planta centro rosrainis
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Universidad José Antonio Páez
Dirección General de Estudios de Postgrado
Maestría Gerencia de la Comunicación Organizacional
Valencia – Venezuela
Planta Centro
(Auditoria Comunicacional)
Rosrainis Lara: 16.241.393
DESARROLLO
Pre- diagnóstico
Empresa: Planta Centro
Preparación de la Auditoria Comunicacional:
Historia de Planta Centro
Planta Centro ubicada en Morón, estado Carabobo, está en operación desde
1978. Es el complejo termoeléctrico más grande de América Latina. Tiene una
capacidad instalada de generación de 2.000 MW, a través de cinco unidades de
400 MW cada una. Es una estación térmica que utiliza agua, aire y combustible
(fuel-oil) como materia prima.
Las cinco unidades fueron construidas originalmente para funcionar con
fuel-oil, con el objeto de aprovechar la cercanía de la refinería El Palito. Su diseño
y construcción estuvieron determinados por las necesidades de uso de combustible
residual de la Refinería El Palito, así como definiciones de políticas de consumo
interno de hidrocarburos que consideraban la no utilización de gas natural para la
generación eléctrica.
Sin embargo, los cambios que se han venido produciendo en la política
petrolera, así como el mejoramiento del refinado del crudo que ha causado
disminución de la calidad del residual, ha dado origen a problemas en el manejo
operativo de las unidades e incrementos de costos.
Nuevos cambios en la política de consumo de combustible que permitían
el uso del gas para la generación eléctrica, aconsejaron la conversión de las
unidades de Planta Centro. De las cinco unidades que posee, una fue convertida a
gas y las otras cuatro están en ese proceso. Esto obedece, no sólo al cambio de
política que permite el uso de gas para la generación eléctrica, y a la ventaja de
precio que ofrece esta fuente de energía, sino porque además es menos
contaminante y de mejor calidad que el fuel-oil.
La energía producida en Planta Centro es aportada al Sistema
Interconectado Nacional a través de las subestaciones El Isiro (estado Falcón),
Cabudare (estado Lara) y La Arenosa (estado Carabobo).
En la actualidad se encuentra en marcha un Proceso de Licitación para la
conversión a gas de las unidades de Planta Centro, con lo cual las cinco unidades
estarían en capacidad de producir energía a partir de este combustible.
El proceso de generación de electricidad por la empresa Termoeléctrica de
Centro (Planta Centro) requiere de ciertos servicios como lo son:
GAS-OIL: Es llamado combustible liviano para el proceso ya que es
utilizado para el arranque y precalentamiento de las unidades.
Este servicio es suministrado por PDVSA específicamente de la Refinería
El Palito y esto se hace a través de un poliducto cuyas tuberías son de 16 pulgadas
de diámetro, el cual se comunica directamente desde la Refinaría a Planta Centro
para almacenar el combustible en dos tanques que tienen una capacidad de
150.000 metros cúbicos (m3) cada uno.
FUEL-OIL: Es llamado crudo de alta viscosidad Fuel-oil # 6, este se
utiliza después de que se arranca la unidad y la misma queda generando con este
combustible.
Este servicio al igual que el gas-oil es suministrado por Petróleos de
Venezuela (PDVSA), específicamente de la Refinería el Palito a través de un
Poliducto cuyas tuberías son de 16 pulgadas de diámetro la cual comunica a la
Refinería con Planta Centro. Este combustible es almacenado en 3 tanques de
350.000 metros cúbicos (m3) cada uno y 1 tanque de 280.000 metros cúbicos (m3)
de donde son pasados a los tanques de uso diario de acuerdo a su requerimiento,
dichos tanques tienen una capacidad de 20.000 metros cúbicos (m3), estos se
encuentran ubicados frente a las unidades generadoras y de allí el combustible
pasa a intervenir en el proceso de generación de electricidad.
GAS: En Planta Centro se utiliza gas para el inicio de arranque de las
unidades, utilizando dicho gas como mecha de encendido del combustible (gas-
oil). Sin embargo se utiliza en gran proporción en la unidad # 2 la cual trabaja en
forma dual, es decir, con Fuel-oil y con gas, pero actualmente se encuentra
operando solo con gas y por esta razón es que se requiere del servicio de este
combustible a mayor escala.
Dicho servicio es suministrado a la planta por Petróleos de Venezuela
Oriente, específicamente en Anaco, y llega a Planta Centro a través de unas
tuberías cuyos diámetros son de 20 pulgadas las cuales desembocan dicho
combustible en las subestaciones de la Planta.
Para las unidades 1 y 2 existen una primera estación con 2 tanques
horizontales, los cuales tienen una capacidad de 5 metros cúbicos (m3) de
capacidad cada uno. En la unidad 3 existe una segunda estación con 2 tanques
horizontales de 10,575 metros cúbicos (m3) de capacidad cada uno y tiene las
mismas características de la tercera estación perteneciente a la unidad 4, mientras
que para la unidad # 5 existe una cuarta estación que cuenta con 2 tanques
horizontales gemelos con una capacidad de 10,75 metros cúbicos (m3)
respectivamente. El gas en cada estación pasa por un regulador de presión para
controlar la presión de entrada al sistema.
AGUA: El agua se requiere en el sistema para generar el vapor en las
calderas y de esta manera hacer funcionar las turbinas.
