politeknik melaka - polimelaka.edu.my · nyatakan pihak-pihak yang terlibat dalam penyediaan dan...
TRANSCRIPT
POLITEKNIK MELAKASISTEM PENGURUSAN KUALITI ISO 9001:2015
PENGURUSAN RISIKO DAN PELUANG
UNIT PEPERIKSAAN
JUN 2018 – JUN 2019
1
1 PENGURUSAN RISIKO DAN PELUANG
KANDUNGAN
PROSES PENGURUSAN RISIKO DAN PELUANG.............................................................. 2
1. LANGKAH 1 - KOMUNIKASI DAN KONSULTANSI ....................................................... 3
2. LANGKAH 2 - PENGWUJUDAN KONTEKS .................................................................. 4
3. LANGKAH 3 - KENALPASTI RISIKO DAN PELUANG................................................... 5
4. LANGKAH 4 - ANALISIS RISIKO................................................................................... 6
4.1.1 Analisis BOW-TIE: R-BKP-01 ................................................................................. 6
4.1.2 Analisis BOW-TIE: R-BKP-O1-02 ........................................................................... 7
5. LANGKAH 5-PENILAIAN RISIKO DAN PELUANG........................................................ 9
5.1.1 Penilaian Kebarangkalian Dan Impak Risiko........................................................... 9
5.1.2 Penilaian Kebarangkalian Dan Impak Peluang ...................................................... 9
5.1.3 Heat Matrix Risiko dan Peluang............................................................................ 10
6. LANGKAH 6- TINDAK BALAS RISIKO DAN PELUANG .............................................. 11
6.1.1 Pelan Tindak Balas Risiko Dan Peluang ............................................................... 11
6.1.2 Strategi Dan Rawatan Risiko (Treatment Plan)..................................................... 11
6.1.3 Strategi Rebut Peluang......................................................................................... 12
7. LANGKAH 7- PEMANTAUAN DAN KAJIAN SEMULA................................................. 12
7.1.1 Pemantauan dan Usulan....................................................................................... 12
8. DATA KOMULATIF PENILAIAN KEBERKESANAN TINDAKAN.................................. 13
9. LAMPIRAN................................................................................................................... 14
9.1 Definisi ......................................................................................................................... 14
9.2 Lampiran 1: Kod Daftar ............................................................................................... 14
9.3 Lampiran 2: Darjah Kualitatif Kebarangkalian dan Impak ............................................. 15
9.4 Lampiran 3: Pelan Tindakbalas Risiko ......................................................................... 15
2
2 PENGURUSAN RISIKO DAN PELUANG
PROSES PENGURUSAN RISIKO DAN PELUANG
ADAPTASI: MS ISO 31000:2010
PENGWUJUDAN KONTEKS(ESTABLISHMENT OF CONTEXT)
Konteks StrategikKonteks Proses
Konteks Keselamatan dan PekerjaanKonteks Pelanggan
Konteks projekPenentuan Kriteria
Pengaruh Dalaman dan Luaran
KENALPASTI RISIKO & PELUANG(RISK IDENTIFICATION)Apa yang boleh berlaku?
