podstawy komunikacji

PODSTAWY KOMUNIKACJI

Spotkanie PMArt - Koła Naukowego Zarządzania Projektami 2016.11.08

Podstawy komunikacji 2

Jakie mam oczekiwania?

Krzysztof Skubis


1. Obszary wiedzy w Zarządzaniu Projektami (według PMI)2. Źródła problemów w projektach3. Jak unikać problemów?4. Podstawowe zasady komunikacji5. Jak się komunikuję? 6. Z kim się komunikować?7. Model RACI (ORKI)8. Plan komunikacji w projekcie9. Formy komunikacji10. Konsekwencje i odpowiedzialność11. Jakie medium komunikacyjne wybieram12. Death by meetings13. Ile powinno trwać spotkanie?14. DyskusjaKrzysztof Skubis

Agenda

Podstawy komunikacji

Obszary wiedzy w Zarządzaniu Projektami

4

Zarządzanie Integracją Zarządzanie Zakresem Zarządzanie Czasem Zarządzanie Kosztami Zarządzanie Jakością Zarządzanie Ludźmi Zarządzanie Komunikacją Zarządzanie Ryzykiem Zarządzanie Dostawcami

Który obszar jest najważniejszy?Krzysztof Skubis


2000 28%23% 49%

1998 26%28% 46%

1995 27%40% 33%

1994 16%31% 53%

Powyższy diagram przedstawia rezultaty 30000 projektów budowy aplikacji w dużych, średnich i małych przedsiębiorstwach w USA. Badane przez The Standish Group od roku 1994.

Źródło: The Standish Group International, “10th Annual (2003) CHAOS Report,” CHAOS Chronicles 3 (2003): 406.

UdaneWątpliweNieudane

2003 34%15% 51%

Projekty IT: Sukcesy nie przychodzą łatwo

5Krzysztof Skubis


Główne przeszkody

6

Utrata jasności celu biznesowego danego rozwiązania

Brak wspólnego języka Nieporozumienia Niejasne cele Zmiany zakresu

Nieumiejętność działania i komunikowania się z biznesem jako Zespół

Nieelastyczne procesy (w kontekście zmian)

Krzysztof Skubis


1. Za przekaz komunikatu odpowiedzialny jest Nadawca Mów głośno Mów wyraźnie Utrzymuj kontakt wzrokowy Skoncentruj się na rozmowie Jasno wyrażaj swoje myśli Nie odbiegaj od tematu Nie rozpraszaj siebie i rozmówcy

Krzysztof Skubis

Zasady komunikacji werbalnej


Grupy 3 osobowe: Nadawca, Odbiorca, Obserwator Każda osoba będzie pełnić każdą z ról

3 rundy po 5 minut Obserwator przygotowuje (pisemnie) Komunikat – 1

minuta Obserwator przekazuje komunikat Nadawcy – 1 minuta

2 minuty na jedną rozmowę Nadawcy z Odbiorcą

Zmiana ról – 1 minutaOdbiorca nie może dopytywaćObserwator milczy (obserwuje i notuje)Krzysztof Skubis

Jak się komunikuję?


1. Komunikacja niewerbalna: wygląd fizyczny ruch ciała gesty wyraz twarzy ruch oczu dotyk głos sposób wykorzystywania czasu sposób wykorzystania miejsca

7-38-55 Meharabian https://pl.wikipedia.org/wiki/Albert_Mehrabian

Krzysztof Skubis

Elementy komunikacji niewerbalnej

https://pl.wikipedia.org/wiki/Albert_Mehrabian

https://pl.wikipedia.org/wiki/Albert_Mehrabian


Podsumowanie w grupach3 osobne podsumowania (po 3 minuty)Informacja zawsze dla Nadawcy- najpierw Odbiorca (1 minuta):

minimum 3 pozytywy jedna (najważniejsza) rzecz do poprawy

- potem Obserwator (1 minuta): minimum 3 pozytywy jedna (najważniejsza) rzecz do poprawy