Este servicio es suministrado a Planta Centro por Hidrocentro la cual viene
de la represa Canoabo y ésta llega a la misma a través del sistema de tuberías del
estado y es depositada en 6 tanques de concreto cuyas capacidades son: 4 tanques
de 7.500 metros cúbicos (m3) cada uno y 2 tanques de 2.000 metros cúbicos (m3)
cada uno, para dar un total de 34.000.000 de litros de agua aproximadamente.
Función de la empresa
Planta Centro es una empresa que tiene como función primordial la
generación, transmisión y distribución de la energía eléctrica, teniendo por
objetivo servir de principal centro auxiliar generador de energía eléctrica de la
región Centro-Norte Costera.
Muestreo de Aspectos
Misión
Es generar energía eléctrica al menor costo posible de manera segura,
constante y confiable para mantener la disponibilidad de cada una de las unidades,
servir como principal fuente de apoyo del sistema hidroeléctrico en caso de
contingencia de cualquier tipo.
Visión
Es mantenerse como uno de los más importantes sistemas de generación
de CADAFE y ser una empresa moderna y eficiente, enmarcada dentro de los
parámetros internacionales de calidad y desarrollo.
Valores
- Ética Organizacional
- Responsabilidad por los resultados
- Orientación al usuario/vocación de servicio
- Respeto
- Apoyo Mutuo y Trabajo en Equipo
- Comunicación Efectiva Descripción de los Objetivos Prioritarios
- Generar mayor productividad y mantener su perfil líder de empresa en el
sector eléctrico.
- Crear estrategias para agilizar tomas de decisiones y acercarse al suscriptor
para el beneficio del desarrollo de la provincia venezolana.
- Atender la creciente demanda de energía y seguir actuando como soporte
del desarrollo económico y social del país.
- Aplicar acciones correctivas en situaciones de emergencia para ser fuente
de bienestar.
- Mantener la calidad de servicio con los parámetros del sistema eléctrico de
potencia dentro de las condiciones normales de operación.
- Aplicar métodos y procedimientos de minimización de los costos de la
energía.
- Mantener un clima de trabajo sano en todos los aspectos, tanto en lo físico,
ambiental y social, para mantener motivados a los trabajadores.
Descripción del Organigrama
La empresa Planta Centro, está basada en el sistema lineo-funcional, en el
que se destacan las líneas de autoridad, así como también la comunicación,
indicando la variedad de actividades que se realizan para alcanzar los objetivos de
la empresa. Se observa que el organigrama de CADAFE es lineal ya que une o
enlaza la unidad cargo-labor donde fluyen la autoridad, responsabilidad y la
comunicación dentro de la empresa.
La estructura organizativa del sistema de producción de Planta Centro esta
encabezada por la Gerencia General, quién para cumplir con los requerimientos
exigidos por el órgano central con sede en Caracas, se apoya en diferentes entes,
los cuales reciben los nombres de divisiones, nueve (9) en total, bajo las cuales
están adscritos a diferentes departamentos y secciones.
La Gerencia General como máxima autoridad posee la mayor
responsabilidad en el ámbito de la planta, tiene funciones específicas orientadas
hacia la búsqueda de la buena marcha y desarrollo de las metas establecidas por la
organización. Las divisiones que le sirven de apoyo son las siguientes:
- División de Administración.
- División de Contraloría.
- División de Higiene y Seguridad Industrial.
- División de Gestión Social.
- División de Ingeniería y Construcción.
- División de Logística.
- División de Mantenimiento.
- División de Operaciones.
- División de Relaciones Industriales.
Presentación Inicial del mercado
Identidad Visual de Planta Centro
Logotipo, símbolo y slogan
Colores:
Los colores con que se identifica la empresa es el azul y el verde no
obviemos que el azul simboliza la profundidad, la sensación de placidez el azul es
un color reservado y entra dentro de los colores fríos. Expresa armonía, amistad,
fidelidad, serenidad. Este color se asocia con el cielo, el mar y el aire. El azul
claro puede sugerir optimismo. Cuanto más se clarifica más pierde atracción y se
vuelve indiferente y vacío. Cuanto más se oscurece más atrae hacia el infinito.
De igual manera, se hace uso del color verde ya que evoca la vegetación,
el frescor y la naturaleza. Es el color de la calma indiferente: no transmite alegría,
tristeza o pasión. Cuando algo reverdece suscita la esperanza de una vida
renovada si el verde se interacciona con el azul resulta más sobrio y sofisticado.
Slogan
En cuánto su slogan marca la diferencia de las demás empresas como
Planta Centro o CADAFE es reconocida como una empresa termoeléctrica donde
se crea la electricidad para todos los estados de Venezuela de la mano de sus
filiares se dan a conocer con el siguiente slogan: ¡Energía para Venezuela!
En la Actualidad la empresa maneja el siguiente Logotipo
Slogan
La Energía del pueblo a su servicio.
Clima Organizacional
En la empresa es usual observar el buen clima laboral, esto no se ve
perjudicado siempre y cuando se le brinde la estabilidad y el apoyo necesario a su
personal. Es necesario destacar que es un fenómeno interviniente que media entre
los factores del sistema organizacional y las tendencias motivacionales que se
traducen en un comportamiento que tiene consecuencias sobre la organización
(productividad, satisfacción, rotación, entre otros).
Definición de áreas comunicacionales
En la empresa Planta Centro podemos existen áreas comunicacionales de
carácter proactiva, en ellas encontramos el Departamento de Gestión Social que es
el encargado de ejecutar las acciones de las actividades corporativas que se
realizan en dicha empresa.
