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Plan Institucional De
Archivos del
Fondo Nacional Del
Ahorro
V. 1
Bogotá, enero de 2020
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PLAN INSTITUCIONAL DE ARCHIVOS –
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Tabla de contenido
INTRODUCCIÓN 4
1. APROBACIÓN Y PUBLICACIÓN 5
2. CONTEXTO Y ENTORNO DEL FONDO NACIONAL DEL AHORRO (FNA) 5
3. PLANEACIÓN ESTRATÉGICA DEL FONDO NACIONAL DEL AHORRO. Su propuesta
de valor. 6
3.1 OBJETIVO MISIONAL FNA 8
3.2 FUNCIONES PRINCIPALES 8
3.3 MISIÓN 9
3.4 VISIÓN 9
3.5 POLÍTICA DE CALIDAD 9
3.6 PRINCIPIOS Y VALORES CORPORATIVOS 9
3.7 MAPA DE PROCESOS 10
3.8 GESTIÓN DE CALIDAD Y MODELO ESTÁNDAR DE CONTROL INTERNO. 10
4. METODOLOGÍA PARA EL DESARROLLO DEL PLAN INSTITUCIONAL DE ARCHIVOS
– PINAR – 11
5. LINEA BASE DE INFORMACIÓN 12
5.1 LINEA BASE DE DIAGNÓSTICO 12
5.2 IDENTIFICACIÓN ASPECTOS CRÍTICOS DE LAS FUNCIONES Y PROCESOS
ARCHIVÍSTICOS 13
5.3 PRIORIZACIÓN DE ASPECTOS CRÍTICOS Y EJES ARTICULADORES 16
5.4 ASPECTOS CRÍTICOS FOCALIZADOS CON RIESGOS IDENTIFICADOS 21
6. FORMULACIÓN VISIÓN ESTRATÉGICA DEL PINAR 25
6.1 FORMULACIÓN DE OBJETIVOS DE LA VISIÓN ESTRATÉGICA 25
6.2 FORMULACIÓN PLANES Y PROYECTOS 28
6.2.1 Plan de Gestión de Instrumentos Archivísticos 29
6.2.2 Plan de Gestión de Inventarios Documentales 30
6.2.3 Plan de Capacitación y de Medición del Desempeño de Gestión Documental 30
6.2.4 Plan de Gestión para la Administración de documentos Vitales y Especiales.
31
6.2.5 Plan Presupuestal y de Compras del área de Gestión Documental 32
6.2.6 Plan para la optimización de ejecución de contratos área de Gestión
Documental 33
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6.2.7 Plan para Gestión y Articulación del Comité Desarrollo Administrativo
Procesos GD 34
6.2.8 Plan para la Gestión de Archivos Descentralizados y Modelo de
Administración de Archivos Físicos 35
6.3. CONSTRUCCIÓN MAPA DE RUTA 36
6.4 CONSTRUCCIÓN HERRAMIENTA DE SEGUIMIENTO, CONTROL Y MEJORA 37
7 GLOSARIO 39
8 ANEXO. 1. FICHAS DE IMPLEMENTACIÓN DE PLANES. 40
8.4 Plan 1 40
8.5 Plan 2. 41
8.6 Plan 3. 42
8.7 Plan 4. 43
8.8 Plan 5. 44
8.9 Plan 6. 45
9 ANEXO 2. MATRIZ DE DEFINICIÓN DE ASPECTOS CRÍTICOS 48
10 BIBLIOGRAFÍA 49
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INTRODUCCIÓN
El Plan Institucional de Archivos (PINAR), del FONDO NACIONAL DEL AHORRO – FNA –, quien para efectos de simplificación en la redacción de este documento, en adelante se citará únicamente como “FNA”, se define como una herramienta integrada de planeación de la función archivística que permite definir necesidades que se puedan articular con los demás planes y proyectos estratégicos de la entidad, priorizarlas según su criticidad, abordar la forma de mitigar y solucionar las brechas detectadas y planear a corto y mediano plazo su realización con los recursos, estrategias y resultados esperados.
El Plan Institucional de Archivos (PINAR) del FNA, se formula en cumplimiento del Decreto 1080 del 26 de Mayo de 2015, artículo 2.8.2.5.8.: ”Instrumentos Archivísticos para la Gestión Documental”; el cual sirve de base e instrumento para la planeación de la función archivística, y en consecuencia se articula con los demás planes y proyectos estratégicos y a su vez con los instrumentos complementarios como el Programa de Gestión Documental (PGD), Sistema Integrado de Conservación, Modelo integrado de Planeación y Gestión (MIPG) y las Políticas de Gestión Documental, construidos de manera simultánea en esta oportunidad por el FNA.
Sus fuentes corresponden a la dinámica archivística del FNA, la percepción de los responsables de la función archivística, los resultados de las auditorias relacionadas con el proceso y la definición de riesgos al interior del FNA, el ejercicio de actualización de los instrumentos archivísticos, la observación directa de los procesos de operación archivística en tanto estén vinculados con problemáticas de manejo de la información, acceso, condiciones técnicas, recurso humano, aspectos tecnológicos incidentes, aspectos de seguridad y articulación con otros sistemas de gestión dentro del FNA
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1. APROBACIÓN Y PUBLICACIÓN
El Plan Institucional de Archivos (PINAR) es presentado para ser aprobado en virtud de
la ley 1499 de 2017, por parte del comité institucional de gestión y desempeño CIGD, que
debe alinearse a las políticas de Gestión y Desempeño Institucional asumiendo las
anteriores funciones del CIDA. 1
El FNA, podrá realizar actualizaciones al Plan Institucional de Archivos (PINAR) una vez
se cumplan los objetivos y metas, o cuando se presenten cambios en las condiciones en
las cuales se efectuó su planeación o surjan brechas nuevas relacionadas con el mismo
que ameriten ser consideradas.
Igualmente, la herramienta de seguimiento planteada en el documento es un mecanismo
eficiente para hacer revisión permanente del avance de los planes, la trazabilidad del
mapa de ruta y el alcance de las metas proyectadas, sugiriendo y gestionando los ajustes,
modificaciones, actualizaciones y reportes a que haya lugar.
2. CONTEXTO Y ENTORNO DEL FONDO NACIONAL DEL AHORRO (FNA)
Revisando su historia el FNA se creó con el objeto de administrar las cesantías de los
empleados públicos y trabajadores oficiales y posteriormente al regularse el pago de
intereses a las cesantías se autoriza a las entidades afiliadas a pagar esos valores al
FNA.
Se transforma en una Empresa Industrial y Comercial del Estado, de carácter financiero
de orden nacional, organizada como Establecimiento de Crédito de naturaleza especial y
ello conlleva a que su Core de negocio desarrolle su foco en los productos que ofrece y
a los cuales el usuario financiero puede acceder, generando una serie de transacciones
y operaciones documentales con la entidad que se encuentran
1
Según el artículo 2.2.22.2.1 Políticas de Gestión y Desempeño Institucional. Las políticas de Desarrollo Administrativo cambian su
denominación a políticas de Gestión y Desempeño Institucional y se relacionan con el proceso archivístico mediante los numerales 5.
Transparencia, acceso a la información pública y lucha contra la corrupción, 9. Racionalización de trámites,10. Gestión documental. 11.
Gobierno Digital, antes Gobierno en Línea y 12. Seguridad Digital.
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enmarcadas en un ambiente de manejo seguro de la información del cliente y sus
productos, disponibilidad de esa información para fines del negocio del FNA y eficiencia
en los tramites documentales que lleva a cabo el consumidor financiero.
3. PLANEACIÓN ESTRATÉGICA DEL FONDO NACIONAL DEL AHORRO.
Promesa de Valor
Promovemos a nuestros AFILIADOS el ahorro y acceso a vivienda mediante procesos
ágiles y transparentes, con una comunicación oportuna, clara y suficiente.
Facilitamos la gestión empresarial a los EMPLEADORES apoyando el mejoramiento de
calidad de vida a sus empleados con acceso a vivienda y trámites efectivos.
En el FNA impulsamos el desarrollo profesional y personal de nuestros
COLABORADORES fomentando su calidad de vida en un ambiente de trabajo saludable y
seguro.
Apoyamos al GOBIERNO en el desarrollo y ejecución de política pública de vivienda.
Valores
Se tuvieron en cuenta los valores establecidos con el Código de Integridad del
Departamento Administrativo de la función Pública - DAFP y se definieron dos (2) valores
propios de la entidad en los que fortalece la cultura organizacional.
Fuente: FNA, Documento electrónico: Direccionamiento Estratégico 2019 – 2022.: Formulación Estratégica.
Valores del Código de Integridad
Valores FNA
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A continuación, se muestra la visual del mapa estratégico 2019 – 2022, donde se presenta la misión y visión establecida articulada con el objeto social de la Entidad, los tres (3) ejes estratégicos, Vivienda para todos, Transformación Institucional y Fortaleza Financiera como ruta para el desarrollo del plan y los cuales profundizan en alcanzar el propósito fundamental del mismo. Es importante mencionar que cada eje cuenta con un objetivo estratégico los cuales representan el propósito de nuestro trabajo y a su vez con indicadores y metas establecidas anules para este cuatrienio.
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Esto se explica en la necesidad de que las estrategias de gestión documental, se
encuentren alineadas y sean contribuyentes en su proporción a las metas del fondo en lo
referente a recaudar más cesantías, aumentar su número de afiliados al igual que en
AVC, aumentar sus desembolsos, tener más participación en el mercado en otorgamiento
de VIS, generar más crédito educativo, aumentar el referente de calidad en el servicio,
gestionar eficazmente la cartera hipotecaria y aumentar el índice de satisfacción del
cliente.
El logro de esa contribución está supeditado, a tener debidamente identificada, agrupada,
organizada, descrita, conservada, disponible y ubicada la información de los productos
del cliente en línea con los instrumentos archivísticos que la gobiernen y con su reflejo en
los procedimientos que contemplen su gestión y trámite.
Respecto a los objetivos estratégicos por pilares, hay una relación directa con varios de
ellos de la siguiente manera:
• El primer Eje Estratégico VIVIENDA PARA TODOS, orienta la gestión del FNA hacia el ahorro y la financiación de vivienda como mecanismos que permitan generar bienestar en las familias colombianas, atendiendo la misión institucional y articulándose con la política pública de vivienda “Pacto por la Equidad”. Este Eje cuenta con un Objetivo Estratégico “Aumentar la financiación de vivienda a través del ahorro”, el cual cuenta con tres (3) indicadores con meta anual para este cuatrienio y dos (2) iniciativas estratégicas.
• El segundo Eje Estratégico TRANSFORMACIÓN INSTITUCIONAL, enfocado a
contar con proceso efectivos soportados en una estructura organizacional
fortalecida, innovadora, con un nuevo Core bancario o actualización del actual, el
uso eficiente de las tecnologías, serán las herramientas claves que permitirán que
el FNA sea la primera opción para los colombianos que quieren tener su vivienda
propia.
Este Eje cuenta con un Objetivo Estratégico “Convertir al FNA en una entidad efectiva con
productos y servicios de calidad”, el cual cuenta con tres (3) indicadores con meta anual
para este cuatrienio y cuatro (4) iniciativas estratégicas.
• El tercer Eje Estratégico FORTALEZA FINANCIERA, donde se evidencia los
resultados de los ejes anteriormente mencionados y donde se espera contar con
un crecimiento rentable, sostenible y sólido siendo estos componentes esenciales
dentro del FNA, que impactan positivamente en el desarrollo económico, el
bienestar social y la confianza que el país deposita en la entidad.
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Este Eje cuenta con un Objetivo Estratégico “Lograr solidez y confianza financiera”, el cual cuenta con tres (3) indicadores con meta anual para este cuatrienio y tres (3) iniciativas estratégicas.
3.1 OBJETIVO MISIONAL FNA
En secuencia con lo reseñado en cuanto a la estrategia de la Entidad esté enfocada al
objeto social con los esfuerzos comerciales para lo cual es importante que al interior de
la Entidad la estrategia esté apropiada por todos los colaboradores siendo éstos clave
para cumplir con los objetivos y las metas propuestas.2
3.2 FUNCIONES PRINCIPALES
El Fondo Nacional del Ahorro, tiene como principales funciones:
▪ Recaudar las cesantías de los afiliados de acuerdo con las disposiciones vigentes.
▪ Proteger dicho auxilio contra la pérdida del valor adquisitivo de la moneda, según
lo dispuesto en la presente ley.
▪ Adelantar programas de crédito para compra de vivienda y educación que permitan
mejorar las condiciones de los afiliados, mediante convenios con las cajas de
compensación familiar, entidades de economía solidaria, entidades públicas o
privadas y nacionales o internacionales.
2 Tomado de Fuente: FNA, Documento electrónico: Direccionamiento Estratégico 2019 – 2022.: Formulación Estratégica.
https://www.fna.gov.co/sobre-el-fna/conocenos/planes-y-programas.