Bagaimana boleh berlaku?Imput dari Data-data sejarah dll
ANALISIS RISIKO & PELUANG(RISK ANALYSIS)
PENILAIAN RISIKO & PELUANG(RISK EVALUATION)
Membandingkan kriteriaKebarangkalian & Impak
Magnitud risiko & peluangKeutamaan
PELAN RAWATAN &TINDAKBALAS(RISK TREATMENT)
Mengenalpasti & menilai pilihan rawatanMengenalpasti dan melaksanakan rawatan
Pelan Tindakan
PE
MA
NT
AU
AN
DA
NK
AJIA
NS
EM
UL
A(M
ON
ITO
RIN
GA
ND
RE
VIE
W)
KO
MU
NIK
AS
ID
AN
KO
NS
UL
TA
NS
I(C
OM
MU
NIC
AT
IOA
NA
ND
CO
NS
UL
TA
TIO
N)
Penilaian Risiko & Peluang
Menentukankebarangkalian
dan punca
Menentukankesan dan
akibat
Menentukan kawalan sediaada
Menentukan tahap risiko
3
3 PENGURUSAN RISIKO DAN PELUANG
1. LANGKAH 1 - KOMUNIKASI DAN KONSULTANSINyatakan pihak-pihak yang terlibat dalam penyediaan dan penyebaran maklumat serta
penglibatan langsung atau tidak dalam pengurusan risiko dan peluang
PELANGGAN UTAMA JAB/BHG/UNIT
PELAJAR BERDAFTARPIHAK BERKEPENTINGAN (LUAR ORGANISASI)
ORGANISASI HUBUNGAN
1. Kementerian Kewangan Malaysia Mendapatkan budget tahunan Kelulusan kewangan
2. Jabatan Perkhidmatan Awam Perjawatan Kenaikan pangkat Persaraan
3. Arkib Negara Malaysia Urusan dokumen dan rekod kerajaan
4. Suruhanjaya Pencegahan Rasuah Integriti kakitangan
5. Pembekal Bekalan Keselamatan Bekalan Pembersihan Bekalan Alat tulis
PIHAK BERKEPENTINGAN (DALAM ORGANISASI)
1. Pengarah Meluluskan budget
2. Hal Ehwal Pelajar Menyediakan data pelajar
3. Unit Latihan Industri
4.
PIHAK BERKEPENTINGAN (DALAM JABATAN/BAHAGIAN/UNIT)
1. Tpa 1
2. Ketua Unit 1 orang
3. eo 1 Orang
4. po 1
5. PPj
4
4 PENGURUSAN RISIKO DAN PELUANG
2. LANGKAH 2 - PENGWUJUDAN KONTEKS
PEMILIK RISIKO DAN PELUANG KOD DAFTAR
BAHAGIAN KHIDMAT PENGURUSAN UPEP
FUNGSI/KEY ACTIVITIES OBJEKTIF
1. Berperanan menguruskan urusan-urusanpeperiksaan.
2. Berperanan menguruskan urusan persijilan.3. Merancang dan melaksanakan dasar, arahan
dan garis panduan berkaitan peperiksaantermasuk pembinaan item dan pemastiankualiti.
1. Memastikan pengurusan penilaian danpentaksiran dijalankan dengan lancar dansistematik.
RUJUKAN LUARAN PROSES KERJA & RUJUKAN DALAMAN
1. Buku arahan-arahan peperiksaan edisi x tahun x2. Akta 1743. Garis-garis panduan yang berkaitan.
1. KPT-
DATA SEJARAH YANG BERKAITAN DENGAN BAHAGIAN
SEJARAH POSITIF (PENCAPAIAN PELUANG) SEJARAH NEGATIF (RISIKO YANG JADI KEMALANGAN)
1. 1. Kes pelajar tiru2. Kecuaian pengawas peperiksaan3. Kecuaian pensyarah kursus
IMPAK DAN PENGARUH ISU DALAMAN DAN LUARAN TERHADAP PENCAPAIAN OBJEKTIF
5 4 3 2 1 7S Mc Kinsey PESTEL 1 2 3 4 5
Strategy Political
Structure Economic
Systems Social
Shared Values Technology
Style (leadership) Environment
Staff Legal
Skills & Competency -
1Sangat Rendah
2Rendah
3Sederhana
4Besar
5Sangat besar
5
5 PENGURUSAN RISIKO DAN PELUANG
3. LANGKAH 3 - KENALPASTI RISIKO DAN PELUANGNota: Tentukan kod untuk tujuan ‘daftar risiko dan peluang’. Rujuk contoh lampiran 1
OBJEKTIF # 01
Memastikan pengurusan penilaian dan pentaksiran berjalan dengan lancar dan sistematik.
KOD RISIKO
R-UPEP-01 Pengurusan penilaian dan pentaksiran tidak berjalan dengan lancar dan sistematik.