Departamento a realizar la auditoria
El departamento a realizar la auditoria es el de “Gestión Social” de la empresa
Planta Centro. Ubicado en Morón, estado Carabobo.
Aunado a esto se pretende realizar una Auditoria para analizar los elementos
comunicacionales existentes en departamentos antes mencionado.
Departamento de Gestión Social
El Departamento de Gestión Social es el encargado de ejecutar las
acciones de las diferentes actividades corporativas que se realizan en dicha
empresa. Abarca todo lo relativo a las comunicaciones internas y externas de la
empresa, garantizando la calidad y continuidad de la relaciones entre Planta
Centro y todo su público.
Funciones:
- Es producir, canalizar y transmitir la información que se genera en la
empresa, por medio de los canales comunicacionales internos.
- Velar por el perfecto desempeño corporativo.
- Apoyar eficazmente al Gerente del departamento con las actividades que
el área desarrolle y aportar ideas para lograr una mejora continua del
departamento.
- Ejecutar los procedimientos para cumplir con las actividades tales como;
donaciones, visitas a planta, eventos deportivos, contribuciones, entre
otros, según lo indique el Gerente y procedimientos establecidos por la
organización.
- Mantener un clima de trabajo sano en todos los aspectos, tanto en lo físico,
ambiental y social, para mantener motivados a los trabajadores.
Cabe destacar que para la realización de la investigación se planteó como
interrogante ¿Cómo se desenvuelven los elementos comunicacionales internos
existentes en la empresa Planta Centro realizado por el departamento de
Gestión Social?
Método y técnica aplicada :
Una vez establecido el objetivo general para dar inicio al diagnóstico, se
procede a seleccionar como método y técnicas la observación directa y el
cuestionario.
Objetivo General:
Diagnosticar como se desenvuelven los elementos comunicacionales internos
existentes en la empresa Planta Centro realizado por el departamento de Gestión
Social.
Objetivos Específicos :
Identificar los diferentes medios que emplea la empresa para informar
y comunicar a su público interno.
Establecer nuevos canales de comunicación para fortalecer la
retroalimentación con su público interno.
Diseñar estrategias comunicacionales para mantener un buen clima
laboral y motivación del personal.
Es necesario destacar que una vez realizado el pre-diagnóstico se procede a
obtener los resultados del instrumento aplicado y de esa manera se logra conocer
como ha sido el desempeño que tiene el departamento de Gestión Social en la
ejecución de sus actividades.
FASE DE DIAGNÓSTICO:
Datos de la Auditoria:
Método y técnicas:
Se describe el método y la técnica aplicada para obtener los resultados del
diagnóstico como fue la observación directa y el cuestionario que se utilizó en
la empresa Planta Centro, ubicada en Morón, Edo Carabobo.
Es importante señalar que ambos procedimientos permitió recoger mayor
cantidad de información de una manera muy rápida y una vez aplicado el
instrumento de recolección de datos se procedió a realizar análisis cualitativo y
cuantitativo, mediante un cuestionario de 8 Items cuyos datos se tabularon en
porcentajes.
A continuación se presentan el modelo del cuestionario y los resultados
derivados de la aplicación del instrumento a un porcentaje del personal interno
que labora en la empresa Planta Centro.
CUESTIONARIO:
1- ¿Considera usted que el Departamento de Gestión Social cumple con el objetivo
comunicacional en la empresa Planta Centro?
SI _____ NO_____
Argumente su respuesta:____________________________________________
_______________________________________________________________
_______________________________________________________________
2-¿Cree usted que el clima organizacional que existe en la empresa en agradable?
SI_____ NO______
Argumente su respuesta:___________________________________________
______________________________________________________________
______________________________________________________________
3¿Considera que en Planta Centro se maneja una comunicación eficaz?
SI _____ NO_____
Argumente su respuesta:__________________________________________
_____________________________________________________________
_____________________________________________________________
4- ¿Cuáles de estos medios de comunicación interno maneja la empresa?
Folletos___ Boletines____ Carteleras____ revista____ eventos especiales__
Intranet__ Todas las anteriores _____ Señale una que desee_______
5- ¿Cree usted que las comunicaciones internas que aplica la empresa genera un
buen proceso en la difusión de información?
SI _____ NO_____
Argumente su respuesta:__________________________________________
_____________________________________________________________
_____________________________________________________________
6- ¿Considera usted que en Planta Centro se debe mejorar los canales de
comunicación?
SI _____ NO_____
Argumente su respuesta:___________________________________________
______________________________________________________________
_______________________________________________________________
7- ¿Cree usted, que el personal interno a la hora de realizar talleres de capacitación
se colocan renuentes para participar?
SI _____ NO_____
Argumente su respuesta:_________________________________________________
_______________________________________________________________
8- ¿Cree usted que el personal de Planta Centro se siente identificado con la
organización?
SI______ NO______
Argumente su respuesta:____________________________________________
_________________________________________________________________
________________________________________________________________
9-¿Cuáles de estos valores institucionales considera usted, que se debería resaltar en
la organización?
Misión ___ Visión ___ Logo___ Reglamentos ____ Todas las anteriores __
Argumente su respuesta:_____________________________________________
_________________________________________________________________
Ítem 1: ¿Considera usted que el Departamento de Gestión Social cumple
con el objetivo comunicacional en la empresa Planta Centro?
