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Plan stratégique de la Direction Générale 2014 - 2018 Piloter stratégiquement l'Association dans le cadre : des statuts, du Règlement Intérieur Associatif et du Règlement Général de Fonctionnement, en application des décisions des instances ; des trois missions de la Direction Générale : accompagner, développer, contrôler. Source : ARSEAA.ORG

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Plan stratégique

de la

Direction

Générale 2014 - 2018

Piloter stratégiquement l'Association dans le cadre :

des statuts, du Règlement Intérieur Associatif et du Règlement Général de Fonctionnement, en application des décisions des instances ;

des trois missions de la Direction Générale : accompagner, développer, contrôler.

des trois missions de la Direction Générale : accompagner, développer, contrôler.

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SOMMAIRE

I/ ASSURER UNE VEILLE STRATEGIQUE .......................................................................... 4 1.1. Veille sociétale ......................................................................................................... 4 1.2. Veille juridique (législative et réglementaire) .......................................................... 4 1.3. Veille environnementale .......................................................................................... 4 1.4. Veille créative ........................................................................................................... 4

II/ ACCOMPAGNER LE PILOTAGE STRATEGIQUE DES POLES ........................................... 5 (MISSIONS ET ORGANISATIONS) 2.1. Pilotage de la conception des plans stratégiques sectoriels ................................... 5 2.2. Aide à la conception des projets de pôles et des projets d’établissements

et services ................................................................................................................. 5 2.3. Appui et suivi de la mise en œuvre .......................................................................... 5 2.4. Développer le contrôle interne ................................................................................ 6

III/ DEVELOPPER LE CONTROLE DE GESTION .................................................................. 7 3.1. Mettre en place une politique de prévention et de gestion des risques ................ 7 3.2. Développer et renforcer la lisibilité des procédures internes ................................. 7 3.3. Gérer les données associatives ................................................................................ 7 3.4. Mettre en place un dialogue de gestion interne ..................................................... 7

IV/ CONDUIRE LA POLITIQUE DE COMMUNICATION ...................................................... 8 4.1. Resituer l'action de l'association dans les enjeux sociétaux .................................... 8 4.2. Rendre visible et lisible l'action de l'association en interne et à l'externe .............. 8 4.3. Elaborer et développer des outils ............................................................................ 8

V/ URBANISER LES SYSTEMES D'INFORMATION............................................................. 9 5.1. Formaliser et rendre lisible le schéma directeur des systèmes d'information ....... 9 5.2. Développer des espaces collaboratifs (internes à la DG, internes dans l'association

et externes) .............................................................................................................. 9 5.3. Renforcer la protection des données à caractère personnel ................................ 10 5.4. Créer la fonction observatoire : des publics, des personnels et des besoins des

territoires ............................................................................................................... 10

VI/ COORDONNER ET SOUTENIR LES PROCESSUS EVALUATIFS ..................................... 11 6.1. Evaluer le Plan d’Action et de Développement Associatif ..................................... 11 6.2. Evaluer la mise en oeuvre des plans stratégiques ................................................. 11 6.3. Evaluer les activités et la qualité des prestations .................................................. 11

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I/ ASSURER UNE VEILLE STRATEGIQUE

La veille stratégique consiste à collecter puis analyser les informations les plus à jour sur son environnement afin de prendre les meilleures décisions possibles. Anticiper les changements pour mieux les comprendre et permettre une meilleure adaptation.

1.1. VEILLE SOCIETALE

Identifier les sujets considérés comme stratégiques (droit et citoyenneté des personnes, évolution du concept de la famille, contexte économique, place de l’économie sociale et solidaire, contexte de travail, désinstitutionnalisation …)

Commission Recherche Formation, comité éthique … Sensibilisation : Journées d’études, Empan …

1.2. VEILLE JURIDIQUE (LEGISLATIVE ET REGLEMENTAIRE)

Identifier les besoins et les hiérarchiser

Etablir un système de veille mutualisée au niveau associatif et des pôles

Abonnement aux revues spécialisées et aux banques de données Diffusion : Chemins de Colasson, intranet, réunions, formations...)

1.3. VEILLE ENVIRONNEMENTALE

Assurer la veille sur la mise en oeuvre des politiques publiques (schémas, appels à projet, appel d’offres …)

Participer à des rencontres inter-associatives et à des groupes de réflexion (fédérations, syndicat employeur, groupements professionnels) et aux groupes de concertation avec les autorités Adhérer à des organismes spécifiques

Partager les informations (réunions de services ou d'informations, instances associatives et représentatives du personnel

Analyser les évolutions et les besoins des territoires

S’appuyer sur les travaux des laboratoires universitaires et des observatoires nationaux et locaux et des réflexions issues des conseils territoriaux.

1.4. VEILLE CREATIVE

Repérer et valoriser les différents projets innovants au sein de l'association

Rechercher des expériences et (ou) des projets innovants à l’externe de l'association

Créer des groupes témoins qui se déplacent dans les pôles

Diffuser à l’interne (chemins de Colasson, intranet) et à l’externe (presse locale, presse

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II/ ACCOMPAGNER LE PILOTAGE STRATEGIQUE DES POLES (MISSIONS ET

ORGANISATIONS)

2.1. PILOTAGE DE LA CONCEPTION DES PLANS STRATEGIQUES SECTORIELS

Piloter et animer des plans stratégiques.

