Project- en procesmanagement

nodig voor

onderwijsvernieuwing

Ed Clevers en

Matthé Drost

21 maart 2012

CVI conferentie 2012

De goede projecten doen

én

de projecten goed doen

Ed Clevers

ROC Nijmegen 2009 Projectbureau met accent op subsidie

Vooral problemen in:

• Koppeling met strategie/speerpunten ROCN

• Overdracht van projectresultaten in reguliere lijn

• Uitsluitend projecten Onderwijs, geen ICT en Bedrijfsvoering

ROC Nijmegen 2012

• Alle grote projecten zijn binnen Project Portfolio

Management ondergebracht

• Strategie bepaalt projecten en niet andersom

• Overkoepelende regie op projecten

• In control op inhoud, tijd en geld

• Training en coaching Opdrachtgevers en

Projectleiders

• Gestructureerde informatie

Hoe hebben we het gedaan?

PPM Organisatiemodel

Regiegroep

Bedrijfsvoering en Fundament

Projecten

Regiegroep

Onderwijs

Delivery Organisatie

Sta

f

Opera

tion

ele

org

an

isatie

College van Bestuur

Management Overleg =

Portfolio Strategie Board

PPM-

bureau

(de Spil)

Projectleiders training

Opstarten Initiatie Uitvoering Afsluiten

- Doel

- Resultaat

- Scope

- Initiële BC

Aanpak

Projectplan

Product Based Planning

Organisatie

Begroting (€/inzet)

- Voortgang management

- Projectteam overleg

- Issue management

- Scope management

- Change management

- Risico management

- Oplevering en overdracht naar de lijn

- Decharge

- Leerpunten

- Restpunten

- Project Initiatie Documentatie (PID)

- Highlight reports

- Exception reports

- Communicatie producten

- Project einde documentatie

on

derw

erp

en

p

ro

du

cte

n

- Project brief

Afhankelijkheden

Risico’s

- Monitoren

- Rapporteren

- Project producten

- Stakeholder analyse

- Communicatieplan - Stakeholder management

- Kwaliteit

Tooling

• Beheer van portfolio (PPM bureau)

– Kenmerken per initiatief

– Mapping initiatief op strategie drivers

– Kosten en inzet raming per initiatief

– Voortgang lopende projecten

• Beheer projecten (Projectleiders)

– Opstellen Projectbrief (Wat gaan we doen?)

– Opstellen PID (Hoe gaan we het doen?)

– Bijhouden logboeken

– Voortgang bewaking en rapporteren (o.a. kosten en inzet)

– Opstellen Project Closure document (Zijn we echt klaar?)

Waar staat ROC Nijmegen?

© Arlande 2010

Bestuur

&

Beleid

Processen

&

Tooling

Mens

&

Organisatie

Portfolio in lijn met

beleid en strategie

Toetsingsprocessen

Regiegroepen

Volledige PPM+

PM+RM informatie

Directie betrokken

Organisatiebreed

PMO

Portfoliomanager(s)

PPM

Organisatiebreed

Focus op

projecten managen

Project management

methode

Projectenlijst

(spreadsheet)

PPM

Initiatieven

Projectmatig werken

Geen PPM awareness

Trainingen PM

Business Case sturing

Roadmapping

Scenario’s

PPM onderdeel van

Planning & Control

Portfolioanalyses

Trendgrafieken e.d.

PPM

In control

PPM eigendom top

Opdrachtgeverschap

verbonden met PPM

PPMO

Afdelingsniveau

Decibel gestuurd

Project criteria

Eerste versie PM

en PPM processen

Project- en

resource planning

PPM

Deeloplossingen

Secretariële onder-

steuning

Professionaliseren PM

Apr-10 2012

Procesmanagement

Matthé Drost

Procesmanagement

• Logisch geordende activiteiten gericht

op bereiken resultaten voor een klant

(belangrijkste is de student).

• Onderwijs & bedrijfsvoering werken

samen aan een betere organisatie

• Gericht op minder regels i.p.v. meer!

Onderwijsjaarkalender &

Bedrijfsvoeringsjaarkalender

ROC-(onderwijs)jaarkalender

Informatie

• Welke activiteiten?

• Waarom doen we het (wie is de klant)?

• Wie is proceseigenaar?

• Welke rollen (RACI/VERI)?

• Welke systemen en documenten?

• Inspectiekader? Waar opgeslagen?

• Relatie met kwaliteitszorg/PDCA-cyclus.

• Basis voor procesanalyse.

• Sturen op resultaten.

Aanpak procesanalyse

• Knelpunten in organisatie vaststellen

• Vaste werkwijze voor procesanalyse

• Onderwijs & bedrijfsvoering bepalen samen

de beste procesgang (doorbreken

hokjesgeest)

• KISS (SharePoint + MS Office)

Plek binnen organisatie geven

• Commitment van alle MT’s.

• Teammanagers zorgen voor commitment in hun

team.

• Betrekken van medewerkers bij voor hen relevante

processen.

• Werken vanuit 3 lijnen:

– Lijnorganisatie

– Processen

– Projecten

Samenhang ProjectPortfolioManagement

& ProcesManagement

• Streven: bij alle projecten een procesanalyse maken

• Geeft antwoord op:

– Samenbrengen onderwijs & bedrijfsvoering

– ROC krijgt grip op complexe veranderingen in onderwijs in

alle haarvaten van de organisatie

– Samenbrengen onderwijslijnorganisatie,

onderwijsontwikkeling middels projecten, kwaliteitszorg

– Commitment binnen de gehele organisatie

Dank voor jullie aandacht

? of !