Liberta y Orden

Plan de Acción

2 0 1 3Fecha de Elaboración: 24 de enero de 2014

Elaborado por: Oficina Asesora de Planeación y Desarrollo Organizacional

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Criterios de evaluación

El seguimiento al avance en la ejecución de las metas se hace según los lineamientos establecidos en el proceso de Direccionamiento Estratégico donde se establecen los siguientes parámetros de medición:

Rango Interpretación Estado del avance

Menor a 90% Insatisfactorio

Mayor o igual a 90% y menor a 95% Aceptable

Mayor o igual a 95% Satisfactorio

Ejecución Plan de Acción Vigencia 2013

Con el fin de garantizar el cumplimiento de los objetivos y estrategias ins-titucionales, la Oficina Asesora de Planeación y Desarrollo Organizacional en conjunto con las áreas del Ministerio, realizó el seguimiento al plan de acción para la vigencia 2013, en donde la Entidad presento una ejecución del 97,46% considerado satisfactorio.

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Para el año 2010, la ejecución del plan de acción fue del 91,14% y para el año 2013 se finalizó con una ejecución del 97,46%. Durante este periodo se ha logrado un incremento del 6,32%, en donde a través del fortalecimiento del proceso de formulación, ejecución y seguimiento se ha dado cumpli-miento a las metas definidas para cada vigencia.

En la siguiente gráfica se puede observar la tendencia en la ejecución del plan de acción durante el periodo 2010-2013

Tendencia en la ejecución plan de acción 2010-2013

98

96

94

92

100

902010

91,14%

2011

93,90%

2012

97,29%

2013

97,46%

Fuente: Seguimiento realizado por las áreas al plan de acción institucional

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A continuación se presenta la ejecución del plan de acción de acuerdo a las áreas de la Entidad, los objetivos estratégicos de la Entidad, el mapa de pro-cesos institucional y a las políticas de desarrollo administrativo definidas en el modelo integrado de planeación y gestión, adoptado por el Gobierno Nacional.

Ejecución por áreas

En la siguiente tabla se discrimina el cumplimiento del plan de acción, de acuerdo a las áreas de la Entidad

Área Porcentaje de Avance

Dirección de América 97,40

Dirección de Europa 100,00

Dirección de Asia, África y Oceanía 89,85

Dirección de Soberanía Territorial y Desarrollo Fronterizo 99,91

Dirección de Cooperación Internacional 98,41

Dirección de Derechos Humanos y DIH 99,68

Dirección de Asuntos Económicos, Sociales y Ambientales Multilaterales 100,00

Dirección de Asuntos Políticos Multilaterales 95,24

Dirección de Asuntos Culturales 88,79

Dirección de Asuntos Jurídicos Internacionales 100,00

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Área Porcentaje de Avance

Dirección de la Academia Diplomática 100,00

Dirección de Protocolo 100,00

Oficina Asesora de Planeación y Desarrollo Organizacional 99,90

Grupo interno de comunicaciones internas y externas 100,00

Grupo interno de trabajo de control interno de gestión 99,83

Grupo interno de trabajo Plan Fronteras para la Prosperidad 100,00

Grupo interno de trabajo de Prensa del Despacho 100,00

Dirección de Gestión de Información y Tecnología 99,14

Dirección Administrativa y Financiera 100,00

Dirección de Talento Humano 100,00

Dirección de Asuntos Migratorios, Consulares y Servicio al Ciudadano 95,09

Oficina de Control Disciplinario Interno 100,00

Grupo interno de trabajo de Servicios Generales 100,00

Fuente: Seguimiento realizado por las áreas al plan de acción institucional

Durante el 2013, el 91,30% de las áreas lograron una ejecución satisfactoria superior o igual al 95.

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Ejecución por Objetivos Estratégicos

El Ministerio de Relaciones Exteriores y su Fondo Rotatorio durante este pe-riodo, ejecutaron el plan de acción, con el fin de garantizar el cumplimiento de las metas establecidas en cada uno de los objetivos estratégicos.

