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Política Gestionar la seguridad de las sedes

Oficina Administrativa y Logística



Contenido 1. Objetivo ...................................................................................................................... 3

2. Alcance ...................................................................................................................... 3

3. Aspectos generales .................................................................................................... 3

4.1 Interacción con personal de seguridad .................................................................... 3

4.2 Sana convivencia de las personas .......................................................................... 3

4.3 Atención a servicios de seguridad ........................................................................... 3

4.4 Seguridad de bienes y personas de Emtelco .......................................................... 3

4. Controles de acceso .................................................................................................. 3

5. Controles de salida de bienes o elementos ................................................................ 5

6. Custodia y cuidado de bienes dentro de las instalaciones .......................................... 6

7. Controles de seguridad adicionales ........................................................................... 7

8. Uso de detector de metales ....................................................................................... 8

9. Prohibiciones ............................................................................................................. 9

10. Excepciones .......................................................................................................... 10

11. Solicitudes y reportes a sala de seguridad ............................................................ 11

12. Ficha por tipo de requerimiento y ANS .................................................................. 12

13. Vigencia ................................................................................................................ 16



1. Objetivo Definir y dar conocer lineamientos claros en cuanto a procedimientos definidos para la seguridad de las sedes.

2. Alcance La política de seguridad, da alcance a los colaboradores, visitantes y contratistas, en cada una de las diferentes sedes de emtelco.

3. Aspectos generales

4.1 Interacción con personal de seguridad 4.2 Sana convivencia de las personas

4.3 Atención a servicios de seguridad

4.4 Seguridad de bienes y personas de Emtelco

4. Controles de acceso Toda persona que ingrese a la Organización debe hacer uso del carné que lo acredite como colaborador o visitante, el cual deberá portar en un lugar visible. Este le permitirá acceder a las áreas protegidas por el control de acceso según su perfil. Toda persona que ingrese a las instalaciones de las sedes de Emtelco debe permitir la revisión de bolsos, paquetes, maletines y similares, presentándolos abiertos a las personas de vigilancia para facilitar esta actividad. Así mismo, se debe permitir la inspección de los vehículos que ingresen a la zona de parqueadero (Si aplica). De presentarse fallas en el sistema de proximidad, el colaborador debe informar inmediatamente a través del aplicativo Seus, opción Asignación, revisión o entrega de arjetas de acceso.

5.1 Control de acceso: colaboradores

La asignación de niveles de acceso se hará según reporte del proceso de carnetización, a las tarjetas de proximidad asignadas al personal vinculado o por solicitud de Jefes de áreas de acceso restringido.

El carné es de uso personal e intransferible.



Cuando un Creador de Experiencia o personal de la operación no tenga su carné al momento de ingresar a la Organización, debe informar al Supervisor o Jefe inmediato para que este autorice el ingreso; cuando se trate de personal administrativo será atendido como visitante y deberá registrarse en el Formato control de acceso físico.

Entre las 11:00 pm. y las 5:00 am. el acceso a las sedes es limitado, por lo tanto sólo deberán ingresar quienes tengan turno para esta jornada.

Cuando un colaborador o contratista se encuentre en situación de discapacidad temporal o permanente que le impida ingresar por las escaleras, podrá usar el ascensor previa presentación escrita de la recomendación médica. Aplica para la sede Olaya.

5.2 Control de acceso: Visitantes (clientes, contratistas u otros)

El horario para atención de visitantes debe estar alineado con los del personal administrativo, es decir en sede Olaya de Lunes a Jueves de 7:30 Am a 6:00 pm. y los viernes de 7:00 Am a 2:15 pm. En las demás sedes, según aplique. El ingreso o permanencia en horarios no habituales (extraordinarios) deberá contar con la autorización expresa del Supervisor del Contrato (para contratistas y clientes) y estará bajo su responsabilidad.

Para el ingreso de visitantes (contratistas) a las instalaciones, se debe presentar el soporte de pago de la seguridad social (EPS, ARL, PENSION) en las porterías de vigilancia. Para contratistas con visitas frecuentes, el Supervisor del Contrato podrá enviar los soportes a través de correo electrónico a [email protected]

El colaborador a cargo del visitante (cliente, contratista u otro), realizará la solicitud de ingreso a través del aplicativo SIGA con la información requerida y con la anticipación debida para evitar contratiempos y esperas en la portería por parte del visitante, de lo contrario no será posible tramitar el ingreso.

