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de 22 PROCESO DIRECCIONAMIENTO DEL SISTEMA DE GESTIÓN INTEGRAL

POLICÍA NACIONAL

Código: 1DS-GU-0013Fecha: 10-04-2015 GUÍA DE HERRAMIENTAS DE SEGUIMIENTO Y

MEDICIÓN EN LA POLICÍA NACIONAL Versión: 3

Objetivo:

Brindar lineamientos metodológicos para la determinación de herramientas de seguimiento y medición, al igual que su formulación, y evaluación en la Policía Nacional.

Alcance:

Seguimiento y evaluación de la gestión Institucional en los niveles organizacionales (estratégico, táctico y operacional) a partir de la formulación y el despliegue de la estrategia y los procesos.

Contenido de la Actividad

La necesidad de medir es evidente en las actividades desarrolladas en toda Institución, por ello es importante contar con elementos que permitan un acercamiento a la realidad.

La Policía Nacional cuenta con herramientas que responden a las necesidades de analizar, valorar y evaluar el desempeño de las actividades del Sistema de Gestión Integral.

La medición de la gestión constituye el principal instrumento para asegurar que el accionar institucional se oriente a la realización de los fines que guían el ejercicio de la función operativa y administrativa. Debe ser un proceso permanente mediante el cual se emite un juicio de valor sobre el rendimiento o desempeño de un área, proceso o actividad del sistema en general y un mecanismo de alerta para la toma de decisiones que conlleven al mejoramiento continuo de la Institución.

1. HERRAMIENTAS DE SEGUIMIENTO Y MEDICIÓN

Conjuntos de métodos que poseen características propias, definidas para mostrar los resultados de las actividades del orden estratégico o cotidiano al interior de la Institución, de manera que permita presentar los logros mediante cifras y datos, comparando los resultados con los objetivos planeados.

El seguimiento y la evaluación permiten evaluar la calidad e impacto del trabajo en relación con los planes, programas o proyectos y el plan estratégico institucional. Para que el seguimiento y la evaluación resulten realmente valiosos, debe haberse planificado de manera correcta.

La diferencia principal entre el seguimiento y la evaluación radica en sus objetivos y el momento en que se llevan a cabo. El seguimiento es continuo y tiende a concentrarse en lo que se está haciendo, mientras que las evaluaciones ocurren en momentos específicos para determinar cuán bien se instrumentó una medida y los cambios producidos.

La Policía Nacional cuenta con mecanismos tales como: plan de acción, plan de trabajo, plan de mejoramiento, plan de manejo de riesgos, matriz operacional, encuestas de percepción e indicadores de gestión, entre otros, la gran mayoría cuenta con metodología propia y otros como los indicadores de gestión, se definirán en esta guía.

1.1 Herramientas de seguimiento

El seguimiento consiste en el análisis y recopilación de información, de manera sistemática. Su objetivo es mejorar la eficacia y efectividad de un plan, programa o proyecto y de la institución en general. Se basa en metas establecidas y actividades planificadas durante las distintas fases de la planeación.


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Es una función continua cuyo principal objetivo es proporcionar a los directores, gerentes y/o líderes, y a los principales interesados, indicaciones tempranas de progreso, o de la falta de progreso, en el logro de resultados. Permite conocer cuando algo no está funcionando, y proporciona la base para la evaluación.

En lo que respecta a la recolección y análisis de información, la Policía Nacional a través de la automatización de la información administrativa y operativa, cuenta con sistemas de información que han propiciado trascendentales cambios en el actuar policial, brindando alertas al mando Institucional para la toma de decisiones, algunos de ellos son: SIATH (administración del talento humano), SIEDCO (delincuencial, contravencional y operativo), SIGAC (gestión académica), SIPRODI (protección a personas e instalaciones), SIGOA (gestión de operaciones antinarcóticos), SIASE (información administrativa de semovientes), SIRTI (restitución de tierras), SIDEH (derechos humanos), SICONI (convenios nacionales e internacionales), SIVICC (vigilancia comunitaria por cuadrantes), SVE (gestión integral), entre otros; estas herramientas tecnológicas permean a toda la Institución y coadyuvan a medir la gestión de las unidades en términos de eficacia, eficiencia y efectividad.

Para el análisis de la información, existen numerosas técnicas y herramientas que pueden ser utilizadas de manera independiente o conjunta, para orientar la toma de decisiones frente a iniciativas, problemas reales o potenciales.

A continuación se presentan algunas de las técnicas y herramientas utilizadas en la Institución, sin embargo, se podrán considerar otras, en la medida que la temática lo requiera.

Cinco por qué Diagrama de afinidad Diagrama de árbol Espina de pescado o causa - efecto Diagrama de Pareto Diagrama de radar Árbol de problemas y de ideas Método de las 5-S “Organización del lugar de trabajo”. Lista de chequeo/verificación (Check list)

Nota: la definición se encuentra en detalle en la guía de Mejora Continua 1MC-GU-0006

En la Policía Nacional están establecidos los siguientes mecanismos o instancias, a través de los cuales se realiza seguimiento a la gestión, y nivel de avance de los planes, programas o proyectos de interés institucional, así:

Comités y subcomités Institucionales (los lineamientos establecidos para los diferentes comités se encuentran soportados en resoluciones, las cuales se encuentran en la Polired).

Autoevaluación del control y la gestión (los lineamientos establecidos se encuentran en el formato 1DS-FR-0020 y 1DS-FR-0021del proceso del Direccionamiento del Sistema de Gestión Integral).

Las Direcciones que lideran los diferentes ámbitos de gestión misional policial (DISEC), educativo (DINAE), de salud (DISAN) y de bienestar (DIBIE), deben consolidar los resultados del uso de las herramientas de seguimiento y medición, así como los demás elementos desarrollados en los informes de autoevaluación del control y la gestión que sea de competencia y aporte a nivel estratégico, para su análisis, a partir de una selección aleatoria en una muestra representativa de las unidades, en la cual se identifiquen oportunidades de mejora estructurales a nivel nacional, con el fin de tomar las acciones pertinentes.

Sin embargo, las direcciones operativas como el caso de DIJIN y DIPOL, pueden exigir a las unidades que ejecuten las actividades y componentes de sus procesos misionales, la información que se considere útil para el logro de los objetivos institucionales y mejora continua del desempeño del nivel táctico.


