politeknik melaka kementerian pendidikan malaysia · 1) objektif memastikan tatacara penyediaan dan...
TRANSCRIPT
MAKLUMAT TERKAWAL
Disediakan oleh: Diluluskan oleh:
NAMA : MOHD AZAMRI BIN KANDARI
NAMA : HILMUN BINTI MOHAMED
Jawatan : Ketua Jabatan Kejuruteraan Jawatan : Timbalan Pengarah Mekanikal Akademik Tarikh : 08 September 2017 Tarikh : 08 September 2017
POLITEKNIK MELAKA KEMENTERIAN PENDIDIKAN MALAYSIA
PROSES KERJA
PPP-04-05
PELAKSANAAN PROJEK PELAJAR
SISTEM PENGURUSAN KUALITI ISO 9001:2015
MAKLUMAT TERKAWAL
PELAKSANAAN PROJEK PELAJAR
PPP-04-05
POLITEKNIK MELAKA
Keluaran 01
Mukasurat 1 /11
Tarikh 08-09-2017
KANDUNGAN HALAMAN
1. KRITERIA KECEMERLANGAN PROSES ...................................................................... 2
1.1 Maklumat Umum Proses ..................................................................................... 2
1.2 Rujukan .............................................................................................................. 2
1.3 Sumber-Sumber Yang Diperlukan 7 .................................................................... 2
1.4 Maklumat Yang Perlu Dikomunikasi 7.4 ............................................................... 3
1.5 Definisi ................................................................................................................ 3
2. SIPOC DIAGRAM 4.4.1 .................................................................................................... 4
2.1 Proses Penyediaan dan Perlaksanaan Projek Pelajar ........................................ 4
3. SWIMLANE 4.4.1 .............................................................................................................. 6
4. PROSES KERJA 4.4.1 ...................................................................................................... 7
5. PLAN, DO, CHECK & ACTION ....................................................................................... 8
6. RISIKO DAN PELUANG 6.1 ............................................................................................ 9
7. KAWALAN OUTPUT TIDAK AKUR 8.4 ............................................................................ 9
8. MAKLUMAT PERLU DISELENGGARA (REKOD) 7.5 ................................................... 10
9. LAMPIRAN 8.5 .............................................................................................................. 10
10. KAWALAN DAN PINDAAN 7.5 ...................................................................................... 11
MAKLUMAT TERKAWAL
PELAKSANAAN PROJEK PELAJAR
PPP-04-05
POLITEKNIK MELAKA
Keluaran 01
Mukasurat 2 /11
Tarikh 08-09-2017
1. KRITERIA KECEMERLANGAN PROSES
1.1 Maklumat Umum Proses
MAKLUMAT PENERANGAN
1) Objektif Memastikan tatacara penyediaan dan perlaksanaan projek dibuat secara terancang dan berkesan.
2) Skop (key activities) Tatacara Penyediaan dan Perlaksanaan Projek.
3) Indikator kecemerlangan proses 4.4.1 a. Projek dapat disiapkan mengikut masa ditetapkan. b. Projek dihasilkan dapat menyelesaikan masalah
komuniti dan industry (sedia bukti) c. Prosedur pelaksanaan projek mengikut garis
panduan yang telah ditetapkan
4) Pemilik proses Ketua Jabatan Kejuruteraan Mekanikal
5) Pelanggan proses 5.1.2 Pelajar mengambil kursus projek
6) Pihak berkepentingan 4.2 a. Jabatan Pendidikan Politeknik (Pusat Penyelidikan Dan Inovasi Politeknik)
b. Politeknik Melaka c. Jabatan Akademik d. Badan Persijilan e. Pihak industri
1.2 Rujukan
RUJUKAN MAKLUMAT
Rujukan 7.5 (external references) a. ISO 9001:2015
b. Pekeliling, peraturan & perundangan
Rujukan dalaman 7.5 (internal references) a. Kalender Akademik Politeknik.