Cuadro 1
Alternativa Frecuencia PorcentajeSI 28 56 %
NO 22 44 %
Total 50 100%
Fuente: Elaborado por: El investigador con datos tomados del cuestionario aplicado (2010)
Gráfico 1. Elaborado por el investigador (2010) con datos tomados del Cuadro 1.
Según los datos obtenidos el 56% de las personas encuestadas de la
compañía considera que el Departamento de Gestión Social cumple con el
objetivo comunicacional en cuanto a la difusión de información. Sin embargo un
44% no se sienten satisfechos con el papel que desempeña en Departamento en el
ámbito comunicacional.
Ítem 2: ¿Cree usted que el clima organizacional que existe en la empresa en
agradable?
Cuadro 2
Alternativa Frecuencia PorcentajeSI 39 78%
NO 11 22%
Total 50 100%
Fuente: Elaborado por: El investigador con datos tomados del cuestionario aplicado (2010)
Gráfico 2. Elaborado por el investigador (2010) con datos tomados del Cuadro 2
Los resultados revelaron que sólo el 22% no consideran que el clima
organizacional en la empresa es agradable, mientras que un 78% se siente a gusto con el
clima que existe en la organización, por lo tanto se deduce que la mayoría de su personal
interno se siente satisfecho.
Ítem 3: ¿Considera que en Planta Centro se maneja una comunicación eficaz?
Cuadro 3
Alternativa Frecuencia PorcentajeSI 23 46%
NO 27 54%
Total 50 100%
Fuente: Elaborado por: El investigador con datos tomados del cuestionario aplicado (2010)
Gráfico 3. Elaborado por el investigador (2010) con datos tomados del Cuadro 3
Las cifras indican que el 54% del personal que conforma la empresa Planta
Centro señalan que no se maneja una comunicación eficaz e indicaron como
argumento que no se cuenta con los medios de comunicaciones internos necesario
para que exista una fluida comunicación. Sin embargo el 46% manifiesta lo
contrario.
Ítem 4: ¿Cuáles de estos medios de comunicación interno maneja la empresa?
Cuadro 4
Alternativa Frecuencia PorcentajeBoletines 6 12%
Carteleras 5 10%
Revista 1 2%
Intranet 5 10%
Eventos Especiales 3 6%
Todas las anteriores 30 60%
Total 50 100%
Fuente: Elaborado por: El investigador con datos tomados del cuestionario aplicado (2010)
Gráfico 4. Elaborado por el investigador (2010) con datos tomados del Cuadro 4
Con relación al ítem nº 4 referente a los medios de comunicación internos
con que cuenta la empresa se obtuvo un empate de 10% en las categorías de los
boletines y del intranet, 2% en las carteleras informativas el 6% con la actividad
de eventos especiales y un 12% con el uso de boletines. Sin embargo la mayoría
de los encuestados un 60% destacaron que la organización emplea todas las
opciones antes señaladas a la hora de difundir los mensajes,
Ítem 5: ¿Cree usted que las comunicaciones internas que aplica la empresa
genera un buen proceso en la difusión de información?
Cuadro 5
Alternativa Frecuencia PorcentajeSI 32 64%
NO 18 36%
Total 50 100%
Fuente: Elaborado por: El investigador con datos tomados del cuestionario aplicado (2010)
Gráfico 5. Elaborado por el investigador (2010) con datos tomados del Cuadro 5
La gráfica muestra que el 64% dejó claro que las comunicaciones internas
que aplica la empresa cumple con la difusión de información y un 36% no apoya
esta idea. Lo que significa que a pesar de existir un buen porcentaje se debería de
fortalecer los canales de comunicación.
Ítem 6: ¿Considera usted que en Planta Centro se debe mejorar los canales de
comunicación?
Cuadro 6
Alternativa Frecuencia PorcentajeSI 41 82%
NO 9 18%
Total 50 100%
Fuente: Elaborado por: El investigador con datos tomados del cuestionario aplicado (2010)
Gráfico 6. Elaborado por el investigador (2010) con datos tomados del Cuadro 6
Las cifras indican que el 82% del personal encuestado afirma que se
debería de fortalecer los canales de comunicación, mientras que un 18% está en
desacuerdo. Lo que argumentaron es que de fortalecer las estrategias
comunicacionales en la organización se lograría una mejor fluidez de mensajes
con todo su personal.
Ítem 7: ¿Cree usted, que el personal interno a la hora de realizar talleres de
capacitación se colocan renuentes para participar?
Cuadro 7
Alternativa Frecuencia PorcentajeSI 11 22%
NO 39 78%
Total 50 100%
Fuente: Elaborado por: El investigador con datos tomados del cuestionario aplicado (2010)
Gráfico 7. Elaborado por el investigador (2010) con datos tomados del Cuadro 7
El 78% de los resultados obtenidos consideran que es importante participar
en los talleres de capacitación teniendo como argumento que acuden para ampliar
sus conocimientos tanto a nivel profesional como personal. Sin embargo un 22%
son renuentes para asistir a dichos talleres por que le quitan parte de su tiempo.
Esto demuestra que la mayoría se sienten motivados y tienen la disposición para
participar.
Ítem 8: ¿Cree usted que el personal de Planta Centro se siente identificado con la
organización?
Cuadro 8
Alternativa Frecuencia PorcentajeSI 41 84%
NO 9 16%
Total 50 100%
Fuente: Elaborado por: El investigador con datos tomados del cuestionario aplicado (2010)
Gráfico 8. Elaborado por el investigador (2010) con datos tomados del Cuadro 8
Las tendencias en el Item 8 señalan que el 84% del personal interno se
siente identificado con su organización pero un 16% a pesar de que laboran en la
empresa no por diferencias que algunas veces tienen con la organización. El
personal encuestado argumento que se siente a gusto y satisfecho con el apoyo
que Planta Centro le brinda a su personal.