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Auditoria interna y externa (los lineamientos establecidos se encuentran en el Manual de Control Interno, Guía para realizar auditorías internas 1CI-GU-0002, Procedimiento Auditoria Interna 1C1-PR-0001).

Revisión por la dirección (los lineamientos están disponibles en la NTCP1000 Norma de calidad, Guía de revisión por la dirección 1DE-GU-0003).

Diagnóstico del Sistema de Gestión de Calidad (el lineamiento se encuentra en el Instructivo No. 001 DIPON-OFPLA del 030112 “Parámetros para acompañar la gestión”.

Encuestas (encuestas utilizadas por los diferentes procesos con el fin de identificar la percepción del servicio y satisfacción del cliente).

Formulario Único de Avance de la Gestión FURAG (herramienta a través de la cual, se captura información y se realiza el monitoreo, evaluación y control de los resultados de la gestión institucional de la vigencia anterior, sobre el nivel de implementación de las Políticas de Desarrollo Administrativo.

Gestión del riesgo (dentro de su metodología dispone de los mecanismos de seguimiento y evaluación)

Lecciones aprendidas (Las lecciones aprendidas se constituyen en documentos de consulta libre, a través de la intranet, por lo tanto no requiere de evaluación posterior.)

1.2 Herramientas de Medición

La medición se entiende como un proceso sostenible en el tiempo que genera información sobre el progreso o avance para alcanzar un objetivo. De esta forma, no se analizan elementos de causa y efecto entre las variables contenidas en el mismo, sino el estado general a una fecha de corte determinada.

La evaluación es una medición periódica de la ejecución y los efectos de las actividades para comprobar que se han alcanzado los objetivos; se realiza por medio de indicadores, señalando una valoración puntual de los efectos resultantes de la realización de actividades y tareas

En tal sentido, un esquema de evaluación incluye varios pasos, entre los que constan la identificación de los objetivos, el diseño de indicadores, la conformación de una línea base, la elaboración de metas, la recolección y análisis de información y el uso de la información en la gestión institucional.

Aspectos que pueden ser medidos

Una de las formas de verificar el avance en la consecución de los objetivos planteados en una Institución es a través del seguimiento y evaluación. Estos pueden verse como conceptos complementarios en la gestión pública, pero cada uno tiene un alcance y un significado diferente en términos de la medición.

Tanto el seguimiento como la evaluación pueden aplicarse a través de la cadena de valor de la Institución (ver ilustración 1). De esta forma, existen diferentes tipos de medición: a la gestión, a los productos o servicios y a los efectos que agrupan los resultados y el impacto1.

Cuando se habla de gestión se refiere a: (i) insumos (físicos, humanos o financieros) utilizados en el desarrollo de las actividades, y (ii) procesos, los cuales representan una cantidad de acciones, tareas o procedimientos. En este caso se mide el conjunto de procesos, operaciones y estrategias, mediante las cuales la Institución crea valor con base en el talento humano que ofrece el servicio de policía al país.

Los productos o servicios son el resultado de una actividad (procesos). Aquí se mide el servicio provisto por la Policía Nacional a sus grupos sociales objetivo o clientes, ofrecido a través de la aplicación de los procesos institucionales.

1 Adaptado de: Guía Metodológica para la Formulación de Indicadores (2009). DNP, pág 12.


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Los efectos comprenden tanto los resultados como el impacto generado por la aplicación de una tarea o actividad. Por lo tanto, mide el resultado o impacto derivado del actuar institucional de acuerdo a la misión establecida para la Policía Nacional por la Constitución Política de Colombia, una vez se ha hecho efectivo el servicio.

Ilustración 1. Seguimiento y evaluación en la cadena de valor

Adaptación: Realizada por Oportunidad EstratégicaFuente: Guía Metodológica para el seguimiento al Plan Nacional de Desarrollo y la evaluación de políticas estratégicas (2012). DNP, Pág. 14.

Las mediciones en estos tres aspectos se pueden realizar de forma directa o indirecta. En la medición directa se aplica el instrumento que realiza la medición y se toma el valor que éste arroja; en la medición indirecta se aplica el instrumento y se realizan cálculos adicionales para obtener el resultado.

Dimensiones para la medición

Las herramientas de seguimiento que se definan en cada uno de los procesos deben medir el impacto sobre el servicio prestado a los clientes, así mismo deben facilitar la toma de decisiones a los responsables y dueños de proceso, bajo la estructura del ciclo P-H-V-A.

El seguimiento a los instrumentos que se definan en cada una de los procesos y en las unidades de la Policía Nacional, deben ser objeto de análisis orientado a su alcance en materia de eficacia, eficiencia y efectividad, a través de la descripción de la gestión desarrollada, el aprovechamiento de los recursos institucionales, logros alcanzados, impacto generado hacia los clientes (ventajas); de manera que contribuya a la toma de decisiones y el mejoramiento continuo institucional, para lo cual se ilustran a continuación ejemplos que sintetizan la forma de analizar.


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Dimensión de eficacia

La eficacia se puede establecer en términos relativos (Lo ejecutado sobre lo idealizado, lo que se debe plantear al interior de la Institución es la medida de aporte de las actividades planeadas, para el cumplimiento de los objetivos propuestos y cómo éstas contribuyen a la misión.

El cumplimiento de los planes de acción, plan de manejo de riesgos, plan de mejoramiento, plan de trabajo, matriz operacional, entre otros, por sí solo muestra la eficacia u oportunidad para el logro de los objetivos planeados, sin embargo al momento de ser analizados se deben tener en cuenta las características que permitan identificar el alcance de los planes, además de aciertos y desaciertos detectados, así como posibles acciones a mejorar.

Así mismo, las herramientas informáticas como el SIATH, SIBIN, SICAL, SIGEA, SISCO, SICBI, entre otros, son ideales para mostrar que tan eficaces han sido los procesos en el desarrollo de sus actividades planeadas y como contribuyen al cumplimiento de la misionalidad en cada unidad.

Dimensión de eficiencia

Las características propias de la Institución, en la prestación del servicio de Policía generan mediciones complejas de los resultados alcanzados y los recursos empleados, cuando se evalué la eficiencia, se requiere un análisis de la utilización del recurso humano, logístico, tecnológico, infraestructura, intendencia, entre otros, para el logro de los objetivos y su impacto generado al cliente (oferta y demanda) en términos de optimización, en este orden de ideas no se desea disminuir los costos sino optimizar los recursos de la Institución.

