plan anual de desarrollo archivístico (pada) 2018 de la...

Agencia Nacional de Seguridad Industrial y de Protección al medio Ambiente del Sector Hidrocarburos

Plan Anual de Desarrollo Archivístico

Pada 2018

Área Coordinadora de Archivos


Plan Anual de Desarrollo Archivístico (PADA 2018)

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Índice

1. Marco de referencia

2. Justificación 3. Objetivos 4. Planeación

4.1 Requisitos

4.2 Alcance

4.3 Entregables

4.4 Actividades

4.5 Recursos

4.5.1 Recursos humanos

4.5.2 Recursos materiales

4.6 Tiempo de implementación

Anexo 1. Cronograma de actividades

Anexo 2. Archivo de Concentración

Anexo 3. Formatos Archivísticos: • Inventario de Archivo de Trámite • Portada o guarda exterior del expediente • Carátula para la caja

4.7 Costos

5. Aprobación del Comité de Transparencia

Área Coordinadorade Archivos

Plan Anual

de Desarrollo Archivístico

Pada 2018

1. Marco de Referencia



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1. Marco de referencia Antecedentes

La Agencia Nacional de Seguridad Industrial y de Protección al Medio Ambiente del Sector Hidrocarburos también es referida por su nombre abreviado: Agencia de Seguridad, Energía y Ambiente (ASEA); y es un Órgano Administrativo Desconcentrado de la Secretaría de Medio Ambiente y Recursos Naturales (SEMARNAT), con autonomía técnica y de gestión, encargada de regular y supervisar la seguridad industrial, la seguridad operativa y la protección del medio ambiente en las actividades del sector hidrocarburos. El 11 de agosto de 2014 se publicó la Ley de la Agencia Nacional de Seguridad Industrial y de Protección al Medio Ambiente del Sector Hidrocarburos y ocho días después -el 19 de agosto- el C. Presidente de los Estados Unidos Mexicanos nombró al primer Director Ejecutivo de la ASEA, Ing. Carlos Salvador de Regules Ruiz-Funes. En seguimiento a las instrucciones presidenciales, el Reglamento Interior de la ASEA fue publicado el 31 de octubre de 2014; y se considera además la normatividad que completa la legislación secundaria de la Reforma Energética. La Agencia tiene como objeto la protección de las personas, el medio ambiente y las instalaciones del sector hidrocarburos a través de la regulación y la supervisión de:

1. La Seguridad Industrial y la Seguridad Operativa 2. Las actividades de desmantelamiento y abandono de instalaciones 3. El control integral de los residuos y las emisiones contaminantes

Misión de la ASEA Garantizar la seguridad de las personas y la integridad del medio ambiente, con certidumbre jurídica, procedimental y de costos en el sector hidrocarburos.

Visión de la ASEA Ser la Agencia que lleve al sector de hidrocarburos de México a ser el más limpio y seguro en el mundo.

http://www.diputados.gob.mx/LeyesBiblio/pdf/LANSI_110814.pdf

http://dof.gob.mx/nota_detalle.php?codigo=5366654&fecha=31/10/2014



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La ASEA atiende todas las actividades del sector hidrocarburos:

• Petróleo y gas: el reconocimiento y exploración superficial, así como la exploración y extracción de hidrocarburos, el tratamiento, la refinación, la enajenación, la comercialización, el transporte y el almacenamiento.

• Gas natural: El procesamiento, la compresión, la licuefacción y la descompresión del gas natural y su regasificación; así como el transporte, el almacenamiento, la distribución y el expendio al público.

• Gas Licuado de Petróleo (LP): El transporte, el almacenamiento, la distribución y el expendio al público.

• Petrolíferos y petroquímicos: El transporte, el almacenamiento, la distribución y el expendio al público, así como el transporte por ducto y el almacenamiento, vinculado a ductos de petroquímicos producto del procesamiento del gas natural y de la refinación del petróleo.

Con este antecedente como base, es de reconocer que en la Administración Pública se recibe y produce una considerable cantidad de documentación como consecuencia y reflejo de las actividades necesarias para el cumplimiento de sus objetivos; ya sea por la administración de los recursos, el trámite de asuntos y/o el desempeño de las actividades sustantivas de las Instituciones en cumplimiento de sus obligaciones o atribuciones. La ASEA reconoce la importancia de los expedientes de archivo, tanto en la esfera interna de la Agencia, así como externamente, al garantizar derechos y deberes, tanto de la administración gubernamental como de los ciudadanos, y que pueden ser objeto de control, verificación y auditoría. De la actuación de las administraciones públicas deriva un patrimonio documental que constituye una parte esencial de la memoria histórica colectiva. Al tiempo, además, proporciona información de las competencias de la Administración Pública de manera permanente, por lo que se debe prestar especial atención al tratamiento, custodia y difusión



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de los documentos públicos, sobre todo en un ámbito de transparencia y acceso a la información.1 Es por ello que la gestión documental y la administración de los archivos en la Agencia de Seguridad, Energía y Ambiente es uno de los elementos que tiene gran relevancia para la adecuada y oportuna gestión de trámites y servicios a la ciudadanía, además de gestionar apropiadamente diversas solicitudes de información, pero sobre todo a efecto de preservar la memoria institucional de la ASEA, por lo que una adecuada organización y conservación de los archivos es obligada para todas Dependencias y Entidades del Gobierno; toda vez que es necesario observar toda la normatividad vigente en materia archivística. A efecto de coadyuvar con la Misión de la Agencia Nacional de Seguridad Industrial y de Protección al Medio Ambiente del Sector Hidrocarburos, el Área Coordinadora de Archivos está en proceso de crear los instrumentos de control y consulta archivísticos en materia de organización, administración y conservación de archivos en conjunto con las Unidades Administrativas de la ASEA, que son productoras de la información mediante los Responsables de Archivo de Trámite, a efecto de coordinar los procedimientos de valoración y destino final de la documentación con el Equipo Interdisciplinario en materia de Archivos de la ASEA.

1 Adaptado de Modelo de Gestión de Documentos y Administración de Archivos (MGD) para la Red de Transparencia y Acceso a la

Información (RTA), versión 1.0, diciembre de 2014, recuperado de http://mgd.redrta.org/mgd/site/artic/20150123/asocfile/20150123093820/mg_modelo_general.zip



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Problemática en materia de archivos La creación de la Agencia contrajo la adquisición de manera inmediata de las tareas de protección al Medio Ambiente, Regulación, Gestión y Supervisión Industrial2; el incremento documental se produjo sustancialmente con los traslados de documentos, expedientes por parte de la Secretaría de Energía (SENER), la Procuraduría Federal de Protección al Ambiente (PROFEPA) y de la Secretaría de Medio Ambiente y Recursos Naturales (SEMARNAT), ya que, conforme al Reglamento Interior de la Agencia, las actividades que eran competencia de las Dependencias mencionadas pasaban a formar parte de la recién creada institución.3

Este traslado, recepción y custodia de los nuevos expedientes tuvo dos etapas. La primera fue en el año de 2015; y consistió en la recepción de los “asuntos” que dejaron de ser competencia de las Dependencias antes mencionadas conforme al siguiente acervo documental:

Expedientes 74,943 Tomos o legajos 6,530 Total de expedientes en 2015 81,473

Este total de expedientes estuvo contenido en 3,042 cajas

Por otra parte, durante el primer trimestre del año 2016 se delegaron funciones en algunas Unidades Administrativas de la ASEA4. Con la nueva estructura y delegación de facultades, se elaboró una propuesta de Cuadro General de Clasificación Archivística consensado con las Unidades Administrativas, con el objetivo de verificar la documentación generada de la

2 LANSI. Ley de la Agencia Nacional de Seguridad Industrial y de Protección al Medio Ambiente del Sector Hidrocarburos (DOF 11 de

agosto de 2014). Artículo 38, cuarto transitorio: La Secretaría, La Secretaría de Energía, La Comisión Nacional de Hidrocarburos, y la Comisión Reguladora de Energía continuarán despachando los asuntos que les competen, con base en las disposiciones legales aplicables, hasta la entrada en vigor del Reglamento Interior de la Agencia. En los asuntos que se encuentran en trámite a la entrada en vigor del Reglamento Interior de la Agencia, la autoridad que los tenga a su cargo decretará una suspensión del procedimiento y los remitirá a la Agencia en un plazo que no exceda de quince días hábiles.

3 Reglamento Interior de la Agencia Nacional de Seguridad Industrial y de Protección al Medio Ambiente, Sector Hidrocarburos (DOF 31 de octubre de 2014). En este documento se integra la participación de la Agencia y la SENER en programas sectoriales, así como la integración de la información técnica en seguridad industrial, seguridad operativa, y protección al medio ambiente.

