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ORGANIZAO DA EMPRESA

Noo de organizaoPode ter dois sentidos:

Como uma entidade social onde as pessoasinteragem e utilizam recursos materiais para atingirdeterminados objetivos.

Como tarefas e processos de estruturao,ordenao e integrao de recursos e atividades.

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Conceito de Organizao

Conjunto de pessoas que realizam tarefas de forma coordenada econtrolada, atuando num determinado contexto ou ambiente, com vistaa atingir um objetivo pr-determinado atravs da afetao eficaz de

diversos meios e recursos disponveis, liderados ou no por algum comas funes de planear, organizar, liderar e controlar.

Atuao coordenada: desenvolver as suas atividades de forma controlada para atingirdeterminados resultados. Esta coordenao geralmente efetuada por um lder.

Recursos: meios colocados disposio da organizao e necessrios realizao dassuas atividades (recursos humanos, recursos materiais e tecnolgicos, recursosfinanceiros, a imagem de mercado e credibilidade).

Afetao eficaz: alocao dos recursos atingir os objetivos pr-definidos.

Objetivos: metas ou resultados organizacionais pretendidos e a obter no futuro.

Contexto: a envolvente externa da organizao que, de forma direta ou indireta,influencia a sua atuao e o seu desempenho, o contexto econmico, tecnolgico,scio-cultural, poltico-legal, os clientes, os fornecedores, os concorrentes, asorganizaes sindicais, a comunicao social.

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O conceito anteriormente pode ser aplicado aqualquer tipo de organizao seja ela empresarialou no.

Organizaes empresariais: a maximizao do seu valor para os seus proprietrios

conseguida atravs da satisfao de todos os seus membros ecolaboradores e da produo e/ou distribuio de bens eservios afim de satisfazer necessidades concretas dos seusconsumidores.

Organizaes no empresariais: a satisfao de necessidades ou a defesa de interesses de um

conjunto particular de pessoas ou da sociedade em geral Hospitais - a sade da populao a que se destina Escolas - a aprendizagem dos seus alunos Clubes desportivos - obteno de bons resultados desportivos

Associaes sindicais - a defesa dos direitos dos trabalhadores.

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Micro, pequenas e mdias empresas

- So definidas em funo:

efetivos de que dispem volume de negcios balano total anual

Mdia empresa: menos de 250 pessoas volume de negcios inferior a 50 milhes balano total anual inferior a 43 milhes de euros.

Pequena empresa:

menos de 50 pessoas volume de negcios inferior a 10 milhes

Microempresa: menos de 10 pessoas volume de negcios inferior a 2 milhes

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Empresas autnomas, parceiras eassociadas

Tipos de empresas em funo do tipo de relacionamento que mantm

com outras empresas em termos de participao no capital, direito devoto ou direito de exercer uma influncia dominante:

Empresas autnomas:

No tiver uma participao de 25% ou mais noutra empresa. No for detida directamente em 25% ou mais por uma empresa ou

organismo pblico, ou, conjuntamente, por vrias empresas associadasou organismos pblicos, com algumas excees.

No elaborar contas consolidadas e no estiver includa nas contas deuma empresa que elabore contas consolidadas, no sendo, porconseguinte, uma empresa associada.

Uma empresa pode continuar a ser qualificada como autnoma ainda queo limiar de 25% seja atingido ou ultrapassado, quando se estiver empresena de certas categorias de investidores.

As empresas autnomas constituem, de longe, o caso mais frequente.So todas as empresas que no pertencem a nenhum dos outros doistipos de empresas (parceiras ou associadas).

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Estabelecem parcerias financeiras significativascom outras empresas, sem que uma exera umcontrolo efetivo direto ou indireto sobre a outra.

Possuir uma participao compreendida entre25% e menos de 50% naquela. Essa outra empresa detiver uma participao

compreendida entre 25% e menos de 50% naempresa requerente.

