pmo - escritório de projetos (project management office)

PMO PMO -- EscritEscritóório de Projetosrio de Projetos

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• O Surgimento...• O que é?• Objetivo Básico• Tipos de PMO

üProjeto AutônomoüProject Support OfficeüCentro de ExcelênciaüProgram Office

• Funções Básicas de um PMOüSuporte AdministrativoüMétodos e PadrõesüConsultoria e MentoraçãoüTreinamentoüManutenção de GPs

• Posições Possíveis em um PMOüChief Project Office

• Competências em Gerênca de Projetos• Como Implementar um PMO

üVender o conceitoüDe fato, criar o PMO

• Best Practices PMO• Os 5 Erros dos Escritórios de Projetos• Os 5 Acertos dos Escritórios de Projetos• Desafios na Implementação dos PMOs• Otimizando o Desempenho de um PMOs• Agradecimento

AgendaAgenda

Ant Próx



O Surgimento...O Surgimento...

• Desejo de melhorar a taxa de sucesso de projetos, que continuamente se tornam mais complexos;

• Necessidade de aliviar o gerente de projetos de tarefas administrativas associadas ao gerenciamento de um projeto;

• Priorizar promoção da visibilidade dos projetos juntos a todos os stakeholders;

O Surgim

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bjetivoB

ásicoTiposPM

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Agenda Ant Próx



O que O que éé??

• O Escritório de Projeto é um local central para:

ü conduzir, planejar, organizar, controlar e finalizar atividades do projeto;

ü obter uma visão global e panorâmica de todo o projeto sem se perder em detalhes;

ü ser o centro de informações e controle;

• Também é a “casa” do time de projeto, onde todo o suporte está disponível.

• Um programa para manter as melhores práticas de GP?

• Um lugar para os GPs?

O que é?

O que é?

Agenda

Objetivo

Básico

TiposPM

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O que O que éé??

• Um “depósito” estático da informação de GP controlado pelo alto nível da organização?

• Uma entidade organizacional que apóia o GP no atingimento das metas do projeto, dando assistência no planejamento, estimativa, cronograma, monitoramento e controle do projeto?

O que é?

O que é?

Agenda

Objetivo

Básico

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Objetivo BObjetivo Báásicosico

Dar orientaDar orientaçção e suporte ão e suporte que permita que permita àà organizaorganizaçção ão desenvolver seus projetos desenvolver seus projetos da forma mais eficiente e da forma mais eficiente e

eficaz posseficaz possíívelvel

Objetivo

Básico

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Tipos de PMOTipos de PMO

1. Projeto Autônomo

2. Project Support Office

3. Centro de Excelência

4. Program OfficeTiposPM

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Projeto AutônomoProjeto Autônomo• Escritório separado das operações da empresa

• Destinado a um gerenciamento de um projeto ou programa específico

• Possui responsabilidade sobre o sucesso do projeto.

Equipedo projetoAutônomo

Alta Administração

GP doProjeto Autônomo Operações

da empresa

TiposPM

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Project Project SupportSupport OfficeOffice• Apoio a diversos projetos simultâneos

• Fornece suporte, ferramentas e serviços para planejamento, controle de qualidade, prazos e custos

• Possibilidade para fornecer recursos técnicos, metodologia de gerenciamento de projetos, metodologia de gerenciamento de conhecimento, interfaces organizacionais

ProjectSupportOffice

Projeto1

Projeto2

Projeto3

Projeto4Tipos

PMO

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Centro de ExcelênciaCentro de Excelência• Não assume responsabilidade sobre o sucesso do

projeto

• Fatores Críticos de Sucesso:

ü Sponsorship: apoio de cima

ü Liderança: conhecimento e capacidade de gerenciar e influenciar stakeholders

ü Valor agregado: demonstrar benefício de se adotar as práticas de GP propostas

ü Desenvolvimento profissional:desenvolver GP´s; lideres e membros de equipes competentes

TiposPM

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ProgramProgram OfficeOffice• É responsável pelo sucesso dos projetos

• Atua no gerenciamento estratégico de todos os projetos da organização

• Gerencia os gerentes de projetos

• Incorpora o Project Office e o Centro de Excelência

• Fatores Críticos de Sucesso:

ü Poder

ü Prioridade Corporativa

ü Controle amplo do empreendimento

GP 1 GP 2 GP 3 GP 4

ProgramOffice

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FunFunçções Bões Báásicas de um PMOsicas de um PMO

1. Suporte Administrativo

2. Métodos e Padrões

3. Consultoria e Mentoração

4. Treinamento

5. Manutenção de GPs

FunçõesB

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Suporte AdministrativoSuporte Administrativo• Manutenção de cronogramas

• Manutenção de controle de horas

• Produção e distribuição de relatórios

• Manutenção de uma “sala de visibilidade” ou “sala de guerra”

• Arquivamento (propostas, solicitações de mudança, status reports, controle de horas, orçamento, cronogramas, dados relacionados às pessoas e demais documentos exigidos pela metodologia de gerenciamento de projetos e processo unificado)

• Manutenção de histórico de projetos

• Operação de ferramentas computacionais de gestão de projetos

FunçõesB

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MMéétodos e Padrõestodos e Padrões• Implementação do Projeto:

(quais procedimentos devem ser seguidos no desenvolvimento do projeto?)ü Preparação de propostaü Avaliação de riscos ü Construção de WBSü Elaboração de cronograma e orçamentoü Alocação de recursosü Gerenciamento de contratos / suprimentosü Fechamento de projetoü Gerenciamento de mudançaü É responsável pelo sucesso dos projetos

• Documentação do Projeto:(qual a documentação necessária para o projeto?)ü Desenvolvimento de Formulários Padrão ü Educação dos envolvidos no seu papel no trabalho com

documentação ü Coleção e manutenção de documentaçãoü Arquivo de documentação

FunçõesB

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Consultoria e Consultoria e MentoraMentoraççãoão

• Suporte ao desenvolvimento de propostas

• Assistência no start up de projetos

• Resposta imediata às necessidades da organização

• Condução de avaliações de riscos

• Assistência na retomada de projetos

• Mentoração com alta gerência

START UP

FunçõesB

ásicas

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TreinamentoTreinamento• Desenvolvimento, junto a experts de educação e

treinamento, de currículo para treinamento em gerência de projetos

• Ajuda no desenho de cursos específicos

• Identificação de fornecedores que possam preparar e desenvolver cursos pertinentes

• Apoio à área de treinamento da empresa na realização de cursos

FunçõesB

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TiposPM

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ManutenManutençção de GPsão de GPs

• Descrição de cargos em projetos

• Alocação da pessoa certa p/ o cargo certo no momento certo

• Apoio na contratação de profissionais de projetos necessários

• Avaliação das capacidades dos GPs

• Identificação de níveis salariais oferecidos no mercado para profissionais de projetos nos seus diferentes níveis de competência e experiênciaFunções

Básicas

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PosiçõesO

Surgimento

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Objetivo

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PosiPosiçções possões possííveis em um PMOveis em um PMO

• Chief Project Office (CPO)

• Gerentes de Projetos

• Expertes em Metodologia

• Especialistas em Documentação

• Coordenador de Suporte Administrativo

• Coordenador de Comunicação

• Coordenador de Controle de Mudanças e Resolução de Projetos

• Coordenador de Gerenciamento de Riscos

O Surgim

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que é?O

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ásicoTiposPM

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ásicasPosições

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ChiefChief Project Office (CPO)Project Office (CPO)

(Responsável pelo portfólio de projetos da organização/departamento)

ü Planejamento Estratégico de Projetos

ü Decisões de Negócios em Novos Projetos

ü Prioridades e Recursos

ü Superintendência de Projetos Estratégicos

ü Superintendência de Sistema de Gerenciamento de Projetos de Grandes Empreendimentos

ü Conhecimento e Capacitação de Gerência de Projetos

ü Revisões de Projetos

ü Interface com Alta Administração e Stakeholders

O Surgim

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ásicoTiposPM

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ásicasPosições

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Competências em Gerência de ProjetosCompetências em Gerência de Projetos3 Níveis de Competência

A organização oferece um ambiente que incentiva a condução de projetos de forma eficaz?

