pmi trader privacy notice · 2018-11-05 · pmi trader privacy last revised: 7 june 2018...
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PMI TRADER PRIVACY last revised: 7 June 2018
PMI TRADER PRIVACY NOTICE
We take privacy seriously. This notice tells you who we are, what information about you we collect,
and what we do with it. Click on “find out more” in each section for further information.
Please also read our terms of use relating to the service you are interested in. They provide more
information about the way we do business, and any restrictions on eligibility that may apply.
We have a commercial relationship with you or your employer, for example, because you or your
employer sell, promote or distribute PMI products (or support those activities). This notice provides
you with details of the information we collect about you in connection with our relationship and how
we use that information.
Who are we?
We are a member of Philip Morris International. Our details (name, address, etc.) will have been given
to you separately at the time of (or to confirm) the collection of information about you, for example, in
a notice on an app or a website, in an e-mail, or in a contract between us, containing a link to this notice.
Find out more…
PMI: Philip Morris International, a leading international tobacco group. It is made up of a number
of companies or “affiliates”.
PMI affiliates: Each member of the Philip Morris International group of companies is a “PMI
affiliate”. “We” (or “us” or “our”) refers to the PMI affiliate that first collected information about
you.
PMI product: means a product of ours or of another PMI affiliate.
How do we collect information about you?
We may collect information about you in various ways.
You may provide us with information directly (e.g. signing a contract, filling in a form, or making
a call to us).
We may collect information automatically (e.g. when you use a PMI app or website).
We may acquire information from third parties (e.g. publicly-available information on social media
platforms such as LinkedIn, Facebook and Twitter).
In this notice, we refer to all the methods by which you are in contact with us as “PMI touchpoints”.
PMI touchpoints include both physical (for example, PMI offices, retail outlets and events), and digital
(for example, e-mail correspondence, apps and websites).
Find out more…
We may collect information that you provide directly. Typically this will happen when you:
sign up to be a member of our databases (this could be, for example, in person, via app, or online);
trade in, or provide advice concerning, PMI products or services, for example at a retail outlet;
enter into an arrangement with us to sell, promote or distribute PMI products (or to support those
activities);
download, or use, a digital PMI touchpoint (e.g. an app or a website);
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contact us through a PMI touchpoint, or by e-mail, social media or telephone;
register a device with us;
enrol a consumer to be a member of our databases;
subscribe to a PMI panel portal;
register to receive PMI press releases, e-mail alerts, or marketing communications;
participate in PMI surveys or (where permitted by law) PMI competitions or promotions; or
visit our offices or attend an event that a PMI affiliate has organised.
We may collect information about you automatically. Typically this will happen when you:
visit our offices (e.g. through video (CCTV) recording and building access logs);
work at, or visit, an outlet that sells PMI products (e.g. by collecting your data at check-out, or
through sensors at the outlet that connect with mobile technology);
attend an event that a PMI affiliate has organised (e.g. through sales or purchases at the event) or
through sensors at the event that connect with mobile technology;
communicate with us (for example, through a PMI touchpoint; or social media platforms);
use PMI touchpoints (e.g. through tracking mechanisms in an app or a website); or
make public posts on social media platforms that we follow (for example, in order to understand
public opinion, or to respond to requests concerning PMI products).
We may also collect information about you automatically through the use of cookies and similar
tracking technologies on digital PMI touchpoints. The specific cookies and technologies used will
depend on the PMI touchpoint in question. To learn about the cookies (including Google analytics
cookies) and similar technologies used on a touchpoint, including how you can accept or refuse cookies,
please see the cookie notice made available on or through that touchpoint.
Where permitted by law, we may acquire information about you from third parties. This may include
information shared between PMI affiliates, publicly-available profile information (such as your
preferences and interests) on third party social media sites (such as LinkedIn, Facebook and Twitter),
and marketing lists acquired from third party marketing agencies.
We may also collect information in other contexts made apparent to you at the time.
What information about you do we collect?
We may collect various types of information about you:
information necessary to manage and administer our relationship with you, your employer or
representative
information necessary to trade in, or to provide advice concerning, PMI products or services (for
example, to fulfil orders)
information necessary to provide support for PMI products or services, or to provide warranty
services
information about what you do in your business concerning our consumers, PMI products, or us
(e.g. enrolling a consumer to be a member of our databases, performing warranty services,
displaying PMI products and point of sale materials, etc.)
information you give us in contracts, forms or surveys or in interactions on digital touchpoints
information about your visits to our offices, outlets and events
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information you give us in contacts (such as calls, e-mails, etc.) you have with call centres
information about your preferences and interests
information necessary to verify your age, identity and authority to act on behalf of your employer
if applicable
find out more…
Information that we collect from you directly will be apparent from the context in which you provide
it. For example:
if you order a product from us through a PMI touchpoint, you provide your name, contact, billing
details, and the products you have chosen so that we can fulfil your order;
if we are in a distribution relationship, you provide your name, contact and billing details so that
we can manage our relationship with you or your employer and fulfil our contract with you or your
employer;
you may provide information on your product preferences and interests so that we can offer you
products and services that will interest you;
we may collect information that enables us to verify your age, for example a copy of an identity
document or your facial image;
you may send us a photograph of the way you have displayed PMI products or point of sale
materials;
you may respond to text messages;
you may enrol a consumer to be a member of our databases, for example so that we can perform
warranty services.
Information that we collect automatically will generally concern:
details of your visit or call (such as time and duration);
in our offices, a sales outlet or at an event (including areas in the immediate vicinity), how
frequently you visit, which areas you visit and for how long, and which purchases you make;
your use of digital PMI touchpoints (such as the pages you visit, the page from which you came,
and the page to which you went when you left, search terms entered, or links clicked within the
touchpoint); and
your device (such as your IP address or unique device identifier, location data, details of any
cookies that we may have stored on your device).
Information that we collect from third parties will generally consist of publicly-available information
(such as your preferences and interests), for example from public social media posts.
For what purposes do we use information about you, and on what legal basis?
In this section, we describe the purposes for which we use personal information. However, this is a
global notice, and where the laws of a country restrict or prohibit certain activities described in this
notice, we will not use information about you for those purposes in that country.
Subject to the above, we use information about you for the following purposes:
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To comply with regulatory obligations, such as verifying your age, identity and retailer status,
undertaking “know your supplier” checks and managing our contractual relationship with you or
your employer
Legal compliance, such as retaining and using your records in relation to any anticipated disputes,
for the purposes of obtaining advice from our lawyers and other advisers
To sell our products to you, including fulfilling your orders, processing your payments
To provide sales-related services to you, including dealing with your inquiries and requests, and
providing warranty services
To inform you of updates, promotions, events and manage related aspects of our relationship,
including administering loyalty programs, helping you to help adult consumers with their accounts
and (where permitted by law) loyalty programs, product improvement, market research,
developing marketing strategies, administering marketing campaigns, and customizing your
experiences at outlets that sell PMI products and at events
Registering adult consumers in our databases, for example to market our products
To support all the above, including administering your or your employer’s accounts, enabling you
to use PMI touchpoints and (as applicable) sell, promote and distribute PMI products (or support
those activities), corresponding with you, customizing your experiences of PMI touchpoints,
administration and troubleshooting, general record keeping and managing your access to any
systems to which we have granted you access
For business analytics and improvements, including improving PMI products, offices, processes,
outlets and events, and the information that we (or our affiliates) provide to our customers and
suppliers
For us or our business partners to inform you of potential opportunities to get involved in marketing
or promoting PMI products
For other purposes that we notify you of, or will be clear from the context, at the point information
about you is first collected
The legal basis for our use of information about you is one of the following (which we explain in more
detail in the “find out more” section):
compliance with a legal obligation to which we are subject;
the performance of a contract to which you are a party;
a legitimate business interest that is not overridden by interests you have to protect the information;
where none of the above applies, your consent (which we will ask for before we process the
information).
find out more…
The purposes for which we use information about you, with corresponding methods of collection and
legal basis for use, are:
Purpose Method of collection and legal basis for Processing
Comply with regulatory obligations
verify your age, identity and retailer status
This information is generally provided to us by you
directly.
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Purpose Method of collection and legal basis for Processing
tax and business accounting obligations
trade sanctions
background checks
health and safety management
legal and regulatory disclosure requests
conflicts of interest
keeping contracts and associated documents
in which you may be referred to
investigation of reported allegations of
misconduct
We use it because it is necessary for us to comply with a
legal obligation to trade only with adults and to run our
business in a compliant way (including in relation to
company law and tax compliance), keep financial and tax
records, comply with trade sanctions, comply with health
and safety laws (which may include keeping records of
incidents), produce reports, comply with requests for
information from competent authorities and manage any
conflicts of interest, or, in countries where there is no such
legal obligation, because we have a legitimate business
interest to trade only with adults and to run our business in
accordance with good practice requirements that is not
overridden by your interests, rights and freedoms to protect
information about you.