A empresa requerente no elaborar contasconsolidadas que incluam essa outra empresa eno estiver includa por consolidao nas contasdesta ou de uma empresa associada a estaltima.

Empresas parceiras.

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Empresas associadas. empresas que faam parte de um grupo, pela

posse de controlo direto ou indireto damaioria do capital ou dos direitos de voto

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As Sociedades ComerciaisEm face do art. 980 CC deparam-se quatro

elementos do conceito geral de sociedade:

Elemento pessoal

Elemento patrimonial

Elemento finalstico (fim imediato)

Elemento teleolgico

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Elemento pessoal

Empresrio ou outros investidores de capitaistm interesse no desenvolvimento e xito daempresa

Elemento patrimonial O art. 980 CC, consagra um segundo

elemento do conceito de sociedade, consiste

na chamada obrigao de entrada, atravsda qual os scios efetuam contribuies queiro formar o patrimnio inicial da sociedade.

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Elemento finalstico (fim imediato): No que diz respeito s sociedades em geral, a

referncia do art. 980 CC, ao exerccio de umaatividade econmica visa abranger todas asatividades destinadas produo de bens ou

utilidades de qualquer natureza, materiais ouimateriais, enquadrveis em qualquer dossetores da economia.

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Elemento teleolgico: o fimlucrativo

O fim ltimo da reunio dos scios, com osrespetivos contributos para o exerccio daatividade comum, ter de consistir naobteno de um enriquecimento patrimonial,de um lucro, e no de outras vantagens.

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Forma comercial

Para que uma sociedade seja comercial aindanecessrio que assuma um dos tiposcaracterizados e regulados na lei comercial.

Os tipos de sociedades distinguem-se atravs de

trs caractersticas:

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Caracteristicas dos tipos de sociedade

Responsabilidade dos scios pela obrigao

de entrada: trata-se de caracterstica fundamental, pois

identifica a responsabilidade dos scios para com asociedade no que toca formao do patrimnioinicial desta;

Responsabilidade dos scios pelas dvidas dasociedade: outro aspeto de suma importncia, pois por ele se

fica a saber se os scios so ou no responsveis,perante os credores da sociedade pelas dvidasdesta;

Modalidades de composio e titulao dasparticipaes na sociedade: pois permite caracterizar a natureza e a forma de

cada parte do scio na sociedade.

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Tipos de sociedades comerciais Nos termos do art. 1 CSC, as sociedades que tenham por objeto o

exerccio de uma actividade comercial tm de adotar um dos tiposprevistos no Cdigo das Sociedades Comerciais. Este prev quatrotipos de sociedades comerciais:

Sociedades em nome coletivo: de responsabilidadeilimitada, os scios respondem pessoalmente com todo o seupatrimnio pelas dvidas da sociedade, depois de esgotado opatrimnio desta (art. 175/1 CSC).

Sociedades por quotas: tipo societrio mais utilizado naprtica por corresponder estrutura tpica da pequena e mdiaempresa.

Sociedades annimas: so o tipo caracterstico da empresade maior dimenso. O seu capital mnimo de 50 000, e deveroser pelo menos, cinco accionistas. Os accionistas respondemapenas pela realizao das aces de que so titulares.

Sociedades em comandita: so um tipo misto em queexistem scios de responsabilidade ilimitada os comanditados eos scios de responsabilidade limitada os comanditrios.

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As empresas visam atingir objetivos eresultados:

Maior produtividade do trabalho Eficincia LUCRO

Para tal: Utiliza os Princpios Bsicos de Organizao

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Princpios de organizao

Diviso do trabalho - Especializao dos funcionrios desde o

topo da hierarquia at os operrios da fbrica.

Autoridade e Responsabilidade - Autoridade todo direito dos

superiores darem ordens que teoricamente sero obedecidas,tendo como contrapartida a responsabilidade.

Disciplina - Necessidade de estabelecer regras de conduta e de

trabalho vlidas para todos os funcionrios.

