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PLAN ANTICORRUPCIÓN Y DE ATENCIÓN AL CIUDADANO Componente I - Formulación Estratégica El Plan Anticorrupción y de Atención al Ciudadano de la Personería Municipal de Santiago de Cali, es un instrumento que contieneestrategias a implementar, para gde nuestros objetivos, orientado a la prevencióactos de corrupción, vinculala comunidad con el ejercicio de sus deberes y derechos consagrados en la Constitución ycolombiana, para la racionalización de tinterior de la Entidad, la rendición de cuentas informes de gestión y mecanismos de atención al cprestación de nuestros servicios Proceso Gerencial 22/04/2013
PLAN ANTICORRUPCIÓN Y DE ATENCIÓN AL
Formulación Estratégica
El Plan Anticorrupción y de Atención al Ciudadano de la Personería Municipal de Santiago de Cali, es
contiene las acciones y estrategias a implementar, para garantizar el logro
, orientado a la prevención de actos de corrupción, vinculando de manera activa a
con el ejercicio de sus deberes y derechos consagrados en la Constitución y en la Ley colombiana, para la racionalización de trámites al interior de la Entidad, la rendición de cuentas e
y mejoramiento de los de atención al ciudadano, en la
prestación de nuestros servicios.
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TABLA DE CONTENIDO 1. INTRODUCCIÓN ...................................................................................................................................... 2
2. OBJETIVOS Y ALCANCE............................. ........................................................................................... 2
3. FUNDAMENTO LEGAL ............................... ............................................................................................ 4
4. ELEMENTOS ESTRATÉGICOS DE LA ENTIDAD ........... ....................................................................... 5
4.1 MISIÓN ..................................................................................................................................... 5
4.2 VISIÓN ...................................................................................................................................... 5
4.3 PRINCIPIOS Y VALORES INSTITUCIONALES .......... ............................................................ 6
4.4 MAPA ESTRATÉGICO .............................. .............................................................................. 8
5. COMPONENTES DEL PLAN ........................... ...................................................................................... 10
5.1 ADMINISTRACIÓN INTEGRAL DEL RIESGO ............ .......................................................... 10
5.2 ESTRATEGIAS PARA OPTIMIZAR LOS TRÁMITES ....... .................................................... 10
5.3 ESTRATEGIAS RENDICIÓN DE CUENTAS E INFORMES DE GESTIÓN ........................... 11
5.4 ESTRATEGIAS PARA MEJORAR LOS MECANISMOS DE ATEN CIÓN AL CIUDADANO 11
1. INTRODUCCIÓN
En este documento se presenta el Plan Anticorrupción y de Atención al Ciudadano de la Personería Municipal de Santiago de Cali, es un instrumento estratégico que contiene las acciones y estrategias a implementar, para garantizar el logro de nuestros objetivos, orientado a la prevención de actos de corrupción, vinculando de manera activa a la comunidad con el ejercicio de sus deberes y derechos consagrados en la Constitución y en la Ley colombiana, para la racionalización de trámites al interior de la Entidad, la rendición de cuentas e informes de gestión y mejoramiento de los mecanismos de atención al ciudadano, en la prestación de nuestros servicios.
Del numeral 1 al 4.4 se describen los lineamientos estratégicos de la Entidad tales como la Misión, Visión, Valores, Principios Institucionales y el Plan Estratégico con sus objetivos y perspectivas. Finalmente el numeral 5 contiene las medidas en materia de prevención de la corrupción, la racionalización de trámites al interior de la Entidad, la rendición de cuentas e informes de gestión y los mecanismos para mejorar los niveles de atención al ciudadano, en la prestación de nuestros servicios.
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2. OBJETIVOS Y ALCANCE
Objetivo
Orientar a la Personería Municipal de Santiago de Cali en la formulación de políticas y acciones para prevenir los actos de corrupción y fortalecer los mecanismos de interacción y atención a la comunidad.
Objetivos Específicos
Adoptar estrategias en materia de lucha contra la corrupción orientas al fortalecimiento de la autonomía, la eficiencia y la transparencia.
Establecer el mapa de riesgos de corrupción y sus respectivas acciones preventivas como medida de mitigación y erradicación.
