polÍtica de consulta de documentos y...
TRANSCRIPT
Página 1 de 25
. . . . . . .
. . . . . . . . .
Por Marie-Claude Béland, M.S.I., archivista Professional
. . . . . .. . . .
Hermanas de la Providencia
Primera versión aprobada el 24 de mayo 2005. Version revisada, ampliada y aprobada por las miembros del Liderazgo General el 23 de marzo de 2016.
Archivos Providencia Montreal 12 055, calle Grenet
Montreal, Quebec H4J 2J5
POLÍTICA DE CONSULTA DE
DOCUMENTOS Y ARANCELES POR
SERVICIOS EN LOS ARCHIVOS PROVIDENCIA
MONTREAL
Página 2 de 25
Indice
Contexto ............................................................................................................................ 3
Objetivos ............................................................................................................................ 3
Finalidades ........................................................................................................................ 3
Responsabilidades ........................................................................................................... 4
Informaciones generales sobre los Archivos Providencia Montreal ....................... 4
Solicitudes ......................................................................................................................... 6
Clientela ............................................................................................................................. 7
Consulta in situ ................................................................................................................. 7
Aceso a los documentos ................................................................................................... 8
Reproducción de documentos ........................................................................................ 9
Derechos de autor .......................................................................................................... 10
Acuerdo y exigencias para con los usuarios .............................................................. 11
Otros cargos .................................................................................................................... 12
Fuentes utilizadas .......................................................................................................... 14
Legislación ...................................................................................................................... 15
Anexo 1: Formulario de solicitud de investigación (uso interno) .......................... 16
Anexo 2: Autorización de uso de reproducciones ..................................................... 17
Anexo 3 : Consulta de documentos in situ .................................................................. 18
Anexo 4: Permiso de derechos de autor .......................................................................... 20
Anexo 5: Acuerdo de préstamo externo .......................................................................... 24
Página 3 de 25
. . . . . . .. . .
Política de consulta y aranceles por servicios
en los Archivos Providencia Montreal
Contexto 1
Considerando la cantidad de solicitudes recibidas en los Archivos Providencia Montreal, hemos visto la necesidad de definir adecuadamente la manera de tratar estos pedidos salvaguardando el respeto y la integridad de la Comunidad de Hermanas de la Providencia, de los usuarios2 y de la información consignada en los documentos que ellas conservan.
Objetivos
El obejtivo de la presente política es evitar toda confusión en los usuarios sobre el acceso a la información depositada en los Archivos Providencia Montreal, proveer las informaciones y procedimientos sobre los elementos de consulta de dichos documentos e informar sobre los aranceles para la investigación, la reproducción y la difusión de tales documentos de los archivos.
Finalidades
Esta política tiene la finalidad de:
Uniformar el proceso de trabajo relativo a las solicitudes recibidas en el departamento de Archivos Providencia Montreal de la Administración General de las Hermanas de la Providencia.
Proveer a los empleados de los Archivos Providencia Montreal un marco de intercambio con los usuarios (consultas in situ, correspondencia eletrónica o postal) y proporcionarles la lista de aranceles para responder de forma adecuada a las solicitudes.
Situar a los usuarios en el marco de los servicios y darles a conocer la información sobre las exigencias de los Archivos Providencia Montreal (respeto al derecho de autor, niveles de acceso a ciertos documentos, diversos costos, etc.).
1 En este documento se usa en forma general género masculino para facilitar la lectura.
2 Se entiende por « usuario »: persona que pide información, que investiga, que utiliza documentos, etc.
Página 4 de 25
Responsabilidades
Las responsabilidades correspondientes a esta política se comparten entre la Secretaria General, supervisora de los Archivos Históricos Providencia, la Tesorera General, supervisora de los Archivos Financieros Providencia, las responsables de los Archivos Históricos Providencia y Archivos Financieros Providencia y/o las personas designadas para hacer las investigaciones.
La Secretaria General y la Tesorera General son las encargadas de aprobar las solicitudes de carácter sensible, de ofrecer su apoyo a las personas designadas para hacer estas investigaciones y de ratificar las respuestas escritas de dichas solicitudes denominadas “delicadas”. Tambien tienen la responsabilidad de avisar el personal de los Archivos Providencia Montreal sobre los temas considerados litigiosos para la congrégacion con el propósito de evitar problemas a futuro.
Las responsables de los Archivos Providencia Montreal y/o las personas designadas de responder a las investigaciones, son las encargadas de buscar la información, hacer respetar los niveles de acceso a los documentos y al derecho de autor, se encargan de acoger y ayudar a los usuarios (consultas in situ) y de cobrar los aranceles de investigación, de reproducción, de difusión y de transporte de ser aplicables. Finalmente, deben proveer una respuesta escrita a todas las solicitudes recibidas en los Archivos Providencia Montreal.
Las responsables de los Archivos Providencia Montreal y/o las personas designadas para responder a las investigaciones deben actuar con sentido común al formular las respuestas de las solicitudes.
Informaciones generales sobre los Archivos Providencia Montreal
Los Archivos Providencia Montreal (históricos y financieros) son propiedad privada de la Congregación de las Hermanas de la Providencia.