4 Acuerdo por el que se delegan a los Jefes de Unidad de Gestión Industrial y la Unidad de Supervisión, Inspección y Vigilancia Industrial de la Agencia Nacional de Seguridad Industrial y de Protección al Medio Ambiente del Sector Hidrocarburos, las facultades y atribuciones que se indican (DOF 29 de marzo de 2016).



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ejecución de las actividades sustantivas; y que sirven como base para contribuir a la misión de la Agencia.

Para los años siguientes se dio continuidad al resguardo de los expedientes recibidos, así como de los nuevos expedientes generados por la Agencia en cumplimiento de sus funciones o atribuciones conforme a los siguientes datos:

Porcentaje de crecimiento de cajas en resguardo 2015 – 2018 = 40%

(5,110 cajas x 12 kg. prom. = 61.3 Toneladas, equivalentes a 1,226.4 metros lineales)

2015 2016 2017 2018

3,042 3,5974,667 5,110

CAJAS

2015 2016 2017 2018

81,473 94,075 109,799 118,589

Total de expedientes



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Como se observa en las gráficas, en el mes de mayo de 2018 el acervo documental asciende a 118,589 expedientes contenidos en 5,110 cajas; y se debe considerar el crecimiento anual que es del 19% en promedio aprox. para las cajas y un 16% en promedio aprox. para los expedientes de archivo, en razón de que hay expedientes, en el caso de la Unidad de Gestión Industrial, que están conformados por cada Regulado por tres cajas (para gaseras), seis cajas (de refinerías), hasta diez cajas para el Sistema de Administración, que es el conjunto integral de elementos interrelacionados y documentados cuyo propósito es la prevención, control y mejora del desempeño de una instalación o conjunto de ellas, en materia de Seguridad Industrial, Seguridad Operativa y de Protección al Medio Ambiente (SISOPA) del el Sector Hidrocarburos.

Para la guarda de los expedientes actualmente se alquila un espacio con una infraestructura que permite tener la documentación en un sitio seguro, con las medidas y espacios adecuados, en un lugar climatizado y con un nivel de seguridad óptimo; y para la captura de los expedientes se han utilizado los datos más comunes para la localización de los mismos.

Es por ello que, mediante el Plan o Programa Anual de Desarrollo Archivístico, el área Coordinadora de Archivos de la ASEA, continuará llevando a cabo las labores necesarias conforme a la normatividad vigente en materia archivística, con el objeto de llevar a cabo el ciclo de vida de los documentos; y con ello conformar el Sistema Institucional de Archivos de la ASEA estipulado en el artículo 18 de la Ley Federal de Archivos.


Plan Anual


Pada 2018

2. Justificación



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2. Justificación El Plan Anual de Desarrollo Archivístico contemplará tres proyectos encaminados a la optimización de la gestión documental de la ASEA, por lo que se propone cubrir los siguientes tres niveles a corto, mediano y largo plazo:

Documental

Estructural

Normativo

Nivel documental (corto plazo – un año) Elaborar, actualizar y usar los instrumentos de control y consulta archivísticos para propiciar la organización, administración, conservación y localización expedita de los archivos:

Cuadro general de clasificación archivística

Catálogo de disposición documental

Inventarios: de Archivo de trámite y de concentración, para transferencias primarias y secundarias, así como para bajas documentales

Clasificar los expedientes con base en el cuadro general de clasificación archivística

Guía de archivo documental (Guía simple de archivos)

Transferencias primarias y secundarias con base en las vigencias documentales que se establecerán en el catálogo de disposición documental

Préstamo de expedientes

Difusión del acervo histórico de la Agencia, en caso de contar con él.



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Nivel normativo (mediano plazo – año y medio) Cumplir con las disposiciones normativas vigentes en materia archivística, que regulan la producción, uso y control de los documentos, de conformidad con los procesos, así como las atribuciones y funciones establecidas en el Reglamento Interior de la ASEA, las cuales están vinculadas con la transparencia, el acceso a la información —su clasificación— y la protección de datos personales. Asimismo, el área Coordinadora de Archivos propondrá los Criterios específicos en materia de Administración de Documentos al Comité de Transparencia de la ASEA. Nivel estructural (largo plazo – dos años) Establecer el Sistema Institucional de Archivos, que procurará contar con la estructura orgánica, infraestructura, recursos materiales, humanos y financieros necesarios para un adecuado funcionamiento:

• Sistema Institucional de Archivos: área coordinadora de archivos, unidades de correspondencia, archivos: de trámite, de concentración y, en su caso, histórico

• Infraestructura: inmueble, mobiliario, suministros, sistemas de mitigación de riesgos

• Recursos humanos: personal perfilado para los archivos, que incluirá un programa de capacitación y profesionalización en la materia

Este proyecto contribuirá a la solución de la problemática actual, pues los instrumentos de control y consulta archivístico serán la base sobre la cual funcionará el Sistema Institucional de Archivos, contribuirán a tener la estructura sobre la que se organizará el patrimonio documental de la ASEA en cuanto a su conservación, tratamiento y accesibilidad, de acuerdo con las etapas del ciclo de vida de los documentos y su nivel de utilización.

Otro beneficio es que, al implementar el Sistema Institucional de Archivos, la ASEA estará dando cabal cumplimiento a la normatividad emitida por el Órgano rector de la archivística en el país: el Archivo General de la Nación, además de diversas disposiciones en materias de Gobierno Abierto, Transparencia y de Rendición de Cuentas.



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El interés, la utilidad y la novedad del proyecto. El principal interés es preservar la memoria de la Agencia en archivos bien organizados y administrados conforme a las disposiciones del Archivo General de la Nación. Será de gran utilidad pues no sólo se reflejará en la liberación de espacios en el inmueble que actualmente están ocupados por cajas que se deben organizar, clasificar, valorar y conservar mediante el uso correcto de inventarios homogéneos. Costo-beneficio Implica inversión en tiempo y, en su caso, de recursos financieros, el beneficio redundará en lograr la implementación del Sistema Institucional de Archivos de la ASEA, que propiciará la debida conservación de los expedientes de archivo; y con ello procurar cumplir el principio de máxima publicidad en materia de Datos Abiertos y deTransparencia. En este sentido, el Sistema Institucional de Archivos se ha incluido dentro del Plan Nacional de Desarrollo 2013-2018 a través de una de sus tres estrategias transversales, que es la correspondiente al Programa para un Gobierno Cercano y Moderno (PGCM) 2013-2018 (DOF 30 de agosto de 2013). Entre otras cosas, en el PGCM 2013-2018 se ha planteado el fortalecimiento de un gobierno democrático y abierto. De ahí que uno de los propósitos generales de esta estrategia transversal sea el promover que la administración pública rinda cuentas de manera clara y oportuna a una ciudadanía bien informada a través de las nuevas tecnologías de la información y comunicación (TICs); un gobierno que no sólo escuche y entienda las demandas de los mexicanos, sino que sea efectivo al momento de atenderlas. Por ello, los sistemas de archivos, de acceso a la información y la transparencia se convertirán en herramientas indispensables para alcanzar dichos objetivos.


Plan Anual


Pada 2018

3. Objetivo General

y Objetivos Específicos



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3. Objetivos Objetivo General

Que la Agencia Nacional de Seguridad Industrial y de Protección al Medio Ambiente del Sector Hidrocarburos (ASEA) cuente con un Plan o Programa Anual de Desarrollo Archivístico (PADA) en el que se contemplen las acciones a emprender a escala institucional para la modernización y mejoramiento continuo de los servicios documentales y archivísticos, el cual deberá ser publicado en el portal de internet, así como sus respectivos informes anuales de cumplimiento; en el que se contemplará preservar la memoria Institucional y que le permita dar cabal cumplimiento a la normatividad en materia de archivos, de transparencia y garantizar la rendición de cuentas.

El Plan o Programa Anual de Desarrollo Archivístico contemplará tres proyectos encaminados a la optimización de la gestión documental de la ASEA, por lo que se procurará cubrir los siguientes tres niveles a corto, mediano y largo plazo:

Documental

Estructural

Normativo

Nivel documental (corto plazo – un año) Elaborar, actualizar, difundir y utilizar los instrumentos de control y consulta archivísticos para propiciar la organización, administración, conservación y localización expedita de los archivos.

Nivel normativo (mediano plazo – año y medio) Cumplir con las disposiciones normativas vigentes en materia archivística, que regulan la producción, uso y control de los documentos, de conformidad con los procesos, así como las atribuciones y funciones establecidas en el Reglamento Interior de la ASEA, las cuales están vinculadas con la transparencia, el acceso a la información —su clasificación— y la protección de datos personales.

