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  • Estruturasde PMO

    In-Depth Report

  • 22013 Project Management Institute, Inc.

    Pulso da Profisso do PMI: Estruturas de PMO Novembro de 2013

    PREFCIOColegas

    O papel do Escritrio de Projetos (PMO) nas organizaes continua a ser um tpico de grande interesse para os profissionais de gerenciamento de projetos. Conforme as organizaes amadurecem suas prticas de gerenciamento de projetos, programas e portflio para melhor alinhar o trabalho com os objetivos estratgicos, para suportar a comunicao e colaborao eficaz com as partes interessadas, para desenvolver talentos e colocar um foco na realizao de valor a partir dos investimentos da organizao at o gerenciamento eficaz da realizao de benefcios, o PMO tem muitas funes potenciais a desempenhar como contribuinte do desenvolvimento desses tpicos importantes. J para muitas organizaes existe um esforo para definir a funo do PMO, para posicionar o PMO para o sucesso de longo prazo e para tirar proveito do PMO para apoiar o atendimento dos objetivos estratgicos da organizao. Embora dois PMOs no sejam criados iguais, est claro que a funo do PMO est em expanso em muitas organizaes e que para muitas outras existe um forte desejo de expandir a funo do PMO para ser muito mais focado estrategicamente, atravs de um escopo ampliado de responsabilidade e atuao com os lderes do negcio para evoluir importantes objetivos da organizao.

    Como um profissional de PMO estou muito animado em ver a publicao deste relatrio Estruturas de PMO, pois ele representa um importante ponto de partida para formalizar funes e responsabilidades do PMO, entender como as organizaes tiram vantagem dos PMOs hoje em dia e identificar boas prticas que os profissionais podem aproveitar como base para desenvolver um PMO existente, comear um novo PMO ou revitalizar um PMO j formado. Conquanto seja provvel que nenhum PMO se encaixe perfeitamente nas estruturas descritas, as prticas gerais descritas neste documento e apoiadas por pesquisas quantitativas fornecem um excelente ponto de partida para entender os tipos de PMO que existem atualmente e como estes PMOs criam valor. Ao usar as informaes contidas aqui os profissionais podem ganhar uma perspectiva adicional das estruturas gerais dos PMOs que existem na prtica hoje em dia, os domnios das atividades que eles empreendem e como essas atividades contribuem para o sucesso do PMO. Este relatrio de Estruturas de PMO fornece um forte apoio importante funo dos PMOs no auxlio s organizaes para que alcancem o sucesso nos negcios atravs de prticas eficazes de gerenciamento de projetos, programas e portflio; uma excelente orientao para que os profissionais entendam os tipos de boas prticas em uso atualmente nos PMOs e de como adotar essas prticas pode reforar os processos e metodologias no PMO de uma organizao.

    digno de nota que este relatrio tenha o objetivo de ser um guia til para os profissionais e tenha ampla contribuio de uma variedade de profissionais de PMO, cujas perspectivas exclusivas de como se tira proveito dos PMOs em suas prprias organizaes acrescenta um enfoque diverso e nico dos profissionais ao trabalho. Como membro da equipe voluntria designada inicialmente para desenvolver o modelo de Estruturas de PMO posso pessoalmente testemunhar a tremenda percia e coleguismo reunidos para apoiar este trabalho. O Project Management Institute deveria ser cumprimentado por reconhecer a necessidade deste relatrio e por investir nos recursos necessrios para lev-lo publicao.

    Acredito que este relatrio ser uma contribuio fundamental para entender o estado atual da prtica de PMO, bem como para auxiliar os profissionais a desenvolverem a prxima gerao de PMOs. O relatrio de Estruturas de PMO fornece um arcabouo til para os profissionais considerarem no contexto de seus prprios PMOs, bem como uma base para trabalhos futuros que expandam nosso entendimento de como reforar o valor para o negcio do PMO. Todo PMO deve traar seu prprio caminho que este guia seja seu ponto de partida para entender como traar o caminho do seu PMO para o sucesso de longo prazo.

    Atenciosamente.

    Craig Letavec, PMP, PgMP Vice-presidente, Comunidade de Prtica de Escritrio de Programas do PMI

  • 32013 Project Management Institute, Inc.

    Pulso da Profisso do PMI: Estruturas de PMO Novembro de 2013

    Gostaramos de reconhecer os esforos empregados pela Comunidade de Prtica (CoP) de PMO do PMI em forjar os blocos construtivos, que foram o ponto de partido do workshop. A equipe da Comunidade de Prtica de PMO foi prestativa em desenvolver a primeira verso das configuraes de definio e dos fluxos de trabalho principais, que ao final foi discutida pela equipe de Especialistas no Assunto (SMEs) do workshop. Gostaramos de agradecer sinceramente nossos SMEs, prestativos em refinar as configuraes, por seu tempo e dedicao. A lista de participantes (em ordem alfabtica) a seguinte:

    z Monique Aubrey, Professora e Autora, Universidade de Quebec em Montreal z Terry Doerscher, Consultor de PMO/PPM, YourProject Office e BOT International z Folake Dosunmu, Consultor Sr. de Gerenciamento de Projetos, Otsuka America Pharmaceutical

    z Darlene Fladager, Lder de Gerenciamento de Projetos e Programas, PHT Corporation z Jim Furfari, Gerente de Projetos Snior de Escritrio de Projetos de Empresa, Colorado Springs Utilities

    z Pawla Ghaleb, Gerente de Projetos Snior, ICF International z Michael Kaplan, Fundador da SoftPMO Solutions, SoftPMO Solutions Consulting z Terri Knudson, Diretor de EPMO, Mayo Clinic z Craig Letavec, Diretor e Chefe de PMO, Riscos, Qualidade e Segurana, Atos International

  • 42013 Project Management Institute, Inc.