Sus oficinas y locales de conservación se sitúan en el subterráneo del Centro
Internacional Providencia donde se encuentra ubicada la Administración General de las Hermanas de la Providencia3. Direccion: 12 055, calle Grenet, en Montreal (Quebec, Canadá).
El departamento de los Archivos Providencia Montreal está abierto de lunes a
viernes de 8:00 a 16:00 hrs. (cerrado de 12 a 13 hrs).
Los documentos de los Archivos Providencia Montreal son conservados en locales de almacenamiento bajo una temperatura y humedad controlada y equipados con sistemas de alarma y detectores de agua y de incendio.
3 Centro Internacional Providencia / Administración General de las Hermanas de la Providencia:
denominado en adelante con los acrónimos CIP / AG
Página 5 de 25
Ademas del departamento de los Archivos Providencia Montreal, en la Administraciéon General, los Archivos Providencia tambien disponen de otras entidades independientes en las ciudades de Edmonton (Provincia Holy Angels, Alberta, Canadá), en Seattle (Provincia Mother Joseph, Washington, Estado-Unidos), en Santiago (Provincia Bernarda Morin, Chile) y en Montreal (provincia Émilie-Gamelin, 12 227, calle Grenet)
Los Archivos de la Oficina de la Causa de Canonización de la Beata Émilie Tavernier-Gamelin, también ubicados en el CIP/ AG, son una entidad independiente de los Archivos Providencia Montreal. Sin embargo, el departamento de los Archivos Providencia Montreal conserva algunos documentos que fueron transferidos por las responsables de la Oficina de la Causa. De hecho, los dos departamentos trabajan a menudo en colaboración.
Los Archivos Históricos Providencia conservan:
Documentos y crónicas de la Administración General, de todas las Instituciones, Provincias, obras, comunidades locales y corporaciones de las Hermanas de la Providencia.
Documentos iconográficos (fotografías, diapositivas, tarjetas postales, estampas piadosas, negativos)
Registros (pobres, beneficiarios, alumnos, novicias, etc.) Expedientes de Hermanas fallecidas y salidas(profesas, coadjutoras, terciarias,
salidas, algunas novicias y postulantes) y las Funciones de las Hermanas. Deliberaciones del Consejo General y Actas Oficiales de la Corporación. Documentos de Comités, Asambleas, Capítulos, etc. Publicaciones de la Congregacion y algunas publicaciones externas Documentos audiovisuales (films, cintas sonoras, audiocasetes, vidéocasetes,
microfilms, discos, CD, digitales) Documentos informáticos (disquetes, CD-Rom) Correspondencia (administrativa y personal) Documentos de y sobre Madre Émilie Tavernier Gamelin y sobre su Causa de
Beatificación ( transferidos de los Archivos de la Oficina de la Causa). Documentos de y sobre Monseñor Ignace Bourget Fondos personales de algunas hermanas Documentos administrativos de las Provincias y de la Administración General Legajos de alumnos Documentos jurídicos Documentos de las Hermanas de Nuestra Señora de los Siete Dolores y de las
Hermanas Coadjutoras y Terciarias Documentos de las relaciones con organismos externos (diócesis, Santa Sede,
vicariatos, etc.) Documentos de Espiritualidad Documentos relativos a los Asociad@s Providencia
Página 6 de 25
Los Archivos financieros Providence conservan:
Actas de Consejo Actas del Consejo de Administración y de las Corporaciones Estados Financieros Recibos, desembargos, cancelaciones Expedientes de empleados y salarios Cuentas de pacientes, alumnos, beneficiarios (registros y fichas) Duplicados de cheques y cheques de salarios Recibos : caja de entradas y facturas (gastos capitales) Planos, Títulos de propiedad y Catastros Carta y patentes Formularios T4 y TP4, Impuestos, Rentas Registros de contabilidad Correspondencia (vinculada a las finanzas) Contratos, presupuestos, licitaciones, convenciones, acuerdos Actas de fiducia, acciones, obligaciones, boletas Préstamos, hipotecas Testamentos, legados, donaciones, sucesiones Informes y presupuestos aprobados por el Gobierno Reclamos y reglamentos jurídicos
Las solicitudes
Todas las solicitudes a los Archivos Providencia Montreal, deben hacerse por escrito (correo electrónico, formulario disponible en el sitio web4, o correo) y dirigidos a la Archivista o a la persona responsable del departamento.
Cuando una persona se comunica por telefono o en persona para solicitar un
permiso de investigación, se le pide hacer una solicitud detallada de su proyecto, y de enviarla por escrito.
Puede ocurrir, excepcionalmente5, que una solicitud telefónica o en persona sea aceptada. En este caso, se debe llenar un “Formulario de solicitud de investigación”6 por la persona designada para responder a la solicitud a fin de asegurar el seguimiento de las investigacions.
Tal como indicado en la sección “Responsabilidades”, ciertas solicitudes de carácter “delicado” deben ser dirigidas sea a la Secretaria General o a la Tesorera General, dependiendo de la naturaleza del tema. Ellas se encargarán de aprobar las respuestas entregadas al usuario por medio de la persona encargada del departamento.