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▪ Administrar los recursos nacionales del subsidio familiar de vivienda que le sean
asignados, para la construcción, adquisición y liberación de gravamen hipotecario
de vivienda de interés social de los afiliados, de conformidad con la Ley 3ª de 1991.
▪ Exigir las garantías y contratar las pólizas de seguros necesarias para la protección
de la cartera hipotecaria, de los bienes e intereses patrimoniales de la empresa y
de otros riesgos cuyo amparo se estime social y económicamente provechoso para
los afiliados.
▪ Establecer métodos e instrumentos adecuados, como también constituir reservas
suficientes, para atender oportunamente el pasivo de cesantías en favor de sus
afiliados.
▪ Promover el Ahorro Nacional y orientarlo hacia la financiación de proyectos de
especial importancia
▪ El Fondo Nacional del Ahorro podrá conceder créditos educativos para los
afiliados, y su familia a través de convenios interadministrativos con el Instituto
Colombiano de Crédito para Educación y de Estudios Técnicos en el Exterior
(Icetex).
3.3 MISIÓN
Contribuir al bienestar de los colombianos convirtiendo su ahorro en vivienda.
3.4 VISIÓN
Ser una Entidad eficiente y Sostenible que garantice productos y Servicios de Calidad, contribuyendo al bienestar de sus afiliados.
3.5 POLÍTICA DE CALIDAD
El Fondo Nacional del Ahorro, orienta su gestión a satisfacer a sus clientes, con talento
humano competente, comunicación efectiva y herramientas tecnológicas, que garanticen
un excelente servicio, basado en el mejoramiento continuo de sus procesos y productos.
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3.6 MAPA DE PROCESOS
3.7 GESTIÓN DE CALIDAD Y MODELO ESTÁNDAR DE CONTROL INTERNO.
El FNA, ha construido un pensamiento rector que nos invita a la reflexión permanente
sobre el Sistema de Gestión de Calidad - Modelo Estándar de Control Interno (SGC-
MECI). En línea con ello, los objetivos de calidad se desarrollan sobre categorías de
tecnologías de la información y comunicación, en donde se proyecta que los servicios de
conectividad tengan alta disponibilidad en los puntos de atención. Igualmente, que la
plataforma central de servicios informáticos también lo sea.
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Otro objetivo, es el relacionado con la satisfacción del cliente, mejorar los índices de
respuesta satisfactoria y el objetivo de mejora continua busca que los estándares de
servicio al cliente se aumenten positivamente cada año.
Sobre el talento humano, se tiene como objetivo la mejora del índice de desempeño de
los trabajadores del FNA.
Existe una conexión entre la gestión documental y la función archivística en cuanto a que
los canales electrónicos distintos a los presenciales, mejoren la interacción del usuario
con el Fondo y la velocidad y eficacia con que se atiendan los requerimientos de servicios
al cliente. Mejorar el desempeño comercial y de servicio están asociados a la rapidez de
los trámites y búsqueda documental y la disponibilidad de la información por medio de los
aplicativos utilizados para tal fin.
4. METODOLOGÍA PARA EL DESARROLLO DEL PLAN INSTITUCIONAL DE
ARCHIVOS – PINAR –
Para la definición del Plan Institucional de Archivos (PINAR), se tomó como base la
metodología descrita en el Manual para la formulación del Plan Institucional de Archivos
(PINAR) del Archivo General de la Nación AGN3, el cual contempla aspectos relacionados
con los archivos tales como: identificación y priorización de aspectos críticos, definición
de la visión estratégica, formulación de objetivos a trabajar, medidas para mitigar los
efectos de los aspectos críticos, planes y proyectos, mapa de ruta y herramientas de
seguimiento.
3 Archivo General de la Nación [en línea]. [Colombia: Manual: Formulación del Plan Institucional de Archivos (PINAR)], 2014. Disponible en:
http://www.avui.com/hemeroteca/
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5. LÍNEA BASE DE INFORMACIÓN
Para determinar los aspectos críticos, se procedió a revisar entre otros los siguientes
documentos:
● Informes de auditorías realizados por la AGN.
● Matriz de Riesgos SARO del FNA, diligenciada para la Oficina de Gestión
Archivo y Correspondencia.
● Informe de auditoría ICONTEC.
● Informe de control interno del FNA.
● Formato de autodiagnóstico del MIPG 2017.
5.1 LÍNEA BASE DE DIAGNÓSTICO
Para la identificación de aspectos críticos, se tomaron resultados obtenidos de encuestas
aplicadas en diecinueve4 (19) puntos de atención (P.A.) del FNA visitados (Ver TABLA
1)5; y entrevistas aplicadas para la actualización de la TRD, de cada una de las
dependencias misionales y administrativas que hacen parte del FNA según organigrama.
4 Estos diecinueve (19) puntos de atención, fueron tomados a partir de un muestreo aleatorio entre los cuarenta y nueve (49) puntos de
atención al público con los que cuenta el FNA a nivel nacional. 5
Ver diagnóstico integral de archivos FNA.
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Posteriormente con estos resultados, se comparó, evaluó y analizó la trazabilidad de los
procesos de gestión documental e identificaron los aspectos críticos y riesgos asociados
a su administración.
TABLA 1. PUNTOS DE ATENCIÓN VISITADOS, PARA APLICACIÓN DE DIAGNÓSTICO
DOCUMENTAL E IDENTIFICACIÓN DE ASPECTOS CRÍTICOS
7
DEPARTAMENTO
MUNICIPIO PUNTO DE ATENCIÓN
(P.A.)
DIRECCIÓN
1 ANTIOQUIA Medellín Medellín A Carrera 55 No. 42-90 (Local 203-204
/ Plaza de la Libertad)
2 ANTIOQUIA Medellín Medellín Diagonal 75B No. 6-105 (Éxito Gran
vía - Local 0109)
3 ANTIOQUIA Medellín Medellín Carrera 48 No. 50 Sur -128
4 BOLIVAR Cartagena Cartagena Avenida Pedro Heredia No. 69-75
(Éxito Cartagena)
5 BOLIVAR Cartagena Cartagena Av Venezuela Centro Edificio City
Bank Local 1B
6 CALDAS Manizales Manizales Calle 20 No. 22-27 (Edificio
Cumanday)
7 CAUCA Popayán Popayán Carrera 7 No. 1N-27 (Centro)
8 CUNDINAMARCA Bogotá Principal Calle 12 No. 65-11 Puente Aranda
9 CUNDINAMARCA Bogotá Centro:
Punto Ángel Calle 19 No. 6-68 (Edificio Ángel)
10 CUNDINAMARCA Soacha Centro Comercial
Mercurio Carrera 7 No. 32-25 Local 309-313
11 CUNDINAMARCA Soacha Ciudad Verde Carrera 7 No. 33-51 Parque de
Ventas
12 CUNDINAMARCA Bogotá Suba Oficina Principal Suba Transversal 60 No. 128-68
13 CUNDINAMARCA Bogotá Suba Oficina Surtimax Calle 140 No. 92-30 (Surtimax)
14 META Villavicencio Villavicencio Carrera 19C No. 29C - 15 (CC
Comercial Llano Centro local 207)
15 NARIÑO Pasto Pasto Calle 20 No. 26-38 (Centro)
16 SUCRE Sincelejo Sincelejo Carrera 20 No 19-59 Centro
17 TOLIMA Ibagué Ibagué Calle 64 No. 7-24 Local 4
18 VALLE DEL CAUCA Cali Cali Avenida de las Américas No. 22N –
47
19 VALLE DEL CAUCA Cali Guadalupe Carrera 56 No. 5-80 (Barrio
Guadalupe)
Fuente: Proyecto Instrumentos Archivísticos - FNA - UT Certicamara Prodygitek, 2018
En este orden de ideas, se identificaron aquellos aspectos críticos que se convierten en brechas para la entidad y que requieren de una atención prioritaria para ser mitigadas.
La actividad consistió en un diagnóstico exhaustivo de los riesgos inherentes y residuales que tiene el FNA, de acuerdo a la metodología existente, los cuales fueron articularlos con los aspectos críticos evidenciados, con el fin de generar las acciones a seguir que están en línea con el plan de mitigación.
5.2 IDENTIFICACIÓN ASPECTOS CRÍTICOS DE LAS FUNCIONES Y PROCESOS
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ARCHIVÍSTICOS.
TABLA 2. ASPECTOS CRÍTICOS FRENTE A RIESGOS ASOCIADOS
ID
ASPEC TO
CRITIC O
(A.C.)
DESCRIPCIÓN
ASPECTO CRITICO (A.C.)
RIESGO(S) (R)
A.C. - 01
Falta de instrumentos archivísticos elaborados, aplicados y socializados.
*Incumplimiento de la Ley General de Archivos (Ley 594 de 2000) y directrices archivísticas reglamentadas por el AGN, que aplican para entidades públicas y privadas que cumplen con funciones públicas o prestan servicios públicos. *Desgaste administrativo en la recuperación de la información y perdida de la misma por emplear criterios propios no articulados con la norma para administra la información.
A.C. - 02
No se evidencia un inventario documental real, completo, actualizado, unificado y estandarizado de los archivos de gestión, archivo central ni fondo acumulado; que permita delimitar los diferentes fondos documentales (de acuerdo a lineamientos AGN y FNA) y facilitar la aplicación de instrumentos archivísticos.
*Desgaste operativo por custodia innecesaria de documentos *Perdida de trazabilidad de los expedientes o historia financiera de los consumidores financieros. *Desgaste administrativo en la recuperación de la información y perdida de la misma por emplear criterios propios no articulados con la norma para administra la información.
A.C. - 03
No es suficiente y no se encuentra estructurado un plan efectivo de capacitación y gestión del cambio que permita socializar y entrenar a los usuarios sobre la correcta aplicación de los instrumentos archivísticos y el documento electrónico, generar una estrategia de inducción en gestión documental y mejoramiento en la formación del recurso humano responsable e involucrado en la Gestión Documental.
*El desconocimiento de los procesos y procedimientos del PGD por parte de los funcionarios que administran los Archivos de Gestión, provoca que la conservación y preservación de la información que se transfiere al Archivo Central, no se lleve correctamente. *Desgaste administrativo en la recuperación de la información y perdida de la misma por emplear criterios propios no articulados con la norma para administra la información.
A.C. - 04
Inadecuada administración documental de expedientes vitales, de alto valor archivístico para la entidad (como: historias laborales, contratos, productos de los usuarios financieros, etc.), en relación a su conformación, organización, integridad, conservación, preservación (SIC: Sistema Integrado de Conservación) descripción y consulta.
*Incumplimiento de la Ley General de Archivos (Ley 594 de 2000) y directrices archivísticas reglamentadas por el AGN, que aplican para entidades públicas y privadas que cumplen con funciones públicas o prestan servicios públicos. *Desgaste administrativo en la recuperación de la información y pérdida de la documentación.
A.C. - 05
Planeación débil de la contratación en general de la GD a nivel presupuestal, que permita tener unas contrataciones dirigidas a mediano y largo plazo, proyectos con duración mayor a un año que permitan cumplir y ejecutar estrategias completas, disponer de recursos suficientes compatibles con la fluctuación de las operaciones documentales, que permita aprovechar economías en tarifas y evite sobrecostos por cambios de custodia de documentos y migraciones de información. Igualmente, unificar y estandarizar criterios, requisitos y especificaciones técnicas al contratar servicios que aplican tanto a la GD física como electrónica.
*Falta de los Instrumentos Archivísticos (Decreto 1080/2015) y directrices documentales reglamentadas por el AGN, que aplican para entidades públicas y privadas que cumplen con funciones públicas o prestan servicios públicos (p.e: Ley General de Archivos (Ley 594 de 2000)); por ende omisión en el envío de Instrumentos Archivísticos al AGN para su aprobación, de tal manera que se genera incumplimientos legales *Desgaste administrativo en la recuperación de la información y perdida de la misma por emplear criterios propios no articulados con la norma para administra la información.
A.C. - 06
Debilidad en el proceso de verificación, seguimiento, control, actualización, socialización y supervisión del proceso de aplicación de tablas de retención documental (TRDs).
*Desgaste administrativo en la recuperación de la información y perdida de la misma por emplear criterios propios no articulados con la norma para administra la información. *Sobrecostos por almacenamiento incensario y recuperación de la información. *Desgaste operativo por causa de la desorganización de la documentación.
A.C. - 07
Debilidad en el relacionamiento efectivo entre dependencias involucradas en la función archivística (planeación, informática, calidad, archivo y correspondencia, comercial) para la planeación, administración, innovación y mejora continua de los procesos de gestión documental.
Las dependencias involucradas en la planeación y ejecución de la GD, tiene criterios y prioridades propias sobre la GD, eso dificulta la planeación y articulación de proyectos que afectan la operación documental y favorecen el incumplimiento de obligaciones normativas en GD que se deben proyectar en la entidad.
A.C. - 08
Se requiere un mecanismo de seguimiento efectivo, con base en indicadores de gestión documental, para funcionarios del FNA, para la gestión del área y para los contratistas, alineada a los objetivos estratégicos de la entidad y a corto, mediano y largo plazo.