Actualizar y mejorar la metodología para la identificación de riesgos de corrupción y sus acciones preventivas para mitigarlos.
Establecer acciones de racionalización de trámites para la Entidad. Establecer mecanismos efectivos de rendición de cuentas, presentación de
informes, y de informes de gestión. Generar responsabilidad en las acciones, vinculando en el Plan a todos los
servidores públicos de la Entidad, para asegurar la confiabilidad de los procedimientos y la información suministrada.
Garantizar la participación de la comunidad en todos los procesos que los afecten. Establecer acciones de mejoramiento en la atención al ciudadano y en la
prestación del servicio. Garantizar al ciudadano la entrega de la información en forma oportuna y eficaz,
dándole acceso a sus derechos.
Alcance
Las estrategias, acciones y mecanismos derivados del presente plan, se aplicarán tanto a los procesos de Gestión y de Apoyo, como a los procesos Estratégicos y de Evaluación de la Entidad según corresponda, articulados a los Planes de Acción y Mejoramiento para el 2013 en adelante.
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3. FUNDAMENTO LEGAL
En la Personería Municipal de Santiago de Cali, se hace necesaria la implementación del Plan Anticorrupción y de Atención al Ciudadano, obedeciendo a las siguientes normas legales:
Constitución Política de Colombia. Ley 03 de 1990 fortalecimiento personerías municipales La Ley 136 de 1994 en el artículo 178, establece las funciones que el Personero
ejercerá en el Municipio, las funciones de Ministerio Público, además de las que determinen la Constitución, la Ley y los Acuerdos.
Ley 1474 de 2011, dictan normas para fortalecer los mecanismos de prevención, investigación y sanción de actos de corrupción y la efectividad del control de la gestión pública.
Ley 1551 de 2012, que modifica aspectos de la ley 136 de 1994. Ley 1448 de 2011, Ley de Víctimas y Restitución de Tierras. Decreto 4632 de 2011, reglamenta Comisión Nacional para la Moralización y la
Comisión Nacional Ciudadana para la Lucha contra la Corrupción. Decreto 0019 de 2012, Normas para suprimir o reformar regulaciones,
procedimientos y trámites innecesarios existentes en la Administración Pública. Decreto 2641 de 2012 define los parámetros y metodología para dar cumplimiento
a lo establecido en el artículo 76 de la de Ley 1474 de 2011, a través del documento “Estrategias para la construcción del plan anticorrupción y atención al ciudadano”.
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4. ELEMENTOS ESTRATÉGICOS DE LA ENTIDAD El Plan Estratégico de la Personería de Santiagoser, como es su Misión, sino también su Vobjetivos. A continuación se plasman los Entidad con la finalidad de mejorar su gesti2012-2016). Estructura Plan Estratégico
4.1 MISIÓN
La Personería de Santiago de Cali define su m
La Personería Municipal de Santiago de Cali, ejerce Ministerio además de las funciones determinadas en la Constitución y la Ley, representando a la comunidad Caleña ante la Administración Municipal, vigilando su gestión, velando por la protección y promoción de los derechos humanos, garantizando el cumplimiendefendiendo los intereses colectivos y el patrimonio público y asegurando la instrucción y orientación a la sociedad Caleña en el ejercicio de sus derechos fundamentales y deberes ciudadanos.
4.2 VISIÓN
La Personería Municipal de S
Para el año 2016 la Personería Municipal de Santiago de Cali será un órgano de control moderno, reconocido en el ámbito nacional e internacional, por el efectivo cumplimiento de la Ley en la prestación de
Visión y Misión
Valores Institucionales
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ELEMENTOS ESTRATÉGICOS DE LA ENTIDAD
a Personería de Santiago de Cali, contiene no sólosino también su Visión de futuro, lineamientos estratégicos
objetivos. A continuación se plasman los grandes vectores que orientan la marcha de la ntidad con la finalidad de mejorar su gestión, durante los próximos cuatro años (
Estructura Plan Estratégico
de Santiago de Cali define su misión así:
La Personería Municipal de Santiago de Cali, ejerce Ministerio además de las funciones determinadas en la Constitución y la Ley, representando a la comunidad Caleña ante la Administración Municipal, vigilando su gestión, velando por la protección y promoción de los derechos humanos, garantizando el cumplimiento del debido proceso, defendiendo los intereses colectivos y el patrimonio público y asegurando la instrucción y orientación a la sociedad Caleña en el ejercicio de sus derechos fundamentales y deberes ciudadanos.