4 Sitio web del CIP / AG: www.providenceintl.org
5 Ejemplos de casos excepcionales: religiosa mayor de la congregación, invidente, etc.
6 Ver “Formulario de soilicitud para investigación”, Anexo 1.
Página 7 de 25
Un fichero de “Investigaciones comunes” será creado cada año para el uso exclusivo del personal de los Archivos Providencia Montreal con el fin de atribuir un número propio a cada solicitud, de compilar las fechas de entrega y de respuesta, los nombres de los usuarios, los propósitos de las solicitudes, el numero de reproducciones efectuadas y las diversas tarifas solicitadas. Este fichero es utilizado como referencia y estadística, y es accesible y modificable por cada empleado del departamento
Las respuestas a las solicitudes de investigación son enviadas por escrito a los usuarios (correo electrónico o correo).
Para las investigaciones que comportan reproducciones, consultar los detalles en la sección “Reproducción de documentos”.
Clientela
La clientela de los Archivos Providencia Montreal son de tres tipos:
Los miembros del personal religioso y laico del CIP / AG en el marco de su trabajo.
Las religiosas de la Congregación de las Hermanas de la Providencia fuera del
CIP / AG, los miembros de su personal y l@s Asociad@s Providencia y otros organismos vinculados con la Congregación, en el marco de su trabajo o de sus proyectos comunitarios.
Los usuarios externos que no están vinculados con la Comunidad de las Hermanas de la Providencia.
Consulta in situ
Una vez enviada la solicitud escrita a los Archivos Providencia Montreal, si un usuario desea consultar los documentnos in situ, debe tomar una cita con la persona responsable del departamento.
La sala de investigación de los Archivos Providencia Montreal está abierta para
las consultas in situ de lunes a jueves de 8:30 a 15:30 hrs.
El acceso a los locales de almacenamiento de documentos está prohibido a los usuarios.
Durante la primer visita en persona, el usuario y la persona responsable del departamento firman en conjunto el formulario “Consulta de documentos in situ”7. De ser aplicable, las fechas para visitas posteriores y la descripción de las reproducciones se hacen en la tabla dispuesta en el mismo formulario.
7Ver “Consulta de documentos in situ”, Anexo 3.
Página 8 de 25
El usuario debe asumir los cargos básicos de investigación de 20.00$ por día de visita, pagables en efectivo o cheque8. A petición del usuario, los Archivos Providencia Montreal pueden expedir un recibo por los costos.
Si el usuario desea una reproducción, debe anotar la signatura de los documentos y entregarla a un miembro del personal de los Archivos Providencia Montreal. Éste último realizará dichas reproducciones en función de su disponiblidad y remitirá las copias al usuario de la manera acordada entre las dos partes.
El usuario debe pagar la totalidad de los cargos de reproducción, en efectivo o cheque9, antes de recibir sus copias.
Salvo excepción, los usuarios no están autorizados de hacer la toma de imágenes/digitalizaciones por medio de aparatos personales (cámara, tableta, teléfono inteligente, otras tecnologías digitales o cualquier toma de imágenes).
Los procedimeitnos que figuran a continuación están expuestos en un lugar visible de la sala de investigación.
Cuando se hace una consulta in situ, el usuario debe respetar los siguientes procedimientos:
No comer, beber o fumar en la sala de investigación. Tomar sus notas con lápiz mina. No escribir sobre los documentos. No doblar, razgar, modificar ni arruinar de ninguna manera los
documentos. Utilizar guantes de algodón blanco para consultar los documentos. No sacar los documentos de la sala de investigación. No reproducir los documentos sin autorización. Si necesita alguna reproducción, hacer la lista y pedirla a un
miembro del personal. Respetar al personal del lugar.
Aceso a los documentos
Los Archivos Providencia Montreal son un servicio de archivos privados pertenecientes a la Congregación de las Hermanas de la Providencia. Por lo tanto, se reserva el derecho de prohibir el acceso a los documentos.
8 Cheque a nombre de: Hermans de la Providencia. Con una nota: Archivos
9 Idem nota 10.
Página 9 de 25
Los documentos de los Archivos Providencia Montreal que contienen restricciones de acceso son:
Documentos financieros. Documentos jurídicos que son o han sido utilizados como
elementos de prueba en casos llevados ante los tribunales. Docuementos que contienen informaciones personales sobre una
persona en vida que esté vinculada con la Congregación de las Hermanas de la Providencia (religiosa, religiosa salida, ex-empleado/a o empleado/a actual, ex-alumno/a o alumno/a actual, ex-beneficiario/a o beneficiario/a actual, ex-paciente o paciente actual).
Correspondencia privada de las miembros de la Congregación. Documentos que están administrados por las leyes y reglamentos
quebequences y canadienses, al igual que por las normas canónicas. Estados financieros de la Congregación. Documentos con temas considerados “delicados” por el Equipo de
Liderazgo General o los Archivos Providencia Montreal. Documentos deteriorados físicamente para ser reproducidos.
La reproducción de documentos
Los Archivos Providencia Montreal son un servicio de archivos privados pertenecientes a la Congregación de las Hermanas de la Providencia. Por lo tanto, se reserva el derecho de prohibir el acceso a los documentos.