Unidade de comando - Um funcionrio deve receber ordens de

apenas um chefe, evitando contra-ordens.

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Unidade de direo - O controlo nico possibilitado com a

aplicao de um plano para grupo de atividades com os

mesmos objetivos.

Subordinao dos interesses individuais(ao interesse

geral) - Os interesses gerais da organizao devem prevalecersobre os interesses individuais.

Remunerao - Deve ser suficiente para garantir a satisfao

dos funcionrios e da prpria organizao.

Centralizao - As atividades vitais da organizao e sua

autoridade devem ser centralizadas.

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Linha de Comando (Hierarquia) - Defesa incondicional da

estrutura hierrquica, respeitando risca uma linha deautoridade fixa.

Ordem - Deve ser mantida em toda organizao, preservando

um lugar para cada coisa. Equidade - A justia deve prevalecer em toda organizao,

justificando a lealdade e a devoo de cada funcionrio

empresa.

Estabilidade dos funcionrios - Uma rotatividade alta tem

consequncias negativas sobre desempenho da empresa.

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Equidade - A justia deve prevalecer em toda

organizao, justificando a lealdade e a devoo de

cada funcionrio empresa.

Estabilidade dos funcionrios - Uma rotatividade

alta tem consequncias negativas sobre desempenho

da empresa.

Iniciativa - Deve ser entendida como a capacidade

de estabelecer um plano e cumpri-lo. Esprito de equipa - O trabalho deve ser conjunto,

facilitado pela comunicao dentro da equipa.

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Paridade entre autoridade e responsabilidade:

responsabilidade exigida no pode ser superior que est implcita

no grau de autoridade Amplitude de controlo: nmero mximo de subordinados que

deve reportar a um gestor. Quanto maior for o nmero de

subordinados maior a amplitude de controlo. Depende de: Complexidade do trabalho

Similaridade de funes

Contiguidade geogrfica Interdependncia ou interligao de tarefas

Estabilidade ou instabilidade do ambiente

Competncia, experincia e motivao dos empregados

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Funes Bsicas das Empresas

Funes tcnicas produo de bens ou deservios da empresa.

Funes comerciais - compra, venda epermutao.

Funes financeiras oramentos, procura egesto de capitais.

Funes de segurana proteo epreservao dos bens e das pessoas.

Funes contabilsticas inventrios,registos, balanos, custos e estatsticas.

Funes administrativas relacionadas com

a coordenao das outras cinco funes.

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Funes Administrativas

Planear - objetivos da empresa e como sero

alcanados Sondagem do futuro, plano de aes.

Organizar coordenar os recursos da empresa, sejam

humanos, financeiros ou materiais, alocando-oseficientemente

Dirigir - Faz com que os subordinados executem oque deve ser feito. Pressupe que as relaes

hierrquicas estejam claramente definidas

Controlar - estabelecer padres e medidas dedesempenho, controlo das actividades

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reas das empresas

Direo Financeira

Fiscalidade

Recursos Humanos

Marketing e Vendas Produo e Operao

Sistemas de Informao

I&D ou Inovao Servios

Jurdico

Controlo

Estrutura organizacional

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Estrutura organizacional

Define as funes de cada unidade da organizao eos modos de colaborao entre as diversas unidades

e normalmente representada num diagramachamado organigrama (ou organograma).

Estrutura simples:Comum em grande parte das empresas familiares e de

pequena dimenso.Geralmente, constituda por apenas dois nveis

hierrquicos: o gestor-proprietrio, o patro e osempregados que a ele reportam diretamente.

ADMINISTRAO

PRODUO MARKETING FINANCEIRA

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Estrutura funcional:baseada na diviso do trabalho e delegao

de autoridade e responsabilidade a partirdas funes clssicas da gesto:financeira, produo, comercial, pessoal,etc. Cada um destes departamentos chefiado por um especialista funcional na

respetiva rea.

