po4-programul anual al achizitiilor publice

MINISTERUL MUNCII, FAMILIEI SI PROTECTIEI SOCIALE

Str. Dem. I. Dobrescu nr. 2-4 sector 1, Bucureşti

AVIZAT PRESEDINTELE COMISIEI APROBAT

MINISTRU

Procedura de întocmire şi actualizare a Programului anual al achiziţiilor publice pentru aparatul central al Ministerului.

Muncii, Familiei si Protectiei Sociale

Cod: PO-_____ Ediţia1,

08.11.2010, Revizia 0

VERIFICAT SECRETARIAT COMISIE

ELABORAT Dumitru Eugen

Şef serviciu achiziţii publice,

patrimoniu si administrativ

F-PO-________.01 Ed. I

Ministerul Muncii, Familiei si Protectiei Sociale

PROCEDURĂ OPERAŢIONALĂ Cod: PO-___.02

Ed.I | Rev. 0

Procedura de întocmire şi actualizare a Programului anual al achiziţiilor publice pentru aparatul central al Ministerului


pag. 2 /14

Cuprins

Formular pagina de gardă

Cuprins............................................

Formular evidenţă modificări

.........................................................

Conţinutul propriu-zis al procedurii.

Formular analiză procedură

.........................................................

Lista de difuzare a procedurii

.........................................................

Formulare........................................

pag.2

pag. 3

pag. 4

pag. 9

pag. 10

pag. 11

F-PO-______.02Ed. I


PROCEDURÂ OPERAŢIONALĂ Cod: PO-____.03

Ed.I Rev. 0Procedura de întocmire şi actualizare a Programului anual al achiziţiilor publice pentru aparatul central al Ministerului


pag. 3/14

Formular evidenţă modificări

Nr. crt. Ed.

Data ediţiei Rev.

Data reviziei

Pag. Descriere modificare Semnăturaconducătorulu

icompartimentu

lui

F-PO-____.03 Ed. I



Ed.I Rev. 0

Procedura de întocmire şi actualizare a Programului anual al achiziţiilor publice pentru aparatul central al

Ministerului Muncii, Familiei si Protectiei Sociale

pag. 4 /14

1.0 Scop

Scopul prezentei proceduri este de a descrie activităţile desfăşurate în mod obligatoriu în procesul de întocmire şi aprobare a Programului anual al achiziţiilor publice pentru aparatul central al Ministerului Muncii, Familiei si Protectiei Sociale.

2.0 Domeniu de aplicare

Procedura se aplică de către Direcţia Economica pentru Investiţii, Achiziţii Publice şi Servicii Interne (prin Serviciul Achiziţii Publice, Patrimoniu şi Administrativ - Compartimentul Achiziţii Publice).

3.0 Documente de referinţă

(1) Hotărârea Guvernului nr.925/2006 pentru aprobarea normelor de aplicare a prevederilorreferitoare la atribuirea contractelor de achiziţie publică din Ordonanţa de urgenţă aGuvernului nr. 34/2006 privind atribuirea contractelor de achiziţie publică, a contractelor deconcesiune de lucrări publice şi a contractelor de concesiune de servicii, cu modificările şicompletările ulterioare.

(2) Ordinul ministrului muncii nr.____/2010 pentru aprobarea procedurii de sistem „Realizarea procedurilor formalizate pe activităţi", cu modificările ulterioare.

4.0 Definiţii şi abrevieri

4.1 Definiţii

(1) Compartiment = direcţie sau serviciu, după caz;

(1) Contract de achiziţie publică = contractul care include şi categoria contractului sectorial şi acontractului subsecvent, cu titlu oneros, încheiat în scris între una sau mai multe autorităţicontractante, pe de o parte, şi unul sau mai mulţi operatori economici, pe de altă parte, avândca obiect execuţia de lucrări, furnizarea de produse sau prestarea de servicii;

(2) Procedură de atribuire = etapele ce trebuie parcurse de autoritatea contractantă şi de cătrecandidaţi/ofertanţi pentru ca acordul părţilor privind angajarea în contractul de achiziţiepublică să fie considerat valabil; procedurile de atribuire sunt: licitaţia deschisă, licitaţiarestrânsă, dialogul competitiv, negocierea, cererea de oferte, concursul de soluţii;

