plan de gobernabilidad gestión documentaria y sitios colaborativos con sharepoint
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Plan de Gobernabilidad Gestión Documentaria y Sitios Colaborativos con SharePoint
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Gobernabilidad
“La gobernabilidad involucra a personas, procesos, tecnología y
políticas con el fin de definir un servicio,
resolver una ambiguedad y mitigar conflictos en las
organizaciones”
Fuente: The Burton Group
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¿Porqué un plan de Gobernabilidad para SharePoint?
Plan de Gobernabilidad VPR
“Incrementar la colaboración mediante el uso efectivo de SharePoint”
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Componentes del Plan de Gobernabilidad
PersonasRoles y responsabilidades
ProcesosComo se realizarán las tareas cotidianas como la creación de un Nuevo sitio y los requerimientos de negocio.
TecnologíaBrindar características y herramientas para el refuerzo de las políticas – ¿Cuando Realizar backup? ¿Como desplegar las aplicaciones?
PolíticasGrupo de Principios – ¿Quien será el administrador del sitio? ¿Que pueden y no pueden hacer los Administradores de sitio?, ¿Como se debe de solicitar la creación de nuevas funcionalidades?
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Personas – Roles y Responsabilidades
Equipo de Estrategia• Coordinador General• Gerente Ejecutivo• Gerentes Directivos
Equipo Táctico• Administrador de Operaciones• Administrador de Soporte• Líder de Desarrollo
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Procesos
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Políticas – Modelo de Continuidad
Control de T.I.Control del
Usuario
ControlEn Exceso
Pérdida De control
DescentralizaciónCentralizaciónFederación
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Políticas - Jerarquía de Sitios y Permisos
Control de T.I.Control del
Usuario
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Procesos - Crecimiento de Sitios
Home IntranetAplicaciones VPR Intranet
Sitios Colaborativos
Controlado por TI
Sitios a DemandaLineamientos de ColaboraciónLineamientos de DiseñoLineamientos de Seguridad
Actualización de Datos Permanentes por Gestión y Desarrollo HumanoNoticiasEventosCumpleañosReconocimientosBlogsForos
Responsabilidad de actualización de una áreaLineamientos para la creación por Gestión Humana y TI
El responsable será cada propietario del sitioResponsabilidad a cargo del Líder de Cada áreaAudtoría de TI
Modelo de Gobernabilidad de SharePoint
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Enfoque de crecimiento de una Intranet
Intranet Informativa
• Sitios de Colaboración• Bibliotecas de
Documentos• Gestión de Tareas• Foros• Blogs• Encuestas• Wikis
Intranet Colaborativa
• VPR Intranet Home
Gestión Doc. Y Workflows
• Gestión de Trámite Documentario
• Workflows de Procesos y solicitudes
• Digitalización de documentos
• Búsqueda Empresarial
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Políticas – Creación de Nuevos Sitios
Definición de Política Recomendación
Solicitud a través de formato de creación
formato con los siguientes datos:• Nombre y Objetivo del Site• Contenidos a cargar (Listas y Bibliotecas)• Grupos de usuarios y permisos (Propietarios,
Aprobadores, Colaboradores, Visitantes.)
Actualización de Datos Presentación de cronograma de actualización de contenidos y responsables (6 meses o 1 año)
Responsabilidad de Accesos
Propietario de Cada Site (No al área de TI. TI y GDH cumplen rol de Auditoría)
Política de Entrenamiento Entrenamiento Virtual con Evaluaciones
Seguimiento del Site 1 vez al mes por el Coordinador del Portal
Cuotas del Site Blogs/ Wikis 1GBSite Colaboración sin repositorio de documentos 5GbSite Colaboración con repositorio de documentos 10Gb
Solicitud de Nuevos Permisos
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Plantilla Ejemplo para Sitios Colaborativos
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Plantilla Propuesta para Vía Parque Rimac
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Políticas de Gobernabilidad
Siguientes pasos:
1. Preparación del Documento de Gobernabilidad2. Preparación de la Plantilla de Sitio3. Revisión y Aprobación4. Difusión y seguimiento del Plan de Gobernabilidad
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Recomendaciones Finales
1. Trabajar primero con las áreas de la empresa organizadas, y organice las otras áreas antes de implementar la solución Intranet
2. Entrenar a usuarios TI onsite3. Desarrollar el material virtual para las capacitaciones a usuarios
finalez4. Trate a su Intranet como un servicio de alta disponibilidad5. Brinde a los usuarios un seguimiento del uso del internet y
promocione su actualización6. Obtenga comentarios de los usuarios finales y aplique ideas
novedosas para motivar el constante uso de su Intranet
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