b. Takwim P&P Akademik PMK
c. Buku Panduan Projek Pelajar (Program Diploma)
Politeknik Malaysia.Takwim
1.3 Sumber-Sumber Yang Diperlukan 7
SUMBER-SUMBER PENERANGAN
Manusia 7.1.2 Pengarah
Ketua Jabatan
Penyelaras Projek
Penyelia Projek
Pelajar
Infrastruktur 7.1.3
Bangunan dan utility 7.1.3(a) Kemudahan Bengkel dan Makmal
Peralatan, perkakasan, perisian 7.1.3(b) Peralatan Bengkel dan Makmal
Printer dan Komputer
Perisian
MAKLUMAT TERKAWAL
PELAKSANAAN PROJEK PELAJAR
PPP-04-05
POLITEKNIK MELAKA
Keluaran 01
Mukasurat 3 /11
Tarikh 08-09-2017
Pengangkutan 7.1.3 (c) -
Teknologi maklumat dan komunikasi 7.1.3(d) Kemudahan Internet
Peralatan perlu dikaliberasi 7.1.5 Peralatan Makmal dan Bengkel
Bahan 7 Bahan Luak
Persekitaran7.1.4 Selamat & kondusif
Pengetahuan 7.1.6 Taklimat Perlaksanaan Projek Pelajar Panduan Projek Pelajar
Kompetensi kakitangan 7.2 Berkelayakan dalam bidang
Lain-lain -
1.4 Maklumat Yang Perlu Dikomunikasi 7.4
Maklumat Tanggungjawab Masa Kaedah Penerima
1. Senarai pelajar Penyelaras Projek Memo Penyelia Projek
2. Panduan Projek Pelajar (Program Diploma) Politeknik Malaysia.
Penyelaras Projek Taklimat Pelajar
3. Laporan Projek Pelajar
Pelajar Pembentangan Hasil Projek dan Laporan bertulis
Penyelia Projek
4. Gred Pelajar Penyelaras Projek Lembaran Markah Ketua Jabatan
1.5 Definisi
PERKATAAN PENERANGAN
Ketua Jabatan Ketua bagi sesuatu jabatan akademik atau jabatan sokongan akademik di politeknik.
Penyelaras Projek Pensyarah di jabatan akademik yang mengajar kursus berkaitan projek pelajar.
Penyelia Projek Pensyarah yang bertanggungjawab kepada sekumpulan kecil pelajar (empat atau lima) orang pelajar yang mengambil kursus berkaitan projek pelajar.
Pelajar Pelajar yang berdaftar untuk mengambil kursus berkaitan projek pelajar.
Kursus Projek Pelajar Kursus projek yang di ambil oleh pelajar di semester 4 dan 5
MAKLUMAT TERKAWAL
PELAKSANAAN PROJEK PELAJAR
PPP-04-05
POLITEKNIK MELAKA
Keluaran 01
Mukasurat 4 /11
Tarikh 08-09-2017
2. SIPOC DIAGRAM 4.4.1
2.1 Proses Penyediaan dan Perlaksanaan Projek Pelajar
SOURCE OF
INPUTS INPUTS PROCESS OUTPUTS
RECEIVERS OF OUTPUTS
Penyelaras Projek
Kalendar Akademik Politeknik
SEDIA TAKWIM
Takwim Aktiviti Mingguan Projek Pelajar.
Penyelia Projek
Pelajar
Penyelaras Projek
Senarai nama Penyelia
Senarai nama Pelajar
AGIH KUMPULAN PELAJAR
Nama Penyelia Kumpulan
Senarai kumpulan pelajar
Penyelia Projek
Pelajar
Buku Panduan Projek Pelajar (Program Diploma) Politeknik Malaysia
Takwim Aktiviti Mingguan Projek Pelajar.
Penyelaras Projek.
Panduan perlaksanaan projek pelajar
Aktiviti Mingguan Projek Pelajar.
TAKLIMAT PELAKSANAAN
AKTIVITI PROJEK PELAJAR
Aktiviti perlaksanaan projek.
Penyelia Projek
Pelajar
Pelajar Cadangan Tajuk Projek Pelajar.
SEDIA TAJUK PROJEK
PELAJAR
Tajuk Projek Pelajar.
Penyelia projek
Penyelia Projek
Tajuk Projek Pelajar.
SEMAK TAJUK PROJEK
PELAJAR
Tajuk Projek Pelajar memenuhi Panduan Projek Pelajar.
Pelajar
Pelajar Tajuk Projek yang diluluskan.
SEDIA KERTAS CADANGAN
PROJEK
Kertas Cadangan Projek Pelajar.
Penyelia Projek
Penyelia projek
Kertas Cadangan Projek Pelajar.