La Personería Municipal de Santiago de Cali define su visión así:
Para el año 2016 la Personería Municipal de Santiago de Cali será un órgano de control moderno, reconocido en el ámbito nacional e internacional, por el efectivo cumplimiento de la Ley en la prestación de
Valores Institucionales
Lineamientos estratégicos
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no sólo su razón de isión de futuro, lineamientos estratégicos y
grandes vectores que orientan la marcha de la ón, durante los próximos cuatro años (período
La Personería Municipal de Santiago de Cali, ejerce Ministerio Público, además de las funciones determinadas en la Constitución y la Ley, representando a la comunidad Caleña ante la Administración Municipal, vigilando su gestión, velando por la protección y promoción de los
to del debido proceso, defendiendo los intereses colectivos y el patrimonio público y asegurando la instrucción y orientación a la sociedad Caleña en el ejercicio de sus
Para el año 2016 la Personería Municipal de Santiago de Cali será un órgano de control moderno, reconocido en el ámbito nacional e internacional, por el efectivo cumplimiento de la Ley en la prestación de
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sus servicios a la comunidad Caleña, actuando bajo los principios de eficiencia, autonomía y transparencia.
4.3 PRINCIPIOS Y VALORES INSTITUCIONALES
Principios
Eficiencia : La eficiencia estará determinada, por un manejo oportuno, adecuado y técnico de nuestros recursos, para mejorar nuestra capacidad de respuesta y logro de resultados.
El interés general prevalece sobre el interés part icular: La Personería de Santiago de Cali, actúa teniendo en cuenta que el interés general prima sobre el particular; lo que garantiza el respeto, la solidaridad y el compromiso institucional en el cuidado y protección de la comunidad.
El cuidado de la vida en todas sus formas y valor es asociados son un imperativo de la función pública en la Personería d e Santiago de Cali: La protección de la vida, es un principio de actuación fundamentado en el respeto y el compromiso por parte de todos sus servidores. La principal finalidad del Estado es contribuir al mejoramiento de las condiciones de vida de toda la población. La Personería de Santiago de Cali actúa en todas sus manifestaciones en el logro de esta finalidad.
Los bienes públicos son de la comunidad y debemos garantizar el buen uso de los mismos para beneficio de la comunidad: La Personería de Santiago de Cali actúa teniendo como principio que los recursos a su cargo constituyen bienes sagrados, por lo cual es fundamental su manejo honesto, responsable y transparente.
La administración de recursos públicos implica ren dir cuentas a la sociedad sobre su utilización y los resultados de la gestión : La Personería de Santiago de Cali da a conocer y coloca a disposición de la comunidad la información de su gestión, garantizándole el derecho a informarse permanentemente, lo cual implica un compromiso claro con la rendición de cuentas de manera transparente y oportuna.
Los ciudadanos tienen derecho a participar en las decisiones públicas que los afecten: La participación en las decisiones públicas es un derecho de los ciudadanos. La Personería de Cali garantiza la participación en las decisiones públicas de manera oportuna.
La buena Fe: Incorpora el valor ético de la confianza, del respeto por el otro y de credibilidad para que las libertades de ambos se den en sentido de lo humano como posibilidad de restaurar lo público como el espacio de interacción social y no de conflicto. Es la firme creencia de que quien interactúa con la Personería Municipal de Santiago de Cali lo hace dentro de la legalidad y en ausencia de actuaciones fraudulentas que viciarían el contenido de la relación.
La eficacia: Grado en el que se realizan las actividades planificadas y se alcanzan los resultados planificados.
