präsentation über eine vertragsmanagementlösung

Unternehmensweites Unternehmensweites Unternehmensweites Unternehmensweites VertragsmanagementVertragsmanagementVertragsmanagementVertragsmanagement

© © © © PublicSeal GmbH, Januar 2009PublicSeal GmbH, Januar 2009PublicSeal GmbH, Januar 2009PublicSeal GmbH, Januar 2009© PublicSeal GmbHPublicSeal GmbHPublicSeal GmbHPublicSeal GmbH, Januar 2009

Eine EinführungEine EinführungEine EinführungEine Einführung


VERTRAGSMANAGEMENT EINE VERTRAGSMANAGEMENT EINE VERTRAGSMANAGEMENT EINE VERTRAGSMANAGEMENT EINE BESTANDSAUFNAHMEBESTANDSAUFNAHMEBESTANDSAUFNAHMEBESTANDSAUFNAHME

22222222

© © © © PublicSeal GmbH, Januar 2009PublicSeal GmbH, Januar 2009PublicSeal GmbH, Januar 2009PublicSeal GmbH, Januar 2009© PublicSeal GmbHPublicSeal GmbHPublicSeal GmbHPublicSeal GmbH, Januar 2009 33333333

Wodurch entsteht mangelnde Transparenz / Rechtsunsicherheit….. Wodurch entsteht mangelnde Transparenz / Rechtsunsicherheit…..


� RechtsabteilungRechtsabteilungRechtsabteilungRechtsabteilung

� „Kein koordiniertes Vertragsprüfungs- und Genehmigungsverfahren“

� ControllingControllingControllingControlling

� „Welches Vertragsvolumen und Risiken haben wir im

……durch ein heterogenes Vertragsmanagement das zum Risiko werden kann


und Risiken haben wir im Unternehmen“

� FachabteilungFachabteilungFachabteilungFachabteilung

� „Obwohl wir die Verträge benötigen, haben wir keine Sicht auf diese“

� EinkaufEinkaufEinkaufEinkauf

� „ Wir haben keine digitale und vereinfachte Erfassung unserer Verträge“

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Transparenz ist deshalb im Vertragsmanagement eine Notwendigkeit


Unternehmensweit? Unternehmensweit?

EinsparungsEinsparungsEinsparungsEinsparungs---- und Verbesserungspotenziale im Vertragsmanagementund Verbesserungspotenziale im Vertragsmanagementund Verbesserungspotenziale im Vertragsmanagementund Verbesserungspotenziale im Vertragsmanagement

�� Einhaltung der internen Richtlinien und VorschriftenEinhaltung der internen Richtlinien und Vorschriften 90 90 -- 100%100%�� Abschaffung unkontrollierter selbstverlängernder VerträgeAbschaffung unkontrollierter selbstverlängernder Verträge 90 90 -- 100%100%�� Reduzierung falscher ZahlungenReduzierung falscher Zahlungen 75 75 -- 90%90%�� Reduzierung der juristischen KostenReduzierung der juristischen Kosten 50 50 -- 70%70%

Ein standardisiertes Vertragsmanagement eröffnet Verbesserungspotenziale


�� Reduzierung der juristischen KostenReduzierung der juristischen Kosten 50 50 -- 70%70%�� Reduzierung der manuellen BearbeitungskostenReduzierung der manuellen Bearbeitungskosten 50 50 -- 70%70%

�� Reduzierung der ProzessReduzierung der Prozess-- u. Betriebskosten für Vertragsmanagementu. Betriebskosten für Vertragsmanagement 10 10 -- 30%30%�� Reduzierung des Personals oder höhere ProduktivitätReduzierung des Personals oder höhere Produktivität 10 10 -- 20%20%�� Kürzere Verhandlungszeit von VerträgenKürzere Verhandlungszeit von Verträgen 50%50%�� Anstieg der Einnahmen aus Vertragsverlängerung (nachverhandeln)Anstieg der Einnahmen aus Vertragsverlängerung (nachverhandeln) 30%30%�� Höhere Vertragseinnahmen (Sales)Höhere Vertragseinnahmen (Sales) 1 1 -- 2%2%

Quelle: Quelle: AccentureAccenture

Welche Risiken werden heute von Unternehmen und Organisationen gesehen


Risiken mit dem Umgang von Verträgen (KPMG-Studie)


