portfolio selection and analytics using microsoft project

23
 Portf In uncert or mainta of  effecti organizat selection priorities availabilit projects t Aligning s structure consisten structure addition, firstserv Adopting following  Defin and h actio busin by de  Drive strat portf organ organ  Obje comp Priori finan for cr  Ident budg daun ROI. lio Sel in economic in budgets is ely identifyi ion’s busines techniques p and maximiz y. Together, o undertake, pending with  techniques tly evaluate process en ensures that d” basis. structured p : e and comm ighlevel stra able, measu ess strategy i partments th executive c gy and drivi lio. Executiv ization’s stra izations mor tively priorit eting project tizing project ial value, an eating a com ify the optim t cuts or wit ing task for dditional va ection times, many driving shar g, selecting, s strategy an rovide a han ing ROI—and they help pro but to forec  business str for defining, ach competi orces a ratio projects are rtfolio selec unicate the tegic objecti rable, and di n actionable roughout th nsensus aro g executive es from diffe tegic prioriti e effectively ize competi  requests co s by using a risk—provi mon currenc al portfolio h a wish list MOs to reco iables, such nd An  executives a er scrutiny o and deliveri  that maxim shake betw  resource uti  ject manage st when pro ategy can be prioritizing, ng initiative al rather th unded base tion process usiness stra es. Few of  t crete busine terms provid  organizatio nd business onsensus is rent function s. Overcomi ssess comp g projects fr ing in, it ca ariety of  val es a framew  with which nder varyin f  requests th mmend a po s interproj lytics re being ask f  discretiona g project po ize returno en value op ization, or u ment offices ects can be very subjecti nd commun hat contribu n emotional on business s and techni egy. Many o em, howeve ss drivers. D es a blueprin . driver priori ne of  the m al areas natu ng these disc ting initiativ om multiple quickly bec e measurem ork for asses to make com  budget and at exceeds t rtfolio that al ct dependen d to do mor ry spending, rtfolios that investment imization—t derstanding (PMOs) reco elivered. ve. It is mad icating busin tes to strate  approach to priorities ra ques helps o rganizations r, break dow fining and e t that can be ties. Objecti ost importan rally will hav repancies an es and select dimensions. me difficult ents—for ex sing request parisons. portfolio co e allocated ligns with bu cies and reg  with less. P and increase est align wit (ROI). Bestp hat is, alignm resource ca mmend not less so if  or ess imperativ ic priorities. decision ma her than on ganizations publish missi n their strate fectively co  understood ely prioritizi t steps in sel e different o d driving con the optimal With potenti to see the fo ample, strat  from multip nstraints. W udget, it ca siness strate latory requi essure to re s the import h an ractice portf ent with bus abilities and nly which anizations a es, and Adopting a ing, and in a “firstcome ccomplish t on statemen gy into municating and implem g the busin cting the inions  on th sensus help portfolio. ally hundred rest for the t gic value, le dimension en faced wi  become a y and maxim ements, can uce nce olio iness dopt , e ts the nted ss e s of  ees. s and h izes 

Upload: neil-bot

Post on 03-Jun-2018

220 views

Category:

Documents


0 download

TRANSCRIPT

Page 1: Portfolio Selection and Analytics Using Microsoft Project

8/12/2019 Portfolio Selection and Analytics Using Microsoft Project

http://slidepdf.com/reader/full/portfolio-selection-and-analytics-using-microsoft-project 1/22

 

Portf 

In uncert

or mainta

of  effecti

organizat

selection 

priorities 

availabilit

projects t

Aligning s

structure

consisten

structure

addition, 

first‐serv

Adopting 

following

  Defin

and h

actiobusin

by de

  Drive strat

portf 

organ

organ

  Obje

comp

Priori

finan

for cr

  Ident

budg

daun

ROI. 

lio Sel

in economic

in budgets is 

ely identifyi

ion’s busines

techniques p

and maximiz

y. Together, 

o undertake, 

pending with

 techniques 

tly evaluate 

process en

ensures that 

d” basis. 

structured p

e and comm

igh‐level stra

able, measu

ess strategy i

partments th

executive cgy and drivi

lio. Executiv

ization’s stra

izations mor

tively prioriteting project

tizing project

ial value, an

eating a com

ify the optimt cuts or wit

ing task for 

dditional va

ection 

times, many

driving shar

g, selecting, 

s strategy an

rovide a han

ing ROI—and

they help pro

but to forec

 business str

for defining, 

ach competi

orces a ratio

projects are 

rtfolio selec

unicate the tegic objecti

rable, and

 di

n actionable 

roughout th

nsensus arog executive 

es from diffe

tegic prioriti

e effectively 

ize competi

 requests co

s by

 using

 a 

risk—provi

mon currenc

al portfolio h a wish list 

MOs to reco

iables, such 

nd An

 executives a

er scrutiny o

and deliveri

 that maxim

shake betw

 resource uti 

 ject manage

st when pro

ategy can be 

prioritizing, 

ng initiative 

al rather th

unded base

tion process

usiness straes. Few of  t

crete busine

terms provid

 organizatio

nd businessonsensus is 

rent function

s. Overcomi

ssess comp

g projects fring in, it ca

ariety of 

 val

es a framew

 with which 

nder varyinf  requests th

mmend a po

s inter‐proj

lytics

re being ask

f  discretiona

g project po

ize return‐o

en value op

ization, or u

ment offices 

ects can be 

very subjecti

nd commun

hat contribu

n emotional 

on business

s and techni

egy. Many oem, howeve

ss drivers.