Nivel estructural (largo plazo – dos años) Establecer el Sistema Institucional de Archivos, que procurará contar con la estructura orgánica, infraestructura, recursos materiales, humanos y financieros necesarios para un adecuado funcionamiento.



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Objetivos específicos:

No. Objetivos específicos del PADA Fundamento Legal ¿Qué se quiere lograr? / ¿Para qué hacerlo? Depende de:

1 Nombramiento/Ratificación de los Responsables de Archivo de Trámite de las Unidades Administrativas de la ASEA

Artículo 14, de la Ley Federal de Archivos (DOF 19-01-2018); Lineamiento Noveno, Fracción II, Inciso b), de los Lineamientos para la Organización y Conservación de los Archivos (DOF 4 de mayo de 2016)

El Funcionario Público designado/ratificado deberá atender las funciones establecidas en el artículo 14, de la Ley Federal de Archivos y 11 de su Reglamento; así como el Lineamiento Octavo, de los Lineamientos generales para la organización y conservación de los archivos del Poder Ejecutivo Federal, Lineamientos Décimo noveno y Vigésimo, de los Lineamientos para analizar, valorar, y decidir el destino final de la documentación de las dependencias y entidades del Poder Ejecutivo Federal (DOF 16 de marzo de 2016); Lineamiento Décimo primero, Fracción II, Décimo cuarto, Vigésimo y Vigésimo Segundo Fracciones II y III, de los Lineamientos para la Organización y Conservación de los Archivos (DOF 4 de mayo de 2016); y el procedimiento 5.2.1 Archivo de trámite con sus subprocedimientos, del Anexo Único de las Disposiciones Generales en las materias de Archivos y de Gobierno Abierto para la Administración Pública Federal (DOF 15 de mayo de 2017).

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1.1 Nombramiento de los Responsables de Archivo de Trámite de las Direcciones Generales de la ASEA

Artículo 14, de la Ley Federal de Archivos (DOF 19-01-2018); Lineamiento Noveno, Fracción II, Inciso b), de los Lineamientos para la Organización y Conservación de los Archivos (DOF 4 de mayo de 2016); Artículos 4, 9, 17 y 18 del Reglamento Interior de la Agencia Nacional de Seguridad Industrial y de Protección al Medio Ambiente del Sector Hidrocarburos (DOF 31 de octubre de 2014); y Artículo 3, fracción II, de la Ley General de Transparencia y Acceso a la Información Pública (DOF 04 de mayo de 2015),

El Funcionario Público designado/ratificado deberá atender las funciones establecidas en el artículo 14, de la Ley Federal de Archivos y 11 de su Reglamento; así como el Lineamiento Octavo, de los Lineamientos generales para la organización y conservación de los archivos del Poder Ejecutivo Federal, Lineamientos Décimo noveno y Vigésimo, de los Lineamientos para analizar, valorar, y decidir el destino final de la documentación de las dependencias y entidades del Poder Ejecutivo Federal (DOF 16 de marzo de 2016); Lineamiento Décimo primero, Fracción II, Décimo cuarto, Vigésimo y Vigésimo Segundo Fracciones II y III, de los Lineamientos para la Organización y Conservación de los Archivos (DOF 4 de mayo de 2016); y el procedimiento 5.2.1 Archivo de trámite con sus subprocedimientos, del Anexo Único de las Disposiciones Generales en las materias de Archivos y de Gobierno Abierto para la Administración Pública Federal (DOF 15 de mayo de 2017).

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Nombramiento / ratificación del Responsable del área Coordinadora de Archivos de la ASEA; e informar al Archivo General de la Nación (AGN) para actualización o registro

Artículo 11, de la Ley Federal de Archivos; Lineamiento Noveno, fracción I., inciso a) de los Lineamientos para la Organización y Conservación de los Archivos (DOF 4 de mayo de 2016);; y Oficio circular No. DG/242/2015, emitido por el Archivo General de la Nación, el 6 de agosto de 2015

El Funcionario Público designado/ratificado deberá atender las funciones establecidas en el artículo 12, de la Ley Federal de Archivos y 8 y 10 de su Reglamento; así como los Lineamientos Cuarto y Quinto, de los Lineamientos generales para la organización y conservación de los archivos del Poder Ejecutivo Federal, Lineamientos Vigésimo tercero y Vigésimo cuarto, de los Lineamientos para analizar, valorar, y decidir el destino final de la documentación de las dependencias y entidades del Poder Ejecutivo Federal (DOF 16 de marzo de 2016); Lineamiento Décimo y Décimo tercero de los Lineamientos para la Organización y Conservación de los Archivos (DOF 4 de mayo de 2016); así como las Disposiciones Generales en las materias de Archivos y de Gobierno Abierto para la Administración Pública Federal y su Anexo Único (DOF 15 de mayo de 2017), con el objetivo de que las ASEA cuente con un responsable de administrar la gestión documental y los archivos, así como de coordinar las áreas operativas del Sistema Institucional de Archivos

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Nombramiento / ratificación de los Representantes Oficiales: Titular y Suplente ante el Comité Técnico Consultivo de Archivos del Ejecutivo Federal (COTECAEF); e informar al AGN para actualización o registro

Artículo 43 de la Ley Federal de Archivos; Artículos 47 y 48, fracción III de su Reglamento; y Oficio circular No. DG/241/2015, emitido por el Archivo General de la Nación, el 6 de agosto de 2015

Participar en las reuniones de trabajo, que convoque el Archivo General de la Nación, así como en las actividades del Comité en materia de administración de documentos y archivos; ya sea en las Sesiones Plenarias, así como del Sector Recursos Renovables.

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4 Propuesta de Cuadro General de Clasificación Archivística

Artículos 4, fracción XVII, y 19, fracción I, de la Ley Federal de Archivos, Lineamientos Sexto, fracción V, y Décimo tercero, fracción I, de los Lineamientos para la Organización y Conservación de los Archivos.

Contar con el instrumento técnico que refleje la estructura del archivo con base en las funciones, atribuciones y procesos de la ASEA, así como en sus atribuciones y funciones.

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5 Comentarios/Validación del Cuadro por parte AGN

Artículos 4, fracción XVII, y 19, fracción I, de la Ley Federal de Archivos; Lineamiento Décimo séptimo de los Lineamientos generales para la organización y conservación de los archivos del Poder Ejecutivo Federal (DOF 3 de julio de 2015)

El área Coordinadora de Archivos solicitará asesoría al AGN y hará los ajustes necesarios conforme a las consideraciones que AGN tenga a bien emitir

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Curso de Inducción a la Administración de documentos para los Unidades de Correspondencia y Responsables de Archivos de Trámite de la ASEA

Título Primero “De las Disposiciones Generales”, Capítulo II “De los Responsables de su Aplicación”, Numeral 6, de las Disposiciones Generales en las Materias de Archivos y de Gobierno Abierto para la Administración Pública Federal y su Anexo Único (DOF 15 de mayo de 2017)

Que el personal que maneja la correspondencia adquiera los conocimientos para el tratamiento de la documentación en trámite con base en la normatividad vigente en materia archivística

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7 Elaboración de la Propuesta del Plan Anual de Desarrollo Archivístico (PADA) 2018

Artículo 12, fracciones I y VI, de la Ley Federal de Archivos; Artículo 2, Fracción IV, del Reglamento de la Ley Federal de Archivos; así como a los Lineamientos Cuarto, fracción XXXV, Sexto, fracción III, Décimo, fracción I, inciso a), Trigésimo cuarto, y el sexto Transitorio del Acuerdo del Consejo Nacional del Sistema Nacional de Transparencia, Acceso a la Información Pública y Protección de Datos Personales, por el que se aprueban los Lineamientos para la Organización y Conservación de los Archivos (DOF 4 de mayo de 2016).

Que la ASEA cuente con un Plan o Programa Anual de Desarrollo Archivístico en el que se contemplen las acciones a emprender a escala institucional para la modernización y mejoramiento continuo de los servicios documentales y archivísticos, en el que se contemplará preservar la memoria Institucional y que le permita dar cabal cumplimiento a la normatividad en materia de archivos, que contribuyan a la transparencia y la rendición de cuentas.

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8 Actualización de la Propuesta de Archivo de Concentración

Artículo 15, de la Ley Federal de Archivos; Artículo 12, del Reglamento de la Ley Federal de Archivos; Lineamiento Noveno, de los Lineamientos generales para la organización y conservación de los archivos del Poder Ejecutivo Federal; Lineamientos Cuarto, fracción III, Noveno, fracción II, Décimo primero, fracción III, de los Lineamientos para la Organización y Conservación de los Archivos.

Que la ASEA cuente con un Archivo de Concentración en el que se deberán resguardar los expedientes que estén cerrados o concluidos los asuntos de manera precautoria, con el objeto de preservar la memoria Institucional y que le permita dar cabal cumplimiento a la normatividad en materia de archivos.

