DISCIPLINA PROJECT OFFICEE NÍVEL DE MATURIDADE

MBA GERENCIAMENTO DE PROJETOS – Curitiba – 02/2011

A EMPRESA A OMP Consultoria atua na implantação de Escritórios de

Gerenciamento de Portfólios e no desenvolvimento de metodologias de gerenciamento de projetos adequadas à realidade do cliente.

Promove avaliação e seleção de projetos. Fornece treinamento e desenvolvimento de pessoas e equipes.

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LOGOTIPO DO PROJETO

PMO EM LISARBO FUTURO CHEGOU

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EQUIPE PMO CONSULTORIA OMPConsultor

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ÂngelaMarianiRibeirodos Santos

EvaneSena

GianfrancoGallinea

LeonardoGuedes

RafaelFreire

TaísGobor

AGENDA Objetivos Benefícios do PMO Portfólios em LISARB

Identificação -> Categorização -> Avaliação -> Seleção -> Priorização

Balanceamento do Portfólio Desbalanceado-> Balanceado

Nível Maturidade Definições

Nível Hierárquico -> Foco -> Função -> Modelo Recursos Humanos Etapas de Implementação Métricas Fatores Críticos de Sucesso

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OBJETIVOS

Implantação do escritório de gerenciamento dos projetos de LISARB.

Demonstrar a metodologia utilizada pela OMP Consultoria para a Identificação, Categorização, Avaliação, Seleção, Priorização e Balanceamento dos projetos, visando criar um portfólio eficiente para o alcance dos Objetivos Estratégicos de LISARB.

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BENEFÍCIOS – IMPLANTAÇÃO DE PMO

• Acompanhamento dos cronogramas:• Desde 2009, LISARB deixa de arrecadar R$ 35 milhões ao

ano devido à Usina Hidrelétrica Mandiocaba da Serra não ter sido concluída conforme cronograma.

• Sem a infraestrutura de energia elétrica disponível, a fabricante de automóveis Tluaner instalou sua fábrica no país vizinho, ANITNEGRA.

• Monitoramento dos Riscos e Controle de Orçamento:• No projeto Sinergia Receita Federal, o principal objetivo da

implantação do Sistema ERP seria a redução de R$ 10 milhões em custos administrativos.

• Entretanto, a falta de mapeamento do risco de adequação do backbone da rede impediu que o projeto fosse abortado .

• O projeto consumiu 130% da verba que pretendia economizar construindo uma infraestrutura de rede que não .

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IDENTIFICAÇÃO DOS PROJETOS

Após a pesquisa em todos os ministérios de LISARB, nossa consultoria identificou os seguintes projetos em fase conceitual:

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Martelo Ágil

Comunidade SustentávelFala que

eu te escuto

Animais também sentem

Educa Já

Cultura Livre

Tablet para

Todos

Prende Mesmo

Paz à população

Urbaniza Já

Drogas Zero Ficha

Limpa

Foco no Mercado

Internacional

Política do Livro Aberto

Policia Abastada é Honesta

Compartilhando Conhecimentos

Exporte Tudo

Mobilidade na Cidade

Educação 110%

CATEGORIZAÇÃO• Visando agrupar os projetos de acordo com suas

áreas de atuação e benefícios, foram adotadas as seguintes categorias:

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JUSTIÇA CORRETA:

Para os projetos que

visam otimizar os processos

da Justiça Federal e processos

administrativos em geral

POLÍTICA IN AND OUT:Para os projetos que possuem resultados nas políticas interna

e externa de LISARB.

CONHECIMENTO & CULTURA:

Para os projetos da área de educação e cultura de LISARB.

QUALIDADE E

SUSTENTABILIDADE:

Para urbanização,

meio ambiente e

esporte.

PROTEÇÃO SOCIAL

Para os projetos da área de segurança pública.

CRITÉRIOS DE AVALIAÇÃO

Os projetos serão avaliados de acordo com:

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Critérios que contribuem no desenvolvimento do país

Critérios técnicos que medem suas chances de sucesso

CRITÉRIOS DE AVALIAÇÃO FATORES DE DESENVOLVIMENTO

Os projetos serão avaliados conforme os critérios de desenvolvimento do país, conforme abaixo:

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Abrangência dos resultados

Para que o país cresça de forma uniforme.

Impacto dos resultados no IDH

Para priorizar projetos que aumentem o padrão de

vida da população quanto à expectativa de vida e

educação.

Potencial para aumento do PIB

Visando beneficiar os projetos com maior

potencial de geração de riqueza para o país.

Durabilidade dos resultados do projetoPara criar um portfólio

consistente e com resultados de longo prazo

para o desenvolvimento de LISARB.

