Planificación Estrátegica

Gestión basada en resultados, utilizando el modelo PNUD

Lic. Victor Fábrega

Los modelos e instrumentos de gestión en un estado post-neoliberal

• El debate político de un Estado Post-neoliberal y su impacto en la gestión del estado: las ideas políticas detrás de las principales corrientes de gestión.

• Distintas propuestas metodológicas de modernización de la gestión estatal: Gestión por resultados, por programas, por procesos, Nueva Gestión Pública, Calidad Total

• La influencia de las prácticas en el sector privado

Modalidad de gestión operativa

• Esquemas rígidos de trabajo• Control de gestión relativos a los procesos y

actividades• Utilización de la capacidad instalada• Estructuras organizativas verticales y jerárquicas

definidas con unidad de mando• Escalafones rígidos que determinan salarios• Cultura organizacional orientada a los procesos

Modalidad de gestión por programa

• Se diferencian las funciones de coordinación y articulación de proyectos dentro de una organización mayor

• Es híbrida

• No genera una cultura propia dentro del Estado

Planificación estratégica: Modelo Gestión Basada en Resultados

• Implica un proceso contínuo de planificación, seguimiento y la evaluación.

• Es una estrategia general de gestión cuyo objetivo es lograr un mejor desempeño y resultados demostrables.

• Se promueve el aprendizaje y las mejoras permanentes, gestión de riesgos, y la rendición de cuentas.

• Procesos vs. resultados

Relación entre productividad, costos y gestión

• Percepción y medición de la eficiencia (relación recurso/producto) es inherente en la GBR

• Adaptabilidad de la capacidad de producción

• Riesgos de una cultura “resultadista”

Hoja de Ruta

InsumosActividades

Productos

EfectosImpac

tos

¿Cómo?¿Qué

queremos?¿Por qué?

Recursos Resultados

Ejecución

Planificación

Ciclo de Vida de la Planificación Estratégica/Gestión de Resultados

Planificación

Seguimiento

Evaluación

¿Que implica planificar estratégicamente?

• Una planificación, un seguimiento, una evaluación, un aprendizaje y una retroalimentación de buena calidad para volver a planificar

• En la etapa de planificación se define que y como hacer el seguimiento.

• Los resultados esperados son la base de la evaluación.

• En el seguimiento se recaban los datos para la evaluación.

• El seguimiento y la evaluación orientan a menudo a cambios.

• Puede haber necesidad de cambios adicionales o modificaciones en la recolección de datos para el seguimiento.

Objetivos de la Planificación en GBR

• La planificación implica mirar diferentes procesos:▫ Identificar la visión, las metas u objetivos que se deben

lograr.▫ Formular las estrategias necesarias para alcanzar la

visión y los objetivos.▫ Determinar y asignar los recursos (financieros y de

otro tipo) necesarios para alcanzar la visión y los objetivo.

▫ Perfilar los planes de implementación, lo que incluye los planes para supervisar y evaluar los avances logrados para alcanzar la visión y las metas.

En que ayuda la planificación estratégica:

Principios• Apropiación de todo el proceso: consistente con

prioridades nacionales/provinciales, participación de los beneficiarios/comunidad en todo el proceso,

• Compromiso de las partes interesadas• Focalización en resultados: los procesos y

actividades son importantes en tanto permiten alcanzar los objetivos buscados

• Sostenibilidad de las acciones necesarias para mantener los resultados

• Inclusión social

Principales instrumentos de planificación

Principales instrumentos de planificación… cont.

Involucramiento de partes interesadas/afectadas

El equipo de planificación central debería encontrar formas de alentar a las partes interesadas a:

• Poner en suspenso sus opiniones.• Estar abierto a todos los puntos de vista.• Ser creativo

Matrices de Análisis de las Partes InteresadasNombre Institución-grupo-

Interés en la actividad

Naturaleza del Interés +/-

Grupo 1 Mayor participación/influencia

+

Grupo 2 Amenaza a su poder de convocatoria

-

Nombre Institución-grupo-

Importancia (del 1 al 5)

Influencia (del 1 al 5)

Grupo 1 3 2

Grupo 2 5 4

Que se busca en el Análisis de Problemas

• Problemas aparentes, sus causas y sus restricciones.• Tamaño real y la complejidad del problema. • Relación entre factores que contribuyen.• Como y a quienes afecta. • Intervenciones necesarias para una solución sostenible.• Alianzas. • Roles de diferentes partes interesadas.• Recursos para afrontar el problema y sus causas.• Consenso entre las partes.

En esta fase, el objetivo no es definir una solución a los problemas en la forma de un programa o proyecto, sino identificar correctamente las necesidades a abordar.