*Incumplimiento de la Ley General de Archivos (Ley 594 de 2000) y directrices archivísticas reglamentadas por el AGN, que aplican para entidades públicas y privadas que cumplen con funciones públicas o prestan servicios públicos.
A.C. - 09 Falta formular e implementar políticas y estrategias de centralización o descentralización de archivos, que permitan delimitar, establecer, identificar, integrar y
*Incumplimiento de la Ley General de Archivos (Ley 594 de 2000) y directrices archivísticas reglamentadas por el AGN, que aplican para entidades públicas y privadas que cumplen con funciones
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controlar los alcances y lineamientos de almacenamiento, conservación, préstamo y consulta para los archivos de gestión, archivo central y fondo acumulado.
públicas o prestan servicios públicos. *Desgaste administrativo en la recuperación de la información y pérdida de la documentación. *Sobrecostos económicos por dificultades en la recuperación de los archivos.
A.C. - 10 Inexistencia del Sistema Integrado de Conservación (SIC), y desarticulación con los instrumentos y procesos de Gestión Documental.
A.C. - 11
No se encuentra completamente formuladas y socializadas políticas y estándares aplicables y exigibles al FNA de administración, gestión de documentos y expedientes electrónicos, de forma que se pueda establecer y alinear lo que necesita el FNA de acuerdo a su CORE, lo que debe cumplir y lo que puede lograr con los recursos que tiene.
*Desgaste administrativo en la recuperación de la información y perdida de la misma por emplear criterios propios no articulados con la norma para administra la información. *Se pierde claridad sobre la importancia e impacto jurídico, regulatorio, administrativo, contractual, reputacional, financiero que tiene una adecuada gestión documental al interior de la organización. *Perdida de documento de alto valor documental (garantías, pólizas, etc.). *Deterioro a nivel documental, así como la falta de migración de tecnología de Microfilm a Digital.
A.C. - 12
Alta rotación de contratistas - proveedores de servicios de gestión documental sumada con la ausencia de metodologías y/o procedimientos de trabajo pre- establecidos, genera debilidades por: diferencias en la ejecución de un mismo proceso, falta unificación en la entrega del inventario de la información.
*Perdida de trazabilidad en la administración de los procesos documentales *Desgaste administrativo en la recuperación de la información y perdida de la misma por emplear criterios propios no articulados con la norma para administra la información.
A.C. - 13
A pesar de existir un área responsable, no es suficiente el recurso humano técnico e idóneo en gestión documental, que permita hacer seguimiento y control efectivo en la GD del FNA, el desempeño de los contratistas y el mejoramiento técnico.
Desgaste administrativo en la recuperación de la información y pérdida de la documentación de los expedientes.
A.C. - 14
Ejecución incompleta/incorrecta en: a) aplicación de procesos de valoración, b) transferencias documentales desde los archivos de gestión o P.A. y c) recepción de transferencias en el Archivo Central y Fondo Acumulado.
*Desgaste administrativo en la recuperación de la información y perdida de la misma por emplear criterios propios no articulados con la norma para administra la información. *Desgaste operativo por causa de la desorganización de los archivos de gestión que son transferidos al Archivo Central. *Incumplimiento de la Ley General de Archivos (Ley 594 de 2000) y directrices archivísticas reglamentadas por el AGN.
A.C. - 15
Debilidad en el control-supervisión-seguimiento- evaluación de calidad de la ejecución de contratos y procesos documentales apoyados por compañías contratistas-proveedores (especialmente aquellas que apoyan recepción, radicación, envío, traslado, transferencia y custodia de documentación).
*Perdida de trazabilidad o ejecución fallida de procesos del ciclo de gestión documental *Desgaste administrativo en la recuperación de la información y perdida de la misma por emplear criterios propios no articulados con la norma para administra la información. *Retrasos en la operación afectando el normal desarrollo de las actividades * Pérdida de imagen corporativa. *Sobrecostos administrativos.
A.C. - 16
Falta articulación entre los procesos de gestión documental y los sistemas de calidad.
Incumplimiento de la Ley General de Archivos (Ley 594 de 2000) y directrices archivísticas reglamentadas por el AGN, que aplican para entidades públicas y privadas que cumplen con funciones públicas o prestan servicios públicos.
A.C. - 17
Las condiciones para la ubicación de mobiliarios de algunos archivos de gestión o dependencias o unidades productoras no son suficientemente óptimas, debido a que se encuentran desprovistos de: espacio físico suficiente, aireación natural, elementos de seguridad física, señalización, elementos y sistemas de seguridad contraincendios, exclusividad y control de acceso.
*Perdida de información debido a que en algunas dependencias, sus archivos se encuentran compartidos con las de otras dependencias o no se encuentran centralizados *Desgaste administrativo en la recuperación de la información y perdida de la misma. por deficiencias en su organización y conservación.
A.C. - 18
Falta de sincronización entre aplicaciones del Software WorkManager y los lineamientos e instrumentos archivísticos para administración de documentación física.
*Incumplimiento Ley General de Archivos (Ley 594 de 2000) y directrices archivísticas reglamentadas por el AGN, que aplican para entidades públicas y privadas que cumplen con funciones públicas o prestan servicios públicos. *Sobrecostos económicos por dificultades en la recuperación de los archivos.
A.C. - 19
No se evidencia protocolos, procedimientos y controles para la solicitud de consulta, préstamo y devolución de documentos.
*Incumplimiento Ley General de Archivos (Ley 594 de 2000) y directrices archivísticas reglamentadas por el AGN. *Desgaste administrativo en la recuperación de la información y perdida de la misma por emplear criterios propios no articulados con la norma para administra la información.
A.C. - 20 Desconocimiento general sobre la existencia, importancia, aplicación y trascendencia legal de la Ley de Transparencia y del Derecho de Acceso a la Información
*Incumplimiento de la Ley Transparencia (Ley 1712 de 2014).
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PLAN INSTITUCIONAL DE ARCHIVOS –
PINAR –
Proceso: Gestión Documental
Código:
Versión: 01
Pública Nacional (Ley 1712 de 2014).
A.C. - 21 Los archivadores y mobiliarios en general, no se encuentran señalizados de acuerdo a la descripción documental correspondiente y los lineamientos del AGN.
Perdida de información y desgaste los patrones de uniformidad en la clasificación y descripción documental.
A.C. - 22
Falta de estandarización en los procesos de radicación documental.
*Desgaste administrativo en la recuperación de la información y perdida de la misma por emplear criterios propios no articulados con la norma para administra la información. *Desgaste operativo por causa de la desorganización de los archivos de gestión que son transferidos al Archivo Central. *Incumplimiento de la Ley General de Archivos (Ley 594 de 2000) y directrices archivísticas reglamentadas por el AGN.
A.C. - 23
La rotulación de carpetas y cajas, no se realiza de manera estandarizada, de acuerdo a los lineamientos del AGN y FNA.
*Desgaste administrativo en la recuperación de la información y perdida de la misma por emplear criterios propios no articulados con la norma para administra la información. *Desgaste operativo por causa de la desorganización de los archivos de gestión que son transferidos al Archivo Central. *Incumplimiento de la Ley General de Archivos (Ley 594 de 2000) y directrices archivísticas reglamentadas por el AGN.
A.C. - 24
Alta rotación de funcionarios, responsables de coordinar actividades en las divisiones - grupos internos de trabajo; y en cuyas funciones se delega parte de la administración documental.
Pérdida de trazabilidad en la administración de los procesos documentales, debido a que como no existe una estandarización, se crean múltiples formas de su manejo.
A.C. - 25
Se identifican series documentales innecesarias e incongruentes, las cuales deben eliminarse.
*Sobre costos en el almacenamiento de documentos y retención documental innecesaria. *Desgaste administrativo en la recuperación de la información y perdida de la misma por emplear criterios propios no articulados con la norma para administra la información.
A.C. - 26 Destinación inadecuada para otros fines del mobiliario dispuesto para la conservación de la documentación general de la dependencia.
Exposición indebida y pérdida de la información o dificultades en su ubicación y recuperación.
A.C. - 27
Incumplimiento por parte de las dependencias, de las políticas establecidas para el préstamo, devolución y transferencias documentales desde y hacia el archivo central.
*Extravío de documentos facilitados en calidad de préstamo al interior del FNA. *Incumplimiento de la Ley General de Archivos (Ley 594 de 2000) y directrices archivísticas reglamentadas por el AGN.
A.C. - 28
Falta apoyar las funciones de las diferentes dependencias o unidades productoras de la entidad y Puntos de Atención, con personal permanente que cuente con formación, capacitación técnica y/o experiencia en procesos de gestión documental.
*Sobrecostos económicos por dificultades en la recuperación de los archivos. *Desgaste administrativo en la recuperación de la información y perdida de la misma por emplear criterios propios no articulados con la norma para administra la información.
A.C. - 29 Falta de adecuado control de la información entregada a proveedores, cuando hay procesos de transición entre uno y otro.
*Desgaste administrativo en la recuperación de la información y perdida de la misma por emplear criterios propios no articulados con la norma para administra la información.
A.C. - 30 No se ha formulado un cronograma y programa de aseo, limpieza y desinfección de los archivos de gestión.
*Deterioro de la documentación por polvo, material particulado. *Propagación de enfermedades respiratorias a los funcionarios que custodian los archivos.
Fuente: Proyecto Instrumentos Archivísticos - FNA - UT Certicamara Prodygitek, 2018
5.3 PRIORIZACIÓN DE ASPECTOS CRÍTICOS Y EJES ARTICULADORES
Una vez identificados los hallazgos con incidencia en los procesos de gestión documental de la entidad, de acuerdo con el proceso sistemático presentado en la Sección 5.1 se realizó una valoración con cada etapa del ciclo de gestión documental, definidas como “ejes articuladores” de acuerdo con lo establecido en del “Manual para la Formulación del Plan Institucional de Archivo (PINAR) del Archivo General de la Nación (AGN)”, la cual se basa en los principios de la función archivística citados en el Artículo 4 de la Ley 594 de 2000.
Dichos ejes articuladores, son campos fijos y se estructuran de la siguiente manera (TABLA 3):
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Proceso: Gestión Documental
Código:
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n ó i c a r om f n I
d a d i r u g e S e d
n ó i c a l u c i t r A
TABLA 3. DEFINICIÓN DE EJES ARTICULADORES
EJES ARTICULADORES
Administración de Archivos
Acceso a la Información
Preservación de la Información
Aspectos Tecnológicos y de
Seguridad
Fortalecimiento y Articulación
Involucra aspectos de la Comprende aspectos Incluye aspectos como la
conservación y el almacenamiento de
información.
Involucra aspectos como la
armonización de la gestión documental con otros modelos
de gestión.
infraestructura, el como la Abarca aspectos presupuesto, la transparencia, la como la seguridad de
normatividad y la participación y el la información y la política, los procesos y servicio al ciudadano, infraestructura los procedimientos y el y la organización tecnológica.
personal. documental.
Fuente: Archivo General de la Nación [en línea]. [Colombia: Manual: Formulación del Plan Institucional de Archivos (PINAR)], 2014. Disponible en: <http://www.archivogeneral.gov.co/politica/instrumentos-archivisticos>
Los resultados de la evaluación de los aspectos críticos que tienen un mayor impacto con el desarrollo de las funciones archivísticas del FNA, se presentan a continuación en la TABLA 4.
TABLA 4. ASPECTOS CRÍTICOS PRIORIZADOS VERSUS EJES ARTICULADORES
EJES ARTICULADORES
ASPECT
O
CRITICO No.
DESCRIPCIÓN
ASPECTO CRITICO
Ad
min
istr
aci
ón
de
Arc
hiv
os
Acceso a
la
Info
rma
ció
n
Pre
serv
aci
ón
de
la
Aspecto
s
Te
cnoló
gic
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Fo
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leci
mie
nto
o
y
TO
TA
L
A.C. - 01 Falta de instrumentos archivísticos elaborados, aplicados y socializados. 8 6 3 4 2 23
A.C. - 02
No se evidencia un inventario documental real, completo, actualizado, unificado y estandarizado de los archivos de gestión, archivo central ni fondo acumulado; que permita delimitar los diferentes fondos documentales (de acuerdo a lineamientos AGN y FNA) y facilitar la aplicación de instrumentos archivísticos.
9
3
3
3
2
20
A.C. - 03
No es suficiente y no se encuentra estructurado un plan efectivo de capacitación y gestión del cambio que permita socializar y entrenar a los usuarios sobre la correcta aplicación de los instrumentos archivísticos y el documento electrónico, generar una estrategia de inducción en gestión documental y mejoramiento en la formación del recurso humano responsable e involucrado en la Gestión Documental.
5
3
1
0
10
19
A.C. - 04
Inadecuada administración documental de expedientes vitales, de alto valor archivístico para la entidad (como: historias laborales, contratos, productos de los usuarios financieros, etc.), en relación a su conformación, organización, integridad, conservación, preservación (SIC: Sistema Integrado de Conservación) descripción y consulta.