Para el desarrollo de las actividades misionales y contribuyendo a mostrar que la gestión institucional para que el proceso sea eficiente se debe hacer una adecuada ejecución o administración de los recursos asignados a cada proceso u unidad, sin embargo su beneficio puede maximizarse al obtener mayor rendimiento, alcance o cobertura en el desarrollo de las actividades misionales. Las tecnologías de la información y comunicación juegan un papel importante ya que soportan el actuar institucional en términos de cifras y datos, de manera que permita identificar como está organizado el talento humano, la distribución de los elementos de intendencia y logísticos, así como el tiempo que tarda en ejecutar determinada actividad. Para ello es recomendable utilizar estas herramientas informáticas al momento de analizar si un determinado proceso o unidad ha sido eficiente en el desarrollo de las actividades.

Dimensión de efectividad

La efectividad se asocia al impacto generado por el desarrollo de las actividades planeadas y el recurso utilizado, esta dimensión debe contar con criterios tangibles que permitan su medición, identificando el aporte a satisfacer un objetivo. Este concepto debe permitir identificar la complejidad, fortalezas y las debilidades detectadas.

A continuación se plantea un ejemplo donde se integran las tres dimensiones: el Sistema de Información para la Gestión del Equipo Automotor (SIGEA), permite ver que tan eficaz ha sido la Dirección Administrativa y Financiera para realizar el mantenimiento de los vehículos, a medida que se realiza el mantenimiento a cada vehículo conforme a lo programado; ahora el análisis no termina allí, si para realizar este manteamiento se logra demostrar que existe optimización del recurso se puede ver que tan eficiente ha sido el proceso, finalmente a medida que la DIRAF garantice que el 100% de los vehículos está en funcionamiento se evidencia el impacto del proceso, ya que esto permitirá una adecuada prestación en el servicio de policía.


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2. SEGUIMIENTO DE LOS PLANES A TRAVÉS DE LA SVE

Visualización en la herramienta

El módulo de planes de la Suite Visión Empresarial®, es una solución que permite traducir en una estructura de ejecución, los objetivos o iniciativas organizacionales, esta estructura incluye las tareas, acciones y los recursos asignados a cada uno de los planes de ejecución diseñados por la empresa, involucrando de ésta forma a todo el personal y enfocando sus acciones y determinaciones hacia la estrategia de la organización. A su vez, esta herramienta permite el acceso inmediato a la información del estado de avance de los planes creados.22

Para realizar un adecuado seguimiento de los planes de acción se recomienda consultar el manual de usuario de la herramienta Suite Visión Empresarial®, planes, evaluación y formulación de acciones.

Escala de planes

Para el seguimiento de los planes, se define la siguiente escala en el cual se compara el avance del plan; así:

NOTA: esta escala entrará en vigencia a partir del mes de marzo de 2015.

Formulación de acciones

Conforme a los resultados presentados se procede a determinar qué tipo de acción debe formular la unidad de acuerdo a la siguiente tabla.

Escala de indicador Acción Descripción

Satisfactorio No requiere acciónCuando el cumplimiento del plan se encuentra situado en “satisfactorio” se debe proceder a realizar el análisis de la gestión institucional en términos de eficacia, eficiencia y efectividad.

BásicoRequiere avance significativo (plan de trabajo)

Cuando el cumplimiento del plan de acción se encuentra en estado “aceptable”, se debe proceder a verificar que aspectos están influyendo al incumplimiento del plan, estos aspectos deberán ser contemplados para formular un avance significativo “plan de trabajo”.

Deficiente Acción correctivaCuando el cumplimiento del plan este en estado de “deficiente”, se debe proceder a realizar una acción correctiva.

22 Manual de Usuario, Suite Visión Empresarial® BSC, Planes.


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Para realizar los análisis y determinar las acciones se debe tener en cuenta los lineamientos dados en la “Guía para la Mejora Continua, código 1MC-GU-0006” y el procedimiento “Ejecutar acción correctiva, preventiva y corrección, código 1MC-PR-0005”.

3. FORMULACIÓN, SEGUIMIENTO Y ANALISIS DE LOS INDICADORES DE GESTIÓN

3.1 Defi n ición de indicador

Un indicador es una expresión u observación cualitativa o cuantitativa, que permite describir características propias frente a comportamientos o fenómenos de la realidad a través de la evolución de una variable o el establecimiento de una relación entre variables, donde su resultado sea comparado con períodos anteriores, productos similares, una meta o compromiso, permitiendo evaluar el desempeño y su evolución en el tiempo.3

Los indicadores son una herramienta ideal para realizar seguimiento y medición del desempeño del proceso en términos de eficacia, eficiencia y efectividad, así como a los objetivos institucionales, estratégicos, o del proceso; es por ello que al momento de realizar la construcción se debe identificar con anterioridad el objetivo o el plan que se quiere medir, permitiendo mostrar la realidad en el momento a evaluar, su interpretación debe ser clara y su seguimiento debe ser constante.

Los indicadores deben ser definidos para monitorear los factores claves de éxito. Posteriormente deben ser agrupados y analizados por el responsable, quien deberá determinar el nivel de desarrollo y cumplimiento total o parcial de la meta establecida, permitiendo facilitar la toma de decisiones y proyectar replanteamientos oportunos con planes de mejoramiento, garantizando el cumplimiento de los objetivos establecidos.

Este proceso será llevado a cabo en cada nivel de decisión (Estratégico, Táctico y Operativo). Allí se establecerá la relación en forma vertical, dejando claras las responsabilidades de cada nivel para optimizar los recursos.

3.2 Características del indicador

Para diseñar un indicador se debe tener claramente definido el objetivo, la política, el programa o el plan que se quiere medir, una vez identificado, se procede a realizar la formulación del indicador, bajo los siguientes criterios que permitan asegurar la consistencia, utilidad y pertinencia del indicador:

Participativo: el indicador debe ser construido o diseñado por los responsables de los objetivos estratégicos, procesos o actividades, socializado entre quienes intervienen en el proceso de ejecución o que tienen alguna injerencia en el manejo de las variables involucradas.