R-UPEP-02 Kualiti cetakan soalan peperiksaan tidak memuaskan
KOD PELUANG
P-UPEP-01 Tambah bilangan sewaan mesin rizo
P-UPEP-02 Tambah baik penyusunan bilik kebal
P-UPEP-04 Outsource tindakan penyelenggaraan
6
6 PENGURUSAN RISIKO DAN PELUANG
4. LANGKAH 4 - ANALISIS RISIKO
4.1.1 Analisis BOW-TIE: R-BKP-01
OBJEKTIF
Menyampaikan Latihan Atau Bengkel Yang Mencapai Hasil Pembelajaran (Outcome)Yang Ditetapkan
BOW TIE ANALYSISRujuk 7S Mc Kinsey & PESTEL untuk mengenalpasti faktor punca dan impak
2PUNCA
3TINDAKAN PENCEGAHAN
1PERISTIWA RISIKO
5TINDAKAN MITIGASI
4IMPAK
KESILAPANPENSYARAH KEY IN
MARKAH KK
GANGGUANPERSEKITARAN
PENGURUSANPENILAIAN DANPENTAKSIRAN
TIDAK LANCAR DANSISTEMATIK
TAKLIMAT KPDPELAJAR SBLM PA
GAGAL KURSUS
AKTA 174
FAKTOR LUARAN FAKTOR DALAMAN
MASALAH TEKNIKALSERVER (SPMP)
PELAJAR TIRU
MASALAHKEHADIRAN PA
MESIN RIZOROSAK
PUNCADALAMAN
SOALAN BOCOR
ITEM PA TIDAKBERKUALITI
BILIK KEBAL
TAKLIMAT KPDPENGGUBAL ITEM PA
SEMAKAN TELITIITEM PA
PEMERIKSAAN OLEHPENGAWAS PEP
KAWAL STAF KETIKAPENYEDIAAN SOALAN
PA
JK PEP PMK
SKRIP PENGUMUMANPENGAWAS
GP PEMBINAANITEM
PROSES KERJAPEMANTAUAN
KEHADIRAN PEL. PA
BILIK KEBAL
ARAHANPEPERIKSAAN
PENYEMAK DANPEMBACA KE-2
KEMPEN JGNTIRU
PEMERIKSAANINFRASTRUKTUR
PLORR & CORR TIDAKGAMBAR PENCAPAIAN
SEBENAR
MASALAHKEHADIRAN PA
MESIN RIZOROSAK
FOKUS PELAJARTERGANGGU
TIDAK TERJAMINKESELAMATAN DATA
7
7 PENGURUSAN RISIKO DAN PELUANG
4.1.2 Analisis BOW-TIE: R-BKP-O1-02
OBJEKTIF
BOW TIE ANALYSISRujuk 7S Mc Kinsey & PESTEL sebagai panduan faktor punca dan impak
2PUNCA
3TINDAKAN PENCEGAHAN
1PERISTIWA RISIKO
5TINDAKAN MITIGASI
4IMPAK
PUNCADALAMAN
PUNCA LUARAN
..
