plan de mantenimiento preventivo y correctivo

PLAN DE MANTENIMIENTO PREVENTIVO Y CORRECTIVO Código: GRT-DS-001

GESTIÓN DE RECURSOS TECNOLÓGICOS Versión: 00

El CENTRO DE INFORMÁTICA, es el ente encargado de la planificación y elaboración de las políticas, procedimientos, regulaciones y acompañamiento institucional en materia de Tecnologías de la Información y Comunicaciones, las cuales buscan apoyar la toma de decisiones, generando transformaciones importantes de TI que impacten positivamente el desempeño académico, investigativo y administrativo de la FUNDACIÓN UNIVERSITARIA DE POPAYÁN. Dentro de estos preceptos se enmarcan los planes de mantenimiento preventivo y correctivo aplicable a todos los equipos computacionales de la Fundación Universitaria de Popayán, que permitan garantizar la continuidad de las operaciones académicas y administrativas que involucren el uso de equipos de cómputo. Hoy en día, las computadoras se han convertido en una herramienta importante para el desarrollo de las actividades de docencia, investigación y de gestión administrativa, ya que están permiten apoyar procesos de enseñanza y aprendizaje, desarrollar cálculos matemáticos, estadísticos, consultas bibliográficas, simulaciones, análisis de información, el acceso a todo un mundo de conocimiento publicado o compartido por diferentes personas y/o entidades, y el acceso a redes colaborativas y sociales entre otros. El uso de estas herramientas, hace que sea importante realizar frecuentemente mantenimiento preventivo a los equipos de cómputo de la FUP, que busquen minimizar al máximo la perdida de información, la prevención por mal funcionamiento, o la perdida definitiva de las maquinas, ocasionadas por daños irreversibles de los componentes con los cuales son construidos estos elementos, de no prevenirse esta situación se generarían altos costos operativos por reposición para la institución. Este mantenimiento estaría a cargo el personal de soporte técnico siguiendo las directrices de la dirección del Centro de Informática.

Elaboro: Alejandro Hurtado S.

Reviso: Wilmer Urrea

Aprobó: Fernando Solís Escobar

Fecha de Emisión

01/11/2012

Cargo: Documentador SGC

Cargo: Director del Centro de Informática

Cargo: Vicerrector Administrativo

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OBJETIVO GENERAL Generar el plan de mantenimiento preventivo de los equipos de cómputo de la Fundación Universitaria de Popayán, que garanticen la continuidad de las operaciones académicas y administrativas de la institución.

OBJETIVOS ESPECÍFICOS

Elaborar y ejecutar el plan de mantenimiento preventivo de los equipos de cómputo de la FUP.

Realizar el inventario de los equipos de cómputo y sus periféricos de las áreas académicas y administrativas de la Fundación Universitaria de Popayán.

Diagnosticar las condiciones generales de cada equipo de cómputo de la institución, con el propósito de determinar las condiciones de operación de los mismos y disminuir posibles daños ocasionados por falta de mantenimiento.

Mantener en óptimas condiciones de operatividad los equipos de cómputo y así mejorar su rendimiento.

DEFINICIONES MANTENIMIENTO: Es un proceso mediante el cual se asegura que un activo (equipo) continúe desempeñando las funciones deseadas. MANTENIMIENTO PREVENTIVO: Es aquel que se hace con anticipación y de manera programada con el fin de evitar desperfectos el mantenimiento preventivo consiste en dar limpieza general al equipo de computo y confirmar su correcto funcionamiento, en el caso de las computadoras, el mantenimiento se puede dividir en dos, el que se le da al equipo (físico) y el que se le da a los programas instalados (lógicos). MANTENIMIENTO CORRECTIVO: Este mantenimiento se dará cuando exista una falla en el equipo de cómputo, y consiste en corregir el error ya sea físico o lógico, no necesariamente este tipo de mantenimiento incluye al preventivo, pero una vez corregido el error se puede aprovechar para prevenir otros.