Sell our products
fulfil your orders (including sending receipts)
process your payments
provide warranty services
This information is generally provided to us by you directly
or via your employer as applicable (typically, name, role,
address, e-mail address, payment information,
correspondence).
We use it to discharge our contractual obligations to you or
your employer as a buyer of our products.
Provide sales-related services
deal with your inquiries and requests
correspond with you
general administration and troubleshooting
administer loyalty programs
relationship management
This information is generally provided to us by you directly
or via your employer.
We use it because we have a legitimate business interest in
providing sales-related services to you or your employer
that is not overridden by your interests, rights and freedoms
to protect information about you.
Business promotion and relationship
management (where permitted by law)
inform you of relevant updates, promotions
and events
manage our relationship
register adult consumers in our databases
help you to help adult consumers with their
accounts
understand your preferences (such as what
products or events may interest you or may
be better tailored to your needs)
administer loyalty programs
invite you to participate in, and administer,
surveys or market research campaigns
for market research
develop marketing strategies
administer marketing campaigns
This will typically be a combination of information that you
provide to us (for example, your name and contact and
social media details); information that we collect
automatically (for example, using technology to monitor
use of PMI touchpoints) and (where permitted by law)
information that we acquire from third parties (such as
public social media posts).
We use it on the grounds that we have a legitimate business
interest to manage our relationship and tell you about our
business, products and events, to operate PMI touchpoints,
and to customize your experiences, in these ways that is not
overridden by your interests, rights and freedoms to protect
information about you.
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Purpose Method of collection and legal basis for Processing
customize your experience of PMI
touchpoints (for example, to personalize your
visit, such as with greetings or suggestions
that might interest you)
Business promotion and relationship
management (where permitted by law)
provide you with information about, and to
manage, PMI affiliates, their promotions,
products and services, outlets, events and the
regulation of tobacco products; and to
develop and improve tools to pursue these
purposes
This will typically be a combination of information that you
provide to us (for example, your name and contact details,
your social media handles); information that we collect
automatically (for example, using cookies and similar
technologies) and (where permitted by law) information
that we acquire from third parties (such as public social
media posts).
We use it on the grounds that we have a legitimate business
interest to inform you about these things that is not
overridden by your interests, rights and freedoms to protect
information about you.
In certain countries, where required by law, we will send
you these materials in electronic format only with your
consent.
Business administration
general organizational management and
business record keeping
trader lifecycle management (from
engagement to departure)
visitor administration and record keeping
administering and running events, training
and compliance programmes
correspondence in relation to our relationship
with you or your employer, including to deal
with your inquiries and requests
IT systems development, implementation,
operation and maintenance
maintaining the security of systems, devices
and buildings
the operation of contact databases and
collaboration tools
operating a safe work environment
maintaining the security and safety of PMI
affiliates’ staff, customers, suppliers, visitors
and the property of each
This information is generally provided to us by you directly
or via your employer.
We use it because we have a legitimate business interest to
run our business, manage our relationship with you or your
employer and maintaining the security and integrity of our
buildings and IT systems that is not overridden by your
interests, rights and freedoms to restrict use of information
about you.
Security and systems monitoring
authentication and access controls and logs,
where applicable
monitoring of PMI systems, devices, internet
and e-mail to which you are granted access
This information is collected automatically through various
means such as automated systems and device monitoring,
and CCTV recording and audio recording of some
telephone calls at our premises.
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Purpose Method of collection and legal basis for Processing
monitoring of access to PMI premises,
deliveries to PMI affiliates, and security-
related processes at our premises
We use it because we have a legitimate business interest in
ensuring the confidentiality, integrity and security of our
physical and digital infrastructure and premises that is not
overridden by your interests, rights and freedoms to protect
information about you.
Support for all the above purposes
administering your accounts
enabling you to use PMI touchpoints (for
example, allowing you to remain logged in to
sections of a touchpoint that are reserved for
authorized users only, administering your
language preference, associating your
shopping cart with you)
corresponding with you
enhancing your experiences, such as
suggesting orders of products that might be
suitable for you (for example, based on
previous orders)
administration and troubleshooting
This will typically be a combination of information that you
provide to us (typically, name, password (or equivalent))
and information that we collect automatically (for example,
information about your device, and cookies and similar
tracking technologies).
We use it on the grounds that correspond to the purpose for
using the information that we are supporting. For example,
where we administer your account to support a purchase or
to provide after-sales service, we use the information to
discharge our contractual obligations to you as a buyer of
our products; where we administer your account to update
you on our products or where we suggest orders that might
be suitable for you, we are supporting business
development and so we use it on the grounds that we have
a legitimate business interest to market our products that is
not overridden by your interests, rights and freedoms to
protect information about you, and so on.
Business analytics and improvements
allowing us or our business partners to inform
you of potential opportunities to get involved
in promoting PMI products
for business analytics and improvements
(including for PMI products, systems,
processes, offices, outlets that sell PMI
products, training, events, digital PMI
touchpoints and the information that we (or
our affiliates) provide to you, your employer
or our customers)
This will typically be a combination of information that you
provide to us; information that we collect automatically;
and (where permitted by law) information that we acquire
from third parties.
We use it on the grounds that we have a legitimate business
interest to analyze and to improve our business
performance, our products, systems, processes, offices,
outlets, training, events, PMI touchpoints and the
information we provide and to invite others to get involved
in promoting PMI products, that is not overridden by
interests, rights and freedoms to protect information about
you.
Where we do not base our use of information about you on one of the above legal bases, we will ask
for your consent before we process the information (these cases will be clear from the context).
In some instances, we may use information about you in ways that are not described above. Where this
is the case, we will provide a supplemental privacy notice that explains such use. You should read any
supplemental notice in conjunction with this notice.
Who do we share your information with, and for what purposes?
We may share information about you with:
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PMI affiliates;
third parties who provide PMI affiliates or you with products or services (such as professional
advisers, payment service providers, delivery providers, auditors and information services
providers);
PMI affiliates’ carefully selected business partners and advertisers (in areas connected with our
products, or consistent with their style and image) so that they can contact you with offers that they
think may interest you, in accordance with your preferences for trade programs, educational
materials and training; and
other third parties, where required or permitted by law (such as regulatory authorities; government
departments and professional advisers).
find out more…
Sharing data with other PMI affiliates
Information about you will be shared with Philip Morris International Management SA (based in
Lausanne, Switzerland), which is the place of central administration of personal data processing
for PMI affiliates. Information about you may also be shared with Philip Morris International IT
Service Centre Sàrl (based in Lausanne, Switzerland) as technology provider for PMI affiliates.
Philip Morris International Management SA and (to the extent it has access) Philip Morris
International IT Service Centre Sàrl process the information about you for all the purposes
described in this notice.
Information about you may be shared with the PMI affiliate that is responsible for the country in
which you work (if it wasn’t the PMI affiliate that first collected the information) for all the
purposes described in this notice.
Information about you may be shared with any other PMI affiliate that you contact or do business
with (for example, if you sell products or services to other PMI affiliates or travel to other PMI
offices during the time you have a commercial relationship with a PMI affiliate).
Sharing data with Third Parties
We may share information about you with third parties who provide PMI affiliates or you with
products or services (such as advisers, payment service providers, delivery providers, retailers,
product coaches, information services providers and age verification providers).
We may share information about you with PMI affiliates’ carefully-selected third party business
partners and advertisers (in line with the kind of thing you might associate with our products, for
example because they have similar or complementary image, style, or functionality) so that they
can contact you with products, services and promotions that they think may interest you, in
accordance with your preferences.
We may share information about you with other third parties, where required or permitted by law,
for example: regulatory authorities; government departments; in response to a request from law
enforcement authorities or other government officials; when we consider disclosure to be necessary
or appropriate to prevent physical harm or financial loss or in connection with an investigation of
suspected or actual illegal activity; and in the context of organisational restructuring.
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Where might information about you be sent?
As with any multinational organisation, PMI affiliates transfer information globally. Accordingly,
information about you may be transferred globally (if your information is collected within the European
Economic Area, this means that your information may be transferred outside it).
find out more…
When using information as described in this notice, information about you may be transferred either
within or outside the country or territory where it was collected, including to a country or territory that
may not have equivalent data protection standards.
PMI affiliates within the European Economic Area (“EEA”) will transfer personal information to PMI
affiliates outside the EEA. For example, to facilitate the operation of a global business. In all cases, the
transfer will be:
on the basis of a European Commission adequacy decision;
subject to appropriate safeguards, for example the EU Model Contracts, or
necessary to discharge obligations under a contract between you and us (or the implementation of
pre-contractual measures taken at your request) or for the conclusion or performance of a contract
concluded in your interest between us and a third party, such as in relation to travel arrangements.
In all cases, appropriate security measures for the protection of personal information will be applied in
those countries or territories, in accordance with applicable data protection laws.
How do we protect information about you?
