pps v4 setting up - private practice software v4 setting up.pdf · ˆ ˘ ˇˇˆ˙ ˝ ˛ ˚ system...

27

Upload: others

Post on 10-Aug-2020

7 views

Category:

Documents


0 download

TRANSCRIPT

Page 1: PPS v4 Setting Up - Private Practice Software v4 Setting Up.pdf · ˆ ˘ ˇˇˆ˙ ˝ ˛ ˚ System Options $˝ 0 !+) ˛˛ 0 ! -$˝ ˛ ˝ 0 ˛ ) !) ˝.˛ 2˛ #˝ 0 $% 7

����

��

��

��

��

��

������������

������������������� ��������������

Page 2: PPS v4 Setting Up - Private Practice Software v4 Setting Up.pdf · ˆ ˘ ˇˇˆ˙ ˝ ˛ ˚ System Options $˝ 0 !+) ˛˛ 0 ! -$˝ ˛ ˝ 0 ˛ ) !) ˝.˛ 2˛ #˝ 0 $% 7

������������������������

��������������������������������

Contents

�������� ����������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������� � ���� ���������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������� � ���������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������� � ������������� ������������������������������������������������������������������������������������������������������������������ �

���������������������� �!"���#�$�%���������#�&�'�()�����*������+)�����,-----------------------� .����!����������.����������--------------------------------------------------------------------------------------------/ .������.������$0)��---------------------------------------------------------------------------------------------------------� .������� ������������ ------------------------------------------------------------------------------------------------------1

����������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������� � 2���0�(�����3��������()�*))����!����2������ ---------------------------------------------------------------------4 ��������+)�������2��������))����!������������#�������)��������������-,---------------------------- 5� ��!������--------------------------------------------------------------------------------------------------------------------- 55 2���0�2��)��0 ----------------------------------------------------------------------------------------------------------------- 55 *))����!�����2��)��0 ----------------------------------------------------------------------------------------------------- 5� *���������*))����!����2���0����'6�)�$�"���------------------------------------------------------------------- 57

����������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������� �� ��������.�������������'�8��!�----------------------------------------------------------------------------------- 5� ��0!����9������ ---------------------------------------------------------------------------------------------------------- 5/ 8������+)�����-------------------------------------------------------------------------------------------------------------- 5� 8��������0����-------------------------------------------------------------------------------------------------------------- 5� ����!������0���----------------------------------------------------------------------------------------------------------- �� *���������*���������'6�)�$�"��� -------------------------------------------------------------------------------- ��

������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������� �� ������������������ ------------------------------------------------------------------------------------------------------ �� ��������:�����������---------------------------------------------------------------------------------------------------- �7 ������������� -------------------------------------------------------------------------------------------------------------- �� ������������0����2�������--------------------------------------------------------------------------------------------- ��

� ����� �!������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������ �� 9������;�����0 -------------------------------------------------------------------------------------------------------------- �� *���������.������� ��������'6�)�$�"��� -------------------------------------------------------------------------- �/

Page 3: PPS v4 Setting Up - Private Practice Software v4 Setting Up.pdf · ˆ ˘ ˇˇˆ˙ ˝ ˛ ˚ System Options $˝ 0 !+) ˛˛ 0 ! -$˝ ˛ ˝ 0 ˛ ) !) ˝.˛ 2˛ #˝ 0 $% 7

������������������������

�����7��������������������������

Overview

:���!����������������������� ���<�$���)��)���������������������������)�0�����������!�����������0�������� ����"0���'��0����������������������0����)��������������������������� �������,������)���������0�������-�$������!)����������)�� ���������0�����!������������������-�$�����������%����)���������� =����0��������������������������������)�������������������� �0#������%�!)���0�����������0� ����

�������������������0����������������������))����!����#������0�������!)����������))��)������

���)������������������ #������!��"�'������� ����0��������������������0�������������������-�

8��������������0����!�������)���0���������������"�����������������#�0�������������������������������

�����-�$���������'���������0��)�����=������������������0������������!������0�������-�

;��������������%����)����� ��'��������>�

��� � ���� �������

��� � ���� ��������

��� ������ ��������� �

��� ���������

��� �����������������

��� � ����� �!�����

Page 4: PPS v4 Setting Up - Private Practice Software v4 Setting Up.pdf · ˆ ˘ ˇˇˆ˙ ˝ ˛ ˚ System Options $˝ 0 !+) ˛˛ 0 ! -$˝ ˛ ˝ 0 ˛ ) !) ˝.˛ 2˛ #˝ 0 $% 7

������������������������

��������������������������������

System Users

?���0���� �����@��������������������A����������*))����!�����2���0� ������@��������������)�������0���!�����-��.�������#�!����0�����������������0���!�������������0�"�������"0������0���!���!����������-�$����0���!���!������������������!��������������#������������)������ ������������� ������������ ������������ ���� ��������������������������������-�

��� �� ����"�� ��#$���������������������

��� .��'�*���������������� ��0���!�����-���:����0������������������������0��� ���������������

������������0����������� ������������������ ����������0�"��������-,�

��� ?���������)�����B���������!�#���������#���������������)�������-�-�������!�����������#�)�������,-��+���������)���������"������������������� ������������������������������������-��C���

)�����������#�������)�����������A!�!"�����)���!"������"������������������� ����������������!!�����������-���)������!!���������������������"�������)����������������0)������

������-,�

��� .��'������))��)��������'�"�%�������)���0� ���������������������������������������#�������0�����#����"���-��8�����0�����������0����������������)��!)�� ����"�����)��0������� ����0������

��������������0����������������������$����������������)��0��� �����������))����!���������0�������� �0�����������0�������������"�� ������������0�����-,���������2���0�+����������������!�����

�������!��)�������������������0������ �����������������������)��"������0,-�

*��������� ��'�0��))����!���������0� ����"������!������0��������������������������"��������"���������%����!����!������������������-��

$����������� ��'���� ��'����������))����!�������������!�4�����#�9����0����C����0#� �����������������))����!����������������7��!������-�$��������"�������������������D���()�

*))����!�����2������D��)������������$�����!���-�

��� 8����������������@����!����������� �������������������������-���8-�-����0������E����"���������)����������))����!���������0,��������6��'�������%��"�%��)���0���� ����������������������������

����������������'�����-���$������()�0���!�(����� ������6�))���-��.��'���������������� ������� �����-�

%�� $���������������������������������������� �����@���������������-��?�����������������������

)��� ���-�

F��������������� �������0��� �������)���������0��)�����)��� ����#����������#��� ������-�

$���������������0���!����)��!)��0����������� �)��� ����������������!��0����������������������!��)�����������%)����-�

&�� F�����������)���������'��������������!�������������������������#����������������/��������-�

���!�����������"���������������������������!���#�����������������-�F�������)�������0���������:���� ���������������"��)��0��� ������!�����������������-�

'�� C�����0#�0������)���������G�������H�"��������������)������������������������������-�$���� ����

���)��0�����*����.������������� �����0�������)���0����������� ����)��������������������������������� ����������������0��������� ���������0����-�

Page 5: PPS v4 Setting Up - Private Practice Software v4 Setting Up.pdf · ˆ ˘ ˇˇˆ˙ ˝ ˛ ˚ System Options $˝ 0 !+) ˛˛ 0 ! -$˝ ˛ ˝ 0 ˛ ) !) ˝.˛ 2˛ #˝ 0 $% 7

������������������������

��������������������������������

System Options

$���0���!�+)������������������ ��0����������!��������������������������-��$�������������� �0�������������)��!)����������.������2������������#��� �0������������$�%�����7���)������������������������"������������� ����������.����������������-�

General (PPS Generated Numbers, Tax settings, Back Up and Archive Options)

��� �� ����"�� ��#$��������#$�(����� �

��� ))��(���������!��*����

:����0��������������������0���!#������������!"���� ����"���������5-�;� �����������!�0�"��������������������������#������������#�0���������������'�����������������������!���)��������

�0���!-�C����%�!)��#����0�����������������5����.���������������������� �%��.������ �!"����������"���������5��5-�

$�����%��82���!"���������������������������@���������������������!"����������������!)�����#�2�����#�.��"A*���������������+�����8���������������������������������� ����

�����������������"�� �������!-�

89�+�$* $�6�8��0�������������!�������������!���������������������)���������������D���0�D���������0�����������������"�� ����0������)�������)���������#������ ��

�������0����!!���������0��������)���������������!"�����������������������������"������!"���-�$���� �������)������������������������� ������������������"�������������������

�0���!�����0���������� �������������0���!-�

��� "�+�������,��

F�������������� ����������������������%-�$���������������*$#� �����������(I���!��������������%-�

8��0��������*$����������%,�����������������0�����������������������*$�������������������������-�F������������))�0������������� �������������)�0������������.�������������'�

8��!�-���$����*$��������������"��������� ������������������-,�

��� -��.����)������

F�������������� ���0�����)���"�����������0���!�)��!)���0������!�'����"�'��)����0����

�0���!-������������� ��������"�������"�'�)�)��!)�-,�

��� ���/���,�����������

F�������������0���������!)�������������������!������#�!�������#��6!����#���,�

)���������0�"0����������������!"������ ��'�����������������0�����"�����!)������"�����������������-��

*��������������������� ��������2���"����9���������6H������%�����2����C������)�����������-�

���>�F������������������������ ������������������� �����������0� ��������� ����������������������-��

%�� 0�����-��.,������

8��0�����������������)�"���������)��0����$����.�������7��&��,������0���������������������

������"�'��������������������-�

Page 6: PPS v4 Setting Up - Private Practice Software v4 Setting Up.pdf · ˆ ˘ ˇˇˆ˙ ˝ ˛ ˚ System Options $˝ 0 !+) ˛˛ 0 ! -$˝ ˛ ˝ 0 ˛ ) !) ˝.˛ 2˛ #˝ 0 $% 7

������������������������

�����/��������������������������

���>�$��������������0��������������)�"���������)��0����$����.�������7��&��,�0��������'����A���������0�������)��0�������������!������������)������������:���� ��$*�$�"�����-�

&�� � �������,�"����������������1���������� �����

����������������� ���������� �������������������������� �������������

�������� �������������������� �������� ���������������������������� �

�������������������������� ���� ������������������������������ �!��" ���

��#����$�����#������������������� ���������������������� ������������ ������

����

'�� �����������*�����

" �����%���&���'������������������������ �(���������&��������������

������������������� ���������� ������&�������������������������

����&����������� ������������������������������������)��������� �

����&����*���(�&�������������&����%�+!�����������������,���������

������

��������� ����� �� ����������������������������������������������

+����� �-�������.�����������#������������������������(�������!������ �� �

���������������������������� �������������������&���������������������

���������� ������

��� � �������������2�����

/�������+�����������������������&�(������0����������&�� �"��1�����

���"+�%2�� �� �����������������������

�������������������&����������&���� ��������������� ���������� &����

�$������"����� ���(��������� �� �������������" ����������&����������&���

���������������������������,�(�������" ������������� ���������������1�&�

����3�������

�3�� ��*� �)������,�

8��0���������������������"��������������������#������������2F9+���"��:�����#�$����0�����������������)�����������#����������� �����0)�������"����0��������������)������-�

$�����"���)������������"��!���������"��� �������)��������"�����)��������������*����������0���!,-�F����������������������������"���)����������)������))����!������������3�������

��"�������"������������%�������������������0�����))����!��������-�$�����������)�����*))����!��������������"���#������������!�����)�����$����6H*))����!�����2���0�+)������3�

��!������-�

Customising the Client Screen

��� �� ����"�� ��#$��������#$��������� �����0�� ���

��� $�������� ��0��������������������������������.������2������������-��8����������������������0����

� ��)��!)�������������������#�0������������������������������������!���������!���0�����������������.�����������!!��0�"0���'���������))��)��������'�"�%-��$�����������������0�������

��������������!���������)����������!)������-�

*���������������"���'� ���������))�����������.������2������������-�

Page 7: PPS v4 Setting Up - Private Practice Software v4 Setting Up.pdf · ˆ ˘ ˇˇˆ˙ ˝ ˛ ˚ System Options $˝ 0 !+) ˛˛ 0 ! -$˝ ˛ ˝ 0 ˛ ) !) ˝.˛ 2˛ #˝ 0 $% 7

������������������������

��������������������������������

��� ���.���0�� ���

$���������������� �0�������������������0����!�������-��+���0�����������������������0��� ����"���"������������0�����������������������!�$�����6H����'�)�$�"����6H�.������$�"���-�

$���������� �����'��)���"����������"��������-�

��� ���������0�� ���

$�����������������������%���������������������� �����������������������������0-�

��� �����0�� ���

$���������������� �0�������������)����� ��������)���2����C���������0#�������������������������

������-��C����%�!)��#����������?��������-�

%�� !�������0�� ���

��'������2�����������0�������������)����� ����!"����)��� �!����C���������0-�

Client Contact Types

5-� �� ����"�� ��#$��������#$��������� ��������������

�-� F�����������)����������0)�����������������7���)������,-��$��������"�����������"�������

)��)����#������� �������������������"���������������-��$�������������������������������9����2������������-�

7-� F��������������� �0��� ����������������������������������0)��>�

�� ������"����

$��������� �0������������������������0)�����������)-��8�������������������������!����!����

������G.������H-�C����%�!)��>���B�����8��������.�!)�����-�

��������!����

$���������"�������������������������������������0)�����������-��C����%�!)��>�8��������

.�!)��0-�������������"���'���������������0)�������������������!)��0���!�-�

��������!����

$���������"����������������������������������������������-��C����%�!)��>�.���������-�������������"���'���������������0)��������������������������������!�-�

"�+��4�����,�

$���� ����"�����������������������������%�������������������-��C����%�!)��>����8��������

.�!)��0��������������0� �!"��-�

!��*���4�����,�

$���� ����"��������������������������������!���������������������������-��C����%�!)��>����

8��������.�!)��0��������������0�?%���-�

0������

8��0��������������������!"������������������������������������!���������������-��C����%�!)��>�

��)����������!���������������!���)���� �����"��444-4�

!�����

Page 8: PPS v4 Setting Up - Private Practice Software v4 Setting Up.pdf · ˆ ˘ ˇˇˆ˙ ˝ ˛ ˚ System Options $˝ 0 !+) ˛˛ 0 ! -$˝ ˛ ˝ 0 ˛ ) !) ˝.˛ 2˛ #˝ 0 $% 7

������������������������

�����1��������������������������

$�'���������0��� �������������������������������"�����������-���*������������� �����))����

�������������������������������.����������-,�

��������

$�'������"�%����0��� ��������!���0� �����������������������������������������������������!!��0������� ���������.���������-���$�������"��������������������"0�������"����-,�

�-� $�������0���������������'�G����0����()�����H-�

8������������0����������������'��������0��� �����������������������"�'���������-�

Clinical Notes Settings

��� �� ����"�� ��#$��������#$�� ����� �!�����

��� $���������������������������������������������������������������.������������������������

"������������0����� ����@����!����-�

*�0�������������0���!�'������������������������������������0�������0�����������)��������0-�

8�����"�������������������������������"������0������������������0���������-�*�0������������������������"���'� ������������������0�����"�����������.����������������-�

8���������������������������������#�����.��������������������������������J�������� ����B�

�������������������"��������-�

��� 8��0���������0����������%������)�����!!���))��������K��0���$����L#�0������������������

������� �0������������0���$�����������0����!��������.�����������������-�?�����������0���$������!!�������������0�3������ ����"��������!������0�����������������������)����������

����!������0���$����������������0����:���� ��2��'��)-�*�������������!�'����������'�

K*����L-�

��� .������������ �����C�����>�0�������������� ���������������"�������������.������������������

������0��������0)����0���������-�+)����������������"������K*��� �*��������M��:�����$0)���L�3�

����� �������� ���������������������K��� ����������� �����0��������0)�������0���������-�

*�����������������)��������K*��� �.���������������L�3������!���������� ����0��������0)�������

0����������0������)�����G������H��������'�0"��������!������ �����������%������#�������������������M���������������0��������0)������-�

Page 9: PPS v4 Setting Up - Private Practice Software v4 Setting Up.pdf · ˆ ˘ ˇˇˆ˙ ˝ ˛ ˚ System Options $˝ 0 !+) ˛˛ 0 ! -$˝ ˛ ˝ 0 ˛ ) !) ˝.˛ 2˛ #˝ 0 $% 7

������������������������

�����4��������������������������

Appointments Diary

$���*))����!�����2���0����"������!��������!��0����������� �0������������������������)����)������������ ��'���������#�����������������!�#������0)���������0����)��0#��)������������������#��������������))����!���������"��'������))����!����#�����!������!������������������������'��)���"���-�

Diary Users – Setting Up Appointment Diaries

��� �� ����"�� ��#$����������������������������

��� *�������������)��0�����������������������0�����������������"����)��������0������)�����������J���()�0���!�(����B��)�������������$�����!���-�

$����������������������������������� ��'����������)����������-��$������������������������������������� � ������0��������� ��'�������������))����!����-�

:����0����������� �����0�����#����0� ���������)� ������4����������0���������������� ��'����0-�

F������������������� ��'��"0����������������������0������������������������"����������

"����!������������-�

F������������������M��������������"0���'��������GN��!�8�H�����GN��!�+��H�"������-�

��� $��!����0��� ��'#����������������������������������'�G!����0H-��$���*))����!�����

*�����"����0�������������)��0������ ��������������"���"��'������))����!�������������� ��'-�

��� 5���6���,����������������* ��.�

F��������������������������������"��'�"0����"�����'���������-��$�������)�2���0�����

���� �������)��0��-��F��������������������������0��������!�����������������������������!�������!����0��������!����������������!����������!���������-��&������������������

���������!�������!����@��������������)�)������������-��������'6�)�$�"���-,�

F�����������������)�������������))����!����"��'����������������@��������������)� ������

�������'6�)���"���������,-��C����%�!)���0���!�0� ���������������)������9�����������*��������������������������������������������� �)�������-�

�����������������������!����������))����!����"��'�����������0����������))����!������������-��

�������������))����!�������������"���'� ����)�'��)��������������))����!������������-�

;��������)�������))����!����"��'��������������������0����������!��������!��� �����0�����))����!����������������������������-��*))����!������!�������������������������"��������� ����!�'���������))����!���-�

�� ����,����������������* ��.�

$�������������))����!����"��'#����"�����'���������������'�G2�����H�

�������,����� �������������* ��.�

$������������ ��))����!����"��'#������%�!)��� ������������!�����������������������������#����"�����'�����!)�0�����������������0-��$������()�2���0����� ���� � ����"��

���)��0��-��.��'�G���H���������0������������-�

��� �����,�6���/��� ��.��

Page 10: PPS v4 Setting Up - Private Practice Software v4 Setting Up.pdf · ˆ ˘ ˇˇˆ˙ ˝ ˛ ˚ System Options $˝ 0 !+) ˛˛ 0 ! -$˝ ˛ ˝ 0 ˛ ) !) ˝.˛ 2˛ #˝ 0 $% 7

������������������������

�����5���������������������������

F�������������� �0��������������)������� ��'����������)����������-�

7�������,��/������� ��.�

F��������)��������������� ��'�"0���'����G��)���H-��F��� �������������������)��������

��)�������� ��'���������!"������ ��'�����������-��8������)����������� ��'������� ��'�0���������������0������������������)�������� ��'�����0����#�7���������� ��'-�

���������)�����,�

F������J�)0B����)����� ��'�"0����������������#���'����G.�)0H#�������������������� � ��'�������'����J�����B-�

5���� ���������,����� � ��.�

F������!������0��������� ��'�"0�������������������'����G9����0H-�

General Options (Default appointment duration, clinic opening hours etc.)

��� �� ����"�� ��#$��������������������������#$�(����� �

��� ��6�� �����������������������

� �������������� �����#����4���������� ��������������&�����������������

����� ������������������������������

%����'���� ��� � ���

" �%����3������&����'��������&�� �3������&����,��!�����&�������

���� ����� ���5��5� 5&����������&���������� �������������&���6�� �� ���

����#���� ���� ����� �#���������������" ������������������� ������

������������������������" ����� ��������&����� ���&�������������� ���

����������� ����� ��" �����������������78��

%����� ��� � ���

" �3������&����%�����������������&����������� ��" ���&����� ��������

��������#����&����������� ������&��������������&��������������&�������

���������������������&�����������" �����������������8���#������ !��

%�����%������������������&��

" ����&�������������������� �� �������#�������������� �����������

�������������� �������9������������������������

������������� ��/�� ����������������,�����������))��

:��������� ���������������������&�������������&������ ���������������

�����������������" ���������������&����������� ���&����� ��������&���

��� ��� �������������(���������������������������������������������� ���

��� �����5�������&����������� ������������������������ �����&����� �

��&�� ��������&������&����� ��� ������������������ ��������&����������

�������&�������������������������������������������;����� ���&��

����������������������������� �������" ��������������������������

����� ��� ����������#������� ����������&����

:�������������������&���������������������������

:����&��'������ ��))����!����#�������������0������0��������� �"��'�������������������!����������O��)���������))����!���#�0���������������������0����� �������!������-�$�������

"������������0���)������������!��)���������������� �0������������!��������-�

Page 11: PPS v4 Setting Up - Private Practice Software v4 Setting Up.pdf · ˆ ˘ ˇˇˆ˙ ˝ ˛ ˚ System Options $˝ 0 !+) ˛˛ 0 ! -$˝ ˛ ˝ 0 ˛ ) !) ˝.˛ 2˛ #˝ 0 $% 7

������������������������

�����55��������������������������

:�����!)���������.�����������#�������!)���������*))����!���-�

8��0���������������)����#�����.�!)���������.�����������������������G.������������.�!)����H�"�������������.�����������������#� ����������!)����������))����!���-�8��0����������������

������)����#����������*))����!���� ������������"���!)�������"0��������)�������,����!�����*))����!�����2���0-�$�������� �������������������������$����!�������!������������)��������

���"������'��)�����������.�����������A*))����!�����!)�������)�����-�

:��������2�������*))����!����$0)�������������2��������

8��0������������������2�������*))����!����$0)������������������0�����))����!��������'6�)�

��"���,��������!������0����������������� ��))����!����-�$���*))����!����$0)������0�!�0��������2������������������ ������-�8��������������������))�������������� ��))����!���#����!�0�

"������������������������������������))����!���������0�������"��'���������� ��))����!��������-�8�����������������#������0����������������)��������!�'�������������� �������������)��0���

�����������))���-�

Reminders

��� �� ����"�� ��#$��������������������������#$�7���������

��� :������������))����!���������"��'��#��������������������!������!�����-�$������!������

���)��������������*����������0���!-�

��!����������"����������������'��)����%���0��"�����������))����!������������))����!�������0���0�#� ��'�#�!���������0������������������-�9�'������������������"������)���0����� ��)���������-�

��!����������"�����������������������$���)�����.���������������-�

*�����)�������!������ ��������������������B����������!"������������������������))����!������������ ����������!����������������������������������!!�������0�������"����������������

�����-�

*����������!������ �����������)����������������������������0������������������%�!)�������

������������������������ �%��*))����!������!�����,-�$���������� ������0)����0��������

!����������������������������!��P�����������������D��%���))����!���������P���!�D-�

*���������0)����!��������������"��������������6!��������6!������������)������������������

0�����0���!-�

F������������)�������0�����������������!���������"��!����������C����0����������������������

������������� ��'���-�$����!����������0��� ����"��)��!)�������C����0����)����������

��!������������ ��������������� ����"��!���������������0��������0-�*�����������0#����������!������ ������������������0#�0���������������!����������!���������������0-�

Diary Display

��� �� ����"�� ��#$��������������������������#$����������� ���

��� ��6�� ������������ ���

.��'�����G.�����H�"���������������0����)�������������0���� ���0��-�

C��!������0������������ �������0��� ���������� ���������0�����������0�����������))����!��������0,�����������0���0������!�������)�������)�����������������������0������������������"���

Page 12: PPS v4 Setting Up - Private Practice Software v4 Setting Up.pdf · ˆ ˘ ˇˇˆ˙ ˝ ˛ ˚ System Options $˝ 0 !+) ˛˛ 0 ! -$˝ ˛ ˝ 0 ˛ ) !) ˝.˛ 2˛ #˝ 0 $% 7

������������������������

�����5���������������������������

��!��,-�

F������������ ������������� ���������0�"0�����0����������"0������!�������!�-��$����� �"0������!�������!���@�������������!�����"�������)���������������������0������-,�

F������������������������� ��������������0�����A���!������������0������A���!�-�

F������������������ �������������������0�������� ��'-�

C�����0�0�������������� �!��0��� ���������!���������)��0-�

+����������*))����!�����2���0�0������������������� ������0���!��"0���������'��������))����!��������������������J�����2���0���� B��)����-�

8����������� ��������/������������ ���

F�����������������������������������!�������������0����)��0�"0���������������� �����

�������#�����������)����#�$����!�������!��P���������������2���0�(���,���������2����)������������-�

C����%�!)��>�8��0������������������������)����������!����������������������))����!�����

�����0��� ��������������������)������"�����������������))����!�����������"��'-��$����!�'�����������������������0�����!��������������������-�

�������� ��������� ���

F������������������ ���������������������"������!��������������0-��8��0������������ �����������������J����������"��B����!��� ����"�����)��0�����������������������J������"��B����!��-�

$����������0������)�����0�����������0������������!"������)������������ ������0� ��'�����)��������������������0��)��� ��'-�

Appointments Display

��� �� ����"�� ��#$��������������������������#$������������������ ���

��� .������ �����0)����������!������0��� �������������������))����!���������� ����������)��0��-�

� �����!�������� ������ ��

$�����))���������))����!����� �����%�����������������0-�

$���D.������ �!��2��)��0��0��D����������� �������������!�������� ����������))����!����

�����������0-�$��������)��0��)���������� �0�����������������)��0������������� �0�0��� ��'-�

� ����/� � ��/��/��������������

F���������������������� >�����������������0������ ������������6"���������0���� ��������,#�?@��)!���#� �����6$���� �������)��0���0�������0��������!���� ���������))����!���#�

���A�������*))����!����$0)�-�:�����������#�����������������������!�� �����))����

����������������������!�������������0-�

2�)��������)����������!����M�������������0#�������!�0�������"������!����������� �!���

�����!���������"�����)��0�����������)���������"������)�����������������!��������-�

9�������� �:������������������ ���

F��������������������D����D���0�������0������� ������))����!�������������������#�"���������#��!)����������2 *,�"0��������������������������%�#��������?2��0)�������������%���������

�))����!����������������0������M��,-�:�����������������?2���0��#���������������������������

������))����!������������������������� ����������)��0���������))����!��������0����!�#� ����"�����)��0���������������������0���� �K��)���%�L�"�%� ����0���������0����!��������������

�))����!�����������-�

Page 13: PPS v4 Setting Up - Private Practice Software v4 Setting Up.pdf · ˆ ˘ ˇˇˆ˙ ˝ ˛ ˚ System Options $˝ 0 !+) ˛˛ 0 ! -$˝ ˛ ˝ 0 ˛ ) !) ˝.˛ 2˛ #˝ 0 $% 7

������������������������

�����57��������������������������

9�������� �:����������� ���0����

$����������0�������0����)��0������������M�����"�������������!�'�����������������))����!�����

���)��0��������������0��������0����)�������������-�

Associated Appointment Diary Look-up Tables

��� �� ����"�� ��#$����.#���"�* ���#$��������������������"�* ���

*������������"������������������� ��'����������!�� �0-��$������������"��#������������������

��'�G+)��H-��*����������%��������������� ����"�����)��0��-��8�������0#�!�������������"���� ��������� ����"���!)�0-�

$������������� �����0���'�G*��H-���

$������6������%�����������0#�������������������0�0��� �������!����0�������'�G9����0H-�

$���� �����������0#�������������������0�0��� ��������������������'�G2�����H-�

$���+�����0�������'6�)���"��A����#� �����������"��#���'�G?%)���H-��$�����������������0���

�������)�������-�

��� "���������7�����

8��0��������!������������������!�������!����0���������0�������������������������!�������

�����"��@�����0�"��������������)������������ �������������)������))����!�����������-��

$������� ������������������������������������������� �0�����������������������������!�� ����

��� ���A)�������������))����!���������0-�

F������������)���0������������������������������������������!�'�������))����!���������0������������������� -�

��� ����������

2���0���������� ��'��������!����� �0���������!�������!��"������� �0���������������)������

�����-�

$��������������������0�����������������������������"������������������������-�

��� � ����������������

$������������������)�������0������"������"��'�����))����!�����0��������)-�$�������"������������%�!)��������� ������������0������0�����������������))����!������������!�������������!�������������������������-�:��������������������"��������������%��������������������

���)��0��-��

$������� ����������������������������������������)���������� �0��������������������������������

����������)������ �����))���������������� ����0����������������)�0��������0-�F���������������������)��0�0�����!!������!�����������)������������-�

:���������������������������)�����0������������)���0��������-�$�������0� ������� �����

"��'����������))����!�����������������������������O����0O���� ������� ���������������������������))����!����"��'����O����O���� -�

2���0�����2����)������������������� �������������)�����)����������B������0-�

��� 7�������6���!��#�����������

F�������������������������������������6���������� ������������������������ ��)�����������

Page 14: PPS v4 Setting Up - Private Practice Software v4 Setting Up.pdf · ˆ ˘ ˇˇˆ˙ ˝ ˛ ˚ System Options $˝ 0 !+) ˛˛ 0 ! -$˝ ˛ ˝ 0 ˛ ) !) ˝.˛ 2˛ #˝ 0 $% 7

������������������������

�����5���������������������������

�))����!���-��

C�����������0�0�������)���0� �������������������"����6���������������))�0�����)���������������������!�0���������������������������,-�

%�� ������������"����

F��������������������0�����))����!�����0)��#������%�!)��� � ��������#�+�������

$����!������-�

F�������)�������0�����������������������0�����))����!�����0)��������������������� ������ �0���))���� ���������������� ��))����!���-�

?����))����!�����0)�������������������������������� �����������!�0���������������������������,-��

F�����������������������!����������)��������������������������)���������!���������������-��C����%�!)��>������!��������)��������"������������%���))����!���-�

&�� !��#��� �*� ����7�������

F������������������������������������������ ����0�����������������"��� �����������))����!���������0� ���������������������������)����������O�� ��'���� ��'-�$�������"��

������� ����������������)������!������-��

'�� 2;��������

F������������������������!)��������@��)!��������� ����������)������ �������������������-��

(����������������0�����%���!��0�����������0���������@��)!�������������������"0�!�������������)����������-�F�����������0����� ��������"0� ��!������@��)!�������"���������� ����

��� ���������))����!���������0-�

��� �� ������������

F���������������������������������������������������!)�������������� ����������

�))����!���������0-�$�����������������"��'�������0�#�"������0����-�F�������)�������0�

�)���0���������������������������"����)����������0�����.�����!������� � �F������-,�F������������))�0������������������������� ���������0�������������)����������-�

?�������0�������)��0������������)��������������������!�� �����������))����!���������0-�

�3�� ��6�� ��������������"����

$�������"���������������������������))����!�����0)����������/-��"���,������������0����

����0������A)�����������-�$������������))����!�����0)������� ��������!������0�"������������������������ ��))����!������������������������������0-�F�����������������������������

�))����!�����0)��������������0�����#����������������������K��0�����0�����L-�

Page 15: PPS v4 Setting Up - Private Practice Software v4 Setting Up.pdf · ˆ ˘ ˇˇˆ˙ ˝ ˛ ˚ System Options $˝ 0 !+) ˛˛ 0 ! -$˝ ˛ ˝ 0 ˛ ) !) ˝.˛ 2˛ #˝ 0 $% 7

������������������������

�����5���������������������������

Accounts

&������0������"������)����������������������������������������������0���!��������������"�������)������-��$�����������������������������������������������������'����!�#�)�0!����!��������������������0���������������������!������0����-�

+)�������0#�0����������������)�)������������!!������������#����������)�������������������))�����-�

Standard Charges and Stock Items

��� �� ����"�� ��#$����.#���"�* ���#$����������"�* ���#$�����������/��,�������

����.�8�����

$��������������"��#��������������������'�G+)��H-���

$������������� �����0���'�G*��H-���

$������6������%�����������0#�������������������0�0��� �������!����0�������'�G9����0H-�

$���� �����������0#�������������������0�0��� ��������������������'�G2�����H-�

$���+�����0�������'6�)���"��A����#���'�G?%)���H-��$�����������������0��� �������)�������-�

��� 5�����/��,������� ��

$�������������������������������������������� �������������������������"��@�����0��������-��$�������������������������"�������������������0����������!�����������������

�������������������-�

�/��,��������������

$��������������)�������� �����))������������������A����)�-�

�/��,�������

$����������������� ��0�������������������������!�������������0�"0����������������������

��������������������������)����-�C����%�!)���0�������������)���������������O��������.�����������O����������������������O�.O-��

�/��,��"����

F��������������������"�� �������������������������������-�-����������������#����'����!�#�!��������������-,�"0������������������0)�-�

.�������0)����������������������E������� �����!!�������������������"���0�������))�0������������!!���������������������������0)�-�

�/��,���������

F�����������������������!�������������������������������!����-��*))�0�������������� ����

��'���������������������������������!�����������������������������������������������!�����

����������-�

)������������

F�������)�������0���������)�����������������������������������0�������!-��:�������������������������������#����0������������������������)���������������O���"��O������������O�������

���O���������)��������������������� �������!,� ����"�����)��0��-�

��6�� ��8�������"����

F�������)�������0�������������������0)��������������������������0���������7���)���0-��C���

Page 16: PPS v4 Setting Up - Private Practice Software v4 Setting Up.pdf · ˆ ˘ ˇˇˆ˙ ˝ ˛ ˚ System Options $˝ 0 !+) ˛˛ 0 ! -$˝ ˛ ˝ 0 ˛ ) !) ˝.˛ 2˛ #˝ 0 $% 7

������������������������

�����5/��������������������������

�%�!)��>�0���!�0�������������������������0��������������������������!)��0-���F������

�����������������������!������������������������������������-,�

���/����.�<���.�-�������

��������0����������������"����� �����������"������� ������.����2��'�����@��'���"������-��$�����!"���0��������������!������������������������������"������-�

��� ����.�8����

F������������������������"����������'����!�"0���'��������J$�������!��������'����!B���'�"�%-�

5�����������.���� �

$���!���!�!����'��������������� �����������'���)�������)�����������������������!���������@���������������-�

7�������<��������

$�����������@������0��������� �����������'���)���������� ��� �!������'���@������

�����������)������!-�

���� ����

$�����))�������������������!������'6�)���"��-��?�����))�������@���������������������������'6�)���"���)�������������������������������'����!-�

������������.���� �=�����

$�������������'���������� ������@������0�����������������'����!-��8��0��� ��������)�������������������'����������������@������0��������������"��� -��$�����������������!������0��)������

��������������'������-�

Payment Methods

��� �� ����"�� ��#$����.#���"�* ���#$����������"�* ���#$�)�������5��/����

$��������������"��#��������������������'�G+)��H-���

$������������� �����0���'�G*��H-���

$������6������%�����������0#�������������������0�0��� �������!����0�������'�G9����0H-�

$���� �����������0#�������������������0�0��� ��������������������'�G2�����H-�

$���+�����0�������'6�)���"��A����#���'�G?%)���H-��$�����������������0��� �������)�������-�

��� )�������5��/���

$������������������������)�0!����!������������0��������)�-�$���������������� �������������)�0!����-�$������������������������������ ��������������������������������������� ����"���

���"�������������������0����� ����@����!����-�

-������������������/����.�

��������0������)�0!����!����������"����� �����)�0!����"������� ������.����2��'�����@��'���������������)�0!����-��$�����!"���0��������������!������������������������)�0!����"������-�

Page 17: PPS v4 Setting Up - Private Practice Software v4 Setting Up.pdf · ˆ ˘ ˇˇˆ˙ ˝ ˛ ˚ System Options $˝ 0 !+) ˛˛ 0 ! -$˝ ˛ ˝ 0 ˛ ) !) ˝.˛ 2˛ #˝ 0 $% 7

������������������������

�����5���������������������������

Invoice Options

��� �� ����"�� ��#$�8�������������

8�������)��������������������������� �0����������������)������-�$�����������������"���������������������0)������������-�

*�������E�������������������������������������0)�#���'�G*))�0H�"���������������������%�����-�

��� 8�������"����

F������������)����������������������������0)�����)������������ ����0������"���������)�����������()�.������.������������-��"�� ��#$��������#$��������� �������������,�

.��'�������'�"�%�����������������������������������������������������������������������0)������������!��������������-�

��� "��8�� ��������/��8������

C����������������0)��0�������������������������������"�������������#�������������0�����6���������������)��������0������)���������.������2������������-��"�� ��#$��������#$��������

� �����0�� ��,�

*����0��������������������������������������������������0)�-��C����%�!)��>���������������

���������0)�����8��������.�!)��0#���������������������'������0� �!"�������?%�������"��

���������������������-�

��� 8�������������

F�������������������������������0���������������������0)�-��C����%�!)��>�*�;������*�������0��������!�0���@��������������������������0��������������������0��������������)������-�

F�������������

��� 8�����������

F������������ ����������������!������0��))����� ����������������������-��?���������!�

����������������������������������������������������������������������������� ���������-�

8�������������#��������������������������#����"��!������������������0��������������������"����������-�

Invoice Layouts

��� �� ����"�� ��#$�8�����������������,����

$�����0����2������������ ��0������!�'��������������������0�����������-�F��������������

��!"���������������0����#������%�!)��#������������������0�������!������@������"0�����

���������0)�-��F����������������������������������0��������������������������������������������0)�-�

8����@������0���������������������������������0�����������)��������)������������������-�

*�������������������0���������))����� ������-��$����������"��!��������"����������������

��!)���������������� ���0����-�

9�'��������������������0����������������������������������� �������������)������-�8����������������������������������������)�������������������������"����'��� �����!�'������0�

Page 18: PPS v4 Setting Up - Private Practice Software v4 Setting Up.pdf · ˆ ˘ ˇˇˆ˙ ˝ ˛ ˚ System Options $˝ 0 !+) ˛˛ 0 ! -$˝ ˛ ˝ 0 ˛ ) !) ˝.˛ 2˛ #˝ 0 $% 7

������������������������

�����51��������������������������

������������0����-��$��(��������������������������0���#�!�'�����������)0�������������������0����������0������<�8��������0��������������)�����0���,�������������������8 �+8.?�����������������������!�������������-�F��������������� ��������0��������!�������"0���������������� �����������-�;� �����)������2+� +$������������$* 2*�2�8 �+8.?��*F+($������������������������-�

��� �������,����� �8�������������

.��'�G.�����H�����������������!����������� ����������0�������������)�����G?����H-��$����� ����������0���� ������ �"��������"�������0������!����0-�

��� 5���6���,�����+�����,�8�������������

������������������0�������!����������������'�G9����0H-��*��� � ���� #�������)����

2�������������#� ����"�����)��0������������ �������!������)����.�������$���"��-�

*�������������������������0����!)�����������������������0�������0�����������������������"������������������0����������������"�� �������������;������"���������������)�C������5�"��-�

F��� �������������������%���������������������������� ���������� ����� ������"�%���������-��$�����%�������B��� �����������%������� ����"�����)��0����������������-�$���������'�� �����

��*� �-��$�����%�������"�%�������0����������������!���������!���������"���-��$���������

'�� �����0�� ��-��C����%�!)��>�$���C������������0��8��������������������������������!"���

������������������"���-�*������������������)������0�����������������0�'�� �����*>����-�

����������,������)��������!����������������

$���!�����!!�������������������!�����������8��������0�������������������������������������������������)��������)���-�

F��� ������������0���������������������)��������)�����������)��0�����C���������������5#�������������-,-��$������������������������������������������0�����������)� ������$�����6H����()����

����������-�

*�� ��������C������������"����0��������'�������!����!���#�������������)��)������������#���������-,��������������!-�

8��0��� �����������!����������!���������������������)������!�����������������������������C���������� ��������!)�0���'��������������������C��������������������!-��F������������

0����� ����%��"0���'��������J�B�"���������������)����.�������$���"��#���'��������������))��)������������������������������0)����0������%�-����!�!"��������0������!����������%��

�����������@�����-��$���������������������������%��������"������������������!���)������0��������

�����������G?����H��������� �����������%������-�

"/��)����������,��

F�������)�������0��������0����)����������!)��0��������������������"0���'��������J�2B�"���������������)����.�������$���"��-�

��� ����,����8�������������

:����0�����������������!�'����0�������������������0)��G.����:H������������� ���� ����������!������0��� ������������0����������-�

��� 7������������ �"�� *���

9������0����!�����)�������������������������)����.�������$���"������)��0�����������)���� ����������!���������"�����-�

5�����)��������

$����"���������� ��0�������������"E���� ������������)����2�������-�$��� �0�������������

�"E������������������'���������"E�����������'��������������!������������������������

������-�F��� ���������������������"�%��))����������������� ������0��������������������

Page 19: PPS v4 Setting Up - Private Practice Software v4 Setting Up.pdf · ˆ ˘ ˇˇˆ˙ ˝ ˛ ˚ System Options $˝ 0 !+) ˛˛ 0 ! -$˝ ˛ ˝ 0 ˛ ) !) ˝.˛ 2˛ #˝ 0 $% 7

������������������������

�����54��������������������������

!����-���������"E����������������������!�����@����������������!��������������-�

"�+��*>����?�����*� @��

$����������"������0������0���#������������"������������'����������0�����������)�������������

������%���"E����������))���-�F������������0)��0������%��������0������������0���-�

0�� ��*>����

C������������������0�������!��������������������"��������!����"�����������%���0�����������

���!��������0���%������ ����)��"��!������������ �������� �����)����������������������������-�C����������������������������!!����������������"�������������-�

�����

$�������������������������0������0���#������������"������������'��������������!�����"������

���������0��������������������)��������������������#���������������������������!�����"����������������������������-�$�����������������)���������"��!�����"0��������������!�����)�������

"��������"���,�������'�����������������������������������������������������������'��������

��������������������-�$����E�������� ����������0��������������#�!�'������������������������������������������))��)�������)��������!�����0����������-�$�����������������������������#�

!�'�������������������������������������������@���������������!�����������)�����������"��-�

7�����, ��

�������������"����������"���������������������"E�����������)������������%�-�$��������

������������0������0���#������������"������������'��������������!�����"���������������0�������������)6�����)�����������������������#���������������������������!�����"�������������

"����!6������)�������-�������������!�����)�������"������������'������������������������������������������������������������������������E�������� ���������������-�$������������

���"��!�����"0���'�����������������������������������������-�$����E�������� ����������0������������������#�!�'����������������������������������������������))��)�������)��������!�

����0����������-�$���������������������������������#�!�'�����������������������

������������������������@���������������!�����������)�����������"��-�

7�������7�����, ��������� ��

$��������)�����������"����������"���������������������"E�����������)������������%�-�$������������������������������������0������0���#������������"������������'��������������

!�����"���������������0�������������)6�����)�����������������������#�����������������������

����!�����"�������������"����!6������)�������-�$��� �������������������"����E������"0��������������!�����)�������"��������"���,�������'���������������������������������������

���������������������������-�$���������������"��!�����"0���'�����������������������������������������-�$����E�������� ����������0������������������#�!�'�����������������������

�����������������������))��)�������)��������!�����0����������-�$�������������������

������������"����E���������"��!��������������'��������-�$����E����������������#�!�'�����������!�����)�������������������������"�����'����������������������������-�$������������

���������������������#�!�'�����������������������������������������������@���������������!�����������)�����������"��-�

)�������*>����?�2@�

�������#�������)�������"�����������������0��������������0���#��������������0����� ��

����-�$�������� �������)�������!�������"������>�&9�#�Q��#��8C-�9����������������

���)����)�'����������"������������������������������������!���-�$��������)���������0������0���#������������"������������'����������0�����������)�������� �����0��� ��������)����������))���-�F���!�������������������������)��������������!�������������0�������������������-�(�����)������������)��������������������M���������)�����0����)�����-�����0��������������

����)�����#����� �������������������"����E������"0��������������!�����)�������"������

��"���,�������'����������������������������������������������������������)�����-�$���)���������"��!�����"0���'����������������-�

-���������.�

Page 20: PPS v4 Setting Up - Private Practice Software v4 Setting Up.pdf · ˆ ˘ ˇˇˆ˙ ˝ ˛ ˚ System Options $˝ 0 !+) ˛˛ 0 ! -$˝ ˛ ˝ 0 ˛ ) !) ˝.˛ 2˛ #˝ 0 $% 7

������������������������

���������������������������������

(��������"���������)��!������0���������������������������"���"��������� �-�$��������������

����������#���0#�!������������������"���������!���0����������������"���������#���������"�������!������0������������9�������������"�����������-�

Statement Layout

��� �� ����"�� ��#$����������������������,����

$�����0����2������������ ��0������!�'��������������������0��������!������0���-��

9�'��������������������0���������������������������������� ������!����)������-�8����������������������������������������)�������������������������"����'��� �����!�'������0�������-��$��(����������������������!������0���#���'�G����������2������H-��

��� 5���6���,��/��������������������

.��'�G.��������0���H-��*��� � ���� #�������)����2�������������#� ����"�����)��0������������ �������!������)����.�������$���"��-�

*�������������������������0����!)�����������������������0�������0�����������������������"������������������0����������������"��� �����J����!�������*����B���%�-�

F��� �������������������%���������������������������� ���������� ����� ������"�%���������-��

$�����%�������B��� �����������%������� ����"�����)��0����������������-�$���������'�� �������*� �-��$�����%�������"�%�������0����������������!���������!���������"���-��$���������'�� ��

���0�� ��-��C����%�!)��>�$���C������������0��%�������������������������������!"���

������������������"���-�*������������������)������0�����������������0�'�� �����*>����-�

����������,������)��������!����������������

����������������8��������0���������������������)����-�

8��0��������������0��������0�������������!�����������������������������������������������0���������0�������������!��"����)0��������)��������������������-�

"/��)����������,��

����������������8��������0���������������������)����-�

F�������)�������0��������0����)����������!)��0��������������������"0���'��������J�2B�"���������������)����.�������$���"��-�

��� 7������������ �"�� *���

����������������8��������0���������������������)����-�

Associated Accounts Look-up Tables

��� �� ����"�� ��#$����.#���"�* ���#$����������"�* ����

$��������������"��#��������������������'�G+)��H-���

$������������� �����0���'�G*��H-���

$������6������%�����������0#�������������������0�0��� �������!����0�������'�G9����0H-�

Page 21: PPS v4 Setting Up - Private Practice Software v4 Setting Up.pdf · ˆ ˘ ˇˇˆ˙ ˝ ˛ ˚ System Options $˝ 0 !+) ˛˛ 0 ! -$˝ ˛ ˝ 0 ˛ ) !) ˝.˛ 2˛ #˝ 0 $% 7

������������������������

������5��������������������������

$���� �����������0#�������������������0�0��� ��������������������'�G2�����H-�

$���+�����0�������'6�)���"��A����#���'�G?%)���H-��$�����������������0��� �������)�������-�

��� ����������/��,�����������.�8�����

$������"�����������"���������������������)���-�

��� )�������5��/����

$������"�����������"���������������������)���-�

��� )�����������������������7�����

.�!!����������������"���))�������������!"����������������������������������0)�-�C���

�%�!)��#�����)����������O���!!��������������������������0)��������!�0� ����"��������

���������������������'����!��0)�������-��

:���������������� ��!!������������0����������������������))��)�����������������#�

.������$0)��������������)��������-�

�������������!!��������������������������������������)� �����������)�������������������������)������������� �������������"��-�

��� 8���������)�������������

?���)����������� ����������)������!�0������"���������������)������������"0�����!"����������������!)�����-�8��!�0"���������0����������������)��������������������������������������)������-��

:���������������� �)�����������������������))��)�����������������#�����������!)��0�

�����������������-�

%�� ���� �����

�))�����2���������������� ������������.������� �����2+����������5���,�����-�

:���������������� ���))�����������������!�����������))����#������@�����#������������#�������%�������*$������������))����,#�������%����������������!"��������%)������0)�-�

*����@�����������@�����-�C����%�!)��>����������������"�� ����������!����))��������� ��������������������-�

$����%)������0)������������������������������!�������!��"�����)�������-��C����%�!)��>�!��������))����#����������0���-�

Page 22: PPS v4 Setting Up - Private Practice Software v4 Setting Up.pdf · ˆ ˘ ˇˇˆ˙ ˝ ˛ ˚ System Options $˝ 0 !+) ˛˛ 0 ! -$˝ ˛ ˝ 0 ˛ ) !) ˝.˛ 2˛ #˝ 0 $% 7

������������������������

���������������������������������

Standard Letters

�����$�����6H�����������������

F�������������������������������!)�����,����� �������������!���#������������������������ ������%��

���!���������9��������:�������!���-�

F��������������������������%������������������������"�����������������!-�C����%�!)��#�0���!�0� ����

����������������������!�����������������������)��������������-�

Standard PPS Letters

��� �������,�������������������

.��'�G � H-��?�����������!����������� ��������������������������������������%���������������-��

F�����������������������%�����������������������������0������%�������'�G?����$�%�H������������0�������6��M�"��� ���� ����������0������%������-�

$�������������������������0���������������������������������������������������������� ����������������������0���������-�

5��,��0�� ���

(���!������������ ����0��� �������)�)�������������������%�� ���������!���������!������������"���-��C����%�!)��>����0������� ������������)������#����������������������0��� ����� �������

������������������������!�������������-��.��'�G9����H�������)��0�����������������"��������������������GG *9?A�+$*�*22�?HH-��$������'������������%��"�%-��?���0���!��0�������

��������������� ����)�'��)�����)������B����!�������������������������!���������"���-�

0� � ����

� ������0���������������0�����������0������������������� ��)��������������#�?6!���#�

����)������������9�!������R,���������� �����������)������!����� ��'��"������"�����)��!)���� ���������� ������-�

$�������������!�����������!������������� ��)�������-�C����%�!)��#�0��������������������

��!��������������������� ��)������������0��� �����"��)��!)��������0��� � ��'�� ������������������)�����������������)������!�����,�������0�������������������!)�������������������

����������-�

8��0��� �����������������!��������������������� ��)��������0��� �������������������������� �������������� ��)�����0�������������"�'�����!����0�����������-�

:����0���)���������������������������������� ��)�������0#������������0� ����"��)������������

��������������-�$����0���!� ��������!������0������0�0����������������� ��)����������-�

R ���0���������"���

��� 5���6���,�����+�����,�����������������

;��������������������������'�G9����0H-��C��!������0����������������������������%����������������������0������ ��)��������-�

��� �� ����,�����+�����,�����������������

;��������������������������'�G2�����H-�

Page 23: PPS v4 Setting Up - Private Practice Software v4 Setting Up.pdf · ˆ ˘ ˇˇˆ˙ ˝ ˛ ˚ System Options $˝ 0 !+) ˛˛ 0 ! -$˝ ˛ ˝ 0 ˛ ) !) ˝.˛ 2˛ #˝ 0 $% 7

������������������������

������7��������������������������

Standard Word Letters

.�������0���������:������������������������)�������������������������������"���������������9����

9����-�

��� �������,������������A�����������

.��'�G � H�����������������!����������� �������-��&���������������������!����0�������)�������0������������!������!)�����"0���'����G�����2��!����$�!)����H��������'����

G�������!� ���������H-�

8��0����!����������������!)����������������������J ��!��B���!)����� ����"������-�

F�����������������������%�����������������������������0������%�������'�G?����$�%�H������

������0�������6��M�"��� ���� ����������0������%������-�

$�������������������������0���������������������������������������������������������� ����������������������0���������-�

5��,��0�� ���

(���!������������ ����0��� �������)�)�������������������%�� ���������!���������!��������

����"���-��C����%�!)��>����0������� ������������)������#����������������������0��� ����� �������������������������������!�������������-��.��'�G9����H�������)��0�����������������"����������

����������GG *9?A�+$*�*22�?HH-��$������'������������%��"�%-��?���0���!��0���������������������� ����)�'��)�����)������B����!�������������������������!���������"���-�

$���������� �� �0���������!�����������������0���� �������!���-��F�����������������������%����������������������������������������������)0�����)��������������:�������!�������������������!������������������9�����C�����"����������)0������������!�������������������

:���� ����)"����#������)��������������������0���� �������!���-�

0� � ����

� ������0���������������0�����������0������������������� ��)��������������#�?6!���#�����)������������9�!������R,���������� �����������)������!����� ��'��"������"�����

)��!)���� ���������� ������-�

$�������������!�����������!������������� ��)�������-�C����%�!)��#�0����������������������!��������������������� ��)������������0��� �����"��)��!)��������0��� � ��'�� ���������

���������)�����������������)������!�����,�������0�������������������!)�����������������������������-�

8��0��� �����������������!��������������������� ��)��������0��� �������������������������� �������������� ��)�����0�������������"�'�����!����0�����������-�

:����0���)���������������������������������� ��)�������0#������������0� ����"��)������������

��������������-�$����0���!� ��������!������0������0�0����������������� ��)����������-�

R ���0���������"���

��� 5���6���,�����+�����,����������A�����������

;��������������������������'�G9����0H-��C��!������0����������������������������%���������

�������"0���'����G9����0�?%�������2��!���H�������0������ ��)��������-�

��� �� ����,�����+�����,����������A�����������

;��������������������������'�G2�����H-�

Page 24: PPS v4 Setting Up - Private Practice Software v4 Setting Up.pdf · ˆ ˘ ˇˇˆ˙ ˝ ˛ ˚ System Options $˝ 0 !+) ˛˛ 0 ! -$˝ ˛ ˝ 0 ˛ ) !) ˝.˛ 2˛ #˝ 0 $% 7

