politeknik melaka tertinggi meluluskan bajet & kertas kerja menyokong kenaikan pangkat 2....
TRANSCRIPT
POLITEKNIK MELAKA
SISTEM PENGURUSAN KUALITI ISO 9001:2015
PENGURUSAN RISIKO DAN PELUANG
UNIT SUKAN, KOKURIKULUM
DAN KEBUDAYAAN
TARIKH: 07 JUN 2018
1
1 PENGURUSAN RISIKO DAN PELUANG
KANDUNGAN
PROSES PENGURUSAN RISIKO DAN PELUANG.............................................................. 2
1. LANGKAH 1 - KOMUNIKASI DAN KONSULTANSI ....................................................... 3
2. LANGKAH 2 - PENGWUJUDAN KONTEKS .................................................................. 4
3. LANGKAH 3 - KENALPASTI RISIKO DAN PELUANG................................................... 5
4. LANGKAH 4 - ANALISIS RISIKO................................................................................... 6
4.1.1 Analisis BOW-TIE: R-USKK-01............................................................................... 6
5. LANGKAH 5-PENILAIAN RISIKO DAN PELUANG........................................................ 9
5.1.1 Penilaian Kebarangkalian Dan Impak Risiko........................................................... 9
5.1.2 Penilaian Kebarangkalian Dan Impak Peluang ...................................................... 9
5.1.3 Heat Matrix Risiko dan Peluang............................................................................ 10
6. LANGKAH 6- TINDAK BALAS RISIKO DAN PELUANG .............................................. 11
6.1.1 Pelan Tindak Balas Risiko Dan Peluang ............................................................... 11
6.1.2 Strategi Dan Rawatan Risiko (Treatment Plan)..................................................... 11
6.1.3 Strategi Rebut Peluang......................................................................................... 12
7. LANGKAH 7- PEMANTAUAN DAN KAJIAN SEMULA................................................. 12
7.1.1 Pemantauan dan Usulan....................................................................................... 12
8. DATA KOMULATIF PENILAIAN KEBERKESANAN TINDAKAN.................................. 12
9. LAMPIRAN................................................................................................................... 13
9.1 Definisi ......................................................................................................................... 13
9.2 Lampiran 1: Kod Daftar ............................................................................................... 13
9.3 Lampiran 2: Darjah Kualitatif Kebarangkalian dan Impak ............................................. 13
9.4 Lampiran 3: Pelan Tindakbalas Risiko ......................................................................... 14
2
2 PENGURUSAN RISIKO DAN PELUANG
PROSES PENGURUSAN RISIKO DAN PELUANG
ADAPTASI: MS ISO 31000:2010
PENGWUJUDAN KONTEKS(ESTABLISHMENT OF CONTEXT)
Konteks StrategikKonteks Proses
Konteks Keselamatan dan PekerjaanKonteks Pelanggan
Konteks projekPenentuan Kriteria
Pengaruh Dalaman dan Luaran
KENALPASTI RISIKO & PELUANG(RISK IDENTIFICATION)Apa yang boleh berlaku?