Claro: es indispensable que el indicador sea específico y de fácil comprensión tanto para quienes lo desarrollen como para quienes lo estudien o lo tomen como referencia.

Representativo: el indicador debe expresar efectivamente lo que se quiere medir o determinar y debe guardar relación con los principales procesos de la Institución.

Temporalidad: debe estar relacionado con un periodo de tiempo previamente definido, para realizar su seguimiento, en este caso no es recomendable tener indicadores con periodos mayores a un semestre.

Cuantificable: implica que el resultado de la aplicación del indicador pueda ser convertido en cifras, números o estándares que permitan su medición.

Confiable: las variables utilizadas para su cálculo deben ser reales, concretas, propias, verificables y que sustenten su resultado.

3 Guía para Diseño, Construcción e Interpretación de Indicadores– DANE – 2009


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Que agregue valor: el contenido del indicador debe permitir a la Institución identificar alertas para la toma de decisiones. Si un indicador no facilita la toma de decisiones, no debe mantenerse, siendo pilar para la mejora continua.

3.3 Funciones básicas de un indicador

Se pueden señalar dos funciones básicas de los indicadores. En primer lugar, una función descriptiva, que consiste en el aporte de información sobre el estado real de una actuación o programa y, a su vez, una función valorativa que consiste en añadir a dicha información un juicio de valor lo más objetivo posible, sobre si el desempeño en dicho programa está siendo o no el adecuado.

Por ejemplo el número de accidentes de tránsito en la ciudad de Bogotá, como cifra describe la situación de este fenómeno en la ciudad, (función descriptiva) pero si el mismo número se compara (función valorativa) con el de otras ciudades como Medellín, Buenos Aires o Santiago, permite extraer conclusiones sobre si las medidas de prevención son adecuadas, o pueden mejorar.

La función descriptiva, en la mayoría de los casos aporta información valiosa para efectos de planeación y la función valorativa suministra elementos para la mejora continua.

3.4 Tipos de indicadores

Dentro de los indicadores de gestión se incluyen: eficacia, eficiencia, efectividad; de igual manera existen indicadores requeridos por los entes de control, estos son: equidad, economía y medio ambiente.


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INDICADORES DE EFICACIA

Estos indicadores se definen en términos de la relación o comparación entre los logros alcanzados, con respecto a los resultados planificados (Objetivos y/o metas) en un periodo de tiempo determinado; esto nos indica la capacidad o acierto en la consecución de tareas y/o trabajos, se expresan en términos cuantitativos.

Estos indicadores también representan el grado de oportunidad frente a la prestación de un servicio, la cobertura, satisfacción de las necesidades del cliente y la oportunidad de respuesta a su demanda. Ejemplos:

Indicador: Cobertura del servicio de policía

Fórmula o definición operacional: Númerode policias enunmunicipio∗10.000

Númerohabitantes enelmunicipio (censoDANE )

Resultado Meta Cumplimiento119

(policías por cada 10.000 habitantes en el municipio de la mesa)

130(Policías por cada 10.000 habitantes)

91,53%(Valor que se obtiene mediante regla de tres directa e inversa)Número de policías 165 policías

Numero habitantes 13.783 habitantes de la mesa Cundinamarca

ObservaciónEste indicador busca medir la cobertura policíal en un municipio, su análisis podría ser orientado a la oportunidad de respuesta.

Su resultado es producto de aplicar la fórmula operacional, el cual es comparado automáticamente (SVE) con la meta establecida (130).

Indicador: Cumplimiento de campañas (indicador con medición plana)

Fórmula o definición operacional: Númerodecampañas ejecutadas

Resultado Meta Cumplimiento

513(Número de campaña realizadas)

548(Número campañas

programadas)

93,61%(Valor que se obtiene mediante regla

de tres directa e inversa)Observación

Es otra forma de mostrar la información de los indicadores, para este caso no se cuenta con definición operacional “fórmula matemática”, su resultado se compara con la meta definida. De esta manera de obtiene el porcentaje de cumplimiento.

Estos ejemplos ilustran de manera muy sucinta, la medición de los indicadores de eficacia, sin olvidar que existen otras maneras para realizar su medición.

INDICADORES DE EFICIENCIA

Los indicadores de eficiencia están relacionados con los resultados que indican los recursos invertidos en la consecución de tareas y/o trabajos, es decir, establece la capacidad para seleccionar y usar los medios adecuadamente. Cuando se definan indicadores de eficiencia se deben seleccionar las variables de interés, de manera que faciliten realizar las asociaciones entre ellas, y de esta forma obtener mejores análisis, demostrando la optimización y aprovechamiento de los recursos utilizados. Ejemplos:

Indicador: disminución de consumo de papel


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Fó rmulaodefinici ó noperacional : Presupuesto invertido en papeleria añoactualPresupuesto invertidoen papeleriaaño anterior

−1

Resultado Meta Cumplimiento-7.1%

-14%50%

(Valor que se obtiene mediante regla de tres directa e inversa)

Presupuesto en papelería año t 3.309.855Presupuesto en papelería año t -1 3.562.835

ObservaciónEl indicador muestra una disminución presupuestal para adquisición de la papelería, lo cual se es eficiente a medida que se utilicen menos recursos y se demuestra que se están utilizando más medios digitales (optimización de los recursos digitales).

Indicador: Índice de ausentismo laboral

Fó rmulaodefinici ó noperacional : Sumatoria dedías deausentismo laboral acumuladosTotal funcionarios

Resultado Meta Cumplimiento5,06 4,814

(reducir a 10.000 días de ausentismo laboral)

94%(Valor que se obtiene mediante

regla de tres inversa)Número de Policías 2.077 policíasDías de ausentismo 10.529 días

ObservaciónAl momento de realizar el análisis del indicador de debe hacer en términos de eficiencia toda vez que al momento de disminuir el índice del indicador y dar cumplimiento a la meta planeada, podemos afirmar que la capacidad para el uso adecuado del talento humano aumenta, por lo tanto la organización está siendo más eficiente.

INDICADORES DE EFECTIVIDAD

Los indicadores de efectividad o de impacto4 son una medida de la gestión tanto en el logro de los resultados planificados, como en el manejo de los recursos utilizados y disponibles; así mismo se relacionan con la medición de la satisfacción de los usuarios. Ejemplos:

Indicador 1: Disminución delitos de impacto en las zonas focalizadas.

