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CONSULTORIA INTELIGENTE ALINHADA AO SEU PLANEJAMENTO ESTRATÉGICO!
Project Office e Nível de Maturidade Professor: Marco Antonio Coghi Gerenciamentos de Projetos – Turma 10 Fortaleza – Ceará
1. Rodrigo Tavares Marques 4. Carlos Henrique Bastos
2. Márcio Wallace E. Teixeira 5. Francisco Gladson Maranhão e Silva
3. Rebeca Fernandes Silva
1. Diretor Executivo
2. Diretor Marketing
4. Diretor Desenvolvimento
5. Diretor Financeiro
Equipe de Diretores GP3 Consulting.
3. Diretor Comercial
OBETIVO DA CONSULTORIA
Prover projetos alinhados a necessidade da LISARB;
Gerar satisfação e conforto, promovendo qualidade de vida aos cidadãos de LISARB;
Agregar valor através da gestão eficiente dos projetos;
Maximizar os resultados esperados do projeto, superando a expectativa de nossos clientes internos e externos;
1. Aliança por um LISARB mais justo;
2. Política cidadã baseada em princípios e valores;
3. Educação para a sociedade do conhecimento;
4. Economia para uma sociedade sustentável;
5. Proteção social;
6. Qualidade de vida e segurança para todos os Lisarbeanos
7. Cultura e fortalecimento da diversidade;
8. Política externa para o século 21;
9. Combate a corrupção;
PLANEJAMENTO ESTRATÉGICO DE LISARB
PROJETOS ALINHADOS AO PLANEJAMENTO ESTRATÉGICO
Virtualização dos Processos
Mutirão da Justiça
Cidadão Participativo
Biblioteca Itinerante
Vida Verde
Recicle Já!
Vida sem Droga
Transporte Amigo
Nossa Gente
Ficha Limpa
A voz do Povo
Internet Social
Consumo Consciente
Economia Solidária
Ronda Cidadã
Energia Sustentável
Política De Cotas
LISARB Sem Fronteiras
Gestão a Vista
1 2 3
4 5 6
7 8 9
Critérios Peso Avaliação Nota
Avaliação Total
Baixo Médio Alto
Custo 20% 0,0 5,0 10,0 0,0 – 10,0 Nota x Peso
Duração 15% 0,0 5,0 10,0 0,0 – 10,0 Nota x Peso
Risco 25% 0,0 5,0 10,0 0,0 – 10,0 Nota x Peso
Abrangência 10% 0,0 5,0 10,0 0,0 – 10,0 Nota x Peso
Aplicabilidade do Projeto
30% 0,0 5,0 10,0 0,0 – 10,0 Nota x Peso
CRITÉRIO DE AVALIAÇÃO DOS PROJETOS
LEGENDA
Critérios Pertinentes ao Projeto
Critérios de Marketing
AVALIAÇÃO DOS PROJETOS LISARB Critérios Peso Virtualização dos Processos
Mutirão da Justiça
A voz do Povo
Cidadão Participativo
Internet Social
Biblioteca Itinerante
Vida Verde
Consumo Consciente
Recicle Já!
