planejamento, execução e controle de projetos (24/03/2015)
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Planejamento, Execução e
Controle de Projetos
Alessandro Almeida
www.alessandroalmeida.com 24/03/2015
MBA EM GESTÃO DE
PROJETOS
PLANEJAMENTO
Se preparando para que tudo dê certo...
Relembrando nosso Ciclo de Vida...
Execução
Monitoramento
Encerramento
Iniciação Planejamento
Relembrando nosso Ciclo de Vida...
Execução
Monitoramento
Encerramento
Iniciação Planejamento
Planejamento
1. Detalhar o mapeamento
dos stakeholders do projeto
2. Detalhar o Escopo do
projeto
3. Detalhar a EAP e o
Cronograma
4. Criar o Plano de
Comunicação
5. Criar o Plano de Recursos Humanos
6. Criar o Plano de
Riscos
7. Validar e divulgar os planos do
projeto
Planejamento
Planejamento
1. Detalhar o mapeamento
dos stakeholders do projeto
2. Detalhar o Escopo do
projeto
3. Detalhar a EAP e o
Cronograma
4. Criar o Plano de
Comunicação
5. Criar o Plano de Recursos Humanos
6. Criar o Plano de
Riscos
7. Validar e divulgar os planos do
projeto
Planejamento
Agora sim temos tudo que é necessário
para o Mapeamento dos Stakeholders.
Let’s go!
Planejamento
1. Detalhar o mapeamento
dos stakeholders do projeto
2. Detalhar o Escopo do
projeto
3. Detalhar a EAP e o
Cronograma
4. Criar o Plano de
Comunicação
5. Criar o Plano de Recursos Humanos
6. Criar o Plano de
Riscos
7. Validar e divulgar os planos do
projeto
Planejamento
2. Detalhar o Escopo do projeto
• Agora que o projeto começou para valer, é fundamental detalhar e formalizar tudo que faz parte dele (e o que não faz parte também!)
2. Detalhar o Escopo do projeto
• Escopo: Soma dos produtos, serviços e resultados a serem fornecidos na forma de projeto (PMBOK, 5ª Edição)
Escopo do Produto x Escopo do Projeto
• Escopo do produto: As características e funções que descrevem um produto, serviço ou resultado
– Fonte: PMBOK, 5ª edição
• Escopo do projeto: O trabalho que precisa ser realizado para entregar um produto, serviço ou resultado com as características e funções especificadas
– Fonte: PMBOK, 5ª edição
2. Detalhar o Escopo do projeto
• Escopo do projeto:
• Escopo do produto:
Documentação Gestão da Mudança
Treinamento da Equipe
Produto / Serviço
Projeto
Produto / Serviço
Requisito A Requisito B Requisito C Requisito N Requisito Z
2. Detalhar o Escopo do projeto
• A Declaração de Escopo pode ser um documento bem detalhado...
2. Detalhar o Escopo do projeto
• A Declaração de Escopo pode ser um documento bem detalhado...
2. Detalhar o Escopo do projeto
• A Declaração de Escopo pode ser um documento bem detalhado...
2. Detalhar o Escopo do projeto
• A Declaração de Escopo pode ser um documento bem detalhado...
– ... mas o principal é definir tudo que está dentro do escopo e tudo que está fora do escopo
• Sim!!!!
– A Declaração de Escopo pode usar, como ponto de partida, o conteúdo do Termo de Abertura do Projeto
Por que complicar o que
pode ser simples?
Planejamento
1. Detalhar o mapeamento
dos stakeholders do projeto
2. Detalhar o Escopo do
projeto
3. Detalhar a EAP e o
Cronograma
4. Criar o Plano de
Comunicação
5. Criar o Plano de Recursos Humanos
6. Criar o Plano de
Riscos
7. Validar e divulgar os planos do
projeto
Planejamento
Planejamento
1. Detalhar o mapeamento
dos stakeholders do projeto
2. Detalhar o Escopo do
projeto
3. Detalhar a EAP e o
Cronograma
4. Criar o Plano de
Comunicação
5. Criar o Plano de Recursos Humanos
6. Criar o Plano de
Riscos
7. Validar e divulgar os planos do
projeto
Planejamento
Planejamento
1. Detalhar o mapeamento
dos stakeholders do projeto
2. Detalhar o Escopo do
projeto
3. Detalhar a EAP e o
Cronograma
4. Criar o Plano de
Comunicação
5. Criar o Plano de Recursos Humanos
6. Criar o Plano de
Riscos
7. Validar e divulgar os planos do
projeto
Planejamento
3. Detalhar a EAP e o Cronograma
• Considerando as informações da Declaração de Escopo, é hora de revisar a EAP e o Cronograma construídos na etapa de Iniciação.