TINDAKANPENCEGAHAN IMPAK
DALAMAN
IMPAK LUARAN
TINDAKANMITIGASI
FAKTOR LUARAN FAKTOR DALAMAN
8
8 PENGURUSAN RISIKO DAN PELUANG
4.1.3 Analisis Tindakan Pencegahan dan Mitigasi
INDIKATOR KECEMERLANGAN TINDAKAN PENCEGAHAN DAN MITIGASI
OBJEKTIF 2Penyataan objektif
KOD DAFTARPenyataan risiko 1
NO TINDAKAN PENCEGAHAN 1 2 3 4 5
1. TAKLIMAT KEPADA PELAJAR SEBELUM PEPERIKSAAN AKHIR
2. TAKLIMAT SEBELUM PEMBINAAN ITEM KPD PENGGUBAL
3. PEMERIKSAAN OLEH PENGAWAS PEPERIKSAAN
4. KAWALAN BILANGAN STAF TERLIBAT DALAM PENYEDIAANKERTAS SOALAN PEPERIKSAAN.
5. SEMAKAN TELITI KETIKA PEMBANGUNAN ITEM
6. BACKUP HARDCOPY MARKAH
7. BILIK KEBAL
8. PEMBACA DAN PENYEMAK KEDUA
9. PEMERIKSAAN INFRASTRUKTUR OLEH UPS
NILAI MIN 3.67
TINDAKAN MITIGASI
1. AKTA 174
2. JK PEPERIKSAAN PMK
3. GARIS PANDUAN PEMBINAAN ITEM
4. GARIS PANDUAN PENYIMPANAN ITEM PEPERIKSAAN & BLKKEBAL
5. ARAHAN PEPERIKSAAN
6. PROSES KERJA PEMANTAUAN KEHADIRAN PELAJAR KETIKAPA
7. SKRIP PENGUMUMAN PENGAWAS
8. KEMPEN
NILAI MIN 3.751
Gagal/tiada bukti2
Kurang Memuaskan3
Sederhana4
Baik5
Cemerlang
Nota: Penilaian logik berkadar songsang (rujuk langkah 5)
Jika nilai min rendah untuk tindakan pencegahan; maka nilai kebarangkalian adalah tinggi
Jika nilai min rendah untuk tindakan mitigasi; maka nilai impak risiko adalah tinggi
9
9 PENGURUSAN RISIKO DAN PELUANG
5. LANGKAH 5-PENILAIAN RISIKO DAN PELUANG5.1.1 Penilaian Kebarangkalian Dan Impak Risiko
Nota: Rujuk Lampiran 2-Darjah kualitatif penilaian kebarangkalian dan impak
PENILAIAN RISIKO (-VE)
IDENTIFIKASI RISIKO ANALISIS RISIKO
DAFTAR
RISIKO
PERISTIWA RISIKO
(RISK EVENT)
MA
GN
ITU
D
IMPAK(IMPACT) (paksi-X)
KEBARANGKALIAN(LIKELIHOOD) (paksi-Y)
1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10
R-UPEP-O1-
01
PENGURUSAN PENILAIAN DANPENTAKSIRAN TIDAK LANCAR DANSISTEMATIK
49 7 7
R-UPEP-O1-
02
KUALITI CETAKAN SOALAN PEPERIKSAAN
TIDAK MEMUASKAN9 4
5.1.2 Penilaian Kebarangkalian Dan Impak Peluang
PENILAIAN PELUANG (+VE)
IDENTIFIKASI PELUANG ANALISIS PELUANG
DAFTAR
PELUANG
PERISTIWA
(OPPORTUNITY)
MA
GN
ITU
D
IMPAK(IMPACT) (paksi-X)
KEBARANGKALIAN(LIKELIHOOD) (paksi-Y)
1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10
P-BKP-O1-01 TAMBAH BILANGAN/SEWAAN
MESIN RIZO 40 8 5
P-BKP-O1-02 TAMBAH BAIK PENGURUSAN
BILIK KEBAL36 9 4
P-BKP-O1-04 SUMBER LUAR
(PENYELENGGARAAN)24 8 3
10
10 PENGURUSAN RISIKO DAN PELUANG
5.1.3 Heat Matrix Risiko dan Peluang
RISIKO PELUANG
K
E
B
A
R
A
N
G
K
A
L
I
A
N
10 10
K
E
B
A
R
A
N
G
K
A
L
I
A
N
9 9
8 8
7 7
6 6
5 5
4 4
3 3
2 2