Custo 20%
Nota Total Nota Total Nota Total Nota Total Nota Total Nota Total Nota Total Nota Total Nota Total
4 0,8 3 0,6 2 0,4 2 0,4 9 1,8 9 1,8 9 1,8 6 1,2 4 0,8
Duração 15%
Nota Total Nota Total Nota Total Nota Total Nota Total Nota Total Nota Total Nota Total Nota Total
7 1,05 8 1,2 5 0,75 5 0,75 7 1,05 6 0,9 9 1,35 6 0,9 5 0,75
Risco 25%
Nota Total Nota Total Nota Total Nota Total Nota Total Nota Total Nota Total Nota Total Nota Total
8 2 2 0,5 3 0,75 2 0,5 4 1 2 0,5 5 1,25 7 1,75 4 1
Abrangência 10%
Nota Total Nota Total Nota Total Nota Total Nota Total Nota Total Nota Total Nota Total Nota Total
10 1 10 1 10 1 8 0,8 10 1 8 0,8 7 0,7 10 1 7 0,7
Aplicabilidade do Projeto
30%
Nota Total Nota Total Nota Total Nota Total Nota Total Nota Total Nota Total Nota Total Nota Total
10 3 10 3 10 3 8 2,4 10 3 8 2,4 7 2,1 10 3 7 2,1
Critérios Peso Economia Solidária
Ronda Cidadã
Vida sem Droga
Energia Sustentável
Transporte Amigo
Nossa Gente
Política De Cotas
LISARB Sem Fronteiras
Gestão a Vista
Custo 20%
Nota Total Nota Total Nota Total Nota Total Nota Total Nota Total Nota Total Nota Total Nota Total
4 0,8 8 1,6 8 1,6 7 1,4 3 0,6 5 1 10 2 9 1,8 10 2
Duração 15%
Nota Total Nota Total Nota Total Nota Total Nota Total Nota Total Nota Total Nota Total Nota Total
5 0,75 7 1,05 9 1,35 9 1,35 8 1,2 5 0,75 10 1,5 8 1,2 8 1,2
Risco 25%
Nota Total Nota Total Nota Total Nota Total Nota Total Nota Total Nota Total Nota Total Nota Total
4 1 6 1,5 8 2 8 2 2 0,5 7 1,75 8 2 8 2 8 2
Abrangência 10%
Nota Total Nota Total Nota Total Nota Total Nota Total Nota Total Nota Total Nota Total Nota Total
10 1 10 1 9 0,9 10 1 10 1 8 0,8 10 1 10 1 10 1
Aplicabilidade do Projeto
30%
Nota Total Nota Total Nota Total Nota Total Nota Total Nota Total Nota Total Nota Total Nota Total
10 3 10 3 10 3 10 3 10 3 7 2,1 8 2,4 10 3 10 3
CRITÉRIO PARA APROVAÇÃO: MENOR CUSTO X MAIOR APLICABILIDADE
0%
10%
20%
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2
0,6 0,4 0,4
1,8 2 1,8
2 0,8 0,8
2 1,6 1,4 0,6
1 2 1,8 2
1,5
1,2
0,75 0,75
1,05 1,5
1,35
1,5
0,75 0,75
1,5 1,35
1,35
1,2 0,75
1,5 1,2 1,2
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0,5
0,75 0,5
1
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1,25
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2,5 2 2
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0,7
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1 0,9 1
1
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1 1
3
3 3 2,4
3 3 2,1 3
2,1 3
3 3 3
3
2,1 3 3 3
Aplicabilidade ao Projeto
Abrangência Risco Duração Custo
PROJETOS LISARB A SEREM PRIORIZADOS
Os Projetos de LISARB foram classificados quanto sua aplicabilidade através do critérios exposto anteriormente. Os Projetos listados ao lado foram os que obtiveram maior pontuação total e, com maior aplicabilidade ao negócio. A equipe do projeto os listou como sendo de fundamental importância para o desenvolvimento de LISARB. Através da priorização dos projetos foi gerada uma lista final onde será gerada energia para condução dos mesmos conforme alinhamento destes projetos com o plano estratégico de LISARB.
BALANCEAMENTO
O processo de balanceamento foi adotado para organizar os projetos priorizados dentro do portfólio de projetos que LISARB possuí.
Os projetos foram listados em grupos, conforme os objetivos estratégicos listados pela alta liderança de LISARB.
Projeto Parâmetro
Priorização (0,0 - 10,0)
Impacto no Orçamento (0,0 - 10,0)
Objetivo LISARB
Total
Virtualização dos Processos 8 6 1 4,8
Biblioteca Itinerante 9 7 3 6,3
Consumo Consciente 10 7 4 7,0
Ronda Cidadã 10 10 5 10,0
Política de Cotas 8 9 7 7,2
0
2
4
6
8
10
12
5 7 9 11
Nív
el
de
Pri
ori
da
de
Planejamento Estratégico
1
3
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5
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INTERAÇÃO COM OS DEMAIS PROCESSOS
Após análise detalhada para seleção priorização dos projetos, foi realizada o balanceamento dos projetos para clarificar para equipe as prioridades e, os projetos que possuem maior valor agregado frente as necessidades do cliente. O balanceamento foi moldado através de um indice de priorização. Com a conclusão desta análise foi levantado um portfólio de projetos. Como os projetos são todos de grande importância, para que nenhum ficasse sem a devida atenção, a equipe foi divida para que cada membro interagisse com um projeto na qual sua formação técnica fosse mais alinhada, dessa forma a equipe técnica do projeto poderia ter um GP que pudesse agregar ainda mais as atividades do projeto.