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Efectividad: Medida del impacto de la gestión tanto en el logro de los resultados planificados, como en el manejo de los recursos utilizados y disponibles.1
Celeridad: Las actuaciones administrativas de la Personería de Cali se caracterizan por el impulso oficioso de los procedimientos, la supresión de trámites innecesarios, la capacidad de respuesta oportuna por parte de la entidad en sus relaciones con los usuarios, clientes, proveedores, servidores públicos, acreedores, las entidades públicas y privadas y el medio social en el que se desarrolla, al igual que la agilidad y oportunidad de los mismos.
Imparcialidad: Todas las personas naturales o jurídicas que tengan o aspiren a tener relaciones con la Personería de Cali, no podrán sentirse tendenciosamente afectados en sus intereses o ser objeto de discriminación y sin privilegios otorgados a grupos especiales.
Lealtad: El funcionario público de la Personería Municipal de Santiago de Cali se consagrará voluntariamente a su trabajo, a sus colaboradores, superiores y a la institución.
Humildad: El funcionario público de la Personería Municipal de Santiago de Cali procederá con nobleza, reconociendo sus aciertos o sus equivocaciones, mostrando disposición para corregir lo que sea necesario y vaya en beneficio de la persona y la entidad.
Compañerismo: El funcionario público de la Personería Municipal de Santiago de Cali, mantendrá el deseo y la motivación de aportar, construir, ser responsable y trascender. Tener responsabilidad social y contribuir al bien común, trabajar en equipo y buscar el cumplimiento de los objetivos misionales de la entidad.2
Valores
Autonomía : Se entenderá como el ejercicio de nuestras funciones legales sin interferencias externas, para lo cual se exigirá respeto y solidaridad, generando credibilidad en la defensa de la comunidad.
Honestidad: Es expresarnos con coherencia y sinceridad, de acuerdo con los valores de verdad y justicia. En su sentido más evidente la honestidad puede entenderse como el simple respeto a la verdad en relación con el mundo, los hechos y las personas, en otros sentidos la honestidad también implican la relación entre el sujeto y los demás.
Responsabilidad: Es hacernos cargo de las consecuencias de las palabras, las decisiones, los compromisos y en general, de los actos libre y voluntariamente realizados, no sólo cuando sus resultados son buenos y gratificantes, sino también cuando nos son adversos o indeseables.
Justicia: Es la concepción que cada época y civilización tienen acerca del bien común. Es un valor determinado por la sociedad que nació de la necesidad de mantener la autonomía entre sus integrantes.
Compromiso: Comprometerse es poner al máximo nuestras capacidades para sacar adelante todo aquello que se nos ha confiado. El compromiso es hacer lo que se hace de corazón para ir más allá de la firma de un documento o un
1 INSTITUTO COLOMBIANO DE NORMAS TECNICAS Y CERTIFICACIÓN, Norma Técnica de Calidad en la Gestión Pública NTCGP 1000:2009, Pág. 11. 2 Código de Ética de la Personería Municipal de Santiago de Cali Versión 2.3, Página 10.
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contrato. Cuando nos comprometemos es porque conocemos las condiciones que estamos aceptando y las obligaciones que éstas conllevan.
Solidaridad : Surge del reconocimiento de que todos los seres humanos somos iguales y podemos comprender el dolor, la pena y la desventura de los demás.
Respeto: Respeto es tratar humanamente a las personas, reconocer que el otro desde el punto de vista de la especie, es tan real y semejante a nosotros y a la vez, si se lo considera como individuo, bastante diferente.
Servicio: El servicio es una actitud de vida, es dar para facilitar el cumplimiento de un proceso, resolver una necesidad, demanda o satisfacer una expectativa de alguien, de modo que tanto quien da como quien recibe pueda sentirse agradados.3
4.4 MAPA ESTRATÉGICO El Mapa Estratégico de la Personería Municipal de Santiago de Cali, corresponde a un esquema gráfico en el que se integran todos los lineamientos estratégicos en los cuales se enmarcan los objetivos definidos por la Entidad. El mapa fue diseñado bajo la arquitectura de causa-efecto del B.S.C. 4 e ilustra cómo interactúan las cinco (5) perspectivas definidas por la personería y los nueve (9) objetivos estratégicos. Adicional a la definición de los objetivos se integran también la Propuesta de Valor y el resultado de nuestra política de calidad. El Plan Anticorrupción y Atención al Ciudadano juega un papel fundamental en nuestro Plan Estratégico y se ubica dentro la perspectiva TRANSPARENCIA Y SERVICIO AL CIUDADANO , impactando el logro de los objetivos Nº 5: Calidad del servicio y No. 6: Administrar integralmente los riesgos .