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reas de interveno das empresas

A definir de acordo com o tipo de produo ouservios.

Exemplos: Energias renovveis Investigao e desenvolvimento (I&D) Internacionalizao Formao

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Documentos das empresasatas

avisocarta comercialcarta oficialcircularcomunicadocontrato

convocatriadeclaraoeditalestatutoexposio de motivosordem de servioprocurao

protocoloreciboregulamentotelegrama

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Documentos e objectivos

Apresentam a informao: deve ser rigorosa, simples, oportuna.

A informao destina-se a: Comunicao Comprovao de uma situao - arquivo

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Arquivos

Podem assumir vrias

formas:Suporte de papel

Suporte informtico

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Para uma comunicao escrita

eficiente:

Usar expresses simplesFrases curtasEvitar repeties

Usa esquemas, grficos e tabelas importante o contedo, aaparncia e a forma do documento

A i

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Arquivo Conjunto de documentos relativos histria e

atividade de uma instituio, cidade, famlia,etc, ou prprios de uma empresa,administrao.

A evidncia das atividades e direitos legais dasinstituies e dos indivduos.

Constituem uma fonte de informaoinsubstituvel relativamente histria dospases (evoluo demogrfica, poltica,

econmica e social).

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Arquivar:

Permite o acesso informao que serve deapoio ao planeamento e tomada de deciso

Permite preservar a histria (social, poltica,econmica, etc)

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Suportes para arquivar:

Papel Audiovisuais Fotogrficos Digitais

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Mtodos para arquivar:

Dossier de argolas Caixas Pastas de mola

Pastas de pendurar Tubos Envelopes e bolsas Ficheiros Microfilmes Digitais (digitalizao, DVD,

etc)

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Classificao dosdocumentos:

Alfabtico

Numrico Assuntos Cronolgico

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Correspondncia e arquivo

cuidados com a sua preservao,nomeadamente cuidados com a luz solar eo p

devem ser facilmente acedidos

ordenada, selecionada, arquivada da

forma mais adequada.

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TAREFAS ADMINISTRATIVAS

Gesto de pessoal

Responsvel por salrios, seguros, trabalhoextraordinrio, contrataes, despedimentos.

Aprovisionamento Responsvel por garantir o nvel de matrias-

primas e outros produtos e serviosnecessrios, tomando em conta os prazos, oscustos e a qualidade pretendida. Deve fazeruma gesto de stocks, com previso dosconsumos e gesto de compras.

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Contabilidade

Regista todos os movimentos de compras,vendas, custos, impostos, depsitosbancrios, do que resultam mapasrepresentativos da situao econmica e

financeira da empresa.

Facturao

Responsvel pela elaborao dadocumentao resultante das vendas eprestao de servios para se receberemos valores das vendas.

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Sistema de Informao hardware: todos os equipamentos informticos que permitem recolher, tratar e

armazenar os dados; estamos aqui a falar, essencialmente do conjunto decomputadores da empresa.

software: o conjunto de programas informticos que permitem, por um lado,tratar os dados presentes, transformando-os em informao e, por outro lado,funcionar com os equipamentos, com as componentes do computador.

organizao: tambm pode - e deve - ser considerada como uma componentedo sistema de informao j que um factor essencial; representa a maneira comoso organizados os processos e as pessoas para a recolha, o tratamento aarmazenagem da informao.

pessoas: fazem parte dos sistemas de informao na medida em que so osrecursos humanos que esto vocacionados para tudo o que tem a ver com ainformao (recolha, tratamento utilizao), no seio da organizao, ou seja sotodos os colaboradores.

output: trata-se do produto final, depois das fases de recolha, de tratamento e dearmazenagem dos dados, ou seja a informao, arrumada de forma lgica e til

para a empresa e tambm de fcil acesso.