Análisis de los resultados del Diagnóstico
La información recogida a través del instrumento de recolección de datos,
arrojaron los siguientes resultados:
- Se logro conocer que el Departamento de Gestión Social cumple con su
objetivo, sin embargo debe desempeñar un mejor rol que el que actualmente
tiene a la hora de ejecutar sus funciones.
- El personal se siente identificado con su organización.
- El clima laboral es favorable.
- Por medio de la encuesta se diagnosticó las necesidades que tiene la empresa
de fortalecer y aplicar estrategias de índole comunicacional.
- Se pudo evidenciar que existe una carencia de reatroalimentación (dar y
recibir) ya que la compañía según lo evidenciado en el instrumento no maneja
una comunicación eficaz con su público interno.
- Se emplea boletines, carteleras, intranet entre otros, sin embargo se debería
canalizar una mejor proyección entre estos medios con su público.
- El personal acude a los talleres de capacitación con la mejor disposición,
demostrando que la mayoría se sienten motivados y tienen la destreza para
participar.
Por consiguiente los resultados apuntan a la propuesta de fortalecer
estrategias comunicacionales que pueda satisfacer cada vez más la apremiante
necesidad de informar el personal que integra la familia de Planta Centro con
el objetivo de instruir desde una perspectiva positiva y constructiva.
De esta manera, se puede concluir que es importante ofrecer desde el
punto de vista institucional herramientas que los ayude a divulgar y apoyar las
actividades.
Matriz FODA
A continuación se resumen los principales problemas y oportunidades en
el departamento de Gestión Social de la empresa Planta Centro, ubicada en Morón
estado Carabobo. Basado en el análisis interno y externo, no sólo se señalan las
oportunidades para luego proponer cómo aprovecharlas; sino también, resaltar los
problemas detectados para proponer alternativas de solución, que permitan
cumplir con los objetivos propuestos.
Entorno Fortalezas Debilidades / Amenazas (-)
Oportunidades (+)
Gobierno
*Existen varios estudios en marcha para analizar la reestructuración de las diferentes unidades, por parte del actual gobierno.
* Por ser una empresa del estado, el gobierno ofrece mejoras y aumentos salariales en la discusión de su Contrato Colectivo.
* Cambios constantes de Directivos y Gerentes.
Legislativa *Se rige por la Constitución de la República Bolivariana de
Venezuela y por la Ley Orgánica Del Servicio Eléctrico
y su Reglamento.
*Sus infracciones y sanciones están contemplado en la Ley Orgánica del Servicio Eléctrico, donde establecen no solo Sanciones Administrativas
si no también Penales.
Economía *Estabilidad laboral a sus empleados: Por su buena
remuneración, beneficios, entre otros.
*Lentitud en aprobar los recursos financieros para realizar actividades
en pro de la organización
*Costos elevados para la adquisición de nuevos recursos
tecnologías que amerita la empresa en sus unidades.
Medios de Comunicación
* Divulgación de informaciones en los distintos
medios de comunicación locales.
*Presencia de medios de comunicación institucionales e intercambio de información.
*Descontento en la opinión pública.
*Por ser una empresa del gobierno los medios tienden a realizar frecuentes bombardeos de
información.
Gremios
*La empresa cuenta con un sindicato con el propósito de velar
y defender los interese de los trabajadores.
* Se creó una brigada de emergencia con el objetivo de
prestar su apoyo ante cualquiera emergencia que pueda suscitar.
*Personas externas afectan el ambiente organizacional.
* A nivel regional para muchos es vista como una empresa con deficiencia en
cuanto a su servicio.
Publico Interno y Externo:
El público interno es el grupo de personas que está directamente vinculado
con la empresa, trabajadores que conforman el personal administrativo, mecánico,
operadores, electricistas, instrumentistas y de mantenimiento de la empresa; sin
obviar a los directivos de las principales divisiones y los líderes sindicales. El
público externo de esta central termoeléctrica lo podemos clasificar de la siguiente
manera: las autoridades gubernamentales, los consumidores y los medios de
comunicación.
Canales de Comunicación
Planta Centro cuenta con una comunicación descendente, ya que fluye de un
nivel del grupo u organización a un nivel más bajo. Es el utilizado por los líderes
de grupos y gerentes para asignar tareas, metas, dar a conocer problemas que
necesitan atención y proporcionar instrucciones.
Entre los principales canales de comunicación se pueden mencionar los
siguientes:
*Intranet: Es una red de ordenadores privados que utiliza tecnología Internet
para compartir en la organización parte de sus sistemas de información y sistemas
operacionales. La función principal que cumple esta herramienta dentro de la
empresa difundir información a su público interno.
*Reuniones: Cada cierto tiempo se realizan reuniones de trabajo para conocer
cómo se está realizando el trabajo y si se están consiguiendo los objetivos.
*Carteleras Informativas: Esta es una herramienta que la empresa ha creado
con el objeto de dar a conocer de manera actualizada la información de interés.
*Periódico: Esta publicación es bimensual y ha sido fundamental para
mantener informado a todos los que laboran en dicha central.