NILAI KERTAS CADANGAN
PROJEK PELAJAR
Lembaran markah pelajar.
Penyelaras projek
Penyelaras projek
Lembaran Markah Pelajar
REKOD MARKAH PELAJAR
Senarai Markah
Cadangan Projek Pelajar
Ketua Jabatan
MAKLUMAT TERKAWAL
PELAKSANAAN PROJEK PELAJAR
PPP-04-05
POLITEKNIK MELAKA
Keluaran 01
Mukasurat 5 /11
Tarikh 08-09-2017
SOURCE OF INPUTS
INPUTS PROCESS OUTPUTS RECEIVERS OF
OUTPUTS
Ketua
Jabatan Senarai Markah
Projek Pelajar
SAH
KEPUTUSAN
Markah Rasmi Cadangan Projek Pelajar.
Penyelaras Projek
Penyelia Projek Pelajar.
Pelajar Kertas Cadangan Projek Pelajar.
PERLAKSANAAN PROJEK
Hasil Projek. Penyelia Projek
Pelajar Hasil Projek.
BENTANG HASIL PROJEK
Markah Pembentangan
Laporan Lengkap Projek Pelajar.
Buku log (pemantauan/seliaa n) Lengkap Projek Pelajar.
Penyelia Projek
Penyelia Projek
Markah
Pembentangan
Laporan Lengkap
Projek Pelajar.
Buku log (pemantauan/seli aan) Lengkap Projek Pelajar.
JUMLAH MARKAH PELAJAR
Jumlah Markah Keseluruhan Pelajar.
Penyelaras Projek.
Penyelaras Projek
Jumlah Markah Keseluruhan Projek Pelajar.
REKOD JUMLAH MARKAH DALAM
PENGKALAN DATA DAN
CETAK
Markah keseluruhan Projek Pelajar.
Ketua Jabatan
Ketua Jabatan
Markah keseluruhan Projek Pelajar.
SEMAK DAN
SAHKAN
Markah Rasmi Projek Pelajar.
Penyelaras projek.
Penyelia Projek. Pelajar.
MAKLUMAT TERKAWAL
PELAKSANAAN PROJEK PELAJAR
PPP-04-05
POLITEKNIK MELAKA
Keluaran 01
Mukasurat 6 /11
Tarikh 08-09-2017
YA
3. SWIMLANE 4.4.1
KETUA JABATAN PENYELARAS
PROJEK
PENYELIA PROJEK
PELAJAR
SEDIA TAKWIM
AGIH KUMPULAN
BERI TAKLIMAT SEDIA TAJUK PROJEK
TIDAK
LULUS
SAH KEPUTUSAN
REKOD MARKAH
NILAI KERTAS
CADANGAN PROJEK
SEDIA KERTAS
CADANGAN PROJEK
SEMAK GAGAL
LULUS SELIA PROJEK
SEMAK DAN
SAHKAN
REKOD JUMLAH MARKAH DALAM
PENGKALAN DATA DAN CETAK
JUMLAH MARKAH
PELAJAR
BENTANG HASIL PROJEK
MAKLUMAT TERKAWAL
PELAKSANAAN PROJEK PELAJAR
PPP-04-05
POLITEKNIK MELAKA
Keluaran 01
Mukasurat 7 /11
Tarikh 08-09-2017
4. PROSES KERJA 4.4.1
Bil Tanggung jawab Tindakan
1. Penyelaras Projek
a. Menyediakan Takwim Aktiviti Mingguan Pelajar
b. Agihkan kumpulan pelajar kepada Penyelia Projek.
c. Beri taklimat kepada pelajar berkaitan :-
i. Senarai ahli kumpulan & penyelia projek
ii. Takwim aktiviti mingguan
iii. Langkah perlaksanaan projek & kriteria pemarkahan (Rujuk
Garis Panduan Projek Pelajar Mengikut Jabatan)
iv. Kehadiran dan rekod dalam pengkalan data [Rujuk
Lampiran , PPP-04(7) (08-09-17)]
2. Pelajar Sedia Tajuk Projek
3. Penyelia Projek Semak kesesuaian cadangan tajuk projek dari pelajar [Rujuk Lampiran , PPP-04 (5) (08-09-17)]
4. Pelajar Sedia Kertas Cadangan Projek
5. Penyelia Projek Nilai Kertas Cadangan Projek
6. Penyelaras Projek
Rekod markah dalam pengkalan data dan cetak markah. [Rujuk Lampiran , PPP-04 (6) (08-09-17)