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Tipos de SI

De Nvel operacional Tarefas habituais erotineiras(confirmar encomendas, inscries, vendas)

SPT (Sistemas de processamento de transaces) permite emitir faturas, guias de remessa notas de

dbito, notas de crdito

Tipos de SI (Continuao)

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De Nvel de gesto Sintetiza as operaes

(grficos comparativos)

SIG (Sistemas de informao de gesto)

SAD (Sistemas de apoio deciso)

(SIG - baseia-se nos dados do SPT, gera relatrios e grficos,permite a anlise de determinados indicadores)

(SAD - baseia-se nos dois SI anteriores e nos dados externos, possvel fazer simulaes e obter relatrios e grficos dos cenriosa obter)

Tipos de SI (Continuao)

Tipos de SI (Continuao)

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De Nvel estratgico Integra informao interna eexterna faz anlises complexas, simulaes, permiteuma viso global

SIE (Sistemas de informao executiva)

SAD (Sistemas de apoio deciso)

permite simular dados externos das tendncias dosmercados, da poltica

Tipos de SI (Continuao)

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Vantagens do SI

Apoio na tomada de deciso Qualidade dos bens produzidos e servios Destaca oportunidades de negcio Facilita o controlo do desenvolvimento das

tarefas Reduo de custos

Simplificao de tarefas

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Objetivos A informao um recurso vital, ao mesmo nvel que os recursoshumanos ou os financeiros. De forma simples, o sistema de informaodeve ser capaz de ajudar a empresa a atingir os seus objetivos. Asfinalidades principais dos sistemas de informao numa empresa so:

Recolher, seleccionar e tratar os dados para servirem de suporte deciso

Proporcionar regularmente informao a todos os nveis da gesto

Acrescentar valor empresa.

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Objetivos A melhor coisa a fazer, quando se definem objetivos numa

organizao, que estes sejam claros, se possvel mensurveis econcisos;

Assim, numa abordagem mais global, os Sistemas de Informao

devem ter por finalidade fornecer dados organizados, de forma aajudar os gestores e decisores, sejam eles de topo, intermdios / decoordenao ou ao nvel operacional, a tomar as decises certasrapidamente e com um mnimo de risco;

Podem-se, em seguida, definir objetivos especficos para os vrios

departamentos e nveis hierrquicos da empresa. Neste ponto essencial ter em mente que os objetivos especficos de cadadepartamento no podem contradizer os objetivos globais masdevem refor-los.

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Objetivos Os sistemas de informao, se bem concebidos e bem

trabalhados numa empresa podem trazer vantagens aos maisvariados nveis. Por exemplo:

Reduzir custos Aumentar a oferta

Melhorar a satisfao dos clientes

Detetar nichos de mercado

Melhorar a qualidade dos produtos e servios Etc.

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Subsistemas

Uma forma de estruturar o SI a criaode subsistemas, de acordo com aespecificidade da informao utilizada

(recursos humanos, contabilidade, etc)

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Conceo A base de qualquer sistema deste tipo a sua diviso em sub-sistemas. De facto, no faz sentido concentrar toda a informao num s ponto.

preciso arrum-la de forma a estar acessvel e ser til para que precisedela, dentro da empresa.

No se pode estabelecer de forma definitiva e indiscutvel qual a melhorconceo de um Sistema de Informao para toda e qualquer empresa.

A construo de um sistema de recolha, tratamento, armazenagem edisponibilizao de dados importantes para a empresa vai depender demuitos factores como sejam o setor de actividade ou o estilo de gesto,entre outros.

No entanto, podem-se definir duas grandes formas de pensar e,posteriormente de organizar, o sistema de informao de qualquer

organizao.

