Planejamento, Execução e

Controle de Projetos

Alessandro Almeida

www.alessandroalmeida.com 04/11/2014

MBA EM GESTÃO DE

PROJETOS

Sobre a próxima aula

Nossa próxima aula

(11/11) será na Sala 3

(Bloco Verde)

PLANEJAMENTO

Se preparando para que tudo dê certo...

Relembrando nosso Ciclo de Vida...

Execução

Monitoramento

Encerramento

Iniciação Planejamento

Relembrando nosso Ciclo de Vida...

Execução

Monitoramento

Encerramento

Iniciação Planejamento

Planejamento

1. Detalhar o mapeamento

dos stakeholders do projeto

2. Detalhar o Escopo do

projeto

3. Detalhar a EAP e o

Cronograma

4. Criar o Plano de

Comunicação

5. Criar o Plano de Recursos Humanos

6. Criar o Plano de

Riscos

7. Validar e divulgar os planos do

projeto

Planejamento

Planejamento

1. Detalhar o mapeamento

dos stakeholders do projeto

2. Detalhar o Escopo do

projeto

3. Detalhar a EAP e o

Cronograma

4. Criar o Plano de

Comunicação

5. Criar o Plano de Recursos Humanos

6. Criar o Plano de

Riscos

7. Validar e divulgar os planos do

projeto

Planejamento

Planejamento

1. Detalhar o mapeamento

dos stakeholders do projeto

2. Detalhar o Escopo do

projeto

3. Detalhar a EAP e o

Cronograma

4. Criar o Plano de

Comunicação

5. Criar o Plano de Recursos Humanos

6. Criar o Plano de

Riscos

7. Validar e divulgar os planos do

projeto

Planejamento

2. Detalhar o Escopo do projeto

• Agora que o projeto começou para valer, é fundamental detalhar e formalizar tudo que faz parte dele (e o que não faz parte também!)

2. Detalhar o Escopo do projeto

• Escopo: Soma dos produtos, serviços e resultados a serem fornecidos na forma de projeto (PMBOK, 5ª Edição)

Escopo do Produto x Escopo do Projeto

• Escopo do produto: As características e funções que descrevem um produto, serviço ou resultado

– Fonte: PMBOK, 5ª edição

• Escopo do projeto: O trabalho que precisa ser realizado para entregar um produto, serviço ou resultado com as características e funções especificadas

– Fonte: PMBOK, 5ª edição

2. Detalhar o Escopo do projeto

• Escopo do projeto:

• Escopo do produto:

Documentação Gestão da Mudança

Treinamento da Equipe

Produto / Serviço

Projeto

Produto / Serviço

Requisito A Requisito B Requisito C Requisito N Requisito Z

2. Detalhar o Escopo do projeto

• A Declaração de Escopo pode ser um documento bem detalhado...

2. Detalhar o Escopo do projeto

• A Declaração de Escopo pode ser um documento bem detalhado...

2. Detalhar o Escopo do projeto

• A Declaração de Escopo pode ser um documento bem detalhado...

2. Detalhar o Escopo do projeto

• A Declaração de Escopo pode ser um documento bem detalhado...

– ... mas o principal é definir tudo que está dentro do escopo e tudo que está fora do escopo

• Sim!!!!

– A Declaração de Escopo pode usar, como ponto de partida, o conteúdo do Termo de Abertura do Projeto

Por que complicar o que

pode ser simples?

Planejamento

1. Detalhar o mapeamento

dos stakeholders do projeto

2. Detalhar o Escopo do

projeto

3. Detalhar a EAP e o

Cronograma

4. Criar o Plano de

Comunicação

5. Criar o Plano de Recursos Humanos

6. Criar o Plano de

Riscos

7. Validar e divulgar os planos do

projeto

Planejamento

Planejamento

1. Detalhar o mapeamento

dos stakeholders do projeto

2. Detalhar o Escopo do

projeto

3. Detalhar a EAP e o

Cronograma

4. Criar o Plano de

Comunicação

5. Criar o Plano de Recursos Humanos

6. Criar o Plano de

Riscos

7. Validar e divulgar os planos do

projeto

Planejamento

Planejamento

1. Detalhar o mapeamento

dos stakeholders do projeto

2. Detalhar o Escopo do

projeto

3. Detalhar a EAP e o

Cronograma

4. Criar o Plano de

Comunicação

5. Criar o Plano de Recursos Humanos

6. Criar o Plano de

Riscos

7. Validar e divulgar os planos do

projeto

Planejamento

3. Detalhar a EAP e o Cronograma

• Considerando as informações da Declaração de Escopo, é hora de revisar a EAP e o Cronograma construídos na etapa de Iniciação.