3 Ibíd., Pág. 14. 4 B.S.C. - Balanced Scorecard o Tablero de Mandos Equilibrado, Robert S. Kaplan, David P. Norton - The BSC: Translating Strategy into Action Paul R. Niven - BSC Step-by-Step: Maximizing Performance and Maintaining Results , Paul R. Niven - BSC Step-by-Step for Government and Nonprofit Agencies.
5. COMPONENTES DEL PLAN
5.1 ADMINISTRACIÓN INTEGRAL DEL RIESGO Frente al primer componente del Decreto 2641 de 2012, identificación de riesgos de corrupción y acciones para su actualizó su metodología para la administración de los riesgos por procesos y subprocesos, lo que implica considerar los riesgos asociados con los recursos humanos, físicos, financieros, tecnológicos, tangibles e intangibles. La Metodolopolíticas en la administración del riesgo al interior de la Entidad facilitan el proceso de identificación, análisis, valoración, definición de la política y monitoreo del riesgo.
Las acciones determinadas son:
Definir criterios generales para lacorrupción.
Capacitar a líderes,administración del riesgo implementada por la Entidad.
Elaborar y aprobar mapas de riesgos y sus planes de manejo incluyendoriesgos de corrupción
Socializar los resultados de los mapas de riesgos de corrupción de toda la Entidad.
Ver Anexo: Mapa de Riesg
5.2 ESTRATEGIAS PARA OPTIMIZAR LOS TRÁMITES
Los funcionarios de la Personería en un proceso de cambio y modernización yajustados a los requisitos de la NTCGP 1000:2009realizan seguimiento y control a su gestión y la mejora continua. En estesiguientes iniciativas para mejorar los trámites y solicitudes así:
Realizar diagnóstico sobre conforme.
Definir e incluir en los planes de mejoramcorrectivas y de mejora.
COMPONENTES DEL PLAN
ADMINISTRACIÓN INTEGRAL DEL RIESGO
Frente al primer componente del Decreto 2641 de 2012, Metodología para la identificación de riesgos de corrupción y acciones para su manejo
su metodología para la administración de los riesgos por procesos y subprocesos, lo que implica considerar los riesgos asociados con los recursos humanos, físicos, financieros, tecnológicos, tangibles e intangibles. La Metodolopolíticas en la administración del riesgo al interior de la Entidad facilitan el proceso de identificación, análisis, valoración, definición de la política y monitoreo del riesgo.
acciones determinadas son:
Definir criterios generales para la identificación y prevención de riesgos de
líderes, gestores y responsables de proceso en la metodología de l riesgo implementada por la Entidad.
Elaborar y aprobar mapas de riesgos y sus planes de manejo incluyendoriesgos de corrupción. Socializar los resultados de los mapas de riesgos de corrupción de toda la
Mapa de Riesgos de Corrupción de la Entidad por Proceso y S
PARA OPTIMIZAR LOS TRÁMITES
la Personería en un proceso de cambio y modernización yequisitos de la NTCGP 1000:2009 Numerales 5.2, 7.1, 8.2, y 8.3,
control a su gestión y a las solicitudes mediante el autocontrol y nua. En este sentido la Entidad emprenderá la realización de las
siguientes iniciativas para mejorar los trámites y solicitudes así:
stico sobre los trámites, solicitudes y producto o servicio no
r en los planes de mejoramiento las acciones preventivas,de mejora.
