PMO Metodologia

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<p>Metodologa de Oficinas de Proyectos</p> <p>Contenido Definiciones. Planificacin Estratgica Gestin de Proyectos</p> <p> Prcticas PMO Alta Gerencia Internas a la PMO Referentes de Proyectos Resto de la Organizacin</p> <p>Definiciones</p> <p>Qu es un Proyecto?Un emprendimiento temporal orientado a crear un producto, servicio o resultado nico.</p> <p>Qu es la Gestin de Proyectos?Es el conjunto de procesos mediante los cuales un proyecto es definido, iniciado, planificado, estructurado, controlado y Procesos llevado a su conclusin.</p> <p>Planificacin EstratgicaEstamos haciendo el trabajo correcto? Estamos generando valor?</p> <p>Alineacin Estratgica</p> <p>Estamos realizando bien el trabajo?</p> <p>Gestin de Portafolios</p> <p>Gestin de Proyectos</p> <p>Gestin de ProyectosIncrementa la probabilidad de realizar proyectos exitosos mediante laplanificacin efectiva de proyectos.</p> <p>Asegura que los proyectos entreguen el producto o servicio dentro de locomprometido asegurando la satisfaccin del cliente.</p> <p>Establece indicadores de rendimiento que proporciona informacinoportuna para la toma de decisiones ejecutivas.</p> <p>Controla el cambio en los proyectos asegurando la evaluacin del impactoen los proyectos antes de su autorizacin</p> <p>Qu es la PMO? Una Oficina de Gestin de Proyectos (PMO) es un rea de servicios dentro de laorganizacin cuyo foco de trabajo es la gestin de proyectos.</p> <p> No existe un nico modelo para cada situacin. En general, se parte de modelossencillos, y a medida que la prctica demuestra su valor, se va extendiendo el alcance de la PMO.</p> <p> Es comn que la PMO empiece como repositorio(por ejemplo, para un nico proyecto).</p> <p>Prcticas PMO Ejes de accin TcticoAgrupa a las prcticas que disponen una metodologa o forma de trabajo para dar sustento al eje operativo. (Priorizacin y evaluacin de proyectos, Monitorear y Controlar la operacin de la PMO, etc.)</p> <p> EstratgicoPrcticas que buscan arraigar y mejorar aquellas definidas como tcticas para la gestin de proyectos. (Fomentar madurez en la gestin de proyectos, Asegurar madurez de la PMO, etc.)</p> <p> OperativoIncluye a las prcticas que representan acciones concretas para lograr los objetivos planificados en trminos de gestin. (Generar reportes, proveer modelo de entregables, etc.)</p> <p>Prcticas PMO reas de resultadoSe identifican cuatro reas diferentes para clasificar las prcticas de acuerdo a quienes perciban los resultados generados:</p> <p> Alta GerenciaDirectivos, Gerentes, con quienes se definan los lineamientos estratgicos de la implementacin de la PMO y a quienes la PMO deber reportar su gestin.</p> <p> Interno PMOSe establece esta rea para aquellas prcticas que estn dirigidas controlar y mejorar las propias funciones de la PMO.</p> <p> Referentes de ProyectoLderes o rol designado en la Organizacin que lleve adelante la ejecucin de proyectos definidos dentro del alcance de la PMO</p> <p> Resto de la OrganizacinCualquier rea no considerada dentro de los aparatados anteriores y que sea objeto de los resultados generados por la PMO</p> <p> Fomentar madurez de la Gestin de Proyecto</p> <p> Gestin de portfolio</p> <p> Evaluacin de proyectos Priorizacin de proyectos Planificacin y calendarizacin</p> <p> Reportar Estado de Proyectos</p> <p> Asegurar Madurez de la PMO</p> <p> Mejorar Operacin de la PMO</p> <p> Monitorear y Controlar la Gestin de la PMO</p> <p> Reportar Estado de Proyectos</p> <p> Fomentar Madurez de la Gestin de Proyecto</p> <p> Monitorear estado de proyectos Asistir al PM Gestionar riesgos Gestionar