*Eventos especiales: Esta planta organiza diferentes eventos (Seminarios,
Fiestas de fin de año, eventos deportivos, entre otros)
En estas vías de comunicación los mensajes claves manejados por la empresa
son los siguientes:
Deseamos conocer su opinión
Su labor es fundamental para nuestra organización
Usted forma parte de nuestra visión
Resumen de los resultados alcanzados por cada división
Cada uno de estos mensajes se puede encontrar en las carteleras informativas,
en los memos, en los concursos de ideas y en cada uno de los diferentes canales de
comunicación.
Cultura Organizacional:
Describe la parte del ambiente interno de la organización la cual incorpora
la serie de supuestos, creencias, valores que comparten los miembros
organizacionales y sirve para guiar su funcionamiento. Es decir, las
organizaciones cada una poseen características propias, su historia, patrones
comunicacionales, sistemas y procedimientos, declaraciones de filosofía,
principios, valores y mitos que en su totalidad constituyen su cultura.
En Planta Centro su origen, los valores como son: ética organización,
vocación de servicio, respeto, apoyo mutuo y el trabajo en equipo complementan
y forman parte de su cultura. Es necesario destacar que la cultura de la
organización debe ser conocida por los empleados y el público en general, a fin de
poder identificarla, dado que la misma influye profundamente en el
comportamiento de los miembros de una organización.
Rituales de Planta Centro
Son comportamientos y acciones desarrollados rutinariamente en la
empresa. Los ritos que en la empresa se realiza son los siguientes: la habitual
llegada de gran parte del personal a las 8 de la mañana en la empresa donde se
evidencia la energía para cumplir con sus labores, revisar constantemente el
intranet para conocer o comunicar un mensaje, la hora del almuerzo, los
respectivos comentarios que suelen ocurrir en los pasillos de la organización,
la realización constante de actividades deportivas para motivar al personal, la
cooperación del personal y de la organización cuando un compañero en
momentos difíciles lo amerita y para finalizar en la temporada decembrina las
respectivas comidas navideñas.
Ceremonias:
Son espectáculos y celebraciones para festejar los éxitos alcanzados por la
empresa o simplemente para unir a los empleados.
En el caso de la empresa Planta Centro elaboran su propio código de
acuerdo a las costumbres para la celebración de determinados actos de
solemnidad. Unos de los mejores ejemplos que se puede citar y donde se
desarrolla un amplio protocolo son los actos que anualmente realiza la
empresa donde se les otorga un reconocimiento a los trabajadores por su
trayectoria y el buen desarrollo de sus funciones en la misma, igualmente
fechas importantes que guarden relación con la empresa como es el día del
electricista, entre otros.
Análisis de necesidades de Comunicación
La comunicación en una organización es de gran importancia, ya que gracias a
ésta el trabajo en equipo es mas eficiente, ayuda a tener un armonioso ambiente
laboral donde los malentendidos disminuyen y se logran mejores resultados dentro
de las diferentes áreas. En consecuencia, se tiene una alta productividad en las
mismas, lo que se resume en una organización fuerte, sólida y en crecimiento.
Está comprobado que nueve de cada diez problemas entre las personas son el
resultado de una mala comunicación. Son tan fuertes los poderes de la
comunicación que pueden dar como resultado la larga o corta existencia de una
empresa. Es tal su influencia que además de ayudar a lograr los objetivos
planteados al inicio de un proyecto, también se puede lograr que se formen lazos
con otras organizaciones, socios, clientes, proveedores, etc., para acrecentar la
productividad de la organización.
En Planta Centro la comunicación no fluye de una manera eficaz debido a que
solo el Departamento de Gestión Social se encarga de llevar toda la información
institucional, lo que genera atraso en cuanto a la comunicación y hasta pérdida de
la misma.
Debido a esto, el personal interno tiene poco acceso a la información y por lo
tanto desconocen en gran parte el desarrollo de su organización no permitiendo
ser participes de lo que acontece día a día. Asimismo todo lo que la empresa
quiere hacer llegar a su personal interno se ve seriamente afectado por la gran
responsabilidad que tiene un solo departamento.
Finalmente, la comunicación es tan fundamental que gracias a ella los
individuos que integran la organización logran entender su papel dentro de ella, y
así ofrecen mejores resultados respecto a su actividad. Esto es lo que se pretende
alcanzar con esta investigación.
Diagnóstico
Luego de haber realizado la investigación y gracias a los datos obtenidos
que fueron arrojados por los instrumentos aplicados en la empresa Planta Centro
ubicada en Morón Estado Carabobo, se puedo detectar las fallas de comunicación
que existen entre el personal interno de dicha organización.
El cuestionario y la observación directa que se realizó demuestran que hay
una necesidad de crear estrategias de índole comunicacional.
Igualmente, el departamento de Gestión Social debe desempeñar un mejor
papel para que sus funciones se cumplan y arrojen los resultados esperados.
Así mismo, se detectó la falta de retroalimentación debido al mal manejo
de la información.
A pesar de que el personal acude a los talleres de capacitación con la mejor
disposición, se deben implementar destrezas que permitan que todos se integren y
exista una excelente comunicación entre ellos.
En la actividad laboral, de acuerdo con las investigaciones, el 80% de los
empleados que fallan lo hace porque no sabe relacionarse con sus compañeros. Un
adecuado flujo de comunicación en una organización, facilita que los objetivos
para los que fue creada se cumplan; además de promover actitudes favorables de
los públicos a la organización, las cuales son indispensables para que ésta subsista
y se desarrolle.