2
0
6
1
10
19
A.C. - 05
Planeación débil de la contratación en general de la GD a nivel presupuestal, que permita tener unas contrataciones dirigidas a mediano y largo plazo, proyectos con duración mayor a un año que permitan cumplir y ejecutar estrategias completas, disponer de recursos suficientes compatibles con la fluctuación de las operaciones documentales, que
8
1
0
10
0
19
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Proceso: Gestión Documental
Código:
Versión: 01
permita aprovechar economías en tarifas y evite sobrecostos por cambios de custodia de documentos y migraciones de información. Igualmente, unificar y estandarizar criterios, requisitos y especificaciones técnicas al contratar servicios que aplican tanto a la GD física como electrónica.
A.C. - 06
Debilidad en el proceso de verificación, seguimiento, control, actualización, socialización y supervisión del proceso de aplicación de tablas de retención documental (TRDs).
4
2
2
2
8
18
A.C. - 07
Debilidad en el relacionamiento efectivo entre dependencias involucradas en la función archivística (planeación, informática, calidad, archivo y correspondencia, comercial) para la planeación, administración, innovación y mejora continua de los procesos de gestión documental.
6
5
0
0
9
20
A.C. - 08
Se requiere un mecanismo de seguimiento efectivo, con base en indicadores de gestión documental, para funcionarios del FNA, para la gestión del área y para los contratistas, alineada a los objetivos estratégicos de la entidad y a corto, mediano y largo plazo.
4
1
5
0
7
17
A.C. - 09
Falta formular e implementar políticas y estrategias de centralización o descentralización de archivos, que permitan delimitar, establecer, identificar, integrar y controlar los alcances y lineamientos de almacenamiento, conservación, préstamo y consulta para los archivos de gestión, archivo central y fondo acumulado.
6
4
1
2
4
17
A.C. - 10
Inexistencia del Sistema Integrado de Conservación (SIC),
y desarticulación con los instrumentos y procesos de Gestión Documental.
3
1
2
6
5
17
A.C. - 11
No se encuentra completamente formuladas y socializadas políticas y estándares aplicables y exigibles al FNA de administración, gestión de documentos y expedientes electrónicos, de forma que se pueda establecer y alinear lo que necesita el FNA de acuerdo a su CORE, lo que debe cumplir y lo que puede lograr con los recursos que tiene.
7
1
3
0
4
15
A.C. - 12
Alta rotación de contratistas - proveedores de servicios de gestión documental sumada con la ausencia de metodologías y/o procedimientos de trabajo pre- establecidos, genera debilidades por: diferencias en la ejecución de un mismo proceso, falta unificación en la entrega del inventario de la información.
5
0
2
5
0
12
A.C. - 13
A pesar de existir un área responsable, no es suficiente el recurso humano técnico e idóneo en gestión documental, que permita hacer seguimiento y control efectivo en la GD del FNA, el desempeño de los contratistas y el mejoramiento técnico.
3
3
3
1
2
12
A.C. - 14
Ejecución incompleta/incorrecta en: a) aplicación de procesos de valoración, b) transferencias documentales desde los archivos de gestión o P.A. y c) recepción de transferencias en el Archivo Central y Fondo Acumulado.
7
2
3
2
8
22
A.C. - 15
Debilidad en el control-supervisión-seguimiento-evaluación de calidad de la ejecución de contratos y procesos documentales apoyados por compañías contratistas- proveedores (especialmente aquellas que apoyan recepción, radicación, envío, traslado, transferencia y custodia de documentación).
5
3
4
0
0
12
A.C. - 16 Falta articulación entre los p r o c e s o s de gestión documental y los sistemas de calidad.
5 3 4 0 0 12
A.C. - 17
Las condiciones para la ubicación de mobiliarios de algunos archivos de gestión o dependencias o unidades productoras no son suficientemente óptimas, debido a que se encuentran desprovistos de: espacio físico suficiente, aireación natural, elementos de seguridad física, señalización, elementos y sistemas de seguridad contra incendios, exclusividad y control de acceso.
4
0
0
0
8
12
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PINAR –
Proceso: Gestión Documental
Código:
Versión: 01
A.C. - 18
Falta de sincronización entre aplicaciones del Software
WorkManager y los lineamientos e instrumentos archivísticos para administración de documentación física.
2
1
2
5
2
12
A.C. - 19 No se evidencia protocolos, procedimientos y controles para la solicitud de consulta, préstamo y devolución de documentos.
4
0
3
0
4
11
A.C. - 20
Desconocimiento general sobre la existencia, importancia, aplicación y trascendencia legal de la Ley de Transparencia y del Derecho de Acceso a la Información Pública Nacional (Ley 1712 de 2014).
3
1
2
3
1
10
A.C. - 21
Los archivadores y mobiliarios en general, no se
encuentran señalizados de acuerdo a la descripción documental correspondiente y los lineamientos del AGN.
1
0
6
0
2
9
A.C. - 22 Falta de estandarización en los procesos de radicación documental. 0 3 5 0 1 9
A.C. - 23
La rotulación de carpetas y cajas, no se realiza de manera
estandarizada, de acuerdo a los lineamientos del AGN y FNA.
1
2
1
3
2
9
A.C. - 24
Alta rotación de funcionarios, responsables de coordinar actividades en las divisiones - grupos internos de trabajo; y en cuyas funciones se delega parte de la administración documental.
1
0
4
1
2
8
A.C. - 25 Se identifican series documentales innecesarias e incongruentes, las cuales deben eliminarse.
3 1 0 0 3 7
A.C. - 26 Destinación inadecuada para otros fines del mobiliario dispuesto para la conservación de la documentación general de la dependencia.
2
1
2
0
1
6
A.C. - 27
Incumplimiento por parte de las dependencias, de las políticas establecidas para el préstamo, devolución y transferencias documentales desde y hacia el archivo central.
3
3
0
0
0
6
A.C. - 28
Falta apoyar las funciones de las diferentes dependencias o unidades productoras de la entidad y Puntos de Atención, con personal permanente que cuente con formación, capacitación técnica y/o experiencia en procesos de gestión documental.
0
4
2
0
0
6
A.C. - 29
Falta de adecuado control de la información entregada a proveedores, cuando hay procesos de transición entre uno y otro.
2
0
2
0
1
5
A.C. - 30 No se ha formulado un cronograma y programa de aseo, limpieza y desinfección de los archivos de gestión. 0 0 4 0 0 4
Fuente: Proyecto Instrumentos Archivísticos - FNA - UT Certicamara Prodygitek, 2018
La GRAFICA 1, permite visualizar y comparar, la valoración final que obtuvo cada uno
de los aspectos críticos identificados.
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Proceso: Gestión Documental
Código:
Versión: 01
GRAFICA 1. PRIORIZACION DE ASPECTOS CRÍTICOS DE ACUERDO A SU IMPACTO
Fuente: Proyecto Instrumentos Archivísticos - FNA - UT Certicamara Prodygitek, 2018
De acuerdo a la TABLA 5 y GRÁFICA 1, se determina que actualmente en la entidad, los
aspectos de mayor criticidad en relación con los procesos de gestión documental son lo
relacionados con los instrumentos archivísticos, fallas relevantes en los procesos de
organización, falta de definición del esquema de conformación de las fases de los fondos
documentales o etapas de archivo, falta de relacionamiento efectivo entre dependencias
involucradas en la función archivística (planeación, informática, calidad, archivo y
correspondencia), dificultades en las dinámicas de planeación, administración,
innovación y mejora continua de los procesos de gestión documental. Se resalta la
inexistencia de un inventario archivístico real, actualizado y estandarizado de los
diferentes fondos documentales, de acuerdo a lineamientos AGN y FNA.
Los resultados de la evaluación de los aspectos críticos en función de los cinco ejes
articuladores, se presenta a continuación en la TABLA 5.
TABLA 5. EVALUACIÓN ASPECTOS CRÍTICOS VERSUS EJE ARTICULADOR
EJES ARTICULADORES VALORACIÓN
Administración de Archivos 109
Acceso a la Información 58
Preservación de la Información 73
Aspectos Tecnológicos y de Seguridad 47
Fortalecimiento y Articulación 86
Fuente: Proyecto Instrumentos Archivísticos - FNA - UT Certicamara Prodygitek, 2018
La GRAFICA 2 permite visualizar, de acuerdo al diagnóstico de los procesos de gestión
documental que se realizó en el FNA, que el eje articulador que más impacto tiene en la
entidad es Administración de Archivos (109), seguido por Fortalecimiento y
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Proceso: Gestión Documental
Código:
Versión: 01
Articulación (86), Preservación de la Información (73), Acceso de la Información (58) y
Aspectos Tecnológicos y de Seguridad (47).
GRAFICA 2. PRIORIZACIÓN DE ASPECTOS CRÍTICOS VERSUS EJES ARTICULADORES
Fuente: Proyecto Instrumentos Archivísticos - FNA - UT Certicamara Prodygitek, 2018
De acuerdo a los resultados anteriores, se determina que los ejes que actualmente
tienen mayor necesidad de fortalecimiento son Administración de Archivos y
Fortalecimiento - Articulación.
5.4 ASPECTOS CRÍTICOS FOCALIZADOS CON RIESGOS IDENTIFICADOS
La TABLA 6, permite visualizar, como se clasifican los riesgos asociados a los aspectos
críticos, de acuerdo a la metodología de valoración de la Norma Técnica ICONTEC -
NTC 5254 (FUNDAMENTOS DE LA GESTIÓN DEL RIESGO).
TABLA 6. ASPECTOS CRÍTICOS PRIORIZADOS VERSUS EJES ARTICULADORES
ASPECTO
CRITICO No.
DESCRIPCIÓN
ASPECTO CRITICO
PROBABILIDAD
IMPACT
O
VALORACIÓN DEL RIESGO
NIVEL DE
RIESGO
A.C. - 01 Falta de instrumentos archivísticos elaborados, aplicados y socializados.
5
5
25
R1
EXTREMO
A.C. - 02
No se evidencia un inventario documental real, completo, actualizado, unificado y estandarizado de los archivos de
5
4
20
R2
EXTREMO
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Proceso: Gestión Documental
Código:
Versión: 01
gestión, archivo central ni fondo acumulado; que permita delimitar los diferentes fondos documentales (de acuerdo con lineamientos AGN y FNA) y facilitar la aplicación de instrumentos archivísticos.
A.C. - 03
No es suficiente y no se encuentra estructurado un plan efectivo de capacitación y gestión del cambio que permita socializar y entrenar a los usuarios sobre la correcta aplicación de los instrumentos archivísticos y el documento electrónico, generar una estrategia de inducción en gestión documental y mejoramiento en la formación del recurso humano responsable e involucrado en la Gestión Documental.
5
4
20
R3
EXTREMO
A.C. - 04
Inadecuada administración documental de expedientes vitales, de alto valor archivístico para la entidad (como: historias laborales, contratos, productos de los usuarios financieros, etc.), en relación con su conformación, organización, integridad, conservación, preservación (SIC: Sistema Integrado de Conservación) descripción y consulta.
5
4
20
R4
EXTREMO
A.C. - 05
Planeación débil de la contratación en general de la GD a nivel presupuestal, que permita tener unas contrataciones dirigidas a mediano y largo plazo, proyectos con duración mayor a un año que permitan cumplir y ejecutar estrategias completas, disponer de recursos suficientes compatibles con la fluctuación de las operaciones documentales, que permita aprovechar economías en tarifas y evite sobrecostos por cambios de custodia de documentos y migraciones de información. Igualmente, unificar y estandarizar criterios, requisitos y especificaciones técnicas al contratar servicios que aplican tanto a la GD física como electrónica.
4
5
20
R5
EXTREMO
A.C. - 06
Debilidad en el proceso de verificación, seguimiento, control, actualización, socialización y supervisión del proceso de aplicación de tablas de retención documental (TRDs).
3
4
12
R6
ALTO
A.C. - 07
Debilidad en el relacionamiento efectivo entre dependencias involucradas en la función archivística (planeación, informática, calidad, archivo y correspondencia, comercial) para la planeación, administración, innovación y mejora continua de
4
3
12
R7
ALTO
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PINAR –
Proceso: Gestión Documental
Código:
Versión: 01
los procesos de gestión documental.
A.C. - 08
Se requiere un mecanismo de seguimiento efectivo, con base en indicadores de gestión documental, para funcionarios del FNA, para la gestión del área y para los contratistas, alineada a los objetivos estratégicos de la entidad y a corto, mediano y largo plazo.
5
2
10
R8
ALTO
A.C. - 09
Falta formular e implementar políticas y estrategias de centralización o descentralización de archivos, que permitan delimitar, establecer, identificar, integrar y controlar los alcances y lineamientos de almacenamiento, conservación, préstamo y consulta para los archivos de gestión, archivo central y fondo acumulado.
3
4
12
R9
ALTO
A.C. - 10
Inexistencia del Sistema Integrado de Conservación (SIC), y desarticulación con los instrumentos y procesos de Gestión Documental.