Para la reprodución de documentos de uso privado y único, particularmente
cuando se trata de documentos iconográficos, una “Autorización para uso de reproducciones”10 tiene que ser llenada junto con la supervisora o la responsable del departamento y el usuario.
Los documentos fotocopiados en papel y las imágenes imprimidas deben ser identificadas con el sello de los Archivos Providencia Montreal. Junto a este sello deben figurar la inscripción del registro de clasificación, del registro topográfico y de la fecha de reproducción.
Los documentos de papel reproducidos de forma digital sont en formato PDF. Deben ser identificados con una versión digital con el sello de los Archivos Providencia Montreal en cada una de las páginas. Una inscripción del registro de clasificación y del registro topográfico tiene que aparecer arriba de la primera página digitalizada del docuemento. Los ficheros deben llevar un nombre significativo.
10
Ver “Autorización para uso de reproducciones”, Anexo 2.
Página 10 de 25
Las imágenes reproducidas digitalmente son en formato JPG o TIFF. Las copias de consulta con baja resolución, incluso con filigrana pueden ser enviadas al usuario. En su momento, la versión acabada de las imágenes será enviada con buena resolución y llevará la inscripción “Cortesía de los Archivos Providencia Montreal”. Los ficheros deben llevar un nombre significativo.
Unas vez los formualrio debidamente firmados y los cargos pagados, las
reproduciones bien identificadas son entregadas al usuario. Para los documentos impresos o fotocopiados, el personal de los Archivos Providencia Montreal pueden dar entrega personalmente o enviar por correo. Los ficheros digitales, pueden ser enviados por correo electrónico o puede hacer una copia in situ con un dispositvo de almacenamiento facilitado por el usuario (ej.: pendrive).
La procedencia y la descripción de los documentos de los Archivos Providencia Montreal debe estar indicada específicamente en la “Autorización de Reproducciones” y/o en el “Permiso de derecho de autor” y citados como tal por el usuario en su trabajo, proyecto o publicación.
El usuario debe usar las reproduciones sin quitar ni alterar nada, pero en el caso
que utilice solo una parte del documento para su trabajo, proyecto o publicación, debe asentar además de la procedencia, el término, “extracto” o “detalle”, según el tipo de documento.
La reproducción de documentos de los Archivos Providencia Montreal deben ser usadas exclusivamente por la razón invocada en la “Autorización para uso de reproducciones” y/o en el “Permiso de derecho de autor” y no pueden ser vendidas, ni alquiladas o compartidas libremente.
La reproducción de documentos facilitados por los Archivos Providencia
Montreal son para un uso único. Si el usuario o tercera persona que actúe o no en su nombre, desea usar las reproduciones, en su totalidad o en parte, para su trabajo, proyecto, publicación o para una nueva edición o reimpresión, debe hacer una nueva solicitud a los Archivos Providencia Montreal para obtener una nueva autorización de utilización y debe pagar de nuevo los costos.
Derechos de autor
Salvo indicación contraria, todos los documentos conservados en los Archivos Providencia Montreal son propiedad física e intelectual de la Congregación de las Hermanas de la Providencia.
Los Archivos Providencia Montreal se reservan el derecho de prohibir la reproducción de documentos que estiman tener derechos de autor
Página 11 de 25
El derecho de autor se aplica sobre obras, publicadas o no, por un período determinado, a saber: mientras el autor viva, más cincuenta (50) años después. Sin embargo, con la debida autorización completada, una obra puede ser reproducida con discernimiento para fines de investigación o estudio privado.
El usuario y la autoridad competente de la Congregación de las Hermanas de la Providencia deben llenar y firmar un “Permiso de derechos de autor”11 cuando se va publicar, exponer o difundir una reprodución de documentos en público (impreso o digitalizado) por lo tanto, confiere el derecho de uso único para el proyecto mencionado.
El usuario asume toda la responsabilidad si llega a transgedir los diversos aspectos del “Permiso de derechos de autor” de la presente política.
Acuerdo y exigencias para con los usuarios
Tal como indicado previamente, cuando el usuario solicita la reproducción de documentos, debe leer, llenar y firmar, en conjunto con la representante de la Congregación de las Hermanas de la Providencia y/o de los Archivos Providenica Montreal12, una “Autorización para uso de reproducciones” (para fines de estudio privado o de investigación personal) y/o un “Permiso de derechos de autor” (para fines de difusión, publicación o exposición).
Al obtener la autorización y/o permiso, el usuario se atiene a:
Respetar las políticas y procedimientos para la consulta y la investigación, las normas y leyes provinciales y nacionales sobre la protección de datos personales y los derechos de autor.
Respetar la integridad de los documentos provistos para la investigación.
Inscribir las fuentes para designar la procedencia de los documentos.
Pagar por los cargos de investigación, de reproducción, de difusión y de transporte de ser aplicables.
No usar, ni permitir el uso, ni modificar la información contenida en los documentos que fueron provistos para su investigación con el fin de perjudicar la Congregación de las Hermanas de la Providencia, una o varias de sus miembros, y/o su personal, y/o personas que hayan obtenido servicios en sus instituciones.
No asociar los documentos con productos comerciales.
11
Ver “Permiso de derechos de autor”, Anexo 3. 12
La representante puede ser la Secretaria General (para los Archivos Históricos) o la Tesorera General
(para los Archivos Financieros) o una responsable del departamento de los Archivos Providencia Montreal.