Bagaimana boleh berlaku?Imput dari Data-data sejarah dll
ANALISIS RISIKO & PELUANG(RISK ANALYSIS)
PENILAIAN RISIKO & PELUANG(RISK EVALUATION)
Membandingkan kriteriaKebarangkalian & Impak
Magnitud risiko & peluangKeutamaan
PELAN RAWATAN &TINDAKBALAS(RISK TREATMENT)
Mengenalpasti & menilai pilihan rawatanMengenalpasti dan melaksanakan rawatan
Pelan Tindakan
PE
MA
NT
AU
AN
DA
NK
AJIA
NS
EM
UL
A(M
ON
ITO
RIN
GA
ND
RE
VIE
W)
KO
MU
NIK
AS
ID
AN
KO
NS
UL
TA
NS
I(C
OM
MU
NIC
AT
IOA
NA
ND
CO
NS
UL
TA
TIO
N)
Penilaian Risiko & Peluang
Menentukankebarangkalian
dan punca
Menentukankesan dan
akibat
Menentukan kawalan sediaada
Menentukan tahap risiko
3
3 PENGURUSAN RISIKO DAN PELUANG
1. LANGKAH 1 - KOMUNIKASI DAN KONSULTANSINyatakan pihak-pihak yang terlibat dalam penyediaan dan penyebaran maklumat serta
penglibatan langsung atau tidak dalam pengurusan risiko dan peluang
PIHAK BERKEPENTINGAN (PELANGGAN UTAMA BAHAGIAN)
PELAJAR
PIHAK BERKEPENTINGAN (LUAR ORGANISASI)
ORGANISASI HUBUNGAN
1. Bahagian Pembangunan Kurikulum Kalendar Akademik Dokumen Kurikulum Bajet
2. Jabatan Perkhidmatan Awam Perjawatan Kenaikan pangkat Persaraan
3. Industri Latihan Praktikal Pelajar Penasihatan Akademik
4. Suruhanjaya Pencegahan Rasuah Integriti Kakitangan
5. Ibu bapa / penjaga Sokongan Moral
6. Bomba Keselamatan & Pencegahan Kebakaran
7. Pembekal Bekalan Keselamatan Bekalan Pembersihan Bekalan Alat Tulis
8. DOSH Keselamatan di tempat kerja
9. MQA Akreditasi Program Pengajian
10. SIRIM Mengaudit Proses P&P
11. TNB Bekalan Tenaga Eletrik
12. Telekom Malaysia Bekalan Perhubungan & Komunikasi
13. KKM Perkhidmatan rawatan & perubatan
PIHAK BERKEPENTINGAN (DALAM ORGANISASI)
1. Pengurusan Tertinggi Meluluskan Bajet & Kertas Kerja Menyokong Kenaikan Pangkat
2. Pentadbiran Menguruskan Kenaikan Gaji Kakitangan Menguruskan Kenaikan Pangkat Kakitangan Menguruskan Rekod Perkhidmatan Menguruskan Dokumen Tuntutan & Perjalanan
3. Peperiksaan Menguruskan Peperiksaan Pelajar Menguruskan Rekod Pencapaian Pelajar
4. UPIK Menguruskan Penyelidikan, Inovasi &Pengkormesialan Produk
5. UPLI Menguruskan Penempatan Latihan PraktikalPelajar
6. UPIM Menyediakan Fasiliti untuk kursus
7. Library Menyediakan Bahan Rujukan
8. ULPL Menguruskan Latihan & Pendidikan LanjutanKakitangan
9. JHEP Menguruskan Pengambilan Pelajar Menguruskan hal-hal berkaitan pelajar
10. USKK Mengursukan Program Sukan, KokurikulumBerkredit & Kebudayaan
11. UPP Menguruskan Pembangunan danPenyelenggaraan politeknik
4
4 PENGURUSAN RISIKO DAN PELUANG
12. UICT Menguruskan Teknologi Maklumat
13. KAMSIS Menguruskan Penempatan Pelajar
14. KAUNSELING Menguruskan Psikologi dan KaunselingKakitangan & Pelajar
15. Corporate Industry Services Centre (CISEC) Menyediakan kemudahan jaringan danKolaborasi dengan pihak industri
16. UNIT JAMINAN KUALITI Menguruskan Dokumen Kualiti
PIHAK BERKEPENTINGAN (DALAM JABATAN/BAHAGIAN/UNIT)
1. Ketua Unit 1 orang
2. Ketua Kursus 1 Orang
3. Pegawai Belia & Sukan 1 Orang
4. Pegawai Kebudayaan & Warisan 1 Orang
5. Pembantu Operasi 1 Orang
2. LANGKAH 2 - PENGWUJUDAN KONTEKS
PEMILIK RISIKO DAN PELUANG KOD DAFTAR
UNIT SUKAN KOKURIKULUM DANKEBUDAYAAN
USKK
FUNGSI/KEY ACTIVITIES OBJEKTIF
1. Menguruskan Perlaksanaan Aktiviti Sukan,Kokurikulum Dan Kebudayaan
2. Menguruskan Kokurikulum Berkredit Pelajar3. Menguruskan Kemudahan, Peralatan & Fasiliti
Sukan yang kondusif
1. Memperkasakan sistem perlaksanaan
pengurusan Sukan, Kokurikulum Berkredit
dan Kebudayaan & Warisan dengan
melahirkan pelajar yang holistik selaras
dengan kehendak & keperluan politeknik.