– Há entregas que eu não considerei na versão inicial da EAP?

– Quais atividades preciso incluir no cronograma?

– Quem serão os responsáveis pelas atividades?

3. Detalhar a EAP e o Cronograma

• Lembre-se!

– A EAP e o Cronograma são muito úteis, pois permitem que você, Gerente de Projeto, tenha visibilidade sobre o que deve ser feito, quando será feito, quem fará e quanto vai custar

3. Detalhar a EAP e o Cronograma

• Lembre-se!

– A EAP e o Cronograma são muito úteis, pois permitem que você, Gerente de Projeto, tenha visibilidade sobre o que deve ser feito, quando será feito, quem fará e quanto vai custar

Avaliar o “quanto vai custar?” não faz parte do escopo da nossa disciplina

3. Detalhar a EAP e o Cronograma

• Exemplo de EAP:

Projeto XPTO

Documentação

Descrição de Caso de Uso

Regras de Negócio

Requisitos Funcionais

Requisitos Não Funcionais

Diagrama de Caso de Uso

Diagrama de Classes

Testes

Plano de Testes

Script de Testes

Evidências de Testes

Levantamento de Dados

Entrevistas com os Clientes

Relatórios de Pesquisas

Sistema

Cadastros

Usuário

Paciente

Funcionários

Relatórios Controle de Acesso

3. Detalhar a EAP e o Cronograma

• Exemplo de Cronograma: SETEMBRO OUTUBRO NOVEMBRO DEZEMBRO

1 2 3 4 1 2 3 4 5 1 2 3 4 1 2 3 4

DOCUMENTAÇÃO RESPONSÁVEL

DESCRIÇÃO DE CASO DE USO

Mapear requisitos funcionais José

Mapear requisitos não funcionais Maria

Mapear regras de negócio Manoel

Criar documento Cristina

Inserir diagramas Francisca

Validar com o cliente Joana

DIAGRAMA DE CASO DE USO

Identificar atores Roberto

Definir casos de uso Mário

Criar diagramas Pedro

SISTEMA

CADASTROS

Usuário

Codificar módulo João

Realizar testes unitários Carlos

Encaminhar módulo para o testador Tatiane

Detalhamento da EAP

• A EAP apresenta uma visão detalhada do escopo do projeto...

– Provavelmente, a sua Declaração de Escopo apresenta os níveis 1 e 2 da EAP

Detalhamento da EAP

• A EAP apresenta uma visão detalhada do escopo do projeto...

– Provavelmente, a sua Declaração de Escopo apresenta os níveis 1 e 2 da EAP

Projeto XPTO

Documentação

Descrição de Caso de Uso

Regras de Negócio

Requisitos Funcionais

Requisitos Não Funcionais

Diagrama de Caso de Uso

Diagrama de Classes

Testes

Plano de Testes

Script de Testes

Evidências de Testes

Levantamento de Dados

Entrevistas com os Clientes

Relatórios de Pesquisas

Sistema

Cadastros

Usuário

Paciente

Funcionários

Relatórios Controle de

Acesso

Nível 1

Nível 2

Detalhamento da EAP

Qual é o nível de detalhe ideal para a EAP?

Detalhamento da EAP

• Quando o próximo nível de detalhe de um componente da EAP contemplar atividades, talvez seja o momento de parar o detalhamento...

Projeto Sem Nome

Documentação

Descrição de Caso de Uso

Regras de Negócio Requisitos Funcionais

Requisitos Não Funcionais

Fluxos principais, alternativos e de exceção

Detalhamento da EAP

• Mas enquanto não for possível atribuir um item da EAP para um único responsável, talvez ainda seja possível incluir mais níveis...

Projeto Sem Nome

Documentação

Descrição de Caso de Uso

Detalhamento da EAP

• Mas enquanto não for possível atribuir um item da EAP para um único responsável, talvez ainda seja possível incluir mais níveis...