 D

es a blueprin

driver priorine of  the m

al areas natu

ng these disc

ting initiativ

om multiple quickly bec

e measurem

ork for asses

to make com

 budget andat exceeds t

rtfolio that al

ct dependen

d to do mor

ry spending, 

rtfolios that 

‐investment 

imization—t

derstanding 

(PMOs) reco

elivered. 

ve. It is mad

icating busin

tes to strate

 approach to 

priorities ra

ques helps o

rganizations 

r, break dow

fining and

 e

t that can be

ties. Objectiost importan

rally will hav

repancies an

es and select 

dimensions. me difficult 

ents—for ex

sing request

parisons. 

portfolio coe allocated 

ligns with bu

cies and reg

 with less. P

and increase

est align wit

(ROI). Best‐p

hat is, alignm

resource ca

mmend not 

less so if  or

ess imperativ

ic priorities. 

decision ma

her than on 

ganizations 

publish missi

n their strate

fectively co

 understood 

ely prioritizi

t steps in sel

e different o

d driving con

the optimal 

With potenti

to see the fo

ample, strat

 from multip

nstraints. Wudget, it ca

siness strate

latory requi

essure to re

s the import

h an 

ractice portf 

ent with bus

abilities and 

nly which 

anizations a

es, and 

Adopting a 

ing, and in 

a “first‐come

ccomplish t

on statemen

gy into 

municating 

and implem

g the busin

cting the 

inions on th

sensus help 

portfolio. 

ally hundred

rest for the t

gic value,

 

le dimension

en faced wi

 become a 

y and maxim

ements, can 

uce 

nce 

olio 

iness 

dopt 

ts 

the 

nted 

ss 

s of  

ees. 

s and 

izes 

Page 2: Portfolio Selection and Analytics Using Microsoft Project

8/12/2019 Portfolio Selection and Analytics Using Microsoft Project

http://slidepdf.com/reader/full/portfolio-selection-and-analytics-using-microsoft-project 2/22

 

furth

identi

  Effec

compproje

com

resul

  Maxi

the fi

resou

proje

for e

New port

between 

on alignm

Project S

  Objec

  Score

  Run 

Comp

Front

  Asseshoriz

  Run a

Project S

Project P

push dat

consisten

Project S

it even ea

rather th

the align

Portf Project S

select pro

r compound

fy the right p

ively comm

liance requir

ct portfolios. 

unicate trad

ing portfolio

ize resourcst half  of  th

rces in the s

cts based on 

ample—to 

olio selectio

alue optimi

ent with bus

rver 2010 h

tively define

 and assess c

hat‐if  analys

are and cont

ier modeling.

s capacity

 an

n. 

nd model he

rver 2010 in

rtfolio Serve

 between Pr

t Microsoft® 

rver 2010 in

sier to identi

n emotional

 

ent of  spen

lio Optirver 2010 in

 ject portfoli

 the problem

rojects for a

nicate tradeements

 are

 a

Being able t

eoffs to the 

e utilization. year, resulti

cond half  of  

resource ava

aximize reso

n and analyti

ation and re

iness strateg

lps organizat

 communica

ompeting re

is optimizati

rast portfoli

 

d adjust

 proj

adcount scen

orporates th

r 2007, elimi

 ject Portfoli

harePoint® u

uitively step

fy and select 

approach to

 

ing with str

mizatioludes a best 

s that best a

, making it c

 organizatio

offs. Budget,ll factors

 tha

 effectively i

xecutive tea

In an annual 

ng in an imm

the year. Usi

ilability and 

urce utilizati

cal capabiliti

ource utiliza

 and resour

ions do the f 

e, and priori

uests from 

n scenarios 

s and gain in

ect schedule

arios. 

e best‐in‐cla

nating the ne

 Server 200

ser interface

s PMOs thro

the right pro

portfolio sel

tegy by maxi

 and Cpractice–ba

lign with thei

allenging to 

to underta

 available re

 can

 potenti

dentify and b

m and enhan

planning cyc

ediate overa

ng capacity p

odel headc

n and to ide

s in Microso

tion to help 

e capability.

ollowing: 

tize business 

ultiple dime

under variou

sight throug

 to

 maximiz

ss portfolio 

ed for Proje

 and Micros

 across the s

gh embedd

 ject portfolio

ction and

 pr

mizing resou

pacity ed methodo

r business st

effectively m

e. ources, dep

ally affect

 th

reak these c

ce the poten

le, projects a

llocation of  r

lanning tech

unt scenari

ntify the opt

ft® Project Se

rganization

strategy. 

nsions. 

s budgetary 

advanced a

 resource

 ut

anagement 

t Server Gat

oft® Project S

lution. The i

d portfolio s

s. Project Se

ovides a stru

rce utilizatio

lanninglogy that hel

rategy. 

odel scenari

ndencies, pe

 overall

 valu

nstraints he

tial value gai

re sometime

esources and

niques, analy

s—hiring ver

imal release 

rver 2010 bu

 select proje

onstraints. 

nalysis such 

ilization acro

techniques o

way (which 

erver 2007), 

mproved an

election met

rver 2010 su

ctured proce

n. 

s organizati

s that will h

t projects, a

e of 

 selected

 lps PMOs 

ned from the

s front‐loade

 a surplus of  

sts can resch

sus outsourc

oadmap. 

ild a bridge 

t portfolios 

s Efficient 

s the

 planni

f  Microsoft® 

as required

and providin

lysis wizard i

odology, m

ports a ratio

ss for

 measu

ns identify a

 

lp 

d in 

edule 

ing, 

ased 

ffice 

to 

g a 

king 

nal 

ring 

nd 

Page 3: Portfolio Selection and Analytics Using Microsoft Project

8/12/2019 Portfolio Selection and Analytics Using Microsoft Project

http://slidepdf.com/reader/full/portfolio-selection-and-analytics-using-microsoft-project 3/22

 

In the foll

planning. 

