PMO Lisarb

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1. Projeto de implantao de PMO em LISARB Karen Pizani Ellen Nogueira Fernando Bertin Tiago Tanaka So Paulo GEEP-T38 2. Empresa H 20 anos no mercado, a Vai Cavalo Consultores uma empresa de Consultoria voltada para o desenvolvimento de solues para mapeamento e execuo de estratgia de organizaes pblicas e privadas. Possui equipe de consultores com certificao PMP e vasta experincia em Gesto Estratgica e Econmica de portflios e programas de projetos, tendo atuado junto a organizaes pblicas e privadas dos mais variados tamanhos e segmentos, com destaque para a indstria de transformao, manufatureira, petroqumica, gerao e distribuio de energia, prestao de servios, educao e sade. Misso Transformar as estratgias de nossos clientes em resultados, agregando valor a seus negcios de forma inovadora, prtica e sustentvel. Viso Ser uma empresa reconhecida nacional e internacionalmente no segmento de gerenciamento de portflios e programas de projetos. 3. Benefcios da implantao de um PMO em LISARB Melhor alinhamento dos projetos com os objetivos estratgicos do governo. Aumento do nvel de satisfao com os resultados dos projetos, reduzindo as ameaas de reprovaes de entregas e a necessidade de retrabalhos, bem como maximizando as oportunidades identificadas para cada projeto. Reduzir a vulnerabilidade frente a riscos decorrentes da ausncia de metodologias, ferramentas e profissionais adequadamente treinados em gerenciamento de projetos, no incorrendo nos erros cometidos por administraes anteriores. Definio de critrios e categorias de projetos que permitem um gerenciamento mais efetivo de suas prioridades. Maior racionalidade na alocao de recursos estratgicos e suporte tomada de decises. 4. Nvel 2 (conhecido) 69 pontos Aspectos crticos identificados: Menos de 10% dos projetos aplicam as BP de gerenciamento da trplice restrio de projetos, planos de gerenciamento, EAP, seguem metodologia formal/ unificada de GP ou plano de qualidade especfico. No h uma metodologia unificada de GP. Menos de 50% dos projetos so formalmente aprovados por Termo de Abertura e apresentam gerenciamento integrado e formal de mudanas. Escassez de gerentes com treinamento adequado nas BP de GP. Menos de 10% dos projetos contam com o suporte de um grupo experiente nas prticas de GP e com o apoio de uma base de conhecimento de prticas de gerenciamento de projetos. *BP= Boas Prticas GP = Gerenciamento de Projetos Anlise do Nvel de Maturidade de Lisarb 5. Projeto PMO em LISARB 6. PMO Hierarquia 3 (PMO estratgico) Aps avaliao do nvel de maturidade (nvel 2) e tendo em vista a vasta gama de objetivos estratgicos do governo de Lisarb, prope-se a implantao de um PMO Estratgico, tratando as questes decisrias e o reporte de resultados de forma centralizada, junto ao principal patrocinador do projeto, o presidente de Lisarb e sua equipe. O PMO em Lisarb ir atuar na categorizao e priorizao dos projetos, alm de fornecer metodologias e padres de Gerenciamento de Projetos, planos de treinamento, documentao de processos, relatrios de progresso e gerenciamento de recursos, de forma a viabilizar o atingimento dos objetivos estratgicos do governo. Nvel Hierrquico 7. Funo do PMO Mtodos e Procedimentos A funo do PMO em Lisarb ser de estabelecer mtodos e procedimentos, com foco em: Processos do ciclo de vida e da estrutura governamental; Metodologia de GP Comunicao e reporte Gerenciamento das expectativas dos stakeholders Controle integrado mudanas Considerando o nvel de maturidade atual de Lisarb, importante desde j o estabelecimento de padres para planejamento e controle, incorporao de melhores prticas e a implantao de uma metodologia nica a ser seguida para a conduo de projetos, propiciando a criao de uma cultura orientada ao gerenciamento de projetos. 8. Modelo de Implantao Torre de controle O principal de modelo sugerido para o PMO em Lisarb a torre de controle, que desempenhar quatro funes bsicas: estabelecer padres para gerncia de projetos, dar suporte sobre como seguir tais padres, reforar os padres definidos e promover melhoria contnua. Ter um papel fundamental na consolidao de resultados e reporte de desempenho dos projetos junto ao presidente de Lisarb. Recomenda-se tambm a combinao com o modelo pool de recursos, que ficar responsvel por contratar e treinar gerentes de projetos, e manter um banco dados de suas experincias e habilidades. Estaes meteorolgicas faro o acompanhamento de projetos de uma dada categoria e/ou regio do pas, reportando os resultados consolidados destes projetos diretamente para a torre de controle. 