5
2
10
R10
ALTO
A.C. - 11
No se encuentra completamente formuladas y socializadas políticas y estándares aplicables y exigibles al FNA de administración, gestión de documentos y expedientes electrónicos, de forma que se pueda establecer y alinear lo que necesita el FNA de acuerdo con su CORE, lo que debe cumplir y lo que puede lograr con los recursos que tiene.
4
3
12
R11
ALTO
A.C. - 12
Alta rotación de contratistas - proveedores de servicios de gestión documental sumada con la ausencia de metodologías y/o procedimientos de trabajo pre- establecidos, genera debilidades por: diferencias en la ejecución de un mismo proceso, falta unificación en la entrega del inventario de la información.
4
3
12
R12
ALTO
A.C. - 13
A pesar de existir un área responsable, no es suficiente el recurso humano técnico e idóneo en gestión documental, que permita hacer seguimiento y control efectivo en la GD del FNA, el desempeño de los contratistas y el mejoramiento técnico.
4
3
12
R13
ALTO
A.C. - 14
Ejecución incompleta/incorrecta en: a) aplicación de procesos de valoración, b) transferencias documentales desde los archivos de gestión o P.A. y c) recepción de transferencias en el Archivo Central y Fondo Acumulado.
4
3
12
R14
ALTO
A.C. - 15
Debilidad en el control- supervisión-seguimiento- evaluación de calidad de la ejecución de contratos y procesos
3
4
12
R15
ALTO
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Proceso: Gestión Documental
Código:
Versión: 01
documentales apoyados por compañías contratistas- proveedores (especialmente aquellas que apoyan recepción, radicación, envío, traslado, transferencia y custodia de documentación).
Fuente: Proyecto Instrumentos Archivísticos - FNA - UT Certicamara Prodygitek, 2018
Observado el comportamiento de los aspectos críticos y su relación con los riesgos que el FNA
ha mapeado, se observa que los ejes y aspectos relacionados con los instrumentos archivísticos,
administración de contratos y administración física de archivos esenciales, representa un mayor
riesgo y por ende las medidas de mitigación y planes a corto plazo deben focalizarse en dichas
debilidades.
Por otro lado, los temas de articulación, fortalecimiento, gestión humana y seguimiento a
procesos documentales tiene menor calificación de riesgos y por ende sus planes son a
mediano y largo plazo.
GRAFICA 3. PRIORIZACIÓN DE ASPECTOS CRÍTICOS VERSUS EJES ARTICULADORES
Archivísticos - FNA - UT Certicamara Prodygitek, 2018
Fuente:
Proyecto Instrumentos
FONDO NACIONAL DEL AHORRO – FNA – Página 26 de 42
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Proceso: Gestión Documental
Código:
Versión: 01
6. FORMULACIÓN VISIÓN ESTRATÉGICA DEL PINAR
El Plan Institucional de Archivos (PINAR) del Fondo Nacional del Ahorro (FNA), es un instrumento que permite planificar, proyectar, ejecutar y evaluar a corto y mediano plazo las acciones dirigidas a superar y mitigar situaciones y brechas que están afectando el adecuado desarrollo de la Gestión Documental de la entidad, a partir de la exploración de los aspectos críticos que la afectan, sus causas y acciones posibles. Lo anterior con un enfoque dirigido a brindar más seguridad a las operaciones documentales, mejorar la calidad de la información del consumidor financiero, poder aglutinar la información documental de sus productos, promover trámites documentales relacionados con los productos financieros de manera célere y controlada y garantizar la preservación y conservación de la información de forma adecuada.
6.1 FORMULACIÓN DE OBJETIVOS DE LA VISIÓN ESTRATÉGICA
A partir de los aspectos críticos y ejes articuladores incluidos en la evaluación, se formularon los objetivos que se listan a continuación en la TABLA 7. Igualmente, a cada objetivo se asoció uno o más planes o proyectos respectivos, con el fin de mitigar, disminuir y/o eliminar el impacto que produce cada uno de estos aspectos críticos en los procesos de gestión documental de la entidad.
TABLA 7. FORMULACIÓN OBJETIVOS DE LA VISIÓN ESTRATÉGICA
EN FUNCIÓN DEL ASPECTO CRÍTICO
ID ASPEC
TO CRITIC O No.
DESCRIPCIÓN ASPECTO CRITICO
OBJETIVO (S)
PLAN(ES) Y PROYECTO(S) ASOCIADO(S)
A.C. - Falta de instrumentos archivísticos Elaborar y socializar los *Actualización de Tablas de Retención
FONDO NACIONAL DEL AHORRO – FNA – Página 27 de 42
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Proceso: Gestión Documental
Código:
Versión: 01
01 elaborados, aplicados y
socializados.
Instrumentos Archivísticos, exigidos en Decreto 1080 de 2015, Art. 2.8.2.5.8: Instrumentos archivísticos para la gestión documental.
Documental (TRD), Cuadro de Clasificación Documental(CCD), Tabla de Control de Acceso, Banco Terminológico, Mapa de Procesos. *Elaboración de Plan Institucional de Archivos de la Entidad (PINAR), Programa de Gestión Documental (PGD), Modelo de requisitos para la gestión de documentos electrónicos (Moreq). *Levantamiento de Inventario Documental Descriptivo del Fondo Documental - Archivo Central. *Capacitación en el manejo de los Instrumentos Archivísticos a los funcionarios del FNA. *Control y Seguimiento a la aplicación de los Instrumentos Archivísticos. *Actualizar las Tablas de Valoración Documental (TVD).
A.C. - 02
No se evidencia un inventario documental real, completo, actualizado, unificado y estandarizado de los archivos de gestión, archivo central ni fondo acumulado; que permita delimitar los diferentes fondos documentales (de acuerdo con lineamientos AGN y FNA) y facilitar la aplicación de instrumentos archivísticos.
Elaborar el Inventario descriptivo al Fondo Documental que custodia el Archivo Central y los diferentes Archivos de Gestión conforme al Acuerdo 038 de 2002 del Archivo General de la Nación.
*Programa de Gestión Documental (PGD) *Diagnosticar, planear y ejecutar inventarios documentales a los fondos documentales tanto del Archivo Central, Archivo de Gestión y Fondos Acumulados.
A.C. - 03
No es suficiente y no se encuentra estructurado un plan efectivo de capacitación y gestión del cambio que permita socializar y entrenar a los usuarios sobre la correcta aplicación de los instrumentos archivísticos y el documento electrónico, generar una estrategia de inducción en gestión documental y mejoramiento en la formación del recurso humano responsable e involucrado en la Gestión Documental.
*Capacitar debidamente los funcionarios o usuarios internos para aplicar correctamente los instrumentos archivísticos. *Definir responsables, líderes y multiplicadores de la función archivística. *Asegurar que los responsables de administrar la función archivística, planearla y ejecutarla estén técnicamente capacitados y actualizados.
*Articular en el PIC un plan de capacitación y gestión del cambio que responda a los objetivos del área de GD. * Control, seguimiento y medición del impacto al respectivo plan.
A.C. -
04
Inadecuada administración documental de expedientes vitales, de alto valor archivístico para la entidad (como: historias laborales, contratos, productos de los usuarios financieros, etc.), en relación con su conformación, organización, integridad, conservación, preservación (SIC: Sistema Integrado de Conservación) descripción y consulta.
*Identificar las agrupaciones documentales que hacen parte de los expedientes vitales y además organizar los expedientes conforme a las políticas del FNA y el AGN. *Conformar el Expediente Misional. *Definir el procedimiento de la conformación del expediente misional tanto físico como electrónico.
* Programa de Gestión Documental (PGD). * Modelo de requisitos para la gestión de documentos electrónicos (Moreq). *Implementar una estructura de administración, organización, custodia, consulta, préstamo y actualización de los expedientes misionales. * Sistema Integrado de Conservación (SIC).
A.C. - 05
Planeación débil de la contratación en general de la GD a nivel presupuestal, que permita tener unas contrataciones dirigidas a mediano y largo plazo, proyectos con duración mayor a un año que permitan cumplir y ejecutar estrategias completas, disponer de
*Planear la contratación de los proveedores de servicios y productos que apoyan a la Gestión Documental, en función de las necesidades del FNA, con el tiempo suficiente para que se ejecutado todas las
*Diseñar una planeación presupuestal a largo plazo con la participación de las áreas involucradas.
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Proceso: Gestión Documental
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Versión: 01
recursos suficientes compatibles con la fluctuación de las operaciones documentales, que permita aprovechar economías en tarifas y evite sobrecostos por cambios de custodia de documentos y migraciones de información. Igualmente, unificar y estandarizar criterios, requisitos y especificaciones técnicas al contratar servicios que aplican tanto a la GD física como electrónica.
actividades y controle el desempeño de los proveedores.
A.C. - 06
Debilidad en el proceso de verificación, seguimiento, control, actualización, socialización y supervisión del proceso de aplicación de tablas de retención documental (TRDs).
*Actualizar, implementar y realizar evaluación a la implementación de las TRDs. *Formular controles y seguimientos que garanticen la aplicación y socialización correcta de las TRDs.
*Actualización de Tablas de Retención Documental (TRD), Cuadro de Clasificación Documental(CCD) , Tabla de Control de Acceso, Banco Terminológico, Mapa de Procesos. *Incluir en Plan de Capacitación Institucional (PIC) temas sobre la aplicación de las TRD a los funcionarios del FNA.
A.C. - 07
Debilidad en el relacionamiento efectivo entre dependencias involucradas en la función archivística (planeación, informática, calidad, archivo y correspondencia, comercial) para la planeación, administración, innovación y mejora continua de los procesos de gestión documental.
Establecer una comunicación e interacción adecuada, entre funcionarios (de los diferentes procesos: estratégicos, misionales, soporte, evaluación) responsables de la planeación archivística y su ejecución.
*Articular con el área de planeación a nivel estratégico y de objetivos una relación más visible con la GD. *Socializar y mejorar la dinámica de participación, frecuencia y decisión del Comité Institucional de Desarrollo Administrativo, Resolución 317 del 2014, Fondo Nacional del Ahorro y su actualización al MIPYG.
A.C. - 08
Se requiere un mecanismo de seguimiento efectivo, con base en indicadores de gestión documental, para funcionarios del FNA, para la gestión del área y para los contratistas, alineada a los objetivos estratégicos de la entidad y a corto, mediano y largo plazo.
Asegurar el cumplimiento de los indicadores de gestión documental y realizar seguimiento.
*Elaborar indicadores de gestión documental para los funcionarios de las diferentes áreas.
A.C. - 09
Falta formular e implementar políticas y estrategias de centralización o descentralización de archivos, que permitan delimitar, establecer, identificar, integrar y controlar los alcances y lineamientos de almacenamiento, conservación, préstamo y consulta para los archivos de gestión, archivo central y fondo acumulado.
Estructurar el Sistema de conformación de almacenamiento, descentralizado y centralizado de acuerdo al flujo documental.
* Programa de Gestión Documental (PGD). *Diagnostico logístico, volumetría, costos asociados, riesgo y mejores prácticas.
A.C. - 10
Inexistencia del Sistema Integrado de Conservación (SIC), y desarticulación con los instrumentos y procesos de Gestión Documental.
*Formulación, implementación y socialización del SIC.
* Sistema Integrado de Conservación (SIC).
A.C. - 11
No se encuentra completamente formuladas y socializadas políticas y estándares aplicables y exigibles al FNA de administración, gestión de documentos y expedientes electrónicos, de forma que se pueda establecer y alinear lo que necesita el FNA de acuerdo a su CORE, lo que debe cumplir y lo que puede lograr con los recursos que tiene.
*Definir políticas, procesos y procedimientos claros con respecto a manejo de la Gestión Documental tanto en los documentos fisco y electrónico del Fondo Nacional del Ahorro. *Incluir en el Plan de Capacitación Institucional (PIC), tema en las buenas
* Programa de Gestión Documental (PGD). * Modelo de requisitos para la gestión de documentos electrónicos (Moreq). * Capacitación en buenas prácticas de la Gestión Documental.
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Proceso: Gestión Documental
Código:
Versión: 01
prácticas de Gestión
Documental.
A.C. -
12
Alta rotación de contratistas - proveedores de servicios de gestión documental sumada con la ausencia de metodologías y/o procedimientos de trabajo preestablecidos, genera debilidades por: diferencias en la ejecución de un mismo proceso, falta unificación en la entrega del inventario de la información.
Planear la contratación de los proveedores de servicios y productos que apoyan a la Gestión Documental que sea acorde a las necesidades del FNA, con el tiempo suficiente para que se ejecutado todas las actividades y controle el desempeño de los proveedores.
*Diseñar una planeación presupuestal a largo plazo con la participación de las áreas involucradas.
A.C. - 13
A pesar de existir un área responsable, no es suficiente el recurso humano técnico e idóneo en gestión documental, que permita hacer seguimiento y control efectivo en la GD del FNA, el desempeño de los contratistas y el mejoramiento técnico.
