SISTEM PENGURUSAN SEKOLAH KUALITIMS ISO 9001:2008

SEKOLAH-SEKOLAH NEGERI SELANGOR

PROSEDUR KUALITI

PK 07

PENGURUSANMESYUARAT

PK07 SPSK JPNSel

No. Keluaran Tarikh Keluaran No. Pindaan Tarikh Pindaan Tarikh Kuatkuasa

02 01 NOVEMBER 2011 00 00 03 JANUARI 2012

2 / 3

1. OBJEKTIF

Prosedur ini bertujuan untuk memastikan proses pengendalian mesyuarat yang teratur mengikut agenda yang ditetapkan dengan mematuhi Pekeliling Kemajuan Perkhidmatan Awam Bilangan 2 Tahun 1991.

2. SKOP

Prosedur ini digunapakai oleh semua sekolah di Negeri Selangor dalam mengendalikan mesyuarat di mana kehadiran ahli mesyuarat tidak kurang dua pertiga dan ketidakhadiran adalah atas sebab-sebab yang munasabah.

3. RUJUKAN

3.1 Manual Kualiti3.2 Pekeliling Kemajuan Perkhidmatan Awam Bilangan 2/1991

4. DEFINISI

Pengerusi : Pegawai yang dipertanggungjawabkan bagi mengendalikanmesyuarat.

Setiausaha : Guru yang mengurus hal ehwal mesyuarat dan mencatat minit mesyuarat.

Ahli : Anggota organisasi yang terlibat dalam sesuatu jawatankuasa.

PKPA : Pekeliling Kemajuan Perkhidmatan Awam

5. TANGGUNGJAWAB DAN TINDAKAN

TANGGUNGJAWAB TINDAKAN PERANTARA

Pengerusi / Setiausaha

Pengerusi

Setiausaha

1. Menentu dan mengeluarkan surat panggilan mesyuarat kepada ahli mesyuarat, yang mengandungi maklumat berikut:a) Nama Mesyuaratb) Tarikh dan Masa Mesyuaratc) Tempat Mesyuaratd) Nama Pengerusi Mesyuarate) Agenda Mesyuarat

2. Mempengerusikan pelaksanaan mesyuarat berdasarkan agenda yang ditetapkan

3. Mencatat minit mesyuarat seperti maklumat berikut:a) Senarai Kehadiranb) Perkara-perkara penting yang

dibincangkanc) Keputusan yang dibuat

Notis Mesyuarat

Agenda Mesyuarat

Minit Mesyuarat

PK07 SPSK JPNSel

No. Keluaran Tarikh Keluaran No. Pindaan Tarikh Pindaan Tarikh Kuatkuasa

02 01 NOVEMBER 2011 00 00 03 JANUARI 2012

3 / 3

Setiausaha

Ahli

4. Menyediakan minit mesyuarat menggunakan format minit mesyuarat.

5. Mengedarkan minit mesyuarat dan Borang Maklum balas dalam tempoh 7 hari selepas mesyuarat kepada semua ahli mesyuarat.

6. Mengambil tindakan hasil keputusan mesyuarat yang telah dipersetujui. 7. Mengumpul dan menyatukan dapatan maklum balas untuk edaran mesyuarat akan datang.

8. Memfailkan minit mesyuarat.

9. Sekiranya terdapat langkah-langkah yang tidak mematuhi spesifikasi, ambil tindakan pembetulan merujuk kepada PK 15 Pengurusan Kawalan Perkhidmatan Yang Tidak Akur

Minit Mesyuarat dan

Borang Maklum Balas

Borang Maklum balas

Borang Maklum balas

Fail Mesyuarat

6. REKOD KUALITI

BIL. JENIS REKOD TEMPOH SIMPANAN LOKASI

1.Surat jemputan mesyuarat kepada ahli-ahli

2 tahun Pejabat sekolah

2. Minit mesyuarat yang diluluskan 2 tahun Pejabat sekolah

3.Maklum balas pelaksanaan keputusan mesyuarat

2 tahun Pejabat sekolah

4.Kertas kerja yang dibentangkan (sekiranya ada)

2 tahun Pejabat sekolah