Página 12 de 25
Avisar de inmediato la Congregación si hay conocimiento que las reproducciones son usadas de mala fe y/o por una persona no acreditada.
Proporcionar las intenciones de investigación y los datos personales verídicos y verificables.
Respetar las cláusulas del acuerdo.
Los Archivos Providencia Montreal se reservan el derecho de revisar los extratos del trabajo, proyecto o publicacion del usuario que trate sobre la Congregación de las Hermanas de la Providencia antes que se cumpla el plazo.
Los Archivos Providencia Montreal se reservan el derecho de pedir al usuario una copia de su trabajo, proyecto o publicación final, para sus expedientes
Otros cargos
Además de los cargos basicos por la consulta in situ, un monto de 20.00$ es aplicado al usuario por cargos de investigación por toda solicitud que supere las cuatro (4) horas de trabajo .
En caso que cualquier información dada no cumpla con la solicitud, los cargos no serán aplicados.
Se aplican cargos de reproducción de documentos, además de los cargos de investigación.
Dado el caso que los usuarios externos sean organizaciones sin fines de lucro o personas con bajo nivel de ingreso, queda en manos de los Archivos Providencia Montreal ajustar los cargos.
Si es necesario realizar una copia por un servicio externo de reproducción, el usuario debe leer, llenar y firmar, en conjunto con la representante de la Congregación de las Hermanas de la Providencia y / o de los Archivos Montreal, un “Acuerdo de préstamo externo”13. El usuario debe también asumir los cargos (incluyendo los impuestos, el transporte y la utilización) aumentado de un quince por ciento (15%). El monto total será pagado en cheque o en efectivo a los Archivos Providencia Montreal. La nueva copia original producida como tal será porpiedad exclusiva de los Archivos Providencia Montreal y no podrá ser comprada o alquilada. Solo se podrá entregar copia al usuario.
Los cargos de transporte son pagados por el usuario si el peso y el tamaño de la reproducción supera el tamaño de una carta normal (4 x 9½ pulg. y 9 x 12 pulg.),
13
Ver “Acuerdo de préstamo externo”, Anexo 5.
Página 13 de 25
o si el peso justifica el envío por servicio de mensajería. En ese caso, el transporte es totalemente pagado por el usuario.
A petición del usuario, una factura que detalle los diversos cargos puede ser expedida. Debe pagar la totalidad, en efectivo o en cheque14, antes que las reproducciones de documentos sean entregadas personalmente, por correo electrónico o servicio postal.
A petitición del usuario, los Archivos Providencia Montreal pueden expedir un recibo sobre la totalidad de los cargos.
Los cargos de reproducción de documentos al interno para las Hermanas de la Providencia y l@s miembros de su personal son los siguientes:
Fotocopias o digitalizaciones de documentos en papel:
Tamaño Negro –
recto Negro –
recto-verso Color – recto
Color – recto-verso
8½ x 11 et 8½ x 14 0.15 $ c/u. 0.20$ c/u. 0.30$ c/u. 0.50$ c/u. 11 x 17 0.20$ c/u. 0.25$ c/u. 0.40$ c/u. 0.60$ c/u.
Fotografías digitalizadas o impresas:
Para fines de investigación o estudio privado: 1.00$ c/u. Para fines de exposición o de publicación: se debe negociar los términos con el Equipo de
Liderazgo General y/o el departamento de los Archivos Providencia Montreal
Personal del Centro Internacional Providencia (en el marco de su trabajo):
Ningún cargo.
Los cargos de reproducción de documentos para los usuarios externos son los siguientes:
Fotocopias o digitalizaciones de documentos en papel:
Tamaño Negro –
recto Negro –
recto-verso Color – recto
Color – recto-verso
8½ x 11 et 8½ x 14 0.25 $ c/u. 0.30$ c/u. 0.40$ c/u. 0.60$ c/u. 11 x 17 0.35$ c/u. 0.40$ c/u. 0.50$ c/u. 0.70$ c/u.
14
Idem nota 10.
Página 14 de 25
Fotografías digitalizadas o impresas:
Para fines de investigación o estudio privado: 2.00$ c/u. Para fines de exposición o de publicación: 30.00$ c/u.
Servicio de reproducción externo: Monto de la factura + 15%
Precios sujetos a cambio sin previo aviso.
Fuentes utilizadas15
Hermanas de la Providencia Administración General – Cargos de servicio, puesta al día 2007.
Providence Archives Holy Angels Province “Archives Policies and Procedures”, addition 2011.
Providence Archives Mother Joseph Province “Archives Policies and Procedures”, updated 2009.
Providence Health & Services “Archives Services”, consultado el 9 de febrero 2016 : www.providence.org/phs/archives/services/pages/default.aspx
Frères des Écoles Chrétiennes, Laval (Quebec) – Servicio de archivos. “Projet de politique d’accès, de consultation et de reproduction”, en espera de aprobación 18 de diciembre de 2014.
“Sisters of St. Joseph in Canada, London (Ontario) – “Research Agreement”, “Request for Reproduction” & “Archives Processing Manual, v. 12”, 2016.