De acuerdo a la revisión realizada al plan estratégico institucional en el año 2012, a continuación se realiza una comparación entre la ejecución por ob-jetivos estratégicos durante el periodo 2012-2013

ObjetivoEjecución

por Vigencia

2012 2013

1. Generar y aprovechar escenarios para el posicionamiento de Colombia 95,54% 94,23%

2. Avanzar en la inserción efectiva en los ejes de integración y desarrollo. 98,10% 98,62%

3. Impulsar la política migratoria y fortalecer el servicio al ciudadano 100,00% 96,22%

4. Fortalecer institucionalmente la Cancillería 99,99% 99,54%

5. Implementar herramientas y modelos 97,86% 99,92%

6. Desarrollar y fortalecer las habilidades, aptitudes y conocimiento de los funcionarios 95,45% 100,00%

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1. Generar y aprovechar escenarios para el posicionamiento de Colombia2. Avanzar en la inserción efectiva en los ejes de integración y desarrollo.3. Impulsar la política migratoria y fortalecer el servicio al ciudadano.4. Fortalecer institucionalmente la Cancillería.5. Implementar herramientas y modelos.6. Desarrollar y fortalecer las habilidades, aptitudes y conocimiento

de los funcionarios.

99%

98%

97%

96%

95%

94%

93%

92%

100%

91%1 2 3 4 5 6

2012 2013

Fuente: Seguimiento realizado por las áreas al plan de acción institucional

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El objetivo “Generar y aprovechar escenarios para el posicionamiento de Colombia en las dinámicas mundiales” presenta una ejecución del 94,23% considerada como aceptable, en donde de las 51 actividades asociadas, una no se realizó y cinco presentan una ejecución inferior al 90%.

Ejecución por Procesos

De acuerdo al mapa de procesos definido para la Entidad, en la siguiente tabla se presenta la ejecución del plan de acción:

Proceso Porcentaje de Avance

Direccionamiento estratégico 99,86

Comunicaciones 100,00

Desarrollo de la política exterior 96,10

Servicio al ciudadano 97,78

Gestión del talento humano 100,00

Gestión financiera 100,00

Gestión administrativa 100,00

Gestión de TICS 99,00

Evaluación independiente 99,83

Mejora Continua 99,95

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Ejecución por Políticas de Desarrollo Administrativo

De acuerdo a las políticas de desarrollo administrativo adoptadas por el Go-bierno Nacional a través del Decreto 2484 de 2012, en la siguiente gráfica se presenta la ejecución del plan de acción:

90

80

70

60

50

40

30

20

10

100

0

Gestión misional y

de Gobierno

Transparencia,participacióny servicio alciudadano

Gestióndel Talento

Humano

EficienciaAdministrativa

GestiónFinanciera

96,38 96,55 98,89 99,76 100,00

Es importante resaltar que de las 157 actividades formuladas en el plan de ac-ción, solo una no se realizó y 9 de ellas presentaron un avance inferior al 90%.

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Recomendaciones

◗ Es importante que los Directores, Jefes de Oficina y Coordinadores ga-ranticen que al interior de sus áreas se difundan las actividades, los cambios realizados, el seguimiento, así como los resultados del plan de acción. La socialización debe realizarse con todo el equipo, de la cual debe quedar registro en el formato GD-FO-06 “Registro Difusión de do-cumentos”, este formato se encuentra en el Modulo de Documentación del Sistema Maestro.

◗ Para el año 2014, la elaboración, seguimiento y modificaciones de las actividades del plan de acción se realizarán a través del módulo de pla-nes del Sistema Maestro dentro de los plazos establecidos para cada trimestre. Teniendo en cuenta lo anterior y con el fin de garantizar la oportunidad de la información y el uso adecuado de la herramienta es necesario tener actualizada la información del sistema en relación a los usuarios responsables de las actividades y tareas.