CRITÉRIOS DE AVALIAÇÃO FATORES TÉCNICOS DE PROJETO

Os projetos serão avaliados conforme os critérios técnicos, conforme abaixo:

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Duração

Riscos Custo

CRITÉRIOS DE AVALIAÇÃO CLASSIFICAÇÃO DOS PROJETOS COM OS PESOSOMP

Consultoria

Fatores de Desenvolvimento (Pesos) Fatores do Projeto (Pesos) pro

PROJETO Abrangência (8%)

Impacto no IDH (15%)

Aumento do PIB (12%)

Durabilidade (25%)

Duração(12%)

Riscos(8%)

Custo(20%) TOTAL

Martelo Ágil 2 6 8 4 9 1 9 39Ajuda que Transforma 4 11 6 8 7 1 6 43Comunidade Sustentável 7 14 10 21 12 6 18 88Fala que eu te escuto 2 9 7 8 8 5 11 50Animais também sentem 1 6 9 4 4 7 8 39Educa Já 8 15 12 8 11 8 20 82Cultura Livre 1 8 4 6 9 4 8 40Prende Mesmo 5 6 3 2 7 5 12 40Paz à população 3 11 6 8 5 5 9 47Tablet para Todos 3 9 8 4 8 7 7 46Urbaniza Já 4 4 4 9 7 6 13 47Drogas Zero 5 8 5 11 4 4 7 44Ficha Limpa 6 13 10 19 10 7 19 84Foco no Mercado Internacional 2 8 7 7 7 4 6 41Compartilhando Conhecimentos 4 6 3 10 4 2 7 36Policia Abastada é Honesta 3 7 4 8 5 6 12 45Política do Livro Aberto 1 3 8 9 7 3 11 42Exporte Tudo 2 7 9 11 8 1 8 46Mobilidade na Cidade 8 15 12 24 11 8 19 97Educação 110% 4 9 6 9 6 4 9 47

SELEÇÃO OMPConsultor

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97

88

84

82

50

47

47

47

46

46

Mobilidade na CidadeComunidade SustentávelFicha LimpaEduca JáFala que eu te escuto Paz à população Urbaniza Já Educação 110% Exporte Tudo Tablet para Todos

Foram selecionados somente os projetos onde a soma dos critérios de classificação foram superior a 45 pontos.

SELEÇÃO Considerando a estratégia organizacional de Lisarb,

nos requisitos de Custo e Recursos Humanos, somente quatro projetos mais pontuados foram selecionados:

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97

88

84

82

Projetos Selecionados

Mobilidade na Cidade

Comunidade Sus-tentável

Ficha Limpa

Educa Já

PRIORIZAÇÃO

Os projetos foram priorizados em ordem crescente de acordo com a pontuação:

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Fatores de Desenvolvimento (Pesos) Fatores do Projeto (Pesos)

Projeto Abrangência (8%)

Impacto no IDH (15%)

Aumento do PIB (12%)

Durabilidade (25%)

Duração (12%)

Riscos (8%)

Custos (20%) Total

Mobilidade na Cidade 8 15 12 24 11 8 19 97 Alta

Prioridade

Comunidade Sustentável 7 14 10 21 12 6 18 88Ficha Limpa 6 13 10 19 10 7 19 84Educa Já 8 15 12 8 11 8 20 82 Baixa

Prioridade

PORTFÓLIO LISARB DESBALANCEADO

O balanceamento foi executado de acordo com os critérios deavaliação inicial.

Os projetos que ultrapassaram a linha de corte de 45 pontos foram classificados.

Ao analisar o gráfico constatou-se que havia algumas áreas e ministérios que não tinham projetos.

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5 10 15 20 25 30 35 40 450

5

10

15

20

25

30

35

40

45Portfólio LISARB - Desbalanceado

Risco Alto

Risco Medio

Risco Baixo

CATEGORIAS

MIN

ISTÉR

IOS

Conhecimento e Cultura

Justiça Correta

Proteção

SocialQualidade e

Sustentabilidade

Política In and Out

O tamanho da bolha representao orçamento.

Orçamento em milhões.

Desenvolvimento

Saúde

Justiça

Educação

Houve um novo balanceamento onde foi possível identificarnovas oportunidades de projetos.

Foram incluídos novos critérios que deveriam atender todas as esferas públicas.

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PORTFÓLIO LISARB BALANCEADO

5 10 15 20 25 30 35 40 45 50 550

5

10

15

20

25

30

35

40

45Portifólio LISARB - Balanceado

Risco Alto

Risco Medio

Risco Baixo

CATEGORIAS

MIN

ISTÉR

IOS

Desenvolvimento

Saúde

Justiça

Educação

Conhecimento e Cultura

Justiça Correta

Proteção Social

Qualidade e Sustentabilidade

Política In and Out

NÍVEL MATURIDADE Pesquisa de maturidade em Gerenciamento

de Projetos aplicada em todos os ministérios de LISARB. Pela tabulação das respostas conclui-se que LISARB se

encontra no nível 2 de maturidade, ou seja:

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Há documentação sem padronização para os processos de gerenciamento dos projetos;

Há restrições de apoio para a implantação de GP com baixo envolvimento e formalização.

