planejamento 2
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Universidade de Brasília Faculdade de Economia, Administração, Contabilidade e Ciência da Informação e Documentação Departamento de Ciência da Informação e Documentação Disciplina: Planejamento e Gestão de Instituições Arquivísticas Prof.: Lillian Alvares. Planejamento 2. - PowerPoint PPT PresentationTRANSCRIPT
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Universidade de BrasliaFaculdade de Economia, Administrao, Contabilidade e Cincia da Informao e DocumentaoDepartamento de Cincia da Informao e DocumentaoDisciplina: Planejamento e Gesto de Instituies ArquivsticasProf.: Lillian Alvares
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Existem trs nveis distintos de planejamento:Planejamento EstratgicoPlanejamento Ttico Planejamento Operacional
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o planejamento mais amplo e abrange toda a organizao. Suas caractersticas so: projetado no longo prazo e seus efeitos e conseqncias so estendidos para vrios anos (em geral, cinco) pela frente.
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O planejamento estratgico , normalmente, de responsabilidade dos nveis mais altos da empresa e diz respeito tanto formulao de objetivos quanto seleo dos cursos de ao a serem seguidos para sua consecuo, levando em conta as condies externas e internas empresa e sua evoluo esperada.
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Envolve a empresa como uma totalidade, abrange todos os recursos e reas de atividade, e preocupa-se em atingir os objetivos em nvel organizacional.
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definido pela cpula da organizao (no nvel institucional) e corresponde ao plano maior ao qual todos os demais esto subordinados.
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um processo gerencial que possibilita ao executivo estabelecer o rumo a ser seguido pela empresa com vistas a obter um nvel de otimizao na relao da empresa com seu ambiente.
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O nvel estratgico de influncia considera a estrutura organizacional de toda a empresa e a melhor interao desta com o ambiente.
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A etapa de implementao dos processos de mudana estratgica ou estrutural nas organizaes a mais difcil de todo o processo. Geralmente, no existem problemas nas etapas de definio da misso e estabelecimento de estratgias. Os problemas aparecem quando estas devem ser executadas na prtica
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Ausncia de liderana e acompanhamento do executivo principal da instituio; Falta de cultura de planejamento por parte dos funcionrios e falta de cultura estratgica por parte dos dirigentes; Inexistncia de sistemas de informao que possibilitem a coleta e sistematizao das informaes;Falta de capacitao da equipe de implementao;
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Incompreenso da importncia da influncia da cultura e do clima organizacional;Competio pelo poder, que acaba afetando o desempenho das equipes de trabalho; Falta de acompanhamento e controle da execuo das aes planejadas.
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Estrutura refere-se ao modo de organizao das tarefas e das pessoas, o que inclui o organograma da empresa e suas principais polticas internas; Sistemas dizem respeito ao workflow da organizao, ao fluxo de processos e informaes e aos sistemas de tomada de deciso gerencial; Estilo refere-se aos aspectos do clima organizacional relacionados ao comportamento e mentalidade dos membros da instituio;
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Equipe so as pessoas certas na equipe de planejamento e implementao;Habilidades trata-se do conjunto de habilidades das pessoas que compem a organizao, o qual se traduz na habilidade da prpria organizao; Estratgia refere-se maneira pela qual a instituio implementa sua viso de futuro; Valores Compartilhados trata-se do conjunto de valores, princpios e diretrizes que motiva o comprometimento e o empenho de todos na empresa.
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1. O princpio da contribuio aos objetivos, e neste aspecto o planejamento deve sempre visar aos objetivos mximos da empresa. No processo de planejamento deve-se hierarquizar os objetivos estabelecidos e procurar alcan-los em sua totalidade, tendo em vista a interligao entre eles.
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2.O princpio da precedncia do planejamento, corresponde que essa funo administrativa que vem antes das outras. De maneira geral, o planejamento do que e como vai ser feito aparece na ponta do processo.
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3.O princpio da maior penetrao e abrangncia, pois o planejamento pode provocar uma srie de modificaes nas caractersticas e atividades da empresa. As modificaes provocadas nas pessoas podem corresponder necessidade de treinamento, substituio, transferncias, funes, avaliao, etc.; na tecnologia pode ser apresentada pela evoluo dos conhecimentos, pelas novas maneiras de fazer os trabalhos, etc.; e nos sistemas podem ocorrer alteraes nas responsabilidades estabelecidas nos nveis de autoridade, descentralizao, comunicaes, procedimentos, instituies, etc.