  Busin

  Proje

  Portf 

  Capa

ClearlThe first 

and uniq

PMOs ca

organizat

select 

betoo broad

Using the 

defined b

it is easy 

  Drive

can b

  Depa

to im

freed

  Proje

contr

devel

indic

proje

the t

perfo

owing sectio

ess driver de

ct portfolio p

lio optimiza

ity Planning:

 Define tep in alignin

e business d

 facilitate a 

ion’s objecti

ween 

six 

an to be effect

Project Serv

y the executi

or PMOs to 

r name and etter commu

rtments. Beclement thro

om to

 associ

ct impact staibution of  ea

opment. Org

te the impac

ct impact sta

reshold of  e

rmance indic

ns, we walk t

inition and p

rioritization 

ion: cost con

 Resource co

nd Priorig spending 

rivers that cl

orkshop wit

es into actio

 

twelve 

busive, and mor

r 2010 Drive

ve team. Usi

ublish driver

escription. nicate the in

ause the solu

ughout the o

te specific

 s

tements. Ultch competin

anizations ca

t that compe

tements to e

ch impact ra

ators (KPIs) u

hrough four 

rioritization

straint analy

nstraint anal

tize Busiith business 

arly commu

h executives 

able terms. 

ess 

drivers. 

than twelve

r Library, PM

g the New B

s. The New 

y capturing 

ent of  each 

tion is flexibl

rganization. 

ts of 

 drivers

 

imately, orga

 initiative by 

n use the val

ting request

sure the obj

ting. Project 

sed to meas

ey phases o

sis and optim

sis and utiliz

ess Strastrategy is to

nicate the in

to define bu

A rough rule 

ewer 

than 

s results in dr

Os can capt

usiness Driv

usiness Driv

 name and d

river and re

e, organizati

t the same 

with multipl

nizations us

deriving a st

ues Extreme,

 have on on

ectivity of  th

impact state

re each busi

 portfolio op

ization 

ation 

egy define a set 

ent of  the or

iness driver

of  thumb is t

ix 

drivers 

usuiver overlap 

re and com

r form in Pr

r form capt

escription fo

uce ambigu

ons can have

ime, the sol

 departmen

 business dri

rategic value 

Strong, Mod

 or more bu

is assessmen

ments are de

ness driver.

timization an

of  actionabl

ganization’s 

and to trans

hat an organ

ally 

results 

ind redunda

unicate busi

 ject Server 2

res the follo

r each busin

ity. 

a single set 

tion gives or

ts. 

vers to asses

score during

erate, Low, 

iness drivers

t and to clea

rived from t

d capacity 

, measurabl

business stra

late the 

ization shoul

 

drivers 

that 

cy. 

ness drivers 

010 (see Fig

ing metada

ss driver, an

f  business d

ganizations t

s the strateg

 business cas

r None to 

. PMOs use 

ly communi

e key 

tegy. 

are 

re 1), 

ta: 

alysts 

ivers 

he 

ic 

ate 

Page 4: Portfolio Selection and Analytics Using Microsoft Project

8/12/2019 Portfolio Selection and Analytics Using Microsoft Project

http://slidepdf.com/reader/full/portfolio-selection-and-analytics-using-microsoft-project 4/22

 

Figure 1. Pr 

After defi

and impa

the Proje

value sco

oject  Server  201

ning busines

ct statement

t Strategic I

e—for comp

0 –  New  Busine

 drivers and 

s populate th

pact form t

eting reques

s Driver   form specifying de

e Project Str

 collect the i

ts. 

partmental 

tegic Impact

mpact rating

ssociations, 

form (see Fi

s to derive a 

the driver na

gure 2). The 

common cur

me, descripti

rganization 

rency—a str

 

on, 

uses 

tegic 

Page 5: Portfolio Selection and Analytics Using Microsoft Project

8/12/2019 Portfolio Selection and Analytics Using Microsoft Project

http://slidepdf.com/reader/full/portfolio-selection-and-analytics-using-microsoft-project 5/22

 

Figure 2. Pr 

When str

and to dri

Project S

business 

organizat

enterpris

Project S

prioritizin

driver pri

displayinthe right 

the impo

ambiguit

compare

to the ne

oject  Server  201

tegy has

 be

ve consensu

rver 2010 to

river to prio

ional hierarc

, but also pr

rver 2010 in

g, the busine

ritization pr

 

single 

busolumn (see 

tance of  eac

. For exampl

 to “Improv

t driver, the 

0 –  Project  Stran defined,

 t

 within the e

support a w

ritize strateg

y. For exam

ioritize busin

ludes a pair

ss drivers. Th

ocess. The d

iness 

driver 

iigure 3). Thi

h business dr

e, “Expand in

 product qu

analyst simp

egic Impact   for 

e next

 step

 i

xecutive tea

rkshop in w

. The organi

le, it can de

ess drivers in

ise compari

e Compare 

sign makes i

 

the 

left 

col intuitive vie

iver pairing a

to new mark

lity.” To step

ly clicks the 

n the

 proces

. PMOs can

ich executiv

zation can pr

ine a standa

dependently 

son techniqu

rivers table 

easy for the

mn, 

importaw ensures th

nd clearly re

ets and seg

 through the 

ext Driver b

 is

 to

 objecti

 use the new

es openly dis

ioritize busin

d set of  busi

 by line‐of ‐b

e for compar

uides execu

 team to co

nce 

ratings 

iat executive

iew driver d

ents” is mor

 pairwise co

utton. 

vely prioritiz

 driver priori

cuss the imp

ess drivers a

ness drivers 

siness (LOB) 

ing the impo

tives through

plete the as

 

the 

center, 

can frankly 

escriptions t

e or less imp

parison ass

 business

 dr

tization mod

ortance of  e

 any level in 

cross the 

or departme

rtance of, an

 the busines

essment by 

and 

the 

drivdiscuss and a

 mitigate 

rtant when 

ssment and 

ivers 

le in 

ch 

the 

nt. 

rs 

in 

ssess 

move 

Page 6: Portfolio Selection and Analytics Using Microsoft Project

8/12/2019 Portfolio Selection and Analytics Using Microsoft Project

http://slidepdf.com/reader/full/portfolio-selection-and-analytics-using-microsoft-project 6/22

 

Figure 3. Pr 

Using the 

score for 

relative i

scale to p

relative s

portfolio 

In additio

team’s re

indicates 

assessme

inconsist

might ind

  Drive

  Drive

  Drive

oject  Server  201

input from t

business driv

portance of  

roportionall

ore is a cruc

aligns with th

n, Project Se

sponses wer

inconsistenci

nt to improv

ncy can be i

ependently c

r 1 is AS IMP

r 1 is AS IMP

r 2 is MORE I

0 –  Compare Dr 

he pairwise c

ers (see Figu

each busine

 measure inv

ial step to be

e organizati

ver 2010 pro

 in

 the

 pair

es and sugge

 the consist

troduced du

ome to the f 

RTANT as D

RTANT as D

MPORTANT t

ivers table omparison a

e 4). The tea

s driver. In a

estment alig

ing able to a

n’s business 

vides a consi

ise assessm

sts that the 

ncy of  respo

ring the asse

llowing con

iver 2. 

iver 3. 

han Driver 3.

sessment, P

m can then 

ddition, a no

ment with s

curately me

strategy. 

stency ratio 

nt (see

 Figur

nalyst shoul

nses. The fol

ssment and r

lusions, whi

 

roject Server 

se the norm

rmalized sco

trategic prio

sure how cl

score that in

e 4).

