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Vertriebsplanung – best practice Ansätze Alexander Hein, prevero

prevero – Unternehmen und Lösungen

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prevero: mehr als 23 Jahre Erfahrung und Wachstum

Unsere Mission: Wir bieten Lösungen, die unsere Kunden in die Lage versetzen, ihr Unternehmen bzw. ihren Unternehmensbereich besser zu steuern.

> 130 Mitarbeiter > 4.500 Kunden

2012 1988

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Die erste Adresse für Planung und Controlling

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…alle Facetten von Planung & Controlling beherrscht

…alle angrenzenden Themen von Planung abdeckt

…komfortabel von Klein bis Groß jede Anzahl an Planern, Mitarbeitern und Daten abbilden kann

…aus einer Hand eine Standard-Software mit "ready-2-use" Business-Logik und eine flexible, hochskalierbare Enterprise- Plattform mit Workfloworientierung bereitstellt

prevero zeichnet sich aus als der Anbieter der…

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Unsere Bandbreite

Geringe bis große Anzahl an Planern

Von Ready-2-use Businesslogik bis hin zu hochflexiblen und

skalierbaren Modellen

Alle Planungs- verfahren und -strategien

Regionale und überregionale Präsenz

Planung & Controlling für Energieversorger

Projektcontrolling, Personalcontrolling Strategiemanagement, Risikomanagement, …

Planung mit prevero

»enterprise prevero »professional

planner

Konsolidierung

Liquiditätsplanung

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p/i/a: Fühlen Sie jetzt, wie Sie später arbeiten

Bei Ihnen vor Ort …

prevero in action: 3-5 Tage, kostenpflichtig mit Anrechnung

an Hand einer konkreten Anforderung…

prevero

mit Ihren Daten …

db´s

SAP

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Unsere Kunden (Auswahl)

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Auszeichnungen

2010: Top 100 prevero unter den Top 100 der innovativsten deutschen Mittelständler

2010: Gartner Aufnahme in den „Magic Quadrant for Corporate Performance Management"

2011: Top Job prevero unter den Top 100 der besten Arbeitgeber im Mittelstand

Mehrfache Auszeichnung der Initiative Mittelstand z.B. Preisträger in der Kategorie „Business Intelligence“ 2008

2011: BestPersAward Spartensieger im Bereich Recruiting

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prevero experience: prevero live erleben

www.prevero.com

www.youtube.com/user/prevero

www.software-praesentation.de

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Technologien

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Leistungsfähige Technologie

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prevero Office Integration:

Anbindung von Excel & Co. ohne doppelte Datenhaltung

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Solutions

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prevero Solutions – die betriebswirtschaftliche Produktfamilie

von Betriebswirten für Fachanwender entwickelt

entstanden aus vielen Kundenprojekten

Anpassungen ohne Programmierung direkt durch die Fachanwender möglich

Mehrwert durch die Integration der Module

alle Controllingprozesse im Unternehmen abbildbar

branchenunabhängig

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prevero Planung & Berichtswesen

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prevero Planung auf prevero ist eine Sammlung von Best Practice Planungsansätzen und

Standardberichten für alle Unternehmensgrößen und Branchen. Über vordefinierte Logiken werden die

wesentlichen Herausforderungen im Bereich Planung und Berichtswesen smart gelöst.

Einsatzgebiet

Unternehmensplanung

Leistungsmerkmale

Integrierte Erfolgs-, Finanz- und Bilanzplanung

Zentrale und dezentrale Unternehmensplanung

Alle Planungsverfahren (Operative Planung) – Bottom-Up, Top-Down, Gegenstromverfahren

Strategische Planung – Szenariorechnungen und Simulation

Plankonsolidierung

Alle Planungsthemen – Personalplanung, Absatzplanung, Investitionsplanung, Darlehensplanung, Projektplanung,

Kapazitätsplanung, Umlageverfahren und interne Leistungsverrechnungen, Kostenträgerplanung, Produktionsplanung,

Kostenstellenplanung

Vertriebsplanung

Multidimensionale Planung und Analyse

Dezentrale Datenerfassung

Nutzen

Zeitersparnis und Verbesserung der Datenqualität – vollintegrierte, hochflexible und-skalierbare Planungssoftware mit

Workflowunterstützung

Sicherheit – deutliche Reduzierung von Fehlerquellen durch einheitliche Datenbasis und Automatisierung

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Die wichtigsten features der aktuellen Generation 3 (1/2)

• „Rundum Wohlfühl Paket“ für den Controller – von der Strategie zur operativen Planung

• alle Teilprozesse aus einer Anwendung steuern

• Planungsunterstützung durch Strategieunterstützung, top down Vorgaben, laufende Fortschrittskontrollen, email-Versand, Notifikationen usw.