1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 10 9 8 7 6 5 4 3 2 1
IMPAK IMPAK
ZON MERAH: HIGHZON KUNING: MEDIUMZON HIJAU: LOW
KOD R/P PENYATAAN RISIKO / PELUANG MAGNITUD ZON
R-UPEP-O1-01 R PENGURUSAN PENILAIAN DAN PENTAKSIRAN TIDAKLANCAR DAN SISTEMATIK
49 H
R-UPEP-O1-01 R KUALITI CETAKAN SOALAN PEPERIKSAAN TIDAKMEMUASKAN
36 H
P-UPEP- 01 P TAMBAH BILANGAN/SEWAAN MESIN RIZO 40 H
P-UPEP- 02 P TAMBAH BAIK PENGURUSAN BILIK KEBAL 36 H
P- UPEP- 03 P SUMBER LUAR (PENYELENGGARAAN) 24 M
KOD-P02(9,4)
KOD-R01(7,7) KOD-P01
(8,5)
KOD-P03(8,3)
KOD-R01(9,4)
11
11 PENGURUSAN RISIKO DAN PELUANG
6. LANGKAH 6- TINDAK BALAS RISIKO DAN PELUANGNota: Rujuk Lampiran – Pelan Tindakbalas risiko
6.1.1 Pelan Tindak Balas Risiko Dan Peluang
KODPERISTIWA
RISIKO DAN PELUANG
TINDAKBALAS
AC
CEP
T
AV
OID
TRA
NSF
ER
MIT
IGA
TE
EXP
LOIT
SHA
RE
ENH
AN
CE
IGN
OR
E
RISIKO
R-UPEP -01 PENGURUSAN PENILAIAN DANPENTAKSIRAN TIDAK LANCAR DANSISTEMATIK
R-UPEP -02 KUALITI CETAKAN SOALANPEPERIKSAAN TIDAK MEMUASKAN
PELUANG
P-UPEP -01 TAMBAH BILANGAN/SEWAAN
MESIN RIZO
P-UPEP -02 TAMBAH BAIK PENGURUSAN
BILIK KEBAL
P- UPEP BKP-
O1-04
SUMBER LUAR
(PENYELENGGARAAN)
6.1.2 Strategi Dan Rawatan Risiko (Treatment Plan)Nota: Input kepada Perancangn Strategik (Input : SWOT & TOWS)
R-UPEP-O1-01
PENGURUSAN PENILAIAN DAN PENTAKSIRAN TIDAK LANCAR DAN SISTEMATIK
STRATEGI & RAWATAN RISIKO TANGGUNGJAWAB
1. TAMBAH BILANGAN MESIN RIZO KEW
2. TAKLIMAT SEBELUM PEPERIKSAAN KPD PELAJAR KUPEP
3. TAKLIMAT KEPADA PENGGUBAL PEPERIKSAAN KUPEP / KP
4.
R-BKP-O1-01
PENYATAAN RISIKO
STRATEGI RAWATAN RISIKO TANGGUNGJAWAB
1. SEMAKAN KUALITI CETAKAN SKRIP SOALAN OLEHPEGAWAI PEPERIKSAAN SEBELUM DIMASUKKAN KEDALAMSAMPUL
KUPEP / KPPJ
2.
12
12 PENGURUSAN RISIKO DAN PELUANG
R-BKP-O1-01
PENYATAAN RISIKO
STRATEGI RAWATAN RISIKO TANGGUNGJAWAB
1.
2.
3.
6.1.3 Strategi Rebut Peluang
P-UPEP-O1-01
PENYATAAN PELUANG
STRATEGI REBUT PELUANG TANGGUNGJAWAB
1. SUMBER KEWANGAN PMK PENGURUSAN
2. BANTUAN PEMBANTU OPERASI TAMBAHAN UNTUKPERCEPATKAN PROSES KERJA
PENGURUSAN
R-BKP-O1-01
PENYATAAN PELUANG
STRATEGI REBUT PELUANG TANGGUNGJAWAB
1.
2.
R-BKP-O1-01
PENYATAAN PELUANG
STRATEGI REBUT PELUANG TANGGUNGJAWAB
1.
2.
3.
7. LANGKAH 7- PEMANTAUAN DAN KAJIAN SEMULANota: Pemantauan dan kajian semula dijalankan untuk suatu tempoh yang
ditetapkan oleh organisasi seperti setiap 3-6 bulan
7.1.1 Pemantauan dan Usulan
BIL STRATEGI YANG DIRANCANG TIDAKDIAMBIL
TINDAKAN
SEDANGDIAMBIL
TINDAKAN
TELAHDIAMBIL
TINDAKAN
1. SEMAKAN KUALITI CETAKAN
2.
3.
4.