 A

 score

 

work with t

lowing exam

esult in a lo

h considere

2010 derive

alized score t

e provides t

ities. Objecti

sely a resulti

icates how c

lower than

 7

he team to r

ple demonstr

 consistency

 collectively,

 a relative pr

o assess the 

e team with

vely deriving

ng project 

onsistent a 

5 percent

 

fine the pai

ates how 

ratio. The te

 are inconsis

 

iority 

this 

wise 

am 

tent: 

Page 7: Portfolio Selection and Analytics Using Microsoft Project

8/12/2019 Portfolio Selection and Analytics Using Microsoft Project

http://slidepdf.com/reader/full/portfolio-selection-and-analytics-using-microsoft-project 7/22

 

Figure 4. Pr 

The pair

However,

As menti

about the

organizat

discussio

importan

useful ap

executive

divergenc

focus on 

A BettAfter eng

next step

varying c

oject  Server  201

ise comparis

 Project Serv

ned earlier, 

organizatio

ions more ef 

 that occurs 

ce of  each bu

roach is to p

. The PMO c

e of  opinion 

he areas of  

r Experiaging the ex

s are to prior

st and resou

0 –  Business Dri 

on techniqu

er 2010 also 

executives fr

’s strategic p

ectively asse

when undert

siness driver 

rioritize busi

n then comp

ahead of  a d

iscrepancy d

nce witcutive team 

itize competi

rce constrain

ver  Priority  Scor 

 helps

 organ

ffers the fle

m various f 

riorities. Ove

ss competin

aking the pai

pairing, and 

ness drivers 

are and cont

iver prioritiz

uring the ses

 the Intto better und

ng requests 

ts. 

e and  Consisten

izations obje

xibility to ass

nctional are

rcoming this 

initiatives a

rwise compa

to drive cons

y using the 

rast driver p

tion worksh

sion to drive 

itive Anerstand and 

nd to select 

cy  Ratio ctively

 priori

ign manual p

as naturally 

discrepancy 

d compile t

rison is an ef 

ensus across

airwise tech

iorities for e

op, which w

consensus a

lysis Wizcommunicat

the optimal 

ize their

 busi

riorities to b

ill have diffe

and driving c

e optimal po

fective way t

 the executiv

nique indep

ach executiv

uld include 

ross the tea

ard 

e its strategi

ortfolio of  p

ness strateg

siness drive

rent opinion

onsensus he

rtfolio. The 

o debate the

e team. Ano

ndently with

, identify 

ll executives

priorities, t

rojects unde

 

s. 

lps 

pen 

her 

each 

, and 

Page 8: Portfolio Selection and Analytics Using Microsoft Project

8/12/2019 Portfolio Selection and Analytics Using Microsoft Project

http://slidepdf.com/reader/full/portfolio-selection-and-analytics-using-microsoft-project 8/22

 

Project S

portfolio 

move thr

Ribbon. 

Tanalysts c

An analys

offers the

include in

horizon f 

Figure 5. Pr 

The follo

constrain

rver 2010 in

selection me

ugh the ana

he 

simplicity 

an quickly d

t uses the N

 flexibility to 

the analysis;

r the capaci

oject  Server  201

ing sections 

t analysis, an

ludes an int

thodology (s

lysis steps by

and 

intuitivemonstrate v

w Portfolio 

run the anal

 and to speci

y planning a

0 –  New  Portfoli 

provide an o

d resource c

itive wizard 

e Figure 5). 

clicking the 

nature 

of  

thilue derived 

nalysis form 

sis at the en

fy the priorit

sessment. 

o  Analysis  form

verview of  t

nstraint anal

that guides a

sing the Ne

ext button, 

wizard 

redrom the sol

to define th

terprise level

ization criteri

e Project Se

ysis capabilit

nalysts thro

 Portfolio A

or by selecti

ces 

training 

tion. 

properties f 

 or by depar

ia, primary c

ver 2010 pr

ies. 

gh the Proje

nalysis wizar

g a sequenti

costs 

and 

en

or a new ana

ment; to filt

st constrain

 

 ject prioritiz

ct Server 201

, analysts si

al step in th

sures 

that 

lysis. The for

r projects to

s, and the ti

tion, cost 

ply 

Page 9: Portfolio Selection and Analytics Using Microsoft Project

8/12/2019 Portfolio Selection and Analytics Using Microsoft Project

http://slidepdf.com/reader/full/portfolio-selection-and-analytics-using-microsoft-project 9/22

 

ObjectWith pot

common 

Using Pro

(see Figur

custom fi

and Total 

compare 

After defi

impact o

Strategic 

business 

values—f 

Impact fo

analysts c

Figure 6. Pr 

ively Printially hund

scoring criter

 ject Server 2

e 5). An anal

elds that incl

Cost. The re

and contrast 

ning the Ne

 business dri

Impact matri

rivers (in co

or example, 

rm (included 

an make cha

oject  Server  201

ritize Coeds of  proje

ia is essentia

10, analysts 

st can choo

de other pri

ainder of  th

competing i

 Portfolio An

vers. In the R

x (see Figure 

lumns) defin

xtreme, Stro

in the busin

nges to the i

0 –  Project  Stra

peting ts competin

l to effectivel

can select th

e to prioritiz

oritization m

is section wi

vestments.

