www.coig.pl

Platforma

e-Zakupy

Platforma e–Zakupy to nowoczesna platforma informatyczna, która obsługuje i wspomaga pro-cesy biznesowe zachodzące w obszarze zakupów. Ze względu na duże możliwości w zakresie skalo-wania aplikacji, może być ona wykorzystywana przez firmy o prostej lub rozbudowanej struktu-rze organizacyjnej. Z Platformy mogą także ko-rzystać jednostki administracji publicznej i sa-morządowej, sumując swoje plany i potrzeby za-kupowe dla realizacji skonsolidowanych zakupów w określonych obszarach terytorialnych.

Zastosowana koncepcja zorientowania Platformy na procesy biznesowe i uczestniczących w nich użytkowników sprawia, że nie można jej porów-nywać z żadnym modułem zakupowym wcho-dzącym w skład systemu zarządzania przedsię-biorstwem klasy ERP. Daje ona zupełnie inne spojrzenie na to jak może wyglądać nowoczesna aplikacja, nie ograniczająca się jedynie do reje-strowania zdarzeń. Osoba korzystająca z aplika-cji posiada szeroki wachlarz narzędzi organizują-cych i ułatwiających jej codzienną pracę.

Kolejną rzeczą, która odróżnia Platformę od in-nych aplikacji zakupowych dostępnych na ryn-ku, jest możliwość skonfigurowania dla każdego obsługiwanego procesu dedykowanego mecha-nizmu obsługi ścieżek decyzyjnych. Oprócz od-wzorowania procesu obsługi dokumentów, me-chanizm zapewnia doskonały kanał komunikacji pomiędzy osobami uczestniczącymi w procesie, rozszerzając ją również na otoczenie zewnętrz-ne firmy, jakim jest dostawca lub administracja państwowa. Poprzez zastosowanie takich kom-ponentów jak osobisty terminarz, lista zadań do

wykonania i ich zintegrowanie z obsługiwanymi procesami, pracownik firmy dostaje doskonałe narzędzie do efektywnej pracy, które bezpośred-nio wpływa na podniesienie jego wydajności.

Platforma spełnia wszelkie standardy związane z bezpieczeństwem przechowywanych informa-cji wynikających z przepisów prawnych. Dostęp do niej jest realizowany poprzez przeglądarkę internetową z wykorzystaniem protokołu SSL zabezpieczonego 128 bitowym certyfikatem. Platforma wykorzystuje zasadę jednokrotnego lo-gowania, a kluczowe operacje mogą być autory-zowane przy pomocy podpisu elektronicznego lub generowania haseł jednorazowych. Technologia Platformy jest zgodna ze światowymi trendami, a jej podstawową zaletą jest to, że Klient nie traci czasu na indywidualne instalacje na kompu-terach. Po przeprowadzeniu odpowiedniej konfi-guracji, Platforma może bezpośrednio wymieniać informacje z aplikacjami informatycznymi wy-korzystywanymi przez Klienta, a w szczególno-ści z systemami klasy ERP. Pozwala to na lepsze dostosowanie aplikacji do już istniejących proce-sów biznesowych. Współpraca jest realizowana poprzez mechanizmy SOA.

Platforma może być również elementem całe-go systemu klasy ERP-SZYK2, który także znajdu-je się w szerokiej gamie produktów oferowanych przez COIG S.A.

Platforma posiada budowę modułową co pozwala na zbudowanie takiej konfiguracji, jaka będzie najbardziej korzystna dla Klienta.

Czym jest Platforma e–Zakupy

Któż z nas nie chciałby korzystać z takiej aplikacji, która kiedy rozpo-czynamy naszą pracę informuje nas o tym co mamy dzisiaj do zrobienia.

Wdrożenie aplikacji ogranicza się jedynie do kon-figuracji Platformy zgodnie z potrzebami Klienta. Po jej zakupie można z niej korzystać niemal na-tychmiastowo. Wzrost efektywności pracy będzie widoczny już w pierwszych dniach uruchomienia. Jest to zaleta, której brakuje innym rozwiązaniom tego typu, gdzie zwykle wdrożenie trwa miesią-cami i wymaga zmian organizacyjnych. Powodem tego jest konieczność dostosowania procesów biz-nesowych Klienta do aplikacji, co wpływa na dez-organizacje i obniżenie efektywności pracy.