Catholic Archdiocese of Grouard-McLennan, Alberta – Archives “Research Request Form”, “Research Statement of compliance form”, “Certificate Request Form”, 2014.
Catholic Diocese of Victoria, B.C. – “Archives Policy”, 2015.
Sœurs grises de Montréal – Politiques du service des archives, recibidas en 2016.
Archives publiques de l’Ontario “Services et frais de reproduction, dernière mise à jour septembre 2015 » consultado el 9 de febrero de 2016.
15 Otras fuentes utilizadas en la primera versión de la presente política (2005) no fueron citadas. Para consultarlas, debe hacer una solicitud al departamento de los Archivos Históricos Providencia.
Página 15 de 25
www.archives.gov.on.ca/fr/access/documents/customer_service_guide_105_reproduction_services_and_feesf.pdf
Bibliothèque et Archives Canada consultado el 9 de febrero de 2016 : www.bac-lac.gc.ca/fra/demandes-reproduction.aspx
Bibliothèque et Archives nationales du Québec consultado el 9 de febrero 2016 : www.banq.qc.ca/services/tarification/tarification_repro.html
Conseil canadien des archives [Consejo Canadiense de Archivos]– Derechos de auteur 2015.
Legislación
Legislación sobre los archivos (Quebec) en su artículo 21 (conservación y acceso a los archivos del sector privado).
Ley de protección de informaciones personales en el sector privado (Quebec).
Ley de protección de datos personales (Canadá). Ley de derecho de autor (Canadá). Modificaciones dadas en la Ley de derechos de autor luego de adoptar el
proyecto de ley C-11 donde implica los servicios de archivos, 2015) (CopyrightBillC-11_FR.pdf)
Ley sobre el marco jurídico de las tecnologías de la información (Canadá) (www.lccjti.ca )
Código Civil de Quebec, artículos 35 a 41 (Del respeto y de la reputación de la vida privada).
Carta Canadiense de Derechos y Libertades, artículos 5 a 9 (Respeto de la vida privada)
Código del Derecho Canónico (1983): cánones 114, 173 §4, 220, 428 §2, 482 §1, 486-491, 535 §4, 895, 1053, 1082, 1133, 1208, 1283 §3, 1284 §2, 1306 §2, 1339 §3, 1391, 1719.
Página 16 de 25
Anexo 1: Formulario de solicitud de investigación (uso interno)
Formulario de solicitud de investigación Administración General Hermanas de la Providencia Solicitud__(año)__#(N°de secuencia)
Fecha ____________________
Nombre: _________________________ Dirección: ___________________________________ ___________________________________ Teléfono: ________________ Correo electrónico _________________________________
Informaciones solicitadas: ____________________ ___________________________________________________________________________________ ___________________________________________________________________________________ ___________________________________________________________________________________ Documentos utilizados para la investigación
Nombre del documento Cifra de clasificación
Cifra de topografía
Cargos de investigación: 20.00$
Reproducciones y otros cargos: _____________________ _______________________________________________________________ _______________________________________________________________
Total: ______________ Pagado el____________ Efectivo Cheque
Comentarios: _________________________________________________ __________________________________________________
Miembro S.P. (Religiosa, empleado/a, Asociado/a) Entidad: _____________ ____________________
¿Lista adjunta? Sí No
Sí
Página 17 de 25
Respuesta enviada el ____________________ Firma (persona que hizo la investigación): ________________________
Anexo 2: Autorización de uso de reproducciones
Autorización de uso de reproducciones Administración General Hermanas de la Providencia Autorización _(año) # (N° de secuencia)
Fecha del día y la entrada en vigor de la autorización ___________________
Documento(s) visado(s) por esta autorización (La lista de documentos reproducidos y signaturas)
Procedencia del documento reproducido (Fondos, colecciones e informaciones que deben inscribirse en la leyenda)
Persona u organismo que recibe la autorización y descripción del proyecto (Concedido a…,datos ) (En el marco del proyecto…)
Plazo de la autorización, revisión y proyecto final (Período del proyecto, el plazo en que la imagen será utilizada en este contexto. Revisar los extractos que conciernen las SP antes de la fecha de vencimeinto. Obtener una copia final)
Cargos y poibilidad de modificación del documento (Para fines de difusión, permite la modificación para encuadrar u otra modificación que sea necesaria, pero siempre conservando el contexto de creación. Descripción de los costos) Yo, _________________________, usuario de documentos de los Archivos Providencia Montreal, propiedad privada de la Congregación de las Hermanas de la Providencia, acepto respetar las políticas y procedimientos internos en vigor para la consulta y la investigación, así como también las normas y leyes provinciales y nacionales sobre la protección de datos personales y sobre el derecho de autor. Me comprometo a pagar los cargos de investigación y de reproducción considerando la política interna sobre este punto, así como los cargos de transporte de ser aplicables. Prometo no usar o modificar la información de estos documentos, ni permitir su uso con el fin de perjudicar, de alguna manera a la Congregación de las Hermanas de la Providencia o a uno o varios de sus miembros y/o a su personal y/o a personas que hayan recibido
Correo Correo electrónico personalmente
Página 18 de 25