Fó rmulaodefinici ó noperacional :( Delitosde impacto año tDelitosde impacto año t−1

−1)∗100

Resultado Meta Cumplimiento-3,46% -4%

(Se parte de la línea base “2013” y se calcula la meta, la cual está orientada a que se presente un máximo de 2.466 delitos, 4% de disminución)

86%Delitos de impacto en el año t 2.480

Delitos de impacto en el año t-1 2.569

ObservaciónLa medición de este indicador debe estar focalizado específicamente en los lugares donde realizará el plan (objetivo que se quiere medir), de manera que contribuya a la toma de decisiones:Al momento de analizar estos resultados se recomienda que se comparen con los resultados de las encuestas, con los planes desarrollados, recursos utilizados de manera que se generen herramientas suficientes para obtener un buen análisis.Si bien es cierto su cumplimiento no se encuentra en un 100%, presenta un estado satisfactorio (ver escala de medición), lo cual es bueno para la Institución. Cuando un indicador que tiene formulación a largo plazo (más de dos años, las metas no cumplidas se deben acumular)

4 NTC GP 1000:2009


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Indicador 2: Resultado de la Encuesta Invamer Gallup

Fórmula odefiniciónoperacional :Resultadode la encuesta

Resultado Meta Cumplimiento3,1 3,8 81%

ObservaciónEste tipo de indicadores requieren de un análisis profundo sobre los factores de cumplimiento o potencial incumplimiento, de manera que se analicen la efectividad de las acciones policiales.

INDICADORES DE ECONOMÍA, EQUIDAD Y MEDIO AMBIENTE

Los indicadores de economía miden la relación de los costos de insumos, con los beneficios recibidos por quienes reciben bienes o servicios y proyectan la administración de los cortos recursos existentes al interior de la Institución.

Los indicadores de equidad establecen la ecuanimidad en la distribución de oportunidades, recursos e insumos, destinados a la prestación de un servicio eficaz, eficiente y efectivo.

Los indicadores de medio ambiente buscan cuantificar el impacto que representa el control policial respecto a la gestión de protección, conservación, uso, explotación, protección y conservación de los recursos naturales y el medio ambiente, que desarrollan los sectores económicos y sociales del país.

Al momento de realizar la construcción de estos indicadores se recomienda consultar la Guía para la Construcción de Indicadores de Gestión del Departamento Administrativo de la Función Pública (http://portal.dafp.gov.co/portal/page/portal/home/NuestrasPublicaciones/CartillasDAFP).

En la tipología de los indicadores tiene que ver con la gestión, lo cierto es que no se puede descuidar el fundamento de la medición, la cual nos permite generar alarmas ante cualquier desviación, ya que se pueden producir resultados eficaces a un costo desproporcionado y elevado, igualmente se puede ser eficiente dentro de un proceso en el cual los resultados del mismo poco tienen que ver con los objetivos. Análogamente, una entidad puede ser altamente productiva a nivel interno, pero destructiva y dañina a nivel ambiental y social.

Estas observaciones llevan a formular conceptos de efectividad interna en términos del equilibrio que existe entre los grados eficiencia y eficacia con que se gestan los resultados. En general, se es eficiente cuando se logran los resultados previstos en la “mejor” forma posible.

http://portal.dafp.gov.co/portal/page/portal/home/NuestrasPublicaciones/CartillasDAFP


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3.5 Formulación y desarrollo de indicadores

La formulación de los indicadores es un ejercicio dinámico en el cual deben participar activamente los responsables del plan, política, programa, proyecto o proceso que se desea medir, además del personal involucrado con la medición de los indicadores, hasta afinar progresivamente la medición de variables que permitan tomar decisiones para la mejora continua del desempeño. A continuación se muestran las fases de la formulación basado en la metodología para el establecimiento de indicadores de gestión5.

A. Definir el objetivo que se desea medir

Teniendo en cuenta que la definición de un objetivo de un indicador debe responder a un objetivo de un plan, política, programa, proyecto o proceso, es importante mantener la alineación entre los mismos con el propósito de aportar a la medición general del desempeño de la Institución.

B. Identificar los “FACTORES CLAVES DE RESULTADO” (FCR)

Los factores claves de resultado son factores internos o externos que deben ser identificados y reconocidos porque soportan o amenazan el logro de los objetivos.

De cada objetivo mencionado, se identifican los FCR, entendidos como las variables más importantes que se requiere monitorear y controlar porque son determinantes para el éxito del proceso.

Cuando los objetivos expresan las dimensiones de eficacia, eficiencia y efectividad, cada uno de dichos aspectos debe considerarse dentro de los FCR

C. Definir Indicadores para cada FCR

Para cada FCR se definen los indicadores estrictamente necesarios que permitan monitorear su estado y suministre las alarmas oportunamente para la toma de decisiones que conlleven a mejorar la gestión y el cumplimiento a los metas establecidas.

5 BELTRÁN J., Jesús Mauricio. Indicadores de gestión. Herramientas para lograr la competitividad. 2003. 3R Editores

A. Definir el objetivo que se desea medir

B. Identificar los Factores Claves de Resultado

(FCR)

C. Definir Indicadores para cada

FCR

D. Determinar

la Línea Base, Meta y Rangos de EvaluaciónE. Diseñar

la Medición

F. Medir y Ajustar

G. Estandariza

r y Formalizar

H. Mantener en uso o mejorarlo P

HV

A


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Para esto se requiere que se definan:

Intención – Finalidad, el para qué se requiere medir Nombre del Indicador, claro y entendible para todas las partes interesadas Forma de cálculo o definición operacional, que hace referencia a la ecuación matemática por la

cual se va a obtener el resultado del indicador.

D. Determinar la Línea Base, Meta y Escalas de Medición

Línea Base: Es el valor de partida desde que se crea el indicador, a partir del cual se inicia la medición y monitoreo.

Existe infinidad de procedimientos matemáticos que coadyuvan a identificar el valor de partida (línea base), al momento de contar con datos históricos sobre la variable que se desea medir; una forma es calcular el valor promedio del histórico de los datos o en su defecto del promedio de los últimos datos (criterio del experto) de manera que este sirva como un punto de partida.