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9 Presentación y, en su caso, aprobación del PADA al Comité de Transparencia

Artículo 12, fracciones I y VI, de la Ley Federal de Archivos; Artículo 2, Fracción IV, del Reglamento de la Ley Federal de Archivos; así como a los Lineamiento Décimo, fracción II, incisos a) y e), de los Lineamientos para la Organización y Conservación de los Archivos (DOF 4 de mayo de 2016).

Que la ASEA cuente con un Plan o Programa Anual de Desarrollo Archivístico en el que se contemplen las acciones a emprender a escala institucional para la modernización y mejoramiento continuo de los servicios documentales y archivísticos, el cual, una vez aprobado, deberá ser publicado en el portal de internet y publicar los respectivos informes anuales de cumplimiento.

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Presentación al Comité de Transparencia y, en su caso, publicación en el portal del programa de capacitación para los responsables de los archivos de trámite, concentración y, en su caso, histórico.

Artículo 12, fracciones V y VI de la ley Federal de Archivos, Artículo 2, fracción IV, del Reglamento de la Ley federal de Archivos, Lineamiento Sexto, fracciones III y X de los Lineamientos para la Organización y Conservación de los Archivos; el Título Primero “De las Disposiciones Generales”, Capítulo II “De los Responsables de su Aplicación”, Numeral 6, de las Disposiciones Generales en las Materias de Archivos y de Gobierno Abierto para la Administración Pública Federal y su Anexo Único (DOF 15 de mayo de 2017).

Cumplir con las Normatividad vigente aplicable en materia de Archivos, referente a capacitación y profesionalización de los Servidores Públicos encargados de los Archivos de la ASEA.

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10.1 Curso/Taller para correspondencia y control de gestión.

Cumplir con lo dispuesto en Artículos 4, Fracción VIII, 12, Fracción V, de la Ley Federal de Archivos; Artículos 10, Fracciones III y V, 12, Fracción XII, del Reglamento de la Ley Federal de Archivos; Lineamiento Sexto, fracción X, de los Lineamientos para la Organización y Conservación de los Archivos (DOF 4 de mayo de 2016); así como en los Criterios para elaborar el Plan Anual de Desarrollo Archivístico emitido por el Archivo General de la Nación (páginas 8 y 9).

Que las Unidades Administrativas de la Agencia cuenten con la capacitación y profesionalización necesaria para la gestión de los archivos.

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10.2 Curso/Taller para Responsables de Archivo de Trámite



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10.3 Curso/Taller Transferencias primarias al Archivo de Concentración



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10.4 Curso/Taller Bajas documentales



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10.5 Curso/Taller Elaboración de la Guía de Archivo Documental (Guía Simple)



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11 Nombramiento/ratificación del Grupo Interdisciplinario en materia de Archivos de la ASEA

Lineamientos Cuarto, fracción XXV, y Sexto, fracción IV, de los Lineamientos para la Organización y Conservación de los Archivos; así como en el Lineamiento Octavo de los Lineamientos para analizar, valorar y decidir el destino final de la documentación de las dependencias y entidades del Poder Ejecutivo Federal.

Que la ASEA cuente con un conjunto de profesionales integrado por el titular del área coordinadora de archivos; la unidad de transparencia; los titulares de las áreas de: planeación, jurídico, órgano interno de control, así como las áreas responsables de la información, con la finalidad de participar en la valoración documental.

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Curso para la elaboración de los Instrumentos de control y consulta archivísticos para el Grupo Interdisciplinario y Responsables de Archivos de Trámite de la ASEA

Artículos 4, Fracción VIII, 12, Fracción V, de la Ley Federal de Archivos; Artículos 10, Fracciones III y V, 12, Fracción XII, del Reglamento de la Ley Federal de Archivos; Lineamiento Sexto, fracción X, de los Lineamientos para la Organización y Conservación de los Archivos (DOF 4 de mayo de 2016); así como en los Criterios para elaborar el Plan Anual de Desarrollo Archivístico emitido por el Archivo General de la Nación (páginas 8 y 9).

Comenzar con los trabajos para la Elaboración del Cuadro General de Clasificación Archivística y comenzar a solicitar a las Direcciones Generales la validación de las series documentales así como de las vigencias documentales.

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Elaboración de Fichas Técnicas de Valoración Documental de las series sustantivas del Cuadro General de Clasificación Archivística de la ASEA

Instructivo para la Elaboración del Catálogo de Disposición Documental emitido por el AGN

Que cada serie sustantiva cuente con su soporte documental en vigencias y plazos de conservación conforme a la normatividad que rige a la serie

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13 Elaboración de propuesta de Catálogo de Disposición Documental (CADIDO)

Artículos 4, fracción X, y 19, fracción II, de la Ley Federal de Archivos, Lineamientos Sexto, fracción V, y Décimo tercero, fracción II, de los Lineamientos para la Organización y Conservación de los Archivos.

Que la Agencia cuente con un registro general y sistemático que establecerá los valores documentales, vigencia documental, los plazos de conservación y la disposición documental, ciclo de vida del documento.

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14 Presentación del CADIDO al Comité de Transparencia

Lineamiento Décimo, fracción II, inciso e), de los Lineamientos para la Organización y Conservación de los Archivos.

Que la Agencia cuente con un registro general y sistemático que establecerá los valores documentales, vigencia documental, los plazos de conservación y la disposición documental, ciclo de vida del documento.

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15 Comentarios/Validación del CADIDO por parte del Archivo General de la Nación (AGN)

Artículo 19 de la Ley Federal de Archivos. Artículo 70, fracción XLV, de la Ley General de Transparencia y Acceso a la Información Pública

El área Coordinadora de Archivos hará los ajustes necesarios conforme a las consideraciones que AGN tenga a bien emitir; asimismo con este Instrumento se podrá dar oportuno cumplimiento a la obligación estipulada en la Ley General de Transparencia y Acceso a la Información Pública

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16 Diagnóstico archivístico de la Agencia

Numeral 4.1 de los Criterios para elaborar el Plan anual de desarrollo archivístico publicado por el Archivo General de la Nación.

Conocer el estatus actual de los archivos de la ASEA. 15

17

Actualización de formatos oficiales para inventario de archivo de trámite, archivo de concentración, portada o guarda exterior del expediente, carátula o etiquetas para las cajas, cejillas e instructivos de uso.

Cumplir con lo dispuesto en 4, fracción XXVII, 12, fracción III, y 19 fracción III, Ley Federal de Archivos, Lineamientos Cuarto, fracciones XXVII y XXIX, Décimo, fracción II, inciso e), así como el Décimo tercero, fracción III, de los Lineamientos para la Organización y Conservación de los Archivos; así como las consideraciones estipuladas en la Guía para la Auditoría Archivística publicada por el AGN. Estos formatos se harán observando lo dispuesto en el numeral "5.7 Formatos para la gestión documental" del Anexo Único del Acuerdo que tiene por objeto emitir las Disposiciones Generales en las materias de Archivos y de Gobierno Abierto para la APF (DOF 15/05/2017).

Contar con los instrumentos de consulta que describen las series y expedientes de un archivo y que permiten su localización (inventario general), transferencia (inventario de transferencia) o baja documental (inventario de baja documental).

15



9 de 12


18

Instalación del Archivo de Concentración (sujeto a disponibilidad presupuestaria) o en su caso el mecanismo para recibir transferencias primarias mediante el proveedor DocSolutions

Artículo 15, de la Ley Federal de Archivos; Artículo 12, del Reglamento de la Ley Federal de Archivos; Lineamiento Noveno, de los Lineamientos generales para la organización y conservación de los archivos del Poder Ejecutivo Federal; Lineamientos Cuarto, fracción III, Noveno, fracción II, Décimo primero, fracción III, de los Lineamientos para la Organización y Conservación de los Archivos

Que la ASEA cuente con un archivo de concentración para recibir transferencias controladas y sistemáticas de expedientes de consulta esporádica de los archivos de trámite (transferencias primarias); y, en su caso, de expedientes que deben conservarse de manera permanente, del archivo de concentración al archivo histórico (transferencia secundaria); la administración de documentos cuya consulta es esporádica y que permanecen en ella hasta su transferencia secundaria o baja documental

17

19 Elaboración de los criterios específicos en materia de conservación de archivos

Artículos 4, fracción VIII, y 8, segundo párrafo y 9, de la Ley Federal de Archivos; y de conformidad con los Lineamientos para la Organización y Conservación de los Archivos expedidos por el Archivo General de la Nación.

El área Coordinadora de Archivos hará una propuesta con el objeto de que la ASEA cuente con los lineamientos internos para administrar la gestión documental y los archivos, así como de coordinar las áreas operativas del Sistema Institucional de Archivos.

