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LAS PLANILLAS ELECTRÓNICAS

Juan Carlos Cortés Carcelén Lima, abril 2008

Tendencias de la regulación laboral

Tendencias identificables: Normas destinadas a promover el cumplimiento y mayor fiscalización� Obligatoriedad de registrar el tiempo de trabajo

� Delimitación de los supuestos de intermediación laboral y tercerización

� Responsabilidad solidaria respecto de los beneficios del personal desplazado por los contratistas

� Nueva Ley General de Inspecciones que flexibiliza el procedimiento de inspección y otorga mayores facultades a los inspectores: los procedimientos de denuncia ante el MINTRA sé perciben como más rápidos y efectivos.

� Implementación de la Planilla Electrónica

Estrategias laborales empresariales� Resolución de problemas en materia de contratación de personal

� Se evita el uso de modalidades contractuales inadecuadas� Búsqueda de mecanismos reales de descentralización

� Implementación de mecanismos de autofiscalización� Auditorías internas� Verificación del cumplimiento por parte de contratistas, services

y contratas

� Reducción de costos laboralesMayor utilización de formas de pago no remunerativas (vales de alimentos, utilidades, asignación por educación)

� Mayor inversión en capacitación de personal.

� Generación y difusión de normas internas claras y procedimientos de control

LAS PLANILLAS ELECTRÓNICAS

� Sistema electrónico que reemplaza a las planillas de pago.

� Sustituye a los PDTs 600 (remuneraciones), 610 (Seguro Complementario de Trabajo de Riesgo) y 621 (retenciones del Impuesto a la Renta de cuarta categoría).

� Incluye información adicional a la que ahora se registra en una planilla laboral. Así:

Los empleadores están obligados a presentar datos vinculados a locadores, o personas naturales que presten un servicio bajo cualquier modalidad contractual (salvo rentas de tercera categoría)

¿Qué es la planilla electrónica?

¿Cómo operará la planilla electrónica?

Fuente: SUNAT

� Existe una mayor facilidad para acceder a la información del mercado de trabajo.

� Se fortalece el Sistema de Inspección de Trabajo:

- El RTPS permite al inspector revisar información de la Empresa sin tener que acudir al centro de trabajo (nueva modalidad de actuaciones inspectivas)- A través del RTPS, la AAT puede verificar lo que ocurre en otros lugares del país (el SIIT debe ser centralizado)

� Hay un mayor intercambio de información sobre las entre la AAT y la SUNAT

Implicancias del cambio

Implicancias del cambioMejoran las herramientas del fiscalización del MTPE

Recibos por honorarios

Se debe analizar el adecuado uso de las modalidades no laborales que se contraten sobretodo cuando tienen continuidad

Nivel de ingresos y mano de obra

La estructura de la Empresa debe permitir justificar las actividades e ingresos de la misma.

Tercerización Se debe procurar utilizar la contratación de terceros en los supuestos y con las características previstas por la Ley y fiscalizar el cumplimiento de las obligaciones laborales por parte del tercero.

Implicancias del cambioMejoran las herramientas del fiscalización del MTPE

Remuneraciones y Bases de Cálculo

Se debe estudiar la naturaleza de los conceptos que se pagan en el centro de trabajo, a efectos de establecer si se les está calificando correctamente.

Contratación Se debe analizar la utilización de la contratación temporal en los centros de trabajos. Tener en cuenta que el uso fraudulento de contratos temporales es considerado una infracción grave

Sindicalización No deben producirse prácticas antisindicales: éstas pueden ser advertidas en la contratación del personal y en los aumentos remunerativos

Utilización de la planilla electrónicaProblemas y Soluciones

El registro de los terceros y su personal: ¿a quiénes debo registrar y cuándo?

Destaque de personal (intermediación laboral)

Desplazamiento de personal(tercerización/outsorcing)

A la organización productiva

Al centro de trabajo


� ¿Cuál es la duración mínima del destaque o desplazamiento que exige registro?� La norma no determina nada al respecto. En

principio: no importa cuánto dure la permanencia� ¿Cómo podría detectarse la falta de registro?

� Las inspecciones se realizan antes de la declaración.� La posibilidad de cruzar información con otras declaraciones

tributarias.

� Criterio que se podría utilizar: la asignación de un lugar o puesto de trabajo.


Existe obligación de registrar al íntegro de los trabajadores de terceros por quienes se paga SCTR

PERO...

Cuando el seguro del trabajador de tercero es contratado con una EPS, no se permite registrar ninguna información en la declaración mensual

Otros problemas de las Empresas que contratan SCTR

� Ya se permite registrar un centro de trabajo como centro de riesgo, aún cuando no se tenga un contrato con EsSalud.

