DEFINIR RECURSOS, ASIGNARLOS A LAS TAREAS DE UN PROYECTO DETERMINANDO SUS COSTOS Y CANTIDADES Con este taller debemos aprender a definir y asignar los recursos de trabajo, recursos materiales y recursos de costo, con ello determinar el costo del proyecto, los costos de las tareas y las cantidades de ellos. Estetallerconstadetrespartes,enlaprimeracreamosunproyectodondesolotrabajamoscon recursos de trabajo personalizados, en la segunda parte cada recurso de trabajos generales y en la tercera con todos los tipos de recursos. Utilizar las tablas de otro programa en Project. Determinar la fecha de inicio. Determinar el nuevo calendario de trabajo. Determinar la duracin de las tareas. CASO 1 PROYECTO DE ELABORACIN DE EXPEDIENTES TCNICOS En esta primera parte del taller Elaboracin de expedientes tcnicos, el alumno deber programar lastareas,ingresarrecursosdetrabajoy,finalmente,compararconotraprogramacindonde aumenta personal para disminuir costos. El inicio del proyecto es el 1 de Junio de 2009. Los datos del proceso son los siguientes: Solicitud Recepcin Clasificacin y seleccin Inspeccin Visita tcnica zona A Visita tcnica zona B Visita tcnica zona C Visita tcnica zona D Seleccin Seleccin de solicitudes con visita tcnica Estudios del suelo Estudios del suelo zona A Estudios del suelo zona B Estudios del suelo zona C Estudios del suelo zona D Dibujo y diseo Diseo zona A Dibujo zona A Diseo zona B Dibujo zona B Diseo zona C Dibujo zona C Diseo zona D Dibujo zona D Elaboracin de presupuesto Elaboracin zona A Elaboracin zona B Elaboracin zona C Elaboracin zona D Elaboracin del expediente Elaboracin zona A Elaboracin zona B Elaboracin zona C Elaboracin zona D Las vinculaciones, los tiempos, el personal necesario, los determina el responsable de la elaboracin de expedientes. DESARROLLO PRIMERA PARTE: Pasos bsicos e ingresar tareas 1.Ingresamos al programa MS PROJECT 2010 2.Antes de ingresar las tareas debemos a.Primero, programar las tareas como automticas. b.Segundo, determinar la fecha de inicio del proyecto. Ingresamos a la ficha Proyecto. En el siguiente cuadro ingresamos la fecha de comienzo:7 de noviembre de 2011. Marcamos la fecha y presionamos el botn aceptar. c.Ahora verificamos el calendario de trabajo, para ello usamos: Nos ubicamos en la ficha Proyecto en la opcin Cambiar tiempo de trabajo. En esta pantalla verificamos el horario de trabajo, en este caso vemos que es de lunes a viernes y con horario de 9 a.m. a 7 p.m. Trabajemos con este calendario que es el estndar. SEGUNDA PARTE: Nivelaciny vinculaciones / primera tentativa. TENTATIVAS DE PROGRAMACIN 3.Ingresamos las tareas. 4.IngresamosunatarearesumenconelnombredeProyecto,luegovinculamoslasfasesy partimos usando 4 equipos de trabajo. 5.Insertamos la tarea Elaboracin de secuencia con una duracin de 5 das. Luego vinculamos las fases en forma simple. Si fuera as terminaramos el 10 de Febrero del 2012 y el proyecto tendra una duracin de 70 das. Esta programacin nos sirve para ver los tiempos mnimos promedios, interesa la vinculacindelasfases.Obsrvese,porejemplo,quenoestamosvinculandolastarea internas,como recepcin conclasificacin(en la fase de seleccin) y en lastareas diseo con dibujo en cada zona de trabajo (en la fase Diseo y dibujo). 6.El jefe del proyecto determina una nueva programacin, vinculando las tareas de las fases, maximizando los tiempos. Todava no interesa el tiempo, interesa ver la secuencia lgica de la programacin. Tiene una duracin de 205 das y finaliza el 17 de Agosto de 2012. Las fechas las hemos sacado del rea de Informacin, ahora insertamos hitos con iconos y fin del proyecto. En esta programacin estamos usando un jefe del proyecto, dos asistentes y una secretaria durante todo el proyecto. Los costos slo de ellos sern: En el jefe del proyecto estamos gastando: Duracin=205 das Calendario das por mes20 das 205/20 = 10.25 meses Costo por mes = $2000 costo total 2000*10.25 = $20.500 Para la secretaria300*10.25 = $3,075 Para los asistentes 2*300*10.25 = $ 6,150 Es decir, solo estos gastos son = 20500+3075+6150 = $ 29,725. Necesitamos reducir el tiempo y costo. PRIMERA ALTERNATIVA Completamos el equipo de trabajo con dos ingenieros y un dibujante. HOJA DE RECURSOS DISTRIBUCIN DE RECURSOS DE TRABAJO En la tarea resumen principal, agregamos el personal que estar disponible en todo el proyecto. Designamos dos tareas por ingeniero: el ingeniero Solar se encargar del rea A y B y el ingeniero Gmez del rea C y D. La programacin cambia, debemos tener cuidado de las superposiciones y las vinculaciones. Inspeccin Como existen dos ingenieros, rompemos la vinculacin zona B y C. Seleccin y estudios de suelos Luego de la inspeccin, los ingenieros Solar y Gmez seleccionan las solicitudes con los criterios que sacan de la visita tcnica. Seguidamente, se hacen los estudios de