We implement appropriate technical and organisational measures to protect personal information that
we hold from unauthorised disclosure, use, alteration or destruction. Where appropriate, we use
encryption and other technologies that can assist in securing the information you provide. We also
require our service providers to comply with strict data privacy and security requirements.
How long will information about you be kept?
We will retain information about you for the period necessary to fulfil the purposes for which the
information was collected. After that, we will delete it. The period will vary depending on the purposes
for which the information was collected. Note that in some circumstances, you have the right to request
us to delete the information. Also, we are sometimes legally obliged to retain the information, for
example, for tax and accounting purposes.
find out more…
Typically, we retain data based on the criteria described in the table below:
Type Explanation/typical retention criteria
information relating to
managing the
commercial relationship
with the trader (trader
using digital touchpoints
and contactable)
Most of the information in your trader profile is kept for the duration of our
trader relationship with you. However, some elements of your profile, such as
your history of completed tasks, your prize redemption history, or your
purchase history, naturally go out of date after a period of time, so we delete
them automatically after defined periods as appropriate for the purpose for
which we collected them.
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Type Explanation/typical retention criteria
information relating to
managing the
commercial relationship
with the trader (trader
inactive on digital
touchpoints)
This scenario is the same as above, save that you have ceased to use the digital
touchpoint for a long period (typically 2 years), we will remove your access to
the digital platform and delete the records we still have relating to your use of
it (unless it falls within another purpose of processing, such as records of your
orders). The reason is that in these circumstances, we assume you would prefer
not to use the digital platform.
trader (not contactable)
If you are registered with us as a trader, but the information you give us to
contact you doesn’t work, we will retain your information for a period of
typically only 6 months to allow you to return and correct it.
trader (incomplete
registrations)
If you commence registering yourself as a trader, but do not complete the
process, we will not retain your data at all.
business and payment
records
We keep records of invoices, sales, purchases, payments made and received
and supporting documents (such as contracts and e-mails) in accordance with
company and tax requirements, typically 11 years. We also keep records of
checks carried out on suppliers for as long as we are required to comply with
our legal and regulatory obligations.
visitor records If you visit our buildings, visitor records are retained typically for a period of
three years.
CCTV
If you visit our buildings, CCTV records retained typically for a period of only
a few days, up to a few weeks, depending on the specific purpose for the
recording.
market research
If you are not registered in our database, and we use publicly available
information about you in order to understand the market or your preferences,
we will retain the information about you for a short period in order to perform
the particular item of market research.
purchases and warranty
If you purchase goods, we will retain details of this for so long as required to
complete the sale, and to comply with any legal obligations (for example, for
tax and accounting record-keeping purposes). If you also register for a warranty
for a PMI product, we will retain details of this for so long as relevant to the
warranty.
customer care
If you contact customer care, we will make a record of the matter (including
details of your enquiry and our response) and retain it while it remains relevant
to our relationship, for example if you need us to advise you on how to use a
digital touchpoint, or if your recent enquiries are relevant. Other records
relevant to customer care (for example, an automated recording of a telephone
call in which you ask us to direct you to a retail outlet) may be relevant only
until more permanent records are made, and will be retained only temporarily.
system audit logs System audit logs are retained typically for a period of only a few months.
business analytics Business analytics data is typically collected automatically when you use
PMI touchpoints and anonymised/aggregated shortly afterwards.
What rights and options do you have?
You may have some or all of the following rights in respect of information about you that we hold:
request us to give you access to it;
request us to rectify it, update it, or erase it;
request us to restrict our using it, in certain circumstances;
object to our using it, in certain circumstances;
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withdraw your consent to our using it;
data portability, in certain circumstances;
opt out from our using it for direct marketing; and
lodge a complaint with the supervisory authority in your country (if there is one).
We offer you easy ways to exercise these rights, such as “unsubscribe” links, or giving you a contact
address, in messages you receive or by using the contacts in the paragraph “who should you contact
with questions?” at the end of this notice.
Some mobile applications we offer might also send you push messages, for instance about new products
or services. You can disable these messages through the settings in your phone or the application.
find out more…
The rights you have depend on the laws of your country. If you are in the European Economic Area,
you will have the rights set out in the table below. If you are elsewhere, you can contact us (see the
paragraph “who should you contact with questions?” at the end of this notice) to find out more.
Right in respect of the
information about you that
we hold
Further detail (note: certain legal limits to all these rights apply)
to request us to give you
access to it
This is confirmation of:
whether or not we process information about you;
our name and contact details;
the purpose of the processing;
the categories of information concerned;
the categories of persons with whom we share the information and, where
any person is outside the EEA and does not benefit from a European
Commission adequacy decision, the appropriate safeguards for protecting
the information;
(if we have it) the source of the information, if we did not collect it from
you;
(to the extent we do any, which will have been brought to your attention)
the existence of automated decision-making, including profiling, that
produces legal effects concerning you, or significantly affects you in a
similar way, and information about the logic involved, as well as the
significance and the envisaged consequences of such processing for you;
and
the criteria for determining the period for which we will store the
information.
On your request we will provide you with a copy of the information about you
that we use (provided this does not affect the rights and freedoms of others).
to request us to rectify or
update it This applies if the information we hold is inaccurate or incomplete.
to request us to erase it
This applies if:
the information we hold is no longer necessary in relation to the purposes
for which we use it;
we use the information on the basis of your consent and you withdraw your
consent (in this case, we will remember not to contact you again, unless
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Right in respect of the
information about you that
we hold
Further detail (note: certain legal limits to all these rights apply)
you tell us you want us to delete all information about you in which case
we will respect your wishes);
we use the information on the basis of legitimate interest and we find that,
following your objection, we do not have an overriding interest in
continuing to use it;
the information was unlawfully obtained or used; or
to comply with a legal obligation.
to request us to restrict
our processing of it
This right applies, temporarily while we look into your case, if you:
contest the accuracy of the information we use; or
have objected to our using the information on the basis of legitimate interest
(if you make use of your right in these cases, we will tell you before we use the
information again).
This right applies also if:
our use is unlawful and you oppose the erasure of the data; or
we no longer need the data, but you require it to establish a legal case.
to object to our
processing it
You have two rights here:
(i) if we use information about you for direct marketing: you can “opt out”
(without the need to justify it) and we will comply with your request; and
(ii) if we use the information about you on the basis of legitimate interest for
purposes other than direct marketing, you can object to our using it for
those purposes, giving an explanation of your particular situation, and we
will consider your objection.
to withdraw your consent
to our using it
This applies if the legal basis on which we use the information about you is
consent. These cases will be clear from the context.
to data portability
If:
(i) you have provided data to us; and
(ii) we use that data, by automated means, and on the basis either of your
consent, or on the basis of discharging our contractual obligations to you,
then you have the right to receive the data back from us in a commonly used
format, and the right to require us to transmit the data to someone else if it is
technically feasible for us to do so.
to lodge a complaint with
the supervisory authority
in your country
Each European Economic Area country must provide for one or more public
authorities for this purpose.
You can find their contact details here:
http://ec.europa.eu/justice/data-protection/bodies/authorities/index_en.htm
For other countries please consult the website of your country’s authority.
Country-specific additional points
According to which country you are in, you may have some additional rights.
If you are in France, find out more…
If you are in France, you have the right to give us instructions regarding information we hold about
you in the event of your death (specifically, whether we should store or delete it, and whether
others should have the right to see it). You may:
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(A) issue general instructions to a digital service provider registered with the French data
protection supervisory authority (called “CNIL”) (these instructions apply to all use of
information about you); or
(B) give us specific instructions that apply only to our use of information about you.
Your instructions may require us to transfer information about you to a third party (but where the
information contains information about others, our obligation to respect also their privacy rights
might mean that we can’t follow your instructions to the letter). You may appoint a third party to
be responsible for ensuring your instructions are followed. If you do not appoint a third party in
that way, you successors will (unless you specify otherwise in your instructions) be entitled to
exercise your rights over information about you after your death:
(i) in order to administer your estate (in which case your successors will be able to access
information about you to identify and obtain information that could be useful to administer
your estate, including any digital goods or data that could be considered a family memory that
is transferable to your successors); and
(ii) to ensure that parties using information about you take into account your death (such as closing
your account, and restricting the use of, or updating, information about you).
You may amend or revoke your instructions at any time. For further information on the processing
of information about you in the event of your death, see Article 40-1 of the law 78-17 dated 6
January 1978. When you die, by default, you will stop using your account and we will delete
information about you in accordance with our retention policies (see the paragraph “How long will
information about you be kept?” for details).
Who should you contact with questions?
If you have any questions, or wish to exercise any of your rights, you can contact us at
If your country has a data protection authority, you have a right to contact it with any questions or
concerns. If the relevant PMI affiliate cannot resolve your questions or concerns, you also have the right
to seek judicial remedy before a national court.
Changes to this notice
We may update this notice (and any supplemental privacy notice), from time to time. We will notify
you of the changes where required by law to do so.
Last modified 27 March 2018.