cambios Conducir revisiones post-proyecto Auditar proyectos Establecer prcticas consistentes Proveer Modelos de Entregables Desarrollar BBDD de riesgos, issues y lecciones aprendidas</p> <p> Facilitar estructura de repositorio de artefactos</p> <p> Fomentar Madurez de la Gestin de Proyecto</p> <p> Coaching de PM Control de asignaciones Staffing Mentoring de PM Desarrollar competencias y capacidades para Gestin de Proyectos</p> <p> Estandarizar el empleo de metodologas de Gestin de Proyectos</p> <p>Reportar Estado de los Proyectos - Alta Gerencia</p> <p>Propsito</p> <p> Dar visibilidad a la Alta Gerencia sobre el estado conjunto de los proyectos</p> <p>Entradas Entrevista con Alta Gerencia Entrevista con Referentes de Proyectos Reportes actuales Informe Ejecutivo Tablero de Control</p> <p>Salidas</p> <p>Fase InicialDefinir necesidades de reporte y requerimientos alineados con la madurez de la organizacin. Establecer esquema de logstica para la recoleccin de informacin y presentacin del informe (diseo, mecanismo de presentacin, distribucin, soporte del informe, etc.) Modelo de Informe Ejecutivo Modelo de Informe de Avance Tablero de Control Plan de Reporte</p> <p>Recurrente Relevar informacin de los proyectos para alimentar los reportes acordados Confeccionar Informes avance y sntesis ejecutiva Actualizar Tablero de Control con la informacin consolidada</p> <p>Involucrados</p> <p> PMO Alta Gerencia Referentes de Proyecto</p> <p>Involucrados</p> <p> PMO Referentes de Proyecto Alta Gerencia</p> <p>Reportar Estado de los Proyectos - Alta Gerencia</p> <p>Centro de Planificacin: a travs de semforos se monitorean el estado de los proyectos. Se puede tener un enfoque general de todos los proyectos en su conjunto.</p> <p>Proveer Entregables Modelo - Referentes de Proyecto</p> <p>Propsito</p> <p> Asegura</p> <p>la disponibilidad de los artefactos necesarios para soportar las prcticas de Gestin de Proyectos</p> <p>Entradas Documentacin sobre prcticas actuales para la Gestin de Proyectos Plan de diseo y validacin de entregables modelo Modelos de entregables actualizados Otros artefactos</p> <p>Salidas</p> <p>Fase Inicial Identificar los entregables y documentos de trabajo asociados a las prcticas de gestin actuales Disear documentos modelo que mejoren y faciliten la preparacin de entregables y documentacin intermedia Modelo de Informe Ejecutivo Modelo de Informe de Avance Otros modelos de entregables</p> <p>Recurrente Brindar soporte a la utilizacin de entregables modelo Validar vigencia y aplicabilidad de los documentos modelo Realizar ajustes necesarios a los documentos modelo</p> <p> Validar documentos modelo con los involucrados en el proceso de generacinInvolucrados PMO Alta Gerencia Referentes de Proyecto</p> <p>Involucrados</p> <p> PMO Referentes de Proyecto</p> <p>Proveer Entregables Modelo - Referentes de Proyecto</p> <p>Master Plan</p> <p>Proveer Entregables Modelo - Referentes de Proyecto</p> <p>Sitio del Proyecto</p> <p>Monitorear Estado de los Proyectos - Referentes de Proyecto</p> <p>Propsito</p> <p> Disponer</p> <p>de informacin sobre el estado de los proyectos, que permita evaluar el avance, anticipar posibles desvos y cursos de accin.