alysis proper

ibbon, click t

6). This heat 

d by the exe

ng, Moderat

ss case; see 

pact matrix

egic Impact  vie

Requests for the sam

y prioritizing

e prioritizati

e requests b

etrics—for e

l focus on de

ties, the nex

he Prioritize map shows 

cutive team. 

e, Low, or No

Figure 6). Be

 by selecting 

e limited bu

 and evaluati

n criteria th

sed on their 

ample, net 

riving a strat

 step is to pr

Projects but

ow competi

This matrix i

ne—capture

ause this an

the appropri

get and reso

ng investme

at will drive 

strategic val

resent value

egic value sc

ioritize proje

ton to displa

ng projects (i

s prepopulat

d in the Proj

alysis is cond

ate rating for

urces, formu

t requests.

ortfolio anal

e or to crea

 (NPV), ROI, 

re to effecti

cts based on 

the Project 

n rows) supp

d with the 

ct Strategic 

ucted offline

 each cell. 

lating 

ysis 

isk, 

vely 

their 

ort 

Page 10: Portfolio Selection and Analytics Using Microsoft Project

8/12/2019 Portfolio Selection and Analytics Using Microsoft Project

http://slidepdf.com/reader/full/portfolio-selection-and-analytics-using-microsoft-project 10/22

 

The prim

When clic

priority s

project w

provides 

interpret 

strategic 

section. 

Figure 7. Pr 

PortfoFor most 

managem

economic

becomes 

analysts 

ry purpose 

king the Rev

ore for com

ill deliver ba

 common cu

this score is 

alue of  the 

oject  Server  201

lio 

Optimorganization

ent often ex

 environmen

even more c

odel differe

f  the matrix 

iew Prioritieeting projec

ed on its con

rrency for co

hat completi

ortfolio. The

0 –  Review  Prio

ization 

a, scarcity is a

ceeds the or

t, the import

itical. Projec

nt scenarios 

is to derive a 

button, Proj

s (see Figure

tribution to 

mparing diff 

ng all project

 importance 

ities view  

nd 

Cost 

reality, and 

anization’s b

ance of  reco

t Server 2010

o identify th

priority scor

ect Server 2

 7). The scor

rioritized bu

rent types o

s in the port

of  this persp

onstrainthe number 

udget and re

mending a

 includes a p

e optimal pr

 for compet

10 automati

 measures t

siness driver

f  projects. A

olio would d

ctive will be

Analysif  project re

source const

d selecting t

ortfolio opti

 ject portfoli

ing requests. 

cally derives 

he strategic 

s. The strate

other impor

eliver 100 pe

come eviden

 

uests receiv

raints. In an 

he right proj

ization engi

 under vario

a normalized

alue that ea

ic value scor

tant way to 

rcent of  the 

t in the follo

d by 

npredictabl

cts to under

ne that helps

us constrain

 

ing 

take 

s. 

Page 11: Portfolio Selection and Analytics Using Microsoft Project

8/12/2019 Portfolio Selection and Analytics Using Microsoft Project

http://slidepdf.com/reader/full/portfolio-selection-and-analytics-using-microsoft-project 11/22

 

After suc

analyst m

8). This p

practices 

and busin

committe

charts ar

analyst c

additiona

Figure 8. Pr 

When co

be used i

priority o

projects i

organizat

baseline 

subseque

essfully prio

oves forwar

werful what

to 

help 

execess constrai

es with a sin

 embedded i

n configure 

l clarity. 

oject  Server  201

figuring a n

 the scenari

der (based o

 the portfoli

ion can gain 

cenario is pl

nt scenarios 

itizing comp

 in the portf 

‐if  analysis to

tives 

quicklyts. In Project

le decision‐

n the Cost C

iews that in

0 –  Cost  Constr 

w portfolio a

. The Cost C

n their strat

o. Project Se

00 percent 

tted on the 

(see Figure 9

ting project 

lio selection

ol uses soph

 

determine 

t Server 2010 

aking porta

nstraint Ana

lude custom 

int   Analysis vienalysis, the 

nstraint An

gic value), a

ver 2010 au

f  the portfol

fficient Fron

requests as 

wizard to th

isticated opti

optimal 

pthe Cost Con

l. For exampl

lysis view to 

fields—type,

 nalyst is req

lysis view di

d indicates t

omatically c

io value if  it f 

tier chart an

utlined in th

e Cost Const

mization alg

oject 

portfolstraint Anal

e, Efficient F

provide valu

 phase, risk, 

ired to spec

plays compe

he total cost 

eates a base

unds every p

d used as a b

e preceding 

aint Analysis

rithms and 

io 

under 

vasis view pro

ontier and S

ble insight. I

and so on—t

ify a primary 

ting project 

estimate to 

line scenario 

roject on the

enchmark to 

ection, the 

view (see Fi

mbedded b

riety 

of  

budides steerin

rategic Align

n addition, t

o provide 

cost constrai

equests in 

omplete all 

that shows t

ir wish list. T

compare all 

ure 

st 

et 

ment 

nt to 

he 

his 

Page 12: Portfolio Selection and Analytics Using Microsoft Project

8/12/2019 Portfolio Selection and Analytics Using Microsoft Project

http://slidepdf.com/reader/full/portfolio-selection-and-analytics-using-microsoft-project 12/22

 

Figure 9. Pr 

The Effici

under var

example, 

represen

represen

million b

y‐axis). 