Para el ingreso de visitantes a las instalaciones se debe dejar un documento (diferente a cédula, tarjeta débito o crédito), en las porterías de vigilancia donde se confirmará la autorización de ingreso, se registrará en el aplicativo SIGA y se entregará la escarapela para su ingreso, la cual debe ser devuelta al momento de su salida. Nota: Podrá identificarse presentando copia de la denuncia de pérdida de documento de identidad. En caso de no portar ningún documento de identificación y sea indispensable el ingreso de esta persona (reunión o mantenimiento), la persona responsable de la visita deberá desplazarse hasta la portería y hacerse

mailto:[email protected]



responsable de la tarjeta del visitante dejando registro en el Formato control de acceso físico.

Los visitantes serán recibidos y anunciados por la recepción y se solicitará la presencia en la recepción del colaborador, supervisor o un delegado quien se encargue de acompañarlo al sitio al que se dirige o lugar de atención, y acompañarlos a la salida cuando finalice la visita.

Durante la estadía, el visitante deberá ser acompañado por el colaborador solicitante, quien se hará responsable del cumplimiento de las normas, la conducta y la disciplina de sus visitantes, mientras permanezcan dentro de las instalaciones de las sedes de la compañía.

El ingreso y salida para los contratistas que prestan servicio de mantenimiento en las instalaciones de Emtelco, sólo está permitida previa autorización del responsable del mantenimiento de la sede, cumpliendo con los controles establecidos y portando en un lugar visible el carné que los identifique.

En caso de pérdida del carné de visitante, el costo de reposición será asumido por quien autorizó el ingreso a través del aplicativo SIGA, para lo cual tendrá 2 días o podrá autorizar el descuento por nómina.

5.3 Control de acceso: áreas restringidas

Todos los sitios donde se encuentren sistemas de procesamiento informático, de almacenamiento o de acceso restringido deben ser protegidos evitando accesos no autorizados, utilizando tecnologías de autenticación, monitoreo y registro de entradas y salidas.

Los niveles de acceso que requieran los colaboradores y contratistas para ingresar a los cuartos de telecomunicaciones y de datos, centro de administración documental, bodega áreas restringidas y protegidas con lectora de proximidad, deben ser autorizados directamente por el jefe responsable del área protegida con estos dispositivos.

5. Controles de salida de bienes o elementos

Se debe controlar mediante el formato Autorización retiro de elementos, la salida de herramientas, equipos informáticos y demás elementos que sean considerados activos de la Organización. El personal de vigilancia verificará que el formato se encuentre debidamente diligenciado y firmado por los colaboradores autorizados y que corresponda con los elementos a retirar.



El control de la salida de elementos se realiza según los horarios del personal administrativo.(firmas autorizadas) en cada una de las sedes. Ver excepción para necesidades en horarios diferentes

Equipos portátiles asignados por Emtelco: Los colaboradores que tengan a cargo equipos portátiles y tabletas propiedad de Emtelco, deberán presentar para verificación del personal de seguridad a su ingreso o salida, la placa asignada en el equipo y en el carné corporativo.

Equipos portátiles personales: Los visitantes, colaboradores y contratistas que ingresen o retiren de las instalaciones de las sedes de Emtelco equipos informáticos, electrónicos, y digitales de su propiedad, tales como: portátiles, cámaras fotográficas y tabletas, deberán reportarlos ante el personal de seguridad, para su registro en el formato Control ingreso de portátiles, equipos y herramientas; estos equipos estarán bajo la responsabilidad y custodia de cada uno de ellos.

6. Custodia y cuidado de bienes dentro de las instalaciones

Es responsabilidad de cada colaborador el manejo de la llave original de su oficina, escritorio o espacio bajo su responsabilidad. Cualquier daño o pérdida de las mismas será asumida por el colaborador, así como el costo de reposición. En todo caso, debe reportar a través del aplicativo SeUs – Reporte de incidente corporativo, para que se evalúe el riesgo y se tomen medidas preventivas.

El responsable de la seguridad de cada sede o el responsable de la bodega de Instalaciones y Reparaciones (si aplica), será quien administre las copias de las llaves de cada oficina o espacio cerrado con chapa. En todo caso, la finalidad será custodiar la copia únicamente como contingencia. Nota: Los responsables de la seguridad están definidos así 1. Sedes administradas por Emtelco: Analista de Seguridad 2. Sedes administradas por terceros: Proveedor

Para la apertura con las llaves de contingencia, se debe realizar una solicitud por parte del colaborador responsable, a través del aplicativo SeUs>apertura de oficina, salas con copia de seguridad. El personal de seguridad se desplazará para realizar la apertura siempre y cuando no afecte las condiciones de seguridad o actividades que se estén realizando en ese momento.

