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Metodologa de Oficinas de Proyectos

Contenido Definiciones. Planificacin Estratgica Gestin de Proyectos

Prcticas PMO Alta Gerencia Internas a la PMO Referentes de Proyectos Resto de la Organizacin

Definiciones

Qu es un Proyecto?Un emprendimiento temporal orientado a crear un producto, servicio o resultado nico.

Qu es la Gestin de Proyectos?Es el conjunto de procesos mediante los cuales un proyecto es definido, iniciado, planificado, estructurado, controlado y Procesos llevado a su conclusin.

Planificacin EstratgicaEstamos haciendo el trabajo correcto? Estamos generando valor?

Alineacin Estratgica

Estamos realizando bien el trabajo?

Gestin de Portafolios

Gestin de Proyectos

Gestin de ProyectosIncrementa la probabilidad de realizar proyectos exitosos mediante laplanificacin efectiva de proyectos.

Asegura que los proyectos entreguen el producto o servicio dentro de locomprometido asegurando la satisfaccin del cliente.

Establece indicadores de rendimiento que proporciona informacinoportuna para la toma de decisiones ejecutivas.

Controla el cambio en los proyectos asegurando la evaluacin del impactoen los proyectos antes de su autorizacin

Qu es la PMO? Una Oficina de Gestin de Proyectos (PMO) es un rea de servicios dentro de laorganizacin cuyo foco de trabajo es la gestin de proyectos.

No existe un nico modelo para cada situacin. En general, se parte de modelossencillos, y a medida que la prctica demuestra su valor, se va extendiendo el alcance de la PMO.

Es comn que la PMO empiece como repositorio(por ejemplo, para un nico proyecto).

Prcticas PMO Ejes de accin TcticoAgrupa a las prcticas que disponen una metodologa o forma de trabajo para dar sustento al eje operativo. (Priorizacin y evaluacin de proyectos, Monitorear y Controlar la operacin de la PMO, etc.)

EstratgicoPrcticas que buscan arraigar y mejorar aquellas definidas como tcticas para la gestin de proyectos. (Fomentar madurez en la gestin de proyectos, Asegurar madurez de la PMO, etc.)

OperativoIncluye a las prcticas que representan acciones concretas para lograr los objetivos planificados en trminos de gestin. (Generar reportes, proveer modelo de entregables, etc.)

Prcticas PMO reas de resultadoSe identifican cuatro reas diferentes para clasificar las prcticas de acuerdo a quienes perciban los resultados generados:

Alta GerenciaDirectivos, Gerentes, con quienes se definan los lineamientos estratgicos de la implementacin de la PMO y a quienes la PMO deber reportar su gestin.

Interno PMOSe establece esta rea para aquellas prcticas que estn dirigidas controlar y mejorar las propias funciones de la PMO.

Referentes de ProyectoLderes o rol designado en la Organizacin que lleve adelante la ejecucin de proyectos definidos dentro del alcance de la PMO

Resto de la OrganizacinCualquier rea no considerada dentro de los aparatados anteriores y que sea objeto de los resultados generados por la PMO

Fomentar madurez de la Gestin de Proyecto

Gestin de portfolio

Evaluacin de proyectos Priorizacin de proyectos Planificacin y calendarizacin

Reportar Estado de Proyectos

Asegurar Madurez de la PMO

Mejorar Operacin de la PMO

Monitorear y Controlar la Gestin de la PMO

Reportar Estado de Proyectos

Fomentar Madurez de la Gestin de Proyecto

Monitorear estado de proyectos Asistir al PM Gestionar riesgos Gestionar cambios Conducir revisiones post-proyecto Auditar proyectos Establecer prcticas consistentes Proveer Modelos de Entregables Desarrollar BBDD de riesgos, issues y lecciones aprendidas

Facilitar estructura de repositorio de artefactos

Fomentar Madurez de la Gestin de Proyecto

Coaching de PM Control de asignaciones Staffing Mentoring de PM Desarrollar competencias y capacidades para Gestin de Proyectos

Estandarizar el empleo de metodologas de Gestin de Proyectos

Reportar Estado de los Proyectos - Alta Gerencia

Propsito

Dar visibilidad a la Alta Gerencia sobre el estado conjunto de los proyectos

Entradas Entrevista con Alta Gerencia Entrevista con Referentes de Proyectos Reportes actuales Informe Ejecutivo Tablero de Control

Salidas

Fase InicialDefinir necesidades de reporte y requerimientos alineados con la madurez de la organizacin. Establecer esquema de logstica para la recoleccin de informacin y presentacin del informe (diseo, mecanismo de presentacin, distribucin, soporte del informe, etc.) Modelo de Informe Ejecutivo Modelo de Informe de Avance Tablero de Control Plan de Reporte

Recurrente Relevar informacin de los proyectos para alimentar los reportes acordados Confeccionar Informes avance y sntesis ejecutiva Actualizar Tablero de Control con la informacin consolidada

Involucrados

PMO Alta Gerencia Referentes de Proyecto

Involucrados

PMO Referentes de Proyecto Alta Gerencia

Reportar Estado de los Proyectos - Alta Gerencia

Centro de Planificacin: a travs de semforos se monitorean el estado de los proyectos. Se puede tener un enfoque general de todos los proyectos en su conjunto.