servicios en sus instituciones, ni asociar estos documentos con productos comerciales. Prometo avisar de inmediato la Congregación si tengo conocimiento que los documentos son utilizados de mala fe y/o por una persona no acreditada. Doy fe que mis informaciones personales y mis intenciones de investigación son verídicas y comprobables Firma del Usuario: _______________________________________ Firma de la responsable AP Montreal: _______________________________
Anexo 3 : Consulta de documentos in situ
Consulta de documentos in situ Archivos Históricos Providencia Hermanas de la Providencia
FECHA DE LA CONSULTA: _____________ NOMBRE DEL USUARIO Y DATOS: ___________________________________ ________________________________________________________________________ PROYECTO: _____________________________________________________________ ________________________________________________________________________ DOCUMENTOS CONSULTADOS: ________________________________________________ ________________________________________________________________________ ________________________________________________________________________ CARGOS DE INVESTIGACIÓN Y DE CONSULTA: 20.00$ (por día)* PAGADO
Yo, _________________________, usuario de documentos de los Archivos Providencia Montreal, propiedad privada de la Congregación de las Hermanas de la Providencia, acepto respetar las políticas y procedimientos internos en vigor para la consulta y la investigación, así como también las normas y leyes provinciales y nacionales sobre la protección de datos personales y sobre el derecho de autor. Me comprometo a pagar los cargos de investigación y de reproducción considerando la política interna sobre este punto, así como los cargos de transporte de ser aplicables. Prometo no usar o modificar la información de estos documentos, ni permitir su uso con el fin de perjudicar, de alguna manera a la Congregación de las Hermanas de la Providencia o a uno o varios de sus miembros y/o a su personal y/o a personas que hayan recibido servicios en sus instituciones, ni asociar estos documentos con productos comerciales. Prometo avisar de inmediato la Congregación si tengo conocimiento que
Página 19 de 25
los documentos son utilizados de mala fe y/o por una persona no acreditada. Doy fe que mis informaciones personales y mis intenciones de investigación son verídicas y comprobables
Firma del Usuario: _______________________________________
Firma de la responsable AP Montreal: _______________________________
Visitas subsiguientes*:
Reproducción (investigación in situ):
Signatura del
documento de
reproducción y
Paginas
reproducidas
¿Fotocopias o
digitalizaciones?
Descripción de los cargos
(precio por unidad x
núm. copias = total)
¿Autorización o
Permiso
firmado? (si es
el caso, n. ref.)
¿Cargos
pagados?
(iniciales)
Entrega (c.e., en
persona, correo)
y fechas
Cargos
pagados
Cargos
pagados
Cargos
pagados
Cargos
pagados
Página 20 de 25
Anexo 4: Permiso de derechos de autor
Permiso de derechos de autor
Archivos Providencia Hermanas de la Providencia
Esta es una convención entre las personas firmantes, se firman dos ejemplares originales para que cada firmante conserve una copia.
N° de permiso: ____________
Entre : __________________________________, representante debidamente autorizado/a de la Congregación de las Hermanas de la Providencia (Archivos Providencia Montreal), persona moral legalmente constituida y con domicilio principal en: 12 055, calle Grenet, Montreal (Quebec), H4J 2J5 (en adelante denominado/a “La Cesionista”).
Y : ____________________________________, representante debidamente autorizado(a) de:
persona moral legalmente constituida y con domicilio principal en: ___________________________________ (en adelante denominado/a “El Cliente”).
Teléfonos: _________________________________________________________
Correo electrónico : __________
CONSIDERANDO QUE la cesionista posee obras de distintos soportes y en diferentes formatos.
CONSIDERANDO QUE el Cliente muestra interés en obtener extractos o documentos de los archivos según las modalidades prescritas en el presente permiso, la Cesionista lo permite.
DOCUMENTOS VISADOS A ESTE PERMISO
Número de piezas : ____________ Lista de documentos anexados : Sí No Si la respuesta es no, describir las piezas (títulos, autores, fechas, signaturas) abajo:
Página 21 de 25
DERECHOS VISADOS POR ESTE PERMISO
Bajo la garantía de respeto de las condiciones del presente permiso, la Cesionista le concede al Cliente el derecho NO EXCLUSIVO de :
Reproducir los documentos descritos en la sección “Documentos visados por este permiso” (o lista anexada) y publicarlos de forma impresa (papel o digital), publicarlos o adaptarlos de forma audiovisual, representarlos en público en cualquier idioma y bajo cualquier soporte, exponerlos o comunicarlos públicamente por algun medio de telecomunicación (entre los cuales la radio, televisión e Internet) sin importar el idioma para las siguientes finalidades (en adelante denominada “La Producción”) ________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________
Explotar y distribuir la Producción elaborada, utilizando los documentos descritos en la sección “Documentos visados por este permiso”, únicamente en los territorios y el período a continuación:
Territorio : Quebec Canadá Internacional
Periodo: 1 año a partir de la firma de este permiso
u otro, precisar : __________________________________
Se permite una sola utilización, por lo tanto toda otra utilización (redifusión, reimpresión, nueva edición, etc.) deberá ser objeto de un nuevo permiso.