18

20 Presentación/validación de los criterios y de los formatos al Comité de Transparencia

Artículo 9, de la Ley Federal de Archivos. Que la Agencia cuente con los Instrumentos necesarios para el Control de la Documentación; así como con Criterios específicos que deberán observar todos los Responsables de Archivo.

19

21 Solicitar a las Unidades Administrativas las Transferencias primarias al Archivo de Concentración

Procedimiento 5.2.1.5 Transferencia primaria del Anexo Único de las Disposiciones Generales en las materias de Archivos y de Gobierno Abierto para la Administración Pública Federal (DOF 15 de mayo de 2017).

Conservar precautoriamente la documentación, así como resguardarla de posibles siniestros, además de evitar acumulación excesiva en las Unidades Administrativas de la ASEA.

20



10 de 12


22

Solicitar a las Unidades Administrativas la baja de la Documentación que haya prescrito en sus valores y vigencia así como de comprobación administrativa inmediata.

Lineamientos para analizar, valorar y decidir el destino final de la documentación de las dependencias y entidades del Poder Ejecutivo Federal 5.2.2.3 Destino final del Anexo Único de las Disposiciones Generales en las materias de Archivos y de Gobierno Abierto para la Administración Pública Federal (DOF 15 de mayo de 2017).

Evitar la acumulación excesiva de Documentación de Comprobación Administrativa Inmediata, así como de aquellos expedientes que hayan perdido sus valores: Administrativo, Legal Fiscal, o Contable de las Unidades Administrativas de la ASEA, pero que además no contengan posibles valores históricos: Evidenciales, Testimoniales o Informativos.

20

23 Recopilar y elaborar la Guía de archivo documental de la Agencia (Antes guía simple de archivos)

Artículos 4, Fracción XXV, y 9, Fracción IV, de la Ley Federal de Archivos; artículos 70, fracción XLV y 102 de la Ley General de Transparencia y Acceso a la Información Pública; así como los Lineamientos Cuarto, fracción XXIV, y Décimo cuarto de los Lineamientos para la Organización y Conservación de los Archivos

Que la Agencia cuente con el esquema que contiene la descripción general de la documentación contenida en las series documentales, de conformidad con el Cuadro general de clasificación archivística; y su respectiva publicación en el portal de la dependencia.

1.1, 5, 21 y 22

24 Publicación en el portal de la Guía de Archivo Documental (enero de 2019)

Artículo 70, fracción XLV, de la Ley General de Transparencia y Acceso a la Información Pública

Dar oportuno cumplimiento a esta obligación estipulada en la Ley General de Transparencia y Acceso a la Información Pública

23

25 Programa para la automatización de los archivos y la gestión de documentos electrónicos.

Lineamientos para la creación y uso de Sistemas Automatizados de Gestión y Control de Documentos (DOF 3-Jul-15) y en el Capítulo IV, de los Lineamientos para la Organización y Conservación de los Archivos

Cumplir con las Disposiciones referentes a los Sistemas de Automatización de Gestión, Control de Documentos y Digitalización

20

26 Sistema informático para la administración documental se base en los instrumentos de control archivístico.



20

27 Elaboración de Criterios específicos para la producción y control de documentos electrónicos.



20



11 de 12


28 Informe de cumplimiento/avance del Programa Anual de Desarrollo Archivístico 2018

Artículo 12, fracción VI, de la Ley Federal de Archivos; Artículo 2, fracción IV, del Reglamento de la Ley Federal de Archivos; así como al sexto Transitorio de los Lineamientos para la Organización y Conservación de los Archivos (DOF 4 de mayo de 2016).

Cumplir con las Normatividad vigente aplicable en materia de Gestión Documental, Archivos y Transparencia. Todas

29 Publicación en el portal del Informe del Ejercicio 2018 en materia archivística

Artículo 12, fracción VI, de la Ley Federal de Archivos; así como el Artículo 2, fracción IV, del Reglamento de la Ley Federal de Archivos

Cumplir con las Normatividad vigente aplicable en materia de Gestión Documental, Archivos y Transparencia. 28



12 de 12

Capacitación de la ASEA en el Archivo General de la Nación

No. Nombre del Cuso/Taller ¿Qué se quiere lograr? / ¿Para qué hacerlo?

(A) Elaboración del trámite de baja documental 23-24 de abril

Que el personal de apoyo del área Coordinadora de Archivos de la ASEA adquiera los conocimientos normativos necesarios para que las Unidades Administrativas de la Agencia puedan llevar a cabo el trámite de baja documental.

(B) Valoración documental, 07-11 de mayo Que el personal de apoyo del área Coordinadora de Archivos de la ASEA pueda identificar los procesos para llevar a cabo un correcto trámite de destino final correspondiente a baja documental o transferencia secundaria al Archivo General de la Nación

(C) Elaboración de Instrumentos de control archivístico, 18-22 de junio

Que el personal de apoyo al área Coordinadora de Archivos de la ASEA adquiera los conocimientos normativos necesarios para la Elaboración de los Instrumentos de Control y Consulta Archivísticos señalados en el artículo 19 de la Ley Federal de Archivos.

(D) Elaboración del Plan Anual de Desarrollo Archivístico, del 12-13 de marzo (Se pospuso por falta de Quorum al 6 y 7 de agosto)

Que el personal de apoyo al área Coordinadora de Archivos de la ASEA cuente con los conocimientos, elementos y profesionalización necesarios para coadyuvar en la elaboración, actualización, control de riesgos e informes de cumplimiento del Programa Anual de Desarrollo Archivístico de la ASEA

Con la recepción de estas capacitaciones por parte del Órgano rector de la archivística nacional –el Archivo General de la Nación– se cumplirá con lo dispuesto en el Título Primero “De las Disposiciones Generales”, Capítulo II “De los Responsables de su Aplicación”, Numeral 6, de las Disposiciones Generales en las Materias de Archivos y de Gobierno Abierto para la Administración Pública Federal y su Anexo Único (DOF 15 de mayo de 2017) que a la letra dice:

6. Las dependencias y entidades, conforme a los criterios que emita el AGN y a su disponibilidad presupuestaria,

capacitarán en materia de administración y gestión documental a los servidores públicos que sean responsables de las áreas de coordinación de archivo, de los archivos de concentración, histórico, y de trámite, así como al personal que integre las unidades de correspondencia y de las áreas de TIC, a efecto de que cuenten con los conocimientos, habilidades, destrezas y aptitudes requeridos en las presentes disposiciones generales.


Plan Anual


Pada 2018

4. Planeación4.1 Requisitos4.2 Alcance4.3 Entregables4.4 Actividades4.5 Recursos

4.5.1 Recursos humanos4.5.2 Recursos materiales

4.6 Tiempo de implementaciónAnexos

4.7 Costos



1 de 6

4. Planeación La Agencia Nacional de Seguridad Industrial y de Protección al Medio Ambiente del Sector Hidrocarburos documentará, en este apartado, las acciones referentes a la consecución de los objetivos propuestos. Dichas acciones se realizarán en coordinación con los Responsables de los Archivos de Trámite, de Concentración y, en su caso, Histórico.

4.1 Requisitos

Conforme al cronograma de actividades se documentarán las necesidades de los archivos, con el fin de cumplir con cada uno de los objetivos específicos del PADA. Para ello se elaborará un diagnóstico archivístico, con base en la Guía para la Auditoría Archivística emitida por el Archivo General de la Nación, con el objetivo de conocer la situación actual de los archivos de la ASEA, en el cual deberán participar los responsables de los archivos de trámite de todas las Unidades Administrativas de la ASEA.

4.2 Alcance

Se documentará el avance de cumplimiento del PADA, a partir de los entregables principales, los supuestos y las restricciones que se documenten durante el diagnóstico, a efecto de hacer las precisiones y adecuaciones necesarias para el cumplimiento de los objetivos.

4.3 Entregables En cuanto se obtenga la aprobación y validación de los Instrumentos de control y consulta archivísticos: el Cuadro General de Clasificación Archivística y el Catálogo de Disposición Documental (CADIDO) por parte del Archivo General de la Nación, se establecerá la estructura jerárquica de los productos de trabajo que se obtendrán a partir de las actividades establecidas por el PADA.

4.4 Actividades Se calendarizarán las acciones específicas proyectadas para elaborar los entregables o, en su caso, los respectivos informes de cumplimiento del PADA.



2 de 6

4.5 Recursos Conforme se desarrollen los objetivos se documentarán los recursos utilizados para la consecución de las actividades, tomando en consideración el tipo y la cantidad de materiales, personas, equipos o suministros requeridos para ejecutar cada actividad.

