plan anual de desarrollo archivístico - inadem · para la administración de los expedientes de...

Plan Anual

de Desarrollo

Archivístico

Dirección General Adjunta de

Administración y Finanzas

Coordinación de Archivo

2017

Presentación

El Instituto Nacional del Emprendedor en la Planeación en materia de Archi-

vos presenta El Plan Anual de Desarrollo Archivístico 2017, documento ela-

borado de acuerdo a lo establecido en el Artículo 12, fracción I y VI de la Ley

Federal de Archivos:

I. Elaborar y someter a autorización del Comité de Transparencia, o su equi-

valente, los procedimientos y métodos para administrar y mejorar el funcio-

namiento y operación de los archivos de los sujetos obligados, con base en la

integración de un Plan Anual de Desarrollo Archivístico y de conformidad

con lo establecido en esta Ley, su Reglamento y demás disposiciones aplica-

bles;

VI. Elaborar y presentar al Comité de Transparencia o su equivalente el

Plan Anual de Desarrollo Archivístico, en el que se contemplen las acciones

a emprender a escala institucional para la modernización y mejoramiento

continuo de los Servicios Documentales y Archivísticos, el cuál deberá ser

publicado en el portal de internet de cada institución, así como sus respecti-

vos informes anuales de cumplimiento.

En virtud de lo anterior se contempla para el Ejercicio Fiscal 2017 el desa-

rrollo de los Programas y Proyectos orientados a clasificar, organizar, conser-

var y depurar los expedientes del INADEM.

PLAN ANUAL DE DESARROLLO ARCHIVÍSTICO

2017

Contenido

1. Marco de Referencia

Antecedentes 2015 del INADEM

Situación en materia de Archivos del INADEM

2. Justificación

Programas y Acciones en materia de Archivos a corto, mediano y

largo plazo del INADEM

3. Objetivo

4. Planeación

Diagnóstico del INADEM

Entregables de mejora continua

Cronograma de actividades

5. Formalización


2017

1. Marco de Referencia

Antecedentes 2015 del INADEM

El Plan Anual de Desarrollo Archivístico 2015 como Metas Establecidas tuvo

dos:

1. Archivo de Concentración

2. Incremento en la digitalización del Sistema de Archivos

El espacio físico para el Archivo de Concentración del INADEM se delimitó

con Acta Administrativa elaborada en la ciudad de México el día 20 de mayo

de 2016 en la instalaciones ubicadas en Av. 412 No. 1096 col. San Juan de

Aragón CP 07980 del. Gustavo A. Madero para dar cumplimiento a lo esta-

blecido en el artículo 15 de la Ley Federal de Archivos que a la letra dice:

“Los sujetos obligados contarán con un Archivo de Concentración, adscrito

al Área Coordinadora de Archivos, en donde se conservará aquella documen-

tación de uso esporádico que debe mantenerse por razones administrativas,

legales, fiscales o contables.

En este contexto, se cuenta con la designación del Responsable de Archivo

de Concentración de Taxímetros del INADEM.


2017

El Plan de Digitalización Parcial 2016 elaborado por la Coordinación de Ar-

chivos estableció el objetivo de registrar, resguardar y controlar los docu-

mentos de archivos electrónicos vinculados con los soportes en papel, deli-

mitando documentos digitalizados y documentos electrónicos.

El beneficio del plan obtuvo la experiencia del Proceso de Digitalización Par-

cial.


2017

Situación en materia de Archivos del INADEM


2017

Ámbito Interno Ámbito Externo

Fortalezas Oportunidades

Sistema Institucional de

Archivo

Digitalización Parcial

Retos Debilidades

Bajas Documentales Débil Comunicación con el AGN

2. Justificación

Programas y Acciones en materia de Archivos a corto, mediano y

largo plazo del INADEM


2017

Programa Acciones Plazo Fecha

Plan Anual de

Desarrollo

Archivístico

Elaboración del

PADA.

Formalización del

PADA.

Presentación

ante el Comité de

Transparencia.

Difusión en el

Portal de

Obligaciones de

Transparencia.

