de documentación electrónica ...cau.crue.org/wp-content/uploads/Ponencia_UOC_Almagro10.pdfProyecto de gestión documental •Serie documental: Expedientes](https://reader036.vdocuments.mx/reader036/viewer/2022081616/5fe65a641744eb0a7b0864c5/html5/thumbnails/11.jpg)
Gestor documental
- Integración plataforma de gestión documental ECM (Enterprise Content Management).
- Open Source
- Flujos de captura y preservación de documentos de archivo.
- Unidad compartida
![Page 12: Praxis de gestión integral de documentación electrónica ...cau.crue.org/wp-content/uploads/Ponencia_UOC_Almagro10.pdfProyecto de gestión documental •Serie documental: Expedientes](https://reader036.vdocuments.mx/reader036/viewer/2022081616/5fe65a641744eb0a7b0864c5/html5/thumbnails/12.jpg)
![Page 13: Praxis de gestión integral de documentación electrónica ...cau.crue.org/wp-content/uploads/Ponencia_UOC_Almagro10.pdfProyecto de gestión documental •Serie documental: Expedientes](https://reader036.vdocuments.mx/reader036/viewer/2022081616/5fe65a641744eb0a7b0864c5/html5/thumbnails/13.jpg)
![Page 14: Praxis de gestión integral de documentación electrónica ...cau.crue.org/wp-content/uploads/Ponencia_UOC_Almagro10.pdfProyecto de gestión documental •Serie documental: Expedientes](https://reader036.vdocuments.mx/reader036/viewer/2022081616/5fe65a641744eb0a7b0864c5/html5/thumbnails/14.jpg)
![Page 15: Praxis de gestión integral de documentación electrónica ...cau.crue.org/wp-content/uploads/Ponencia_UOC_Almagro10.pdfProyecto de gestión documental •Serie documental: Expedientes](https://reader036.vdocuments.mx/reader036/viewer/2022081616/5fe65a641744eb0a7b0864c5/html5/thumbnails/15.jpg)
![Page 16: Praxis de gestión integral de documentación electrónica ...cau.crue.org/wp-content/uploads/Ponencia_UOC_Almagro10.pdfProyecto de gestión documental •Serie documental: Expedientes](https://reader036.vdocuments.mx/reader036/viewer/2022081616/5fe65a641744eb0a7b0864c5/html5/thumbnails/16.jpg)
Document
o de
archivo
PDF/a
Archivo
de gestión
Codificació
n
Digitalización
Preservación
![Page 17: Praxis de gestión integral de documentación electrónica ...cau.crue.org/wp-content/uploads/Ponencia_UOC_Almagro10.pdfProyecto de gestión documental •Serie documental: Expedientes](https://reader036.vdocuments.mx/reader036/viewer/2022081616/5fe65a641744eb0a7b0864c5/html5/thumbnails/17.jpg)
Futuro inmediato?
Certificado digital
Documento de archivo
Factura electrónica
…
![Page 18: Praxis de gestión integral de documentación electrónica ...cau.crue.org/wp-content/uploads/Ponencia_UOC_Almagro10.pdfProyecto de gestión documental •Serie documental: Expedientes](https://reader036.vdocuments.mx/reader036/viewer/2022081616/5fe65a641744eb0a7b0864c5/html5/thumbnails/18.jpg)
Gr@cias!
Jesús Sánchez Tenedor
Universitat Oberta de CatalunyaRambla de Poblenou, 15608018 Barcelona