4.5.1 Recursos humanos

Además de los Responsables de Archivos de Trámite de la Agencia, se definirán cuántas personas desarrollarán las actividades en materia de archivos, así como sus perfiles, responsabilidades y el tiempo invertido en la labor archivística, pues muchas de ellas desempeñan funciones adicionales a las de archivo. Para ello, el área Coordinadora de Archivos ha elaborado una propuesta de estructura organizacional mínima para el funcionamiento del Archivo de Concentración establecido el Artículo 15 de la Ley Federal de Archivos. En esta propuesta se considera el personal para el funcionamiento del Archivo de Concentración de la ASEA, con el objeto de atender los requerimientos necesarios para apoyar a las Unidades Administrativas en la organización, clasificación, descripción y valoración de los expedientes con que actualmente cuentan, así como atender el procedimiento establecido para el funcionamiento del Archivo de Concentración de la ASEA que se dispone los procedimientos del Anexo Único de las Disposiciones Generales en las materias de Archivos y de Gobierno Abierto para la Administración Pública Federal (DOF 15 de mayo de 2017).

No. Nivel Costo Anual Denominación de puesto o plaza

- O21 (Existente) Jefe de Departamento de Archivo y Almacén 1 P21 244,834 Archivista - Personal de Apoyo para recibir transferencias, control de guarda

y préstamo de expedientes 2 P21 244,834 Archivista - Organización, clasificación, descripción y valoración – UPVEP y

UNR 3 P21 244,834 Archivista - Organización, clasificación, descripción y valoración - UGI 4 P21 244,834 Archivista - Organización, clasificación, descripción y valoración - USIVI 5 P21 244,834 Archivista - Organización, Clasificación, Descripción y Valoración de

expedientes - UAF, UAJ, Transparencia y DGCS 6 P21 244,834 Enlace Informático para gestión y automatización de documentos y archivos

electrónicos (Programador y Soporte) 1,469,004 Costo anual total



3 de 6

4.5.2 Recursos materiales Se solicitará a los Archivistas del Archivo de Concentración, así como a los Responsables de Archivos de Trámite identificar y especificar cuáles son los recursos o insumos necesarios para realizar cada actividad, así como el número de unidades de cada uno. Por ejemplo:

Cantidad Material Costo unitario Total

Cubrebocas Batas Guantes de latex Gel antibacterial Fajas Botas de uso rudo Tarimas, Patines hidráulicos,

“diablitos” y carritos para transporte de cajas

Extintores de gas HFC Equipo de Protección Civil Radios Cajas de archivo Cajas de archivo de

polipropileno

Folders e hilo de algodón Insumos para coffee break

para capacitaciones y reuniones de trabajo

Finalmente, se deberá evaluar las Tecnologías de Información y Comunicaciones que se requerirán para el escaneo y almacenamiento de los expedientes de archivo, así como para el sistema informático para control de la correspondencia y los expedientes de archivo digitalizados, lo que deberá incluir un enlace dedicado con el Edificio Sede (Periférico Sur), a efecto que la consulta de los expedientes digitalizados no tenga fallas o sea lenta la carga de los archivos superiores a 15 mb.



4 de 6

Al mes de mayo de 2018 el área Coordinadora de Archivos comentó con la Dirección de Tecnologías de la Información del Archivo General de la Nación, la posibilidad que el AGN pudiera compartir el sistema que utilizan y que fue diseñado por ellos. Se comentó que una vez que esté validado el Catálogo de Disposición Documental de la ASEA, se podrán hacer las gestiones pertinentes a efecto de solicitarlo a la Directora General del Archivo General de la Nación.

4.6 Tiempo de implementación Conforme al cronograma de actividades se propone la cantidad estimada aproximada de periodos de trabajo para cada actividad. De ser necesario se propondrán ajustes a efecto de poder cumplir cabalmente con todos y cada uno de los objetivos. El cronograma de actividades se ha propuesto con base a la dependencia interrelacionada de actividades, en forma de Project, toda vez que para la mayoría de las actividades es necesario contar con la validación de los instrumentos de control y consulta archivísticos por parte del Archivo General de la Nación.



5 de 6

4.6.1 Cronograma de actividades

El área Coordinadora de Archivos de la ASEA, elaboró un cronograma de trabajo donde se describe la secuencia de realización de las actividades. En dicho cronograma se indica el mes estimado aproximado de cumplimiento, toda vez que la mayoría de las actividades dependen de la validación de los instrumentos de control y consulta archivísticos por parte del AGN.

El cronograma procura asegurar la realización de todas las actividades necesarias que reflejen un avance en los productos de trabajo. Para elaborar la propuesta de cronograma se tomaron en cuenta las consideraciones que marca el Archivo General de la Nación en el Instructivo para la elaboración del PADA, conforme a lo siguiente:

a) Se determinó la secuencia de realización de cada tarea y se ordenaron las actividades conforme a su ritmo de ejecución, a fin de reflejar la secuencia y tener un cronograma claro.

b) Durante la ejecución del PADA se expedientarán y glosarán los informes de cumplimiento del programa de trabajo y se irán documentando los anexos a efecto de medir los avances y hacer los ajustes necesarios.

c) Los primeros trabajos están orientados a la capacitación del personal así como a la elaboración de los instrumentos de control y consulta archivísticos, toda vez que son necesarios para la consecución de actividades referentes a la implementación del Sistema Institucional de Archivos, en los respectivos archivos de trámite, concentración y, en su caso el histórico, confirme al ciclo de vida del documento. (véase el Anexo 1. Cronograma de actividades)

4.7 Costos Se documentará del presupuesto ejercido para el desarrollo del PADA, procurando desglosar el costo de cada una de las actividades o recursos necesarios. Se considerarán las erogaciones estimadas de actividades individuales o paquetes de trabajo para establecer una línea base de presupuesto ejercido y en su caso, requerido.



6 de 6

Bibliografía Criterios para elaborar el Plan Anual de Desarrollo Archivístico. Archivo General de la Nación.- Julio de 2015. Recuperado de: https://www.gob.mx/cms/uploads/attachment/file/326900/Criterios_para_elaborar_el_ Plan_anual_de_desarrollo_archivistico.pdf Artículo 12, Fracciones I y IV de la Ley Federal de Archivos. Artículo 2, Fracción IV, del Reglamento de la Ley Federal de Archivos. Lineamientos Cuarto, fracción XXXV, Sexto, fracción III, Décimo. Fracción I, inciso a), Trigésimo cuarto, así como el sexto Transitorio del Acuerdo del Consejo Nacional del Sistema Nacional de Transparencia, Acceso a la Información Pública y Protección de Datos Personales, por el que se aprueban los Lineamientos para la Organización y Conservación de los Archivos (DOF 4 de mayo de 2016).


Plan Anual


Pada 2018

Anexo 1

Cronograma de actividades



Anexo 1. Cronograma de Actividades 2018

1 de 4

No. Objetivos específicos del PADA Depende

de: Ene Feb Mar Abr May Jun Jul Ago Sep Oct Nov Dic

1

Nombramiento/Ratificación de los Responsables de Archivo de Trámite de las Unidades Administrativas de la ASEA

-

1.1

Nombramiento de los Responsables de Archivo de Trámite de las Direcciones Generales de la ASEA

5

2

Nombramiento / ratificación del Responsable del área Coordinadora de Archivos de la ASEA; e informar al Archivo General de la Nación (AGN) para actualización o registro

-

3

Nombramiento / ratificación de los Representantes Oficiales: Titular y Suplente ante el Comité Técnico Consultivo de Archivos del Ejecutivo Federal (COTECAEF); e informar al AGN para actualización o registro

-

4 Propuesta de Cuadro General de Clasificación Archivística

-

5 Comentarios/Validación del Cuadro por parte AGN

4

6

Curso de Inducción a la Administración de documentos para las Unidades de Correspon-dencia y los Responsables de Archivos de Trámite de la ASEA

-

7 Elaboración de la Propuesta del Plan Anual de Desarrollo Archivístico (PADA) 2018

-

8 Actualización de la Propuesta de Archivo de Concentración

7

9 Presentación y, en su caso, aprobación del PADA al Comité de Transparencia

7




2 de 4



10

Presentación al Comité de Transparencia y, en su caso, publicación en el portal del Programa de capacitación para los responsables de los archivos de trámite, concentración y, en su caso, histórico.