9. Mtricas genricas Para acompanhamento geral das atividades do PMO estratgico: Quantidade de requisies feitas ao PMO (p/ ms) Quantidade de projetos trabalhados pelo PMO (p/ ms) Quantidade de projetos iniciados (p/ ms) Mdia de fases do ciclo dos projetos com apoio do PMO (p/ ms) Quantidade de acessos base de conhecimento ndice de satisfao do presidente de Lisarb com os resultados obtidos pelos projetos suportados pelo PMO Mtricas de sucesso 10. Mtricas especficas Para acompanhamento das atividades do PMO estratgico: ndice de entregas em atraso dos projetos suportados pelo PMO Quantidade de alteraes nos escopos dos projetos ndice de cumprimento de prazo ndice de cumprimento do oramento ndice de satisfao geral dos stakeholders de cada projeto suportado pelo PMO (incluindo a populao de Lisarb) ndice de conformidade no gerenciamento da qualidade Mtricas de sucesso 11. Etapas de implementao Avaliar a viabilidade da implantao do PMO em Lisarb Identificar o sponsor, pessoas e funes Obter fundos e pessoas Incio das atividades do PMO (melhoria contnua) Preparar Plano de Comunicao e Oramento Avaliar a maturidade de Lisarb em GP Desenvolver o modelo de PMO para Lisarb Validar o modelo de PMO Conduzir um piloto 12. Objetivos estratgicos de Lisarb 1 Aliana por um LISARB mais justo 2 Poltica cidad baseada em princpios e valores 3 Educao para a sociedade do conhecimento 4 Economia para uma sociedade sustentvel 5 Proteo social 6 Qualidade de vida e segurana para todos 7 Cultura e fortalecimento da diversidade 8 Poltica externa para o sculo 21 9 Combate corrupo 13. Identificao de Projetos Objetivos Estratgicos Projetos 1. Aliana por um Lisarb mais justo P1 Agiliza Lisarb P2 Juslisarb P3 Lei e Ordem Lisarb 2. Poltica cidad baseada em princpios e valores P4 Todos juntos P5 Unidos somos fortes P6 Valorisarb 3. Educao para a sociedade do conhecimento P7 Lisarb Escola do Futuro P8 Profissionaliza P9 Educalisarb 4. Economia para uma sociedade sustentvel P10 Lisarb Sustentvel P11 Reciclaqui P12 Lixolimpo Objetivos Estratgicos Projetos 5. Proteo social P13 Lisarb Sem Drogas P14 Lisarb Social P15 Culturalisarb 6. Qualidade de vida e segurana para todos os Lisarbeanos P16 Lisarb para Todos P17 Integra Lisarb P18 Lisarb Mais Sade 7. Cultura e fortalecimento da diversidade P19 Lisarb Mais Cultura P20 Participa Lisarb 8. Poltica externa para o sculo 21 P21 Lisarb Sem Fronteiras P22 Lisarb no Mundo P23 Lisarb Negcio 9. Combate a corrupo P24 Endireita Lisarb P25 Tolerncia Zero 14. Categorizao de Projetos 1. Segurana e Justia P1 Agiliza Lisarb P2 Juslisarb P3 Lei e Ordem Lisarb P24 Endireita Lisarb P25 Tolerncia Zero 2. Poltica e Cidadania P4 Todos juntos P5 Unidos somos fortes P6 Valorisarb P21 Lisarb Sem Fronteiras P22 Lisarb no Mundo P23 Lisarb Negcio 3. Educao e Cultura P7 Lisarb Escola do Futuro P8 Profissionaliza P9 Educalisarb P13 Lisarb Sem Drogas P14 Lisarb Social P15 Culturalisarb 4. Desenvolvimento Sustentvel P10 Lisarb Sustentvel P11 Reciclaqui P12 Lixolimpo P16 Lisarb para Todos P17 Integra Lisarb P18 Lisarb Mais Sade 15. Categorizao de Projetos - Justificativa Categorias Descrio 1. Segurana e Justia Relacionados segurana da populao de Lisarb e a melhorias do Sistema Judicirio. Importante categoria para o governo, em virtude da piora nos indicadores como segurana pblica e percepo de impunidade. 2. Poltica e Cidadania Referentes valorizao do cidado lisarbiano e sentimento nacionalista. Visibilidade do pas no cenrio internacional. 3. Educao e Cultura Relacionados melhora nos ndices educacionais da populao e de incluso social, tema prioritrio na agenda do governo. 4. Desenvolvimento Sustentvel Referente ao crescimento econmico sustentvel em equilbrio com o meio ambiente. 16. Critrios de Avaliao dos Projetos Critrios Peso Justificativa Tempo de Implementao 15% O presidente de Lisarb e sua base aliada tm grande interesse em concluir ou comear a obter resultados positivos com os projetos implementados ainda na vigncia de seus mandatos, pois pretendem tirar proveito da aprovao popular para uma possvel reeleio. Quanto menor o prazo de implementao do projetos, mais rapidamente as melhorias planejadas podero ser percebidas / reconhecidas pela populao, aumentando a popularidade e aceitao do governo atual. Custo de Implementao 20% O custo de implementao dos projetos deve ser compatvel com a disponibilidade oramentria de Lisarb e com a magnitude dos benefcios que se espera atingir. Projetos cujos custos de implementao sejam extremamente elevados e que tragam poucos benefcios sero considerados inviveis. Popularidade 30% O sucesso dos projetos ser medido no s pelos benefcios sociais, polticos, econmicos e culturais que se pretende obter, mas tambm pelo nvel de aprovao e satisfao popular, fator determinante para uma desejada reeleio do presidente de Lisarb e de sua base aliada. Este critrio visa estimar o nvel de aprovao popular com relao aos impactos e resultados planejados para cada projeto. Desenvolvimento Social 20% Diferentemente da perspectiva de crescimento econmico, que avalia o bem-estar da sociedade por seus recursos e capacidade de gerar renda (PIB), este critrio visa a avaliao do nvel de desenvolvimento humano do ponto de vista de capacitao e oportunidades para as pessoas. Para esta avaliao, est sendo adotado o IDH - ndice de Desenvolvimento Humano -, que uma me