(3) Vocabularul comun al achiziţiilor publice - CPV = desemnează nomenclatorul de referinţăaplicabil contractelor de achiziţie publică;

(4) Programul anual al achiziţiilor publice = document care cuprinde totalitatea contractelor /acordurilor cadru pe care MMFPS intenţionează să le atribuie / încheie în decursul anului următor şi se întocmeşte în conformitate cu prevederile art. 4 din Hotărârea Guvemului nr.925/2006, cu modificările şi completările ulterioare (formular F-PO-_____.07).

4.2 Abrevieri

(1) CPV = Vocabularul comun al achiziţiilor publice;

(2) DE = Direcţia Economică;

(3) MMFPS = Ministerului Muncii, Familiei si Protectiei Sociale;

(4) PAAP = Programul anual al achiziţiilor publice;

(5) SAPPA = Serviciul Achiziţii Publice, Patrimoniu şi Administrativ, din cadrul DE;

(6) SB = Serviciul Bugete

F-PO-_____.03 Ed. I


PROCEDURĂ OPERAŢIONALĂ Cod: PO-____.04

Ed.I 1 Rev. 0



pag. 5 /14

(7) SG = Secretar General;

(8) D = Director;

5.0 Descrierea procedurii

5.1 Generalităţi

(1) PAAP se elaborează de către responsabilul de lucrare desemnat, într-o primă formă, până lasfârşitul ultimului trimestru al anului în curs. După aprobarea bugetului MMFPS, responsabilulde lucrare din cadrul SAPPA - Compartimentul Achiziţii Publice are obligaţia de a definitivaProgramul anual al achiziţiilor publice în funcţie de fondurile aprobate şi de posibilităţile deatragere a altor fonduri;

(2) In baza necesităţilor transmise de structurile din cadrul MMFPS şi în funcţie de stocurileexistente, responsabilul de lucrare din cadrul SAPPA întocmeşte programul anual al achiziţiilorpublice. PAAP, după ce a fost analizat şi verificat, este semnat de către responsabilul de lucrare şi avizat de SB şi SAPPA . Ulterior, responsabilul de lucrare transmite PAAP la mapa D în vederea avizării, iar apoi SG în vederea aprobării;

(3) SAPPA - Compartimentul Achiziţii Publice are dreptul de a opera modificări sau completăriulterioare în PAAP, care au acelaşi parcurs de elaborare şi de aprobare caPAAP iniţial. În cazul în care modificările respective au ca scop acoperirea unor necesităţi cenu au fost cuprinse iniţial în PAAP, introducerea acestora în program este condiţionată deasigurarea surselor de fmanţare.

5.2 Planificarea

(1) Începând cu data de 01 noiembrie a fiecărui an, responsabilul de lucrare din cadrul SAPPA -Compartimentul Achiziţii Publice întocmeşte şi transmite tuturor compartimentelor dincadrul MMFPS o adresă prin care solicită transmiterea necesarului de produse, servicii şi lucrăripentru anul următor, conform formularului F-PO-______08. Solicitarea este semnată de cătreresponsabilul de lucrare, şeful de serviciu, SAPPA şi D al DE.

(2) Începând cu data de 01 noiembrie a fiecărui an, responsabilul de lucrare din cadrul SAPPA -Compartimentul Achiziţii Publice întocmeşte şi transmite către magazionerul din cadrul DE o adresă prin care solicită consumurile şi stocurile de materiale şi consumabile pentru perioada de la 01 noiembrie anul anterior la 01 noiembrie anul curent. Solicitarea este semnată de către responsabilul de lucrare şi şeful SAPPA.

(3) Până cel târziu la data de 10 noiembrie a fiecărui an, SAPPA - Compartimentul AchiziţiiPublice primeşte de la fiecare compartiment necesarul de produse, servicii şi lucrări pentruanul următor.

(4) Până cel târziu la data de 10 noiembrie a fiecărui an, magazionerul transmite consumurile şi stocurile de materiale şi consumabile pentru perioada de la 01 noiembrie anul anterior la 01 noiembrie anul curent.