En este ejemplo se evidencia un cambio significativo en la tendencia de los datos, (análisis del experto), cuando esto sucede la persona experta debe determinar si toma todo el histórico de la variable estudio para el cálculo de su media (promedio) o en su defecto tomar el valor a partir del dato 15 (Cuando se presenta algún cambio radical en la variable de estudio); en caso contrario se debe tomar la totalidad

de la información de la variable.

Promedio (media) = ∑i=1

n

xi

n, donde x i(representa los datosde lavariable ) y n(cantidadde losdatos)

Cuando no se cuenta con información disponible y no existan registros o bases de datos que soporten la información, esta debe ser recopilada como mínimo de tres periodos consecutivos, con el fin de visualizar una posible tendencia del indicador y posteriormente proceder a definir la meta e iniciar su medición. Al momento de calcular la línea base se recomienda consultar el documento “Línea Base de Indicadores”, publicado por el Departamento Nacional de Estadística (DANE).http://www.dane.gov.co/files/sen/planificacion/cuadernillos/LineaBaseIndicadoresWeb.pdf

Meta: Es el valor numérico de referencia al cual se quiere llegar con los resultados presentados por los indicadores en un periodo de tiempo determinado.

Al momento de realizar la planeación de la meta, se debe tener en cuenta las capacidades institucionales para alcanzar los resultados propuestos, de manera que su cumplimiento sea posible.

Escalas de Medición: Permiten generar alertas para el seguimiento y monitoreo de los indicadores.


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La herramienta Suite Visión Empresarial de acuerdo al porcentaje de cumplimiento genera la alerta conforme a la escala de medición definida para cada indicador, esta determina el máximo o mínimo de cada semáforo, con un nivel de tolerancia.

Escala de medición

Niveles de medición

4

Superior :Mayor de 100%

Satisfactorio: Entre 90% y 100%

Básico: Entre 71 %y 89%

Deficiente: Entre 0 – 70%

NOTA: esta escala entrará en vigencia a partir del mes de marzo de 2015.

E. Definir la medición

Consiste en definir el responsable del indicador en cuanto a la generación de información, pruebas de escritorio, análisis y toma de decisiones, frecuencia de la medición y del análisis, fuentes de obtención de información (base de datos del cual se extrae la información), Vigencia del Indicador es decir, si es permanente o temporal cuando si responde a un determinado periodo de tiempo por ejemplo cuando se realiza la medición de un proyecto.

F. Medir y ajustar

La experiencia ha mostrado que la precisión y operatividad adecuada de un sistema de indicadores no se logra a la primera vez, ya que después de esta medición surgirán una serie de factores y cuestionamientos que se deben realizar en los cuales se tiene pertinencia del indicador, valores y rangos establecidos, fuentes de información seleccionadas, proceso de toma y presentación de la información, frecuencia en la toma de la información, además si el indicador contribuye a la toma de decisiones.6

Antes de realizar su parametrización en la herramienta SVE, estas modificaciones surgen de las pruebas de escritorio realizadas en donde se realizan mediciones del indicador con datos reales o simulados.

G. Estandarizar y formalizar

Cuando se tiene definido el indicador y este cumple con todos los requisitos establecidos se debe proceder a realizar la parametrización del indicador en la Suite Visión Empresarial, de tal manera que su análisis y seguimiento se realice bajo la metodología descrita a continuación.

H. Mantener en uso o mejorarlo

6 BELTRÁN J., Jesús Mauricio. Indicadores de gestión. Herramientas para lograr la competitividad. 2003. 3R Editores


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Evaluar permanentemente los indicadores para verificar su pertinencia. Realizar mantenimiento al sistema es básicamente darle continuidad operativa y efectuar los ajustes que se deriven del permanente monitoreo del sistema y su entorno. Así mismo, mejorar continuamente significa incrementar el valor que el sistema de indicadores de gestión agrega a los procesos, entidades y usuarios; es hacerlo cada vez más preciso, ágil, oportuno, confiable y sencillo.

3.6 Autoridad y responsabilidad en la formulación y seguimiento de los indicadores

Es importante tener en cuenta que los indicadores son una herramienta útil para evaluar objetivos, actividades y metas de la Policía Nacional; permitiendo a la dirección conocer el grado de avance o desarrollo de todas las actividades en cualquiera de los tres niveles de gestión (Estratégico, táctico y operativo). La construcción de los indicadores para el nivel operacional está a cargo de los dueños de proceso, los cuales deben definir las metas para cada unidad donde se debe tener en cuenta las características (condiciones sociales, demográficas, problemática, capacidad institucional “medios logísticos, tecnológicos, talento Humano, entre otros”).

Cuando el nivel operacional considere necesario crear un indicador para medir el desempeño de la gestión en la unidad, o en su defecto requiera el ajuste de las metas, debe enviar la propuesta al dueño de proceso, este es el encargado de realizar los análisis correspondientes y solicitar las respectivas modificaciones, garantizando el funcionamiento en todos los niveles.

3.7 Formulación de acciones frente al resultado de indicadores de gestión

Los análisis de los indicadores de gestión deben realizarse en el módulo de indicadores de la herramienta Suite Visión Empresarial (SVE), teniendo en cuenta que cada indicador funciona y se analiza de forma independiente, los dueños de procesos son los directos responsables de emitir lineamientos o directrices a los niveles de la organización que se encuentren comprometidos en el mismo, con un especial énfasis en el nivel operacional, de manera que facilite el seguimiento y los análisis correspondientes.

Los resultados de los indicadores permitirán determinar el tipo de acción que se debe formular de acuerdo a la siguiente tabla.


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Escala de indicador Acción Ejemplo

Superior

Solicitar aumento de meta o cambio de indicador (Comunicación oficial), siempre y cuando, el indicador evidencie tendencia de sobrepaso en más de dos periodos consecutivos.

En caso de que la meta sea anual, con seguimiento periódico (mensual), se deben realizar el ajuste para cada periodo y no se sugiere modificar la meta anualizada hasta finalizar la vigencia.

La meta del indicador es 95% y el resultado, durante el trimestre 1, 2 y 3 se encuentra en la escala “superior”, por lo tanto se solicita mediante comunicación oficial al dueño de proceso el aumento de la meta para el próximo periodo.