Análisis de problemas

• Realidades o condiciones negativas, y no en términos de cosas específicas que no están disponibles.

• Centrarse en el presente y no en el futuro.

• No adelantar consecuencias, solo los problemas.

• Darles un orden: priorización de problemas.

Análisis de Problemas

Análisis de causa-efecto

Temas a controlar en el análisis• Problemas y causas relacionadas con el entorno legislativo

/político.• Problemas y causas relacionadas con lagunas en la capacidad

institucional.• Problemas y causas relacionadas con normas sociales y

culturales.• Problemas que afectan a hombres, mujeres y poblaciones

marginadas, así como a los derechos de los diferentes grupos.• Mas de una causa de los problemas identificados.• Problemas en los términos más amplios, mirando más allá de

los temas que preocupan a las partes interesadas individuales• Problemas y sus causas no sólo centrados en las dimensiones

facilmente abordables.

Creación de la visión de futuro

• El objetivo de este proceso es imaginar cómo sería el futuro si se resolvieran esos problemas.

• La visión del futuro puede proporcionar ideas adicionales que no habrían surgido si el proceso se hubiera limitado a una simple reformulación de los problemas en resultados positivos.

Ejemplos de Visión y Misión• VISIÓN• Un Nuevo León democrático. Unido por sus valores,

que ofrezca oportunidades de desarrollo y educación para todos, en un clima de convivencia social armónica con plena vigencia del Estado de Derecho y respeto absoluto a los derechos humanos.

• MISIÓN• Conducir los asuntos internos del orden político del

Estado, coordinando las relaciones del Ejecutivo con el Gobierno Federal, los otros poderes del Estado, los municipios de la entidad, así como agentes consulares.

Ejemplos de visión y misión• Visión• Somos una región autónoma y descentralizada, articulada

competitivamente con el entorno nacional e internacional, que ha logrado: forjar su identidad integrando sus diversas culturas; aprovechar en forma sostenible sus potencialidades: el patrimonio cultural, natural e histórico, los recursos mineros y energéticos, y la biodiversidad agraria; y generar una economía dinámica y solidaria. Una región donde la mayoría de la población accede en forma equitativa a un empleo adecuado, servicios básicos, desarrolla sus capacidades y ejerce plenamente sus deberes y derechos ciudadanos.

• Misión• La misión de los gobiernos regionales es organizar y conducir la

gestión pública regional de acuerdo a sus competencias exclusivas, compartidas y delegadas, en el marco de las políticas nacionales y sectoriales, para contribuir al desarrollo integral y sostenible de la región.

ejemplos• Visión•

La ciudad de Medellín será un modelo de convivencia y desarrollo social en el ámbito nacional e internacional; una metrópoli donde la gente pueda consumir más ciudad, más cultura y más espacio público; una ciudad donde los gobernantes posibiliten a su colectividad los anhelos de felicidad; una ciudad en la que los habitantes aprenden a construir tejido urbano por encima de sus diferencias; una ciudad donde se pueda vivir con dignidad y seguridad; una ciudad donde se aprovechen las oportunidades para desarrollar plenamente los potenciales de sus habitantes; una ciudad que promueve la calidad de vida y establece como prioridades la educación, la salud, la vivienda, el espacio público y sus equipamientos; una ciudad integrada con el núcleo familiar, con servicios públicos para los ciudadanos; una ciudad donde se ejercita, día a día, la solidaridad y la cultura ciudadana; una ciudad competitiva conectada al mundo global; una ciudad para los encuentros y los diálogos; un espacio urbano para que la gente se junte y comparta generosamente con los demás.

Ejemplos…• Misión•

Estimular el desarrollo humano y cívico de sus habitantes, así como la provisión de los bienes y servicios de consumo colectivo; asegurar la efectividad de los principios, derechos y deberes ciudadanos; promover la prosperidad de todos los habitantes; garantizar la construcción colectiva del Municipio de Medellín, en sus espacios urbano y rural; afianzar la Justicia Social y proyectar a la ciudad de Medellín hacia las corrientes mundiales de la economía y la cultura; contagiar a los habitantes de humanidad para construir, entre todos, una Ciudad más vivible y menos esclava del culto al cemento.