Las oficinas y gavetas de los escritorios deben permanecer cerrados con llaves y ningún elemento personal y/o de la empresa debe quedar sin la debida protección; las gavetas existentes en los puestos de trabajo y oficinas no están diseñados con



la seguridad adecuada para proteger elementos de valor como dinero, tarjetas débito y/o crédito, joyas, entre otros bienes. Emtelco no se responsabilizará por los elementos personales de colaboradores, contratistas y visitantes que sean hurtados dentro de las instalaciones de la Organización.

El uso de la guaya de seguridad es de obligatorio cumplimiento con el fin de asegurar el equipo portátil a cargo; por lo tanto, en ausencia temporal o al terminar la jornada laboral deberá usarse dicho sistema. Aquellos equipos que se encuentren en los puestos de trabajo sin ninguna medida de seguridad, serán tomados en custodia por el personal de vigilancia.

Los morrales, bolsos y otros elementos personales no pueden estar en los puestos de trabajo, para ello debe hacerse uso los lockers que Emtelco pone a disposición de sus colaboradores asignados a cada puesto de trabajo.

El locker debe dejarse disponible en cada turno, de lo contrario el Supervisor de turno o Jefe inmediato podrá solicita la apertura del mismo, a través de requerimiento en el aplicativo SeUs. El personal de seguridad realizará la apertura según instrucciones para realizar apertura de locker. Ver anexo Protocolo de atención de requerimientos de seguridad de las sedes.

Los elementos dejados en custodia en sala de seguridad serán almacenados durante 30 días calendario, contados a partir de la fecha de almacenamiento. De recibirse solicitud de entrega de los elementos por parte de algún colaborador, se procederá según instrucciones para realizar devolución de elementos encontrados (Ver anexo Protocolo de atención de requerimientos de seguridad de las sedes), de lo contrario se procederá con su eliminación.

Al momento de presentarse una pérdida de elementos en alguna de las sedes de Emtelco, se debe generar un requerimiento a través del aplicativo SeUs, como Reporte incidente corporativo o Reporte incidente elementos personales, indicando el detalle de lo ocurrido. Emtelco no podrá garantizar que al realizar la investigación se logre la recuperación del elemento reportado.

7. Controles de seguridad adicionales

Las actividades culturales (conciertos, entre otros), recreativas (competencias), académicas (conferencias, foros) y comerciales (grabaciones, fotografías, videos, entrevistas) que se lleven a cabo en las instalaciones de Emtelco y sus diferentes sedes, serán autorizadas por el responsable de la gestión de comunicaciones de Emtelco, así como la ejecución de la divulgación de información, propaganda y publicidad.



De identificarse situaciones en contra del reglamento de trabajo y que puedan afectar la seguridad de la Organización, tales como la suplantación o préstamo del carné corporativo, la comercialización de productos, entre otras; se reportará al Jefe inmediato para que realice las respectivas acciones de retroalimentación o proceso disciplinario según aplique.

Los guardas de vigilancia asignados a la seguridad de las sedes de Emtelco, por ningún motivo pueden realizar actividades diferentes a las funciones para las cuales fueron contratados. Les está prohibido recibir cualquier tipo de correspondencia para Emtelco o sus colaboradores. Esta correspondencia sólo se recibe de acuerdo en lo definido en el proceso de gestión documental. Ver y aplicar Subproceso Gestión documental

El uso de las celdas para parqueo de motocicletas y vehículos dentro de las instalaciones de las sedes de Emtelco, es exclusivo para colaboradores. Deberá retirarse el vehículo cuando se termine la jornada laboral, para así permitir el uso de los parqueaderos a otros colaboradores.

Los cascos para motocicleta o bicicleta, no podrán ingresarse a las áreas de la operación, estos deben estar colocados en los lugares destinados en cada sede de Emtelco y deben estar asegurados. De no hacerlo, el personal de seguridad lo asegurará. Para solicitar la entrega de estos se debe realizar la solicitud de devolución mediante un ticket en SeUs, y se entregarán al día siguiente a las 10:00 am y 3:00 pm.