QUESTIONÁRIO DE MATURIDADE
69
NÍVEL DE MATURIDADE
Pontuação Total: 69
Nível de Maturidade: 2 (Conhecido)
Modelo de Maturidade: MMGP (Modelo de Maturidade em Gerenc. Projetos) Esta técnica possuí 5 níveis e 6 dimensões.
“ A liderança de LISARB possuí conhecimento comum da linguagem de Gerenciamento de Projetos. “
Nível 2:
Há documentação sem padronização para os processo de GP básicos. Há algum apoio para a implementação de GP mas baixo envolvimento/institucionalização. Métricas básicas para Custo, Tempo e performance técnica com correlação informal.
BENEFÍCIOS
Melhor performance no cronograma;
Melhor performance no orçamento;
Consolidação dos dados;
Transferência de conhecimento;
Eliminação de retrabalhos;
Análises de riscos com plano de ação adequado para cada risco levantado
NÍVEL HIERÁRQUICO ADOTADO
PMO Nível 3 PMO “estratégico” visando a organização como um todos. Esta consultoria irá focar nos projetos de modo mais estratégico. Transcrevendo a linguagem da alta liderança para a equipe do projeto se certificando de que o projeto esteja sendo conduzindo alinhado as necessidades e expectativa do sponsor do projeto.
3
FOCO DE IMPLEMENTAÇÃO
REPORTING Matriz de reporting direto para o Sponsor e os principais Stakeholders. Focando em garantir que tanto a equipe do projeto esteja alinhada com as informações, mas que principalmente a alta direção e os principais stakeholders estejam alinhados com o andamento dos projetos e estejam sendo indormados dos principais deliverables do projeto.
FUNÇÃO ADOTADA
INTEGRAÇÃO COM O NEGÓCIO Matriz de reporting direto para o Sponsor e os principais Stakeholders. Visão mais estratégica do projeto. Principais características: • Gerência de conflitos; • Facilita tomada de decisão; • Visão comum dos projetos; • Facilitação do fluxo de informações;
MODELO ADOTADA
ESTAÇÃO METEOROLÓGICA (WEATHER STATION) Principais características: • Acompanhamento simples e reporte para alta administração do andamento dos projetos; • Definição de parâmetros, freqüência, formato e ferramentas para reporte; • Não exerce influência nos projetos analisados; • Comparação e identificação de melhores práticas; GP’s mais focados e orientados ao negócio (core business) do projeto, orientando a equipe a atividades de maior valor agregado e, interagindo menos com atividades de rotina.
PROFISSIONAIS ENVOLVIDOS
MATRIZ DE RESPONSABILIDADE
Direção Executiva
Direção de Marketing
Direção Comercial
Direção Financeira
Direção de Desenvolvimento
Rodrigo Marques
Wallace Teixeira
Rebeca Fernandes
Gladson Maranhão
Carlos Bastos
Responsável pelo PMO
Implementação das Ações
Gestão de Mudanças e
análise de Risco.
Controlar orçamento dos
projetos assessorados
Definição de Métodos e
Monitoramento
Implementação das Ações do PMO
Criação e Definição dos
procedimentos de criação
Gerenciamento de Contratos e
acordos
Análise de NPV dos projetos
assessorado e payback.
Implementação de Metodologias
Infraestrutura Análise técnica da viabilidade do
projeto
ETAPAS DE IMPLEMENTAÇÃO
Diagnóstico Identificação do Sponsor
Infra & Pessoal
Plano de Comunicação
Plano Orçamentário
Obtenção de Recurso Humanos e Financeiros
Piloto
Roll Out (Início da Implementação)
MÉTRICAS DE SUCESSO ADOTADAS
Orçamento: Avaliação do resultado do Planejado x Realizado;
Quantidade de solicitações de mudança de escopo no mês;
Dias de atraso no cronograma. Realizado x Planejado;
Riscos não mapeados;
Custo da não-qualidade;
Análise de valor agregado;
Percentual de desvios de custo em relação a baseline;
Número de reports de não-conformidade;
FATORES CRÍTICOS DE SUCESSO
Validação Executiva: Alta gerência aprovar e ser parte do projeto, validando ações e apoiando a estratégia traçada pelo PMO. Objetivo alinhado com a estratégia do negócio; Responsabilidades compatíveis com as competências de cada membro do time PMO;
Disseminar resultados e lições aprendidas; Priorização dos projetos a partir de métricas pré-definidas e validas pela alta gerência;