������������������������

���������������������������������

PPS Letterhead

F�����������)�0����������������!)��������� �� �0�-��$����������������������@��'��������0� �0����

�����)�0������!)�����"���������0�����������%�"����0�������������������0����2�������-��$������0�������0��))�������������������������������)����������9��������:���-�

��� �� ����"�� ��#$��������))��������/����

(����������������������������������� ��0������������0����� �� �!�#�������#�*�������

����.�������������-���

$�'�����J8�����B�"�%����)����������������������0�����������������-��8����������������'���������������������� �����������))���� ����0���)�������)����#����������������-�

$���"����!��������������������0�����)����� ����0��������������-�

.��'�G+IH���������0����������-�

PPS Letter Layout Designer

$������������0����2��������������0���!�������%�"����0��������!����0�������������!)����-��$������0�������0��))�������������������������������)����������9��������:���-�

9�'��������������������0���������������������������������� ������!����)������-�8���������������

�������������������������)�������������������������"����'��� �����!�'������0�������-��$��(��������������������0���#���'�G����������2������H-�

��� �� ����"�� ��#$�������������������,����

$������������0����2��������������0���!�������%�"����0��������!����0�������������!)����-��$����

��0�������0��))�������������������������������)����������9��������:���-�

9�'��������������������0���������������������������������� ������!����)������-�8����������������������������������������)�������������������������"����'��� �����!�'������0�������-��$��(��������������������0���#���'�G����������2������H-�

��� 5���6���,��/�����������������

.��'�G.��������0���H-��*��� � ���� #�������)����2�������������#� ����"�����)��0������������ �������!������)����.�������$���"��-�

8�������0�������!)����� ������������������������������������)���������������������������������

��������������%��������������������������������������������������������������"���-��

����������,������)��������!����������������

����������������8��������0���������������������)����-�

8��0��������������0��������0�������������!�����������������������������������������������0���������0�������������!��"����)0��������)��������������������-�

"/��)����������,��

����������������8��������0���������������������)����-�

F�������)�������0��������0����)����������!)��0��������������������"0���'��������J�2B�"���������������)����.�������$���"��-�

��� 7������������ �"�� *���

����������������8��������0���������������������)����-�

Page 25: PPS v4 Setting Up - Private Practice Software v4 Setting Up.pdf · ˆ ˘ ˇˇˆ˙ ˝ ˛ ˚ System Options $˝ 0 !+) ˛˛ 0 ! -$˝ ˛ ˝ 0 ˛ ) !) ˝.˛ 2˛ #˝ 0 $% 7

������������������������

���������������������������������

Clinical Notes

$����������������������������������"�������)�����0������������������'���-�C�����0�����9������;�����0�@�������������3�������������@������������������0������������!)��������)�������������������������� ����0��-������0����������������������������������0������!�'����������������������������������K������������������L-�$�����0�����.������� �����;��������3��������� �����0����������!��������;�������������

����0����������������0����������������-�$�������� ����� ���������������"���� ���������)�����������

� �#����������)�0����������������������������������"����������0���!�+)��������������������������-�

Medical History

��� �� ����"�� ��#$��������5����� �4�������

" �,�����<����������=�����������������������������������&����������

$���������

3�������������$��������������������������� ���� �,�����<�����������������

�������� ��$���������� ����(�������$����������5������ &���������������

� &���

/������ �#���������$�����������>���� ������ ��������� ��� �$�������

��&�����������5������������������ �"����5.�%�������,���������5.� 5

���(�%����*�����������

,�����<�������$��������������������������������������������������������

��������� ���������������������&��������

��� �����,����� �5����� �4�������<��������

.��'�G*���S�������H-��*��� �@���������� � �����))����"������������%���������������@��������-�

?�������

<����������� ��(������ �$��������" ����(����������������� ���&���

+�����,�����<����������������

��&&����3���������/��

" ���&&����3��������� ��(�������������� �,�����<���������&&�������&�

� �+����'�������������� ����� �� �$������������ ��������� ���*���

(�&����������������&&�����(�����$�������@��A%������A����� ����������A��A�

#���

��������������� ���&��������������������������#�������� ����

� �$���������2����8����� �$������������������������#�����

1����

1����������������;������������ ���&&����3������B����+�������� ���(��������

� ���$�������������������� ���� �,�����<���������&&�����������������

������ ������&���������� �� �� ���&&������������������������ � ��

� ������������ ��A��A��A1�A����A1>3A�!�

3� ��� ���������� ����� �,�����<�������$���������������&��(�������+����

,�����<�����������������������

��� �� ����,���5����� �4�������<��������

Page 26: PPS v4 Setting Up - Private Practice Software v4 Setting Up.pdf · ˆ ˘ ˇˇˆ˙ ˝ ˛ ˚ System Options $˝ 0 !+) ˛˛ 0 ! -$˝ ˛ ˝ 0 ˛ ) !) ˝.˛ 2˛ #˝ 0 $% 7

������������������������

������/��������������������������

;�������������@��������������'�G2������S�������H�0��� ���������"��)��!)������������!�����

��������-�

3������&������� �����$����������(������������&����� �������

$���������������� �����&�����������

��� �/��,��,�����+�����,�5����� �4�������<��������

�!)�0���'�������������������������� �����0��� �������!����0�����@���������������-�

8����0��������@�������������������#��%�������9������;�����������'������� ����)�����-�

��� 7�#�������,�5����� �4�������<���������

;�������������@��������0��� �������!����������'��������G9����()H����G9����2� �H-�

%�� )������,���5����� �4�������<�������������

.��'�G�����H-��*��� � ���� � ����"�����)��0��� �����0������������0����� ����������"������)�����������)����� ������-�

Associated Clinical Notes Look-up Tables

��� �� ����"�� ��#$����.#���"�* ���#$�� ����� �!�����"�* ���

*������������"������������������� ��'����������!�� �0-��$������������"��#��������������������'�

G+)��H-��*����������%��������������� ����"�����)��0��-��8�������0#�!�������������"���� ���������

����"���!)�0-�

$������������� �����0���'�G*��H-���

$������6������%�����������0#�������������������0�0��� �������!����0�������'�G9����0H-�

$���� �����������0#�������������������0�0��� ��������������������'�G2�����H-�

$���+�����0�������'6�)���"��A����#� �����������"��#���'�G?%)���H-��$�����������������0��� ����

���)�������-�

��� "�������������,������

$������������������������������������!�����)�����-��F�������������"������������ �����������J��6���6��0B#� �����������A�)������������!�����)�������������-�

��� 7�6���� ��

$������������������������ �0A�� ��������� ���������������0��������������������������-�$0)���������������������������#���#�8��������.�!)��0#���-��

F�������)�������0����������������������������������������-��F��� ���������"��)��!)������������������������������� �������������!�����)�������������������A����!)�����-�

$���������������������"��������� ��������������)��������0��������"���'��� ��0������������"0���������������%�!)��-�

��� ���,������������

$������������������������������)����������������������� �������!���������������� ����

�������!�����)��������������������)�����-�

��� �������

$���������������������������������������)����������������������� �������!��������

Page 27: PPS v4 Setting Up - Private Practice Software v4 Setting Up.pdf · ˆ ˘ ˇˇˆ˙ ˝ ˛ ˚ System Options $˝ 0 !+) ˛˛ 0 ! -$˝ ˛ ˝ 0 ˛ ) !) ˝.˛ 2˛ #˝ 0 $% 7

������������������������

���������������������������������

�������� �����������!�����)����������)����������!)�����-�

%�� ����/��,���������

$���������������������������������������)����������������������� �������!��������

�������� �����������!�����)����������)����������!)�����-�

&�� (����� �����"���������!����������������

$��������������������#� ����#�)�����������)��6���!���������0����!!���0����� �������������

������������-�$�������������������������� ��������!���������������������������"��!#�?%�!�������#�*�����!���#�$����!���#��������������������-,�

F�������������������������������������0#�����)�������0��������������%�-�8��0����������������%������������!������������0����������))��������������������0������"��������������%������������

���������������0����������������������-