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Planeamiento y Control de la Producción

I UNIDAD:

PROCESO ADMINISTRATIVO EN

LA PRODUCCION AGROINDUSTRIAL

PROCESO ADMINISTRATIVO: FUNCIÓN DE LA PLANIFICACIÓN Y ORGANIZACIÓN

Docente: Ing. Miguel Angel Quispe Solano

TARMA 2012

Competencias

Explicar el proceso administrativo en la

industria manufacturera para aplicarlos en

plantas agroindustriales.

El Proceso Administrativo

Son los medios por los cuales se administra, distinguen

el gerente del no gerente. Una expresión sumaria de

estas funciones fundamentales de la administración es:

Planificacion

Organizacion

Direccion

Control

Orden del proceso administrativo

PLANIFICACIÓN

ORGANIZACIÓN

DIRECCIÓN Y/O

EJECUCIÓN

CONTROL Y/O

CONDUCCION

OPERATIVA

¿QUE HACER?

¿CÓMO HACERLO?

HACERLO O

REALIZARLO

VERIFICACIÓN

Estas 4 funciones están entrelazadas e

interrelacionadas, normalmente no llevan a

cabo una secuencia particular,

probablemente este orden se puede tener

en una organización ya establecida, dicho

orden puede variar:

Un administrador de la producción puede

dirigir y después planear.

En general se pone mas énfasis en

determinadas funciones que en otras

dependiendo de la situación particular.

Así mismo unas funciones deben

ejecutarse antes que otras:

La dirección requerirá de personas que lleven actividades señaladas.

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No se puede ejercer una conducción

operativa en el vació debe hacer una

planificación previa a conducirla

operativamente.

Dependiendo de los diferentes niveles de una

organización o incluso entre varios tipos de

empresa: se dan diferentes casos.

Ejemplo: Los administradores de

alta gerencia se dedican a la planeacion y a la

organización de los niveles inferiores.

En cambio los administradores de primer nivel se dedican mas a la dirección y la conducción operativa

La Planificación como función

del proceso Administrativo

Se define como el conjunto de acciones

que se debe de llevar a cabo para

alcanzar una meta u objetivo.

Ejemplo:

planificar la producción implica definir qué

es lo que se va a producir, en qué cantidad

y calidad, cómo se realizará el proceso y

otros

PROCESO: Conjunto de actividades relacionadas entre si por un flujo de información (o de materiales portadores de información) significativa, y que se combinan para suministrar un producto material o inmaterial importante y bien definido.

Proceso de: fabricación

desarrollo

logístico compra - despacho

mantención

facturación, etc.

√ Definición de objetivos y metas: Esto permite tomar el rumbo adecuado para la empresa en su camino hacia el éxito. Se debe precisar qué es lo que queremos hacer en forma clara y realista, y cuánto tiempo necesitarás de acuerdo con las capacidades de la empresa.

¿Que se debe de hacer Para una planificación exitosa?

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√ Encontrar la manera de

alcanzar las metas:

Establece todas las posibles

maneras de alcanzar las

metas, evalúa las alternativas

y decide por la que más le

convenga a la empresa.

En general la planificación debe preparar acciones futuras.

La planificación se da en los niveles superiores aquí ejerce una gran influencia en el éxito de la organización al futuro distante y a las estrategias.

Los niveles mas bajos planean sobre las

tareas de su sector, con un horizonte de

tiempo reducido.

A medida que se baja de nivel crece la

afinación o el detalle de los planes,

reduciendo cada vez mas la inseguridad o

riesgo de la planificación.

IMPORTANCIA DE LA PLANIFICACIÓN

PLANIFICACIÓN

Dirigir

esfuerzos

Especificar metas

en el tiempo Facilita la

coordinación

Reduce el

trabajo

improductivo.

Mejor aprovechamiento

de recursos.

Permite el control

Es una función o una etapa fundamental del

proceso administrativo, pudiéndose afirmar

que es básica para el cumplimiento de las

otras etapas del proceso, sin planificación:

√ No habría nada que organizar

√ Nada para ejecutar

√ Nadie para dirigir

√ Nada para ser controlado y nada que necesite control

Planificación Los Resultados de la planificación, los

objetivos y los datos teóricos se agrupan formando planes

Ejemplo:

√ Planes de ventas

√ Planes de producción

√ Planes de personal

√ Planes de trabajo

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El PLAN DE PRODUCCIÓN contiene, por ejemplo: Los objetivos y datos teóricos sobre fabricación de productos. Así mismo ciertos plazos.