(5) Până la data de 25 noiembrie a fiecărui an, responsabilul de lucrare centralizează necesarelede produse, servicii şi lucrări pentru anul următor primite de la fiecare compartiment şiîntocmeşte proiectul de PAAP.

F-PO-______.04 Ed. I



Ed.I | Rev.O



pag. 6 /14

(6) Până la data de 30 noiembrie a fiecărui an, proiectul de PAAP este verificat şi semnat decătre responsabilul de lucrare, şeful SAPPA şi şeful SB. Ulterior, proiectul de PAAP este transmis de către responsabilul de lucrare pentru avizare către D, conform formularului F-PO-______09.

(7) Până la data de 10 decembrie a fiecărui an, proiectul de PAAP este verificat şi avizat de cătreSB în limitele bugetare prevăzute la nivelul titlului de cheltuieli.

(8) În urma primirii avizului SB, proiectul de PAAP se înaintează de către responsabilul delucrare directorului directiei economice, care propune aprobarea acestuia către secretarul general al ministerului.

(9) Până la data de 20 decembrie a fiecărui an, proiectul de PAAP se aprobă de către secretarul general al ministerului.

(10) Până la data de 20 decembrie a fiecărui an, PAAP aprobat se înregistrează la secretariatulDE, se multiplică şi se transmite de către responsabilul de lucrare din cadrul SAPPAsalariaţilor din cadrul DE care sunt direct interesaţi. Un exemplar de PAAP aprobat setransmite de către responsabilul de lucrare şi SB, conform formularului F-PO-_____.10 şiun exemplar de PAAP aprobat se transmite controlorului delegat.

(11) La începutul anului pentru care a fost întocmit PAAP-ul, după primirea bugetului propriu dela SB, responsabilul de lucrare definitivează PAAP-ul în funcţie de fondurile aprobate,până cel târziu la data de 20 martie.

(12) Până la data de 25 martie a fiecărui an, proiectul de PAAP este verificat şi avizat de cătreSB.

(13) În urma primirii avizului SB, proiectul de PAAP se înaintează de către responsabilul delucrare directorului directiei economice, care propune aprobarea acestuia secretarului general al ministerului .

(14) Până la data de 30 martie a fiecărui an, seful de serviciu al SAPPA se îngrijeşte pentru aprobarea PAAP de către secretarul general al ministerului.

(15) Responsabilul de lucrare operează modificări sau completări ulterioare în PAAP, în funcţiede necesităţi, în cazurile în care produsele / serviciile / lucrările necesar a fi achiziţionate nuau fost cuprinse în PAAP.

6.0 Responsabilităţi

6.1 Secretarul general al MMFPS

Aprobă PAAP şi actualizările la acesta.

6.2 Directorul directiei economice

Avizează şi supune aprobării secretarului general PAAP şi actualizările la acesta.

6.3 Şeful de serviciu al SB

(1) Avizează PAAP şi actualizările la acesta.

(2) Transmite SAPPA bugetul propriu al MMFPS, după aprobarea acestuia.

F-PO-______.04Ed. I



Ed.I | Rev. 0



pag. 7 /14

6.4 Şeful de serviciu al SAPPA

(1) Semnează PAAP şi actualizările la acesta;

(2) Semnează corespondenţa cu direcţiile/direcţiile generale din MMFPS;

(3) Se îngrijeşte de aprobarea PAAP de către secretarul general al ministerului.

6.5 Responsabilul de lucrare

(1) Intocmeşte adresa către direcţii prin care se solicită necesarul pentru PAAP;

(2) Centralizează solicitările primite de la direcţii;

(3) întocmeşte PAAP şi actualizările la acesta;

(4) întocmeşte adresa către SB pentru avizarea PAAP;

(5) înaintează PAAP directorului în vederea avizării;

(6) întocmeşte adresa către SB înaintare PAAP aprobat;

(7) Transmite un exemplar al PAAP aprobat controlorului delegat.

6.6 Magazionerul

Transmite consumurile şi stocurile de materiale şi consumabile pentru perioada de la 01 noiembrie anul anterior la 01 noiembrie anul curent.