Organizat

1.  To iindic

2.  To bsele

In reality, 

investme

and work 

oject  Server  201

nt Frontier 

ious constrai

strategic val

s a different 

s the most b

dget (the x‐

ions can use 

entify the pates

 

that 

yoenchmark thted portfoli

because of  c

ts, most por

toward rem

0 –  Efficient  Fro

elps analyst

nt threshold

e—and cost 

bundle of  pr

ang for the b

xis) it can ac

the Efficient 

int of  dimin

 

are 

paying 

e selected p in relation t

onstraints lik

tfolios are su

ving these c

tier  chart  identify the 

. The

 Efficie

on the x‐axis

 jects from t

ck, or highe

ieve approx

Frontier char

ishing returnore

 

to 

achirtfolio agai the line tha

e interdepen

boptimal an

nstraints to 

project port

t Frontier

 ch

 (see Figure 

e proposed 

st ROI. For e

imately 79 p

t in two way

. Find the po

ve 

dispropst the Efficiet represents 

dencies, proj

 fall below t

move closer 

olio that will 

art includes

 

). Each poin

portfolio. Th

ample, Figur

rcent of  the 

int where th

ortionately 

lnt Frontier. the Efficient 

ect alternati

e Efficient F

to the Efficie

 deliver the 

alue criteria

 

on the Effici

 Efficient Fr

e 9 shows th

portfolio’s st

 curve begin

wer 

amountompare the 

Frontier. 

es, and man

rontier. Anal

nt Frontier. 

aximum val

on the

 y‐axi

ent Frontier 

ntier line 

t for a $10 

rategic value

s to flatten, 

of  

strategic 

position of  t

datory 

sts can iden

 

—for 

line 

(the 

hich 

alue. 

he 

tify 

Page 13: Portfolio Selection and Analytics Using Microsoft Project

8/12/2019 Portfolio Selection and Analytics Using Microsoft Project

http://slidepdf.com/reader/full/portfolio-selection-and-analytics-using-microsoft-project 13/22

 

Next, the 

recomme

maximize

project 

dgroup, an

analyst c

scenario 

Figure 10. PUsing Pro

further re

Out optio

automati

portfolio 

who wan

enhanced

why a pro

analyst simp

nds the opti

s the value g

pendencies. 

d initiatives t

n immediate

gainst the E

roject  Server  20

 ject Server 2

fining cost c

ns help ensu

ally include

if  they repre

s to see the

 in Project S

 ject is being 

ly enters a co

al project p

ined from t

The 

recommhat were exc

ly see how m

ficient Fronti

10 –  Selected  Pr 

10 what‐if  a

nstraints or 

re that analy

 in or exclud

ent complia

 undertaken

rver 2010 so

included in o

st constraint

rtfolio. The 

e portfolio u

ended 

portf luded are list

uch value th

er. 

ojects and  Unse

nalysis capab

by forcing pr

ts can overri

d from the 

ce initiatives

 (“pet” proje

 that analyst

r excluded fr

, clicks the R

ophisticated

nder the indi

lio 

of  

projeced in the Un

e selected po

lected  Projects

ilities, analy

 jects in or o

de the algori

ortfolio. Pro

 or are even 

cts). Force In

 can select a

om the proje

calculate bu

 Project Serv

cated cost c

ts 

is 

displayeselected Proj

rtfolio will d

ts can easily 

ut of  the por

thm and spe

ect requests

projects spo

 and Force O

 descriptive 

ct portfolio (

tton, and Pr

er 2010 opti

nstraint, an

in 

the 

Selecects group (s

eliver and vis

model differ

tfolio. The Fo

ify projects 

are often “f 

sored by a s

ut options h

alue to bett

see Figure 11

 ject Server 2

ization algo

 considers in

ted 

Projects 

ee Figure 10)

ually assess t

ent scenario

rce In and Fo

hat should b

rced into” a 

pecific execu

ve been 

r communic

). 

010 

rithm 

ter‐

. The 

he 

by 

rce 

tive 

te 

Page 14: Portfolio Selection and Analytics Using Microsoft Project

8/12/2019 Portfolio Selection and Analytics Using Microsoft Project

http://slidepdf.com/reader/full/portfolio-selection-and-analytics-using-microsoft-project 14/22

 

Figure 11. PAnalysts 

saved sce

displays a

were incl

the overa

Figure 12. PThe Strat

organizat

Executive

investme

concern, 

prioritize

and priori

roject  Server  20

an save cost 

narios can b

ll saved scen

ded or exclu

ll portfolio v

roject  Server  20

gic Alignme

ions dynamic

s can quickly 

t in a select

o that execu

 business dr

tizing busine

10 –  Force In an

constraint a

 assessed in 

arios side by 

ded, and to 

lue, and the 

10 –  Compare Pt chart (see 

ally assess

 h

visualize the 

d project po

tives can ass

ivers. This as

ss drivers. 

d  Force Out  opt 

alyses to pr

the Compare

side, so it is 

eview key m

cost constrai

ortfolio Selectio

Figure 13) in

w well

 the

 s

correlation 

rtfolio. The S

ess whether 

essment wo

ons vide an audi

 Portfolio Sel

asy to comp

etrics—for e

nt applied (s

n Scenarios vieluded in the 

lected portf 

etween busi

trategic Alig

they are ove

uld be almos

table record 

ection Scena

are and cont

ample, the 

e Figure 12)

 Cost Constra

olio aligns

 wi

ness driver p

ment chart 

investing or 

t impossible 

of  all portfoli

rios view. Th

rast, to see 

umber of  pr

int Analysis 

th business

 s

riorities and 

ighlights pot

underinvesti

ithout obje

o scenarios. 

is intuitive vi

hich project

 jects select

 

iew helps 

trategy. 

the organizat

ential areas 

g in each of  

tively defini

 

he 

ew 

d, 

ion’s 

f  

the 

Page 15: Portfolio Selection and Analytics Using Microsoft Project

8/12/2019 Portfolio Selection and Analytics Using Microsoft Project

http://slidepdf.com/reader/full/portfolio-selection-and-analytics-using-microsoft-project 15/22

 

Figure 13. PAfter ide

2010, an

workflow

resource 

MaxiLeading p

by cost c

Selecting 

organizat

Availabili

common 

projects 

resources

Performi

maximize

Project S

that work

utilizatio

deficits a

roject  Server  20

tifying the o

lysts can eit

—for exampl

constraint an

ize Resoortfolio man

nstraint anal

project portf 

ion has the ri

y and utiliza

problem tha

re front‐load

 in the first h

g capacity pl

 resource uti

rver 2010 in

s in conjunct

. The power

 the skill lev

10 –  Strategic  Aptimal projec

er commit t

e, the progre

alysis. 

