MEMAHAMI PRINSIP-PRINSIP PENYELENGGARAAN ADMINISTRASI PERKANTORAN

Presented by

Ermawati Rahma Yudhianingsih

Office Administration Education

Yogyakarta State Univercity

Catatan Pertemuan Sebelumnnya . . .

manajemen adalah suatu proses penggerakan kerjasama dengan orang lain dan segala fasilitas yang diperlukan untuk mencapai tujuan yang telah ditentukan.

administrasi merupakan segenap proses penyelenggaraan kegiatan tata usaha yang dilakukan oleh dua orang atau lebih dalam kerjasama untuk mencapai tujuan tertentu.Faktor Administrasi:1. Sekelompok orang2. Kerjasama3. Tujuan tertentu

TUJUAN ADMINISTRASI

• Efisiensi adalah perbandingan yang terbaik antara suatu hasil yang dicapai oleh suatu kerja dengan usaha yang dikeluarkan untuk mencapai hasil tersebut.

• Efisiensi dapat dilihat dari dua segi yakni: segi hasil, segi usaha

Segi hasil:suatu pekerjaan dikatakan efisien

jika dengan usaha tertentu dapat memberikan hasil yang maksimal

Y

X1

X2

X3

Tidak efisien

Tidak efisien

Efisien

Segi Hasil

SEGI USAHA

Segi usaha:suatu pekerjaan dikatakan efisien

jika hasil tertentu tercapai dengan usaha yang minimal.

Segi Usaha

X

A

B

C

Efisien

Tidak Efisien

Tidak Efisien

Sumber Usaha ada 5 unsur yaitu:

1. Pikiran cara kerja termudah

2. Tenaga cara kerja teringan3. Waktu cara kerja tercepat4. Ruang cara kerja

terpendek5. Benda cara kerja termurah

UNSUR ADMINISTRASI

1. Organisasi

2. Manajemen

3. Komunikasi

4. Kepegawaian

5. Keuangan

6. Perbekalan

7. Tata usaha

8. Humas

luas

sempit

1. Organisasimerupakan rangkaian perbuatan

menyusun suatu kerangka organisasi yang menjadi wadah atau tempat bagi

setiap kegiatan dalam usaha kerja sama mencapai tujuan yang telah ditentukan.

2. Manajemenmerupakan rangkaian perbuatan yang

menggerakkan karyawan-karyawan dan mengerahkan segenap faslitas

kerja agar tujuan kerja sama yang telah ditetapkan benar-benar tercapai.

3. Komunikasi

merupakan rangkaian perbuatan menyampaikan warta atau berita dari satu pihak kepada pihak lain dalam

usaha kerja sama.

4. Kepegawaiankepegawaian merupakan rangkaian

perbuatan mengatur dan mengurus tenaga kerja yang diperlukan dalam

usaha kerja sama.

5. Keuangan

merupakan rangkaian perbuatan mengelola segi-segi pembelanjaan

dalam usaha kerja sama.

6. Perbekalan

merupakan rangkaian perbuatan mengadakan, mengatur pemakaian,

mendaftar, memelihara sampai menyingkirkan segenap perlengkapan

yang sudah tidak diperlukan dalam usaha kerja sama.

7. Tata usahamerupakan rangkaian perbuatan menghimpun, mencatat, mengolah,

menggandakan, mengirim, dan menyimpan ketrangan-keterangan yang

diperlukan dalam usaha kerja sama.

8. Perwakilan (Humas)merupakan rangkaian perbuatan menciptakan hubungan baik dan

berusaha memperoleh dukungan dari masyarakat sekitar tehadap usaha kerja

sama yang dilakukan.

PENGGOLONGAN ADMINISTRASI(menurut Drs. Soekarno K)

• Public Administration• Business Administration

• International Administration

Public Administration

Public Administration adalah administrasi yang berobjek negara. Public Administration dibagi menjadi dua:

1. Administrasi Pemerintahan

* Administrasi Sipil

* Administrasi Militer

2. Administrasi Perusahaan (Negara)

Business Administration

Business Administration adalah administrasi yang berobjek niaga. Business administration dibagi menjadi dua:

1. Administrasi Perusahaan

Aministrasi Perusahaan ialah aktivitas-aktivitas di bidang produksi, transport, asuransi, perbankan dan sebagainya yang pada hakekatnya sama dengan ruang gerak adminisrasi perusahaan Negara.

2. Administrasi bukan perusahaan/non niaga.

Administrasi bukan perusahaan/non niaga biasanya cenderung kearah usaha-usaha sosial seperti administrasi sekolah swasta, rumah sakit swasta dan sebagainya.

International Administration

International Administration ialah administrasi internasional termasuk didalamnya seluruh aktivitas yang bergerak di bidang internasional

Contoh: PBB serta cabang-cabang seperti UNICEF, ILO, IMF dan lain-lain.

PENGERTIAN KANTOR

1. Segi fisik Kantor dilihat dari bentuk luar atau gedung yang bersifat statis, yaitu suatu tempat penyelenggaraan kegiatan-kegiatan manajemen.

2. Segi aktivitasKantor dilihat dari kegiatannya yang bersifat dinamis, yaitu adanya pembagian pekerjaan di antara mereka yang bekerjasama untuk mencapai tujuan tersebut.

FUNGSI KANTOR

1. Untuk menerima informasi/keterangan. Misalnya: surat-surat, harga-harga dan sebagainya

2. Untuk merekam informasi/mencari keterangan. Misalnya: catatan-catatan tentang pegawai, harga

3. Untuk mengatur informasi/menyusun keterangan. Misalnya: dalam pembiayaan, pembukuan, dsb

4. Untuk memberikan informasi/keterangan. Misalnya: daftar barang-barang dagangan, taksiran-taksiran

5. Untuk menjamin aktiva atau aset. Misalnya: pemeliharaan uang kontan, pengadaan persediaan

Tujuan adalah sasaran akhir/arah aktivitas kantor yang ingin dicapai. Tujuan kantor :1.Memberikan pelayanan komunikasi dan

perekaman.2.Sebagai suatu wadah atau tempat

sekumpulan orang untuk melaksanakan kegiatan tatausaha terlaksana untuk memulai, membenahi, mengembangkan dan mengawasi kegiatan usaha.

  

TUJUAN KANTOR