Mapeo de resultados

1- Anotar los resultados positivos de cada problema detectado

2- Retroceder y verificar requisitos y cambios necesarios

3- Distintos niveles de resultados4- No adelantarse a mencionar el “quien” sino el “que”5- Pasar a definir intervenciones generales6- No centrarse únicamente en “soluciones clásicas”7- Como todos los documentos, este es sujeto de

revisión posterior

Lista de Control del Mapeo de Resultados• Resultados para abordar las limitaciones políticas/legislativas• Resultados para abordar las lagunas de las capacidades institucionales• Resultados para abordar las normas culturales y sociales importantes• Rultados para mejorar las condiciones de los hombres, las mujeres y los

grupos marginados• Resultados para abordar los derechos de los diferentes grupos en la

sociedad• Muchos niveles de resultados• Definiciones generales mas alla de las “soluciones clásicas”

• El mapa de resultados proporciona una estampa de la amplia gama de acciones que se necesitarán (incluidas las de promoción y apoyo) y nosolo se centra en proyectos o productos tangibles.

• El mapa de resultados nos muestra dónde se necesitarán acciones de asociados y no solo asociados de la propuesta de los organizadores

Supuestos y Riesgos

• Supuestos: las condiciones necesarias y positivas que permiten una relación causa-efecto exitosa entre diferentes niveles de resultados.

• Riesgos: son eventos o incidencias potenciales más allá del control del gobierno que podrían afectar adversamente al logro de resultados y con alta probabilidad de que ocurra.

Control sobre el proyecto/programa/plan

Control de Gestión decreciente y probabilidad de los supuestos

Nivel mas bajo de prerrequisitos

Nivel mas alto de

prerrequisitos

Supuestos Riesgos

EntoncesSi

LISTA DE CONTROL RÁPIDA PARA VALIDARSUPUESTOS Y RIESGOS

• La condición asumida está fuera del control del programa o proyecto.• La condición asumida es necesaria para el éxito del programa.• La condición asumida no es un resultado que podría ser incluido en el• marco de resultados.• Hay una alta probabilidad de que el supuesto sea cierto.• La suposición es específica y verificable. • La suposición está formulada como si realmente ése fuera el caso.• El riesgo está claramente fuera del control del gobierno.• El riesgo NO es simplemente la reformulación negativa de un supuesto.• Las consecuencias del riesgo son lo suficientemente graves como para• plantear una amenaza al éxito del programa en su conjunto.• Hay una probabilidad de moderada a alta de que el riesgo se produzca.

Primer Borrador del Plan/Proyecto: Componentes

Título Términos usados Responde a:

Impacto Visión, meta, objetivos, efecto a largo plazo, resultados a largo plazo

¿Qué intentamos lograr? ¿Por qué estamos trabajando en esteproblema? ¿Cuál es nuestra meta general?

Efecto Primer resultado positivo o resultado inmediato, prerrequisitos,resultados a corto y medio plazo

¿Dónde queremos estar en cinco años? ¿Qué estamos intentandocambiar de modo más inmediato? ¿Qué debemos tener antes de que podamosalcanzar nuestros objetivos y tener un impacto?

Primer Borrador del Plan/Proyecto: ComponentesTítulo Términos usados Responde a:

Producto Intervenciones, programas ¿Qué necesitamos producir o proporcionar mediante losprogramas o proyectos para alcanzar los resultados a corto y medio plazo? ¿Qué es loque deben proporcionar las diferentes partes interesadas?

Actividades Acciones ¿Qué se debe hacer para obtener estos productos?

Indicadores Medida,medición del desempeño, estándar de desempeño

¿Cómo sabremos si estamos bien encaminados para lograr lo quehemos planeado?

Medios deVerificaciónTérminos comoPreguntas como:

Fuentes de información, evidencias ¿Qué información precisa necesitamos para medir nuestrodesempeño? ¿Cómo obtendremos esta información? ¿Cuánto costará? ¿Se puede darseguimiento a la información?

El marco de resultados

Resultados Indicadores

Líneade base

Meta Medios deverificación

Riesgos y supuestos

Declaración de impacto(Beneficios finales parala población a la queestá dirigido)

Medición delavancerespecto alimpacto

Supuestos que sehacen desde el efectoal impacto. Riesgos deno lograr el impacto

Declaración de efecto(Cambios a corto ymedioplazo en la situación dedesarrollo)

Mediciónde avancerespecto alefecto

Supuestos desde losproductos al efecto.Riesgo de no lograrel efecto.

El marco de resultadosResultados

Indicadores

Líneade base

Meta Medios deverificación

Riesgos y supuestos

ProductosProductos y serviciostangibles/intangiblesentregadososuministrados)

Medida delprogresorespecto alproducto

Supuestos desde lasactividades hasta losproductos. Riesgosde no lograr losproductos.

Actividades(Tareas emprendidaspara generar losproductos buscados)

Etapas uobjetivosclave paragenerar losproductos

Precondiciones parala implementación delas actividades

Cadena de Resultados

InsumosActividades

Productos

EfectosImpac

tos

¿Cómo?¿Qué

queremos?¿Por qué?