Em geral, as demais áreas funcionais são envolvidas nos projetos de maior porte.

Para as métricas básicas de Custo, Tempo e Performance Técnica há uma correlação informal.

200

161

Nível 5

160

120

Nível 4

119

80

Nível 3

79

41 Nível 2LISARB:

69 PONTOS

40

10

Nível 1

NÍVEL HIERÁRQUICO OMPConsultor

ia Nivel 1

Nossa atuação será no Nível 1 do PMO, visando projetos ou programas individuais pelo fato do País ter baixo nível de maturidade em Gerenciamento de Projetos.

Com isso será implementada uma metodologia de GP possibilitando aos profissionais de cada Ministério conduzir de forma processual os futuros projetos ou programas.

FOCO

Knowledge Management Será utilizado software para cadastro das

lições aprendidas gerando um banco de dados de informações de boas práticas e estimativas de tempo e custo que visam a registro e aproveitamento do conhecimento gerado pelas equipes de projetos da organização.

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FUNÇÃO DO PMO

Gerência de recursos: Treinamento de equipes existentes com

foco no gerenciamento de projetos. Contratações de profissionais qualificados

para compor novas equipes de projetos; Avaliação periodica do desempenho das

equipes para o desenvolvimento da carreira dos profissionais, buscando reter os talentos criados.

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MODELO DO PMO

Torre de Controle: Estabelecimento de padrões para gerência de

todos os projetos Suporte de como estes padrões deveram ser

utilizados Reforçar os padrões definidos através e auditorias Promover melhoria contínua nos mesmos

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RECURSOS HUMANOS

Teremos profissionais dedicados em tempo integral na implementação do PMO, sendo os cargos de:

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ORGANOGRAMA

PRESIDÊNCIA

DIREÇÃOEXECUTIVA

GERÊNCIAEM TI

GERÊNCIAEM PROJETOS

GERÊNCIA EMCOMUNICAÇÃO

GERÊNCIA EMMUDANÇA

GERÊNCIAEM RISCO

ADMINISTRAÇÃO

RECURSOS HUMANOS

As principais atribuições de cada caixa do organograma são:

Presidente Autoridade máxima; Conduz a política estratégica; Define a equipe PMO e responsabilidades.

Diretor Executivo Manter informado os Stakeholders; Conduzir e implementar o planejamento estratégico; Coordenar as negociações.

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RECURSOS HUMANOS Gerência em TI

Definir e desenhar processos; Criar e implantar WorkFlow de processo; Testar funcionalidades; Treinar e capacitar operacional.

Gerência em Projetos Sistematizar e promover a cultura projetizada; Planejamento e Controle; Promover reuniões.

Gerência em Comunicação Elaborar o Plano de Comunicação; Definir e promover a divulgação dos resultados;

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RECURSOS HUMANOS Gerência em Mudanças

Estabelecer estratégias de mudança para o alcance dos objetivos;

Desenvolver o trabalho em equipe;

Gerência em Riscos Identificação do risco; Acompanhamento; Mensuração; Mitigação.

Administração Suporte em treinamento e capacitação nos processos; Demais atividades de suporte administrativo.

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IMPLEMENTAÇÃO

Criar a estrutura do PMO (Instalações); Definir o escopo inicial do PMO; Obter suporte e apoio (sponsor); Identificar Stakeholders; Levantar os custos e prazos; Definir recursos humanos necessários e suas competências; Elaborar um plano de comunicação; Levantar quais os riscos da implementação. Realizar esforços para fazê-lo funcionar (piloto e operação); Definir sistemas operacionais para que haja conectividade,

atentando ao dimensionamento da arquitetura PMO escolhida; Envolver as pessoas, para efetividade da implantação. Execução.

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MÉTRICAS

Gerência expectativa dos stakeholders; Abrangência alcançada pelo Programa; Cumprimento dos prazos e custos; Atualização periódica dos indicadores;

A métrica está alinhada ao objetivo estratégico de Lisarb, ao aferir a expectativa da população com o desempenho, bem como a quantidade de pessoas beneficiadas com os programas adotados. Mostrando também a transparência do orçamento e tempo inicial e final.

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FATORES CRÍTICOS DE SUCESSO

Apoio do patrocinador (Presidente) e dos stakeholders;

Alinhamento com o objetivo estratégico;

Aceitação do público alvo (eleitores); Equipes com foco e comprometimento

com o projeto; Disseminar os resultados alcançados.

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