7.0 Formulare

7.1 F-PO-______07 - Modelul Programului anual al achiziţiilor publice;

7.2 F-PO-_____ .08 - Adresă către direcţii prin care se solicită necesarul pentru PAAP;

7.3 F-PO-______.09 - Adresă către SB pentru avizarea PAAP;

7.4 F-PO-_______.10 - Adresă către SB înaintare PAAP aprobat.

8.0 Anexă - diagrama de proces.

F-PO-____.05 Ed. I


PROCEDURÂ OPERAŢIONALĂ Cod: PO-___.05

Ed.lJ Rev. 0



pag. 8 /14

DIAGRAMA DE PROCES

Responsabilul de lucrare

întocmeşte adresa către direcţii prin care se solicită necesarul pentru PAAP

TAdresa către direcţii prin care se solicită necesarul pentru PAAP semnată şi scanată se transmite prin e-mail tuturor directorilor

întocmeşte adresa către magazioner prin care solicita consumurile şi stocurile de materiale şi consumabile

întocmeşte proiectul de PAAP pentru anul următor şi îl transmite la semnat, avizat şi aprobat

După primirea bugetului propriu de la SB, definitivează PAAP-ul în fiincţie de fondurile aprobate şi îl transmite la semnat, avizat şi aprobat

Multiplică şi difuzează PAAP-ul salariaţilor DE direct interesaţi şi controlorului delegat

Operează modificări sau completări ulterioare al PAAP-ului, în funcţie de necesităţi


PROCEDURĂ OPERAŢIONALĂ Cod: PO-_______.06

Ed. I Rev. 0

Procedura de întocmire şi actualizare a Programului anual al achiziţiilor publice pentru aparatul central al Ministerului Muncii, Familiei si Protectiei Sociale

pag. 9 /14

FORMULAR ANALIZA PROCEDURA

Compartiment Conducător compartiment -Nume şi prenume

Inlocuitor de drept sau delegat

Aviz favorabil Aviz nefavorabil Semnătura Data

Semnătură Data Observaţii

Serviciul Buget Vasiloiu Lucia – Sef serviciu

Serviciul Achiziţii Publice, Patrimoniu si Administrativ

Dumitru Eugen - Sef serviciu

F-PO-_________.06 Ed. I



Ed. I | Rev. 0

Procedura de întocmire şi actualizare a Programului anual al achiziţiilor publice pentru aparatul central al Ministerului Muncii, Familiei si Protectiei Sociale

pag. 10/14

LISTA DE DIFUZARE A PROCEDURII

Nr. ex.

Compartiment Nume şi prenume Data primirii

Semnătura Dataretragerii

Data intrării în vigoare

Semnătura

1 Serviciul Buget Vasiloiu Lucia – Sef serviciu

2 Serviciul Achiziţii Publice, Patrimoniu si Administrativ

Dumitru Eugen - Sef serviciu

3

4

F-PO-______.06 Ed. I


PROCEDURÂ OPERAŢIONALĂ Cod: PO-______.07

Ed.I || Rev. 0Procedura de întocmire şi actualizare a Programului anual al achiziţiilor publice pentru aparatul central al Ministerului


pag. 11/14

APROB, SECRETAR GENERAL,

PROPUN APROBAREA, DIRECTOR,

PROGRAMUL ACHIZITIILOR PUBLICE AL ADMINISTRATIEI CENTRALEI A M.M.F.P.S. PENTRU ANUL

curs schimb euro/lei la data de ._______

Nr. Crt.

OBIECTUL CONTRACTULU I

U.M. Canti tate

Cod CPV

Valoare estimata

(TVA inclus)

Valoare estimata

(fara TVA)

Valoare estimata

(fara TVA)

Procedura care urmeaza sa fie aplicata

Data estimata pentru inceperea

Data estimata pentru fînalizarea

Respon-sabilul achizitiei publice

(lei) (lei) (euro)TITLUL II - BUNURI SI SERVICII

A. PRODUSE

1

2

3

TOTAL CAP.A - PRODUSE

B. SERVICII

1

2

3

TOTAL CAP.B - SERVICII

TOTAL CAP.A + B (TITLUL II)

CHELTUIELI DE CAPITAL - TITLUL X. ACTIVE NEFINANCIARE

1

2

3

TOTAL CHELTUIELI DE CAPITAL - TITLUL X

SEF SERVICIU ACHIZITII PUBLICE, PATRIMONIU SI ADMINISTRATIV,

SEF SERVICIUCONTABILITATE

Intocmit,Varianta.... /Data....

