pk 17 pengurusan perolehan

SISTEM PENGURUSAN SEKOLAH KUALITIMS ISO 9001:2008

SEKOLAH-SEKOLAH NEGERI SELANGOR

PROSEDUR KUALITI

PK 17

PENGURUSAN PEROLEHAN

PK12 SPSK JPNSel

No. Keluaran Tarikh Keluaran No. Pindaan Tarikh Pindaan Tarikh Kuatkuasa

02 01 NOVEMBER 2011 00 00 03 JANUARI 2012

1 / 4

1. OBJEKTIF

Prosedur ini bertujuan untuk memastikan perolehan dibuat secara cekap, berkesan dengan mematuhi Arahan Perbendaharaan dan Tatacara Pengurusan Kewangan dan Perakaunan Kumpulan Wang Sekolah, tanpa Audit Berteguran.

2. SKOP

Prosedur ini digunapakai oleh semua sekolah di Negeri Selangor dalam menguruskan perolehan melalui :

2.1 Perolehan2.2 Pembelian terus2.3 Sebutharga

3. RUJUKAN

3.1. Manual Kualiti3.2. Arahan Perbendaharaan3.3. Pekeliling Perbendaharaan3.4. Surat Pekeliling Perbendaharaan yang sedang berkuatkuasa3.5. Buku Tatacara Pengurusan Kewangan dan Perakaunan Kumpulan Wang Sekolah.

4. DEFINISI

4.1. Perolehan : Suatu kaedah bagi mendapatkan bekalan, perkhidmatan dan kerja yang ditetapkan oleh Kementerian Pelajaran Malaysia, Jabatan Pelajaran Negeri Selangordan Pejabat Pelajaran Daerah.

4.2. Pembelian terus : Kaedah perolehan bekalan, perkhidmatan dan kerja mengikut penilaian tidak melebihi RM 10,000.00 bagi satu item setahun. Bagi bekalan yang melebihi RM10,000.00 hingga RM50,000.00 setiap jenis item, pembelian adalah daripada mana-mana syarikat yang berdaftar dengan Kementerian Kewangan.

4.3. Sebut harga : Kaedah perolehan bekalan, perkhidmatan dan kerja yang melebihi RM50,000.00 hingga RM100,000.00 dengan mendapat senarai harga sekurang-kurangnya daripada 3 buah syarikat.

4.4. Kontrak Pusat : Kaedah perolehan bekalan berasaskan Pekeliling Kontrak Perbendaharaan yang berkuatkuasa dan tiada had nilai perolehan.

4.5. Bekalan : Barangan / peralatan yang diperlukan bagi menjalankan sesuatu aktiviti.

4.6. Kerja : Pembinaan / pembaikan melibatkan kerja kejuruteraan awam, elektrikal dan mekanikal.

4.7. Perkhidmatan : Adalah tenaga manusia, kepakaran dan kemahiran yang diperoleh dalam melaksanakan sesuatu kerja.

4.8. P : Pengetua4.9. GB : Guru Besar4.10. GPK : Guru Penolong Kanan4.11. KP : Ketua Panitia4.12. KPT : Ketua Pembantu Tadbir 4.13. PT : Pembantu Tadbir

PK12 SPSK JPNSel



2 / 4

4.14. LO : Pesanan Tempatan (Sekolah)4.15. SAP : Surat Akuan Penerimaan4.16. PWR : Panjar Wang Runcit

5. TANGGUNGJAWAB DAN TINDAKAN

TANGGUNGJAWAB TINDAKAN RUJUKAN

P/GB/GPK

A. Pembelian Terus

5.1 Mengadakan mesyuarat Jawatankuasa Kewangan Sekolah bagi membuat Perancangan pembelian dan penetapan dasar-dasar pembelian.

5.2 Memilih pembekal/syarikat yang telah mendaftar dalam senarai pembekal yang memenuhi kriteria dan diluluskan oleh sekolah.

Minit Mesyuarat

Borang Pendaftaran Pembekal /

Syarikat

P/GB/GPK

KPT/PT

P/GB/KPT/PT

KPT/PT

KP/KPT/PT

5.3 Membuat pembelian berdasarkan :a) Keperluan b) Kedudukan kewangan mencukupi dengan

jumlah tanggungan diambilkirac) Pembekal/Syarikat yang berdaftar sahajad) Kedudukan stok, kuantiti berdasarkan :

- Baki Stok- Penggunaan bulanan- Kekerapan keperluan- Tarikh barangan dapat dibekalkan

5.4 Menggunakan Pesanan Tempatan (Sekolah)bagi pembelian yang melebihi RM100.00. Pembelian yang kurang daripada RM100.00 boleh dibuat melalui panjar wang runcit.

5.5 Memastikan perkara-perkara berikut apabila menerima perolehan:

a) Sesalinan asal Pesanan Tempatan (Sekolah) dikembalikan.

b) Bil/invois asal disertakanc) Semak barang-barang dengan nota

serahan dan bandingkan dengan borang Pesanan Tempatan (Sekolah) asal.

d) Perakuan penerima di dalam Pesanan Tempatan (Sekolah) disahkan (tandatangan dan cap)

e) Mengisi Borang Penilaian Prestasi pembekal/syarikat sebaik sahaja menerima perkhidmatan

Buku tunai,Anggaran Belanja

Mengurus,Nota Minta,Buku Stok/Kad Petak/ Kew PS-4

Nota Minta

Invois, Pesanan Tempatan (Sekolah),

Borang Penilaian Prestasi

Pembekal

PK12 SPSK JPNSel



3 / 4

KPT/PT

KPT/PT

KPT/PT

5.6 Merekod stok/inventori.

5.7 Rekod pembelian.

B. Perolehan

5.8 Menerima dan menyemak semua perolehan yang dibekalkan menepati spesifikasi. Seterusnya Pengetua mengesahkan perolehan yang diterima.

5.9 Merekod stok/inventori.

5.10 Melaksanakan Penilaian Prestasi Pembekal bagi setiap perolehan.

5.11 Melaksanakan Analisis Penilaian Prestasi Pembekal dua kali setahun. Pembekal/Syarikat yang berprestasi rendahdikeluarkan daripada senarai pembekal yang diluluskan.

5.12 Sekiranya terdapat langkah-langkah yang tidak mematuhi spesifikasi, ambil tindakan pembetulan merujuk kepada PK 15 Pengurusan Kawalan Perkhidmatan Yang Tidak Akur.

Kew PA 2,Kew PA 3,Kew PA 4,Kew PA 5, Kew PS 4

Buku daftar bil.

SAP

Kew PA 2, Kew PA 3,Kew PA 4,Kew PA 5,Kew PS 4

Borang Penilaian Prestasi

Pembekal

Analisis Prestasi

Pembekal

PK12 SPSK JPNSel



4 / 4

6. REKOD KUALITI

BIL. JENIS REKOD TEMPOH LOKASI

1. Nota Minta 7 tahun Pejabat Sekolah

2. Invois 7 tahun Pejabat Sekolah

3. Baucer 7 tahun Pejabat Sekolah

4. Borang Pesanan Tempatan (Sekolah) 7 tahun Pejabat Sekolah

5. Kad Inventori 7 tahun Pejabat Sekolah

6. Daftar Inventori 7 tahun Pejabat Sekolah

7. Borang Penilaian Prestasi Pembekal 3 tahun Pejabat Sekolah

8. Analisis Penilaian Prestasi Pembekal 3 tahun Pejabat Sekolah

pk 17 pengurusan perolehan

Documents