RUJUKAN LUARAN PROSES KERJA & RUJUKAN DALAMAN
1. Garispanduan Perlaksanaan Kokurikulum2. Pekeliling yang berkaitan
1. KPT
DATA SEJARAH YANG BERKAITAN DENGAN BAHAGIAN
SEJARAH POSITIF (PENCAPAIAN PELUANG) SEJARAH NEGATIF (RISIKO YANG JADI KEMALANGAN)
1. Johan Individu Rompin International ChessPMSICO 2016
2. Tempat Ketiga Kategori IPT Pesta Bola Jaring
USM Penang Antarabangsa 2016
3. Naib Johan Liga Sofbol IPT 2016 (DIvisyen 2)4. Naib Johan Kejohanan bolasepak Polycup 20165. Naib Johan Karnival Sukan Bola Sepak 9 Sebelah
IPT Negeri Melaka 2016
1.
IMPAK DAN PENGARUH ISU DALAMAN DAN LUARAN TERHADAP PENCAPAIAN OBJEKTIF
5 4 3 2 1 7S Mc Kinsey PESTEL 1 2 3 4 5
Strategy Political
Structure Economic
Systems Social
Shared Values Technology
Style (leadership) Environment
Staff Legal
Skills & Competency -
1Sangat Rendah
2Rendah
3Sederhana
4Besar
5Sangat besar
5
5 PENGURUSAN RISIKO DAN PELUANG
3. LANGKAH 3 - KENALPASTI RISIKO DAN PELUANGNota: Tentukan kod untuk tujuan ‘daftar risiko dan peluang’. Rujuk contoh lampiran 1
OBJEKTIF 01
Memperkasakan sistem perlaksanaan Pengurusan Sukan, Kokurikulum Berkredit dan Kebudayaan &
Warisan dengan melahirkan pelajar yang holistik selaras dengan kehendak & keperluan politeknik.
KOD RISIKO
R-USKK-01 Proses pelaksanaan P&P kurang lancar
KOD PELUANG
P-USKK-P01 Politeknik Melaka dapat membina reputasi yang baik
P-USKK-P02 Pensyarah berpeluang berkursus ke tahap lebih tinggi
P-USKK-P03 Mempelbagaikan Kolaborasi Industri/Agensi
6
6 PENGURUSAN RISIKO DAN PELUANG
4. LANGKAH 4 - ANALISIS RISIKO
4.1.1 Analisis BOW-TIE: R-BKP-O1-02
OBJEKTIF
Melahirkan graduan TVET yang holistik selari dengan misi dan visi Politeknik Melaka.
