PLAN ESTRATEGICO DE CONSERVACION Y

PREVENCION

MISION:

• GARANTIZAR DE MANERA EFICIENTE LA PRESERVACION E INTEGRIDAD DE LOS DOCUMENTOS DEL ARCHIVO GENERAL DEL CONSEJO DE LA JUDICATURA

ALCANCE A CORTO PLAZO

• REALIZAR EL DIAGNOSTICO DEL ESTADO DE CONSERVACION EN LOS ARCHIVOSDEGESTION,ADMINISTRATIVOS,INTERMEDIOS E HISTORICOS DE LA FUNCION JUDICIAL

QUÉ ES LA PREVENCION?

• ES EL CONJUNTO DE ESTRATEGIAS Y MEDIDAS DE ORDEN TÉCNICO, POLÍTICO Y ADMINISTRATIVO PARA EVITAR O REDUCIR LOS AGENTES DE DETERIORO Y DE ESTA MANERA PRESERVAR LA INTEGRIDAD DEL DOCUMENTO

QUÉ ES LA CONSERVACION?

PARTIENDO DE LA TEORIA QUE LA CONSERVACION AYUDA A LA RECUPERACION DE LA INTEGRIDAD ESTRUCTURAL Y FUNCIONAL DEL DOCUMENTO ES DECIR DEVOLVEMOS CON LA INTERVENCION FISICA Y QUIMICA, ESTABILIDAD AL MATERIAL SUSTENDADO Y SUSTENTABLE

PASOS PARA DESARROLLAR EL PLAN DE CONSERVACION EN EL ARCHIVO DE LA INSTITUCION

• ELABORACION DE MANUALES , PROTOCOLOS Y RESPONSABILIDADES QUE PERMITAN EJECUTAR Y APLICAR ESTOS PROCEDIMIENTOS

REALIZAR EL DIAGNOSTICO Y MONITOREO PARA EL CONTROL DE LAS CONDICIONES AMBIENTALES

• HUMEDAD RELATIVA CON FLUCTUACIONES DEL 50% AL 55%

• TEMPERATURA DEL 19 AL 24°C

• LUZ LAS EXPOSICIONES NO DEBEN SER PROLONGADAS DE ACUERDO A LOS ESPACIOS DONDE SE ENCUENTREN LOS DOCUMENTOS, COMO SON LOS REPOSITORIOS DONDE SE PERMITE LOS 50 LUXES, EN LAS SALAS DE LECTURA HASTA 550 LUXES Y 300 LUXES PARA LOS OTROS SERVICIOS

• CREANDO DE ESTA MANERA UN MICROCLIMA QUE PERMITA QUE EL PAPEL O LOS MATERIALES CELULOSICOS SE ADAPTEN Y PUEDAN ESTABILIZARSE, YA QUE CAMBIOS BRUSCOS DE TEMPERATURA Y HR SOLO CAUSARAN CAMBIOS EN EL COMPORTAMIENTO DEL MATERIAL POR SER ALTAMENTE HIGROSCOPICO.

• OTRO FACTOR IMPORTANTE QUE SE DEBE CONTROLAR ES LA ASEPSIA EN LOS ARCHIVOS Y PARA PODER LOGRARLO HAY QUE PROCURAR MANTENER DE FORMA CONTINUA Y PERMANENTE LA LIMPIEZA CON EQUIPOS, HERRAMIENTAS Y MATERIALES, ASI DE ESTA MANERA SE LO REALIZARA CON ASPIRADORAS QUE CONTENGAN TANQUES DE LIQUIDOS Y PODER COLOCAR AGUA/ALCOHOL Y EVITAR LAS MACROPARTICULAS DE POLVO Y QUE SE MULTIPLIQUEN LOS MICROORGANISMOS

EDIFICACION

• AL MOMENTO DE TOMAR EN CUENTA LOS ESPACIOS PARA LOS ARCHIVOS SE DEBEN DESTINAR LAS PLANTAS BAJAS, PERO EVITAR LOS SUBSUELOS, ASI COMO TENER LOS ESPACIOS NO MENORES A 250 m2 Y COLOCAR LOS 100 Kg POR m2

MOBILIARIO

• EL MOBILIARIO DEBE SER ESTANTERIAS O ARCHIVADORES DE METAL DE ALTA RESISTENCIA, SU PINTURA ANTICORROSIVA Y PINTADA AL HORNO A ALTAS TEMPERATURAS, CON UNA ALTURA DE 2,20 m, BANDEJAS DE 1,25 Y 40 cm DE FONDO, ASI COMO UNA DISTANCIA DE 15 A 25 cm DESDE EL PISO PARA EVITAR HUMEDAD O PROBLEMAS INICIALES DE INUNDACIONES.