9

10.1 Curso/Taller para correspon-dencia y control de gestión.

10

10.2 Curso/Taller para Responsables de Archivo de Trámite

10

10.3 Curso/Taller Transferencias pri-marias al Archivo de Concentra-ción

10

10.4 Curso/Taller Bajas documentales 10

10.5 Curso/Taller Elaboración de la Guía de Archivo Documental (Guía Simple)

10

11 Nombramiento/ratificación del Grupo Interdisciplinario en materia de Archivos de la ASEA

-

11.1

Curso para la elaboración de los Instrumentos de control y con-sulta archivísticos para el Grupo Interdisciplinario y Responsables de Archivos de Trámite de la ASEA

11

12

Elaboración de Fichas Técnicas de Valoración Documental de las series sustantivas del Cuadro General de Clasificación Archivís-tica de la ASEA

5

13 Elaboración de propuesta de Catálogo de Disposición Docu-mental (CADIDO)

12

14 Presentación del CADIDO al Comité de Transparencia

13

15 Comentarios/Validación del CADIDO por parte del Archivo General de la Nación (AGN)

14




3 de 4



16 Diagnóstico archivístico de la Agencia

15

17

Actualización de formatos oficiales para inventario de archivo de trámite, archivo de concentración, portada o guarda exterior del expediente, carátula o etiquetas para las cajas, cejillas e instructivos de uso.

15

18

Instalación del Archivo de Concentración (sujeto a disponi-bilidad presupuestaria) o en su caso el mecanismo para recibir transferencias primarias median-te el proveedor DocSolutions

17

19 Elaboración de los criterios específicos en materia de conservación de archivos

18

20 Presentación/validación de los criterios y de los formatos al Comité de Transparencia

19

21 Solicitar a las Unidades Adminis-trativas las Transferencias prima-rias al Archivo de Concentración

20

22

Solicitar a las Unidades Adminis-trativas la baja de la Documenta-ción que haya prescrito en sus valores y vigencias, así como de comprobación administrativa inmediata.

20

23 Recopilar y elaborar la Guía de archivo documental de la Agencia (Antes guía simple de archivos)

1.1, 5, 21 y 22

24 Publicación en el portal de la Guía de Archivo Documental (enero de 2019)

23

25 Programa para la automatización de los archivos y la gestión de documentos electrónicos.

20




4 de 4



26

Sistema informático para la administración documental se base en los instrumentos de control archivístico.

20

27 Elaboración de Criterios especí-ficos para la producción y control de documentos electrónicos.

20

28 Informe de cumplimiento/avance del Plan Anual de Desarrollo Archivístico 2018

Todas

29 Publicación en el portal del Informe del Ejercicio 2018 en materia archivística

28


Plan Anual


Pada 2018

Anexo 2

Propuesta de Archivo de Concentración



Anexo 2. El Archivo de Concentración de la ASEA

1 de 4

El área Coordinadora de Archivos de la ASEA, elaboró un croquis del espacio estimado requerido para almacenar 5,200 cajas (que actualmente son archivo de trámite) con las que cuenta la Agencia con corte al mes de mayo de 2018. En esta propuesta para un archivo de concentración propio se requeriría de, por lo menos, un espacio de 2,200 metros2. En dicha propuesta se consideran unas 18 baterías de 30 anaqueles; y cada anaquel con capacidad para 10 cajas c/u (Acervo B y Acervo C); asimismo en el Acervo A se ubicarían las cajas derivadas del crecimiento anual. No obstante, este espacio sería insuficiente en dos años debido al crecimiento estimado anual en promedio del 15%.

Se estimó que el costo de equipar este espacio con anaqueles es de alrededor de 3.8 millones de pesos (830 anaqueles x $3,959.00 + IVA), cabe precisar que en esta propuesta no se consideraron los costos de equipamiento, mobiliario y servicios (limpieza, vigilancia, hidrantes, fumigación, protección civil, tarimas, patines hidráulicos, transportación y envíos, etc.)

B 7 210

Área Baterías Anaqueles Cap. Cajas

Cap. Cajas Peso (kg.) m. lineales

Cap. CajasAcervoA

Acervo

Baterías7

Baterías Anaqueles

Anaqueles210 2100

Peso (kg.)25,200

m. lineales504 6 72

99.625 750 7,500Total

720 8,640 172.8

Área Baterías Anaqueles Cap. Cajas Peso (kg.) m. lineales

1,992Baterías Anaqueles

90,000 1,800Baterías Anaqueles Cap. Cajas Peso (kg.) m. lineales

Temporal 1

SUMA

Baterías Anaqueles Cap. Cajas Peso (kg.) m. linealesAcervo

32 830

3300 39,600 792C 11 3308 80 960

2100 25,200 50419.2

Peso (kg.) m. linealesRestringida

Cap. Cajas Peso (Ton.) m. lineales8,300

https://es.uline.mx/Product/Detail/H-3354/Industrial-Shelving/Industrial-Steel-Shelving-36-x-24-x-75






2 de 4

12

34

56

78

910

1112

1314

1516

1718

1920

2122

2324

2526

2728

2930

3132

3334

3536

3738

3940

4142

4344

4546

4748

4950

5152

5354

5556

5758

5960

1 215

1413

1211

109

87

65

43

21

316

1718

1920

2122

2324

2526

2728

2930

4 545

4443

4241

4039

3837

3635

3433

3231

646

4748

4950

5152

5354

5556

5758

5960

7 875

7473

7271

7069

6867

6665

6463

6261

9Gu

arda

y P

rést

amo

7677

7879

8081

8283

8485

8687

8889

90

10 1110

510

410

310

210

110

099

9897

9695

9493

9291

1210

610

710

810

911

011

111

211

311

411

511

611

711

811

912

0

13 1415

1413

1211

109

87

65

43

21

1514

1312

1110

98

76

54

32

113

513

413

313

213

113

012

912

812

712

612

512

412

312

212

1

1516

1718

1920

2122

2324

2526

2728

2930

1617

1819

2021

2223

2425

2627

2829

3013

613

713

813

914

014

114

214

314

414

514

614

714

814

915

0

16 1745

4443

4241

4039

3837

3635

3433

3231

4544

4342

4140

3938

3736

3534

3332

3116

516

416

316

216

116

015

915

815

715

615

515

415

315

215

16

54

32

1

1846

4748

4950

5152

5354

5556

5758

5960

4647

4849

5051

5253

5455

5657

5859

6016

616

716

816

917

017

117

217

317

417

517

617

717

817

918

07

89

1011

12

19 2075

7473

7271

7069

6867

6665

6463

6261

7574

7372

7170

6968

6766

6564

6362

6119

519

419

319

219

119

018

918

818

718

618

518

418

318

218

118

1716

1514

13

2176

7778

7980

8182

8384

8586

8788

8990

7677

7879

8081

8283

8485

8687

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3 de 4

Con fundamento en los Artículos 5 y 9 de la Ley Federal de Archivos (última actualización publicada en el DOF 19-01-2018), la ASEA ha procurado asegurar el adecuado funcionamiento de sus archivos, y ha adoptado medidas de índole técnica, administrativa, ambiental y tecnológica para la adecuada preservación de sus archivos para lo cual ha adoptado los principios de: conservación, procedencia, integridad y disponibilidad de acuerdo con lo dispuesto en esta Ley, su Reglamento y demás disposiciones aplicables. Por lo anterior expuesto, la ASEA cuenta con un contrato abierto para el servicio de recolección, manejo, registro inicial, guarda, custodia y consulta de expedientes de la Agencia Nacional de Seguridad Industrial y de Protección al Medio Ambiente del Sector Hidrocarburos, que tiene el objetivo de contar con un espacio adecuado para el óptimo almacenamiento de sus expedientes, ya que no posee el espacio para albergar expedientes en sus instalaciones actuales, en este sentido se busca no sólo atender el problema del espacio físico, sino también prever los inconvenientes de no tener los requerimientos fundamentales de ubicación y espacios adecuados, climatización, iluminación, sanidad, recursos humanos y mobiliario adecuado. Dicho contrato tiene diversas ventajas entre las que destacan: Beneficios de infraestructura:

√ Se resguarda la información en condiciones especializadas de integridad y seguridad con el objeto de preservar la información de forma organizada, controlada y segura

√ Se cuenta con el servicio de resguardo “open file” (archivos de trámite) √ El resguardo para el archivo semi-activo es para aquellos expedientes que, una vez cerrados

o concluidos, todavía tienen valores administrativos, legales, fiscales o contables y que en algún momento del ciclo de vida pueden ser requeridos para ser consultados y, en algunos casos, pudieran tener actualización de contenidos.

√ Recolecciones y servicios de entrega para la consulta de expedientes

Beneficios Financieros y Fiscales: En las condiciones actuales en las que todavía no se cuenta con los Instrumentos de Control y Consulta archivísticos validados por el AGN, este esquema de resguardo de cajas es una excelente opción, toda vez que la inversión inicial para un inmueble propio de más de 2,200 es mayor al costo total anualizado del servicio. En un futuro se realizará el análisis del costo-beneficio del servicio de ordenación, catalogación, descripción y valoración de los archivos a realizar por parte de un proveedor externo en comparación con recursos y personal propio de la Agencia. Por el momento, la ASEA no incurre en gastos por mantenimiento y pago de servicios de un inmueble como son: vigilancia, limpieza, fumigación contra fauna nociva, así como especializada de nebulización para expedientes de archivo, transportación de cajas, etc.