Largo Plazo Noviembre, 2016

Diciembre, 2016

Enero, 2017

Febrero, 2017


2017

Cuadro General

de Clasifica-

ción

Archivística

Catálogo de

Disposición

Documental

Reuniones de

trabajo.

Fichas Técnicas

de Valoración.

Integración

CGCA y

CADIDO.

Presentación al

Comité de

Transparencia.

Registro ante el

Archivo General

de la Nación.

Difusión en el

Portal de

Obligaciones de

Transparencia

Largo Plazo Junio, 2016

Junio, 2016

Julio, 2016

Agosto, 2016

Febrero, 2017

Noviembre, 2016


2017

Guía

Documental de

Archivos/

Inventario

General

Elaboración de

Guía Documental

de Archivo por

cada Unidad

Administrativa.

Integración de la

Guía e Inventario

del INADEM.

Presentación al

Comité de

Transparencia.

Difusión en el

Portal de

Obligaciones de

Transparencia

Mediano Plazo Enero, 2017

Febrero, 2017

Marzo, 2017

Abril, 2017


2017

Informe de

Avances en

Materia de

Archivos

Elaboración del

Informe.

Presentación al

Comité de

Transparencia e

Incorporación al

Portal de

Obligaciones de

Transparencia.

Mediano Plazo Febrero, 2017

Marzo, 2017

Capacitación

Archivística

Cursos de:

1.Administración

Documental

2.Gestión

Documental

Transparencia y

Archivos en el

INAI.

3.Bajas

Documentales.

Largo Plazo Febrero 2017

Agosto, 2017

Sujeto a la Pro-

gramación del

INAI

Marzo, 2017

Septiembre,

2017


2017

Sistema

Institucional de

Archivo

Actualización de

los

Nombramientos:

Coordinador de

Archivo.

Responsable de

Archivo de

Concentración.

Titular y suplente

ante el

COTECAEF.

Responsables de

Archivo de

Trámite

Largo Plazo. Acti-

vidad Permanente

Enero, 2017

Prácticas

Archivísticas

Consultas por

medio del link,

telefónicas,

correo

electrónico y

Personales

Largo Plazo. Actividad

Permanente


Archivo de

Concentración

Transferencias

Primarias y CAI

Inventarios

Bajas

Documentales

Largo Plazo Marzo y

Septiembre 2017

Febrero 2017

Marzo, Abril,

Septiembre y

Octubre, 2017

Diagnostico de

las Unidades

Administrativas

Ejecución la

Entrevista a cada

unidad

administrativa

Mediano Plazo Noviembre 2016

Plan de

Digitalización

Parcial

Elaboración del

Plan de

Digitalización

Parcial

Implementación

del Plan de

Digitalización

Parcial

Evaluación del

Plan de

Digitalización

Parcial

Mediano Plazo Noviembre y

Diciembre 2016

Febrero, Marzo,

Abril, Mayo,

Junio, Julio y

Agosto 2017

Septiembre 2017

3. Objetivo

Ejecución de Programas y Acciones para la mejora continua de los servicios

documentales y archivísticos, cumpliendo con las obligaciones del Portal de

Transparencia y un crecimiento en la digitalización parcial.


2017

4. Planeación

Diagnostico del INADEM

Se realizara una Análisis Interno como medida de diagnostico en materia de

archivo de cada Unidad Administrativa, donde la Coordinación de Archivo y

los responsables de Archivo de Tramite, documentaran la situación actual

archivística.


2017

DIAGNÓSTICO EN MATERIA DE ARCHIVO


2017

Área

I. De Identificación

II. De Producción e Integración de Expedientes

III. De Instrumentos de Control y Consulta Archivística

IV. De Descripción Documental

V. De Valoración y Disposición Documental

VI. De la Tecnología

VII. De Organización Estructural

VIII. De Recursos Humanos

IX. De Recursos Materiales e Infraestructura

X. De Planeación del Desarrollo Archivístico

XI. Normatividad en Materia de Archivos de Transparencia


2017

I. AREA DE IDENTIFICACION

Unidad Administrativa:

Nombre del Titular de la Unidad Administrativa:

Responsable de Archivo de Tramite:

Piso:

II. ÁREA DE PRODUCCIÓN E INTEGRACIÓN DE EXPEDIENTES

4. ¿En qué soporte se encuentran Documentos

que genera la Unidad Administrativa?