8. Uso de detector de metales El detector de metales, es un instrumento que mediante una serie de impulsos electromagnéticos, tiene como finalidad la detección de objetos metálicos.

Emtelco, dentro de su política de seguridad “Gestionar la seguridad de las sedes”, implementa la utilización del detector de metales, para los siguientes eventos:

Cuando se requiera evidenciar el porte de armas, de acuerdo con la política de prevención y consumo de sustancias psicoactivas, alcohol, tabaquismo y porte de armas.

Cuando se haga necesario proteger y asegurar la confidencialidad y la integridad de la información a la cual tiene acceso los colaboradores por el desempeño de sus funciones, y que es susceptible de filtrarse.

Para la detección de equipos celulares que puedan ser usados por los colaboradores de emtelco mientras desarrollan sus actividades, cuando se considera una conducta prohibida, por el riesgo de fuga de información confidencial.



Cuando el personal de seguridad lo considere necesario; siempre y cuando se tenga comprometida la integridad y seguridad de uno o de cualquiera de las personas que se encuentren dentro de las instalaciones de Emtelco.

11.1 Procedimiento Con el fin de garantizar el debido proceso de todos los colaboradores al momento de utilizarse el detector de metales en cualquiera de los escenarios expuestos anteriormente, se debe tener en cuenta los parámetros que se indican a continuación:

El personal del área de seguridad física serán los únicos responsables y encargados de la custodia y uso del detector de metales.

El personal del área de seguridad física es el responsable de garantizar el buen estado y correcto funcionamiento del detector de metales y la certificación de los mantenimientos correctivos y preventivos.

El personal del área de seguridad física debe garantizar los derechos del trabajador, y su integridad física durante la utilización del equipo de detección de metales.

Todos los Directores, Gerentes o Jefes de la Organización, en cumplimiento de la presente política podrán requerir a Seguridad Física, la utilización del equipo de detección de metales, bajo los parámetros aquí definidos.

El personal de seguridad física realizará las verificaciones correspondientes, en compañía del Jefe inmediato que realizó la solicitud, y en presencia del colaborador implicado.

Todos los colaboradores tienen la obligación de someter sus artículos personales al detector de metales en caso de ser requerido por el personal de Seguridad Física, su negativa será considerada como una falta grave a sus obligaciones.

Sí al momento de la utilización del equipo de detección de metales este genera alarma, el colaborador de emtelco deberá exponer ante su jefe inmediato los elementos que generaron la activación y dará las explicaciones correspondientes según el caso, y como consecuencia podrá someterse a un proceso disciplinario ante la evidencia de una falta al reglamento interno de trabajo, normativa y procedimientos internos.

9. Prohibiciones

El ingreso a las instalaciones con prendas o accesorios que cubran el rostro, como gorras, máscaras, lentes oscuros, antifaz, entre otros.

El préstamo de carné corporativo o el ingreso con un solo carné a varias personas, así todas sean colaboradores de Emtelco.

El ingreso a los centros de monitoreo u operaciones de seguridad de Emtelco, a personas diferentes que laboren en estos.



El ingreso a las áreas de acceso restringido, con el carné de otro colaborador autorizado, al igual que ingresar varias personas con un solo carné; sin importar que todos sean autorizados.

El ingreso de menores de edad a las instalaciones de Emtelco, debe contar con previa autorización del Jefe de Seguridad y Salud en el trabajo o el Jefe de la oficina Administrativa y Logística; adicionalmente debe estar en compañía y supervisión permanente de un adulto responsable

El ingreso y consumo de bebidas alcohólicas y/o sustancias psicoactivas al interior de las instalaciones, la entrada de personal bajo efectos de los mismos, y a su vez el porte de cualquier tipo de arma al interior de las instalaciones de Emtelco. En caso de presentarse esta circunstancia, el vigilante le informará al jefe del área correspondiente sobre el estado de la persona que se encuentra en estas circunstancias y será el jefe inmediato quien determine la autorización de ingreso del colaborador.

El consumo de cigarrillo dentro de las instalaciones de Emtelco; de acuerdo con la ley 30 de 1986.

El ingreso de grupos musicales, papayeras, payasos, artistas, entre otros, que pretendan dar serenatas o cualquier tipo de agasajos que no estén autorizados por el responsable de la gestión de la comunicación de Emtelco.