Estamos trabalhando com uma equipe de alta performance com toda eficiência?A equipe nos incentiva a produzir soluções mais rápidas, mais baratas e melhores que levem à satisfação do cliente?

Nossos profissionais estão fazendo o melhor trabalho possível?Eles estão qualificados?

Competênciada Equipe

CompetênciaIndividual

CompetênciaOrganizacional

CompetênciaCompetênciaem GPem GP

Com

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estPractices

Os 5 Erros

Os 5 A

certosD

esafios

Agenda Ant Próx



Competências em Gerência de ProjetosCompetências em Gerência de Projetos

Para uma organização desenvolver projetos efetivamente, todas as

três áreas de competência devem ser enfatizadas.

Portanto, Portanto, Project Project OfficesOffices devem devem tratar de cada uma das três tratar de cada uma das três

ááreas.reas.

Agenda

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estPractices

Os 5 Erros

Os 5 A

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Como Implementar um Project Office?Como Implementar um Project Office?

• O estabelecimento de um Project Office tem dois componentes:

vender o conceito para alta gerência e profissionais

de fato, criar um Project Office

u

v

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Agenda

Best

PracticesO

s 5 ErrosO

s 5 Acertos

Desafios

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u Vender o ConceitoVender o Conceito

• Para a Alta Gerência:ü Convencê-los que um Project Office pode contribuir para

o aumento dos resultados da organização

Perguntas que a Alta Gerência fará:• Quanto irá custar para estabelecer um Project Office?• Quanto irá custar para mantê-lo funcionando no dia-a-

dia?• Como irá um Project Office permitir que a empresa

atinja suas metas mais efetivamente?• Pode-se estabelecer uma ligação entre a existência de

um Project Office e o aumento dos lucros e resultados?

Com

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PracticesO

s 5 ErrosO

s 5 Acertos

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u Vender o ConceitoVender o Conceito

• Para os Profissionais:ü A implantação de um Project Office normalmente

encontra resistência dos profissionais, que ficam preocupados que ele simplesmente adicione requerimentos burocráticos e sirva como uma nova tentativa da gerência de controlá-los.

Perguntas que os Profissionais farão:• Por que precisamos de um PMO?• Como irá um PMO tornar nossa vida mais fácil e não

mais difícil?• Irá o Project Office tornar-nos dispensáveis, tirando

nossa autoridade em tomadas de decisões importante?

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v De fato, criar o PMODe fato, criar o PMO

• Desenvolvimento de um PMO

Em geral há 4 Estágios de Implementação:

ü Estágio 1 – Criação do Project Office

ü Estágio 2 – Entrada em Operação

ü Estágio 3 – Realimentação

ü Estágio 4 – Alimentação com o Negócio

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• Estágio 1: Criação do Project Office

ü Foco em Padronização• Localização• Infra-estrutura• Papéis e responsabilidades• Alocação de recursos• Escopo do Project Office e sua implementação• Metodologia• Procedimentos• Ferramentas• Suporte ao Gerente de Projetos (Doutrinar)

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• Estágio 2: Entrada em Operação

ü Foco em Acompanhamento e Controle de Projetos

• Suporte ao Gerente de Projetos (Operar)• Criação e Manutenção da base de dados• Revisão documentação existente• Correção de desvios• Atualização de documentação de projeto• Produção e distribuição de relatórios• Revisão e suporte a projetos-problema

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Best

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• Estágio 3: Realimentação

ü Foco em Melhoria Contínua• Refinamento de processos existentes• Base de dados com performance em projetos

anteriores• Base de dados sobre recursos humanos e

materiais otimizando sua utilização em projetos• Recomendações de treinamento em função de

performance passada e de necessidades futuras• Base de dados com capital intelectual para

reutilização e transferência de conhecimento

Com

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Agenda

Best

PracticesO

s 5 ErrosO

s 5 Acertos

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• Estágio 4: Alinhamento com o Negócia

ü Foco Corporativo / Estratégico• Definição de critérios de seleção e priorização

de projetos• Gerenciamento de portfólio de recursos e

projetos• Previsão de demanda de recursos• Divulgação de práticas de gerência de projetos

por toda a empresa

Com

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Agenda

Best

PracticesO

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Desafios

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BestBest PracticesPractices PMOPMO

O PMO melhora a probabilidade de sucesso nos projetos, ajuda na implementação de boas práticas e contribui para a redução de custos.A implementação de metodologia padrão e a lincagem de projetos à estratégia empresarial contribui para atingir as metas estratégicas e financeiras das empresas.A obtenção de apoio da alta administração foi citado como um dos desafios principais.Outrossim, a própria disciplina implícita em projectmanagement cria resistência.Uma das soluções é a criação de comitês (steeringcommittees) compostos de executivos que são afetados pelas ações do PMO, visando reduzir a resistência.