Usul Penambahbaikan:
13
13 PENGURUSAN RISIKO DAN PELUANG
Pegawai yang memantau
Nama:
Tarikh
8. DATA KOMULATIF PENILAIAN KEBERKESANAN TINDAKANNota: dijalankan untuk tempoh yang ditetapkan oleh organisasi. Tindakan Pencegahan perlu
dijalankan dan penilaiaan semula dijalankan. Magnitud risiko dan peluang perlu bandingkan
untuk melihat keberkesanan Ulang proses dan buat perbandingan data.
KOD-R01 KOD-R02
DIS 2017 36 49
JUN 18 25 64
0
10
20
30
40
50
60
70
MA
GN
ITU
D
PENILAIAN KEBERKESANAN TINDAKBALAS RAWATAN RISIKO
MENURUNMENINGKAT
KOD-R01 KOD-R02 KOD-R03
Jun-16 9 20 45
Jun-17 16 40 16
Jun-18 0 0 0
05
101520253035404550
MA
GN
ITU
D
PENILAIAN KEBERKESANAN TINDAKBALAS TERHADAP PELUANG
MENINGKAT
MENINGKAT
MENURUN
14
14 PENGURUSAN RISIKO DAN PELUANG
9. LAMPIRAN9.1 Definisi
RISIKO (-ve) PELUANG(+ve)
RISIKOKemungkinan Berlakunya Perkara Luar Jangka Pada Masa Akan Datang Yang DisebabkanFaktor Tertentu (Malapetaka, Bahaya Dll) Yang Boleh Menyebabkan Kerugin (Loss)/Kejutan
(Surprise)/Kegagalan FungsiPERISTIWA YANG BOLEH MENYEBABKAN KEGAGALAN MENCAPAI OBJEKTIF
ORGANISASI
PELUANGKesempatan Yang Baik
Organisasi Mengenalpasti Peluang-peluang Dan Berusaha Mengambil Peluang SecaraTerancang
PERISTIWA YANG BOLEH MENCETUS DAN MENYEBABKAN KEGEMILANGANORGANISASI
PENGURUSAN RISIKO DAN PELUANGMenguruskan Risiko dan Peluang Secara Terancang Untuk Mengelakkan Kerugian,
Kebuntuan Tindakan, Kos Luar Jangka, Kecelakaan/Kerugian Terok Akibat KesalahanMegambil Tindakan dan terlepas mengambil peluang kerana tidak menyedari
‘kewujudan peluang’
WITHOUT RISK, THERE IS NO OPPORTUNITY
9.2 Lampiran 1: Kod Daftar
KOD RUJUKAN (Contoh)
R Risiko
P Peluang
15
15 PENGURUSAN RISIKO DAN PELUANG
9.3 Lampiran 2: Darjah Kualitatif Kebarangkalian dan Impak
DARJAH KUALITATIF KEBARANGKALIAN DAN IMPAK RISIKO
KEBARANGKALIAN IMPAKDARJAH PENERANGAN DARJAH PENERANGAN
1-2 Jarang (rare)Potensi berlaku sangat rendah
1-2 Tiada kesan (insignificant)Tiada kecederaan, kerugian yangrendah
3-4 Kurang kemungkinan (unlikely)Mungkin berlaku pada sesuatu masa
3-4 Kecil (minor)Bantuan segera, kerugian sederhana
5-6 Boleh jadi (moderate)Boleh berlaku pada sesuatu masa
5-6 Sederhana (moderate)Perlu bantuan perubatan, kerugianyang besar
7-8 Ada kemungkinan (likely)Ada kemungkinan berlaku dalamkeadaan tertentu
7-8 Besar (major)Kecederaan serius, kerugianmelampai, kegagalan fungsi
9-10 Hampir pasti (almost certain)Berkemungkinan besar berlaku dalamsemua keadaan
9-10 Bencana (catastropic)Kematian, kesan berbahaya, kerugianyang terok
LIHAT PELUANG DARI KONTEKS YANG POSITIF DENGAN SKALA 1-10
9.4 Lampiran 3: Pelan Tindakbalas Risiko