FASE DE PLANIFICACIÓN:
Elaborar PICE
Formulación del plan:
Definición de objetivos
Objetivo General
Reestructurar el departamento de Gestión Social para mejorar las
estrategias comunicacionales que desarrollan en la empresa Planta Centro.
Objetivos Específicos
Fortalecer la identidad corporativa y los canales de información a fin de
proyectar una comunicación adecuada.
Formar e integrar equipos de trabajos que establezca, coordine, ejecute y
evalué las directrices del Departamento de Gestión Social.
Optimizar el clima laboral.
Justificación del Plan
La razón de reestructurar el Departamento de Gestión Social en la empresa
Planta Centro Ubicada en Morón estado Carabobo, se basa en mejorar y fortalecer
las estrategias de comunicación para el publico interno de la organización.
Gran parte de los problemas de efectividad, tanto dentro de las organizaciones
como en la vida personal, está relacionado con incompetencias que presentamos
en la forma de conversar y relacionarnos con otros. La comunicación eficaz se da
cuando existe un adecuado flujo de mensajes, esto tiene como resultado que los
individuos que forman parte del público interno y externo de la organización,
desarrollen adecuadamente sus actividades y así se logran los objetivos de dicha
organización.
Es por ello que gracias a esta investigación se ha detectado la necesidad que
existe de formar e integrar equipos de trabajos en este departamento para así
delegar diferentes responsabilidades y en consecuencia mejorar la información
que se maneja dentro de la empresa.
Otro punto muy importante a tomar en cuenta para lograr una comunicación
eficaz, es el saber escuchar. En una organización se tiene que saber qué necesita la
otra parte, qué piensa, qué opina de la organización. Teniendo estos datos, se
puede estructurar el mensaje adecuado que cumpla con los objetivos planteados.
Es por ello que se pretende reforzar cada uno de los canales que emplea la
empresa para mantener la comunicación con su público interno.
Definición de estrategias:
La definición de estrategias se puede expresar en diversos ámbitos. Entre
ellos: Plan de medios y Relaciones Externas, plan de comunicación interna,
gestión de crisis, responsabilidad social, entre otros.
En el caso de la empresa Planta Centro se procederá a desarrollar un plan de
comunicación interna y el de Responsabilidad Social.
Plan de Comunicación Interna:
Necesidades a cubrir
Refuerzo y mantenimiento de la identidad corporativa.
Integración de equipos de trabajo.
Desarrollo de la cultura organizacional.
Desarrollar la comunicación interna orientada a la comunicación productiva
Desarrollar los canales de comunicación orientados a satisfacer las
necesidades comunicativas de los empleados.
Crear fuentes de información que permitan la toma de decisiones estratégicas.
Duración del plan de comunicación
1 año
Instrumentos de comunicación
Internet (e-mail)
Intranet
Carteleras informativas
Bitácoras operativas
Línea estratégica Acciones MediosCreación de políticas de comunicación incorporando la misión, visión, valores y filosofía organizacional, definiendo públicos y destacando las prioridades comunicativas de cada público y estableciendo los medios y formatos de retroalimentación.
Boletín electrónico informativo
Reunión semanal de jefes de área.
Reunión quincenal de jefes de área con directivos.
Reunión mensual de todos los empleados.
Internet Intranet Tablón de anuncios
Aunado a esto se puede realizar:
*Recorrido de los Jefes de Departamentos: 1 semanal.
*Periódico interno: mensual.
*Eventos Especiales: Aniversario de la empresa, cena navideña y/o año nuevo,
actividades deportivas y culturales: frecuente; días de campo: 1 semestral.
*Renovación de la información de la Intranet: diaria.
*Evaluaciones de desempeños: mensuales.
*Capacitación en habilidades comunicativas a nivel gerencial: cada 6 meses.
*Actualizar las carteleras informativas: semanalmente.
*Técnicas de Desarrollo Organizacional: cuatrimestralmente.
Instrumento de comunicación Interno
Instrumento Personal implicado Personal destinatario
Boletín Dpto. De Gestión Social EmpleadosCarteleras de
anunciosDpto. De Gestión Social Empleados
Intranet Jefes /Empleados
Jefes/ Empleados
blogs JefesEmpleados y dpto. Gestión
Social
Jefes/ Empleados y dpto.
Reuniones Alta dirección/Jefes de áreas/
Empleados
Empleados y jefes de áreas
Plan de Responsabilidad Social
Planta Centro como empresa del Estado venezolano, se muestra consciente
de su alto nivel de responsabilidad con el país y adelanta proyectos que, no
formando parte de los intereses medulares que pueden atribuírsele a una empresa
del sector eléctrico, tienen una alta repercusión en la sociedad. Así, vemos que la
presidencia trabaja para elevar la calidad de vida de muchos venezolanos a través
de proyectos relacionados básicamente con los niños.
También, la Dirección Ejecutiva de Relaciones Institucionales, ha
desarrollado una labor relacionada con el fomento de la cultura y sus metas
pretenden alcanzar la promoción de diversas manifestaciones artísticas, usando
como hilo conductor de éstas con la comunidad, las instalaciones de la empresa a
escala nacional.
La Brigada de Emergencia es un ejemplo de proyección social de la
empresa, pues está constituida por un grupo de trabajadores voluntarios cuya
misión es proteger a la comunidad en casos de sucesos inesperados para los que se
han preparado.
Selecciones de tácticas y Acciones a implementar:
- Desarrollar una cultura que favorezca la comunicación e intercambio de
conocimiento mediante asesoría a directivos, para después éstos la difundan a
los niveles inferiores.