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PLAN DE MANTENIMIENTO PREVENTIVO

El CENTRO DE INFORMÁTICA, planificará el mantenimiento preventivo tomando como base el inventario actualizado de los equipos de cómputo activos con que cuenta la Fundación Universitaria de Popayán. El responsable de la constitución del Plan de Mantenimiento será el Director del centro de infomática, y el responsable de la Ejecución del Plan será el encargado del Área de Soporte Técnico. El plan de mantenimiento preventivo contará con las siguientes fases: 1. Levantamiento de Inventario Para poder ejecutar el plan de mantenimiento preventivo, es necesario contar con un inventario actualizado que contemple los diferentes aspectos técnicos de cada uno de los equipos de cómputo y sus periféricos, así como su ubicación física y usuario responsable. El levantamiento de la información de los equipos computacionales con los que cuenta la institución se realizó con base al siguiente cronograma:

Sede Dependencia Fecha Julio 2012

Fecha Agosto 2012

9 16

23

25

30

1 6 9 13

15

19

21

23

28

San José Admisiones y Mercadeo Archivo y correspondencia Escuela de Idiomas Comunicaciones Vice Rectoría Académica Virtualidad Odontología Consultorio Medico Almacén Rectoría Egresados Programa de LEBEA




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Programa de Administración de

Empresas

Programa de Comunicación Social Coordinación Académica Programa de Psicología Asesores de Rectoría Sala 244 Escuela de Idiomas Sala 245 Escuela de Idiomas Sala 105 Sala 106 Sala 107 Sala 114 Sala 115 sala 225 Biblioteca Centro de Informática Los Robles Vice Rectoría Académica Registro Académico Recursos Humanos Rectoría Contabilidad Tesorería Vice Rectoría Financiera Biblioteca Programa de Ecología Herbario Programa de Ademagro Coordinación Académica Laboratorio Bienestar Institucional Emisora Centro de Informática Sala Salón C5 Sala salón C7 Norte del Admisiones y Mercadeo




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Cauca Portátiles Administrativos Carrera Sexta Programa de Arquitectura

2. Actividades del Mantenimiento Preventivo Las actividades que se van a desarrollar durante el proceso de mantenimiento preventivo serán:

Informar a los jefes de área del inicio del proceso de mantenimiento correctivo para contar con la disposición y el tiempo para llevar a cabo este proceso. Se debe notificar por escrito con mínimo cinco días de anterioridad al inicio de la fecha programada para el mantenimiento.

Verificar que el equipo este registrado en el inventario de equipos de computo de la institución, esto con el objetivo de corroborar que es de propiedad de la Fundación Universitaria de Popayán.

Verificar que los equipos de cómputo tengan vigentes las garantías para en caso de ser necesario gestionarla ante el proveedor.

Verificar el estado actual del equipo, al momento de realizar el mantenimiento. Iniciar el proceso de limpieza eliminando residuos de polvo de cada una de las

partes de los equipos de cómputo. Comprobar el estado del Antivirus, instalar y/o actualizarlo con el licenciamiento

de la Fundación Universitaria de Popayán. Eliminar virus y malwares si estos se encuentran alojados en el equipo de cómputo.

Desinstalar todo software que no esté debidamente licenciado por la Institución y dejar constancia de su desinstalación ante el responsable del equipo de cómputo.

Diligenciar el formato de Mantenimiento realizado, donde se especifican las actividades efectuadas.