Solo con estas informaciones se puede verificar, durante la fabricación, si se están realizando o no, y en que medida, las tareas previstas en la planificación.

Cuanto mas cuidadosa, sistemática y detallada sea la planificación en la empresa:

√ Se podrá coordinar mejor los objetivos y tareas.

√ Se podrá verificar y asegurar la ejecución de las tareas, destinadas a alcanzar los objetivos propuestos.

La planificación debería realizarse en colaboración con los afectados, es decir promoviendo la participación.

En la definición de planificación se distinguen

entre objetivo y tarea.

El objetivo se refiere a un estado determinado, al

que se aspira que ha de alcanzarse mediante el

cumplimiento de tareas.

los objetivos generales o globales de una empresa

son primordialmente económicos y humanos

Las tareas son las acciones necesarias para

alcanzar los objetivos

En una empresa toda tarea esta dirigida a un

determinado objetivo.

A corto plazo

Operaciones de trabajo necesarias y la

Duración de cada una de ellas: de ello

se tiene los planes de montaje,

planes de trabajo y otros

Recursos humanos, materiales financieros

e informáticos de aquí sale: Planes de personal,

planes de materiales, planes de inversiones

Quien, con que se alcanzara el objetivo

Relación entre Planificación

Objetivos y Tareas

Planificación

Planificación de Tareas Planificación de Objetivos

Planificación de Proceso Planificación de Recursos

Aquello que debe alcanzarse

DETERMINAN FIJAN

A largo plazo

Debido a la variedad de niveles y complejidad que presentan las tareas de planificación en la practica se emplean diversas características:

√ El plazo de la planificación (vigencia)

√ La etapa de la planificación

*Fijar objetivos a largo plazo (Planeamiento estratégico)

*Realización de objetivos (Planificación operativa)

√ El nivel de la planificación

Ejemplo: Planificación a corto Plazo, mediano y largo plazo

Nuevos datos:

informaciones y

valores empíricos

Nuevos datos:

informaciones y

valores empíricos

Nuevos datos:

informaciones y

valores empíricos

Conducción

Operativa

De la

Ejecución

De las

Operaciones

Lapso de mas

o menos 3

Meses a 1año

Planificación

a corto plazo

Concretización

de planificación

Parcial para

Tareas

Especificas

Ejemplo:

Cálculos previos,

adquisición de Mate-

riales, programas,

plan de trabajo

Datos

teóricos

presentes

Lapso de mas

o menos 1 a

3 años

Planificación

a mediano plazo

Concretización

de planificación

Parcial para

sectores

Empresariales

Ejemplo:

Planificación

- De Finanzas

-De inversiones

-De adquisiones

Datos

teóricos

presentes

Lapso de mas

o menos 3 a

5 años

Planificación

a largo plazo

Planificación de

Objetivos o

plan general

Ejemplo: Plan

de Desarrollo

de Un nuevo

Producto

Datos

teóricos

presentes

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Por consiguiente la planificación es un proceso

dinámico, en el que constantemente hay que

estar reuniendo nuevos datos, informaciones,

experiencias y conocimientos que deben ser

utilizados para adaptar los planes a largo,

mediano y corto plazo.

Niveles de la planificación

Después de Jerarquizar los objetivos se planifican

las tareas de cada uno de los sectores de la

empresa.

De esta manera aparece paralelamente con la

jerarquía de los objetivos una jerarquía de

planificaciones con varios niveles

Ejemplo: Objetivos y planificación por niveles de

Jerarquía

1er Nivel

4er Nivel

2do Nivel

3er Nivel

Gerencia

Ventas

Diseño

Recursos

humanos

Compras

Materiales

Producción

Fabricación

Recursos

Físicos

Ingeniería

de Métodos

Las tareas de planificación y los planes de

una empresa no pueden analizarse por

separado.

Por el contrario existen múltiples relaciones

entre los puestos superiores e inferiores de

planificación y los sectores vecinos (las

distintas planificaciones y planes están

vinculadas horizontal y vertical)

INTERACCION ENTRE LAS PLANIFICACIONES PARCIALES

Ejemplo: Objetivos y planificación por niveles de

Jerarquía 1er Nivel

2do Nivel

3er Nivel

Planificación Empresarial

Planificación

de Ventas

Planificación de

Producción

Planificación de

Financiera

Planificación de

Recursos humanos

Planificación

de Diseños

Planificación

de Inversiones

Planificación

de Fabricación

Planificación

de Compras

Planificación

de Capital

Interdependencia de la Planificación parcial dentro de un sector de la empresa

Interdependencia de la Planificación parcial dentro de los sectores vecinos de la empresa

FASES O PASOS GENERALES PARA LA EJECUCION DE TAREAS DE

PLANIFICACION

El trabajo de planificar, tanto para la empresa completa como para el

sector parcial de la producción es un proceso complejo, por ello para la planificación

se necesita proceder paso a paso y sistemáticamente.