Accompagner méthodologiquement, soutenir les directions à la conception des plans stratégiques (médico-social, prévention et protection de l'enfance, social, sanitaire et formation)

2.2. AIDE A LA CONCEPTION DES PROJETS DE POLES ET DES PROJETS D’ETABLISSEMENTS ET SERVICES

Co-définir et accompagner le processus d'élaboration avec les directeurs concernés

Veiller à la coordination de l'ensemble des éléments du projet

Accompagner une méthodologie commune d'élaboration des projets de pôle (outils, formation, trame commune) Identifier les leviers de faisabilité

Organiser le circuit d'information

2.3. APPUI ET SUIVI DE LA MISE EN OEUVRE

Amélioration continue de la qualité

Accompagner, soutenir la qualité des prestations

Par rapport : aux conditions d’élaboration, de mise en œuvre et d’actualisation du projet

d’établissement ou de service et l’organisation de la qualité de la prise en charge ou de l’accompagnement des usagers,

à l’ouverture de l’établissement ou du service sur son environnement institutionnel, géographique, socioculturel et économique,

à la personnalisation de l’accompagnement,

à l’expression et la participation individuelle et collective des usagers,

à la garantie des droits et la politique de prévention et de gestion des risques.

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Favoriser l’appropriation des recommandations de bonnes pratiques professionnelles (ANESM, HAS)

Harmoniser et mutualiser les bonnes pratiques, procédures associatives et documents communs

Cartographier les processus Créer un livret d'utilisation des bonnes pratiques

Organiser le circuit d'informations

Institutionnaliser et définir les missions des correspondants au sein des pôles Mettre en commun les procédures, calendriers et tableaux de bord sur un espace partagé associatif/Intranet

Optimiser la gestion des ressources (GPEMC, politiques des achats, …) et oeuvrer pour le développement durable des patrimoines matériels et immatériels de l'association

Poursuivre et mettre en oeuvre la mission relative au patrimoine immobilier de l'association Agir pour la prévention des RPS Prévenir la pénibilité et l'inaptitude Assurer l'égalité professionnelle H/F

Développer des politiques associatives (Qualité, RH, Gestion, …) adaptées à l'accompagnement de la mise en œuvre des projets de pôle, d'établissement et de service

Mettre en place des outils adaptés et partagés (dossier de l'usager, Projet Personnalisé, charte, processus de mobilité, PPI...)

2.4. DEVELOPPER LE CONTROLE INTERNE

Le contrôle interne est un dispositif de l’association, défini et mis en œuvre sous sa responsabilité. Il comprend un ensemble de moyens, de comportements, de procédures et d’actions adaptés aux caractéristiques propres de l’association qui :

- contribue à la maîtrise de ses activités, à l’efficacité de ses opérations et à l’utilisation efficiente de ses ressources,

- doit lui permettre de prendre en compte de manière appropriée les risques significatifs, qu’ils soient opérationnels, financiers ou de conformité.

Contrôler l'application des procédures

réaliser des audits internes

proposer des actions d’amélioration

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III/ DEVELOPPER LE CONTROLE DE GESTION

La fonction « contrôle de gestion » produit et analyse des données nécessaires à la mise en œuvre de la politique, de la stratégie et du management de l’association. Elle fournit à la Direction Générale et aux Directeurs de pôles et d’établissements les informations nécessaires au pilotage du dispositif (tableaux de bord, indicateurs de gestion, entrepôts de données, études transversales). Elle élabore et suit la mise en œuvre des procédures. Elle s’assure de la disponibilité, de la qualité et de la fiabilisation des données en étroite relation avec les directions de la direction générale, des pôles et des établissements.

3.1. METTRE EN PLACE UNE POLITIQUE DE PREVENTION ET DE GESTION DES RISQUES

Recenser les risques potentiels internes et externes

Définition des plans d'action et sécurisation Assurer des ressources nécessaires à la mise en oeuvre des plans

3.2. DEVELOPPER ET RENFORCER LA LISIBILITE DES PROCEDURES INTERNES

Recenser les process nécessitant une procédure

Etat des lieux des procédures existantes Création de nouvelles procédures Harmonisation des procédures

Diffuser et mettre à disposition les procédures

Création d'une base documentaire

3.3. GERER LES DONNEES ASSOCIATIVES

Construire un entrepôt de données

Définir, recenser et construire des tableaux de bord (transversaux, spécifiques) Garantir la fiabilité des données

Harmoniser et fiabiliser les données

Création de passerelles inter-outils Identification d'un seul point d'entrée source Uniformisation des pratiques et valorisation des compétences des utilisateurs