BOW TIE ANALYSIS
Rujuk 7S Mc Kinsey & PESTEL sebagai panduan faktor punca dan impak
2PUNCA
3TINDAKAN PENCEGAHAN
1PERISTIWA RISIKO
5TINDAKAN MITIGASI
4IMPAK
PensyarahTidak
Kompeten
SumberKewangan
GAGALMELAKSANAKAN
PENGURUSANSUKAN,
KOKURIKULUMBERKREDIT &KEBUDAYAAN
Perbanyakkanaktiviti
Objektif kualititidak tercapai
Program/aktivititidak dapatdijalankan
MewajibkanPelajar sertaisemua aktivitikokurikulum
Tiada Jurulatihyang kompeten
TiadaPeralatan/tidak
cukup
TiadaKemudahan
Modul &aktiviti yang
tidak menarik
Menghantarpensyarahberkursus
(Kejurulatihan)
Taklimat khaspada pelajar &
PensyarahFaktor Cuaca &persekitaran
Membuatpembelian
alatan secaraberkala
Pensyarah &Pelajar tidak
minat
Bebanan masamengajarpensyarah
Sokongan pihakluar & agensi
terhad
Menyediakantempat &
kemudahanyang kondusif
Menambahkankolabrasi &hubungan
dengan pihakluar & agensi
berkaitan
Keyakinanpensyarah
Tambahanperuntukan &
bajet
Semakan semulapada modul
Penambahanbilangan
Pensyarah &Jurulatih
Mempelbagaikanaktiviti yangmenarik &berkesan
Dapatkan tajaankewangan dari
pihak luar &alumni
Galakkanpensyarah
memilih 1 sukan
Tambah sumberrujukan
Mohonpenggunaan
kemudahan luarpremis
Lantik Jurulatihprofesional
Pelajarmengulang
kursus
7
7 PENGURUSAN RISIKO DAN PELUANG
4.1.2 Analisis Tindakan Pencegahan dan Mitigasi
INDIKATOR KECEMERLANGAN TINDAKAN PENCEGAHAN DAN MITIGASI
OBJEKTIF 2Memperkasakan sistem perlaksanaan Pengurusan Sukan, Kokurikulum Berkredit dan
Kebudayaan & Warisan dengan melahirkan pelajar yang holistik selaras dengan kehendak &keperluan politeknik.
KOD DAFTARPenyataan risiko 1
NO TINDAKAN PENCEGAHAN 1 2 3 4 5
1. Taklimat khas pada pelajar & Pensyarah
2. Menghantar pensyarah berkursus (Kejurulatihan)
3. Membuat pembelian alatan secara berkala
4. Menyediakan tempat & kemudahan yang kondusif
5. Sediakan lebih banyak aktiviti & lebih menarik
6. Menambahkan kolabrasi & hubungan dengan pihak luar & agensiberkaitan
NILAI MIN 3.33
TINDAKAN MITIGASI
1. Dapatkan tajaan dari pihak luar & alumni
2. Galakkan pensyarah memilih 1 sukan
3. Mewajibkan Pelajar sertai semua aktiviti kokurikulum
4. Mempelbagaikan aktiviti yang menarik & berkesan
5. Menambah sumber rujukan
6. Mohon penggunaan kemudahan luar premis
7. Lantik Jurulatih profesional
NILAI MIN 3.571
Gagal/tiada bukti2
Kurang Memuaskan3
Sederhana4
Baik5
Cemerlang
FAKTOR LUARAN FAKTOR DALAMAN
8
8 PENGURUSAN RISIKO DAN PELUANG
5. LANGKAH 5-PENILAIAN RISIKO DAN PELUANG5.1.1 Penilaian Kebarangkalian Dan Impak Risiko
Nota: Rujuk Lampiran 2-Darjah kualitatif penilaian kebarangkalian dan impak
PENILAIAN RISIKO (-VE)
IDENTIFIKASI RISIKO ANALISIS RISIKO
DAFTAR
RISIKO
PERISTIWA RISIKO
(RISK EVENT)
MA
GN
ITU
D
IMPAK(IMPACT) (paksi-X)
KEBARANGKALIAN(LIKELIHOOD) (paksi-Y)
1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10
R-USKK-01 Proses pelaksanaan P&P kurang
lancar42 6 6
5.1.2 Penilaian Kebarangkalian Dan Impak Peluang
PENILAIAN PELUANG (+VE)
IDENTIFIKASI PELUANG ANALISIS PELUANG
DAFTAR
PELUANG
PERISTIWA
(OPPORTUNITY)
MA
GN
ITU
D
IMPAK(IMPACT) (paksi-X)
KEBARANGKALIAN(LIKELIHOOD) (paksi-Y)