rce Utiliagement solu

ysis—and re

olios based o

ght mix of  re

ion of  resour

 many organ

ed on the pl

alf  of  the yea

anning analy

lization acros

ludes a new 

ion with cost

ul resource‐

l—for exam

lignment  chart 

t portfolio, u

 the scenari

ss of  all sele

zation witions provid

ource utiliza

n ROI or valu

sources or a

ces has a dir

izations face 

nning horizo

r and under

sis can help 

s the entire 

capacity pla

 constraint a

entric analys

le, the statu

 

sing the tool

, which auto

ted projects 

th Capac a handshak

tion—deter

e optimizati

ailable resou

ct effect on 

during an an

n. This can p

tilization of  

MOs proacti

lanning peri

ning feature

alysis to con

is helps PM

 of  all generi

 and techniq

matically up

in the life cy

ity Planne between v

ined by res

n only does 

rces to actu

how and wh

nual plannin

otentially res

esources in 

vely assess d

d. 

for conducti

nect value o

s identify th

c resources. 

ues provided

ates the go

le—or move

ing lue optimiza

urce constra

not guarante

lly deliver pr

en work is co

 cycle is that

ult in overall

he second h

emand versu

ng resource 

ptimization 

organizatio

This helps th

 by Project S

ernance 

forward wit

tion—deter

int analysis. 

e that the 

ojects as pla

mpleted. A 

prospective 

ocation of  

lf  of  the yea

s supply and 

onstraint an

ith resource 

’s surplus a

e organizatio

 

erver 

ined 

ned. 

r. 

alysis 

Page 16: Portfolio Selection and Analytics Using Microsoft Project

8/12/2019 Portfolio Selection and Analytics Using Microsoft Project

http://slidepdf.com/reader/full/portfolio-selection-and-analytics-using-microsoft-project 16/22

 

schedule 

organizat

After suc

budget, t

button (s

forward t

priority o

resources

grouping 

displayed

Figure 14. PTo avoid 

resources

compare 

horizon (

shows ge

resource 

projects to b

ion can effec

essfully iden

e analyst m

e Figure 14)

o the next st

der and use

, the system 

of  selected p

 in a Not sele

roject  Server  20

ront‐loading 

in the secon

supply and d

ee Figure 15

eric resourc

requirement

etter utilize a

tively staff, e

tifying the pr

ves forward 

. The project

p in the por

 a Gantt cha

dynamically 

rojects. Proje

cted section 

10 –  Resource C 

the schedule

d period, an

emand data 

). The Requir

e availability 

(at the skill 

vailable reso

ecute, and r

oject portfoli

in the portfo

 selected in 

folio selectio

t to visually 

etermines 

cts that cann

of  the projec

onstraint   Analy 

 in the first h

lysts can use

nd to better

ments Detai

by skill for th

level) for eac

urces, and to

ealize value f 

o that delive

lio selection 

he cost cons

n analysis. T

epict their p

hich project

ot be fully st

t list. 

is view  alf  of  the ye

 the Require

visualize the

ls view is bro

e selected pl

h project incl

 model head

rom the sele

rs the maxim

wizard by cli

traint analysi

e intuitive v

roposed star

s can be fully 

affed becaus

r and subse

ments Detail

 resource co

ken into two

anning horiz

uded in the 

count scenar

cted portfoli

um value for

king the An

is are autom

iew displays 

t dates. Base

 staffed and 

e of  a resour

uent underu

s view in Proj

tours across

 sections: th

n; the botto

nalysis. The 

ios to ensure

the availabl

lyze Resourtically carrie

he projects i

d on availabl

isplays the

ce shortfall a

tilization of  

ect Server 2

 the plannin

 top section 

m section di

resource 

the 

es 

in a 

re 

10 to 

plays 

Page 17: Portfolio Selection and Analytics Using Microsoft Project

8/12/2019 Portfolio Selection and Analytics Using Microsoft Project

http://slidepdf.com/reader/full/portfolio-selection-and-analytics-using-microsoft-project 17/22

 

requirem

view. The

be fully st

for 

the 

prcannot b

Figure 15. PSelect th

shows ti

This featu

resource 

determin

based on 

organizat

on the pl

 

ents entered 

projects are 

affed based 

ojects 

that 

a fully staffed

roject  Server  20

 Highlight De periods fo

re helps ana

overutilizatio

 that the re

an example 

ion could mo

nning horizo

during the b

again displa

n resource 

not 

selecte. 

10 –  Requireme

ficit check b

r which there

ysts assess r

n and under

ources are u

rganization 

re fully utiliz

n (see Figure

siness case 

ed in groups 

vailability. A

with 

the 

o

nts Details view 

ox in the righ

 are not eno

source avail

tilization. In 

nderutilized i

hat operate

 resources b

 16). 

evelopment

of  selected  a

nalysts can si

erall 

resour

t corner of  t

gh resource

ability over t

the followin

n the second

 on a fiscal y

y moving so

 phase are a

nd not  selec

mply compa

availabilit

e Resource 

s to complet

e entire pla

 example, th

 half  of  the y

ear of  July to 

e of  the uns

tomatically i

ed  to denote

e the resour

 

to 

see 

why 

t

vailability p

 all of  the pr

ning period 

e analyst can

ear (note tha

 June) and th

elected proj

ncluded in t

 whether th

ce requirem

he 

initiatives

ne, the view

oposed proj

to quickly id

 quickly 

t Figure 15 i

erefore the 

cts to start l

 

is 

y can 

nts 

cts. 

ntify 

ter 

Page 18: Portfolio Selection and Analytics Using Microsoft Project

8/12/2019 Portfolio Selection and Analytics Using Microsoft Project

http://slidepdf.com/reader/full/portfolio-selection-and-analytics-using-microsoft-project 18/22

 

Figure 16. PWith an u

planning 

unselecte

Project S

be fully st

in the

 gro

B cannot 

schedule 

roject  Server  20

nderstandin

orizon by sp

d projects (s

rver 2010 au

affed based 

up of 

 selecte

start until Pr

helps analyst

10 –  Requireme

 of  the reso

ecifying a ne

e Figure 17),

tomatically 

n their new 

d projects.