– Há entregas que eu não considerei na versão inicial da EAP?
– Quais atividades preciso incluir no cronograma?
– Quem serão os responsáveis pelas atividades?
3. Detalhar a EAP e o Cronograma
• Lembre-se!
– A EAP e o Cronograma são muito úteis, pois permitem que você, Gerente de Projeto, tenha visibilidade sobre o que deve ser feito, quando será feito e quem fará
3. Detalhar a EAP e o Cronograma
• Exemplo de EAP:
Projeto XPTO
Documentação
Descrição de Caso de Uso
Regras de Negócio
Requisitos Funcionais
Requisitos Não Funcionais
Diagrama de Caso de Uso
Diagrama de Classes
Testes
Plano de Testes
Script de Testes
Evidências de Testes
Levantamento de Dados
Entrevistas com os Clientes
Relatórios de Pesquisas
Sistema
Cadastros
Usuário
Paciente
Funcionários
Relatórios Controle de Acesso
3. Detalhar a EAP e o Cronograma
• Exemplo de Cronograma: SETEMBRO OUTUBRO NOVEMBRO DEZEMBRO
1 2 3 4 1 2 3 4 5 1 2 3 4 1 2 3 4
DOCUMENTAÇÃO RESPONSÁVEL
DESCRIÇÃO DE CASO DE USO
Mapear requisitos funcionais José
Mapear requisitos não funcionais Maria
Mapear regras de negócio Manoel
Criar documento Cristina
Inserir diagramas Francisca
Validar com o cliente Joana
DIAGRAMA DE CASO DE USO
Identificar atores Roberto
Definir casos de uso Mário
Criar diagramas Pedro
SISTEMA
CADASTROS
Usuário
Codificar módulo João
Realizar testes unitários Carlos
Encaminhar módulo para o testador Tatiane
Detalhamento da EAP
• A EAP apresenta uma visão detalhada do escopo do projeto...
– Provavelmente, a sua Declaração de Escopo apresenta os níveis 1 e 2 da EAP
Detalhamento da EAP
• A EAP apresenta uma visão detalhada do escopo do projeto...
– Provavelmente, a sua Declaração de Escopo apresenta os níveis 1 e 2 da EAP
Projeto XPTO
Documentação
Descrição de Caso de Uso
Regras de Negócio
Requisitos Funcionais
Requisitos Não Funcionais
Diagrama de Caso de Uso
Diagrama de Classes
Testes
Plano de Testes
Script de Testes
Evidências de Testes
Levantamento de Dados
Entrevistas com os Clientes
Relatórios de Pesquisas
Sistema
Cadastros
Usuário
Paciente
Funcionários
Relatórios Controle de
Acesso
Nível 1
Nível 2
Detalhamento da EAP
Qual é o nível de detalhe ideal para a EAP?
Detalhamento da EAP
• Quando o próximo nível de detalhe de um componente da EAP contemplar atividades, talvez seja o momento de parar o detalhamento...
Projeto Sem Nome
Documentação
Descrição de Caso de Uso
Regras de Negócio Requisitos Funcionais
Requisitos Não Funcionais
Fluxos principais, alternativos e de exceção
Detalhamento da EAP
• Mas enquanto não for possível atribuir um item da EAP para um único responsável, talvez ainda seja possível incluir mais níveis...
Projeto Sem Nome
Documentação
Descrição de Caso de Uso
Detalhamento da EAP
• Mas enquanto não for possível atribuir um item da EAP para um único responsável, talvez ainda seja possível incluir mais níveis...
Projeto Sem Nome
Documentação
Descrição de Caso de Uso
Regras de Negócio Requisitos Funcionais
Requisitos Não Funcionais
Fluxos principais, alternativos e de exceção
Transição da EAP para o Cronograma
• Após detalhar a EAP, as atividades para realizar cada entrega devem ser listadas no cronograma...