4 de 4

Beneficios Operativos: Asimismo, es de considerar gastos como: la adquisición y mantenimiento de tarimas, patines hidráulicos y mecánicos, así como carritos para transporte de cajas, hidrantes y extintores de gas HFC, equipo para Protección Civil, radios, cajas de archivo, por mencionar sólo algunos requerimientos mínimos para la operación de un archivo de concentración. Además del gasto de operación del personal que maneja los archivos como son: cubrebocas, batas, guantes de látex, gel antibacterial, fajas, botas de uso rudo, cajas de archivo, etc. En cuanto se tengan validados los instrumentos de control y consulta archivísticos, el área coordinadora de Archivos propondrá el mecanismo para que las Unidades Administrativas comiencen el procesos archivísticos del ciclo de vida de la documentación, desde la clasificación, organización, descripción y valoración hasta su transferencia primaria al archivo de concentración y, su destino final, ya sea para conservación en un archivo histórico o, en su caso, la elaboración del procedimiento de baja documental. Y con ello implementar el Sistema Institucional de Archivos de la ASEA.


Plan Anual


Pada 2018

Anexo 3

Formatos Archivísticos:• Inventario de Archivo de Trámite• Portada o guarda exterior del expediente• Carátula para la caja

Hoja 1 de 2

Fondo: Agencia Nacional de Seguridad Industrial y de Protección al Medio Ambiente del Sector HidrocarburosSubfondo:

Unidad Admva.: Sección Documental:Serie Documental:

Año de apertura

Año de cierre A L F/C AT AC Total Res. Conf. Origi-

nal Copia

1 1 12 1 23 1 34 1 45 1 56 1 67 1 78 1 89 1 9

10 1 1011 1 1112 1 1213 1 1314 1 1415 1 1516 1 1617 1 1718 1 1819 1 19

Área Productora:

No. de Legajo o Tomo

Inventario de Archivo de Trámite

Observa-ciones

Tradición DocumentalNo.

Cons.

No. de

Caja

Número secuen-cial del

Exp.

ClasificaciónArchivística

del expediente

Descripción del expedienteo asunto

Condiciones de Acceso Ubica-

ción topo-gráfica:

Periodo de trámite del exp. No. de

Folios del Exp.

Vigencia documental

Valor Documental

Hoja 2 de 2

Fondo: Agencia Nacional de Seguridad Industrial y de Protección al Medio Ambiente del Sector HidrocarburosSubfondo:

Unidad Admva.: Sección Documental:Serie Documental:

Año de apertura

Año de cierre A L F/C AT AC Total Res. Conf. Origi-

nal Copia

Área Productora:

No. de Legajo o Tomo

Inventario de Archivo de Trámite

Observa-ciones

Tradición DocumentalNo.

Cons.

No. de

Caja

Número secuen-cial del

Exp.

ClasificaciónArchivística

del expediente

Descripción del expedienteo asunto

Condiciones de Acceso Ubica-

ción topo-gráfica:

Periodo de trámite del exp. No. de

Folios del Exp.

Vigencia documental

Valor Documental

20 2 121 2 222 2 323 2 4

El presente inventario consta de ____ fojas y ampara la cantidad de ____ expedientes de los años de ____-____, contenidos en______ cajas o paquetes; con un peso aproximado de ____ kilogramos, equivalentes a ____ metros lineales.

Ciudad de México, a ____ de ________ de ____

Formuló o elaboró

_____________________________ Nombre

Cargo

Revisó

_____________________________ Nombre

Responsable del Archivo de Trámite

Autorizó

____________________________ Nombre

Jefe de Unidad o Director General

Trámite Concentración Total

Evidencial Testimonial Informativo Conservación Eliminación Muestreo1

PISO ALA

ACERVO BATERIA ANAQUEL ENTREPAÑO POSICIÓN

Reservada Confidencial Parcialmente

Día Mes Año

Fundamento legalo motivo:

Año

Nombre y Firma

El Titular de la Unidado del Área Productora

Mes

Portada o GuardaExterior del Expediente

Clasificación de la información conforme a los Artículos: 97, 104, 105, 110, 111 y 113de la Ley Federal de Transparencia y Acceso a la Información Pública (DOF 09-05-2016)

Tiempo de reserva (años) Ampliación del Período

Original CopiaTradición Documental

Fiscal o Contable

Descripción del expediente o asunto

Código clasificador (Número de expediente completo)

Fondo Agencia Nacional de Seguridad Industrial y de Protección al Medio Ambiente del Sector Hidrocarburos

Blvd. Adolfo Ruiz Cortines #4209 (Periférico Sur), Col. Jardines en la Montaña, Del. Tlalpan, Ciudad de México. C.P. 14210.

Ubicación Topográfica - Archivo de Concentración

Localización Físicadel Archivo de Trámite

Unidad Administrativa

Serie Sección

Año de cierre

Carácter de la información

Fecha de Clasificación

Periodo de trámite del expediente

Vigencia Documental

Valores Secundarios Destino Final No. de CajaLegajo o Tomo

No. de Fojas útiles

Subfondo

Área Productora

Año de apertura

Observaciones Código QR o de Barras

Administrativo LegalValor Documental (Valores Primarios)

Nombre y Firma

Fecha de Desclasificación de la informaciónDía

El Titular de la Unidado del Área Productora

Trámite Concentración Total Evidencial Testimonial Informativo Conservación Eliminación Muestreo

Acervo Batería Anaquel Entrepaño Posición Caja de Caja(s)

Trámite Concentración Total Evidencial Testimonial Informativo Conservación Eliminación Muestreo

Acervo Batería Anaquel Entrepaño Posición Caja de Caja(s)Ubicación Topográfica Archivo de Concentración

Valoración por el Archivo de Concentración


Número de caja

Del expe-diente No.

Al expe-diente

Número de expedientes en la caja

Fechas extremasAño de apertura Año de cierre

Vigencia Documental Valores Secundarios Destino Final

Número de oficio con el quese envía la transferenciaNúmero Año

Transferencia Total de cajas que con-forman la Transferencia

Área Productora Sección Serie

Unidad Administrativa

Ubicación Topográfica Archivo de Concentración

Valoración por el Archivo de Concentración


Etiqueta para caja de Transferencia Primaria - Archivo de Concentración

Fondo Agencia Nacional de Seguridad Industrial y de Protección al Medio Ambiente del Sector Hidrocarburos (ASEA)

Subfondo

Vigencia Documental Valores Secundarios Destino Final

Número de caja

Del expe-diente No.

Al expe-diente

Número de expedientes en la caja

Fechas extremasAño de apertura Año de cierre

Unidad Administrativa Área Productora Sección Serie

Transferencia Total de cajas que con-forman la Transferencia

Número de oficio con el quese envía la transferenciaNúmero Año

Etiqueta para caja de Transferencia Primaria - Archivo de Concentración

Fondo Agencia Nacional de Seguridad Industrial y de Protección al Medio Ambiente del Sector Hidrocarburos (ASEA)

Subfondo



El presente Plan Anual de Desarrollo Archivístico

es elaborado y presentado por el área Coordinadora de Archivos;

y aprobado por el Comité de Transparencia de la Agencia Nacional de Seguridad Industrial

y de Protección al Medio Ambiente del Sector Hidrocarburos (ASEA) Con fundamento en lo dispuesto en Artículo 12, fracciones I y VI, de la Ley Federal de Archivos (DOF 19 de enero de 2018); Artículo 2, Fracción IV, del Reglamento de la Ley Federal de Archivos (DOF 13 de mayo de 2014); así como en el Lineamientos Décimo,

fracciones I, inciso a) y II, inciso a) del Acuerdo del Consejo Nacional del Sistema Nacional de Transparencia, Acceso a la Información Pública y Protección de Datos Personales, por el que se aprueban los Lineamientos para la Organización y Conservación de los Archivos.

(DOF 4 de mayo de 2016).

Fecha: __________________________

Hora: _________________________

____________________________ Mtro. Jorge Arturo Flores Ochoa Titular del Órgano Interno de Control

en la ASEA

_________________________________ Lic. Armando Federico Negrete Martínez

Titular de la Unidad de Transparencia de la ASEA

_____________________________ Lic. Edgar Oliver Ortiz Aguirre

Responsable del área Coordinadora de Archivos de la ASEA

plan anual de desarrollo archivístico (pada) 2018 de la...

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