DIE SEALBASE DIE SEALBASE DIE SEALBASE DIE SEALBASE VERTRAGSMANAGEMENT LÖSUNGVERTRAGSMANAGEMENT LÖSUNGVERTRAGSMANAGEMENT LÖSUNGVERTRAGSMANAGEMENT LÖSUNG

1111111111111111

Phase 2Phase 2Phase 2Phase 2

Vertrags-

initialisierung


Vertrags-vorbereitung

Sealbase die unternehmensweite Vertragsmanagement Lösung



Vertrags-

verhandlung


Vertrags-

erfüllung


Vertrags-

Portfolio

Management

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� Flexible Bereitstellung von Daten und Informationen aus bereits vorhanden Systemen z.B. ERP, CRM, SCM, Einkauf, Asset-Management.

� Vorgefertigte Daten-Modelle, Universen und Berichte erleichtern ein Intelligentes

Flexible Integration in die bestehende Unternehmenslandschaft


erleichtern ein Intelligentes Business Reporting z.B. BI oder Dashboards

� Externe Anbindung von bestehende Archiven und DMS-Systemen ist flexibel möglich

� Integration von Sharepoint zum Dokumentenaustausch und zur Team-Collaboration

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Die SealBase-Lösung erfüllt alle Anforderungen einer digitalen Archivierung und Dokumentenmanagement-Systems.

• Verschlüsselung von Dokumenten

Dokumentenmanagement und Archivierung im Vertragswesen


• Indexierung von Dokumenten

• Übersichtliche Strukturierung von Dokumenten

• Existierende DMS-Systeme können eingebunden werden

Die SealBase-Lösung kann auch mit unterschiedlichen Archiven verbunden werden

Alle Informationen, Auswertungen und Analysen werden durch das zentrale Berichtswesen sichergestellt.

Business Reporting mit Standardreports u. Ad-Hoc Reporting


Integrierte Standardberichte (ca. 60 Standard Reports verfügbar), Ad-Hoc-Reporting und Dashboards bilden eine Basis strategischer Unternehmensführung.

Vertragsmanagement Vertragsmanagement Vertragsmanagement Vertragsmanagement Strukturierung des Vertragswesens

Beziehungen zwischen Verträge und Dokumente

Zugriffsberechtigungen

Dokumenten Management System

Vertragsüberwachung Vertragsüberwachung Vertragsüberwachung Vertragsüberwachung Automatische Wiedervorlagen /Fristen

Hinweise / Warnungen / Alarm / Risiken

Die Vier Komponenten eines unternehmensweiten Vertragsmanagements


Hinweise / Warnungen / Alarm / Risiken

Revisionssicherheit / Datenhistorie

Vertragsanalyse Vertragsanalyse Vertragsanalyse Vertragsanalyse Finanz-/ Risikoanalysen

Vertragsinventur

Kunden und Lieferanten u. Partneranalysen

VertragsreportingVertragsreportingVertragsreportingVertragsreporting Geschäftsleitung / Aufsichtsrat

Abteilungs- und Bereichsleitung

Funktionale Auswertungen

Gesetzliche Anforderungen (SOX-Controls/8.EU)

Rechtliche Anforderungen eines Unternehmens absichern

� KonTraGKonTraGKonTraGKonTraG

Verträge sind Grundlage der Geschäftstätigkeit von Unternehmen. Im Rahmen des Risikomanagements müssen Vertragsprozesse und Inhalte überwacht werden. Sealbase überwacht, standardisiert und historisiert die Vertragsprozesse

� BilMogBilMogBilMogBilMog

Überwachung der Wirksamkeit des Internen Kontrollsystems (IKS), des Risikomanagement-systems (RMS) , des Internen Revisionssystems (IRS) und des Rechnungslegungsprozesses. Sealbase bietet Mechanismen an um diese Kontrolle zu gewährleisten.


Sealbase bietet Mechanismen an um diese Kontrolle zu gewährleisten.

� Basel IIBasel IIBasel IIBasel II

Regelt die Mindestanforderungen des Risikomanagements. Vertragsmanagement hilft dem Kreditnehmer sich gegenüber der Bank positiv darzustellen. Sealbase bietet aktuellste Bereitstellung aller Finanzdaten, Vertragswerte und Risiken aus Verträgen.