    Pulso da Profisso do PMI: Estruturas de PMO Novembro de 2013

    INTRODUONo final de 2012, como parte de uma iniciativa sobre PMOs amplamente elaborada pela liderana, o PMI realizou uma pesquisa exploratria para entender os problemas encontrados na criao, gesto e operao de um PMO. Uma das descobertas abrangentes deste trabalho exploratrio foi que muitos ficam em dvida com algumas das noes mais bsicas sobre um PMO: O que na verdade significam as letras? Que tipos de PMO existem? Quais so as funes dos vrios tipos? A quem os PMO se reportam? Surpreendentemente, as mesmas questes existiam em todos os nveis da administrao desde lderes de nvel executivo, responsveis por todas as operaes globais de gerenciamento de projetos e programas da organizao, at gerentes de linha responsveis por operar o PMO de funo nica, diviso ou departamento. Apesar da abundncia de literatura existente e til sobre o assunto que revisamos, houve muito pouco consenso sobre muitos dos temas bem bsicos. Por isso, um dos objetivos do esforo foi desenvolver um ponto de partida bsico que pudssemos todos usar. O PMI, como o organismo lder global de gerenciamento de projetos, trabalhando com seus parceiros, empregou este esforo com o objetivo de continuar evoluindo este trabalho ao longo dos prximos anos para refinar nosso entendimento e nossa ideia de PMO.

    O PMI se props definir e entender o PMO e depois criar definies padronizadas para definir as bases do significado dos termos reais relacionados a um escritrio de projetos, programas ou portflio. Mas isso mais do que apenas os termos em si; tambm tem a ver com os arranjos situacionais dos vrios escritrios operando em diferentes contextos que consideram coisas como finalidade, forma, funo, misso, composio etc. Por exemplo, como um PMO de empresa versus um PMO de diviso para TI, qual o tamanho timo da equipe de cada um, a quem cada um deve responder e quais outras facetas devem ser consideradas?

    Esse relatrio Pulse of the ProfessionTM: Estruturas de PMO complementa o Relatrio DetalhadoTM Pulse of the Profession: O Impacto dos PMO na Implementao de Estratgia ao fazer a comparao dos mtodos, servios e processos usados pelos vrios tipos de PMO, destacando o desempenho e o valor que cada estrutura fornece. Os relatrios permitem que os PMO comparem-se contra critrios mensurados e identifiquem reas focais para ajudar a medir e demonstrar valor para a organizao.

  • 52013 Project Management Institute, Inc.

    Pulso da Profisso do PMI: Estruturas de PMO Novembro de 2013

    Fase I: ENFRENTANDO O DESAFIO DE DEFINIR O PMOO primeiro objetivo do projeto Estruturas de PMO foi formar um entendimento bsico dos tipos mais comuns de PMO. Para fazer isso, o PMI identificou e reuniu especialistas no assunto (SME) que tinham passado boa parte de suas carreiras profissionais gerenciando, operando e construindo diferentes tipos de PMO em diferentes configuraes e contextos. Os SMEs foram reunidos em um workshop intensivo de um dia no qual o grupo foi solicitado a trabalhar em conjunto para desenvolver perfis descritivos (ou estruturas) dos tipos mais predominantes de PMO.

    Especificamente, a inteno do workshop era:

    1. Identificar e chegar a um consenso sobre as estruturas de PMO mais predominantes sendo praticadas hoje em dia,

    2. Estabelecer e definir a variedade de prticas de PMO (i.e., domnios e facilitadores), e

    3. Desenvolver o perfil da estrutura de cada configurao de PMO identificando as prticas associadas finalidade e misso do PMO.

    Esta primeira fase serviu como uma compreenso bsica que seria mais tarde testada com medidas quantificveis atravs de uma pesquisa. Assim, com base nas informaes da equipe de SMEs convidados para o workshop, o objetivo foi desenvolver de 5 a 7 configuraes de PMO que os profissionais pudessem relacionar com seus prprios contextos pessoais e originrias de seus trabalhos dirios.

  • 62013 Project Management Institute, Inc.

    Pulso da Profisso do PMI: Estruturas de PMO Novembro de 2013

    Fase II: REFINANDO AS ESTRUTURASAssim que as configuraes bsicas (i.e., as estruturas) foram concludas pelos SMEs na Fase I, elas eram ento transpostas para a pesquisa Pulso do PMO que