- Implementar una comunicación dinámica.
- Transmitir la información de forma efectiva en todos los niveles.
- Implementación de diversas herramientas para involucrar al empleado con la
identidad de la organización.
- Darle mayor funcionalidad a las carteleras, colocándolas en lugares
estratégicos donde los trabajadores se sientan tranquilos al revisarlos y leerlos.
- Capacitación constante dirigida a directivos y empleados así como cursos de
relaciones humanas, motivación, etc., con lo cual se fomenta la participación y
la comunicación en todos los grupos.
- Capacitación y actualización para aplicar la tecnología a la labor que
desempeñan dentro de la empresa.
- Crear bitácoras diarias, con la finalidad de saber y conocer los avances en sus
tareas diarias y detectar en que tiempo se logran las metas que se
establecieron.
Trabajo en equipo: Es un conjunto de personas que se organizan de una
forma determinada para lograr un objetivo común. Asimismo, están formados por
personas, que aportan una serie de características diferenciales (experiencia,
formación, personalidad, aptitudes, etc.), que van a influir decisivamente en los
resultados que se obtengan.
Delegación de responsabilidades: Conceder a otra persona la autoridad
necesaria para que actúe en nuestro nombre, tome decisiones y/o acciones
especificas en la gestión empresarial. Cuando concedemos esta autoridad y
responsabilidad para que se actúe en nuestro nombre, hemos de comprometernos
con la decisión tomada.
Fortalecer el Clima Organizacional: El clima es una percepción que se
hacen las personas acerca de su trabajo en la organización. El clima lo componen
entre otras cosas variables las relaciones sociales, las instalaciones, la tarea y su
retribución y la imagen de la empresa que desata el orgullo por pertenecer. Es por
ello que es importante mantener un buen clima a través de un buen manejo de la
comunicación.
Las ventajas al aplicar las tácticas y las acciones a implementar serían:
*Creación de un clima favorable para la productividad, eficacia y rentabilidad.
*Disminuye la conflictividad.
*Aumenta la motivación.
Selección de Herramienta de Comunicación:
Con el propósito de fortalecer y mejorar las estrategias de comunicación
que despliega el departamento de Gestión Social para el público interno de la
organización, se pensó en seleccionar algunos canales que ayuden a mejorar las
debilidades en cuanto a retroinformación y de alguna u otra forma apoyen los
proyectos de la organización.
Canales Instrumento de comunicación
Canales Descendentes
memos, notas, boletín, carteleras
informativas, periódico, actividades de
capacitación y se incluiría un material
de presentación de la organización
Canales Ascendente
Mensajes electrónicos, eventos,
asambleas más frecuentes y se
anexaría los concursos de ideas que
ayudarían a la motivación de personal.
Mensajes Claves
Se harían con frecuencia esos
mensajes para logar una ambiente
comunicacionalmente sano y generar
un grado de satisfacción de los
participantes en el proceso de
comunicación y se podían observar en
las carteleras.
Identificación de recursos ( materiales, técnicos y humanos)
Para poder desarrollar la investigación era necesario identificar los
recursos materiales, técnicos y humanos.
Recursos Materiales
Los recursos materiales son los bienes tangibles que la organización puede
utilizar para el logro de sus objetivos, este caso los insumos a emplear como:
material de papelería, pizarra, las diapositivas, etc.
Recursos Humano
Es el conjunto de individuos que forma parte del plan a desarrollar. En los que
se puede mencionar, Gerente del departamento del Gestión Social, diseñador
grafico, periodista, publicista, equipos de apoyos que ayuden para ejecutar las
actividades pautadas, público interno, un personal calificado para impartir los
talleres de capacitación en la organización, entre otros.
Recursos Técnicos
Se amerita tener una serie de equipos pertinente para desarrollar las
actividades antes descritas, entre ellas encontramos: computadoras, acceso a
internet, micrófonos para realizar los talleres, video beam entre otros.
Cronograma de ejecución
Formulación de las acciones de seguimiento, control y evaluación
Aplicación de técnicas de control y evaluación
La evaluación es una herramienta valiosa para el desarrollo de las
actividades de toda organización. Es por ello que se propone lo siguiente:
Reunión semanal o quincenal con los equipos de trabajo para conversar
sobre la manera como están aplicando cada una de las estrategias.
Cada 2 meses realizar talleres o conferencias donde se este motivando
continuamente al personal para que se sientan parte de su organización.
Establecer un plan de acompañamiento con los jefes inmediatos para
revisar la manera como se está manejándola información dentro de la empresa.
Entrevistas ocasionales al personal.
También hacer seguimiento a la capacitación hace que el entusiasmo
inicial se mantenga y se transmita a otros.
Registro de resultados
Se espera que se fortalezca cada estrategia ya establecida por la empresa.
De igual forma, formar equipos de trabajo donde cada uno tenga una
responsabilidad y así la información fluya de manera más rápida. Y lo más
importante que todos puedan entender la importancia de la comunicación en
cualquier ambiente. Existen dos factores importantes para lograr una
comunicación efectiva en una organización: un buen sistema de comunicación y la
persona que lo hará efectivo. Algunas organizaciones no le dan la importancia
debida a la implementación de un sistema organizado de comunicación y mucho
menos a tener en su organigrama una persona capacitada que se encargue de éste.
Es por ello que con esta investigación se pretende alcanzar un mayor
conocimiento y un buen manejo de la comunicación.