</p> <p>Entradas Entrevista con Alta Gerencia Entrevista con Referentes de Proyectos Reportes actuales Informe de Avance Otros informes</p> <p>Salidas</p> <p>Fase Inicial Revisar el esquema de reporte y seguimiento actualmente implementado. Detectar fortalezas, debilidades y oportunidades de mejora. Acordar lineamientos generales para el control y monitoreo de los proyectos Establecer informacin mnima de gestinModelo de Informe de Avance Plan de Reporte Otros modelos de reporte</p> <p>Recurrente Relevar informacin de los proyectos de acuerdo a los requerimientos. Por ejemplo: Avance en el cronograma Tareas ejecutadas y avances reportados Riesgos y acciones de mitigacin Issues y acciones correctivas Evaluar la situacin general del proyecto y compartir esta informacin con el referente de proyecto</p> <p>Involucrados</p> <p> PMO Alta Gerencia Referentes de Proyecto</p> <p>Involucrados</p> <p> PMO Referentes de Proyecto</p> <p>Monitorear Estado de los Proyectos - Referentes de Proyecto</p> <p>Sntesis Ejecutiva</p> <p>Monitorear Estado de los Proyectos - Referentes de Proyecto</p> <p>Cuadros de mando de Proyectos en Silverlight</p> <p>Establecer Prcticas Adecuadas a la Organizacin Referentes de ProyectoPropsito</p> <p> Asegurar a corto plazo el uso consistente de prcticas de Gestin de Proyectos adecuadas a la organizacin.Diagnstico de la Situacin Actual Diseo del Plan de Mejora Implementacin de Mejoras</p> <p>EntradasActividades</p> <p> Prcticas actuales Artefactos de soporte Modelo de entregables</p> <p> Diagnstico de Situacin Actual Entrevista con la Alta Gerencia</p> <p> Plan detallado de mejoras a implementar</p> <p> Relevar prcticas actuales para la gestin de proyectos y responsables de su ejecucin. Evaluar aplicabilidad de las prcticas, fortalezas y debilidades</p> <p> Determinar oportunidades de mejora Relevar expectativas con la Alta Gerencia Desarrollar plan de accin para mejorar las actuales prcticas</p> <p> Implementar las acciones de mejora que favorezcan la utilizacin de prcticas consistentes para mejorar la gestin de proyectos</p> <p>Salidas</p> <p> Diagnstico de madurez de las prcticas de gestin de proyectos</p> <p> Plan de acciones de mejora</p> <p> Informe resultado de las mejoras implementadas</p> <p>Involucrados</p> <p> PMO Referentes de Proyecto</p> <p> PMO Alta Gerencia Referentes de Proyecto</p> <p> PMO Referentes de Proyecto Alta Gerencia</p> <p>Fomentar la Madurez en la Gestin de Proyectos Referentes de ProyectoPropsito</p> <p> Impulsar la maduracin de las prcticas de Gestin de Proyectos</p> <p>Diagnstico de la Situacin Actual Practicas de gestin actualmente implementadas Entrevista con Referentes de Proyectos</p> <p>Diseo del Plan de Mejora</p> <p>Implementacin de Mejoras</p> <p>EntradasActividades</p> <p> Entrevista con la Alta Gerencia Diagnstico de Situacin Actual</p> <p> Plan detallado de mejoras a implementar</p> <p> Relevar a los referentes de proyectos para determinar madurez de las prcticas de gestin actualmente en ejecucin</p> <p> Entrevistarse con la Alta Gerencia para evaluar situacin actual y determinar madurez deseada para las prcticas de gestin Desarrollar plan de accin que favorezca la maduracin de las prcticas exitosas</p> <p> Implementar las acciones de mejora que provean de herramientas a los referentes de proyecto para sistematizar los resultados obtenidos por las prcticas exitosas.</p> <p>Salidas</p> <p> Diagnstico de madurez de las prcticas de gestin de proyectos</p> <p> Plan de acciones de mejora</p> <p> Informe resultado de las mejoras implementadas</p> <p>Involucrados</p> <p> PMO Referentes de Proyecto</p> <p> PMO Alta Gerencia Referentes de Proyecto</p> <p> PMO Referentes de Proyecto</p> <p>Monitorear y Controlar la Operacin de la PMO - Interno PMO</p> <p>Propsito</p> <p> Mantener la performance de la PMO dentro de lo planeado</p> <p>Entradas Alcance de la PMO Plan de Gestin Informe de Gestin de la PMO</p> <p>Salidas</p> <p>Fase Inicial Definir objetivos para la gestin de la PMO Definir mtricas asociadas a las funciones de la PMO, que permitan controlar su