CAJAS DE CONSERVACION

LA DOCUMENTACION DE LOS ARCHIVOS DEBERA REPOSAR O ESTAR GUARDADA PREFERIBLEMENTE EN LAS CAJAS DE CONSERVACION, DE ESTA MANERA SE EVITARA SU EXPOSICION A LOS FACTORES Y AGENTES DE DETERIORO DE MANERA DIRECTA.

SEÑALETICA

• LA SEÑALETICA DEBERA TENER LOS ESTANDARES INTERNACIONALES QUE SE USA PARA ESTOS CASOS, ES DECIR TENDRA QUE SER ROTULOS EN FONDO VERDE CON LETRAS BLANCAS

SISTEMAS DE SEGURIDAD

• EL ARCHIVO CONTARA CON DISPOSITIVOS DE EMERGENCIA, DETECTORES DE HUMO, ALARMAS CONTRA INCENDIOS, CORTADORES DE OXIGENO, EXTINTORES CON POLVO QUIMICO, REGULADORES DE LUZ, EL SISTEMA ELECTRICO DEBE ESTAR DEBIDAMENTE ENTUBADO.

CAPACITACION

• EL PERSONAL TIENE QUE ESTAR CAPACITADO TANTO EN NORMAS ARCHIVISTICAS COMO EN PROCESOS DE PREVENCION Y CONSERVACION

HIGIENIZACION

• DENTRO DE LOS ARCHIVOS Y SUS ALREDEDORES SE DEBE MANTENER UNA DEBIDA HIGIENIZACION, EVITAR CONVERTIR A LOS ARCHIVOS EN BODEGAS O CUARTOS ACUMULADORES DE OBJETOS

ROTULACION EN LOS CONTENEDORES

• TANTO LOS ESPACIOS Y LUGARES ASIGNADOS A LA ACTIVIDAD DE ARCHIVOS DEBE CONTAR CON SU ROTULACION RESPECTIVA, DE LA MISMA MANERA SE DEBE TOMAR EN CUENTA LA ROTULACION PARA LAS CAJAS DE CONSERVACION DE MANERA QUE SE MANTENGA UNIFORME Y CLARA SU CONTENIDO Y LLEVAR UNA SOLA METODOLOGIA EN SU DESCRIPCION

TRANSFERENCIAS

• PARA TODO TIPO DE TRANSFERENCIA DE DOCUMENTACION EN Y HACIA LOS ARCHIVOS, SE DEBERA MANEJAR Y MANIPULAR CON SUS RESPECTIVOS PROTOCOLOS PARA ESTOS CASOS EN PARTICULAR

DEPURACIONES

• LOS ARCHIVOS DEBEN CONTAR CON UNA COMISION INTERDISCIPLINARIA QUE AYUDARA EN ESTE PROCESO, CON EL FIN DE SABER CUAL ES LA DOCUMENTACION QUE PERMANECERA A LO LARGO DEL TIEMPO

REGISTRO FOTOGRAFICO

• PARA CUALQUIER PROCESO O ACTIVIDAD A REALIZARSE DENTRO DEL ARCHIVO ES IMPORTANTE CONTAR CON UN REGISTRO FOTOGRAFICO ADECUADO.

LA TAREA PARA TODOS LA DIGITALIZACION, POR QUÉ, PARA QUÉ Y ANALIZAR BIEN QUE ES LO QUE QUEREMOS CON LA DOCUMENTACION DEL ARCHIVO

RECORDEMOS QUE LOS ARCHIVOS DESORDENADOS SON FUENTE DE CORRUPCION

•GRACIAS A TODAS LAS AUTORIDADES DEL ARCHIVO GENERAL DE LA NACION Y PUBLICO PRESENTE, GRACIAS HUÁNUCO POR ESTA ACOGIDA Y OPORTUNIDAD DE COMPARTIR ¡¡¡¡ MUCHAS GRACIAS A TODOS USTEDES.