- Zmiana ról (1 minuta)

w sumie 9 minutKrzysztof Skubis

11

OstrzeżeniaStrona werbalna nie jest najważniejszajednak nie wolno jej ignorować

Zawsze przygotowuj się do rozmowy:uświadom sobie, co czujesz do rozmówcyUwaga na: niechęć, strach, poczucie wyższości, winy, itp. Twoje nastawienie do rozmówcy jest kluczowe

Podstawy komunikacjiKrzysztof Skubis


1. Model RACI: Responsible (does the work, reports to Accountable) Accountable (responsible for the result) Consulted Informed

2. Polska wersja - ORKI: Odpowiedzialny Rozliczany Konsultowany Informowany

Ilu może być: Odpowiedzialnych, Rozliczanych, Konsultowanych, Informowanych?

Krzysztof Skubis

Z kim się komunikować?


Wybieramy jeden istotny dla wszystkich Projekt1. Dzielimy się na 3 (wieloosobowe) Zespoły2. Wybieramy zadania do rozpatrzenia przez Zespoły3. W Zespołach dla naszych zadań wybieramy

Osobę Odpowiedzialną Osobę Rozliczaną Osoby Konsultowane Osoby Informowane

10 minut

Krzysztof Skubis

Who is whom in The Project’s Task?


Podsumowanie w grupachKażdy Zespół we własnym gronie

Co było trudne? Jak sobie z tym poradziliśmy?

3 minuty na ustalenie2 minuty na przygotowanie komunikatu

Potem dzielimy się ze wszystkimi Każdy Zespół wymienia jeden element Podaje swoją receptę

3 minuty na jedno podsumowanieKrzysztof Skubis

15

OstrzeżeniaDbaj o konsensus całego Zespołu

Ograniczaj liczbę Informowanych

Kluczowa jest akceptacja osób wybranych do ról



1. 1:1 Rozmowa osobista Video rozmowa Telefon Wiadomość głosowa SMS Mail Dokument na portalu

2. Wiele osób zaangażowanych: Spotkanie Video konferencja Telekonferencja SMS Mail Dokument na portalu Które z tych form muszą być wcześniej zaplanowane?

Krzysztof Skubis

W jakiej formie się komunikować?


Pracujemy indywidualnieDla każdego komunikatu wybierz preferowaną formę: 1. Nowy Plan Komunikacji2. „Padł” system produkcyjny3. Projekt ma status RED4. Błąd w dokumentacji5. Zmiana osobowa w Projekcie6. Zmiana zakresu w Projekcie

Uzasadnij swój wybór

10 minut

Krzysztof Skubis

Jaką formę komunikacji wybierasz zazwyczaj?


PodsumowanieGłosujemy

1. Nowy Plan Komunikacji2. „Padł” system produkcyjny3. Projekt ma status RED4. Błąd w dokumentacji5. Zmiana osobowa w Projekcie6. Zmiana zakresu w ProjekcieDyskutujemy wybory, które nie były oczywiste 15 minut na podsumowanie i dyskusję

Krzysztof Skubis

19

OstrzeżeniaUstal kto musi być poinformowany

Ustal jak szybko informacja musi dotrzeć

Uwaga na swoje preferencje komunikacyjne



1. Dlaczego spotkania trwają wielokrotność 1h (0.5h)?2. Ile trwają spotkania zaplanowane na 2 lub 3 godziny?3. Jak radzą sobie osoby, które mają wiele spotkań?4. Ile trwałyby spotkania gdyby godzina miała 50

minut?

Co robić?