Poprzez zastosowanie nowoczesnych mechani-zmów integracji z obsługiwanymi narzędziami

informatycznymi, Klient nie ma potrzeby doko-nywania zmian w realizacji procesów. Platforma może wykorzystać dotychczas stosowane w orga-nizacji szablony dokumentów, dodatkowo oferu-jąc wspaniale zorganizowane repozytorium wraz z zaawansowaną wyszukiwarką. Dzięki zastoso-waniu szerokiego spektrum ról i uprawnień sys-tem umożliwia precyzyjne zmapowanie procesów biznesowych, co może stać się impulsem do ich dalszej optymalizacji - oczywiście z wykorzysta-niem Platformy e-Zakupy. Decydując się na za-kup aplikacji, Klient oszczędza czas i nie pono-si dodatkowych kosztów związanych z procesem wdrożenia, dlatego zyskuje od razu.

Przyjazny sposób wdrożenia platformy

Planowanie Zakupów Moduł Planowanie Zakupów obsługuje procesy związane z opracowaniem planu zakupów w do-wolnych cyklach czasowych, w podziale na komórki i oddziały firmy, zgodnie z jej strukturą organizacyjną. Dzięki wbudowanym mechanizmom integracji z wykorzystywanymi już przez Klienta systemami informatycznymi, Moduł może budować plany zakupowe w oparciu o stwo-rzone już wcześniej przez Klienta plany budżetowe i rzeczowo-finansowe. Zastosowanie Modułu do codziennej pracy daje Klientowi określone korzyści w postaci redukcji ponoszonych kosztów. Dzieje się tak dzięki wykorzystaniu efektu skali poprzez zagregowanie popytu na różnych pozio-mach struktury organizacyjnej firmy.

Aukcje Elektroniczne Moduł Aukcje Elektroniczne obsługuje procesy związane z przeprowadzaniem licytacji i aukcji elektronicznych, w tym wieloparametrowych, wraz z kryteriami poza cenowymi, za-równo zdarzeń samodzielnych, jak i stanowiących część postępowania zakupowego. Moduł może być także wykorzystywany do przeprowadzania postępowań zgodnie z ustawą Prawo Za-mówień Publicznych. Jak pokazuje doświadczenie, wykorzystanie Aukcji Elektronicznych w procesach zakupowych może zredukować koszty zakupu nawet o połowę poprzez obniżenie cen nabywanych towarów i usług, skrócenie czasu negocjacji oraz zapewnienie przejrzystości prowadzonych negocjacji. Stosowanie Modułu może poprawić także wizerunek Klienta jako podmiotu wykorzystujące-go nowoczesne techniki gwarantujące równe traktowanie wszystkich partnerów biznesowych. Klient może wykorzystać Moduł nie tylko do zakupu towarów czy usług, umożliwia on również prowadzenie aukcji na sprzedaż towarów i usług, przez co zyskuje nie tylko na obniżeniu kosz-tów zakupu, ale także na podniesieniu efektywności sprzedaży.

Postępowania ZakupoweModuł Postępowania Zakupowe obsługuje procesy związane z wyborem dostawcy, zarówno przez podmioty komercyjne, jak i działające zgodnie z ustawą o zamówieniach publicznych. Generowanie dokumentów na etapie przygotowania postępowania zakupowego, komunikacja osób uczestniczących w procesie, komunikacja z potencjalnymi dostawcami, kwalifikacja ofert oraz ich ocena odbywają się w systemie. Wykorzystanie Modułu w codziennej pracy służb odpowiedzialnych za przeprowadzanie po-stępowań zapewnia pełną kontrolę nad przebiegiem procesu wyboru dostawców, dodatkowo eliminuje zakupy przypadkowe, zapewnia standaryzacje stosowanych procedur oraz wpływa na podniesienie jakości stosowanej dokumentacji.