7. Ketua Jabatan Sah Keputusan.
8. Pelajar Semak Keputusan
9. Penyelia Projek Selia pelaksanaan penghasilan projek pelajar.
10. Pelajar Bentang hasil projek serta buat laporan lengkap.
11. Penyelia Projek Jumlah markah projek dan laporan projek pelajar. [Rujuk Lampiran , PPP-04(6) (08-09-17)
12. Penyelaras Projek
Rekod markah Kerja Kursus projek dalam pengkalan data dan cetak markah projek [Rujuk Lampiran , PPP-04(10) (08-09-17)
13. Ketua Jabatan Semak dan Sahkan Keputusan.
MAKLUMAT TERKAWAL
PELAKSANAAN PROJEK PELAJAR
PPP-04-05
POLITEKNIK MELAKA
Keluaran 01
Mukasurat 8 /11
Tarikh 08-09-2017
5. P-D-C-A (Plan-Do-Check-Act)
Perancangan 8.1 (P)
Output perancangan Takwim Projek
Rancangan Mengajar
Senarai Pensyarah / Penyelia Projek
Senarai Pelajar
Kelulusan perancangan Pengarah
Ketua Jabatan
Perlaksanaan & Kawalan 8.5 (DO,CHECK & CONTROL)
Kaedah kawalan 8.5 Pemantauan Ketua Jabatan
Pemantauan Penyelaras Projek
Pemantauan Penyelia Projek.
Penggunaan borang-borang seperti di lampiran
Kawalan Proses yang
disumber luar 8.4
Takwim Politeknik
Buku Panduan Projek Pelajar
Identifikasi dan
kemudahkesanan 8.5.2
Kod Kursus
Nama dan No Matrik Pelajar
Tajuk projek
Harta hak milik pelanggan 8.5.3 Data pelajar
Markah pelajar
Tajuk projek
Pemeliharaan 8.5.4 Peralatan dan bahan di makmal & bengkel
Data dan markah pelajar , F.R.P
Khidmat selepas
perkhidmatan 8.5.5
Kelas tambahan (jika perlu)
Khidmat Nasihat
Kawalan Perubahan 8.5.6 Jadual waktu
Kurukilum
Tindakan 10(ACTION)
Penilaian keberkesanan 9.1.3 Penilaian pencapaian objektif kualiti.
Tindakan pembetulan 10.2 Rujuk proses kerja Tindakan Pembetulan
Penambahbaikan 10.3 Kelas tambahan
Penilaian berterusan (ulangan)
MAKLUMAT TERKAWAL
PELAKSANAAN PROJEK PELAJAR
PPP-04-05
POLITEKNIK MELAKA
Keluaran 01
Mukasurat 9 /11
Tarikh 08-09-2017
6. RISIKO DAN PELUANG 6.1 Sila rujuk perincian dan analisis dalam Pelan Pengurusan Risiko dan Peluang
7. KAWALAN OUTPUT TIDAK AKUR 8.7
BIL OUTPUT POTENSI OUTPUT
TIDAK AKUR TINDAKAN
PENCEGAHAN (sebelum berlaku)
TINDAKAN PEMBETULAN (jika berlaku)
1. Hasil Projek Pelajar Projek tidak dapat disiapkan dalam waktu yang ditetapkan
Seliaan oleh penyelia projek
Pemantauan oleh penyelaras projek
Pembentangan kemajuan projek pada pertengahan semester
Melaksanakan dan menyiapkan projek di luar waktu P&P serta membuat kelas tambahan
2. Kehadiran melebihi 80% kehadiran sepanjang semester
Kehadiran kurang dari 80% kehadiran sepanjang semester
Surat amaran akhir dikeluarkan untuk ketidakhadiran 6 jam pertama
Pelajar menulis surat tunjuk sebab kepada Ketua Jabatan
3. Hasil projek pelajar mencapai tahap diploma
Hasil projek pelajar tidak mencapai tahap diploma
Pembentangan cadangan tajuk kepada penyelia dan penyelaras projek
Cadangan tajuk projek yang baru dihasilkan mengikut tahap diploma
MAKLUMAT TERKAWAL
PENYEDIAAN DAN PELAKSANAAN