1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10
P-USKK-P01 Politeknik Melaka dapatmembina reputasi yang baik
64 8 6
P-USKK-P02 Pensyarah berpeluang berkursuske tahap lebih tinggi
48 8 6
P-USKK-P03 Mempelbagaikan KolaborasiIndustri/Agensi
36 6 5
9
9 PENGURUSAN RISIKO DAN PELUANG
5.1.3 Heat Matrix Risiko dan Peluang
RISIKO (-ve) PELUANG (+ve)
K
E
B
A
R
A
N
G
K
A
L
I
A
N
10 10
K
E
B
A
R
A
N
G
K
A
L
I
A
N
9 9
8 8
7 7
6 6
5 5
4 4
3 3
2 2
1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 10 9 8 7 6 5 4 3 2 1
IMPAK IMPAK
ZON MERAH: HIGHZON KUNING: MEDIUMZON HIJAU: LOW
KOD R/P PENYATAAN RISIKO / PELUANG MAGNITUD ZON MAGNITUDSELEPASRAWATAN
ZONSELEPASRAWATAN
2018
R-USKK-01 R Proses pelaksanaan P&P kurang lancar (6,6) = 36 KUNING (6,5)=30 KUNING
P-USKK-01 P Politeknik Melaka dapat membinareputasi yang baik
(8,8) = 64 MERAH TIADA PERUBAHAN KERANA
PELUANG PERLU DIKEKALKAN DI
AREA MERAH
P-USKK-02 P Pensyarah berpeluang berkursus ketahap lebih tingg
(8,6) = 48 MERAH (7,5)=35 MERAH
P-USKK-03 P Mempelbagaikan KolaborasiIndustri/Agensi
(6,6) = 36 KUNING MASIH TIADA PERUBAHAN
R-USKK-01
P-USKK-
P01
P-USKK-
P02
P-USKK-P03
R-USKK-01
P-USKK-
P02
10
10 PENGURUSAN RISIKO DAN PELUANG
6. LANGKAH 6- TINDAK BALAS RISIKO DAN PELUANGNota: Rujuk Lampiran – Pelan Tindakbalas risiko
6.1.1 Pelan Tindak Balas Risiko Dan Peluang
KODPERISTIWA
RISIKO DAN PELUANG
TINDAKBALAS
AC
CEP
T
AV
OID
TRA
NSF
ER
MIT
IGA
TE
EXP
LOIT
SHA
RE
ENH
AN
CE
IGN
OR
E
RISIKO
R-USKK-0 Proses pelaksanaan P&P kurang
lancar/ /
PELUANGP-USKK-P01 Politeknik Melaka dapat membina
reputasi yang baik/ / /
P-USKK-P02 Pensyarah berpeluang berkursus ketahap lebih tinggi
/ / /
P-USKK-P03 Mempelbagaikan Kolaborasi Industri / /
6.1.1 Strategi Dan Rawatan Risiko (Treatment Plan)Nota: Input kepada Perancangan Strategik
R-USKK-O1-01
PROSES PELAKSANAAN P&P KURANG LANCAR
STRATEGI & RAWATAN RISIKO TANGGUNGJAWAB
1. Menghantar pensyarah berkursus (Kejurulatihan)
2. Membuat pembelian alatan secara berkala PBS
3. Menyediakan tempat & kemudahan yang kondusif PBS/KUSKK
6.1.2 Strategi Rebut Peluang
P-USKK-P01
POLITEKNIK MELAKA DAPAT MEMBINA REPUTASI YANG BAIK
STRATEGI REBUT PELUANG TANGGUNGJAWAB
1. Menambahkan kolabrasi & hubungan dengan pihak luar & agensiberkaitan
KUSKK
P-USKK-P02
PENSYARAH BERPELUANG BERKURSUS KE TAHAP LEBIH TINGGI
STRATEGI REBUT PELUANG TANGGUNGJAWAB
1. Membangunkan Belanjawan ABM KUSKK
2. Mencari Peluang Latihan Untuk Staf PBS
11
11 PENGURUSAN RISIKO DAN PELUANG
P-USKK-P03
MEMPELBAGAIKAN KOLABORASI INDUSTRI
STRATEGI REBUT PELUANG TANGGUNGJAWAB
1. Melibatkan Pihak Luar/Industri Dalam Aktivti/Program USKK KUSKKK
7. LANGKAH 7- PEMANTAUAN DAN KAJIAN SEMULANota: Pemantauan dan kajian semula dijalankan untuk suatu tempoh yang
ditetapkan oleh organisasi seperti setiap 3-6 bulan
7.1.1 Pemantauan : Status Tindakan Terhadap Strategi
BIL STRATEGI YANG DIRANCANG TIDAKDIAMBIL
TINDAKAN
SEDANGDIAMBIL
TINDAKAN
TELAHDIAMBIL
TINDAKAN
1. Menghantar pensyarah berkursus (Kejurulatihan ) /
2. Membuat pembelian alatan secara berkala /
3. Menyediakan tempat & kemudahan yang kondusif /
4.