- Papel

- Electrónico

- Otro

5. La integración de los Expedientes de Archivo

en soporte papel se realza:

- Por Asunto

- Por Tema

- Por Diversos Asuntos

- Por Diversos Temas

- Por el Área que genera

el

Documento

1. Total de Expedientes que hay en el Archivo de Trámite:

2. Promedio de Expediente nuevos que genera, cada mes, la Unidad Admi-

nistrativa en sus Archivos de Trámite:

3. Total de Expedientes que hay en el Archivo de Concentración:


2017

6. Los Documentos Electrónicos que

se producen, ¿se imprimen y se in-

tegran a un Expediente de Archivo

en soporte Papel?

Si

No

II. ÁREA DE PRODUCCIÓN E INTEGRACIÓN DE EXPEDIENTES

III. ÁREA DE INSTRUMENTOS DE CONTROL

Y CONSULTA ARCHIVÍSTICA

1. ¿ La Unidad Administrativa cono-

ce el Cuadro General de Clasifica-

ción Archivística para la clasifica-

ción de los Expedientes de Archivo?

Si

No

2. ¿Qué autoridad elaboró el Cuadro

General de Clasificación Archivísti-

ca?

Instituto Federal de Acceso a la

Información y Protección de Da-

tos (IFAI)

Archivo General de la Nación

(AGN)

Área Coordinadora de Archivos

de la Institución

Unidad Administrativa


y las Unidades Administrativas


2017

3. El Cuadro General de Clasifica-

ción Archivística que se utiliza en la

Unidad Administrativa es:

Por Funciones

Por Organigrama

Orgánico-funcional

4. ¿Los Expedientes de Archivo es-

tán organizados de acuerdo con el

Cuadro General de Clasificación Ar-

chivística?

Si

No

Parcialmente

III. ÁREA DE INSTRUMENTOS DE CONTROL Y

CONSULTA ARCHIVÍSTICA

5. ¿La Unidad Administrativa utiliza

el Catálogo de Disposición Docu-

mental registrado en el AGN?

Si

No

No sabe

6. ¿Qué autoridad elaboró el Catálo-

go de Disposición Documental?

AGN


de la Institución

Cada Unidad Administrativa

elaboró su parte

Área Coordinadora de archivos

y las Unidades Administrativas

7. ¿La Unidad Administrativa utiliza

el Catálogo de Disposición Docu-

mental los Valores Documentales y

la Vigencia de los Expedientes de

Archivo?

Si

No


2017

III. ÁREA DE INSTRUMENTOS DE CONTROL Y

CONSULTA ARCHIVÍSTICA

8. ¿La Unidad Administrativa cuenta con

la Guía Documental de Archivos actuali-

zada?

Si

No

9. ¿Los Archivos de la Unidad Adminis-

trativa elaboran Inventarios Generales de

los Expedientes de Archivo para el con-

trol de los mismos?

Si

No

10. Indique los Campos que incluye el

Formato de Inventario que se utiliza la

Unidad Administrativa en los Archivos.

Título

Tipo de Inventario

Numero de página

Fecha de Transferencia

Número de Transferencia

Ubicación Topográfica

Dependencia o entidad


Área de Procedencia

Valor Primario

Sección

Serie

Número de Caja

Número Consecutivo


2017

IV. ÁREA DE DESCRIPCIÓN DOCUMENTAL

1. ¿Los Expedientes de Archivo cuentan

con la Carátula o guarda exterior?

Si

No

Parcialmente

2. Si la respuesta de la pregunta anterior

es afirmativa, señale los Elementos que

contiene la Carátula del Expediente de

archivo.


Fondo Documental

Sección

Subsección

Serie

Subserie

Número del Expediente

Fecha de apertura

Fecha de cierre

Asunto del expediente

Valor Documental

Vigencia Documental

Cantidad de fojas útiles

Ubicación topográfica


2017

V. ÁREA DE VALORACIÓN Y DISPOSICIÓN DOCUMENTAL

1. ¿Los Expedientes de Archivo se sujetan a un

Proceso de Valoración Documental que determi-

ne los plazos de vigencia en el Archivo de Trámi-

te?