F-PO-_______ .07 Ed. I


PROCEDURÂ OPERAŢIONALĂ Cod: PO-_____.08

Ed.I |



pag. 12

Către în atenţia Ref. Data

Direcţia Generală / Direcţia.......................Doamnei / Domnului Director General / Director Necesar de produse, servicii şi lucrări pentrul anul

DelaDepartament Nr. înregistrare Nr. Pagini 1

Director .........................DE - Serviciul Achiziţii Publice Patrimoniu şi Administrativ

In conformitate cu prevederile art. 3, alin. (1), litera a) din HG nr. 925 / 2006 pentruaprobarea Normelor de aplicare a prevederilor referitoare la atribuirea contractelor de achiziţiepublică din OUG nr. 34 / 2006 privind atribuirea contractelor de achiziţie publică, a contractelor deconcesiune de lucrări publice şi a contractelor de concesiune de servicii, aprobată prin Legea nr.337 / 2006, cu modificările şi completările ulterioare, MFP are obligaţia de a stabili Programulanual al achiziţiilor publice, care va cuprinde totalitatea contractelor de furnizare de produse,prestări de servicii şi executare de lucrări pe care ministerul intenţionează să le atribuie în decursulanului....................

în acest context vă rugăm să ne transmiteţi până cel târziu la data de...................necesarul deproduse, servicii şi lucrări al direcţiei dumneavoastră pentru anul bugetar............., conform tabeluluianexat.

Solicitările vor fî transmise în format electronic (Excel) pe adresa de e-mail.................Totodată, vă informăm că nerespectarea termenului sus menţionat atrage după sine

imposibilitatea includerii solicitărilor dumneavoastră în proiectul de Program al achiziţiilor publicepentru anul...............ce va fi supus spre aprobare conducerii ministerului potrivit legii.

Persoana de contact:................................, tel......................../ int............, mobil...................

Vă mulţumim anticipat pentru înţelgere şi operativitate.

Cu deosebită stimă,

Director,

Şef serviciu,

Intocmit,

F-PO-________.08 Ed. I



Ed. I Rev. 0



pag. 13 /14

Către In atenţia Ref. Data

Directia Economica Domnului director....................................Program achiziţii publice pentru anul....

DelaDepartament Nr. înregistrare Nr. pagini

Sef Serviciu...................DE - Serviciul Achiziţii Publice Patrimoniu şi Administrativ

1

în conformitate cu prevederile art. 4, alin. (7) din HG nr. 925 / 2006, cu modificările şicompletările ulterioare, vă transmitem anexat Programul anual al achiziţiilor publice pentru anul........., cu rugămintea de a-1 aviza.

Menţionăm că Programul este structurat pe titluri bugetare, respectiv Titlul II - Bunuri şiservicii, şi Cheltuieli de capital - Titlul X, în strictă concordanţă cu bugetul MMFPS pentru anul.......................................................................................alocat pentru acestea.


Şef serviciu,

întocmit,

F-PO-________.09 Ed. I



Ed.I Rev. 0



pag. 14 /14

Către In atenţia Ref. Data

Serviciul Buget Doamnei / Sef Srviciu..............................Program achiziţii publice pentru anul....

DelaDepartament Nr. înregistrare Nr. pagini

Sef Serviciu...................DE - Serviciul Achiziţii Publice Patrimoniu şi Administrativ

1

Vă transmitem alăturat Programul anual al achiziţiilor publice pentru anul..........., aprobat decătre Secretarul General al MMFPS..............................., în conformitate cu prevederile art. 4, alin.(7) din HG nr. 925 / 2006, cu modificările şi completările ulterioare.


Şef serviciu,

întocmit,

F-PO-________.10 Ed. I

po4-programul anual al achizitiilor publice

Documents