Recursos Resultados

Ejecución

Planificación

Impacto

Los impactos son cambios intencionados o reales en el desarrollo humano medidos en

términos de bienestar de las personas.

Son resultados significativos y buscados “del conjunto” de las actividades a realizar.

Están relacionados con las condiciones políticas, sociales y económicas nacionales,

regionales o locales.

EfectoLos efectos son cambios intencionados o reales en las

condiciones de desarrollo que las intervenciones buscan apoyar

Normalmente están relacionados con cambios en el desempeño institucional o el comportamiento de

individuos o grupos.

Los efectos ocupan un espacio intermedio entre los productos y el impacto.

Es importante que la formulación de los efectos tenga en cuenta

la necesidad de medir progresos en relación al efecto y verificar cuándo se ha logrado.

Productos

Los productos son resultados de desarrollo a corto plazo generados por los

proyectos y actividades. Se deben alcanzar con los recursos suministrados

y dentro de un plazo específico (normalmente menos de cinco años).

Relevancia directa con la gestión en sí y la rendición de cuentas.

Actividades

Las actividades describen las acciones que se necesitan para obtener los productos planteados.

Son la coordinación, la asistencia técnica y las tareas de formación organizadas y ejecutadas por el personal del proyecto.

Insumos

Los insumos son esencialmente lo que debe existir o en lo que hay que

invertir para llevar a cabo las actividades.

Resultados Esperados

Características de los Indicadores• ESpecífico: ¿Es el indicador lo suficientemente

específico como para medir avances hacia los resultados?

• Medible: ¿Es el indicador una medida clara y confiable de los resultados?

• Asequibles: ¿Son realistas los resultados para los que el indicador busca registrar avances?

• PeRtinente: ¿Es el indicador pertinente para los efectos y productos buscados?

• Limitados por el Tiempo: ¿Están los datos disponibles con un esfuerzo y costes razonables?

Formulación de Indicadores

Preguntarse si miden: • Los resultados esperados• Cambios• Aspectos que orienten la supervisión

• Verificar : disponibilidad real de datos, tiempos y costos, si existen indicadores útiles

Indicadores cuantitativos mas comunes

Miden resultados en términos de:• Número• Porcentaje• Índice (ejemplo: tasa de nacimiento —

nacimientos por cada 1.0000 habitantes)• Ratio (ejemplo: proporción por sexo —número

de hombres por número de mujeres)

Indicadores cualitativos más comunes

Reflejan juicios, opiniones, percepciones y actitudes de personas ante una determinada situación o tema. Pueden incluir cambios de sensibilidad, satisfacción, influencia, concienciación, comprensión, actitudes, calidad, percepción, diálogo o sentido de bienestar.

Los indicadores cualitativos miden resultados en términos de:

• Satisfacción con …• Cualidad de …• Grado de …• Nivel de …

Tipos de indicadores

• Directos

• Indirectos

• Aproximados

Indicadores de Desempeño

Son señales de cambio y avances hacia el logro de los efectos e impactos buscados.

• Guían la toma de decisiones en la gestión.• Miden avances y logros.• Clarifican la coherencia entre actividades,

productos, efectos e impactos.• Aseguran la legitimidad y la rendición de cuentas a

todas las partes interesadas demostrando avances.• Evaluan el desempeño del personal y del proyecto

Niveles de indicadores• Impacto: ¿qué miramos para verificar si se

produce el cambio buscado en la población?

• Efecto: cambios en las instituciones o población beneficiada por el proyecto/programa

• Producto: bienes o servicios prestados• • Actividad: insumos y recursos utilizados,

acciones, recurso humano involucrado, tiempos

Algunos temas sobre indicadores

• Estadística pública disponible• Diferenciar oferta de demanda• Carga de datos como tarea intrínsica al proceso• Mejora de los registros• Unificación de base de datos o interfaces

(campos comunes)• Encuestas, muestreos, análisis de terceros

La Evaluación

• Mide actividades finalizadas o en curso

• Mide logro de objetivos estipulados

• Valoración objetiva en forma independiente

• Orienta la toma de decisiones

Seguimiento

• Es un proceso continuo.

• Supervisa las acciones, actividades, uso de recursos etc. así como las estrategias y acciones de otros actores para medir los avances hacia la obtención de objetivos.

Inspección, auditoría e investigación

• Inspección: mira estándares normativos, buenas prácticas, etc. cuando se percibe un riesgo o incumplimiento.• Auditoría: valora la idoneidad de los controles

para el uso eficiente de recursos, activos, información, cumplimiento de normas, controles.• Investigación: examen para contribuir al

conocimiento, no fundamente toma de decisiones.