Desarrollar actividades de tipo comercial tales como: Natilleras y ventas (libros, música, ropa, calzado, joyas, lotería entre otros); ya sea para provecho propio o de terceros. Aplica para colaboradores, contratistas y particulares

El préstamo de elementos de trabajo del personal de seguridad, tales como teléfonos, ya que estos deben estar libres para la actividad propia del cargo.

Dejar las llaves, cascos u otros elementos personales en los espacios asignados al personal de seguridad, siempre debe respetarse este espacio para el desarrollo de la labor del personal de seguridad.

10. Excepciones

La salida de los elementos en fines de semana u horarios nocturnos (en ausencia de personal con firma autorizada), se hará con el formato debidamente diligenciado y sin firma, con correo de autorización del jefe inmediato a sala de seguridad. Esta salida de elementos se deberá verificar y formalizar el día hábil siguiente.

Cualquier excepción a estas políticas, que no esté incluida como una solicitud expresa a sala de seguridad, deberá ser autorizada por el Jefe de oficina Administrativa y Logística o el Director Administrativo y financiero.



11. Solicitudes y reportes a sala de seguridad Las siguientes solicitudes o situaciones deberán gestionarse a través de la Sala de seguridad, mediante el correo electrónico [email protected], con el fin de que reciban atención inmediata.

Solicitud o situación Descripción

Acceso en horarios no laborales

Entre las 11:00 pm. y las 5 am. El acceso a las sedes es limitado, por cuanto solo deben ingresar quienes tengan turno para esta jornada.

De requerirse un ingreso en horarios atípicos, por ejemplo a las 2 am. se deberá enviar autorización por parte del jefe inmediato a través de correo electrónico a Sala de seguridad.

Cuando un colaborador administrativo requiera ingresar a las sedes después de terminada su jornada laboral, deberá informar con antelación, mediante correo electrónico a Sala de seguridad con copia al jefe inmediato. Se exceptúa la Gerencia General, Directores, Gerentes, Jefes de Oficina y Gerencias de Operaciones.

Solicitud entrada de elementos

Elementos como: Cámaras fotográficas, juegos de video, filmadoras y elementos no adecuados que puedan interferir en el desempeño del trabajador; no está permitido su uso dentro de las sedes de Emtelco, salvo autorización de Sala de seguridad previo comunicado por parte del área de comunicaciones para temas relacionados con medios de comunicaciones, entrevistas, etc.

Autorización entrada a Sala de seguridad

Las personas que requieran entrar a la sala de seguridad deberán tener una autorización previa del Analista de Seguridad, Jefe de oficina Administrativa y Logística o Director Administrativo, reportando a Sala de seguridad.

Ingresos no programados Para los casos de los ingresos no programados cuyo acceso debe ser urgente e inmediato, se debe coordinar con sala de seguridad.

Accesos de colaboradores sin carné

Cuando un Creador de Experiencia o personal de la operación no traiga carné debe informar al Supervisor o jefe inmediato para que este autorice el ingreso.

Cuando se trate de un supervisor de la operación, debe gestionar la autorización de ingreso con su jefe inmediato a través de Sala de seguridad.

Cuando se trate de personal administrativo será atendido como visitante y deberá registrarse en el Formato control de acceso físico.

Perdida de carné de visitante y/o contratista

La pérdida del carné de visitantes o contratista, se debe informar por parte del colaborador o supervisor encargado a través del correo de Sala de seguridad.

Solicitud de parqueadero para visitantes, proveedores, clientes.

Las solicitudes de parqueadero para visitantes, proveedores, clientes, se deberán realizar como gestión de reserva con Sala de seguridad, después de realizado esto, se asignará la reserva de acuerdo con la disponibilidad y/o previa autorización del Analista de Seguridad.

mailto:[email protected]



Solicitud parqueaderos por falla técnica

Las motos o vehículos que se requieran ser dejados en los parqueaderos de las sedes de Emtelco deberán enviar correo a Sala de seguridad y solo se autorizará dejarlo por fallas técnicas y/o previa autorización del Analista de Seguridad.

12. Ficha por tipo de requerimiento y ANS

Tipo de requerimiento

ANS (Días

hábiles) Descripción Requisitos

Seguridad: Incidentes

corporativos 10 días

Consiste en realizar las verificaciones para establecer posibles responsables de un acontecimiento o siniestro que afecte y se presente en las sedes de Emtelco e involucre intereses corporativos

Se debe especificar en detalle lo sucedido y adicionar las características de elementos y de las personas afectadas; es decir, detallar donde, cómo, cuándo, por qué, quien y finalidad.