 T

 ject A is co

s maximize r

nts Details view  rce availabili

w start date i

 and then by

oves the pr

start dates. I

e system

 m

pleted—and

source utiliz

with the Highli 

ty contours, 

n the Projec

 clicking the 

 jects in the 

they can be 

intains sche

 business de

ation across 

ht  Deficit  chec

analysts can 

Server 2010

ecalculate 

chedule and

 fully staffed,

uling depen

endencies. 

the organiza

 box  selected  easily move 

Gantt Chart 

utton on the

 then determ

 the projects

dencies—for 

oving proje

tion. 

rojects on t

view for 

Analysis tab

ines if  they c

 will be displ

example, Pr

cts within th

 

an 

yed 

 ject 

Page 19: Portfolio Selection and Analytics Using Microsoft Project

8/12/2019 Portfolio Selection and Analytics Using Microsoft Project

http://slidepdf.com/reader/full/portfolio-selection-and-analytics-using-microsoft-project 19/22

 

Figure 17. PAs in the 

the analy

ahead of  

After ide

analysts c

time equi

pane (see

Figure 18. PProject S

specified 

analyst c

moved in

roject  Server  20

cost constrai

is. This is es

higher‐value 

tifying an op

an run head 

valent (FTE) 

Figure 18),

 

roject  Server  20

rver 2010 au

by the analy

n immediate

to the Select

10 –  Modeling ct analysis, a

ecially usefu

discretionar

timal release

count scenar

alue or a mo

nd then

 click

10 –  Metrics tatomatically r

t, to fully sta

ly assess the 

d group. By 

hanges to  proje

alysts can o

l to ensure t

 projects. 

schedule fo

ios to staff  th

netary value

 the

 Recalcul

le ecommends 

ff  as many of 

impact of  th

running the 

ct  start  dates erride the al

at lower‐val

 the project 

e remaining 

—for exampl

ate button

 t

 

the appropri

 the remaini

 increased h

ired Resour

lgorithm and 

ue complian

portfolio bas

unselected p

e, two peopl

 run

 the

 sce

ate skills to b

g unselecte

ead count b

es Report (s

force projec

e projects ar

ed on resour

rojects. Simp

e or $200,00

nario.

e hired, up t

 projects as 

seeing whic

ee Figure 19)

 

s into and o

e fully resou

e availabilit

ly enter a ful

0—in the Me

 the value 

ossible. The

h projects w

, the analyst 

t of  

ced 

l‐

trics 

re 

can 

Page 20: Portfolio Selection and Analytics Using Microsoft Project

8/12/2019 Portfolio Selection and Analytics Using Microsoft Project

http://slidepdf.com/reader/full/portfolio-selection-and-analytics-using-microsoft-project 20/22

 

quickly d

the total 

Figure 19. PThe

 head

 

whether 

and to sel

Analysts 

record of  

Compare 

side, so it 

review ke

the portf 

phase in 

termine the 

ost of  each 

roject  Server  20

count model

o hire additi

ect an appro

an quickly a

all portfolio 

Project Selec

is easy to co

y metrics su

lio selection

he workflow

skills that ne

esource. 

10 –  Resource C 

ing feature

 i

nal full‐time

priate cost r

d easily save

cenarios. Th

tion view. Th

mpare and c

h as the num

, the analyst 

ed to be hire

onstraint   Analy 

 Project

 Ser

 employees (

te. 

the analyse

e saved scen

is intuitive vi

ntrast, to se

ber of  proje

imply clicks 

d for each of  

is Hired  Resour 

er 2010

 pro

internal reso

 they have c

rios can be 

ew (see Figu

e which proj

ts selected, 

the Commit 

the projects,

ces Report  ides

 analyst

urces) or con

nducted, w

isually asses

re 20) displa

cts were inc

heir value, a

utton to mo

 the required

 with

 the

 fle

tract staff  (e

ich become 

sed in the Pr

s all saved sc

luded or excl

nd their cost.

ve the proje

 start date, a

ibility to

 spe

xternal resou

an auditable 

 ject Server 

enarios side 

uded, and to 

After finalizi

ts to the ne

 

nd 

cify 

rces), 

010 

by 

ng 

Page 21: Portfolio Selection and Analytics Using Microsoft Project

8/12/2019 Portfolio Selection and Analytics Using Microsoft Project

http://slidepdf.com/reader/full/portfolio-selection-and-analytics-using-microsoft-project 21/22

 

Figure 20. P 

roject  Server  2010 –  Compare Project  Selection view  

Page 22: Portfolio Selection and Analytics Using Microsoft Project

8/12/2019 Portfolio Selection and Analytics Using Microsoft Project

http://slidepdf.com/reader/full/portfolio-selection-and-analytics-using-microsoft-project 22/22

 

AddiFor expan

2010 and

 

To learn 

links: 

Produc

MSDN Pr

Project 2

Project T

Interac

Project 2

Enterpris

Project D

Microsoft

Project 

Downloa

Hosted Vi

IT Prof 

Project S

SharePoi

Project A

Develo

Project 

SharePoi

Program

Additio

Project 2

ional Rded help, st

the Microso

ore about P

 informati

 ject 2010 B

10 Blog 

am Blog 

ive conte

10 Video Sh

 Project Ma

veloper Cen

 Office Proje

Professio

 

rtual Lab

 

ssional rel

rver 

ministration

er relate

ability blog 

nal questi

10 

esourcp‐by‐step gu

t EPM

 Soluti

roject 2010 a

on 

ta 

t ‐Videos

wcase 

agement Mi

ter 

t TechNet 

al 2010 a

lated  – Te

 Blog 

‐ Develo

ns? Proje

s ides, and vid

n, visit

 Micr

nd the Micro

 &

 Session

crosoft Even

d Project 

h Center 

er center

ct 2010 Fo

eo training o

osoft Project

soft EPM Sol

s &

 Webc

Server 20

t TechNe

 at MSDN 

rums! 

n how to get 

ution, refer t

ast 

10 Demo I

 

the most of  

o the followi

mage: 

roject Serve

ng list of  rela

ted