PMI TRADER PRIVACY FR Dernière révision : 7 juin 2018
AVIS DE CONFIDENTIALITÉ À L’INTENTION DES COMMERÇANTS DE PMI
Nous prenons la confidentialité au sérieux. Le présent avis vous fournit de l’information sur qui nous
sommes, ainsi que sur les renseignements personnels que nous collectons et ce que nous faisons avec
ceux-ci. Cliquez sur « Pour en savoir plus » dans chaque section pour de plus amples renseignements.
Veuillez également lire nos conditions d’utilisation se rapportant au service que vous souhaitez obtenir.
Vous y trouverez plus d’information sur la façon dont nous menons nos activités, y compris sur toute
restriction d’admissibilité qui pourrait s’appliquer.
Nous entretenons une relation commerciale avec vous car, par exemple, vous ou votre employeur
vendez, promouvez ou distribuez des produits de PMI (ou soutenez ces activités). Le présent avis vous
fournit des détails sur les renseignements personnels que nous collectons dans le cadre de notre relation
et ce que nous faisons avec ceux-ci.
Qui nous sommes?
Nous sommes une filiale de Philip Morris International. Nos coordonnées (nom, adresse, etc.) vous ont
été communiquées séparément au moment de (ou pour confirmer) la collecte de vos renseignements
personnels, par exemple, dans une note figurant dans une application ou sur un site Web, un courriel,
ou encore un contrat intervenu entre nous, comprenant un lien vers le présent avis.
Pour en savoir plus...
PMI : Philip Morris International est l’un des plus importants fabricants de produits du tabac au
monde. Elle est composée de nombreuses sociétés ou « filiales ».
Filiales de PMI : Chaque membre du groupe de sociétés Philip Morris International constitue une
« filiale de PMI ». « Nous » (ou « notre ») désigne la filiale qui est à l’origine de la collecte de vos
renseignements personnels.
Par produit de PMI, on entend un produit qui appartient à la société ou à toute autre filiale de PMI.
Comment collectons-nous vos renseignements personnels?
Nous pouvons collecter vos renseignements personnels de diverses manières.
Vous pouvez nous fournir des renseignements directement (p. ex. : en signant un contrat, en
remplissant un formulaire ou en nous appelant).
Nous pouvons recueillir des renseignements de façon automatique (p. ex. : lorsque vous utilisez
une application ou consultez un site Web de PMI).
Nous pouvons acquérir des renseignements auprès de tiers (p. ex. : de l’information accessible au
public sur des plateformes de médias sociaux telles que LinkedIn, Facebook et Twitter).
Dans le présent avis, on appelle « points de contact PMI » toutes les méthodes qui vous permettent de
communiquer avec nous. Les points de contact PMI incluent les méthodes physiques (p. ex. : bureaux
de PMI, magasins de détail et événements) et numériques (p. ex. : correspondance par courriel,
applications et sites Web).
Pour en savoir plus...
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Nous pouvons collecter les renseignements que vous communiquez directement. En règle générale, ceci
se produit lorsque vous :
vous inscrivez pour devenir membre de nos bases de données (p. ex. : en personne, par
l’intermédiaire d’une application ou en ligne);
vous livrez au commerce de produits ou de services de PMI ou fournissez des conseils sur ceux-ci
dans, par exemple, un magasin de détail;
concluez avec nous une entente de vente, de promotion ou de distribution de produits de PMI (ou
de soutien de ces activités);
téléchargez ou utilisez un point de contact PMI numérique (p. ex. : une application ou un site Web);
communiquez avec nous par l’intermédiaire d’un point de contact PMI ou d’un média social, ou
encore par courriel ou téléphone;
enregistrez un appareil auprès de nous;
inscrivez un consommateur pour devenir membre de nos bases de données;
adhérez à un portail d’un panel de PMI;
vous inscrivez pour recevoir des communiqués de presse, des alertes électroniques ou des
communications de marketing de PMI;
participez à des sondages de PMI (là où la loi le permet) ou encore à des concours ou promotions
de PMI; ou
visitez nos bureaux ou prenez part à un événement organisé par une filiale de PMI.
Nous pouvons collecter des renseignements personnels de façon automatique. En règle générale, ceci
se produit lorsque vous :
visitez nos bureaux (p. ex. : par l’intermédiaire d’enregistrements vidéo [système de télévision en
circuit fermé] et de registres d’accès aux immeubles);
travaillez dans un magasin qui vend des produits de PMI ou visitez un tel magasin (p. ex. : en
recueillant vos données à la caisse ou à l’aide de capteurs reliés à la technologie mobile dans
le magasin);
participez à un événement organisé par une filiale de PMI (p. ex. : en effectuant une vente ou un
achat dans le cadre de celui-ci ou à l’aide de capteurs reliés à la technologie mobile sur les lieux
de l’événement);
communiquez avec nous (p. ex. : par l’intermédiaire d’un point de contact PMI ou de plateformes
de médias sociaux);
utilisez des points de contact PMI (p. ex. : par l’intermédiaire de mécanismes de suivi dans une
application ou sur un site Web); ou
publiez des billets publics sur des plateformes de médias sociaux que nous suivons (p. ex. : pour
comprendre l’opinion publique ou répondre à des demandes au sujet des produits de PMI).
Nous pouvons également recueillir des renseignements de façon automatique à l’aide de témoins et de
technologies de suivi similaires par l’intermédiaire des points de contact numériques de PMI. Les
témoins et les technologies spécifiques utilisés dépendent du point de contact PMI en question. Pour en
savoir plus sur les témoins (y compris les témoins de Google Analytics) et les technologies similaires
utilisés pour un point de contact spécifique, notamment sur la manière dont vous pouvez accepter ou
refuser les témoins, veuillez consulter l’avis relatif aux témoins accessible sur ou par l’intermédiaire
dudit point de contact.
PMI TRADER PRIVACY FR Dernière révision : 7 juin 2018
Nous pourrions acquérir des renseignements personnels auprès de tiers là où la loi le permet. Il peut
s’agir entre autres de renseignements communiqués entre des filiales de PMI, de l’information relative
à votre profil accessible au public (telle que vos préférences et vos intérêts) sur des sites de médias
sociaux (comme LinkedIn, Facebook et Twitter), et de listes de marketing acquises auprès d’agences
de marketing tierces.
Nous pouvons également collecter des renseignements dans d’autres contextes qui vous sont
communiqués au moment de ladite collecte.
Quels sont les renseignements personnels que nous collectons?
Nous pouvons collecter divers types de renseignements personnels :
renseignements requis pour gérer et administrer la relation que nous entretenons avec vous, votre
employeur ou votre représentant;
renseignements requis pour que vous puissiez vous livrer au commerce de produits ou de services
de PMI ou fournir des conseils sur ceux-ci (p. ex. : pour exécuter des commandes);
renseignements requis pour offrir du soutien en ce qui a trait aux produits ou services de PMI, ou
pour fournir des services de garantie;
renseignements sur les activités d’affaires que vous menez relativement à nos consommateurs, aux
produits de PMI ou à nous (p. ex. : inscription d’un consommateur pour devenir membre de nos
bases de données, prestation de services de garanties, affichage de produits et de matériel de point
de vente de PMI, etc.);
renseignements que vous nous fournissez dans des contrats, des formulaires ou des sondages, ou
encore dans le cadre d’échanges sur des points de contact numériques;
renseignements sur vos visites dans nos bureaux et nos magasins ainsi que sur votre participation
à nos événements;
renseignements que vous nous fournissez lorsque vous communiquez (par téléphone, par courriel,
etc.) avec nos centres d’appels;
renseignements sur vos préférences et vos intérêts; et
renseignements requis pour valider votre âge, votre identité et votre pouvoir d’agir au nom de votre
employeur, le cas échéant.
Pour en savoir plus...
Les renseignements que nous collectons directement auprès de vous vous seront communiqués au
moment où vous devez les fournir. Par exemple :
Lorsque vous commandez l’un de nos produits par l’intermédiaire d’un point de contact PMI, vous
devez fournir vos nom, coordonnées et détails de facturation, ainsi que les produits choisis afin
que nous puissions exécuter votre commande.
Si nous entretenons une relation de distribution, vous devez fournir vos nom, coordonnées et détails
de facturation afin que puissions gérer notre relation avec vous ou votre employeur, et exécuter le
contrat conclu avec vous ou votre employeur.
Vous pouvez fournir de l’information sur vos préférences et vos intérêts en matière de produits
pour que nous puissions vous offrir des produits et des services qui vous intéressent.
Nous pouvons collecter de l’information nous permettant de valider votre âge, telle qu’une copie
d’une pièce d’identité ou une photo de votre visage.
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Vous pouvez nous envoyer une photo montrant la façon dont vous avez affiché des produits ou du
matériel de point de vente de PMI.
Vous pouvez répondre à des textos.
Vous pouvez inscrire un consommateur pour devenir membre de nos bases de données afin que
nous puissions, par exemple, fournir des services de garantie.