Projeto Sem Nome

Documentação

Descrição de Caso de Uso

Regras de Negócio Requisitos Funcionais

Requisitos Não Funcionais

Fluxos principais, alternativos e de exceção

Transição da EAP para o Cronograma

• Após detalhar a EAP, as atividades para realizar cada entrega devem ser listadas no cronograma...

3. Detalhar a EAP e o Cronograma

• Exemplo de Cronograma: SETEMBRO OUTUBRO NOVEMBRO DEZEMBRO

1 2 3 4 1 2 3 4 5 1 2 3 4 1 2 3 4

DOCUMENTAÇÃO RESPONSÁVEL

DESCRIÇÃO DE CASO DE USO

Mapear requisitos funcionais José

Mapear requisitos não funcionais Maria

Mapear regras de negócio Manoel

Criar documento Cristina

Inserir diagramas Francisca

Validar com o cliente Joana

DIAGRAMA DE CASO DE USO

Identificar atores Roberto

Definir casos de uso Mário

Criar diagramas Pedro

SISTEMA

CADASTROS

Usuário

Codificar módulo João

Realizar testes unitários Carlos

Encaminhar módulo para o testador Tatiane

Transição da EAP para o Cronograma

• Neste momento, o Gerente de Projetos deve responder – pelo menos – duas perguntas:

– Quanto tempo vai demorar?

– Quem fará?

Transição da EAP para o Cronograma

• Neste momento, o Gerente de Projetos deve responder – pelo menos – duas perguntas:

– Quanto tempo vai demorar?

– Quem fará?

Como estimar corretamente?

Gerente de Projeto que nunca consegue acertar uma estimativa...

Estimar a Duração das Atividades

Um dos grandes dilemas da humanidade!

Estimar a Duração das Atividades

Mas algumas técnicas podem ajudar...

Estimar a Duração das Atividades

• Opinião Especializada...

– Profissionais experientes naquela atividade podem ajudá-lo a definir quanto tempo é necessário para realizá-la

Estimar a Duração das Atividades

• Estimativa Análoga...

– Um projeto semelhante, realizado recentemente, pode servir de base para definir a duração das atividades

Estimar a Duração das Atividades

• Estimativa Paramétrica...

– Relação estatística entre dados históricos e outras variáveis para calcular a estimativa.

– Exemplo...

• Em um projeto de instalação de rede de computadores, sei que demoro 1 hora para instalar 15 metros de cabo, então posso afirmar que vou demorar 10 horas para instalar os 150 metros necessários para o projeto

Importante!

• Será muito mais fácil realizar estimativas a partir dos níveis mais baixos da EAP...

• Uma base histórica consistente pode ser útil para realizar as estimativas

• Não ignore a opinião da equipe

• Cuidado com a “gordura”!

• Inclua um responsável para cada atividade

3. Detalhar a EAP e o Cronograma

Você também será avaliado pela

coerência das suas estimativas! (dependendo da situação, entregar antes do prazo pode

ser tão negativo quanto entregar depois do prazo)

A verdade sobre os cronogramas!

Um cronograma (por mais detalhado

que seja) não vai proteger o projeto de

uma liderança frágil, comunicação

inadequada ou metas imprecisas

Por que os cronogramas falham?

• Podemos listar três motivos...

1. Um cronograma é um tiro no escuro

2. Um cronograma é uma probabilidade

3. Fazer estimativas é difícil

Aumentando a chance de sucesso...

Dividir para

conquistar!

Aumentando a chance de sucesso...

• Sempre que possível, “quebre” o seu cronograma em pequenas entregas... – Já será possível coletar os feedbacks dos stakeholders

– Potencializa a percepção de resultado

– A equipe fica mais engajada

– Você consegue perceber antes se o “gato subiu no telhado” (e resolver)

• Será que funciona? – Compartilhando meu aprendizado...

Para saber mais...

Para saber mais...

Para saber mais...