Paso Contenido Pregunta Ejemplo

3°Paso

Plantear posibles

alternativas de

solucion

¿Cuales son las

alternativas?

La salsa de

Alcachofa puede

ser envasada en

sachets, latas,

vidrio, balde

1°Paso

Analizar la

situación inicial y

fijar los objetivos

¿Que se quiere

analizar?

Producción

económica de Salsa

de Alcachofas

2°Paso

Recopilar datos e

informes

relevantes

¿Cuales son los

valores empiricos,

informaciones y

datos con las que

se puede contar?

Obtención de

informaciones sobre

procesos tecnológicos

de producción de

salsa de Alcachofas

Pasos Generales para la ejecución de tareas de planificación

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4°Paso

Evaluar las

alternativas

¿Cuales son los

aspectos

positivos y

negativos de las

alternativas?

Los costos de los

equipos para la

producían de salsa

de Alcachofa en

vidrio son muy

altos, la mejor

calidad se alcanza

en presentación

de envases de

sachets

5°Paso

Elegir la

alternativa

adecuada

¿Cual es la

alternativa ideal,

considerando

costos y

utilidades?

Tomando en

consideración la

calidad requerida, se

llego a la conclusión

de que la mejor

alternativa es la

producción de salsas

envasada en Sachets

6°Paso

Controlar el logro

de los objetivos

¿Puede uno

llegar a alcanzar

el logro de los

objetivos

planeados por

medio de la

alternativa

escogida?

El resultado de

calculo previo

para la salsa de

Alcachofa fue que

habría que

producirlas

envasándolos en

latas

La Organización como función

del proceso Administrativo

Organizar es determinar las funciones necesarias para lograr el objetivo establecido por la autoridad, mediante la fijación de responsabilidades.

¿ ORGANIZAR ? por lo tanto, organizar es el

proceso de determinación

de las actividades y

cargos necesarios dentro

de la

empresa,distribuyéndolas

de acuerdo con las mejores

relaciones funcionales.

Las Ventajas de la organización

permite que:

√ Se conocen de mejor manera las actividades

√ Se mejoran las relaciones de trabajo

√ Ayuda a la especialización

√ Se facilita la delegación de autoridad

PRINCIPIOS DE LA

ORGANIZACIÓN El principio es un concepto que nos facilitará la tarea

de organizar y podríamos definir “principio” como

una proposición de validez general, el cual nos va a

servir como guía de acción.

1) Principio del objetivo perseguido: Toda organización debe tener un enunciado claro, detallado y completo de los objetivos perseguidos.

2) Principio de sencillez: Deben eliminarse todas aquellas actividades que no sean absolutamente necesarias.

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3)Principio de la funcionalización:

Toda empresa y toda organización

debe construirse teniendo en cuenta

las principales funciones, es decir,

las tareas y no a los individuos o

grupos de individuos.

Por lo tanto, la funcionalización es el

agrupamiento lógico de las

operaciones o actividades análogas.

4)Principio de la centralización de la autoridad y la responsabilidad: Debe existir un control ejecutivo centralizado en donde la autoridad y la responsabilidad estén centralizadas.

Es importante señalar que se pueden delegar funciones y responsabilidades, pero finalmente quien delega la responsabilidad no puede desligarse de ella.

5)Principio de la

especialización: Mientras

más se divide el trabajo,

asignado a cada empleado,

mediante una actividad

limitada y concreta, se

obtiene siempre mayor

eficiencia, precisión y

destreza.

6)Principio de la unidad de mando: Para cada función debe haber un sólo jefe, por lo tanto, cada subordinado debe recibir órdenes de un sólo jefe y así evitar la duplicidad del mando

7) Principio de la división del trabajo: Al dividir el trabajo se logran mejores resultados, con la misma cantidad de esfuerzo y si a esto se le suma la especialización de la empresa, ahorra tiempo y recursos.

8)Principio de departamentalización: Bajo este principio deben definirse claramente los departamentos y secciones de la diferentes funciones de la organización y el trabajo de cada una de estas secciones debe organizarse de manera lógica.