Les renseignements que nous collectons de façon automatique porteront généralement sur ce qui suit :
détails concernant votre visite ou votre appel (tels que l’heure et la durée);
en ce qui a trait à vos visites dans nos bureaux ou un magasin de détail ou encore à vos
participations à des événements (y compris dans les quartiers adjacents), la fréquence desdites
visites ou participations, les quartiers que vous visitez et la durée des visites, et les achats que
vous faites;
la manière dont vous utilisez les points de contact numériques de PMI (comme les pages que vous
visitez, la page à partir de laquelle vous avez accédé au point de contact et la page que vous
consultiez lorsque vous l’avez quitté, les termes de recherche entrés, ou les liens sur lesquels vous
avez cliqué dans le point de contact; et
les détails relatifs à votre appareil (comme votre adresse IP ou l’identifiant unique de votre
appareil, les données de localisation, l’information sur tout témoin que nous pourrions avoir
enregistré sur votre appareil).
L’information que nous collectons auprès de tiers consiste généralement en des renseignements
accessibles au public (tels que vos préférences et vos intérêts), comme des billets publics publiés sur
des médias sociaux.
À quelles fins et pour quelles raisons juridiques utilisons-nous vos renseignements personnels?
Nous énonçons dans la présente section les fins auxquelles nous utilisons vos renseignements
personnels. Cependant, comme il s’agit d’un avis de portée mondiale et que certaines des activités qui
y sont décrites peuvent être restreintes ou interdites en vertu des lois de certains pays, nous n’utiliserons
pas vos renseignements personnels pour lesdites activités, le cas échéant.
Conformément à ce qui précède, nous utilisons vos renseignements personnels pour :
nous conformer à des obligations réglementaires, telles que la validation de votre âge, de votre
identité et de votre statut en tant que détaillant, la conduite de vérifications de « connaissance des
fournisseurs », et la gestion de la relation contractuelle que nous entretenons avec vous ou votre
employeur;
nous conformer à des exigences juridiques, telles que la rétention et l’utilisation de documents
vous concernant liés à tout différend anticipé, et ce, pour obtenir des conseils de nos avocats et
d’autres conseillers;
vous vendre nos produits, notamment pour exécuter vos commandes et traiter vos paiements;
vous fournir des services de vente, notamment pour répondre à vos questions et demandes, et offrir
des services de garantie;
vous informer de tout événement, mise à jour ou promotion et gérer les aspects connexes de notre
relation, notamment l’administration des programmes de fidélisation, l’appui que nous vous
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offrons pour aider les consommateurs adultes avec leurs comptes et (là où la loi le permet) les
activités relatives à la mise en œuvre des programmes de fidélisation, l’amélioration des produits,
la conduite d’études de marché, l’élaboration de stratégies de marketing, l’administration de
campagnes de marketing, et la personnalisation des expériences dans les magasins de détail qui
vendent des produits de PMI et les événements;
inscrire des consommateurs adultes à nos bases de données à des fins, par exemple, de
commercialisation de nos produits;
soutenir tout ce qui précède, notamment pour administrer vos comptes ou ceux de votre employeur,
vous permettre d’utiliser les points de contact PMI et (le cas échéant) de vendre, de promouvoir et
de distribuer des produits de PMI (ou de soutenir de telles activités), communiquer avec vous,
personnaliser vos expériences relativement aux points de contact PMI, mener à bien les activités
de gestion, de dépannage et de tenue générale des dossiers, et gérer votre accès à tout système
auquel nous vous avons donné accès;
analyser et améliorer les affaires, notamment pour améliorer les produits, les bureaux, les processus
et les magasins de PMI ainsi que les événements organisés par celle-ci, et les renseignements que
nous (ou nos filiales) communiquons à nos clients; et
que nous ou nos partenaires d’affaires puissent vous informer d’occasions de participation à des
activités de marketing ou de promotion de produits de PMI;
toute autre fin que nous vous communiquons ou qui est évidente selon le contexte, au moment où
vos renseignements personnels sont collectés pour la première fois.
Vos renseignements personnels sont utilisés pour l’une des raisons juridiques suivantes (qui sont
expliquées plus en détail dans la section « Pour en savoir plus ») :
respect d’une obligation juridique à laquelle nous sommes assujettis;
exécution d’un contrat auquel vous êtes l’une des parties;
un intérêt commercial légitime l’emporte sur vos intérêts de protection des renseignements; et
lorsque aucune des raisons susmentionnées ne s’applique, obtenir votre consentement (que nous
vous demanderons de donner avant de traiter les renseignements).
Pour en savoir plus…
Les fins auxquelles nous utilisons vos renseignements personnels ainsi que les méthodes de collecte
connexes et les raisons juridiques relatives à leur utilisation sont les suivantes :
Fin Méthode de collecte et raison juridique pour
le traitement
Respect des obligations réglementaires
Validation de votre âge, de votre identité et
de votre statut en tant que détaillant
Respect des obligations en matière de
fiscalité et de comptabilité d’entreprise
Sanctions commerciales
Vérification des antécédents
Gestion de la santé et de la sécurité
En règle générale, vous nous fournissez ces renseignements
directement.
Nous les utilisons car nous en avons besoin pour respecter
une obligation juridique de traiter avec des adultes
seulement et de mener nos activités de manière conforme
(y compris en matière de conformité au droit des sociétés
et fiscale), de conserver des dossiers financiers et fiscaux,
de respecter les lois relatives à la santé et à la sécurité (qui
pourraient exiger la conservation des dossiers d’incidents),
de produire des rapports, de respecter les demandes
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Fin Méthode de collecte et raison juridique pour
le traitement
Demandes de divulgation en vertu de la loi et
de la réglementation
Conflits d’intérêts
Conservation des contrats et des documents
connexes dans lesquels vous pourriez être
nommé
Enquête sur des allégations de mauvaise
conduite portées à notre connaissance
d’information des autorités compétentes ou, dans les pays
où aucune obligation juridique semblable n’est en vigueur,
parce que nous avons un intérêt commercial légitime à
traiter avec des adultes seulement et à mener nos
activités conformément aux bonnes pratiques qui l’emporte
sur vos intérêts, droits et libertés de protéger vos
renseignements personnels.
Vente de nos produits
Exécuter vos commandes (y compris à des
fins d’envoi des reçus)
Traiter vos paiements
Fournir des services de garantie
En règle générale, ces renseignements nous sont fournis
directement par vous ou par l’intermédiaire de votre
employeur, le cas échéant (habituellement vos nom, rôle,
adresse, courriel, information de paiement et
correspondance).
Nous les utilisons pour nous dégager de nos obligations
contractuelles envers vous ou votre employeur à titre
d’acheteur de nos produits.
Offre de services de vente
Traiter vos questions et demandes
Communiquer avec vous
Mener à bien les activités de gestion et
de dépannage
Administrer les programmes de fidélisation
Gérer la relation
En règle générale, vous nous sont fournis directement par
vous ou par l’intermédiaire de votre employeur.
Nous les utilisons parce que nous avons un intérêt
commercial légitime à fournir des services de vente à vous
ou à votre employeur qui l’emporte sur vos intérêts, droits
et libertés de protéger vos renseignements personnels.
Gestion de la promotion et de la relation
commerciales (là où la loi le permet)
Vous informer des mises à jour, promotions
et événements pertinents
Gérer notre relation
Inscrire des consommateurs adultes à nos
bases de données
Vous appuyer pour aider les consommateurs
avec leurs comptes
Comprendre vos préférences (par exemple en
matière de produits ou d’événements qui
pourraient vous intéresser ou être mieux
adaptés à vos besoins)
Administrer les programmes de fidélisation
Vous inviter à participer à des sondages ou à
des campagnes d’études de marché et
administrer ceux-ci
Mener des études de marché
Élaborer des stratégies de marketing
Administrer les campagnes de marketing
En règle générale, il s’agit de renseignements que vous
nous fournissez directement (par exemple, vos nom,
coordonnées et détails liés à des médias sociaux), de
renseignements que nous collectons de façon automatique
(par exemple, en utilisant des technologies pour effectuer
le suivi de l’utilisation des points de contact PMI) et (là où
la loi le permet), des renseignements que nous acquérons
auprès de tiers (tels que des billets publics publiés sur des
médias sociaux).
Nous les utilisons parce que nous avons un intérêt
commercial légitime à gérer la relation que nous
entretenons et à vous informer sur nos affaires, nos produits
et nos événements, à exploiter les points de contact PMI et
à personnaliser vos expériences de manières qui
l’emportent sur vos intérêts, droits et libertés de protéger
vos renseignements personnels.
PMI TRADER PRIVACY FR Dernière révision : 7 juin 2018
Fin Méthode de collecte et raison juridique pour
le traitement
Personnaliser votre expérience relativement
aux points de contact PMI (par exemple, pour
personnaliser vos visites à l’aide, entre autres,
de salutations ou de suggestions qui
pourraient vous intéresser)
Gestion de la promotion et de la relation
commerciales (là où la loi le permet)
Vous fournir des renseignements sur les
filiales de PMI, leurs promotions, produits et
services, les magasins de détail, les
événements et les règlements auxquels sont
assujettis les produits du tabac et gérer lesdits
renseignements, et développer et améliorer
les outils pour atteindre ces objectifs.