Rejestr Umów Moduł Rejestr Umów obsługuje procesy związane z rejestracją oraz przechowywaniem różnej kategorii umów zakupowych. Mogą to być umowy indywidualne, ramowe, z konsorcjami, a tak-że aneksy do tych umów. Dodatkowo aplikacja monitoruje ich realizację zgodnie z wewnętrzny-mi procedurami firmy. Moduł oferuje również bardzo dobrze zorganizowane repozytorium umów wraz z możliwością dołączenia zeskanowanych dokumentów papierowych, zapewniając szybki i łatwy dostęp do każdej umowy bez względu na miejsce pracy.

Architektura Platformy e–Zakupy

Platformae-Zakupy

Platformae-Zakupy

E–RFX Elektroniczne Zapytania Ofertowe Moduł Elektroniczne Zapytania Ofertowe (E-RFX) obsługuje proces wyboru dostawcy zgodnie z nowoczesnymi trendami rynkowymi. Pozwala on przeprowadzić jedno, lub wieloetapowe za-pytania ofertowe drogą elektroniczną. Korzyści płynące z wykorzystania nowoczesnych technik zakupowych jakimi są E–RFX to przede wszystkim skrócenie czasu na ocenę i wybór ofert, przejrzystość procesu wyboru dostawcy, dostęp do aktualnych informacji o trendach cenowych, zwiększenie listy potencjalnych dostawców oraz postrzeganie Klienta przez otoczenie jako no-woczesnego i otwartego na nowe rozwiązania.

Repozytorium i Raporty PlatformyModuł Repozytorium i Raporty Platformy prowadzi kartotekę dostawców sortymentów oraz katalogi usług, które mogą być budowane automatycznie w oparciu o zestaw parametrów. Pro-wadzi także katalogi cenników w ujęciu dostawcy, sortymentu czy powiązanego procesu. Moduł posiada również mechanizmy kwalifikacji i oceny dostawców.Raporty dostarczają informacji dotyczących założeń i ich realizacji w obszarach wszystkich obsługiwanych przez Platformę procesów. Moduł ten prognozuje zdarzenia jakie mogą wystąpić w przyszłości, dostarcza informacji historycznych.

Portal DostawcyModuł Portal Dostawcy obsługuje procesy związane z komunikacją z dostawcami. Pozwala na dynamiczną wymianę dokumentów i informacji drogą elektroniczną, oraz stosowanie nowo-czesnych metod zarządzania zapasem firmy przez dostawcę (VMI) dzięki możliwości integracji z wewnętrznymi i zewnętrznymi systemami informatycznymi Klienta i jego dostawców. Wy-mieniane drogą elektroniczną dokumenty nie ograniczają się jedynie do zamówienia, mogą to być dokumenty transportowe, awiza, dowody dostaw i pobrań lub inne. Moduł zapewnia efek-tywniejsze zarządzanie procesem zamawiania poprzez stosowanie nowoczesnych technik uzu-pełniania zapasu co przekłada się na redukcję kosztów oraz skrócenie czasu realizacji dostawy.

ZamówieniaModuł Zamówienia obsługuje procesy związane z zamawianiem towarów i usług. Wspomaga zarządzanie całym procesem obiegu zapotrzebowania i wymusza na organizacji stosowanie się do korporacyjnej polityki zakupowej. Dzięki katalogom elektronicznym budowanym w oparciu o indeksy zakupowe możliwe jest jednoznaczne określanie przedmiotu zakupu. Moduł pozwa-la określić efektywność postępowania względem planów, kontrolować budżet oraz monitoro-wać status zapotrzebowania na każdym jego etapie. Wyposażony jest w system informowania o potrzebie złożenia zamówienia bądź automatycznego generowania zamówienia w zależności od progów określonych przez Klienta. Dane gromadzone w module mogą posłużyć jako źródło informacji dla systemów informatycznych wspomagających obrót magazynowy poprzez wbu-dowane mechanizmy wymiany danych SOA lub współpracować z dedykowanymi produktami COIG S.A. obsługującymi obszar zarządzania materiałami.