Metodología para la manejo. La Entidad
su metodología para la administración de los riesgos por procesos y subprocesos, lo que implica considerar los riesgos asociados con los recursos humanos, físicos, financieros, tecnológicos, tangibles e intangibles. La Metodología y políticas en la administración del riesgo al interior de la Entidad facilitan el proceso de identificación, análisis, valoración, definición de la política y monitoreo del riesgo.
identificación y prevención de riesgos de
en la metodología de
Elaborar y aprobar mapas de riesgos y sus planes de manejo incluyendo
Socializar los resultados de los mapas de riesgos de corrupción de toda la
la Entidad por Proceso y Subproceso.
la Personería en un proceso de cambio y modernización y, , 7.1, 8.2, y 8.3,
solicitudes mediante el autocontrol y sentido la Entidad emprenderá la realización de las
y producto o servicio no
las acciones preventivas,
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Establecer indicadores para determinar los avances en la oportunidad y calidad de respuesta a las solicitudes o trámites.
5.3 ESTRATEGIAS RENDICIÓN DE CUENTAS E INFORMES DE GESTIÓN La Personería Municipal establecerá anualmente un grupo interdisciplinario para adelantar la consolidación de la información para la Rendición de cuentas a la comunidad caleña, bajo los principios de transparencia, autonomía, responsabilidad, eficacia, eficiencia y participativo en el manejo de los recursos públicos. En consecuencia el Personero Municipal conformará un equipo de trabajo, para dinamizar el ejercicio de la rendición de cuentas, el cual cumplirá adicionalmente con las siguientes funciones:
Identificar las necesidades de información de la población objetivo de la Entidad.
Definir el cronograma del conjunto de actividades necesarias para la consolidación de la información de la rendición de cuentas.
Establecer los mecanismos de participación de la comunidad en la rendición de cuentas e informes de gestión.
Levantar, analizar, depurar y, consolidar la información a rendir a la comunidad. Realizar la actualización permanente de la información en la página web de la
Entidad.
5.4 ESTRATEGIAS PARA MEJORAR LOS MECANISMOS DE ATEN CIÓN AL CIUDADANO
La Personería municipal de Santiago de Cali, mediante la Resolución 303 de 2012 estableció crear el sub proceso Centro para la Transparencia para la atención del ciudadano con el fin de optimizar, extender y otorgar la atención oportuna y transparente a la ciudadanía. Actividades que venía realizando el Grupo de Atención Oportuna – GRATO creado mediante la Resolución 236 de 2007.
Este nuevo subproceso, dedicado explícitamente a la atención de forma directa al ciudadano, velará por la protección de los Derechos Humanos, la Participación Ciudadana y la Defensa del Interés público, mediante las siguientes actividades:
Acciones de reacción inmediata ante situaciones de extrema vulneración, para restitución de derechos.
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Atención de quejas y orientación al ciudadano de acciones en sede y activación de mecanismos jurisdiccionales de protección de derechos, fundamentales y colectivos.
La atención prioritaria a la población en situación de indefensión, facilitando el cumplimiento de las órdenes impartidas al órgano de control, a favor de las víctimas, conforme la Ley 1448 de 2011.
Diseñar e implementar estrategias de comunicación para socializar los canales de atención al ciudadano.
Capacitar a los servidores públicos de la Personería en la atención al cliente. Rediseñar formato de encuesta de satisfacción al ciudadano. Formulación e implementación del Manual de Atención al Ciudadano de la
Personería.
En el fortalecimiento de los canales de atención; presencial (Centro para la Transparencia – Bahía CAM Edificio Torre Alcaldía) virtual (página Web, chat, redes sociales y PQRS), telefónica y escrito, la Entidad dispone que el subproceso incorpore y articule de manera efectiva los canales que sean pertinentes para el acceso de la comunidad así:
En el Manejo de Correspondencia ; la oportuna entrega y recibimiento de la correspondencia.
En la Atención Presencial a la Comunidad ; brindará asesoría, acompañamiento, orientación, en acciones y mecanismos de protección inmediata al ciudadano con calidad humana.
En la Recepción de peticiones, quejas, reclamos y sugeren cias – PQRS; recibirá respetuosamente y gestionará las peticiones, quejas, sugerencias reclamos y las tramitará a través de la asesoría jurídica especializada.
En la permanente acción para restitución de derechos; acompañará y dará gestión de medidas de protección y amparo al ciudadano durante las 24 horas del día a través de sus Personeros Delegados.