Créer les outils collaboratifs et indicateurs de suivi et de réalisation des plans stratégiques

et des projets

3.4. METTRE EN PLACE UN DIALOGUE DE GESTION INTERNE

Utiliser les outils collaboratifs et les indicateurs de suivi et de réalisation des plans

stratégiques et des projets

Production de la co-analyse Dégager les axes d'amélioration

Soutenir et accompagner les directions auprès des autorités de tarification

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IV/ CONDUIRE LA POLITIQUE DE COMMUNICATION

4.1. RESITUER L'ACTION DE L'ASSOCIATION DANS LES ENJEUX SOCIETAUX

Valoriser le fait associatif

Faire connaître le positionnement éthique de notre association

Expliciter les enjeux de société en diffusant les éléments de la veille stratégique

Communiquer sur les problématiques des publics en fragilité sociale

4.2. RENDRE VISIBLE ET LISIBLE L'ACTION DE L'ASSOCIATION EN INTERNE ET A L'EXTERNE

Développer la dimension associative (sentiment d'appartenance)

Expliciter les enjeux et la mise en oeuvre de la politique associative

Partager et valoriser les projets mis en oeuvre au sein des pôles et de la Direction Générale

Valoriser l'action de l'ensemble des acteurs associatifs (Dirigeants bénévoles,

professionnels, usagers, bénévoles d’intervention)

4.3. ELABORER ET DEVELOPPER DES OUTILS

permettant la cohérence de l'information

s'appuyant sur des supports de communication favorisant la réactivité et le collaboratif

accompagnant le changement en favorisant l'acculturation des acteurs

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V/ URBANISER LES SYSTEMES D'INFORMATION

Un système d'information (SI) est un ensemble organisé de ressources (matériels, logiciels, personnels, données et procédures) qui permet de collecter, regrouper, classifier, traiter et diffuser de l'information sur un environnement donné. L'urbanisation du système d'information de l’association est une discipline d’ingénierie informatique consistant à faire évoluer son système d'information (SI) pour qu'il soutienne et accompagne de manière efficace et efficiente les missions de cette organisation et leurs transformations.

5.1. FORMALISER ET RENDRE LISIBLE LE SCHEMA DIRECTEUR DES SYSTEMES D'INFORMATION

Rendre cohérent les SI par rapport au schéma d'organisation générale

Renforcer l’adaptabilité des SI à l’évolution des environnements et de l’organisation

Cartographier les utilisateurs actuels et potentiels

Gérer les profils, les utilisateurs et leurs niveaux d’accés

Avoir un annuaire unique des utilisateurs

Lister les projets à conduire

Rédiger et diffuser les chartes informatiques

Fixer les droits et les devoirs des utilisateurs

Utiliser de manière raisonnée les ressources

Définir et garantir la sécurité des systèmes d'information

Identifier les outils les plus pertinents

Développer la formation aux outils pour rendre autonomes les utilisateurs

5.2. DEVELOPPER DES ESPACES COLLABORATIFS (INTERNES A LA DIRECTION GENERALE, INTERNES

DANS L'ASSOCIATION ET EXTERNES)

Identifier, gérer et hiérarchiser les bases de données à partir de l'identification des besoins

Définir les catégories de documents et leurs espaces de stockage

Faciliter la mobilisation, la mise à disposition et la valorisation de l’information

Refondre le site internet et intranet et mettre en place un extranet

Permettre l’accés aux outils métier via un portail spécifique

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5.3. RENFORCER LA PROTECTION DES DONNEES A CARACTERE PERSONNEL

Former et sensibiliser à la protection des données

Sécuriser les systèmes d'informations

Assurer la confidentialité, la disponibilité et l'intégrité des informations

Accompagner la mise en place du dossier unique de la personne accueillie et/ou

accompagnée et le dématérialiser

Harmoniser et actualiser en temps réél les dossiers du personnel et les dématérialiser

Définir les modalités de conservation et de destruction des informations

5.4. CREER LA FONCTION OBSERVATOIRE : DES PUBLICS, DES PERSONNELS ET DES BESOINS DES

TERRITOIRES

Définir les critères prioritaires de l'observation

Fixer des indicateurs simples et pertinents

Interfacer la fonction observatoire et les fonctions veille

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VI. COORDONNER ET SOUTENIR LES PROCESSUS EVALUATIFS

6.1. EVALUER LE PLAN D’ACTION ET DE DEVELOPPEMENT ASSOCIATIF

Associer les différents acteurs à la vie associative (parties prenantes internes et externes)

Assurer le suivi annuel de la mise en œuvre du plan d'action auprès du Conseil

d’Administration et de l'Assemblée Générale

Identifier les améliorations et les évolutions à apporter au nouveau plan d'action (PADA)

6.2. EVALUER LA MISE EN OEUVRE DES PLANS STRATEGIQUES

Evaluer les plans sectoriels

Evaluer les projets de pôle

Evaluer le projet de direction générale

6.3. EVALUER LES ACTIVITES ET LA QUALITE DES PRESTATIONS

Soutenir une dynamique continue des démarches évaluatives

Coordonner le processus de réalisation des évaluations internes et externes

Evaluer les outils et les procédures liés à la garantie des droits des personnes

Dégager des axes d'amélioration transversaux des plans d'action issus des démarches

d'amélioration continue de la qualité

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