• Integration der Projekte/Maßnahmen aus Projektcontrolling, der Risiken aus Risikomanagement, Stresstests, Simulationen, Personaldetails aus Personalplanung, Konsolidierung mit Konsolidierung

• Integriertes Berichtswesen & Planung

• Komplettes Berichtswesen auf SAP CO/FI und beliebige weitere Daten

• Zahlreiche Hichert konforme Berichtsvorlagen (z.B. Kostenstellenbericht)

• Drill down auf Belegebene möglich (sofern diese Daten aus dem Vorsystem übergeben werden)

• Komplette Systemunterstützung bei der Planung: von der Absatz/Erlösplanung über direkte Kostenstellen/Profit Center Planung, Umlage/ILV zu GuV, Bilanz, Cash Flow

• AfA, Restbuchwerte aus SAP FI-AA, Neuinvestitionen direkt in prevero oder SAP PS

• Darlehensverwaltung (auch IC)

• Steuerermittlung, Gewinnabführung (cash pooling, profit pooling - optional)

• Automatischer Bilanzschluss

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Die wichtigsten features der aktuellen Generation 3 (2/2)

• Prozessunterstützung bei der Budgetierung:

• Zentraler Planungskalender

• Unterstützung unterschiedlicher Budget/Plan/Forecast Versionen

• Automatische email Benachrichtigungen bei

Planungsstart

Frist- oder Budgetüberschreitungen

• Sperren von Planständen möglich

• Aufdecken und Auflösen von Ressourcenengpässen

• Gegenstromverfahren wird unterstützt

Vorgabe von Top Down Werten z.B. auf Bereichsebene

Verteilen der Werte auf Basis von Durchschnitten mehrerer Jahre, analog zu Vergleichsperioden usw.

Gegenüberstellung mit den bottom up geplanten Werten

Möglichkeit, Planwerte abzulehnen bzw. Nachbesserungen anzufordern

grafische Anzeige, wo man sich im Planungsprozess gerade befindet

• Protokollierung von Wert- und Logikänderungen

• Teilpläne können vom Fachanwender selbst mit der Ergebnisrechnung/GuV verknüpft werden

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in Entwicklung für die vierte Generation (Q3/2012)

Werttreiberbasierte Planung & Simulation in den Bereichen Personal & Umsatz

value @ risk Berechnungen – Planung über Bandbreiten, Integration mit der Montecarlo Simulation aus dem Risikomanagement

durchgängige Unterstützung der Kostenrechnung

BÜB: Betriebsüberleitungsbogen

über Umlage und ILV zum BAB (Betriebsabrechnungsbogen)

Kostenträgerrechnung (Produkt-Deckungsbeiträge)

Mehrsprachigkeit im gesamten Modell

Fremdwährungsumrechnung

automatischer Strukturabgleich mit anderen Solutions (z.B. bessere Integration der Projekte in das Budget – über Investitionen, Weitergabe der Planung in den Konzern usw)

weitere Dashboards & Standardberichte

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Die Software unterstützt durch einheitliche Prozessvorgaben

… und zwar anlass-, themen-, abteilungs- und modulübergreifend

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Adressatengerechte Einstiegsmaske (Hauptmenü)

… aber jeder sieht nur die für ihn/sie relevanten Inhalte, kein „information overflow“

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… von der Strategieentwicklung …

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… über die Mittelfristplanung mit reporting on exceptions…

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über Top Down Vorgaben und Ableitung strategischer Maßnahmen

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Priorisierung von strategischen Projekten (Strategie & Nutzen)

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Planungsvorgaben und -kalender

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operative Planung am Beispiel Umsatz: Prognose, vertikale &

horizontale Verteilung von Planwerten

1. Prognose der Produkterlöse

gesamt auf Basis der Vorjahreswerte

2. Vertikale Verteilung der Erlösvorgabe von Produkte

gesamt top down auf Einzelprodukte (wie Basisperiode,

zB. Forecast 2011)

3. horizontale automatische

Verteilung der Jahres-

Vorgabebewerte auf die Monate

(z.B. nach Verteilkurven)

4. manuelle Korrektur der

Planwerte auf Monatsbasis

5. Ergebnisvorschau

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operative Planung: Kostenstellen, Kostenarten

jeder sieht nur „seine“ Kostenstellen und was noch zu tun ist

Drill down auf Belegebene möglich

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Personalplanung

in beliebiger Detailtiefe

verknüpfbar mit dem Spezialmodul Personalcontrolling

verknüpft mit dem Vorsystem

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Discounted Cash Flow, Investitions- und Darlehensrechner

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Freigabeprozess – wo steht man in der Planung?