El proceso de mantenimiento preventivo, debe ser realizado de manera detallada en cada equipo de cómputo, y para esta actividad se estima un tiempo en promedio 45 minutos por equipo. Los mantenimientos se realizarán teniendo en cuenta las fechas establecidas en el presente plan y será previamente comunicado a los usuarios. En el eventual caso que durante el proceso de mantenimiento correctivo se evidencie un daño o desperfecto, que estén ocasionando mal funcionamiento del equipo de




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computo, será procederá a realizar mantenimiento correctivo, con el objetivo de remplazar la parte o las partes defectuosas. Para realizar el mantenimiento correctivo el personal de soporte técnico levantará el reporte técnico de diagnóstico que justifique proceso. NOTA: El mantenimiento que se le realiza semestralmente a las salas de cómputo debe incluir un formateo completo de cada una de las particiones del Disco Duro de estos equipos de computo. Una vez formateadas se procederá a la instalación del software de sistema operativo y ofimática con base al licenciamiento de la institución. El personal responsable del mantenimiento puede hacer uso de imágenes ya generadas de los Discos Duros que permitan agilizar el proceso de instalación. 3. Cronograma de Ejecución. El mantenimiento preventivo será realizado en las fechas que se describen a continuación, y para ello se tendrá en cuenta el Acuerdo de Calendario Académico para el Primer y Segundo periodo de cada año, además de la información de la ubicación de cada equipo y el área al cual ha sido asignada (área administrativa – académica, Salas de Computo), así:

3.1. Sede San Jose

3.1.1. Área Administrativa – Académica

Sede Dependencia Fecha

San José

Admisiones y Mercadeo

Cuarta Semana de Enero y Segunda Semana de Julio

Archivo y correspondencia Escuela de Idiomas Comunicaciones Vice Rectoría Académica Virtualidad Consultorio Odontológico Arquitectura Cra Sexta Biblioteca Consultorio Médico

Primera Semana de Febrero y Tercera Semana de Julio

Almacén Rectoría Egresados Programa de LEBEA Programa de Admin. de Empresas Programa de Comunicación Social




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Coordinación Académica Programa de Psicología Asesores de Rectoría

3.1.2. Salas de Computo


San José

Sala 244 Escuela de Idiomas


Sala 245 Escuela de Idiomas Sala 105 Sala 106 Sala 107 Sala 114 Sala 115 sala 225

3.2. Sede Robles



Los Robles

Vice Rectoría Académica


Registro Académico Recursos Humanos Rectoría Contabilidad Tesorería Vice Rectoría Financiera Biblioteca Programa de Ecología Herbario Programa de Ademagro Coordinación Académica Laboratorio Bienestar Institucional Emisora

3.2.2. Salas de Computo

Sede Dependencia Fecha Los Sala Salón C5 Cuarta Semana de Enero y Segunda Semana de




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Robles Sala salón C7 Julio

3.3. Sede Norte del Cauca


Sede Dependencia Fecha Norte del Cauca

Admisiones y Mercadeo Segunda Semana de Febrero y Cuarta Semana de Julio

4. Recomendaciones a Usuarios Finales Una vez terminada la parte técnica del mantenimiento, el personal responsable, realizará recomendaciones a cada uno de los usuarios, con el objetivo de que estos contribuyan con la conservación y el óptimo funcionamiento de los equipos computacionales. Las recomendaciones que se socializarán serán las siguientes:

No ingerir alimentos y bebidas en el área donde utilice el equipo de cómputo. No apagar el equipo, sin antes salir adecuadamente del sistema Hacer buen uso de los recursos de cómputo Realizar respaldos de información crítica periódicamente Consultar con el personal del área de soporte técnico cualquier duda o situación

que se presente relacionada con los equipos informáticos. Cuidar las condiciones físicas de limpieza donde se encuentre el equipo Los usuarios NO pueden instalar ningún tipo de software en los equipos de

propiedad de la Fundación Universitaria de Popayán. Esta actividad es competencia únicamente del equipo de soporte técnico previa verificación de la existencia del licenciamiento.

5. Informes semestrales del resultado del plan de mantenimiento y

formulación de planes de mejora Hasta la fecha no existen informes sobre los mantenimientos realizados, pero a partir del segundo semestre del 2012, el responsable de mantenimiento y soporte deberá presentar al director del Centro de Informática un informe de las actividades realizadas y los hallazgos encontrados. Este informe permitirá realizar los ajustes al presente plan. El presente plan entra en vigencia a partir del día 01 de noviembre de 2012.




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