Garantizar la contratación de personal idóneo para hacer seguimiento a los contratos.
* Revisar la estructura de cargos del área de Gestión Documental y sus perfiles.
A.C. – 14
Ejecución incompleta/incorrecta en: a) aplicación de procesos de valoración, b) transferencias documentales desde los archivos de gestión o P.A. y c) recepción de transferencias en el Archivo Central y Fondo Acumulado.
*Asegurar que el proceso de transferencias primarias establecido en el manual de transferencias documental se realice conforme desde los Archivos de Gestión al Archivo Central, garantizando que las unidades documentales son inventariadas de acuerdo a las TRD y que el Archivo Central realiza las validaciones necesarias de la documentación transferidas.
*Programa de Gestión Documental (PGD). *Manual para la Transferencias Primarias. *Instrumentos Archivísticos: Tablas de Retención Documental (TRD) e Inventario Documental. *Realizar control y seguimiento en las trasferencias primarias. *Incluir en Plan de Capacitación Institucional (PIC) temas sobre Transferencias Primarias.
A.C. – 15
Debilidad en el control-supervisión- seguimiento-evaluación de calidad de la ejecución de contratos y procesos documentales apoyados por compañías contratistas- proveedores (especialmente aquellas que apoyan recepción, radicación, envío, traslado, transferencia y custodia de documentación).
* Ejecutar adecuadamente los contratos, en su alcance, tiempo y presupuesto y cumplimiento de los niveles de servicio asociados a ellos. * Asegurar la calidad de los procesos documentales y que hagan parte de los ANS de los contratos.
*Revisar planta de personal destinada a la supervisión de los contratos para validar si es suficiente para el control de supervisión de los mismos. *Auditorías Externas, por un tercero a la supervisión de los contratos. *Instrumento de Auditoría.
Fuente: Proyecto Instrumentos Archivísticos - FNA - UT Certicamara Prodygitek, 2018
6.2 FORMULACIÓN PLANES Y PROYECTOS
A partir de los planes y proyectos incluidos en la tabla anterior, se presenta en la TABLA
8, una matriz que resume los planes y proyectos propuestos de acuerdo a cada uno de
los quince (15) aspectos críticos de mayor impacto en los procesos de gestión
documental de la entidad.
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PINAR –
Proceso: Gestión Documental
Código:
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6.2.1 Plan de Gestión de Instrumentos Archivísticos
Con la implementación de este plan se busca actualizar, aprobar e implementar los Instrumentos
Archivísticos tales como: El Cuadro de Clasificación Documental (CCD), Las Tablas de Retención
Documental (TRD), el Programa de Gestión Documental (PGD), el Plan Institucional de Archivos
(PINAR), el Modelo de Requisitos para la Gestión de Documentos Electrónicos (Moreq), el Banco
Terminológico de tipos, series y subseries documentales (BT), el Sistema Integrado de
Conservación (SIC), los mapas de procesos, flujos documentales y la Tabla de Control de Acceso
(TCA), asegurando su publicación, socialización y seguimiento a la correcta aplicación del mismo.
Este plan permitirá cubrir las deficiencias asociadas a la falta de instrumentos archivísticos
elaborados, aplicados y socializados cuyo nivel de riesgo está catalogado como “Extremo”.
6.2.2 Plan de Gestión de Inventarios Documentales
Este plan tiene como objetivo principal realizar el inventario documental del Archivo de Gestión,
Archivo Central y el Fondo Acumulado, incluyendo la actualización y aprobación de las Tablas de
Valoración Documental por parte del Comité Institucional de Gestión y del AGN, así como la
intervención de los fondos. Con este tema se solucionan las deficiencias evidenciadas en relación
con la falta de un inventario documental real, completo, actualizado, unificado y estandarizado de
los archivos de gestión, archivo central ni fondo acumulado, que representa un riesgo catalogado
como “Extremo”.
6.2.3 Plan de Capacitación y de Medición del Desempeño de Gestión
Documental
Con la puesta en marcha del plan de Capacitación y de medición del desempeño de Gestión
Documental, el FNA podrá implementar una estrategia para asegurar la capacitación de los
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Proceso: Gestión Documental
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funcionarios responsables de este proceso tanto en las oficinas como en las áreas administrativas
de la sede principal, de forma que se garantice de forma permanente el conocimiento del personal
tanto antiguo como nuevo. Igualmente contará con una herramienta que le permitirá calificar la
gestión de los funcionarios en este aspecto, lo cual redundará en procesos cada vez más
eficientes y la mitigación de este riesgo que está catalogado como “Extremo”.
6.2.4 Plan de Gestión para la Administración de documentos Vitales y
Especiales.
Teniendo en cuenta los inconvenientes presentados por la inadecuada administración
documental de expedientes vitales de alto valor archivístico para la entidad, generados por la
falta de conformación de los respectivos expedientes que representan un riesgo “Extremo”, se
propone implementar el Plan de Gestión para la Administración de documentos Vitales y
Especiales cuyo objetivo es la realización de un documento diagnóstico, la actualización de la
normatividad y la gestión para la contratación de los servicios que permitan la organización y
depuración de los mencionados documentos.
6.2.5 Plan para para la Articulación del Comité Institucional
de Gestión y Desempeño CIGD
Con el fin de fortalecer el relacionamiento efectivo entre dependencias involucradas en la función
archivística (planeación, informática, calidad, archivo y correspondencia, comercial) para la
planeación, administración, innovación y mejora continua de los procesos de gestión documental,
se propone implementar el plan para Gestión y Articulación del Comité Desarrollo Administrativo
Mejoramiento Gestión en relación con los procesos de gestión documental y adicionalmente
establecer una comunicación e interacción adecuada, entre funcionarios (de los diferentes
procesos: estratégicos, misionales, soporte, evaluación) responsables de la planeación
archivística y su ejecución.
6.2.6 Plan para la Gestión de Archivos Descentralizados y Modelo de
Administración de Archivos Físicos
El propósito de este plan es estructurar el sistema de conformación de almacenamiento,
descentralizado y centralizado de acuerdo con el flujo documental, que incluye la elaboración del
diagnóstico, la determinación del Modelo de Administración de Archivos y la contratación de un
proveedor responsable de ejecutar las actividades.
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Proceso: Gestión Documental
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6.3. CONSTRUCCIÓN MAPA DE RUTA
El mapa de ruta es una herramienta que permite identificar y comprender el orden en el que se va a desarrollar el plan institucional. Esta herramienta muestra todos los planes, programas y proyectos en función del tiempo proyectado para su ejecución (corto, mediano y/o largo plazo), relacionados con la función archivística del FNA.
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Proceso: Gestión Documental
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TABLA 8 MAPA DE RUTA
Fuente: Proyecto Instrumentos Archivísticos - FNA - UT Certicamara Prodygitek, 2018
6.4 CONSTRUCCIÓN HERRAMIENTA DE SEGUIMIENTO, CONTROL Y
MEJORA
El FNA, diseñó un cuadro de mando integral, basándose en los indicadores establecidos en cada uno de los planes y proyectos que contempla la medición trimestralmente durante la fase de ejecución. El resultado, se presenta en la Tabla 9. Matriz y Herramienta de Seguimiento.
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TABLA 9. MATRIZ Y HERRAMIENTA DE SEGUIMIENTO
Fuente: Proyecto Instrumentos Archivísticos - FNA - UT Certicamara Prodygitek, 2018
PLANEACIÓN
ESTRATÉGICA
(Eje Estratégico)
PROBLEMÁTICA /
NECESIDADPLAN DE ACCIÓN INDICADOR DE CUMPLIMIENTO ENTREGABLE
FECHA
PROGRAMACIÓN
FECHA
COMPROMISOESTATUS
Transformación
Institucional
Se formula en
cumplimiento del
Decreto 1080 del 26 de
Mayo de 2015, artículo
2.8.2.5.8.: ”Instrumentos
Archivísticos para la
Gestión Documental”; el
Elaboracion, socialización,
aplicación y control de Instrumentos
archivísticos
1. Instrumentos archivísticos aprobados
2.Cobertura Auditoría aplicación
Instrumentos archivísticos
3.Calidad en el proceso de
implementación Instrumentos
Archivisticos
9 Documentos de Gestión de
Instrumentos Archivisticos(
word, excel, conventidos en
PDF)
15/01/2020 31/12/2022 A TIEMPO
Transformación
Institucional
Garantizar de forma
precisa la recuperación y
el acceso a la
información y su
consulta, asegurando el
control de los
documentos en sus
Inventario Documental Archivo de
Gestión, Archivo Central.1.Elaboración del inventario
1 Base de datos (aplicación)
con inventario documental
con base en e l FUID
03/03/2020 30/12/2022 A TIEMPO
Transformación
Institucional
Garantizar de forma
permanente el
conocimiento del
personal tanto antiguo
como nuevo en todos los
temas de la Gestión
Documental del FNA. lo
cual redundará en
procesos cada vez más
eficientes mitigando los
riesgos de acumulacion
documental y deterioro
del patrimonio
documental
Articulacion con el Plan Institucional
de Capacitaciones (PIC) y con el
área de Gestion Humana, en temas
de Gestion Documental, indicadores
de gestión del cambio, buenas
practicas de gestion documental,
Implementacion de Instrumentos
Archivisticos y manejo de los
Archivos de Gestion.
1.Capacitación instrumentos
archivísticos
2.Calidad en la ejecución de los
procesos de Gestión Documental
1 Plan de Capacitación en
excel
1 Informe en word anual
sobre el desempeño de la
capacitación y la gestión del
conocimiento en el
desarrollo de gestión
documental en e l FNA
15/01/2020 31/12/2022 A TIEMPO
Transformación
Institucional
Garantizar que los
proveedores administren
de manera adecuada la
organización y custodia
de los documentos
vitales y esenciales bajo
los parametros de la ley
594 de 2000
Contar con un Esquema de
administración de documentos
vitales y Especiales.
Avance ejecución programa de
Documentos Vitales o Escenciales
1 Plan de trabajo del
Programa de Administración
de documentos vitales y
especiales por parte del
outsorcing.
03/03/2020 31/12/2022 A TIEMPO
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Proceso: Gestión Documental
Código:
Versión: 01
7 GLOSARIO 6
Administración de archivos: Conjunto de estrategias organizacionales dirigidas a la planeación, dirección y control de los recursos físicos, técnicos, tecnológicos financieros y de talento humano para el eficiente funcionamiento de los archivos.
Aspecto Crítico: Percepción de las problemáticas referentes a la función archivística que presenta la entidad, como resultado de la evaluación actual.
Instrumentos Archivísticos: Herramientas con propósitos específicos, que tienen por objeto apoyar el adecuado desarrollo e implementación de la gestión documental y la función archivística.
Función Archivística: Actividades relacionadas con la totalidad del quehacer archivístico, que comprende desde la elaboración del documento hasta su eliminación y conservación permanente.
Plan: Diseño o esquema detallado de lo que habrá de hacerse en el futuro.
Plan estratégico Institucional: Instrumento que organiza y orienta estratégicamente las acciones de la entidad en un plazo de cuatro años, para alcanzar objetivos acordes con su misión y con el Plan Nacional de Desarrollo.
Plan de Acción Anual: Es la programación anual de las actividades, proyectos y recursos que va a desarrollar en la vigencia cada dependencia en la entidad, articulado con el Plan Estratégico Sectorial Institucional.
Riesgo: Posibilidad de que suceda algún evento que tendrá un impacto sobre los objetivos Institucionales o del proceso. Se expresa en términos de probabilidad y consecuencia.
Gestión Documental: conjunto de actividades administrativas y técnicas tendientes a la planificación, manejo y organización de la documentación producida y recibida por las entidades, desde su origen hasta su destino final con el objeto de facilitar su utilización y conservación, teniendo en cuenta están actividades a continuación se publican los Instrumentos Archivísticos implementados en el Departamento Administrativo de Función Pública, en cumplimiento de la Ley 594 de 2000 "Ley General de Archivos" y demás disposiciones emitidas por el Archivo General de la Nación – AGN.
6 ARCHIVO GENERAL DE LA NACIÓN. 2014. Manual Formulación del Plan Institucional de Archivos –PINAR. Bogotá:
Archivo General de la Nación.p.25.
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Código:
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8 ANEXO. 1. FICHAS DE IMPLEMENTACIÓN DE PLANES.
8.4 Plan 1
NOMBRE
OBJETIVO
ALCANCE
RESPONSABLE
RESPONSABLEFECHA DE
INICIO
FECHA
FINALENTREGABLE OBSERVACIONES
Div. Administrativa - Grupo
de Archivo y
Correspondencia
02/03/2020 30/08/2020
Encuesta Documental y
Diagnostico Integral de
Archivos
Div. Administrativa - Grupo
de Archivo y
Correspondencia
03/03/2020 03/03/2021Cuadro de Clasificación
Documental
Div. Administrativa - Grupo
de Archivo y
Correspondencia
03/03/2020 03/03/2021Tablas de Retención
Documental
Div. Administrativa - Grupo
de Archivo y
Correspondencia
03/03/2020 03/03/2021Programa de Gestión
Documental
Div. Administrativa - Grupo
de Archivo y
Correspondencia
03/03/2020 03/03/2021Plan Institucional de
Archivo de la Entidad
Div. Administrativa - Grupo
de Archivo y
Correspondencia
03/03/2020 03/03/2021
Modelo de Requisitos
para la Gestión de
Documentos Electrónicos.