� Sin embargo, para los trabajadores que tienen cobertura con una EPS y/o una Cía Privada no hay un campo para registrar que se ha efectuado el pago del aporte, debiendo registrarse el pago en el rubro “otros aportes”

Otros problemas de las Empresas que contratan SCTR

Los trabajadores que no son trabajadores

� En la categoría trabajadores también se registra:

� Al personal en régimen de cuarta – quinta.� A los practicantes del SENATI que no han sido

contratados bajo la LMFL (si se contrata a un estudiante del SENATI sometiéndose a la LMFL, entonces debe utilizarse la categoría: Prestador de servicios Modalidad Formativa)

El caso de las personas en régimen de cuarta - quinta

Los practicantes del SENATI

La detección de trabajadores encubiertos: el personal que percibe ingresos de cuarta categoría

� La planilla electrónica sólo proporciona el nombre de la persona y el monto pagado en cada oportunidad. No se indica cuál ha sido el servicio prestado.

� La continuidad en el pago es un indicio de laboralidad, pero no es un elemento suficiente, se requiere prueba adicional.

� Las únicas mejoras respecto del PDT – retenciones de renta de cuarta son:� Que la información llega al MTPE� Que también se registra a las personas que giran recibos por

montos menores a los que exigen efectuar una retención (menos de S/. 1 500,00)

� Deben registrarse todos los comprobantes independientemente del monto.

� El registro procede inclusive cuando no se hubiese efectuado retención.

� El comprobante se registra en el mes en el cual se efectúo el pago

� De acuerdo a SUNAT: el concepto dieta está reservado para los regidores de los gobiernos locales.


El registro del personal bajo modalidades formativas no permite identificar los conceptos pagados

� Cada mes se registra un pago único por un monto agregado.

� No es posible identificar cuando la persona gozo de vacaciones o percibió la media subvención adicional.

� Es necesario generar una boleta detallada independiente que sí refleje el cumplimiento de las obligaciones con estos prestadores de servicios.

El personal bajo modalidades formativas

El periodo de la declaración

� Pese a que el MTPE ha indicado que se pueden hacer cierres anticipados de planilla, el sistema coloca automáticamente el número de días a declarar, identificándolo con el mes calendario que es objeto de la declaración.

� Los inconvenientes que se generan:� ¿Qué ocurre si decido cerrar mi planilla

anticipadamente?� Hay que distinguir entre el cierre anticipado de la planilla y la

proyección de la planilla.� Si efectúo una proyección de la planilla, entonces al

momento de efectuar la declaración puedo corregir mi proyección, porque ya sé que fue lo que pasó en la realidad.

� Si cierro anticipadamente mi planilla, estaré brindando información distorsionada. Así: puedo registrar un pago por un valor que corresponde a 31 días de trabajo, pero indicar que mi declaración corresponde a treinta días.


� Conceptos respecto de los que no existe inconveniente en efectuar un cierre anticipado:

� Horas extras� Comisiones u otras remuneraciones variables.� Otros conceptos que no se vinculen necesariamente a la

asistencia.

Siempre y cuando el empleador genere mecanismos de publicidad adecuados que permitan identificar cuáles son las fechas de cierre que utiliza en cada caso.


� ¿Qué hacer con las planillas semanales?

� La planilla electrónica es una planilla única y tiene periodicidad mensual. Por tanto: NO PUEDEN EXISTIR PLANILLAS SEMANALES

� Sin embargo, el MTPE admite que se emitan boletas semanales: no hay identidad entre la planilla y la boleta de pago.

� No es posible declarar meses de más de 31 días. Por tanto: si efectúo pagos semanales y entrego boletas semanales, en muchos casos deberé partir las boletas de pago de inicio y fin del periodo para no exceder el periodo máximo de declaración.


La personalización de la Planilla Electrónica

� La planilla electrónica debe ser personalizada de acuerdo a los conceptos que paga la Empresa

� Sin embargo, los nombres de los conceptos pagados no necesariamente coincidirán con aquellos que son pagados por la Empresa.

� Cuándo se debe recurrir a las categorías “otros conceptos” no es posible saber sólo con la planilla electrónica qué se está pagando.

� Las empresas deberían generar mecanismos para publicitar cuáles son los conceptos que vienen incluyendo en su planilla electrónica, especialmente cuando se trate de obligaciones originadas en un convenio colectivo. De lo contrario, podrían ser obligados a efectuar un doble pago.

Los problemas de la boleta de pago

� Continua existiendo la obligación de entregar boletas de pago al momento de pagar. Sin embargo, la planilla electrónica se hace varios días e inclusive semanas después.

� Por tanto: se emiten boletas que no están respaldadas en la planilla.

� La boleta de pago puede hacerse por periodos distintos a los de la planilla (quincena, semana)

� La boleta de pago puede detallar y nombrar adecuadamente los conceptos que se registran genéricamente en la planilla electrónica

� POR TANTO: Ya no es necesario que exista identidad entre la boleta y la planilla y en algunos casos es imposible.¿Cómo se podría pasar en estas condiciones a la boleta digital?

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