Seguridad: incidentes elementos personales

10 días

Consiste en realizar las verificaciones para establecer posibles responsables de un acontecimiento que se presente en las sedes de Emtelco e involucre pérdida de elementos personales del colaborador.

Se debe especificar en detalle lo sucedido y adicionar las características de elementos y de las personas afectadas; es decir, detallar donde, cómo, cuándo, por qué, quien y finalidad.

Seguridad: Reportes por controles de

acceso – hasta 10 reportes

1 día

Consiste en generar reporte en PDF de las horas de ingreso y salida de los colaboradores de Emtelco, registradas con tarjetas de proximidad en los torniquetes donde la empresa cuenta con este recurso, hasta por 10 empleados

Debe ser solicitado por el jefe de área del colaborador que se requieren los reportes, de igual forma debe anexar el nombre completo, numero de cedula y número de la tarjeta de proximidad del colaborador que se requiere el reporte.

Seguridad: Reportes por controles de

acceso - más de 10 reportes

3 días

Consiste en generar reporte en PDF de las horas de ingreso y salida, de los colaboradores de Emtelco, registradas con tarjetas de proximidad en los torniquetes donde la empresa cuenta con este recurso de más de 10 empleados

Debe ser solicitado por el jefe de área del colaborador que se requieren los reportes, de igual forma debe anexar el nombre completo, numero de cedula y número de la tarjeta de proximidad del colaborador que se requiere el reporte.

Seguridad: Apertura oficinas, salas con copia de

seguridad

2 días

Consiste en hacer la apertura de oficinas y salas de reuniones cuando la persona encargada de dicho espacio no cuenta en su momento con las llaves

En el momento que el personal de seguridad realiza la apertura de la sala u oficina, debe estar presente la persona que genero la solicitud o el colaborador autorizado que será el




ANS (Días


responsable del lugar y debe suministrar información personal (nombre y cedula) presentando el carné corporativo.

Seguridad: Asignación,

revisión o entrega de tarjetas de

acceso a torniquetes

3 días

Consiste en verificar y asignar los accesos que permitan el ingreso a las sedes de Emtelco, y funcionamiento de las tarjetas de proximidad, adicionalmente entregar las tarjetas de proximidad al área de Carnetización cuando lo requiera de acuerdo a la demanda.

En caso de verificar es necesario especificar la dificultad que se presenta, anexando el nombre completo, numero de cedula y número de la tarjeta de proximidad, para la asignación de accesos se requiere la información antes mencionada del colaborador y debe estar registrado en la base de datos que comparte el área de Carnetización. Para la entrega de las tarjetas de proximidad se debe especificar la cantidad de tarjetas que se requieren para el procesos de Carnetización y el requerimiento debe ser generado por el colaborador que lidera el proceso o jefe de área

Seguridad: Autorización

accesos áreas restringidas (Norma

PCI)

1 día

Consiste en la asignación de accesos a los colaboradores de Emtelco, a los encerramientos de espacios que están bajo la norma PCI y sea necesario para el desarrollar su labor.

El requerimiento debe ser solicitado por el jefe de dicha área especificando el nombre completo, numero de cedula y numero de la tarjeta de proximidad y la persona autorizada debe haber pasado el proceso de Carnetización corporativo de Emtelco

Seguridad: Devolución de

elementos encontrados

2 días

Consiste en realizar la entrega de elementos que fueron encontrados en locker o en áreas comunes de las sedes de Emtelco expuestas a perdidas y que están bajo la custodia del personal de seguridad.

Es necesario especificar el número del locker donde tenía los elementos, características de los mismos, nombre y número de cedula de la persona que va a reclamar los elementos, al igual para la devolución de elementos encontrados en áreas comunes exceptuando el número del locker. Cuando se trata de un casco para motociclistas, se entregará un día después de generado el




ANS (Días


requerimiento a las 10:00 o a las 15:00 horas respectivamente.

