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Teoria dos Sistemas
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Surgimento da Teoria dos Sistemas
Alta especialização de cada área do conhecimento; Na ausência de comunicação e interacção entre as
distintas áreas do saber; As teorias apenas explicam os processos e fenómenos
isoladamente Devido à falta de uma visão global, que levasse em
conta as inter-relações entre as partes.
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Teoria dos Sistemas
A teoria dos sistemas tem como principal objectivo
Sociedade, mercado e organização se revelem que cada vez mais a interdependentes e complementares.
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Bertalanffy – Noção de Sistema Cada ciência deve explicar e compreender
as diferentes realidades que se observam de uma forma integrada e universal.
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Características dos sistemas Globalidade - o sistema é mais do que a soma das suas
partes. Interacção - os elementos estão inter-relacionados, o
funcionamento do sistema depende da inter-relação entre as partes.
Estrutura - a organização e os seus elementos estão dispostos segundo uma dada estrutura, a qual define o lugar que cada elemento ocupa.
Abertura - o sistema precisa dos inputs do meio ambiente, e fornece os seus outputs. Funcionamento de um mecanismo de feedback entre a organização e o seu meio externo.
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Propriedades das organizações Interacção constante com o exterior Auto-regulação: Através do mecanismo de
feedback é possível receber informação do exterior, detectando alguns desvios possíveis em relação ao cumprimento dos objectivos.
Entropia negativa: tendência negativa que os sistemas fechados têm de se desorganizar e cair ao longo do tempo.
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Propriedades das organizações Variedade e diferenciação: as organizações
tendem a tornar-se cada vez mais complexas de modo a lidarem com a crescente complexidade do ambiente externo.
Equifinalidade: tendência de adaptação.
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Sistema aberto Mecanismo de
feedback que permite receber informações do meio ambiente;
Entropia negativa;
Sistema fechado Está isolados do meio
ambiente.
Entropia positiva
Sistema Aberto/Sistema Fechado
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Abordagem sistémica das organizações As organizações são vistas como sistemas
abertos compostos de diferentes partes inter-relacionadas, as quais operam na prossecução de objectivos comuns.
Este sistema é caracterizado não pelas suas partes, mas sim pelas inter-relações existentes entre elas.
O sistema é visto como um todo. O feedback seja ele positivo ou negativo é o
motor da evolução da organização.
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Abordagem sociotécnica
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Abordagem sociotécnica A abordagem sociotécnica resultou dos estudos
efectuados por investigadores do Instituto de Tavistock.
Esta abordagem decorre essencialmente de duas premissas básicas.
O subsistema técnico e o subsistema teórico. Apoia-se em técnicas e métodos baseados na
investigação-acção para intervir nas organizações.
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Abordagem sociotécnica Sist. tecnológico Sist. social
Sistema tecnológico, é determinado pelas exigências típicas das tarefas que são realizadas em cada organização, quer a nível de competências, conhecimentos, equipamento, matérias-primas e instalações físicas.
Interacção
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Abordagem sociotécnica
Sistema social, constituído pelas pessoas e respectivas interacções.
Tanto o sistema tecnológico como o sistema social são mutuamente dependentes, sofrendo influências um do outro.
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As organizações como sistemas técnicos e humanos Para um perfeito funcionamento da
organização é extremamente necessário desenvolver uma boa relação entre o sistema humano e não humano.
Sendo assim, os sistemas tecnológicos e humanos devem ser organizados e optimizados no conjunto da organização.
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Abordagem sociotécnica
Método da investigação-acção. Este método consiste num programa de
estudos, experimentação e acção tendo em vista a resolução de problemas e a mudança organizacional, em que investigadores externos e membros da organização têm uma intervenção activa e directa no processo.
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Pressupostos da investigação-acção
A interdependência entre os dois sistemas é essencial para o funcionamento da organização.
Todos os membros da organização são portadores de uma capacidade de decisão e de participação.
A intervenção tem como objectivo estabelecer um equilíbrio entre os aspectos técnicos e sociais no processo de mudança.
A investigação é conseguida através da acção conjunta entre investigadores externos e das diferentes categorias de pessoal que procuram solucionar os seus problemas e os da organização.
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Abordagem Contigencial
Nesta abordagem, o ambiente externo passa a determinar todo o funcionamento da empresa, nas suas áreas de actuação.
Existem vários modelos de organização para ajustamento ao meio externo.
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•Não existe nenhum modelo organizacional óptimo para as organizações.
•O mais eficiente e competitivo é aquele que consegue adaptar-se o melhor possível às contingências do seu ambiente pertinente, através da diferenciação e integração estrutural e funcional.
•A gestão da organização baseia-se na adaptação da organização ao meio externo.
•O processo de ajustamento às condições do meio ambiente é feito de forma continuada.
Princípios básicos
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Tipos de ambientes externos (Emery e Trist)
Em repouso, estável e aleatório; Em repouso estável, mas com existência de
elementos aglomerados; Reactivo-desordenado; Turbulento.
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A eficácia de uma organização vai ter em conta a conciliação dos factores internos da empresa com o meio exterior.
Processos como decisão, liderança ou controlo são determinados pelas contigências externas à organização.