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Reporting on exceptions (I)

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weitere typische vertriebsnahe Auswertungen

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Deckungsbeitrag & Kundenanalyse

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Entscheidungs- und Simulationsbäume

• Schnellsimulation von entscheidenden Ergebnisgrößen

• Ableiten von Empfehlungen

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Mittelfristplanung: Variantenvergleich

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Stresstests

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Integration Planung, Projekte, Risiken

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Projekteffekte auf das Budget (Investitionen)

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Planung/Simulation unter Unsicherheit - Ergebniskorridore

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Value at risk: wahrscheinliche Ergebnisbeeinflussung

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Operative Auswirkungen 2: Personal

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Entscheidungsvorlage für Geschäftsleitung/Aufsichtsrat (Word)

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• Controller als Vorbereiter und Durchführer von Entscheidungen und Firmenlenker denken nicht in Form von features, Modulen oder Pflichtenheften

• Sie sind üblicherweise sehr ergebnisorientiert • Sie wünschen sich eine durchgängige technische Unterstützung für alle

Aspekte des Berichtswesens, der Planung und der Entscheidungsvorbereitung,

• und damit verbunden für die Historisierung & Dokumentation dieser Prozesse und Entscheidungsgrundlagen den „single point of truth“

• Details der technischen Lösung stehen nicht im Vordergrund -> die Technik soll dem Menschen dienen und nicht umgekehrt

• Messbare Beschleunigungen und Vereinfachungen der Prozesse werden gefordert: Ressourcen, die so für die Analyse verfügbar werden, sichern die Qualität der Entscheidungen

Was Controller als Entscheider und damit auch prevero bewegt

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Bisher hatten wir Aufgaben, Abteilungen, Module:

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• Handlungsbedarf erkennen: • Wie läuft das Geschäft? • Gibt es in irgendeinem (operativen) Teilbereich dringenden

Handlungsbedarf? („reporting on exceptions“) • Gibt es Änderungsbedarf hinsichtlich der Strategie – welche Strategie

wird verfolgt, wie kann man sie operationalisieren? • Handlungsalternativen simulieren:

• Szenarien- und Variantenrechnungen auf unterschiedlichen Ebenen • Simulation der Einflüsse einiger weniger signifikanter Einflussgrößen

(„Werttreiber“, z.B. Personalkosten, Rohstoffpreise usw.) auf die wenigen relevanten Ergebnisgrößen (z.B. EBIT, ROI)

• Vorschau-Ergebnisse müssen ad-hoc, d.h. in wenigen Sekunden zur Verfügung stehen

Aber „next level“ Controlling verlangt mehr (I):

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• Handlungsalternativen planen • Welche Auswirkungen haben strategische Vorgaben und Maßnahmen

für die Mittelfristplanung und ganz konkret im operativen Geschäft, auf • Umsätze (drag & drop Simulation) • Ergebnis (z.B. Stresstest) • Ressourcen (Projekte, Personal, Fremdleistungen) • Risiken (Indikatoren definieren, überwachen, steuern) • das Unternehmen und Beteiligungen insgesamt (auch konsolidiert!)

• Wie kann man Top down Vorgaben machen, die möglichst rasch „an der Basis“ ankommen und umgesetzt werden können?

• Adressatengerechte Ergebnispräsentation: • Was sind die „trade-offs“ einer gewählten Strategie im Vergleich zum

„business as usual“? -> welche Risiken entstehen, aber auch welche Chancen?

• Beschluss und Operativsetzung einer Strategie

Aber „next level“ Controlling verlangt mehr (II):

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prevero Beratungsansatz

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durchgehendes Einbinden des gesamten Teams in die Arbeit

intensiver und stetiger Know-how-Transfer an Ihr Team

permanentes Informieren der Entscheider

schrittweise Vorgehensweise

stetiges „auf die innere (Bauch)Stimme hören“

Persönliche Beratung “in time” und “in budget”

bewährte und erprobte Projektmanagement-Methoden

IPMA-zertifizierte Projektleiter

Erfahrung aus 20 Jahren erfolgreicher Projektarbeit

transparente, fundierte und garantierte Aufwandsschätzung

Persönliche Beratung “on time” und “within budget”

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IST-

Analyse

Analyse

• Prozesse

• Verantwortliche

• Vorsysteme

• Berichte

• …

Kapitel

„IST Analyse“

in Projektdoku

SOLL-

konzeption

•gewünschte

Ergebnisse

•Inhalte &

Funktionalitäten

•Prozesse

•Schnittstellen

• Vorgabe für

Implementierung

„SOLL Konzept“

in Projektdoku

• der Konzepte

• Datenübernahme

• Funktionstests

• Prototypentests

• Dokumentation

• Qualitäts

management

• Change Requests

Umsetzung

(fachliche) Projektdokumentation

Implementierungsvorgabe

Implemen-

tierung Analyse & Konzeption

•Übergabe Informationen

aus (Pre) Sales

•Definition

Projektziele &

meilensteile

•Staffing

•Projektregeln

•Projektrisiken, …

Projekthandbuch

Kickoff

Projektstart

phase

• Coaching (After Going

Live Betreuung)

• User – Support

• System - Support

Startup &

Coching

Projekt

Abschluss

Server Installation

Client Installation

Installation

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• Spezifikation

Arbeitspakete

• RACI Matrix

• Buchen der Ressourcen

Projekt

strukturplan

Installation,

Schulung

Basisschulung für

Poweruser

evtl. Arbeiten am

Prototyp

Schulung Produktivstart

Vorbereitung

• Feature freeze

• Integrationstest

• Anwenderschulung

• Produktivstart

Projekt

Abschluss

• Team auflösen

• Zufriedenheit abfragen

• Gemeinsamer Bericht

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www.prevero.com