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Conceo Assim, os sistemas de informao podem ser divididos em

sub-sistemas de informao segundo dois critrios:

as unidades de negcio da organizao: trata-se de organizar os sub-sistemas em funo dos diferentes produtos e servios fornecidos por umaempresa. Por exemplo, uma empresa do ramo alimentar pode ter um Sistema

de Informao para as bolachas, outro para os enlatados, outro para osrefrigerantes, etc. Este tipo de organizao do Sistema de Informao fazmais sentido para empresas maiores ou empresas onde existe um elevadograu de autonomia nas vrias unidades de negcio.

as funes tradicionais da gesto: trata-se de organizar os sub-sistemasem funo das reas da gesto: comercial, produo, financeira, de recursoshumanos, administrativa, de marketing, mas tambm de compras e gestoglobal. Uma diviso desta forma faz mais sentido para empresas maispequenas. Este sub-sistema justifica-se porque as necessidades deinformao de cada uma destas funes so muito diferentes.

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Outras regras Qualquer um destes sub-sistemas pode, por sua vez ser dividido emsub-reas, segundo a dimenso e as necessidades da empresa.

Para que um sistema assim construdo - segundo qualquer uma das

duas ticas - seja efetivamente eficaz, indispensvel que estejaassegurado o rpido intercmbio de informao entre os vrios sub-sistemas;

Estes no podem nem devem ser estanques. O cruzamento dainformao permite retirar do processo todo o seu potencial para uma

gesto global eficaz da organizao; S assim, os diversos departamentos ou unidades de uma empresa se

podem complementar e deslocam-se todos na mesma direo.

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Outras regrasAssim, os sub-sistemas devem: responder s necessidades especficas de informao dos

decisores das diferentes unidades de negcio ou das

diferentes reas da gesto (dependendo de qual dos doismodelos expostos anteriormente foi escolhido)integrando tambm os dados de outras reas que foremrelevantes.

responder s necessidades globais de informao dagesto de topo agrupando e estruturando os vrios tiposde dados de forma a permitir uma viso de conjunto

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As trs funes de um Sistema de Informao

A recolha de informao: os dados relevantes para a

ajuda na tomada de deciso nos vrios nveis da empresapodem ser: externos (a informao que chega empresa como faturas,

propostas, etc. e a informao presente no exterior como

estudos, dados sobre a concorrncia, etc.) internos (relatrios, anlises internas, etc.).

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Funes de um Sistema de Informao

Para os recolher, pode-se recorrer a dois grandesmtodos: observando e realizando inquritos ou questionrios

cujas questes esto orientadas para a avaliao dasituao.

recolhendo informao existente tanto na empresacomo no exterior, como sejam estudos, artigospublicados, livros, etc.

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Funes de um Sistema de Informao

Tratamento da informao: a fase de tratamento dosdados compe-se de duas etapas: correo se os dados no tiverem corretos ou se se

apresentarem num suporte diferente do utilizado noSistema de Informao (papel em vez de suportemagntico, por exemplo)

codificao no computador de forma a que obedeam mesma lgica para toda a empresa; aqui podem serutilizados modelos estatsticos para adequar os dados snecessidades da empresa

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Funes de um Sistema de InformaoArmazenamento da informao: a empresa ou

organizao deve guardar a informao (em suportemagntico) de modo a poder reencontr-la facilmente eutiliz-la; Podem ser criadas vrias bases de dados em funo das

necessidades da empresa;

Finalmente, importante no esquecer a constituio deback-ups de segurana. O volume de informao que uma

organizao encerra no seu Sistema de Informao umamais-valia preciosa. Perder esses dados ou pass-los para aconcorrncia pode ser extremamente grave ou at mesmofatal para a empresa. Por isso, no campo da segurana, todo

o cuidado pouco.

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SI ideal:

Completamente integrado em toda a empresa Articulado com fornecedores e clientes

Minimize tempos de espera e atrasos na receodas matrias-primas Entregas no momento exacto aos clientes Minimize stocks e espao de armazenamento.

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Exemplo de Circuito de informao

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Correio eletrnico

Deve ser utilizado pelo SI para otimizar a

comunicao dentro da organizao e como exterior.