La meta de las tasas son de evaluación anual, se hace un seguimiento mensual y para cada mes se determina una meta, la cual se acumula hasta finalizar la vigencia, por tanto si la meta es superada en los periodos 1, 2 y 3 debe modificarse la meta programada para los periodos posteriores.

Satisfactorio

No requiere acción, excepto cuando el indicador presenta tendencia contraria a la orientación deseada en el indicador en más de dos periodos consecutivos, para lo cual, se realiza plan de trabajo (1MC-FR-0004).

El Indicador “X” en el trimestre 1, se encuentra en la escala “Satisfactorio” por lo tanto no requiere de acción.

El mismo indicador “X” en los siguientes periodos 2, 3 y 4, a pesar de encontrarse en nivel satisfactorio la tendencia es contraria a los resultados esperados, a punto de que puede llegar a nivel de básico, por lo tanto debe realizar un plan de trabajo.

Básico

Requiere avance significativo (plan de trabajo). Excepto si el indicador presenta mejora en el resultado pasando de estado de “deficiente” a “satisfactorio”, y a su vez existe acción correctiva vigente.

Cuando del indicador se encuentra en estado “básico”, se debe proceder a verificar que aspectos están influyendo al incumplimiento del indicador, para finalmente formular un avance significativo “plan de trabajo”.

Deficiente Acción correctiva (1MC-FR-0004).Bajo cualquier circunstancia que el resultado del indicador, se encuentre en una de estas escalas, se realiza acción correctiva.

Tenga en cuenta las siguientes consideraciones frente al análisis de los indicadores

Si hay una meta general para el año programada, que es monitoreada a través del cumplimiento parcial de metas en periodos preestablecidos, es recomendable hacer ajuste de la meta anual para la siguiente vigencia cuando se determine que está subvalorada o sobrevalorada y no en cada periodo.

Los resultados obtenidos en cada periodo, que obedecen a unas metas parciales, permitirán monitorear la consecución de la meta definida para la anualidad y serán un insumo primordial para la toma de decisiones cuando se prevé un posible incumplimiento de la meta fijada para el año.

Si el indicador tienen metas definidas en periodos de tiempo que no son acumulables a lo largo del año, es útil acudir a la tabla de criterios. Los criterios no ajustan bien para aquellos indicadores cuyas variaciones mínimas representan impactos de gran dimensión para la Institución, en este caso, la interpretación de los resultados obtenidos del indicador debe orientar la toma de las decisiones según sea el caso.


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Las unidades que tienen metas y que fueron sobrepasadas, deben analizar los factores que incidieron en que el porcentaje de cumplimiento esté por encima de la meta, para lo cual es fundamental conocer la variables que conforman el indicador y comprender la fórmula matemática con la que opera; producto de ese análisis se determinará si la reformulación de la meta corresponde al dueño de proceso que la fijó.

3.8 S eguimiento a los indicadores y las acciones en la herramienta Suite Visión Empresarial

La Policía Nacional adquirió la herramienta informática Suite Visión Empresarial® (SVE), la cual permite realizar el seguimiento y control de los indicadores de gestión, a través del módulo de indicadores, donde los funcionarios de la Policía Nacional, pueden crear indicadores de gestión y su vez realizar el seguimiento permanente de los mismos, bajo el manejo de gráficos, análisis y planes de trabajo asociados al mejoramiento continuo del proceso.

Para el manejo adecuado, esta herramienta presenta sus manuales de funcionamiento los cuales se pueden descargar directamente en la herramienta, sin embargo a continuación se mostrarán algunos aspectos relevantes para el óptimo funcionamiento de los indicadores de gestión.

3.8.1 Ficha técnica del indicador:

La Ficha Técnica del Indicador, es un instrumento que sintetiza sus propiedades y características, en un mismo plano, donde muestra todo el proceso de identificación como son: nombre, responsable, objetivo del indicador, componentes (variables), fórmula matemática, escala de medición, meta, temporizador, meta.

La Suite Visión Empresarial, permite identificar los aspectos mencionados anteriormente de forma digital, así como un seguimiento rigoroso al histórico del indicador y los análisis realizados en cada uno de los periodos de medición, para visualizar la ficha técnica se debe ubicar el indicador y posteriormente explorar la ficha técnica, tal como ilustra la imagen.

Al explorar la ficha técnica en la herramienta Suite Visión Empresarial® se puede consultar información necesaria para describir los indicadores.

a) Nombre del Indicador: Contempla al nombre, del evento o el hecho que se quiere controlar y se expresará principalmente términos de nivel, tasa, índice, entre otros.

b) Valor: Corresponde al último dato registrado en el indicador.

c) Meta: Contempla la meta asociada al indicador, en la fecha de medición (consultar parametrizado).

d) Porcentaje: hace referencia al porcentaje de cumplimiento de la meta asociada al indicador.

e) Temporizador: corresponde al período en el que se realizará el cargue, análisis y presentación de resultados.


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f) Unidad de Captura: es la Unidad de medida del indicador en la que se recopila la información. Esta puede ser expresada en términos de nivel, cantidad, tasa, índice, proporción o porcentaje.

g) Tendencia (T): muestra la tendencia del indicador, en relación a los datos históricos.

h) Vigencia (V): hace referencia a si los datos del indicador están actualizados conforme a su temporizador, en caso que aparezca una “x” se debe cargar el dato, en caso de que aparezca un “chulo” el dato esta actualizado.

i) Descripción / Intención del Indicador: corresponde a la intención u objetivo del indicador. Este espacio está destinado para que quien o quienes participen en la definición del indicador definan claramente qué se pretende o se busca con su determinación, es decir, reconozca la utilidad, finalidad o uso, de acuerdo con la meta a alcanzar.

j) Responsable del Indicador (propietario): Dependencia o persona responsable de la definición, seguimiento y cumplimiento del indicador.

k) Escala: muestra la escala asociada al indicador

l) Frecuencia (temporizador): corresponde al período en el que se realiza la captura de información.

m) Obtención: Forma de obtener los datos para el cálculo del indicador, la fuente de obtención del dato puede ser: manual, calculada o mediante SQL. SQL es una consulta que se define para tomar los datos de una Base de Datos, por ejemplo se puede tomar los datos de homicidios de la base SIEDCO.

n) Fórmula de Cálculo: Es la expresión matemática mediante la cual se calcula el indicador. Explica la forma en que las variables definidas se interrelacionan para calcular el valor del indicador.

o) Orientación: Dependiendo del indicador, se determina la orientación de su valor óptimo, de la siguiente forma: Si se requiere minimizar el valor del indicador, se selecciona la opción “Hacia Abajo”, o cuando se requiere maximizar el valor del mismo, se selecciona la opción “Hacia Arriba”.

p) Variables (componentes): son aspectos o características que aportan información sobre un comportamiento que se desea observar; se trata de elementos que dentro de una fórmula, proposición o algoritmo pueden adquirir o ser sustituidos por un valor cualquiera.