5.
6.
7.
Pegawai yang memantau
Nama:
Tarikh:
Usul Penambahbaikan Yang Perlu Dilaksanakan
ULASAN PEMANTAUAN DAN USUL PENAMBAHBAHBAIKAN
Xx Xx xx
Pegawai yang memantau
Nama:
Tarikh:
12
12 PENGURUSAN RISIKO DAN PELUANG
8. Langkah 8 DATA KOMULATIF PENILAIAN KEBERKESANAN TINDAKANNota: dijalankan untuk tempoh yang ditetapkan oleh organisasi. Tindakan Pencegahan perlu
dijalankan dan penilaiaan semula dijalankan. Magnitud risiko dan peluang perlu bandingkan
untuk melihat keberkesanan Ulang proses dan buat perbandingan data.
R-USKK-01
Mac 2019 30
Mei 2018 36
26
28
30
32
34
36
38
MA
GN
ITU
D
PENILAIAN KEBERKESANAN TINDAKBALAS RAWATAN RISIKO
MENURUNDARIMAGNITUD(7,6) KEPADA(6,6)
P-USKK-01 P-USKK-02 P-USKK-03
Mac-19 56 35 30
Mei-18 56 48 30
0
10
20
30
40
50
60
MA
GN
ITU
D
PENILAIAN KEBERKESANAN TINDAKBALAS TERHADAP PELUANG
MENURUNDARIMAGNITUD(8,6) KEPADA(7,5)
13
13 PENGURUSAN RISIKO DAN PELUANG
9. LAMPIRAN9.1 Lampiran 1: Kod Daftar Risiko
KOD RUJUKAN (Contoh)
R-USKK-01 Proses pelaksanaan P&P kurang lancar
P-USKK-P01 Politeknik Melaka dapat membina reputasi yang baik
P-USKK-P02 Pensyarah berpeluang berkursus ke tahap lebih tinggi
P-USKK-P03 Mempelbagaikan Kolaborasi Industri
9.2 Lampiran 2: Darjah Kualitatif Kebarangkalian dan Impak
DARJAH KUALITATIF KEBARANGKALIAN DAN IMPAK RISIKO
KEBARANGKALIAN IMPAKDARJAH PENERANGAN DARJAH PENERANGAN
1-2 Jarang (rare)Potensi berlaku sangat rendah
1-2 Tiada kesan (insignificant)Tiada kecederaan, kerugian yangrendah
3-4 Kurang kemungkinan (unlikely)Mungkin berlaku pada sesuatu masa
3-4 Kecil (minor)Bantuan segera, kerugian sederhana
5-6 Boleh jadi (moderate)Boleh berlaku pada sesuatu masa
5-6 Sederhana (moderate)Perlu bantuan perubatan, kerugianyang besar
7-8 Ada kemungkinan (likely)Ada kemungkinan berlaku dalamkeadaan tertentu
7-8 Besar (major)Kecederaan serius, kerugianmelampai, kegagalan fungsi
9-10 Hampir pasti (almost certain)Berkemungkinan besar berlaku dalamsemua keadaan
9-10 Bencana (catastropic)Kematian, kesan berbahaya, kerugianyang terok
LIHAT PELUANG DARI KONTEKS YANG POSITIF DENGAN SKALA 1-10
14
14 PENGURUSAN RISIKO DAN PELUANG
9.3 Lampiran 3: Pelan Tindakbalas Risiko