Div. Administrativa - Grupo
de Archivo y
Correspondencia
03/03/2020 03/03/2021 Banco Terminológico
Div. Administrativa - Grupo
de Archivo y
Correspondencia
03/03/2020 03/03/2021Sistema Integrado de
Conservación (SIC)
Div. Administrativa - Grupo
de Archivo y
Correspondencia
03/03/2020 03/03/2021 Mapa de Procesos
Div. Administrativa - Grupo
de Archivo y
Correspondencia
03/03/2020 03/03/2021Tablas de Retención
Documental
Div. Administrativa - Grupo
de Archivo y
Correspondencia
03/03/2021 01/11/2021
Acta del Comité
Institucional de Gestión y
Desempeño CIGD.
Div. Administrativa - Grupo
de Archivo y
Correspondencia
31/12/2021 31/12/2021Publicación Intranet
Instrumentos Archivísticos
Div. Administrativa - Grupo
de Archivo y
Correspondencia
02/01/2022 30/04/2022 Control de Asistencia
Div. Administrativa - Grupo
de Archivo y
Correspondencia
15/01/2020 31/12/2022Cronograma e informe de
Seguimiento
Div. Administrativa - Grupo
de Archivo y
Correspondencia
META
100%
100%
100%
Div. Administrativa - Grupo de Archivo y Correspondencia
FONDO NACIONAL DEL AHORRO
Plan de Gestión de Instrumentos Archivísticos
Elaboracion, socialización, aplicación y control de Instrumentos archivísticos
Elaborar, actualizar, aprobar e implementar los Instrumentos Archivísticos: El Cuadro de Clasificación Documental (CCD), Las Tablas de
Retención Documental (TRD), El Programa de Gestión Documental (PGD), El Plan Institucional de Archivos (PINAR), El Modelo de Requisitos
para la Gestión de Documentos Electrónicos (Moreq), El Banco Terminológico de tipos, series y subseries documentales (BT), El Sistema
Integrado de Conservación (SIC), Los mapas de procesos, flujos documentales y La Tabla de Control de Acceso (TCA).
Inicia con la recolección de información y finaliza con el seguimiento al cumplimiento de los Instrumentos Archivísticos.
Actualización Instrumentos Archivísticos: Tabla de
Control de Acceso.
DESCRIPCIÓN DEL PLAN
ACTIVIDAD
Recolectar información aplicando la encuesta
documental a las oficinas productoras y efectuar el
análisis de la información de la condición actual de la
entidad.
Actualización de los Instrumentoa Archivísticos:
Cuadro de Clasificación Documental - CCD.
Actualización Instrumentos Archivísticos: Tablas de
Retención Documental - TRD.
Actualización Instrumentos Archivísticos: Programa
de Gestión Documental - PGD.
Actualización Instrumentos Archivísticos: Plan
Institucional de Archivo de la Entidad - PINAR.
Actualización Instrumentos Archivísticos: Modelo de
Requisitos para la Gestión de Documentos
Electrónicos.
Actualización Instrumentos Archivísticos: Banco
Terminológico de tipos, series y subseries
documentales.
Actualización Instrumentos Archivísticos: Sistema
Integrado de Conservación (SIC)
Actualización Instrumentos Archivísticos: Mapa de
procesos, flujos documentales.
Aprobación de los Instrumentos Archivísticos por el
Comité Institucional de Gestión y Desempeño CIGD.
Publicación de Instrumentos Archivísticos
Socializar Intrumentos archivísticos al Grupo de
Archivo y Correspondencia y aeras del FNA.
Realizar Control y Seguimiento a la implementación
de los Instrumentos Archivísticos
INDICADORES
Cobertura Auditoría aplicación Instrumentos
archivísticos
Cantidad de áreas auditadas en aplicación
de instrumentos / total de areas
responsables proceso GD.
Creciente
INDICADOR ÍNDICE TENDENCIA
Instrumentos archivísticos aprobadosCantidad de instrumentos aprobados / total
de instrumentos Creciente
Calidad en el proceso de implementación
Instrumentos Archivisticos
Promedio Calificación obtenida de oficinas y
areas visitadas en el período evaluado.
(Cantidad de aspectos aplicados
correctamente / Total de aspectos a
verificar)
Creciente
RECURSOS
TIPO CARACTERISTICAS OBSERVACIONES
Tecnológico N/A
Hardware y Software del personal del FNA responsable del
seguimiento, con acceso a las aplicaciones tecnológicas de gestión
documental.
Humano N/A
Recurso Humano Calificado para la elaboracion y actualizacion de
Intrumentos Archivísticos, contratistas y personal FNA que brinde la
información necesaria
Financieros y Económicos N/A
Presupuesto destinado con contrato para la elaboracion de los
instrumentos archivísticos, costos de capacitación y de personal del
área responsable de hacer seguimiento a la implementación de los
instrumentos archivísticos
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Proceso: Gestión Documental
Código:
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8.5 Plan 2.
NOMBRE
OBJETIVO
ALCANCE
RESPONSABLE
RESPONSABLEFECHA DE
INICIO
FECHA DE
FINALENTREGABLE OBSERVACIONES
Planeación Financiera, Grupo
de Archivo y Correspondencia,
Informatica, Calidad.
1501/2020 31/12/2020
Cronograma Actividades,
Documento diagnóstico y
contrato para actividades
de intervención
Planeación Financiera, Grupo
de Archivo y Correspondencia,
Informatica, Calidad.
03/03/2020 30/09/2020Informe Inventarios
documentales levantados
Planeación Financiera, Grupo
de Archivo y Correspondencia,
Informatica, Calidad.
03/03/2020 30/09/2020 Inventarios documentales
Areas responsables y Grupo de
Archivo y Correspondencia02/02/2021 31/12/2021
Actas de Aprobación de
las áreas participantes
Div. Administrativa - Grupo de
Archivo y Correspondencia31/12/2021 31/01/2022 Informe de la Publicación
Comité CIGD 02/02/2022 30/06/2022 Acta del CIGD
Planeación Financiera, Grupo
de Archivo y Correspondencia,
Informatica, Calidad.
03/03/2020 30/12/2022Cronograma de
Seguimiento
META
100%
100%
100%
100%
FONDO NACIONAL DEL AHORRO
Plan de Gestión de Inventarios Documentales
Inventario Documental Archivo de Gestión, Archivo Central y Fondo Acumulado.
RECURSOS
N/A
TIPO CARACTERISTICAS
N/A
Planeación Financiera, Grupo de Archivo y Correspondencia, Informatica, Calidad.
DESCRIPCIÓN DEL PLAN
NOMBRE
Elaboracion del inventario Documental de la
totalidad del archivo FNA
Intervención 100 metros lineales con
recursos contratados por el FNA o proveedor
especializado para levantar el inventario
Identificación, y aplicacion de las TVD del
FNA primeras 19,000 cajas
FNA y contratistas
Financieros y Economicos
Tecnologico
INDICADOR ÍNDICE
Realizar Control y Seguimiento a la
aplicación de las TVD
Realizar el Inventario Documental del Archivo de Gestion, Archivo Central y el Fondo Acumulado.
Inicia con levantamiento de informacion y finaliza con socializacion del inventario.
Diagnóstico Inventario Fondos DocumentalesCantidad de actividades realizadas diagnóstico
/ Total Actividades a realizar
N/A
INDICADORES
Intervención de Fondos DocumentalesCantidad de metros lineales inventariados /
total metros lineales a intervenir
Creciente
TENDENCIA
Presupuesto para la contratacion de los recursos externos e internos
adicionales para la realización de las actividades
Hardware y Software de manejo y administracion del inventario
documental
Creciente
OBSERVACIONES
Recurso Humano Calificado para la levantamiento y validación de
Inventario documental
Revision de la propuesta de elimición
documental de acuerdo a las TV
Tablas TVD aprobadas AGNCantidad de TVD aprobadas por la AGN / total
TVD Creciente
Aprobación de la eliminacion documental de
acuerdo a las TVD del FNA
Calidad en el proceso de implementación de
las TVD
Promedio Calificación obtenida por oficinas y
areas visitadas en el período evaluado.
(Cantidad de aspectos aplicados
correctamente / Total de aspectos a verificar)
Creciente
Publicacion del Inventario Documental
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Proceso: Gestión Documental
Código:
Versión: 01
8.6 Plan 3.
NOMBRE
OBJETIVO
ALCANCE
RESPONSABLE
RESPONSABLEFECHA DE
INICIO
FECHA
FINALENTREGABLE OBSERVACIONES
Div. Administrativa -
Grupo de Archivo y
Correspondencia y
División de Gestion
Humana
02/02/2020 31/05/2020
Planeación de
Capacitaciones
Gestión Documental
Div. Administrativa -
Grupo de Archivo y
Correspondencia y
Secretaria General -
Div. Gestion Humana
15/01/2020 31/12/2022
Control de Asistencia a
Capacitaciones en
Gestion Documental
Div. Administrativa -
Grupo de Archivo y
Correspondencia y
División de Gestion
Humana
02/02/2020 31/12/2022
Sistema de Gestión
del Desempeño
actualizado
Div. Administrativa -
Grupo de Archivo y
Correspondencia y
Secretaria General -
Div. Gestion Humana
02/02/2020 31/12/2022
Evaluaciones de
Desempeño
funcionarios
responsables PGD
META
100%
100%
Tecnologico N/AHardware y Software necesarios para la articulacion eficiente del
PIC y la realización óptima de las capacitaciones.
Financieros y Económicos
Humano N/ARecurso Humano calificado para el desarrollo de las
capacitaciones.
N/A
Presupuesto para la contratacion de los recursos externos y
desplazamiento de los recursos internos responsables del
proceso de capacitación
Medir el Impacto proceso de Capacitación en
funcionarios
INDICADORES
Capacitación instrumentos archivísticosCantidad de funcionarios capacitados /
Total funcionarios a capacitarCreciente
INDICADOR ÍNDICE TENDENCIA
RECURSOS
OBSERVACIONES
CrecienteCalidad en la ejecución de los procesos de
Gestión Documental
TIPO CARACTERISTICAS
Promedio Calificación obtenida por los
funcionarios en el período evaluado.
(Cantidad de aspectos aplicados
correctamente / Total de aspectos a
verificar)
FONDO NACIONAL DEL AHORRO
Plan de Capacitación y de Medición del Desempeño de Gestión Documental
Articulacion con el Plan Institucional de Capacitaciones (PIC) y con el área de Gestion Humana, en temas de Gestion Documental,
indicadores de gestión del cambio, buenas practicas de gestion documental, Implementacion de Instrumentos Archivisticos y
manejo de los Archivos de Gestion.
Capacitar en temas de Gestion Documental a los funcionarios del Fondo Nacional del Ahorro, que desarrollan y/o que tienen a su
cargo procesos de gestión documental.
Inicia con la Planeacion y finaliza con medición de la efectividad de la capacitación.
Ejecutar el Cronograma de Capacitación en
Gestión Documental - PIC, permenente y
puntual de aplicación de TRD con proveedor
contratado
ACTIVIDAD
Rediseñar y articular con Gestion Humana
(PIC) una estrategia de gestión del cambio y
capacitacion que incluya el proceso de
inducccion, capacitaciones permanentes,
capacitación especializada en GD para áreas
involucradas, capacitación a usuarios y
reentrenamiento.
Diseñar, aprobar e implementar en el
sistema de gestión del desempeño de los
funcionarios responsables del proceso de
Gestión Documental en el FNA un indicador
de cumplimiento de la función archivística.
Div. Administrativa - Grupo de Archivo y Correspondencia y Secretaria General - Div. Gestion Humana
DESCRIPCIÓN DEL PLAN
FONDO NACIONAL DEL AHORRO – FNA – Página 39 de 42
de 42 42
PLAN INSTITUCIONAL DE ARCHIVOS –
PINAR –
Proceso: Gestión Documental
Código:
Versión: 01
8.7 Plan 4. E
NOMBRE
OBJETIVO
ALCANCE
RESPONSABLE
RESPONSABLEFECHA DE
INICIOFECHA FINAL ENTREGABLE OBSERVACIONES
Div. Administrativa - Grupo de
Archivo y Correspondencia,
Secretaria General - Div. Gestion
Humana y Oficina Comercial y de
Mercadeo.
04/04/2020 30/10/2020
Documento diagnóstico de
documentos vitales o
esenciales
Div. Administrativa - Grupo de
Archivo y Correspondencia,
Secretaria General - Div. Gestion
Humana y Oficina Comercial y de
Mercadeo.