Si

No

2. ¿En el o los Archivos de Trámite se da cum-

plimiento a los Plazos de Conservación de los

Expedientes conforme a lo establecido en el Ca-

tálogo de Disposición Documental?

Si

No

3. ¿El o los Archivos de Trámite realizan transfe-

rencias primarias de los Expedientes al Archivo

de Concentración?

Si

No

4. ¿Las Transferencia Primarias se realizan con

base en plazos de vigencia establecidos en el

Catálogo de Disposición Documental?

Si

No

5. ¿Se toman en cuenta los Periodos de Reserva Si

6. Las Trasferencias Primarias de los Expedien-

tes de Archivo se realizan mediante la elabora-

El Inventario Oficial

del AGN

7. ¿La Coordinación de Archivos difunde las dis-

posiciones oficiales de Valoración Documental

para dictaminar la Baja Documental de los Ex-

pedientes de Archivo?

Si

No


2017

V. ÁREA DE VALORACIÓN Y DISPOSICIÓN DOCUMENTAL

8. Anote quien solicita la Auto-

rización para realizar una Baja

Documental

Instituto Federal de Acceso a la In-

formación y Protección de Datos

(IFAI)

AGN

Área Coordinadora de Archivos de la

Institución

Unidad de Contabilidad Guberna-

VI. ÁREA DE LA TECNOLOGÍA

1. ¿La Unidad Administrativa cuenta con equipos de computo

para la Administración de los Expedientes de Archivo?

Si

No

2. ¿La Unidad Administrativa cuenta con equipo para digitali-

zar los Expedientes de Archivo?

Si

No

3. ¿La Unidad Administrativa cuenta con equipo para la re- Si

4. ¿En la Unidad Administrativa se digitalizan los Expedien- Si

5. ¿En la Unidad Administrativa existen Programas para la

digitalización de los Expedientes de Archivo?

Si

No


2017

VII. ÁREA DE ORGANIZACIÓN ESTRUCTURAL

1. ¿En la Instituto existe un Área Coordinadora de Archi- Si

2. ¿El Área Coordinadora de Archivos organiza y determina

las Políticas o procedimientos de operación de los Archivos

de Trámite y Concentración?

Si

No

3. ¿El Área Coordinadora de Archivos de su Institución esta

representada dentro del Comité de Información?

Si

No

4. ¿En la Instituto se cuenta con Programas para la Con-

servación a largo plazo de los Documentos de Archivo en

formato electrónico?

Si

No

5. ¿En la Institución se ha dado validez jurídica a los Expe-

dientes de Archivo que se conservan en formato electrónico,

con la finalidad de constituirlos como Documentos Probato-

rios?

Si

No

6. En el Instituto ¿el o los Archivos de Trámite son una ofi-

cina formalmente establecida para la administración de los

Documentos?

Si

No


2017

VII. ÁREA DE ORGANIZACIÓN ESTRUCTURAL

7. ¿Los Archivos de Trámite de su Uni-

dad Administrativa están integrados

formalmente al Sistema Institucional

de Archivos?

Si

No

Parcialmente

8. ¿El o los Archivos de Trámite de su

Unidad Administrativa tienen relacio-

nes de coordinación y cooperación con

el Área Coordinadora de Archivos?

Si

No

9. Indique cuáles procedimientos ar-

chivísticos se realizan en el o los Ar-

chivos de Trámite de su Unidad Admi-

nistrativa.

Integración de Expedientes

Identificación

Clasificación

Ordenación

Descripción

Conservación

10. ¿La Institución cuenta con Archivo

de Concentración?

Si

No

11. ¿El Archivo de Concentración del

Instituto está integrado formalmente

al Sistema Institucional de Archivos?

Si

No

No sabe


2017

VIII. ÁREA DE RECURSOS HUMANOS

1. ¿El Coordinador de Archivos desempeña otras

labores además de las actividades de Coordina-

ción de Archivos?

Si

No

2. ¿El personal que labora en los Archivos de

Trámite desempeña otras labores además de las

actividades de Archivo?

Si

No

3. ¿Qué porcentaje de la jornada laboral invierte

el personal de los Archivos de Trámite en las acti-

vidades propias de Archivo?