En règle générale, il s’agit d’une combinaison de
renseignements que vous nous fournissez directement (par
exemple, vos nom et coordonnées, vos profils de réseaux
sociaux), de renseignements que nous collectons de
façon automatique (par exemple, en utilisant des témoins
et des technologies similaires) et (là où la loi le permet)
de renseignements que nous acquérons auprès de
tiers (comme des billets publics publiés sur des
réseaux sociaux).
Nous les utilisons car nous avons un intérêt commercial
légitime à vous informer au sujet de ces activités qui
l’emporte sur vos intérêts, droits ou libertés de protéger vos
renseignements personnels.
Dans certains pays, où la loi l’exige, nous vous enverrons
ce matériel en format électronique seulement si vous
y consentez.
Administration des affaires
Gestion organisationnelle générale et tenue
des dossiers d’affaires
Gestion du cycle de vie du commerçant (de
l’engagement au départ)
Gestion des visiteurs et tenue des dossiers
Gestion et conduite des événements,
formations et programmes de conformité
Correspondance liée à notre relation avec
vous ou avec votre employeur, y compris
pour traiter vos questions et vos demandes
Développement, mise en place, opération et
entretien des systèmes de TI
Maintien de la sécurité des systèmes, des
appareils et des immeubles
Exploitation de bases de données de contacts
et d’outils de collaboration
Gestion d’un milieu de travail sécuritaire
Maintien de la sécurité et de la sûreté du
personnel, des clients, des fournisseurs, des
visiteurs de PMI et de la propriété de chacun
En règle générale, vous nous fournissez ces renseignements
directement ou par l’intermédiaire de votre employeur.
Nous les utilisons parce que nous avons un intérêt
commercial légitime à mener à bien nos activités, à gérer
notre relation avec vous ou avec votre employeur, et à
maintenir la sécurité et l’intégrité de nos immeubles et
systèmes de TI qui l’emporte sur vos intérêts, droits et
libertés de protéger vos renseignements personnels.
Suivi de la sécurité et des systèmes Ces renseignements sont collectés automatiquement de
différentes façons, notamment à l’aide de systèmes
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Fin Méthode de collecte et raison juridique pour
le traitement
Contrôles et registres d’authentification et
d’accès, le cas échéant
Suivi des systèmes, des appareils, des
services Internet et des courriels de PMI
auxquels nous vous avons donné accès
Suivi des accès aux locaux de PMI, des
livraisons effectuées aux filiales de PMI, et
des processus relatifs à la sécurité dans nos
locaux
automatiques et d’activités de suivi des appareils,
d’enregistrements de systèmes de télévision en circuit
fermé, et d’enregistrements audio de certains appels
téléphoniques à nos locaux.
Nous les utilisons parce que nous avons un intérêt
commercial légitime à assurer l’intégrité, la confidentialité
et la sécurité de notre infrastructure physique et numérique
et de nos locaux qui l’emporte sur vos intérêts, droits et
libertés de protéger vos renseignements personnels.
Soutien pour toutes les fins susmentionnées
Gestion de vos comptes
Vous permettre d’utiliser les points de
contact PMI (par exemple, en vous
permettant de rester connecté à des sections
d’un point de contact réservé aux utilisateurs
autorisés, en gérant votre langue de
préférence ou en associant votre panier à
votre compte)
Correspondre avec vous
Améliorer vos expériences, comme la
suggestion de produits à commander qui
pourraient vous convenir (par exemple, en
fonction de vos commandes précédentes)
Administration et dépannage
En règle générale, il s’agit d’une combinaison de
renseignements que vous nous fournissez directement
(notamment vos nom et mot de passe [ou l’équivalent]) et
de renseignements que nous collectons de façon
automatique (par exemple, les renseignements sur votre
appareil, ainsi que les témoins et les technologies de
suivi similaires).
Nous les utilisons aux fins auxquelles ils sont requis. Par
exemple, lorsque nous gérons votre compte afin de soutenir
un achat ou d’offrir un service après-vente, nous utilisons
les renseignements pour nous dégager de nos obligations
contractuelles envers vous en tant qu’acheteur de nos
produits et, dans le cas où nous gérons votre compte pour
vous tenir informé sur nos produits ou vous suggérer des
commandes qui pourraient vous convenir, nous soutenons
nos activités d’expansion commerciale et les utilisons
parce que nous avons un intérêt commercial légitime de
commercialiser nos produits qui l’emporte sur vos intérêts,
droits et libertés de protéger vos renseignements
personnels, et ainsi de suite.
Analyse et amélioration des affaires
Nous permettre à nous ou à nos partenaires
d’affaires de vous informer d’occasions de
participation à des activités de promotion de
produits de PMI
Analyser et améliorer les affaires
(notamment pour les produits, systèmes,
processus et bureaux de PMI, les magasins
qui vendent des produits de PMI, les
formations, les événements, les points de
contact numériques de PMI et les
renseignements que nous [ou nos filiales]
communiquons à vous, votre employeur ou
nos clients)
En règle générale, il s’agit d’une combinaison de
renseignements que vous nous fournissez directement, de
renseignements que nous collectons de façon automatique,
et (là où la loi le permet) de renseignements que nous
acquérons auprès de tiers.
Nous utilisons ces renseignements parce que nous avons un
intérêt commercial légitime d’analyser et d’améliorer nos
résultats commerciaux, produits, systèmes, processus,
bureaux, magasins, formations, événements et points de
contact PMI, et les renseignements que nous
fournissons, ainsi que pour inviter d’autres personnes à
participer à la promotion des produits de PMI qui l’emporte
sur vos intérêts, droits et libertés de protéger vos
renseignements personnels.
PMI TRADER PRIVACY FR Dernière révision : 7 juin 2018
Dans les cas où nous n’utilisons pas vos renseignements personnels pour l’une des raisons juridiques
susmentionnées, nous vous demanderons votre consentement avant de les traiter (ces cas seront
clairement précisés selon le contexte).
Dans certains cas, nous pouvons utiliser vos renseignements personnels à des fins qui ne sont pas
décrites ci-dessus. Le cas échant, nous vous communiquerons un avis de confidentialité supplémentaire
expliquant l’utilisation visée. Vous devez lire tout avis supplémentaire en conjonction avec celui-ci.
Avec qui nous partageons vos renseignements et à quelles fins?
Nous pouvons partager vos renseignements personnels avec :
des filiales de PMI;
des tiers qui fournissent des produits ou des services aux filiales de PMI ou à vous (comme des
annonceurs professionnels et des fournisseurs de services de paiement, de services de livraison, de
services d’information et de services de vérification);
des partenaires d’affaires et des annonceurs choisis avec soin par les filiales de PMI (dans des
domaines liés à nos produits ou correspondant à leur style et à leur image) afin qu’ils puissent vous
communiquer des offres qui, à leur avis, pourraient vous intéresser en fonction de vos préférences
en matière de programmes commerciaux, de documents éducatifs et de formation; et
d’autres tiers, là où la loi l’exige ou le permet (comme des organismes de réglementation, des
ministères gouvernementaux et des conseillers professionels).
Pour en savoir plus...
Partage de données avec d’autres filiales de PMI
Vos renseignements personnels sont partagés avec Philip Morris International Management SA
(basée à Lausanne, en Suisse), qui est le point d’administration centrale aux fins de traitement des
renseignements personnels pour les filiales de PMI. Vos renseignements personnels peuvent être
partagés avec le Centre de services de TI Sàrl de Philip Morris International (basé à Lausanne, en
Suisse) à titre de fournisseur de technologies pour les filiales de PMI. Philip Morris International
Management SA et le Centre de services de TI Sàrl de Philip Morris International (dans la mesure
où ce dernier y a accès) traitent vos renseignements personnels pour toutes les fins décrites dans
cet avis.
Vos renseignements personnels peuvent être partagés avec la filiale de PMI qui est responsable du
pays dans lequel vous travaillez (dans le cas où les renseignements n’ont pas été collectés à
l’origine par ladite filiale de PMI) pour toutes les fins décrites dans cet avis.
Vos renseignements personnels peuvent être partagés avec toute autre filiale de PMI avec laquelle
vous communiquez ou faites affaire (par exemple, si vous vendez des produits ou des services à
d’autres filiales de PMI ou rendez à d’autres bureaux de PMI pendant la période où vous entretenez
une relation commerciale avec une filiale de PMI.
Partage des données avec des tiers
Nous pouvons partager vos renseignements personnels avec des tiers qui offrent des produits ou
des services aux filiales de PMI ou à vous (comme des annonceurs, des fournisseurs de services
de paiement, de services de livraison, de services d’information et de services de validation de
l’âge, ainsi que des détaillants et des conseillers en matière de produits).