ZaletyPrzeznaczona dla małych i średnich firm oraz dużych - o rozbudowanej strukturze organizacyjnej

wraz z jednostkami podległymi

Możliwość wykorzystania przez jednostki administracji publicznej i samorządowej – agregacja planów i potrzeb zakupowych dla realizacji skonsolidowanych zakupów w określonych obszarach terytorialnych

Wysoki poziom bezpieczeństwa przetwarzanych informacji

Zgodność z ogólnie obowiązującymi przepisami prawa

Proste i skuteczne mechanizmy autoryzacji użytkowników

Obsługa poprzez przeglądarkę internetową

Bardzo krótki czas wdrożenia

Szerokie możliwości konfiguracji oraz dostosowania do indywidualnych potrzeb Klienta

Integracja z innymi narzędziami informatycznymi na poziomie procesu

Odwzorowanie procesów biznesowych funkcjonujących u Klienta

Wykorzystanie szablonów dokumentacji stosowanej u Klienta

Korzyści płynące ze stosowania Platformy e–ZakupyOptymalizacja Planowania▪Wykorzystanie efektu skali dzięki zagregowaniu popytu na poszczególne sortymenty i usługi

na różnych poziomach struktury organizacyjnej firmy dla zadanych cyklów czasowych

Standaryzacja procesów zakupowych▪ Ujednolicenie stosowanej dokumentacji▪ Ujednolicenie stosowanych procedur▪ Dokonywanie zakupów zgodnie z podpisanymi umowami▪ Kontrola realizacji procedur zakupowych

Przejrzystość procedur zakupowych▪ Gwarancja transparentnego przebiegu postępowań

Skuteczne Zarządzanie Łańcuchem Dostaw▪ Zastosowanie nowoczesnych technik zarządzania zapasem▪ Możliwość zastosowania zarządzania zapasem przez dostawcę▪ Skrócenie czasu realizacji zakupów

Bezpośredni dostęp do informacji▪ Baza dostawców wraz z systemem ich oceny▪ Kartoteka sortymentów wraz z cennikiem oraz rozbudowaną bazą parametrów▪ Katalog usług wraz z cennikiem▪ Repozytorium umów i związanych z nimi dokumentów▪ Komunikacja elektroniczna pomiędzy osobami uczestniczącymi w zdefiniowanych ścieżkach

decyzyjnych

Zmniejszenie pracochłonności obsługiwanych procesów zakupowych▪ Efektywniejsze wykorzystanie zasobów w obsługiwanych procesach zakupowych▪ Przejrzysty system odpowiedzialności wynikający z ustalonych ścieżek decyzyjnych

Redukcja kosztówZ przeprowadzonych analiz wynika, że jednoczesne wystąpienie wszystkich wymienionych wcześniej korzyści może znacząco zredukować koszty związane z organizacją procesów zakupowych

Rozwiązania, które tworzą przyszłość

COIG S.A. jest firmą o 60-letniej tradycji infor-matycznej. Oferuje rozwiązania z wielu dziedzin zastosowań informatyki, od podstawowych za-gadnień wspomagania zarządzania w górnictwie i innych gałęziach przemysłu, poprzez kompute-ryzację urzędów administracji terenowej, szpi-tali i przychodni, aż po rozwiązania dla małych i średnich jednostek organizacyjnych.

Firma posiada wieloletnie doświadczenie w ofe-rowaniu narzędzi wspierających proces przepro-wadzania postępowań zakupowych. Ponad 25 ty-sięcy przeprowadzonych przetargów i aukcji dla naszych Klientów z użyciem rozwiązań autorstwa COIG S.A. zaowocowało wyprodukowaniem tak kompleksowego i przyjaznego produktu jakim jest Platforma e–Zakupy.

COIG S.A. – Sprawdzony Partner

Platforma

e-Zakupy

COIG S.A.ul. Mikołowska 10040-065 Katowicetel.: +48 32 757 33 19fax: +48 32 757 48 27e-mail: szyk2@coig.pl

www.coig.pl