Seguridad: Apertura de Locker

3 días

Consiste en realizar la apertura de locker cuando el jefe inmediato del colaborador o el Analista de seguridad de Emtelco lo requiere (delega personal de seguridad para la apertura)

Se debe especificar el número del locker y motivo por el cual se requiere la apertura del locker, debe estar presente el solicitante y el propietario de los elementos que hay en el locker, en caso de no saber quién es el dueño de los elementos o no estar presente se debe proceder con la apertura en presencia del solicitante y el personal de seguridad, los elementos quedan en custodia del personal de seguridad, dado el caso de no estar el solicitante no es posible realizar la apertura, después de efectuada la apertura se debe firmar el libro de apertura de locker por las personas que participaron en la misma.

Para el uso adecuado de los lockers, emtelco ha definido las siguientes pautas:

El locker es una herramienta para que guardes tus objetos personales (bolso, maleta, chaqueta, entre otros) es de anotar que los lockers no cuentan con un alto nivel de seguridad, es decir no es apto para guardar dinero, joyas entre otros.

Asegúrate de guardar tus elementos en el locker, evitando almacenar objetos muy grandes que impidan cerrar correctamente la puerta del mismo.

Cada locker se encuentra

- El servicio de apertura de locker debe ser solicitado a través del aplicativo SeUs “Apertura de lockers” y seguridad procederá a realizar la respectiva apertura entre las 18:00 y 20:00 horas del día en que se genere el ticket.

- El área de seguridad está autorizada a realizar apertura de los lockers que se evidencien, estén siendo utilizados por colaboradores que no estén en turno o en el locker que no corresponde a su puesto de trabajo.




ANS (Días


marcado de manera corporativa con el número que identifica el puesto de trabajo. Debes utilizar el locker que le corresponde a tu puesto.

Retira el candado y tus elementos personales del locker una vez termines la jornada laboral, para que los compañeros que inician labores puedan hacer uso de dicho espacio. Recuerda que el casillero no es de uso exclusivo de cada creador de experiencia, sino de quien está usando el puesto de trabajo.

El locker debe estar con un candado adecuado, que te permita asegurar tus objetos, minimizando la posibilidad de daños o pérdidas de tus pertenencias.

Evita retirar las marcaciones corporativas del locker y hacer marcaciones distintas a las ya definidas por emtelco en el locker, de manera que sea fácil identificar a que puesto pertenece, de esta forma contribuyes a mantener en buen estado los lockers que son para tu servicio.

Al terminar de usar el locker asegúrate de sacar los residuos o desperdicios




ANS (Días


y depositarlos en la basura.

Recuerda no mantener objetos personales como bolsos o maletas que te impidan la movilidad, en tu puesto de trabajo.

El área de seguridad está autorizada para asegurar los lockers que no cuentan con su debido candado.

13. Vigencia La presente Política Gestionar la seguridad de las sedes rige a partir de la fecha de su publicación, sin embargo, emtelco se reserva el derecho de cambiar, modificar o eliminar, en su totalidad o parcialmente, y en cualquier momento y sin previo aviso, de forma unilateral. Todo cambio será publicado y notificado en el Sistema de Gestión Integral (SGI).

Control de Cambios

Versión Naturaleza del cambio Elaboró Revisó Aprobó

Vigencia Nombre Cargo Nombre Cargo Nombre Cargo

1

Se modifica la política del subproceso Gestionar la seguridad de las sedes. Además se cambia el nombre, antes subproceso Gestionar la seguridad física

Johny Alexan

der Ocam

po Macha

do

Analista de

seguridad

Johny Alexan

der Ocam

po Macha

do

Analista de

seguridad

David Mesa

Jefe Oficina Adminsitrativ

a y Logísti

ca

31 agosto 2016

A la

Fecha

2

Se incluye política para control el acceso de contratistas previa presentación de

Johny Alexan

der Ocam

po

Analista de

seguridad

Johny Alexan

der Ocam

po

Analista de

seguridad

David Mesa


a y

4 noviem

bre 2016

A la

Fecha



soportes de seguridad social

Machado

Machado

Logística

3

Se incluye política para la pérdida de activos asignados por emtelco. Se incluye procedimiento para el uso de detector de metales en emtelco. Se modifica procedimiento de autorización de ingreso a menores de edad en las sedes de emtelco. Se adiciona procedimiento para el cierre y apertura de locker.

Johny Alexan

der Ocam

po Macha

do

Analista de

seguridad

Johny Alexan

der Ocam

po Macha

do

Analista de

seguridad

David Mesa


a y Logísti

ca

03 enero 2019

A la

Fecha

política gestionar la seguridad de las sedes de seguridad emtelco.pdfseguridad de las sedes. 2....

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