3.8.2 Análisis y formulación de acciones de mejora de los indicadores en el aplicativo SVE

El módulo de indicadores de la herramienta Suite Visión Empresarial (SVE), permite insertar comentarios con los análisis de los indiciadores, de manera que se conserve el histórico, conteniendo los análisis de causa que generaron cumplimiento o incumplimiento del indicador en un periodo determinado, así:

Tema: Corresponde al nombre de la acción y periodo evaluado, como por ejemplo: autoevaluación de la gestión IV trimestre.

Comentario: Corresponde al análisis de los datos, respecto de los gráficos reflejados en los gráficos de la SVE.

Causas: Aquello que se considera como fundamento u origen del cumplimiento o potencial incumplimiento del indicador. Se considerará la metodología dispuesta en el análisis de los planes de mejoramiento Guía para la Mejora Continua código 1MC-GU-0006.

Efectos: Son las consecuencias o el impacto que generó el resultado del indicador.

Soluciones: Corresponde a las tomas de decisiones que permitirán atacar las causas con el fin de mejorar los resultados del indicador.


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Para aquellos indicadores que requieran realizar acción correctiva y plan de trabajo, conforme al procedimiento 1MC-PR-0005 “Ejecutar acción correctiva, preventiva y corrección”, se deben sistematizar en cada indicador las acciones correctivas o planes de trabajo propuestas, en el link crear evento.

Crear evento: Este campo se diligencia con posterioridad a los compromisos propuestos en el campo de soluciones, para lo cual la herramienta muestra la siguiente ventana:

Comentario: La SVE por defecto genera un comentario sin embargo este puede ser objeto de modificación, conforme a los criterios del experto que realiza la acción correctiva, preventiva y/o corrección.

Compromisos: En este campo se agregan cada una de las acciones correctivas o planes de trabajo, que surgen una vez se aplican las técnicas y herramientas para la gestión de la mejora continua e innovación.


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Se parametrizan cada una de las acciones propuestas, para lo cual se debe asignar la responsabilidad al dueño de la tarea, dando claridad a lo que se quiere realizar (descripción) y la fecha límite de la tarea; posteriormente se debe notificar al responsable de la tarea, a su vez este debe cargar los soportes de cumplimiento de cada una de las acciones.

Decidir: Una vez se genera la acción de decir, no se pueden modificar o eliminar las acciones correctivas o planes de trabajo, configuradas en la herramienta, por cuanto viable

Una vez finalizado el cargue de las acciones propuestas para el mejoramiento continuo, los responsables o dueños del indicador de acuerdo a los niveles organizacionales deben realizar el seguimiento, garantizando que el cumplimiento de las acciones este acorde a lo propuesto.

Referencia documental

Manual de Usuario, Suite Visión Empresarial® BSC, Planes.

Guía para Diseño, Construcción e Interpretación de Indicadores– DANE – 2009

NTC GP 1000:2009

BELTRÁN J., Jesús Mauricio. Indicadores de gestión. Herramientas para lograr la competitividad. 2003.

3R Editores

Guía para la construcción de indicadores de gestión, departamento administrativo de la función pública.

Glosario

Control: Es una variable que indica de manera particular la verificación de una norma o un estándar que ha sido establecido anticipadamente.

Dimensión: Término utilizado en las herramientas de seguimiento, para hacer referencia a las conclusiones respecto a eficacia, eficiencia y efectividad.

Factor Crítico de Éxito (FCE): Variable o aspecto clave de un proceso o proyecto de cuyo resultado depende el éxito o el logro de los objetivos del proceso o proyecto.


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Gestión: actividades coordinadas para dirigir y controlar una organización o un conjunto de personas e instalaciones con una disposición de responsabilidades, autoridades y relaciones.7

Magnitud: Propiedad física que puede medirse como la masa, el tiempo, la longitud, la temperatura, la intensidad eléctrica, la intensidad luminosa y la cantidad de sustancia, Dicha medida, representada por una cantidad, puede ser expresada mediante números basándose en la comparación con otro elemento que se toma como patrón.

Medir: Es comparar una magnitud con otra de la misma clase y que se elige arbitrariamente como unidad. La magnitud elegida como unidad de medida se denomina patrón de medida

Medio ambiente: Entorno en el cual una organización opera, incluidos el aire, el agua, el suelo, los recursos naturales, la flora, la fauna, los seres humanos y sus interrelaciones.

MEGA: Meta grande y audaz, es una meta clara y convincente. Se define como un mecanismo para estimular el progreso y sirve como un punto focal para unificar esfuerzos y crear un inmenso espíritu de equipo.

Seguimiento: proceso de monitoreo sobre las acciones ejecutadas para lograr un objetivo, con el fin de detectar desviaciones, hacer correctivos y asegurar que los propósitos sean alcanzados.

Sistema: conjunto de elementos mutuamente relacionados o que interactúan con el fin de lograr un propósito.

Sistema de Medición: Mecanismo sistemático y permanente de monitoreo del avance, resultado y alcance de la operación diaria de entidades y dependencias, para evaluar el cumplimiento de su quehacer institucional, a través de indicadores y metas.

7 Ibíd.


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Elaboró:

TE. LIZA MELINA GARZÓN SANTOSAnalista Equipo de Mejora Continua e Innovación

Revisó:

CR. OLGA LUCIA PINEDA ORTIZJefe Grupo Direccionamiento Institucional

Aprobó:

CR. FABIÁN LAURENCE CÁRDENAS LEONELJefe Oficina de Planeación

Fecha: 20-03-2015 Fecha: 24-03-2015 Fecha: 30-03-2015

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