Revista CIO – 02 de Julho de 2003

Best

Practices

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Os 5 Erros

Os 5 A

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Empresas com um executivo de alto nível responsável por PMO tendem a ter maior grau de sucesso nos projetos.PMOs iniciados a nível corporativo tender a englobar um número maior de projetos estratégicos indicando um crescimento na confiança no conceito PMOTer metodologia padrão (56%)Centralizar responsabilidade para relatórios e acompanhamento (38%)Prática comum na execução de projetos (37%)Ter informação financeira disponível para acelerar ou atrasar projetos (29%)


Best

Practices

Agenda

Os 5 Erros

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Com

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Ter processo para alocar recursos e desenvolver capacitação (27%)Base de dados com performance em projetos anterioresBase de dados sobre recursos humanos e materiais otimizando sua utilização em projetosRecomendações de treinamento em função de performance passada e de necessidades futurasBase de dados com capital intelectual para reutilização e transferência de conhecimento


Best

Practices

Agenda

Os 5 Erros

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Os 5 Os 5 ErrosErros dos Escritdos Escritóórios de Projetosrios de Projetos

L Acreditar que implementar um Escritório de Projeto é instalar um software;

L Não buscar apoio dos auto-executivos, acreditando ser esse um trabalho meramente técnico;

L Implantar visando um ambiente de fiscalização e não um ambiente de colaboração.

L Seguir a “modo” do que todo o mundo estáfazendo......

L Querer implementar a solução em todas as áreas de uma só vez. O bom é inimigo do ótimo....

Os 5 Erros

Agenda

Os 5 A

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estPractices



Os 5 Os 5 AcertosAcertos dos Escritdos Escritóórios de Projetosrios de Projetos

C Investir.....investir....investir na mudança da cultura;

C Criar um ambiente de colaboração e de ganhos para todos, e não apenas para os executivos;

C Criar, de modo democrático, o padrão de trabalho a ser executado;

C Buscar alinhar estrategicamente os projetos com os objetivos empresariais;

C Romper o paradigma do imediatismo. Aceitar que os resultados não são tão diretos e instantâneos.

Os 5 A

certos

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Desafios

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estPractices

Os 5 Erros



Desafios na ImplementaDesafios na Implementaçção dos ão dos PMOsPMOs

Vencer a descentralização das informações;Conseguir aceitação dos padrões de trabalho;Vencer o “mito” da fiscalização e punição;Ter calma e aceitar os resultados não tão imediatos;Não desistir nunca.

Com

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Os 5 Erros

Os 5 A

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Otimizando o desempenho de um PMOOtimizando o desempenho de um PMOØ Treinamento em Fundamentos da Gerência de

Projetos• Conceituação dos principais elementos de um projeto para

gerenciamento de prazo, recursos, qualidade e escopo.

Ø Certificação PMP• Preparar os profissionais por meio do conhecimento e

aprendizagem das técnicas e práticas da Gerência de Projetos propostas pelo PMBOK (Project Management Bodyof Knowledge) dom PMI, visando a Certificação Profissional PMP.

Ø Treinamento nas principais ferramentas para Gerência de Projetos

Ø Coaching• Com as equipes dos projetos, visando orientar os trabalhos,

corrigir rumos e esclarecer dúvidas eventuais.

Ø Top Director Forum• Fórum executivo com a alta administração

Otim

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esempenho

Agradecim

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Agenda Ant Próx



AgradecimentosAgradecimentos

Nilton Carlos Baleeiro

Tecnologia da InformaçãoLíder de Projetos

* [email protected]( +55 11 6948-8424) +55 11 7152-7539

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entos

Agenda Ant


mailto:[email protected]


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