� SarbanesSarbanesSarbanesSarbanes----Oxley ActOxley ActOxley ActOxley Act

Unternehmensprozesse müssen definiert sein. Informationen müssen rechtzeitig und ordnungsgemäß verfügbar sein. Abschlussprüfer müssen Zugang zu allen Verträgen haben. Sealbase dokumentiert alle vertragsrelevanten Veränderungen und Prozesse im Unternehmen.

� WorkflowWorkflowWorkflowWorkflow und Business Prozess Management Business Prozess Management Business Prozess Management Business Prozess Management sichert nachhaltig die Einhaltung interner und gesetzlicher Richtlinien

� Der Geschäftsprozess Vertrag aus Unternehmersicht schafft RechtsicherheitRechtsicherheitRechtsicherheitRechtsicherheit und ComplianceComplianceComplianceCompliance

� Die Modulare Architektur ermöglicht maximale FlexibilitätFlexibilitätFlexibilitätFlexibilität im Vertragsmanagement

Highlights der professionellen Lösung zum Vertragsmanagement


Vertragsmanagement

� Neue OptimierungspotentialeOptimierungspotentialeOptimierungspotentialeOptimierungspotentiale im Vertragswesen werden transparent erschlossen

� TermineTermineTermineTermine, ProzesseProzesseProzesseProzesse und RisikenRisikenRisikenRisiken sind kontrollierbar und können pro-aktiv bearbeitet werden

� InvestitionsschutzInvestitionsschutzInvestitionsschutzInvestitionsschutz heißt eingeführte Systeme können erhalten bleiben z.B. Office-Management, Archive, DMS etc.

� AuswertungsAuswertungsAuswertungsAuswertungs- und AnalysemöglichkeitenAnalysemöglichkeitenAnalysemöglichkeitenAnalysemöglichkeiten auf höchstem Niveau

1818181818181818

Kategorie SoftwareKategorie Software

Die Die Die Die SealSealSealSealBaseBaseBaseBase----Lösung gewann den Industrie Preis 2008 in der Kategorie Software Lösung gewann den Industrie Preis 2008 in der Kategorie Software Lösung gewann den Industrie Preis 2008 in der Kategorie Software Lösung gewann den Industrie Preis 2008 in der Kategorie Software


www.Publicwww.Publicwww.Publicwww.PublicSealSealSealSeal.de.de.de.de

Die Die Die Die SealSealSealSealBaseBaseBaseBase----Lösung gewann den Industrie Preis 2008 in der Kategorie Software Lösung gewann den Industrie Preis 2008 in der Kategorie Software Lösung gewann den Industrie Preis 2008 in der Kategorie Software Lösung gewann den Industrie Preis 2008 in der Kategorie Software

Die Die Die Die SealSealSealSealBaseBaseBaseBase----LösungLösungLösungLösung wurde 2007 für die innovativste Lösung für den Mittelstand wurde 2007 für die innovativste Lösung für den Mittelstand wurde 2007 für die innovativste Lösung für den Mittelstand wurde 2007 für die innovativste Lösung für den Mittelstand ausgezeichnet und gewann aus einem Pool von 1200 Bewerbern den ausgezeichnet und gewann aus einem Pool von 1200 Bewerbern den ausgezeichnet und gewann aus einem Pool von 1200 Bewerbern den ausgezeichnet und gewann aus einem Pool von 1200 Bewerbern den 1. Platz1. Platz1. Platz1. Platz

PublicSeal GmbH PublicSeal GmbH PublicSeal GmbH PublicSeal GmbH �� Schenkenböhlstr. 6Schenkenböhlstr. 6Schenkenböhlstr. 6Schenkenböhlstr. 6 �� 67098 Bad Dürkheim 67098 Bad Dürkheim 67098 Bad Dürkheim 67098 Bad Dürkheim �� Tel. 06322 Tel. 06322 Tel. 06322 Tel. 06322 ---- 7 91 06 847 91 06 847 91 06 847 91 06 84


Schenkenböhlstraße 6, DSchenkenböhlstraße 6, DSchenkenböhlstraße 6, DSchenkenböhlstraße 6, D----67098 Bad Dürkheim67098 Bad Dürkheim67098 Bad Dürkheim67098 Bad DürkheimTel.: 06322 Tel.: 06322 Tel.: 06322 Tel.: 06322 –––– 7 91 06 84, Fax: 06322 7 91 06 84, Fax: 06322 7 91 06 84, Fax: 06322 7 91 06 84, Fax: 06322 –––– 7 91 06 857 91 06 857 91 06 857 91 06 85

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