Proveer Entregables Modelo - Referentes de Proyecto

Propsito

Asegura

la disponibilidad de los artefactos necesarios para soportar las prcticas de Gestin de Proyectos

Entradas Documentacin sobre prcticas actuales para la Gestin de Proyectos Plan de diseo y validacin de entregables modelo Modelos de entregables actualizados Otros artefactos

Salidas

Fase Inicial Identificar los entregables y documentos de trabajo asociados a las prcticas de gestin actuales Disear documentos modelo que mejoren y faciliten la preparacin de entregables y documentacin intermedia Modelo de Informe Ejecutivo Modelo de Informe de Avance Otros modelos de entregables

Recurrente Brindar soporte a la utilizacin de entregables modelo Validar vigencia y aplicabilidad de los documentos modelo Realizar ajustes necesarios a los documentos modelo

Validar documentos modelo con los involucrados en el proceso de generacinInvolucrados PMO Alta Gerencia Referentes de Proyecto

Involucrados

PMO Referentes de Proyecto

Proveer Entregables Modelo - Referentes de Proyecto

Master Plan

Proveer Entregables Modelo - Referentes de Proyecto

Sitio del Proyecto

Monitorear Estado de los Proyectos - Referentes de Proyecto

Propsito

Disponer

de informacin sobre el estado de los proyectos, que permita evaluar el avance, anticipar posibles desvos y cursos de accin.

Entradas Entrevista con Alta Gerencia Entrevista con Referentes de Proyectos Reportes actuales Informe de Avance Otros informes

Salidas

Fase Inicial Revisar el esquema de reporte y seguimiento actualmente implementado. Detectar fortalezas, debilidades y oportunidades de mejora. Acordar lineamientos generales para el control y monitoreo de los proyectos Establecer informacin mnima de gestinModelo de Informe de Avance Plan de Reporte Otros modelos de reporte

Recurrente Relevar informacin de los proyectos de acuerdo a los requerimientos. Por ejemplo: Avance en el cronograma Tareas ejecutadas y avances reportados Riesgos y acciones de mitigacin Issues y acciones correctivas Evaluar la situacin general del proyecto y compartir esta informacin con el referente de proyecto

Involucrados

PMO Alta Gerencia Referentes de Proyecto

Involucrados

PMO Referentes de Proyecto

Monitorear Estado de los Proyectos - Referentes de Proyecto

Sntesis Ejecutiva

Monitorear Estado de los Proyectos - Referentes de Proyecto

Cuadros de mando de Proyectos en Silverlight

Establecer Prcticas Adecuadas a la Organizacin Referentes de ProyectoPropsito

Asegurar a corto plazo el uso consistente de prcticas de Gestin de Proyectos adecuadas a la organizacin.Diagnstico de la Situacin Actual Diseo del Plan de Mejora Implementacin de Mejoras

EntradasActividades

Prcticas actuales Artefactos de soporte Modelo de entregables

Diagnstico de Situacin Actual Entrevista con la Alta Gerencia

Plan detallado de mejoras a implementar

Relevar prcticas actuales para la gestin de proyectos y responsables de su ejecucin. Evaluar aplicabilidad de las prcticas, fortalezas y debilidades

Determinar oportunidades de mejora Relevar expectativas con la Alta Gerencia Desarrollar plan de accin para mejorar las actuales prcticas

Implementar las acciones de mejora que favorezcan la utilizacin de prcticas consistentes para mejorar la gestin de proyectos

Salidas

Diagnstico de madurez de las prcticas de gestin de proyectos

Plan de acciones de mejora

Informe resultado de las mejoras implementadas

Involucrados

PMO Referentes de Proyecto

PMO Alta Gerencia Referentes de Proyecto

PMO Referentes de Proyecto Alta Gerencia

Fomentar la Madurez en la Gestin de Proyectos Referentes de ProyectoPropsito

Impulsar la maduracin de las prcticas de Gestin de Proyectos

Diagnstico de la Situacin Actual Practicas de gestin actualmente implementadas Entrevista con Referentes de Proyectos

Diseo del Plan de Mejora

Implementacin de Mejoras

EntradasActividades

Entrevista con la Alta Gerencia Diagnstico de Situacin Actual

Plan detallado de mejoras a implementar

Relevar a los referentes de proyectos para determinar madurez de las prcticas de gestin actualmente en ejecucin

Entrevistarse con la Alta Gerencia para evaluar