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LA ORGANIZACIÓN Y LA

ESTRUCTURA ORGANIZATIVA

√ Especialización del trabajo

√ Delegación de autoridad

√ Departamentalización

√ Alcances del control

√ La estructura de la organización

determina quién lo hará y cómo se

llevará a cabo.

1) Especialización del trabajo:

- Muchas organizaciones están modificando y rediseñando sus tareas de manera que puedan ser llevadas a cabo por equipos.

Un equipo de trabajo es un grupo de personas que trabajan conjuntamente para la consecución de objetivos comunes.

Equipos y círculos de

calidad: la gente que

trabaja en el proceso son

los que están en mejores

condiciones para identificar

, analizar y corregir los

problemas en una situación

determinada.

Círculos de Calidad han de decidir también hasta que punto la autoridad será distribuida, entendiéndose por autoridad el derecho a tomar decisiones; es necesario ponderar los pro y contras de la centralización o descentralización, procurando encontrar el equilibrio más apropiado para la organización.

2) Delegación de autoridad:

Cadena de mando: La

delegación de autoridad

crea una cadena de

mando, que es el canal

formal que define las líneas

de autoridad desde la

cúspide hasta la base de la

organización.

GERENCIA DE LOGISTICA

La Cadena de mando incluye posiciones de línea y de plantilla.

Una posición de línea está en la cadena directa de mando y contribuye a la consecución de los objetivos de la organización, Ejemplo: Los presidentes, vicepresidentes, directores están en posiciones de línea

Las posiciones de plantilla facilitan o prestan asesoría a las posiciones de línea, se representan por líneas punteadas, ejm. Un asistente ejecutivo

Jefe de Dpto.

Gerente de planta

Vicepresidente de

Operaciones

Presidente

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3) Departamentalización Es el proceso mediante el cual se agrupan los

puestos de trabajo siguiendo un ordenamiento lógico.

Las bases más comunes para la

departamentalización:

a) Por producto o servicio: Este es un agrupamiento de acuerdo con las actividades propias de la empresa, ya sea por un determinado producto fabricado o por un determinado servicio prestado

b) Por proceso: Este agrupa por fases del proceso, pone énfasis en las instalaciones técnicas y por eso se le utiliza en los niveles operativos de la producción.

Por ejemplo: En la fabricación de telas

c) Por zonas geográficas o territorial: Este es un agrupamiento en conformidad a la localización. Este tipo de criterio es común en las organizaciones de las ventas, por ejemplo unidad de ventas por barrios, por comunas, por ciudad, región, etc.

d) Por clientes: Este es un

agrupamiento conforme al tipo

o volumen de la clientela o

compradores y esta distribución

sirve para brindar un mejor

servicio al cliente.

Por ejemplo: las grandes

tiendas

4) Alcances del Control:

El objetivo es determinar el alcance óptimo del control, que puede ser amplio o estrecho:

Un alcance amplio (organización plana) implica que un número elevado de trabajadores informa a un supervisor

Un alcance estrecho (organización de tipo alto), implica un número reducido de trabajadores informa a un supervisor.

El objetivo al que tienden es el desarrollo de estructuras organizativas más planas y más sensibles en las que puedan adoptarse sin tener que pasar por varios niveles de gestión.

HERRAMIENTAS DE

ORGANIZACIÓN

Las herramientas de

organización son las

siguientes:

√ Organigramas

√ Manual de Organización

√ Manual de Procedimiento

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Los organigramas son cuadros

esquemáticos que nos muestran la

disposición general de la organización, es

decir, la estructura administrativa,

mostrándonos cada uno de los

departamentos, unidades o secciones que

la componen y sus respectivas relaciones

con respecto a las demás unidades.

1.- Organigramas:

Se debe de Establecer qué tipo de

estructura es la más adecuada para la

empresa considerando:

Pautas para diseñar un

Organigrama

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Estudiar las

Características

propias de la

empresa

Establecer qué tipo de

Estructura es la más

adecuada

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a) Estructura simple: es el tipo usual en

las empresas que recién empiezan y no

tienen divisiones ni diferentes categorías de

productos. Están dirigidas por el propietario

y requieren que se establezca claramente el

papel de cada trabajador en el equipo.

Los tipos básicos de estructura son los siguientes:

Gerente - Propietario

Trabajadores de

Administración

Trabajadores de

Producción

b) Estructura funcional: Las empresas de

tamaño mediano que producen uno o más

productos pueden adoptar una estructura

funcional, en el que los empleados tienden a

ser especialista en una función o en un área

de la organización, como operaciones,

ventas, finanzas, recursos humanos, etc. Las

estructuras modernas deben favorecer el

trabajo en equipo.