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4.Princpio da maior eficincia, eficcia e efetividade. O planejamento deve procurar maximizar os resultados e minimizar as deficincias. Atravs desses aspectos, o planejamento procura proporcionar a empresa uma situao de eficincia, eficcia e efetividade
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Eficincia : Resolver problemas; Salvaguardar os recursos aplicados; Cumprir o seu dever; Reduzir os custos. (Como fazer)
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Eficcia :Fazer as coisas certas; Produzir alternativas criativas; Maximizar a utilizao de recursos; Obter resultados; Aumentar o lucro.(Resultados)
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Efetividade :Manter-se no ambiente.Apresentar resultados globais positivos ao longo do tempo.(Permanncia)
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Identifica reas que exigem decises e garante que a devida ateno lhe ser dispensada, tendo em vista os resultados esperados; Estabelece um fluxo mais rgido de informaes importantes para os tomadores de deciso e que sejam as mais adequadas para o processo; Facilita a mudana organizacional durante a execuo dos planos estabelecidos, atravs de uma comunicao adequada e apropriada; Procura o envolvimento dos vrios elementos da empresa para os objetivos, desafios e metas atravs do direcionamento dos esforos; Facilita e agiliza o processo de tomada de deciso;
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Facilita a alocao dos recursos da empresa; Possibilita maior consenso, compromisso e consistncia; Cria alternativas gerenciais; Possibilita o comportamento sinrgico das vrias unidades organizacionais; Possibilita a empresa manter maior interao com o ambiente;Incentiva e facilita a funo de direo da empresa; Transforma a empresa reativa em empresa proativa
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Facilita e desenvolve um processo descentralizado de deciso na empresa; Cria situaes em que os administradores da empresa se sentem obrigados a se afastarem das atividades rotineiras da empresa; Incentiva a utilizao de modelos organizacionais adequados aos diversos contextos ambientais atuais e futuros; Orienta o desenvolvimento de outros planejamentos a nvel ttico ou operacional.
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Uma das causas mais comuns do fracasso do planejamento a falta de um conjunto de objetivos claramente definidos.
Sem planejamento, uma empresa no ter certeza do seu caminho. Sem objetivos, uma empresa no ter condies de medir seu desempenho.
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um processo permanente e contnuo. sempre voltado para o futuro.Visa a racionalidade da tomada de decises.Visa selecionar uma entre vrias alternativas. uma tcnica de alocao de recursos. uma tcnica de mudanas e inovaes.
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Nveis da EmpresaPlanejamentoContedoExtenso de TempoAmplitudeInstitucionalEstratgicoGenrico e sintticoLongo prazoMacroorientado. Aborda a empresa como uma totalidade.IntermedirioTticoMenos genrico e mais detalhadoMdio prazoAborda cada unidade da empresa ou cada conjunto de recursos separadamente.OperacionalOperacionalDetalhado e analticoCurto prazoMicroorientado. Aborda cada tarefa ou operao isoladamente.
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Planejamento Estratgico: realizado nas funes mais elevadas da empresa, tem maior alcance de tempo e as decises envolvidas englobam a organizao como um todo.Planejamento Ttico: realizado pelos executivos, traduz e interpreta as decises da direo e as transforma em planos concretos dentro dos departamentos da empresa. Geralmente tem um mdio alcance de tempo.Planejamento Operacional: aquele que coloca em prtica os planos tticos dentro de cada setor da empresa. Geralmente tem curto alcance de tempo.
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Nvel das decises: o Plano Estratgico sempre realizado nos escales mais elevados da empresa.Dimenso temporal: o Plano Estratgico tem sempre um alcance maior no tempo do que o Plano Operacional.Amplitude de efeitos: as decises envolvidas no Plano Estratgico englobam a organizao como um todo e no simplesmente um parte dela.
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o planejamento que abrange cada departamento ou unidade da organizao.
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Suas caractersticas so: projetado para o mdio prazo, geralmente para o exerccio anual. Envolve cada departamento, abrange seus recursos especficos e preocupa-se em atingir os objetivos departamentais. definido no nvel intermedirio, em cada departamento da empresa.
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Tem por objetivo otimizar determinada rea de resultado e no a empresa como um todo. Portanto, trabalha com decomposies dos objetivos, estratgias e polticas estabelecidos no planejamento estratgico.
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O planejamento ttico desenvolvido a nveis organizacionais inferiores, tendo como principal finalidade utilizao eficiente dos recursos disponveis para a consecuo dos objetivos previamente fixados, segundo uma estratgia pr-determinada bem como as polticas orientativas para o processo decisrio da empresa.
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o planejamento que abrange cada tarefa ou atividade especfica.
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Suas caractersticas so: projetado para o curto prazo. Envolve cada tarefa ou atividade isoladamente e preocupa-se com o alcance de metas especficas. definido no nvel operacional, para cada tarefa ou atividade.
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Pode ser considerado como a formalizao, principalmente atravs de documentos escritos, das metodologias de desenvolvimento e implantao estabelecidas. Portanto, nessa situao tem-se, basicamente, os planos de ao ou planos operacionais.
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Cada um dos planejamentos operacionais devem conter com detalhes: Os recursos necessrios para o seu desenvolvimento e implantao; Os procedimentos bsicos a serem adotados; Os produtos ou resultados finais esperados; Os prazos estabelecidos; Os responsveis pela sua execuo e implantao.
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O planejamento operacional cria condies para a adequada realizao dos trabalhos dirios da empresa.
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Os oramentos so planos estratgicos quando envolvem a empresa como uma totalidade e abrangem um perodo longo, como o caso do planejamento financeiro estratgico.
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So planos tticos quando cobrem determinada unidade ou departamento da empresa por mdio prazo, como so os oramentos departamentais de despesas e que envolvem o exerccio anual.
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So planos operacionais quando a dimenso local e sua temporalidade de curto prazo, como o caso do fluxo de caixa.