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Nous pouvons partager vos renseignements personnels avec des partenaires d’affaires et des
annonceurs tiers choisis avec soin par les filiales de PMI (conformément à ce que vous pouvez
associer à nos produits, par exemple car l’image, le style ou la fonctionnalité des services offerts
sont similaires ou complémentaires) afin qu’ils puissent communiquer avec vous au sujet de
produits, de services et de promotions qui, à leur avis, pourraient vous intéresser en fonction de
vos préférences.
Nous pouvons partager vos renseignements personnels avec d’autres tiers, là où la loi l’exige ou
le permet, notamment avec des autorités de réglementation, et des ministères gouvernementaux,
en réponse à une demande d’organismes d’application de la loi ou d’autres représentants du
gouvernement si nous croyons qu’une telle divulgation est nécessaire ou appropriée pour empêcher
des dommages corporels ou des pertes financières, ou encore dans le cadre d’une enquête portant
sur des activités illégales présumées ou réelles, et dans le cadre d’une restructuration
organisationnelle.
Où vos renseignements personnels peuvent-ils être envoyés?
À l’instar de toute autre multinationale, les filiales de PMI transfèrent les renseignements à l’échelle
mondiale. Par conséquent, vos renseignements personnels peuvent être transférés partout dans le monde
(si vos renseignements sont collectés dans l’espace économique européen, cela signifie que vos
renseignements peuvent être transférés à l’extérieur dudit espace).
Pour en savoir plus...
Lorsque nous utilisons vos renseignements personnels aux fins décrites dans cet avis, ces derniers
peuvent être transférés dans le pays ou le territoire dans lequel ils ont été recueillis ou à l’extérieur, y
compris vers un pays ou un territoire dont les normes en matière de protection des données ne sont
pas équivalentes.
Des filiales de PMI situées dans l’espace économique européen (« EEE ») transféreront des
renseignements personnels à d’autres filiales de PMI à l’extérieur de l’EEE. Par exemple, pour faciliter
l’exploitation d’une entreprise mondiale. Dans tous les cas, les transferts sont :
effectués conformément à la décision d’adéquation de l’Union européenne;
assujettis à des mesures de sécurité appropriées, par exemple à des contrats types de l’UE, ou
nécessaires pour nous dégager de nos obligations contractuelles envers vous (ou mettre en œuvre
des mesures pré-contractuelles prises à votre demande), ou pour conclure ou exécuter un contrat
intervenu entre nous et un tiers et conclu dans votre intérêt, comme les arrangements de voyages.
Dans tous les cas, les mesures de sécurité appropriées pour la protection des renseignements personnels
sont appliquées dans ces pays ou territoires, conformément aux lois sur la protection des données
en vigueur.
Comment protégeons-nous vos renseignements personnels?
Nous mettons en œuvre des mesures techniques et organisationnelles appropriées pour protéger les
renseignements personnels que nous détenons contre tout traitement, utilisation, modification ou
suppression non autorisé. Le cas échéant, nous utilisons des technologies de chiffrement ou autres
pouvant aider à sécuriser les renseignements que vous fournissez. Nous demandons aussi à nos
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fournisseurs de services de respecter des exigences strictes en matière de confidentialité et de sécurité
des données.
Pendant combien de temps vos renseignements personnels sont-ils conservés?
Nous conserverons vos renseignements personnels pendant la durée requise pour satisfaire les objectifs
pour lesquels ils auront été recueillis. Ensuite, nous les supprimerons. La durée peut varier selon les
objectifs pour lesquels les renseignements ont été recueillis. Veuillez prendre note que dans certains
cas, vous avez le droit de nous demander de supprimer ces renseignements. En outre, nous avons parfois
l’obligation légale de conserver les renseignements; par exemple, à des fins fiscales et comptables.
Pour en savoir plus...
En règle générale, nous conservons les données en fonction des critères indiqués dans le tableau
ci-dessous :
Type Explication/critères de rétention typiques
Renseignements relatifs
à la gestion d’une
relation commerciale
avec le commerçant
(commerçant utilisant
des points de contact
numériques et joignable)
La plupart des renseignements de votre profil de commerçant sont conservés
pendant la durée de notre relation commerciale avec vous. Cependant, certains
éléments de votre profil, comme votre historique de tâches terminées, d’achats
ou d’échanges de prix deviennent désuets après un certain temps et sont par
conséquent supprimés automatiquement à l’issue de périodes spécifiques selon
les objectifs pour lesquels nous les avons recueillis.
Renseignements relatifs
à la gestion de la
relation commerciale
avec le commerçant
(commerçant inactif
sur les points de
contact numériques)
Ce scénario est le même que celui ci-dessus, sauf si vous cessez d’utiliser les
points de contact numériques pendant une longue période (généralement
2 ans), auquel cas nous supprimons votre accès à la plateforme numérique ainsi
que les dossiers que nous détenons encore sur votre utilisation de cette dernière
(à moins que les dossiers, tels que ceux relatifs à vos commandes, ne doivent
être traités à d’autres fins). La raison est que, dans ces circonstances, nous
assumons que vous préférez ne pas utiliser la plateforme numérique.
Commerçant
(non joignable)
Si vous êtes inscrit à titre de commerçant auprès de nous et que les
renseignements que vous nous avez fournis pour que nous puissions
communiquer avec vous ne fonctionnent pas, nous conservons généralement
vos renseignements pendant une période de 6 mois seulement afin de vous
permettre de communiquer avec nous et de les corriger.
Commerçant
(inscription incomplète)
Si vous commencez à vous inscrire à titre de commerçant et que vous ne menez
pas à bien le processus, nous ne conservons pas vos renseignements.
enregistrements
commerciaux et
de paiement
Nous consignons les factures, les ventes, les achats, les paiements effectués et
reçus, et les justificatifs connexes (comme les contrats et les courriels)
conformément aux exigences de la société et fiscales, et ce, en règle générale
pendant 11 ans. Nous consignons également les vérifications menées auprès
des fournisseurs aussi longtemps que nécessaire pour respecter nos obligations
juridiques et réglementaires.
enregistrements
des visites
Si vous visitez nos locaux, les enregistrements des visites sont généralement
conservés pendant une période de trois ans.
systèmes de télévision en
circuit fermé
Si vous visitez nos locaux, les enregistrements des systèmes de télévision en
circuit fermé sont généralement conservés pendant une période de quelques
jours seulement, et pas plus de quelques semaines, selon le but précis de
l’enregistrement.
PMI TRADER PRIVACY FR Dernière révision : 7 juin 2018
Type Explication/critères de rétention typiques
études de marché
Si vous n’êtes pas inscrit à notre base de données, et que nous utilisons vos
renseignements personnels accessibles au public afin de comprendre le marché
ou vos préférences, nous conserverons ceux-ci pendant une courte période pour
mener à bien l’élément en question de l’étude de marché.
achats et garantie
Si vous achetez des produits, nous en conserverons les détails aussi longtemps
que nécessaire pour conclure la vente, et afin de respecter toute obligation
légale (par ex. : à des fins de tenue de dossiers fiscaux et comptables). Si vous
enregistrez également un produit de PMI aux fins de la garantie, nous
conserverons ces détails aussi longtemps que nécessaire aux fins de
ladite garantie.
service à la clientèle
Si vous communiquez avec le service à la clientèle, nous créerons un
enregistrement de la communication (y compris des détails de votre demande
et de notre réponse) et conserverons celui-ci aussi longtemps qu’il reste
pertinent à notre relation, par exemple si vous avez besoin que l’on vous
conseille sur la manière d’utiliser un point de contact numérique, ou si vos
récentes demandes sont pertinentes. D’autres enregistrements relatifs au
service à la clientèle (par ex. : l’enregistrement automatique d’un appel
téléphonique au cours duquel vous nous demandez de vous mettre en relation
avec un magasin de détail) peuvent être pertinents seulement jusqu’à ce que
des enregistrements plus permanents ne soient faits, et ne seront donc
conservés que temporairement.
registres de vérification
du système
Les registres de vérification du système sont généralement conservés pendant
quelques mois seulement.
analyses commerciales
Les données d’analyses commerciales sont généralement collectées
automatiquement quand vous utilisez les points de contact PMI, et rendues
anonymes et regroupées peu de temps après.
Quels sont vos droits et options?
Vous pouvez avoir une partie ou l’ensemble des droits suivants en ce qui a trait aux renseignements
personnels que nous détenons :
nous demander de vous y octroyer l’accès;
nous demander de les modifier, de les mettre à jour ou de les effacer;
nous demander de restreindre l’utilisation que nous en faisons, dans certaines circonstances;
vous opposer à ce que nous les utilisions, dans certaines circonstances;
retirer votre consentement à ce que nous les utilisions;
portabilité des données, dans certaines circonstances;
mettre un terme à notre utilisation de ceux-ci à des fins de marketing direct; et
porter plainte auprès de l’autorité de contrôle de votre pays (le cas échéant).