MODALIDADES DE PAGO
El Cliente se compromete a pagar a la Cesionista el siguiente monto por la reproducción, publicación y difusión de los documentos descritos en la sección “Documentos visados por este Permiso”:
Total : __________________ $CAN
En el caso que el Cliente no pague los cargos mencionados arriba dentro de los treinta (30) días después de la fecha de facturación o según la modalidad precisada por la Cesionsita, los intereses serán facturados mensualmente en función del Índice de interés del Banque du Canadá más el tres por ciento (3%) hasta el pago integral de la cuenta.
Página 22 de 25
COMPROMISO DEL/DE LA CLIENTE
El Cliente se compromete a respetar las siguientes reglas :
Para la difusión através de un medio electrónico, film, vídeo, diapositiva y objeto, mencionar por lo menos “Archivos Providencia Montreal” y el Nombre del Autor, si es conocido.
Para una publicación en papel u otro soporte o para una exposición, indicar la referencia completa para cada documento publicado, tal como aparece en la reproducción o en la descripción que la acompaña.
Para la publicación o la exposición de un fragmento de un documento, además de registrar la referencia completa, también el término “detalle” o “extracto” según el tipo de documento.
El contexto y el punto de vista de la obra original como también la integridad del documento deben ser respetados en La Producción.
Los documentos no deben ser utilizados, en La Producción, de tal manera que puedan perjudicar, difamar, poner en peligro la vida privada o ir en contra de la ley.
El Cliente debe enviar una copia de La Producción acabada para los expedientes de los Archivos Providencia Montreal: SÍ NO
El Cliente reconoce que la Cesionista es la titular exclusiva de todo permiso de propiedad en relación a los documentos descritos en la sección “Documentos visados por este permiso” y que es la única que puede conceder los permisos acordados a los presentes. La Cesionista reconoce que el Cliente es y permanece el titular exclusivo del permiso de autor de La Producción.
El Cliente asume toda la responsabilidad de sus actos para con los documentos descritos en la sección “Documentos visados por este permiso”.
INDEMNIZACIÓN Y ANULACIÓN
El Cliente garantiza la Cesionista y sus empleados y representantes actuales y futuros contra toda acción, persecución y pedido de compensación financiera, todo juicio y toda persecución por daños y perjuicios, inclyendo honorarios de abogados, resultantes de cualquier violación de los terminos por el Cliente, sus empleados y representantes actuales y futuros. La presente modalidad tendrá vigencia después de la expiración de este permiso.
El presente permiso será anulado automáticamente si el liquidador, un fiduciario o un depositario es designado para administrar una parte importante o
Página 23 de 25
la totalidad de los bienes del Cliente o si el Cliente solicita una suspensión de pagos después de una quiebra o persigue un régimen de insolvencia de cualquier provincia o país (en vigor o adoptado ulteriormente), o si realiza un acuerdo de cesión de deudas con sus acreedores.
Si el Cliente no cumple con todos los términos del presente permiso, la Cesionista puede precisar por escrito el motivo del incumplimiento. Si a los treinta días de recibir la declaración el Cliente no hace los ajustes necesarios, los derechos que le fueron otorgados por medio de este permiso, serán inmediatamente anulados y serán restituidos a la Cesionista sin recurso jurídico u otra formalidad, sin menoscabar su derecho de demandar por daños y perjuicios o de obtener una orden contra la parte que ha incurrido el incumplimiento o de obtener cualquier indemnización considerada justa.
EN FE DE LO CUAL, las partes han firmado el presente permiso.
Firmado el ____________________ Firmado el _____________________
En __________________________ En ___________________________
Por _________________________ Por ___________________________
(“La Cesionista”) (“El Cliente”)
Página 24 de 25
Anexo 5: Acuerdo de préstamo externo
[PROYECTO]
PRESTAMISTA
Nombre: Archivos Providencia Responsables: NOMBRE
Dirección: Hermanas de la Providencia
12055, calle Grenet, Montreal, Quebec H4J 2J5
Teléfono: (514) 334-9090 extensión 266 Fax: (514) 334-1620
C.e.: [email protected]
PRESTATARIO
Nombre : Responsables:
Dirección:
Teléfono: Fax:
C.e.:
Signatura de clasif. Signatura topogr. Descripción
Fecha del préstamo
____________________ Fecha de entrega _____________________
Exigencias para el prestatario:
En caso de utilizar servicios de reproducción externos, el prestamista le solicita al prestatario una copia digitalizada adicional de los documentos reproducidos Y de pagar al departamento de los Archivos Providencia un monto que represente el 15% de la factura total. Dicho monto es pagable cuando se devuelvan los documentos por cheque o en efectivo.
De ser aplicable, el transporte de los documentos es pagado totalmente por el prestatario. Devolver los documentos en buen estado y, si se pierden o tienen un daño, pagar por el valor de cada uno
de los documentos al prestamista. Valor estimado de los documentos: __________________________ Mencionar el nombre de los “Archivos Providencia Montreal” y las signaturas como referencia de los
documentos. Devolver los documentos en su embalaje original a más tardar el _________, a la dirección del prestamista.
PARA EL PRESTAMISTA ________________________________________
_ NOMBRE
Títulos
PARA EL PRESTATARIO
NOMBRE Archivos de las Hermanas de la Providencia
Página 25 de 25