Gerencia general

Operaciones

Ventas

Finanzas

Personal

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c) Estructura multidivisional: Las grandes empresas necesitan subdividir sus actividades para atender una gran diversidad de productos.

En estos casos lo usual es una estructura multidivisional en la que los empleados serán especialistas en su área para un producto y mercado específico.

Gerencia de Recursos Humanos, Contaduría,

Investigación y desarrollo

Comité consultivo

Gerencia General

División A División B

Producción Finanzas

División C

Marketing

Producción

Finanzas

Marketing Marketing

Producción Finanzas

d) Organización de Red: Es una

organización flexible, entre fabricantes,

compradores, proveedores, clientes,,etc. Se

trata de un diseño dinámico en el que sus

principales componentes pueden ser

ensamblados o desensamblados para hacer

frente a las condiciones competitivas

cambiantes.

Una de las principales ventajas es que cada

uno de sus miembros puede concentrarse

en las actividades que mejor sabe hacer.

Investigació

n

y diseño

Distribuidores

Proveedores

Fabricantes

Especialista

s

funcionales

e) Organización completa: Se han empleado

muchos conceptos para describir los cambios

que están teniendo lugar en las organizaciones

modernas: reconversión, desplazamiento

paradigmático y reformulación.

Se visualizan las organizaciones que irán

apareciendo en el futuro como ligeras,

flexibles, sensibles, sobre todo sumamente

competitivas. Muchos de esos atributos se

sintetizan en lo que Philip Crosby ha llamado

culminación, que se caracteriza porque:

√ El liderazgo dicta las políticas con el

consentimiento de los gobernados.

√ Se aportan los requisitos de manera que

todos los entiendan.

√ Todos aprenden permanentemente gracias

a la disponibilidad de información y a la

libertad de elección.

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√ La medición del rendimiento se basa en

una cultura de consideración.

√ La organización abriga el propósito de

ayudar a los individuos a alcanzar la

excelencia en todos los aspectos de su

vida. Estas organizaciones son sensibles

comprometidas con la calidad.

Visión

Visión

Compromiso

Cultura

Visión Guía

Planificación

Gestión de rendimiento

Evaluación

Evaluación

Continua

Orientación del cliente

Cesión de Autoridad

Mejora continua

Motivación

Gestión de cambio

Liderazgo

Constitución de equipos

Cesión de autoridad

2.- Manual de organización: Es documento oficial, cuyo propósito es

describir por escrito la estructura u organización formal de la institución, señalando los objetivos, las funciones y las responsabilidades de cada unidad.

Esta información es correlativa con el organigrama. Para cada empresa existe un manual determinado, según sus propias necesidades. Los manuales también contienen las descripciones y las evaluaciones de cargos, en el cual se expresan las funciones y responsabilidades de cada operario.

3.- Manual de procedimiento:

En estos manuales se indican los

procedimientos o pasos a seguir, el cual nos

indica la forma en que se desarrolla cada

actividad, la que debe ser cumplida por todos

los miembros de la organización. También nos

indican como se procede, para cada trámite, en

la respectiva unidad.

Estos manuales son documentos oficiales de

la organización. Algunos procedimientos

pueden ser expresados a través de los

llamados flujogramas, que es una técnica de

representación visual.

La Organización debe estar presta a adaptarse

a los cambios que se produzcan en su interior y

su alrededor.

La Función de la organización hace referencia

al proceso de arreglar y ordenar el trabajo entre

los miembros de la empresa para lograr los

objetivos trazados.

Implica las actividades que dan lugar a una

estructuración de tareas y a diversos niveles de

responsabilidad.

1.-Detallar todo el trabajo que debe

ejecutarse para alcanzar los

objetivos de la organización.

2.-Dividir la carga total del trabajo en

actividades que puedan ser

ejecutadas en forma lógica y

cómoda

FASES DE LA ORGANIZACIÓN

Para una empresa o cualquier otra organización el

proceso de organizar consta de las siguientes

fases:

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3.-Combinar el trabajo de los

miembros de la organización de

modo lógico y eficiente.

4.-Establecer un mecanismo para

coordinar el trabajo .

5.- Vigilar la eficiencia de la

organización y hacer ajustes para

mantener o mejorarla.

LIMITACIONES DE LA

ORGANIZACIÓN

√ Excesiva Centralización

√ Excesiva Descentralización

√ Duplicidad de Tareas

√ Área de nadie

√ Dualidad de Mando

√ Cargos vagos

√ Servicios Mal asignados

√ Afán de Pertenencia