Nous vous offrons des moyens faciles d’exercer ces droits, tels que des liens « se désinscrire », ou en
vous indiquant l’adresse avec laquelle communiquer dans les messages que vous recevez, ou encore en
utilisant les coordonnées indiquées au paragraphe « À qui adresser vos questions » à la fin de cet avis.
Vous pourriez également recevoir des messages poussés de certaines applications mobiles que nous
offrons, par exemple au sujet de nouveaux produits ou services. Vous pouvez désactiver ces messages
dans les réglages de votre téléphone ou de l’application.
Pour en savoir plus...
PMI TRADER PRIVACY FR Dernière révision : 7 juin 2018
Vos droits dépendent des lois de votre pays. Si vous résidez dans l’espace économique européen (EEE),
vous avez les droits indiqués dans le tableau ci-dessous. Si vous résidez ailleurs, vous pouvez
communiquer avec nous (voir le paragraphe « À qui adresser vos questions » à la fin de cet avis) pour
en savoir plus.
Droit relatif aux
renseignements personnels
que nous détenons
Détails supplémentaires (remarque : certaines limites juridiques
s’appliquent à tous ces droits)
nous demander de vous y
octroyer l’accès
Il s’agit de confirmer :
si nous traitons ou non des renseignements vous concernant;
notre nom et nos coordonnées;
les fins du traitement;
les catégories de renseignements visées;
les catégories de personnes à qui nous communiquons les renseignements
et, dans le cas d’une personne résidant en dehors de l’EEE et ne bénéficiant
pas d’une décision d’adéquation de l’Union européenne, les mesures de
sécurité appropriées aux fins de protection des renseignements;
(si nous la connaissons) la source des renseignements, dans le cas où nous
ne les avons pas collectés auprès de vous;
(dans la mesure où nous en faisons, ce qui aura été porté à votre attention)
l’existence de prise de décisions automatisées, y compris du profilage, qui
produit des effets juridiques à votre égard, ou qui vous touche
considérablement d’une manière similaire, et des renseignements sur la
logique visée, ainsi que la signification des conséquences envisagées d’un
tel traitement pour vous; et
les critères permettant de déterminer la période pendant laquelle nous
conserverons les renseignements.
À votre demande, nous vous fournirons une copie des renseignements
personnels que nous utilisons (pourvu que cela n’ait pas d’incidence sur les
droits et libertés d’autrui).
nous demander de les
corriger ou de les mettre
à jour
Ceci s’applique si les renseignements que nous détenons sont inexacts ou
incomplets.
nous demander de
les effacer
Ceci s’applique si :
les renseignements que nous détenons ne sont plus nécessaires aux fins pour
lesquelles nous les utilisons;
nous utilisons les renseignements selon votre consentement et que vous
retirez ce dernier (dans ce cas, nous ne communiquerons plus avec vous, à
moins que vous ne nous demandiez de supprimer tous vos renseignements
personnels, auquel cas nous respecterons votre souhait);
nous utilisons les renseignements selon un intérêt légitime et nous
déterminons que, à la suite de votre objection, nous n’avons pas d’intérêt
primordial à continuer de les utiliser;
les renseignements ont été obtenus ou utilisés de manière illégale; ou
pour se conformer à une obligation juridique;
PMI TRADER PRIVACY FR Dernière révision : 7 juin 2018
Droit relatif aux
renseignements personnels
que nous détenons
Détails supplémentaires (remarque : certaines limites juridiques
s’appliquent à tous ces droits)
nous demander de
restreindre l’utilisation
que nous en faisons
Ce droit s’applique, de manière temporaire pendant que nous étudions votre
cas, si vous :
contestez l’exactitude des renseignements que nous utilisons; ou
vous êtes opposé à ce que nous utilisions les renseignements selon un
intérêt légitime
(si vous faites prévaloir vos droits dans ces cas, nous vous informerons avant
d’utiliser de nouveau les renseignements)
Ce droit s’applique également si :
notre utilisation est illégale, et vous vous opposez à l’effacement des
données; ou
nous n’avons plus besoin des données, mais vous les réclamez pour monter
un dossier juridique;
vous opposer à ce que
nous les traitions
Vous avez deux droits dans ce cas :
(i) si nous utilisons vos renseignements personnels à des fins de marketing
direct : vous pouvez « vous désinscrire » (sans avoir besoin de justifier
votre décision) et nous accèderons à votre demande; et
(ii) si nous utilisons vos renseignements personnels selon un intérêt légitime
à des fins autres que du marketing direct, vous pouvez vous opposer à ce
que nous utilisions les renseignements à ces fins, en donnant une
explication de votre cas précis, et nous tiendrons compte de
votre objection.
retirer votre
consentement à ce que
nous les utilisions
Ceci s’applique si le fondement juridique selon lequel nos utilisons vos
renseignements personnels est le consentement. Ces cas seront clairs selon le
contexte.
portabilité des données
Si :
(i) vous nous avez fourni des données; et
(ii) nous utilisons ces données, par voie automatisée et selon votre
consentement ou selon la décharge de nos obligations contractuelles à
votre égard,
vous avez alors le droit de récupérer les données auprès de nous dans un format
courant, et le droit de nous demander de transmettre les données à un tiers s’il
nous est techniquement possible de le faire.
porter plainte auprès de
l’autorité de contrôle de
votre pays
Chaque pays de l’EEE doit financer une ou plusieurs de ces autorités publiques
à cette fin.
Vous pouvez trouver leurs coordonnées ici :
http://ec.europa.eu/justice/data-protection/bodies/authorities/index_en.htm
Pour les autres pays, veuillez consulter le site Web de l’autorité de votre pays.
Points supplémentaires propres à chaque pays
Selon le pays dans lequel vous résidez, vous pourriez avoir des droits supplémentaires.
Pour en savoir plus si vous résidez en France...
Si vous résidez en France, vous avez le droit de nous fournir des instructions sur les renseignements
personnels que nous détenons advenant votre décès (plus précisément, nous indiquer si nous
devons les conserver ou les supprimer, et si des tiers devraient avoir le droit d’y accéder).
Vous pouvez :
PMI TRADER PRIVACY FR Dernière révision : 7 juin 2018
(A) émettre des instructions d’ordre général à un fournisseur de services numériques enregistré
auprès de l’autorité française de contrôle de la protection des données (appelée la « CNIL »)
(ces instructions s’appliquent à toute utilisation de renseignements personnels); ou
(B) nous fournir des instructions précises qui s’appliquent uniquement à l’utilisation que nous
faisons de vos renseignements personnels.
Vos instructions pourraient nécessiter que nous transférions vos renseignements personnels à un
tiers (mais si ces derniers contiennent des renseignements sur autrui, notre obligation de respecter
aussi leurs droits à la confidentialité pourrait signifier que nous ne pouvons pas respecter vos
instructions à la lettre). Vous pouvez nommer un tiers responsable de veiller à ce que vos
instructions soient respectées. Si vous ne nommez pas de tiers à cette fin, vos successeurs (à moins
que vous ne précisiez autrement dans vos instructions) pourront exercer vos droits sur vos
renseignements personnels après votre décès :
(i) afin de gérer votre succession (auquel cas vos successeurs pourront accéder à vos
renseignements personnels pour identifier et obtenir des renseignements qui pourraient être
utiles pour gérer votre succession, y compris toute donnée ou marchandise numérique qui
pourrait être considérée comme un souvenir de famille transmissible à vos successeurs); et
(ii) veiller à ce que les parties utilisant vos renseignements personnels tiennent compte de votre
décès (par ex. : fermer votre compte et restreindre l’utilisation desdits renseignements, ou
mettre ceux-ci à jour).
Vous pouvez modifier ou révoquer vos instructions à tout moment. Pour en savoir plus sur le
traitement de vos renseignements personnels advenant votre décès, référez-vous à l’article 40-1 de
la loi 78-17 datée du 6 janvier 1978. À votre décès, par défaut, vous arrêterez d’utiliser votre
compte et nous supprimerons vos renseignements personnels conformément à nos politiques de
rétention (voir le paragraphe « Pendant combien de temps vos renseignements personnels sont-ils
conservés? » pour en savoir plus.)
À qui adresser vos questions?
Si vous avez des questions, ou souhaitez faire valoir l’un de vos droits, vous pouvez contact
Si votre pays dispose d’une autorité chargée de la protection des données, vous avez le droit de
communiquer avec celle-ci pour faire part de vos questions ou préoccupations. Si la filiale de PMI
concernée ne peut pas répondre à vos questions ou préoccupations, vous avez également le droit de
présenter un recours judiciaire devant un tribunal national.
Changements à cet avis
Nous pouvons mettre à jour cet avis (ainsi que tout avis de confidentialité supplémentaire) de temps à
autre. Nous vous tiendrons informé des changements lorsque la loi l’exige.
Dernière modification : 27 mars 2018.