3. Detalhar a EAP e o Cronograma
• Exemplo de Cronograma: SETEMBRO OUTUBRO NOVEMBRO DEZEMBRO
1 2 3 4 1 2 3 4 5 1 2 3 4 1 2 3 4
DOCUMENTAÇÃO RESPONSÁVEL
DESCRIÇÃO DE CASO DE USO
Mapear requisitos funcionais José
Mapear requisitos não funcionais Maria
Mapear regras de negócio Manoel
Criar documento Cristina
Inserir diagramas Francisca
Validar com o cliente Joana
DIAGRAMA DE CASO DE USO
Identificar atores Roberto
Definir casos de uso Mário
Criar diagramas Pedro
SISTEMA
CADASTROS
Usuário
Codificar módulo João
Realizar testes unitários Carlos
Encaminhar módulo para o testador Tatiane
Transição da EAP para o Cronograma
• Neste momento, o Gerente de Projetos deve responder – pelo menos – duas perguntas:
– Quanto tempo vai demorar?
– Quem fará?
Transição da EAP para o Cronograma
• Neste momento, o Gerente de Projetos deve responder – pelo menos – duas perguntas:
– Quanto tempo vai demorar?
– Quem fará?
Como estimar corretamente?
Gerente de Projeto que nunca consegue acertar uma estimativa...
Estimar a Duração das Atividades
Um dos grandes dilemas da humanidade!
Estimar a Duração das Atividades
Mas algumas técnicas podem ajudar...
Estimar a Duração das Atividades
• Opinião Especializada...
– Profissionais experientes naquela atividade podem ajudá-lo a definir quanto tempo é necessário para realizá-la
Estimar a Duração das Atividades
• Estimativa Análoga...
– Um projeto semelhante, realizado recentemente, pode servir de base para definir a duração das atividades
Estimar a Duração das Atividades
• Estimativa Paramétrica...
– Relação estatística entre dados históricos e outras variáveis para calcular a estimativa.
– Exemplo...
• Em um projeto de instalação de rede de computadores, sei que demoro 1 hora para instalar 15 metros de cabo, então posso afirmar que vou demorar 10 horas para instalar os 150 metros necessários para o projeto
Importante!
• Será muito mais fácil realizar estimativas a partir dos níveis mais baixos da EAP...
• Uma base histórica consistente pode ser útil para realizar as estimativas
• Não ignore a opinião da equipe
• Cuidado com a “gordura”!
• Inclua um responsável para cada atividade
3. Detalhar a EAP e o Cronograma
Você também será avaliado pela
coerência das suas estimativas! (dependendo da situação, entregar antes do prazo pode
ser tão negativo quanto entregar depois do prazo)
A verdade sobre os cronogramas!
Um cronograma (por mais detalhado
que seja) não vai proteger o projeto de
uma liderança frágil, comunicação
inadequada ou metas imprecisas
Por que os cronogramas falham?
• Podemos listar três motivos...
1. Um cronograma é um tiro no escuro
2. Um cronograma é uma probabilidade
3. Fazer estimativas é difícil
Aumentando a chance de sucesso...
Dividir para
conquistar!
Aumentando a chance de sucesso...
• Sempre que possível, “quebre” o seu cronograma em pequenas entregas... – Já será possível coletar os feedbacks dos stakeholders
– Potencializa a percepção de resultado
– A equipe fica mais engajada
– Você consegue perceber antes se o “gato subiu no telhado” (e resolver)
• Será que funciona? – Compartilhando meu aprendizado...
Para saber mais...
Para saber mais...
Para saber mais...
VAMOS PENSAR UM POUCO?
Sabendo a hora de parar...
Sabendo a hora de parar...
• Após a leitura do artigo, discutam os seguintes tópicos: – Como o planejamento pode ajudar a empresa a não ter que
interromper um projeto?
– Como o planejamento pode ajudar a empresa a identificar um projeto fracassado (aquele que já começa errado)? Qual deve ser a postura do gerente de projeto nesta situação?
– O estudo de caso da DevOne, discutido na aula passada, apresenta um projeto com grandes chances de ser um fracasso. Considerando as orientações do artigo e os assuntos discutidos até o momento, qual seria a sua abordagem para gerenciar este projeto?
DÚVIDAS?