PROJEK PELAJAR PPP-04-05
POLITEKNIK MELAKA
Keluaran 01
Mukasurat 10 /11
Tarikh 08-09-2017
8. MAKLUMAT PERLU DISELENGGARA (REKOD) 7.5
REKOD TEMPOH SIMPANAN TEMPAT SIMPANAN KATEGORI
1. Rancangan Mengajar 6 semester Fail FRP di Pejabat
Pensyarah Terhad
2. Kehadiran pelajar 6 semester Fail FRP di Pejabat
Pensyarah
Terhad
3. Buku log projek pelajar 6 semester Fail projek di Pejabat
Pensyarah
Terhad
4. Rekod markah pelajar 6 semester Fail FRP di Pejabat
Pensyarah
Terhad
5. Borang cadangan tajuk projek
6 semester Fail FRP di Pejabat Pensyarah
Terhad
6. Carta Perbatuan / Takwim projek
6 semester Fail FRP di Pejabat Pensyarah
Terhad
9. LAMPIRAN 8.5
RUJUKAN NAMA LAMPIRAN
1) PPP-04 (5) (08-09-17) Borang Cadangan Tajuk Projek
2) PPP-04 (6) (08-09-17) Rekod Markah Projek
MAKLUMAT TERKAWAL
PENYEDIAAN DAN PELAKSANAAN
PROJEK PELAJAR PPP-04-05
POLITEKNIK MELAKA
Keluaran 01
Mukasurat 11 /11
Tarikh 08-09-2017
10. KAWALAN DAN PINDAAN 7.5
KAWALAN MAKLUMAT
i. Semua maklumat yang didokumenkan merupakan ‘organizational knowledge’ organisasi ii. Maklumat ini adalah terkawal dan tidak dibenarkan disebarluas kepada pihak luar tanpa
kebenaran ketua organisasi iii. Dokumen ini hendaklah sentiasa dikaji semula dan ditambahbaik dari semasa kesemasa iv. Rujuk Prosedur Kawalan Rekod dan Prosedur Kawalan Dokumen untuk sebarang proses
kajian semula pindaan, kajian semula dan edaran v. Semua maklumat diedar melalui samaada:
a. Hardcopy b. Laman web
vi. Sekiranya maklumat dari laman web dimuat turun dan dicetak; Maklumat dikira sebagai salinan tidak terkawal
vii. Keluaran: Perubahan besar melebihi 50% viii. Pindaan: Perubahan kecil kurang dari 50 %
KRONOLOGI PENAMBAHBAIKAN PROSES:
KELUARAN TARIKH KUATKUASA
01 08/09/2017
02
PINDAAN MAKLUMAT YANG DIPINDA M. SURAT TARIKH KELULUSAN
P01. Borang Markah Pembentangan Projek dimansuhkan
Lampiran 14/6/2019 TP
P02.
P03.
BORANG CADANGAN TAJUK PROJEK
(Diisi Dalam 2 Salinan- satu salinan kepada penyelia dan satu salinan kepada pelajar)
NAMA & NO. PEND. PELAJAR : 1) _
2)
3)
KELAS : JABATAN: _TARIKH:
1. Cadangan Tajuk Projek :
2. Objektif Projek :
3. Latar belakang Projek :
4. Skop Projek :
5. Lampiran Bahan Rujukan : (senarai komponen/litar skematik/lampiran data)
Diisi Oleh Penyelia Dan Penyelaras Projek
Disokong/ Tidak Disokong* Komen:
(Nama, Cop dan Tandatangan Penyelia Projek) Tarikh :
Diluluskan/ Tidak Diluluskan* Komen:
(Nama, Cop dan Tandatangan Penyelaras Projek) Tarikh :
*Potong mana yang tidak berkenaan
Nota : Sekiranya ruangan tidak mencukupi, sila gunakan lampiran
PPP-04 (5) (08-09-17)
PPP-04(6)(08-09-17)
PPP-04 (5) (08-09-17) PPP-04 (5) (08-09-17)
LAMPIRAN 6 JABATAN
SESI
REKOD MARKAH PROJEK
Bil
No
Pendaftaran
Nama Pelajar
Kriteria Pemarkahan Projek
Markah
Keseluruhan
Disediakan oleh:
(Nama Penyelia Projek) Tarikh :
Disemak oleh:
(Nama Penyelaras Projek) Tarikh :