suelos. Insertamos los recursos a las tareas y como existen dos ingenieros se paramos la vinculacin entre la zona B y C. El diagrama Gantt queda de la siguiente manera: Diseo y dibujo Estas fases tienen un solo dibujante, es por eso que las tareas de dibujo estn vinculadas una tras otra. Los diseos son primero y estn encargados a los ingenieros. ObservemosqueenelDiagramadeGantt,soloestlavinculacinaldiseo,noseencuentrala vinculacin diseo dibujo. Pasamos a vincular. Esta es una alternativa, observemos que existen tiempos muertos. Elaboracin de presupuestos Una vez que terminan de dibujar la zona A, el ingeniero Solar puede empezar la elaboracin de los presupuestos y para empezar los presupuestos de la zona B debe terminar los presupuestos de la zona A y los dibujos de la zona B. La primera vinculacin quedar as: Ahora vinculamos la elaboracin de expedientes. Por ejemplo la elaboracin del presupuesto de la zona A, debe darse luego del dibujo del rea y del trmino del diseo de la zona B. De la misma forma vinculamos las otras zonas y rompemos la vinculacin de las fases de Diseo y dibujo y Elaboracin de presupuesto. Ntesequehayuntiempoentreeldiseoylaelaboracindepresupuesto,quelosingenieros Gmez y Solar esperan que los dibujantes terminen los planos (estos costos no estn previstos en el ejercicio). Elaboracin de expedientes Losexpedientessonelaboradosporlosingenierosydebenterminarprimerolospresupuestos. Tambin debemos romper la vinculacin de las fases de Elaboracin de presupuestos y Expedientes y dentro del segundo la zona B y C. Ahora vinculamos de acuerdo al recurso, en este caso los ingenieros. Al haber ingresado los recursos y vinculado las tareas ya tenemos duracin y costo del proyecto. En la vista Diagrama de Gantt vemos que la duracin e s131 das, ahora ocultamos las tareas (usamos el icono -), e insertamos la columna campo Costo. Tambin podemos ver los costos de los recursos, si usamos la vista Hoja de recursos e ingresamos a la Tabla costo (ficha vistas/ Tablas / Costo). Anlisis Observamos que el costo del jefe del proyecto es 13, 100 Duracin = 131 dasCalendario das por mes 131/20 = 6.55 meses Costo por mes = $2000 costo total 2000*6.55= $ 13, 100 La duracin de 20 das por mes se determina en el calendario. SiregresamosalcuadrodedialogoinformacindetareasdelProyecto/Recursosveremoslos recursos asignados y los costos, observemos que son losmismos costostotales de la tabla costo. Si sumamos los costos =13,100 + 1965 + 3930 = $18,995 Esta es una cifra menor a los $29725 obtenido en el primer caso, es decir $10 730 menos. Pero hemos adicionado un ingeniero para reducir el tiempo, que nos cuesta $ 5,700. Considerando el ahorro de tiempo y dinero del primer ingeniero 205-131 das = 74 das = $4, 440. Es decir que el ahorro real es = 10730-5700+4440= $ 9,470 y bajamos la duracin del tiempo. SEGUNDA PROGRAMACION. Hemos observado que al disminuir el tiempo total se disminuyen los costos generales de personal, pormsqueagreguemospersonalparatareasespecficas.Entonces,paraestaprogramacin estamos agregando dos ingenieros y tres dibujantes. Agregamos dos ingenieros y tres dibujantes. Agregamos a dos ingenieros y repartimos las zonas de trabajo en cuatro personas. Inspeccin Reasignamos las zonas de B y D. La duracin de das se reduce en la mitad y los costos son los mismos. Seleccin: Paramodificarlaasignacinenestatarea,debemoshacerloenelformularioTareas(men contextual sobre el diagrama de Gantt, opcin Dividir, para que aparezca). Aqu agregamos a los dos ingenieros pero mantenemos la dutraci0on. Los costos se duplican. Estudios de suelos. De la misma forma que en la inspeccin reasignamos los recursos y quitamos las vinculaciones. Los costos son los mismos. Diseo y Dibujo. Reasignamoslosrecursosdelosingenieros,quitamoslavinculacindediseoydedibujoy establecemos una vinculacin entre el diseo y el dibujo por zona. Notaremos que en los 8 das de dibujo los ingenieros no laboran. Elaboracin de presupuestos y de expediente. Delamismaformaquelafasedeestudiodesuelos,redefinimoslosrecursosyeliminamoslas vinculaciones. ANALISIS DE COSTOS Y TIEMPOS Nuevamente reducimos las fases y observamos los costos y duracin. Tmenos una duracin de 78 das y un costo total de $24,270 dlares. En el anterior programa tenamos. En la nueva programacin tenemos. Con la nueva programacin hemos pasado de 131 a 78 das, son 53 das menos. En los costos totales de $ 31355 a $ 24.270 dlares, hemos ahorrado $7.085 dlares. Hemos reducido el tiempo y el costo del proyecto. En la vista Hoja recursos / Vista / Tabla / Costos. En la tabla muestra que los ingenieros al aumentar el costo es de $12,00 antes era $11,400 (se debe a los das no trabajados por los ingenieros); con el jefe del proyecto ocurre lo contario, el costo es de $7,800 antes era $13,100 y en dibujante el costo es de igual a $960.