Conclusão dos estudos
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Exemplos de factores externos
Tecnologia;
Mercados;
Pressão Populacional.
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Teóricos da teoria contingencial•Charles Perrow - Impacto das tecnologias sobre o conteúdo e as forma diferenciadas de funcionamento interno das organizações.
•James Thompson - Análise das organizações como sistema aberto focado no comportamento dos indivíduos e dos grupos.
•Burns e Stalker – Modelos organizacionais internos partindo do ambiente externo
•Paul Lawrence e Jay Lorsch - Para serem funcionais e competitivas, as organizações precisam ajustar-se e reagir de forma apropriada aos mecanismos contingênciais do seu ambiente externo.
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Tecnologia e configurações das estruturas organizacionais
Joan Woodward foi responsável pelo estudo promenorizada da influência das tecnologias no modo de organização da empresa.
• Produção unitária ou de pequenos lotes;• Produção em massa ou de grandes lotes;• Produção em processo contínuo ou atomatizada.
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Produção unitária ou de pequenos lotes Ênfase Funcional:
1. Marketing;2. Investigação e
Desenvolvimento;3. Produção.
Aspectos Internos:
Qualificação: ALTA Formalização: BAIXA Centralização: BAIXA Níveis Hierárquicos:
POUCOS
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Produção em massa ou de grandes lotes Ênfase Funcional:
1. Investigação e desenvolvimento;
2. Produção;3. Marketing.
Aspectos Internos:
Qualificação: BAIXA Formalização: ALTA Centralização: ALTA Níveis Hierárquicos:
ALGUNS
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Produção em processo contínuo ou atomitazada Ênfase Funcional:
1. Investigação e Desenvolvimento;
2. Marketing;3. Produção.
Aspectos Internos:
Qualificação: ALTA Formalização: BAIXA Centralização: BAIXA Níveis Hierárquicos:
MUITOS
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Características
Abordagem contingencial
Organização
Meio externo
Organização eficiente
adaptação
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Adaptação da organização
•Necessidade crescente de organizações complexas, diversificadas e flexíveis.
Modelo mecanicista Modelo orgânico
Divisão e especialização de tarefasElevada padronizaçãoBaixa qualificação dos níveis debaseEstrutura formalComunicação vertical
Reduzida divisão de tarefasFlexibilidade e ajustamento na definição de tarefasReduzida formalizaçãoComunicação verticalNíveis de conhecimento dispersos
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Modelos organizacionais tendo em conta ambientes diferenciados
Elevada formalizaçãoElevada hierarquizaçãoElevada padronização
Baixa formalizaçãoBaixa hierarquizaçãoBaixa padronização
Concentração nas tarefas Concentração nos colaboradores
Curto prazo Médio e longo prazo
Concentração nos objectivos de cada departamento específico
Concentração em objectivos globais
Ambiente estável Ambiente turbulento
Formalização da estrutura
Relações interpessoais
Orientação temporal
Prossecução dos objectivos
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Ideias chave da abordagem contingencial
•As organizações têm que se ajustar ao meio ambiente para serem competitivas
•Quanto mais complexa e turbulento for o meio externo mais complexo e diferenciada vai ser a organização
•Não existe modelo organizacional base. O mais eficiente e competitivo é aquele que consegue adaptar-se o melhor possível às contingências do seu ambiente pertinente, através da diferenciação e integração estrutural e funcional.
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Biblioteca Municipal de Barcelos
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Entrevista ao Dr. Vítor Pinho
Biblioteca Municipal funciona desde 1996
Grande Investimento da Câmara Municipal
Colmatar ausência de locais semelhantes no concelho
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Aspectos gerais sobre a Biblioteca
2 Salas de Leitura, para adultos e crianças
Auditório
Centro de audiovisuais
Espaço para exposições
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Interacção com o exterior Separação das salas para adultos e paraCrianças; Criação da Hora do Conto; Separação da área geral em relação àsobras de referência; Publicitação do trabalho de artistas locais. Cooperação com as escolas do concelho.
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Auto-Regulação
Aposta na constante inovação
Extrema atenção às reacções do público perante as novidades
Resposta rápida perante novidades menos bem aceites
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Para contrariar a tendência de desorganização ao longo do tempo...
Incentivo ao empreendorismo dos funcionários e à aceitação de ideias do exterior
Entropia Negativa
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Variedade e diferenciação
Utilização do auditório para sessões de cinema, espectáculos musicais e de teatro
Criação de um pequeno centro virtual
Tentativa de responder às exigências de um público cada vez mais vasto
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Estrutura
Relação muito informal entre director e funcionários;
Relação aberta com o público, incentivando a cooperação.
Funcionários com bastante poder de decisão, evitando a burocracia.
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Conclusões
Interacção com o público é fundamental
Decisões são tomadas de acordo com os seus gostos e necessidades
Tentativa constante de melhorar para melhor servir
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Conclusões
Informalidade nas relações provoca um sentimento de confiança
Ambição de abarcar um público cada vez mais vasto
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“É muito gratificante andar na rua e ser saudado por todos, que reconhecem o nosso esforço. É também isso que nos faz querer fazer cada vez melhor…”
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Trabalho realizado por:
Hugo Guimarães João Simões Mariana Sá Tatiana Lopes