01/11/2020 30/11/2020
Documento diagnóstico de
documentos vitales o
esenciales
Div. Administrativa - Grupo de
Archivo y Correspondencia, 02/02/2021 31/12/2022
Contrato para la
tercerización de la y
organización y depuración
de documentos vitales y
escenciales
Div. Administrativa - Grupo de
Archivo y Correspondencia,
Secretaria General - Div. Gestion
Humana y Oficina Comercial y de
Mercadeo- División Riesgos
04/04/2020 31/12/2022Actas de Definición de
Ajustes a la normatividad
Div. Administrativa - Grupo de
Archivo y Correspondencia,
Secretaria General - Div. Gestion
Humana y Oficina Comercial y de
Mercadeo- División Riesgos
04/04/2020 31/12/2022 Publicación Normatividad
Div. Administrativa - Grupo de
Archivo y Correspondencia,
Secretaria General - Div. Gestion
Humana y Oficina Comercial y de
Mercadeo.
03/03/2020 31/12/2020
Ejecución del Programa
de documentos vitales o
esenciales
META
100%
100%
100%
Tecnológico
Avance ejecución programa de Documentos
Vitales o Escenciales
TIPO
Humano
Financieros y Economicos
RECURSOS
OBSERVACIONES
Recurso Humano Calificado para la estructuración y socialización del
Programa de documentos vitales o esenciales.
Recursos para la tercerización de la administración del proceso de
ocumentos vitales o esenciales.
N/A
Hardware y Software del personal del FNA responsable del
seguimiento a la implementación del programa de documentos vitales
o escenciales.
CARACTERISTICAS
N/A
N/A
Implementación infraestructura física y de
procesos específica, orientada a la
organización y depuración de los documentos
vitales y esenciales.
Cantidad de actividades realizadas / Total
Actividades a realizarCreciente
Actualización de la normatividad documentos
vitales y escenciales.
Cantidad de documentos actualizados / Total de
documentos a actulizar
INDICADOR
Diagnóstico Documentos Vitales o Escenciales
INDICADORES
ÍNDICE TENDENCIA
Creciente
Creciente
Cantidad de actividades realizadas diagnóstico /
Total Actividades a realizar
Proyección y contratación de una estructura
especial para la organización y depuración de
los documentos vitales y esenciales.
Actualización de la normatividad que contenga
las pautas especiales de administración,
conservación, preservación, disponiblidad y
recuperacion de series vitales y escenciales.
Articular normatividad con planes de
continuidad del negocio, de recuperacion de
desastres, de emergencias y de contingencia el
tratamiento de los documentos vitales y
esenciales.
DESCRIPCIÓN DEL PLAN
ACTIVIDAD
Definición, clasificación y socialización de los
documentos vitales y escenciales de la Entidad
Estimación de volumenes, tipologias, soportes,
estado de la informacion y prioridades de
intervencion de los documentos esenciales.
Div. Administrativa - Grupo de Archivo y Correspondencia, Secretaria General - Div. Gestion Humana y Oficina Comercial y de Mercadeo.
FONDO NACIONAL DEL AHORRO
Plan de Gestión para la Administración de documentos Vitales y Especiales
Esquema de administración de documentos vitales y Especiales.
Conformacion de los Expedientes Vitales y Especiales.
Inicia con el levantamiento de información y finaliza con implementación de los expedientes vitales y especiales.
FONDO NACIONAL DEL AHORRO – FNA – Página 40 de 42 42
PLAN INSTITUCIONAL DE ARCHIVOS –
PINAR –
Proceso: Gestión Documental
Código:
Versión: 01
8.8 Plan 5.
NOMBRE
OBJETIVO
ALCANCE
RESPONSABLE
RESPONSABLEFECHA DE
INICIO
FECHA
FINALENTREGABLE OBSERVACIONES
Secretaria General -
Div. Gestion Humana,
desarrollo organizacion
02/02/2022 30/06/2022
Publicación nueva
estructura Comité
CIGD
Desarrollo
Organizacional,
Planeación Financiera,
Grupo de Archivo y
Correspondencia,
Informatica, Control
Interno, Calidad,
Gestión Humana
02/02/2022 30/06/2022
actas de comité con
instrumentos
archivísticos
aprobados.
Div. Administrativa -
Grupo de Archivo y
Correspondencia
02/02/2020 31/12/2022actas de reunión de las
mesas de trabajo.
META
100%
FONDO NACIONAL DEL AHORRO
Plan para la Articulación del Comité Institucional de Gestión y Desempeño CIGD.
Desarrollar una estrategia para mejorar la
comunicación e interacción a través de
mesas de trabajo entre las personas
responsables de la planeación archivística y
su ejecución de los diferentes procesos
estratégicos, misionales, de soporte y
evaluación.
Convocar al nuevo comité de desempeño
institucional, con el fin de socializar las
funciones, responsabilidades, aprobar
instrumentos archivísticos en proceso de
elaboración y entrega.
Gestionar la implementación de la nueva
estructura del comité de acuerdo a los
requerimientos del Modelo Integrado de
Planeación y Gestión y validar las funciones
e integrantes del Comité Institucional de
Gestión y Desempeño CIGD para los
procesos de Gestión Documental.
ACTIVIDAD
Articulación del Comité Institucional de Gestión y Desempeño CIGD para los procesos de gestión documental.
Establecer una comunicación e interacción adecuada, entre funcionarios (de los diferentes procesos: estratégicos,
misionales, soporte, evaluación) responsables de la planeación archivística y su ejecución.
Inicia con Planeacion y finaliza con medición en la variacion de la eficiencia en la planeación de los procesos de
gestión documental, producidos por la gestión de mejoramiento y articulación del Comité Institucional de Gestión y
Desempeño CIGD.
Desarrollo Organizacional, Planeación Financiera, Grupo de Archivo y Correspondencia, Informatica, Control Interno,
Calidad, Gestión Humana.
DESCRIPCIÓN DEL PLAN
INDICADOR ÍNDICE TENDENCIA
INDICADORES
Humano
Recurso humano de las areas
integrantes del Comité Institucional
de Gestión y Desempeño CIGD
Instrumentos archivísticos aprobadosCantidad de instrumentos aprobados /
total de instrumentos Creciente
TIPO CARACTERISTICAS OBSERVACIONES
RECURSOS
FONDO NACIONAL DEL AHORRO – FNA – Página 41 de 42 42
PLAN INSTITUCIONAL DE ARCHIVOS –
PINAR –
Proceso: Gestión Documental
Código:
Versión: 01
8.9 Plan 6.
NOMBRE
OBJETIVO
ALCANCE
RESPONSABLE
RESPONSABLEFECHA DE
INICIOFECHA FINAL ENTREGABLE OBSERVACIONES
Desarrollo
Organizacional,
Planeación Financiera,
Grupo de Archivo y
Correspondencia
03/03/2020 31/12/2022
Diagnóstico
socializado y validado
al interior del FNA
Desarrollo
Organizacional,
Planeación Financiera,
Grupo de Archivo y
Correspondencia
01/06/2020 31/12/2022
Cronograma de
Actividades de
Seguimiento
Planeación de
Programa de Archivos
descentralizados y
Modelo Administración
de Archivos Fisicos
Grupo de Archivo y
Correspondencia01/06/2020 31/12/2022
Procesos de
Contratación.
Desarrollo
Organizacional,
Planeación Financiera,
Division administrativa
y Grupo de Archivo y
Correspondencia
01/02/2020 31/12/2022
Cronograma de
Actividades para
implementación
Programa de Archivos
descentralizados y
Modelo Administración
de Archivos Fisicos
Grupo de Archivo y
Correspondencia01/04/2020 31/12/2022 Normatividad Publicada
Grupo de Archivo y
Correspondencia,
Control Interno,
Calidad,
02/01/2020 31/12/2022
Informes de evaluación
y desempeño y de
Auditorías para la
implementacion del
Programa de Archivos
descentralizados y
Modelo Administración
de Archivos Fisicos.
META
100%
100%
Financieros y Economicos
Tecnologico
INDICADORES
ÍNDICE TENDENCIA
RECURSOS
CARACTERISTICAS OBSERVACIONES
Recursos de contratacion
herramientas de control
Creciente
TIPO
planta de funcionarios del FNA. Humano
Calidad en el proceso de implementación del
programa de Archivos descentralizados y
Modelo de Administración de Archivos
Físicos
Promedio Calificación obtenida de
oficinas y areas visitadas en el período
evaluado.
(Cantidad de aspectos aplicados
correctamente / Total de aspectos a
verificar)
Seguimiento Implementación Programa de
Archivos Descentralizados y Modelo de
Administración de Archivos Físicos.
% Avance en la ejecución del
cronograma de actividades.Creciente
Planeación Financiera, Grupo de Archivo y Correspondencia, Informatica, Calidad.
FONDO NACIONAL DEL AHORRO
Plan para la Gestión de Archivos Descentralizados y Modelo de Administración de Archivos Físicos
Programa de Archivos descentralizados y Modelo Administración de Archivos Fisicos.
Estructurar el Sistema de conformación de almacenamiento, descentralizado y centralizado de acuerdo al flujo documental.
Inicia con la Planeacion y finaliza con medición de la efectividad de la aplicación del programa y modelo.
INDICADOR
Definición estrategia de conformacion de los
archivos del FNA, redefinición de la logistica
documental e implementacion de los
mecanismos que permitan garantizar
agrupaciones documentales correctas para
las series y subseries que se manejan y que
garantice la delimitacion clara de las fases
de archivo (gestion - central)
Control y seguimiento a la implementacion
del Programa de Archivos descentralizados y
Modelo Administración de Archivos Fisicos
DESCRIPCIÓN DEL PLAN
ACTIVIDAD
Socialización diagnóstico integral de archivos
para analizar planes y medidas sugeridas,
validar volumenes, verificar flujo y dinámica
de los archivos versus eficiencia operativa.
Planeación de los recursos, adecuaciones,
cambios de procesos, contrataciones y
tiempos que llevará a cabo la
implementación del nuevo modelo.
Efectuar los ajustes a la normatividad y
políticas establecidas por el FNA
Llevar a cabo los procesos de contratación
para la tercerización de los procesos.
FONDO NACIONAL DEL AHORRO – FNA – Página 42 de 42 42
PLAN INSTITUCIONAL DE ARCHIVOS –
PINAR –
Proceso: Gestión Documental
Código:
Versión: 01
9 BIBLIOGRAFÍA
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INSTITUCIONAL DE ARCHIVOS – PINAR. BOGOTÁ: AGN, 2014.
● COLOMBIA. LEYES, DECRETOS, etc. Decreto 1080 25 de enero 2015. Bogotá: [s.n.], 2015.
● Auditorías realizadas por la AGN
● Acta No. 4 formulación Plan de Mejora de Auditoría Interna 2016.
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Estratégica. Disponible en <https://www.fna.gov.co/sobre-el-
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● Archivo General de la Nación [en línea]. [Colombia: Manual: Formulación del Plan Institucional de
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● GUÍA TÉCNICA CÓMO ESTRUCTURAR EL PLAN ESTRATÉGICO DE TECNOLOGÍAS DE LA
INFORMACIÓN - PETI
VERSIÓN 1.0. 2016
● NORMA UNE-EN ISO 9001:2015: SISTEMAS DE GESTIÓN DE LA CALIDAD. REQUISITOS.
● PROGRAMA DE GESTIÓN DOCUMENTAL MINTIC
● GUÍA PARA LA IDENTIFICACIÓN Y MANEJO DEL RIESGO EN LOS PROCESOS
DOCUMENTALES DE LA ADMINISTRACIÓN PÚBLICA DEL SECTOR CENTRAL DEL
GOBIERNO NACIONAL. NANCY YAMILE HOMEZ RODRIGUEZ Y LILLIANA MAYORGA TOVAR.
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● https://www.fna.gov.co/sobre-el-fna/normatividad/institucional
● MAPA DE RIESGOS DE CORRUPCIÓN FONDO NACIONAL DEL AHORRO
● https://www.fna.gov.co/sobre-el-
fna/conocenos/Plan%20Anticorrupcin/1%20Mapa%20de%20Riesgos%20Anticorrupci%C3%B3n
%202018.pdf
● http://www.archivogeneral.gov.co/sites/default/files/Estructura_Web/5_Consulte/Recursos/Infograf
ias/14_Pinar.pdf
● http://www.funcionpublica.gov.co/documents/418537/506991/2017-07-
07_Plan_instituciona_archivos_v2+%28002%29.pdf/3d36fcab-1e39-44e8-97a8-1edce630488a
● http://www.mintic.gov.co/portal/604/articles-7077_plan_institucional_archivos_v20170724.pdf
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● https://www.fna.gov.co/atencion-ciudadana/puntos-de-atencion
● https://www.fna.gov.co/atencion-ciudadana/glosario
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● https://www.fna.gov.co:8081/CTSProxy/services/cobis/ibweb/ib-container/index.html#/login
● https://www.fna.gov.co/atencion-ciudadana/condiciones-y-politicas/politica-tratamiento-datos-
personales
● http://www.funcionpublica.gov.co/gestión-documental