10-20 %

21-50 %

51-80 %

81– 100 %

4. Además del Responsable de Archivo de

Tramite, ¿cuántas personas trabajan en el

Archivo de Trámite?

Sólo una persona

2 a 4 personas

5 a 10 personas

11 a 20 personas

21 a 30 personas

31 a 40 perdonas

41 a 50 personas


2017

VIII. ÁREA DE RECURSOS HUMANOS

5. ¿El personal que labora en el o los Ar-

chivos de Concentración desempeña otras

labores además de las actividades de Ar-

chivo?

Si

No

6. ¿El personal que labora en los Archivos

de la Unidad Administrativa recibe cursos

de capacitación en materia de Gestión de

Documentos y Administración de Archi-

vos?

Si

No

No se ha recibido en los

últimos tres años

7. ¿En el Instituto se ha establecido un

Programa de Capacitación en materia de

Archivos?

Si

No

IX. ÁREA DE RECURSOS MATERIALES E INFRAESTRUCTURA

1. ¿Las áreas de trabajo de los Ar-

chivos de Trámite están debida-

mente separadas de las áreas de

resguardo de los Expedientes?

Si

No


XI. ÁREA DE NORMATIVIDAD EN MATERIA DE ARCHIVOS Y

TRANSPARENCIA

1. ¿Para la organización documental y administración

de archivos en su Unidad Administrativa se aplica la

Ley Federal de Archivos (LFA)?

Si

No

2. ¿En los Archivos de su Unidad Administrativa se

aplica el Reglamento de la LFA?

Si

No


aplica la LFTAIPG?

Si

No


aplican los Lineamientos Generales para la Organiza-

ción y Conservación de los Archivos de las Dependen-

cias y Entidades de la Administración Pública Fede-

ral?

Si

No

1. ¿Cuál es la situación de la Pla-

neación del Desarrollo Archivísti-

co del Instituto?

Cuenta con Plan de Desarro-

llo Archivístico

Cuenta con Programa de

Desarrollo Archivístico

No cuenta con estrategia de

Planeación Archivística

2. Indique la periodicidad con que

se realiza el Plan o Programa de

Desarrollo Archivístico

Anual

Bianual

Trianual

Sexenal

X. ÁREA DE PLANEACIÓN DE DESARROLLO ARCHIVISTICO


2017

XI. ÁREA DE NORMATIVIDAD EN MATERIA DE ARCHIVOS

Y TRANSPARENCIA

5. ¿En los Archivos de su Unidad Administrativa se aplica

el Reglamento de la Ley Federal de Transparencia y Acce-

so a la Información Pública Gubernamental?

Si

No

6. ¿En los Archivos de su Unidad Administrativa se apli-

can los Lineamientos Generales para la Clasificación y

Desclasificación de la Información de la Dependencias y

Entidades de la Administración Pública Federal?

Si

No

Nombre, Cargo y Firma del

Titular de la Unidad Administrativa

Nombre, Cargo y Firma del

Responsable de Archivo de Trámite

CP Guillermo Posadas Campos Coordinador de Archivos del

INADEM

Lic. Alex Ricardo Trejo Sánchez Responsable de Archivo de

Concentración

Entregables de Mejora Continua


2017

DOCUMENTOS ENTREGABLES ESTATUS

Plan Anual de Desarrollo

Archivístico.

Enero 2017 al Comité de

Transparencia

Cuadro General de Clasificación

Archivística

Febrero 2017 registrado al AGN

Catalogo de Disposición

Documental

Febrero 2017 registrado al AGN

Guía Documental de Archivos e

Inventario General del INADEM

Marzo 2017 al Comité de

Transparencia

Programa de Capacitaciones en

Materia de Archivos

Enero 2017 al Área de Recursos

Humanos

Calendario de Bajas Documentales Enero de 2017 a los Titulares de las

Unidades Administrativas

Informe Anual de Avances en

Materia de Archivos

Febrero 2017 al Comité de

Transparencia

Informe del Plan de Digitalización

Parcial

Septiembre 2017


2017

plan anual de desarrollo archivístico - inadem · para la administración de los expedientes de...

Documents