desempeo Establecer mecanismos de control para la gestin Objetivos de la PMO Mtricas para las funciones PMO Mecanismos de control</p> <p>Recurrente Revisar peridicamente el cumplimiento de los objetivos establecidos para la PMO Controlar estado de las mtricas definidas Ejecutar mecanismos de control establecidos para evaluar desempeo de la PMO e informar a la Alta Gerencia</p> <p>Involucrados</p> <p> PMO Alta Gerencia</p> <p>Involucrados</p> <p> PMO Alta Gerencia</p> <p>Monitorear y Controlar la Operacin de la PMO - Interno PMO</p> <p>Supervisor</p> <p>1Gerente</p> <p>2Lder Proyecto</p> <p>3</p> <p>Workflows de Aprobacin, ejemplo de Empresa de Mercado Financiero</p> <p>Monitorear y Controlar la Operacin de la PMO - Interno PMO</p> <p>Workflows de Aprobacin, Ejemplo de Empresa de Telecomunicaciones</p> <p>Monitorear y Controlar la Operacin de la PMO - Interno PMO</p> <p>Reporte PMO Ejemplo de Mercado Financiero</p> <p>Mejorar la Operacin de la PMO - Interno PMOPropsito</p> <p> Mejorar de manera continua la performance de la PMO</p> <p>Diagnstico de la Situacin Actual Mtricas establecidas sobre las funciones de la PMO Resultados obtenidos sobre los proyectos alcanzados por la PMO</p> <p>Diseo del Plan de Mejora</p> <p>Implementacin de Mejoras</p> <p>EntradasActividades</p> <p> Entrevista con la Alta Gerencia Diagnstico de Situacin Actual</p> <p> Plan detallado de mejoras a implementar</p> <p> Relevar estado de las mtricas establecidas para determinar performance de la PMO Evaluar resultados obtenidos sobre los proyectos bajo el alcance de las funciones de la PMO</p> <p> Entrevistarse con la Alta Gerencia para evaluar situacin actual y determinar el nivel de performance objetivo para la PMO Desarrollar plan de accin para mejorar la performance de la PMO</p> <p> Implementar las acciones de mejora que permitan alcanzar el nivel de performance objetivo acordado con la Alta Gerencia</p> <p>Salidas</p> <p> Diagnstico de situacin actual sobre la performance de la PMO PMO Referentes de Proyecto Equipo de Proyecto</p> <p> Plan de acciones de mejora</p> <p> Informe resultado de las mejoras implementadas</p> <p>Involucrados</p> <p> PMO Alta Gerencia Referentes de Proyecto</p> <p> PMO Referentes de Proyecto</p> <p>Asegurar Madurez de la PMO - Interno PMO Propsito</p> <p> Asegurar la maduracin de las prcticas de Gestin de Proyectos</p> <p>Diagnstico de la Situacin Actual Practicas de gestin actualmente implementadas Entrevista con Referentes de Proyectos</p> <p>Diseo del Plan de Mejora</p> <p>Implementacin de Mejoras</p> <p>EntradasActividades</p> <p> Entrevista con la Alta Gerencia Diagnstico de Situacin Actual</p> <p> Plan detallado de mejoras a implementar</p> <p> Relevar ejecucin y resultados de las prcticas de gestin implementadas para determinar madurez de las mismas.</p> <p> Entrevistarse con la Alta Gerencia para evaluar situacin actual y determinar nivel de madurez deseada para las prcticas de gestin</p> <p> Desarrollar plan de accin que favorezca la maduracin de las prcticas exitosas</p> <p> Implementar las acciones de mejora que busquen sistematizar los resultados obtenidos por las prcticas exitosas.</p> <p>Salidas</p> <p> Diagnstico de madurez de las prcticas de gestin de proyectos</p> <p> Plan de acciones de mejora</p> <p> Informe resultado de las mejoras implementadas</p> <p>Involucrados</p> <p> PMO Referentes de Proyecto</p> <p> PMO Alta Gerencia Referentes de Proyecto</p> <p> PMO Referentes de Proyecto Alta Gerencia</p> <p>Visite nuestros WEBSITES:</p> <p>www.pragmaconsultores.com- Informacin Detallada de Servicios - 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