Planejamento

1. Detalhar o mapeamento

dos stakeholders do projeto

2. Detalhar o Escopo do

projeto

3. Detalhar a EAP e o

Cronograma

4. Criar o Plano de

Comunicação

5. Criar o Plano de Recursos Humanos

6. Criar o Plano de

Riscos

7. Validar e divulgar os planos do

projeto

Planejamento

Planejamento

1. Detalhar o mapeamento

dos stakeholders do projeto

2. Detalhar o Escopo do

projeto

3. Detalhar a EAP e o

Cronograma

4. Criar o Plano de

Comunicação

5. Criar o Plano de Recursos Humanos

6. Criar o Plano de

Riscos

7. Validar e divulgar os planos do

projeto

Planejamento

Planejamento

1. Detalhar o mapeamento

dos stakeholders do projeto

2. Detalhar o Escopo do

projeto

3. Detalhar a EAP e o

Cronograma

4. Criar o Plano de

Comunicação

5. Criar o Plano de Recursos Humanos

6. Criar o Plano de

Riscos

7. Validar e divulgar os planos do

projeto

Planejamento

4. Criar o Plano de Comunicação

• Agora que você já mapeou todas as partes interessadas, é hora de planejar a comunicação!

4. Criar o Plano de Comunicação

• Por que a comunicação é importante?

– O Gerente do Projeto passa a maior parte do tempo comunicando-se com...

• Equipe

• Sponsor

• Fornecedores

• Demais stakeholders

– ...então é fundamental definir como e quando nos comunicaremos com os stakeholders do projeto

4. Criar o Plano de Comunicação

• Qual é o meu público-alvo?

– Observar a lista de stakeholders!

• O que é necessário comunicar?

– Situação do projeto (prazo, custo, etc.)?

– Novas entregas?

– Cada público com o seu nível de informação!

• Qual é a frequência?

– Diário? Semanal? Quinzenal?

4. Criar o Plano de Comunicação

• Exemplos de ferramentas de comunicação...

– Relatório de Status (apresentação ou detalhado)

– Site do Projeto

– Diário de Bordo

– Apresentação Executiva

– Situação Financeira do Projeto

Planejamento

1. Detalhar o mapeamento

dos stakeholders do projeto

2. Detalhar o Escopo do

projeto

3. Detalhar a EAP e o

Cronograma

4. Criar o Plano de

Comunicação

5. Criar o Plano de Recursos Humanos

6. Criar o Plano de

Riscos

7. Validar e divulgar os planos do

projeto

Planejamento

Planejamento

1. Detalhar o mapeamento

dos stakeholders do projeto

2. Detalhar o Escopo do

projeto

3. Detalhar a EAP e o

Cronograma

4. Criar o Plano de

Comunicação

5. Criar o Plano de Recursos Humanos

6. Criar o Plano de

Riscos

7. Validar e divulgar os planos do

projeto

Planejamento

Planejamento

1. Detalhar o mapeamento

dos stakeholders do projeto

2. Detalhar o Escopo do

projeto

3. Detalhar a EAP e o

Cronograma

4. Criar o Plano de

Comunicação

5. Criar o Plano de Recursos Humanos

6. Criar o Plano de

Riscos

7. Validar e divulgar os planos do

projeto

Planejamento

5. Criar o Plano de Recursos Humanos

• Engloba (também, mas não somente) os seguintes tópicos...

– Quem fará parte da equipe?

– Como a equipe do projeto será estruturada? (organograma)

5. Criar o Plano de Recursos Humanos

• Engloba (também, mas não somente) os seguintes tópicos...

– Quais são as habilidades e conhecimentos necessários para realizar o projeto?

– Treinamentos serão necessários?

– É necessário contratar alguém?

5. Criar o Plano de Recursos Humanos

• Engloba (também, mas não somente) os seguintes tópicos...

– Quais são as habilidades e conhecimentos necessários para realizar o projeto?

– Treinamentos serão necessários?

– É necessário contratar alguém?

Não deixe para pensar nos Recursos Humanos somente quando o projeto

entrar na execução!

VAMOS PENSAR UM POUCO?

Sabendo a hora de parar...

Sabendo a hora de parar...

• Após a leitura do artigo, discutam os seguintes tópicos: – Como o planejamento pode ajudar a empresa a não ter que

interromper um projeto?

– Como o planejamento pode ajudar a empresa a identificar um projeto fracassado (aquele que já começa errado)? Qual deve ser a postura do gerente de projeto nesta situação?

– O estudo de caso da DevOne, discutido na aula passada, apresenta um projeto com grandes chances de ser um fracasso. Considerando as orientações do artigo e os assuntos discutidos até o momento, qual seria a sua abordagem para gerenciar este projeto?

DÚVIDAS?

MUITO OBRIGADO!

alessandro.almeida@uol.com.br

www.alessandroalmeida.com/unifieo.htm

www.slideshare.net/alessandroalmeida