Krzysztof Skubis

Death by meetings

Planować, planować, PLANOWAĆ i… egzekwować


1. Dostaję zaproszenie na spotkanie2. Podano lokalizację, datę, czas rozpoczęcia, np. 13:15

uwzględniając, że mogę mieć spotkanie, które kończy się o 13:00, a potrzebuję 10 minut, aby dotrzeć

przewidziano też 5 minut rezerwy3. Podano czas trwania spotkania i szczegółową agendę:

temat „A” 25 minut 5 minut przerwy temat „B” 20 minut” 5 minut przerwy temat „C” 15 minut

4. Każdy z tematów rozbity jest na: przedstawienie tematu (prelegent) dyskusja (wszyscy) podsumowanie (prowadzący) przydział zadań (prowadzący, wszyscy)

Krzysztof Skubis

Przed spotkaniem


1. Spotkanie zaczyna się punktualnie2. Prowadzący przypomina pierwszy punkt agendy

oraz co chcemy na spotkaniu osiągnąć 3. Prelegent przedstawia temat

w trackie prezentacji prowadzący daje sygnały prelegentowi gdy zostało 15 minut do końca gdy zostało 5 minut do końca prezentacji

nie pozwala przeciągać (najwyżej jedno dwa zdania)4. Prowadzący wzywa do dyskusji

udziela głosu przerywa, gdy ktoś mówi nie na temat gdy ktoś wchodzi w szczegóły, prowadzący pyta audytorium,

czy chcemy temat pogłębić5. Prowadzący podsumowuje wynik dyskusji (wpisuje go do

notatki) formułuje treść zadań do wykonania

6. Zadania zostają przydzielone do właścicieli którzy deklarują terminy ich wykonania

7. Następuje przerwa (zmieniają się prelegenci)

Krzysztof Skubis

W trakcie spotkania


1. Dostaję notatkę podsumowującą spotkanie2. Wymieniono zadania, które mi przypisano:

wyznaczono terminy ich wykonania3. Wyznaczono czas na zgłaszania uwag4. Podano termin i miejsce kolejnego spotkania5. Podano informację kiedy zostanie przysłana

agenda kolejnego spotkania

Czy to jest możliwe?

Krzysztof Skubis

Po spotkaniu


Dzielimy się na 3 grupy1. Wybieramy Prowadzącego obecnej dyskusji2. Ustalamy agendę bieżącego spotkania3. Planujemy spotkanie (np. kolejne spotkanie PMArt): kogo zapraszamy kiedy i gdzie spotkanie się odbędzie jakie tematy omówimy

prelegenci co ma być wynikiem

kto będzie Prowadzącym ile czasu spotkanie będzie trwało ile będzie przerw kto sporządzi notatkę4. Przygotowujemy prezentację naszej agendy

15 minut

Krzysztof Skubis

Przygotuj spotkanie


PodsumowaniePrezentujemy nasze agendy

3 minuty na jedną prezentację

Dyskusja po prezentacjach

Nie lubię nasiadówek

Krzysztof Skubis

http://productivemag.pl/10/nie-lubie-nasiadowek

26

OstrzeżeniaJasny cel spotkania

Minimalizować agendę

Minimalizować listę uczestników

Wybór Prowadzącego Nie jest łatwo odebrać głos Ważnemu Szefowi


27

Pytania, komentarze?Anonimowa ankieta Bardzo proszę o wypełnienie: tylko 10 pytań zajmie 5-10 minut

Dzięki Tobie następny warsztat może być lepszy


28

Darmowa sesja coachingowa

Jak bardzo chcesz zmiany?Co chcesz zmienić?Jak mocno wierzysz, że dasz radę?

Coach odpowiada za procesKlient odpowiada za wynikGwarantuję dyskrecję


29

DziękujęDane kontaktowe:Krzysztof SkubisE-mail: [email protected] Telefon: +48 602 500 772Blog: http://skris.pl

https://www.linkedin.com/in/krzysztofskubis https://www.facebook.com/krzysztof.skubis.77 https://twitter.com/krzysztofskubis

Krzysztof Skubis Podstawy komunikacji

mailto:[email protected]

http://skris.pl/

https://www.linkedin.com/in/krzysztofskubis

https://www.facebook.com/krzysztof.skubis.77

https://www.facebook.com/krzysztof.skubis.77

https://twitter.com/krzysztofskubis



podstawy komunikacji

Self Improvement