pizza quan
TRANSCRIPT
ĐẠI HỌC ĐÀ NẴNG
TRƯỜNG ĐẠI HỌC KINH TẾ
BÀI TẬP NHÓM
MÔN: KIỂM SOÁT NỘI BỘ
PHẦN A: GIỚI THIỆU VỀ PIZZA PLUS
I. Giới thiệu chung về Pizza Plus:
Với mục đích tạo điều kiện cho người khuyết tật, kém may mắn tại khu vực miền Trung
có công ăn việc làm và có cơ hội hòa nhập với cộng đồng. Bên cạnh đó, nhận thấy nhu
cầu ăn uống của những người khách du lịch Phương Tây và người nước ngoài làm việc
tại Đà Nẵng, đồng thời với mong muốn giới thiệu các món ăn phương Tây cho người
Việt Nam nên gia đình ông Robert Wayne Huff đã mở nhà hàng Pizza Plus.
Ngay khi bước chân đến Pizza Plus bạn sẽ cảm nhận được sự nồng nhiệt, chân tình của
những người phục vụ nơi đây. Bạn sẽ được thưởng thức các loại bánh phương tây như
bánh chuối, brownni, carrot, chocolate cùng với các loại cà phê phương Tây đúng kiểu
như espresso, latte, cappuccino, … Không thể không kể đến các loại bánh Pizza nóng
dòn, thơm ngon mang đậm phong cách phương Tây với 3 kích cỡ lớn nhỏ tùy theo nhu
cầu của bạn. Đặc biệt là bánh Pizza Đà Nẵng, với sự pha trộn giữa Pizza phương Tây và
vị thịt nướng đặc trưng của Đà Nẵng. Những ai đã từng thưởng thức món Pizza tại Pizza
Plus đều nhận xét rằng đây là nơi làm ra những chiếc bánh Pizza ngon nhất Đà Nẵng.
Hãy đến Pizza Plus để cảm nhận hương vị phương Tây và góp phần ủng hộ những người
có hoàn cảnh khó khăn ở miền Trung. Mỗi đơn vị sản phẩm bạn mua là một phần giá trị
bạn đóng góp vào quỹ từ thiện.
Thông tin nhà hàng
Tên nhà hàng Pizza Plus
Địa chỉ 12-Lê Hồng Phong-Đà Nẵng
Chỉ dẫn Từ viện bảo tàng Chàm đi thẳng đường
Bạch Đằng khoảng 200m, rẽ trái là đường
Lê Hồng Phong qua đường Trần Phú, nhà
hàng Pizza Plus nằm bên tay phải của bạn.
Điện thoại 0511.565185
Địa chỉ E-mail [email protected]
Giờ phục vụ 7:00 – 21:30. (Chủ nhật nghỉ)
Thanh toán Tiền mặt, Visa, Master card, American
express, techcombank
Giá trung bình 8.000 – 109.000 VND
II. Cơ cấu tổ chức:
Cơ cấu tổ chức của nhà hàng theo kiểu trực tuyến. Vì nhà hàng có quy mô không lớn lắm
nên chỉ có 4 bộ phận cơ bản như trên.
Chức năng của các bộ phận:
* Bộ phận bếp:
- Chuẩn bị nguyên vật liệu
- chế biến món ăn theo yêu cầu của khách
- Dọn rửa.
* Bộ phận tài chính - kế toán:
- Thực hiện các nghiệp vụ về kế toán
- Thu chi ngân sách cho nhà hàng
- Thực hiện các hợp đồng đặt tiệc
- Tham mưu cố vấn cho Giám đốc.
* Bộ phận bàn:
- Dọn, chuẩn bị bàn
NV
bếp
NV
thu
ngân
Kế
toán
NV
thủ
kho
NV
tạp
vụ
Bếp trưởng Bộ phận bảo
vệ
Bộ phận tài
chính kế toán
Quản ly
NV
phục
vụ
NV
lê
tân
Giám đốc
- Đón khách
- Nhận order, chuyển cho bộ phận bếp
- Phục vụ khách
- Lê tân đảm nhận việc thanh toán của khách.
* Bộ phận bảo vệ:
- Bảo vệ tài sản
- Giữ xe
Giám đốc nắm mọi quyền hành, chỉ đạo trực tiếp cho nhân viên cũng như các bộ
phận.
PHẦN B. KIỂM SOÁT NỘI BỘ TẠI PIZZA PLUS
I. Kiểm soát nội bộ về Doanh thu:
Doanh thu chính của nhà hàng là từ việc kinh doanh các loại bánh Pizza nóng dòn, thơm
ngon mang đậm phong cách phương Tây với 3 kích cỡ lớn nhỏ, ngoài ra còn có các loại
bánh phương tây như bánh chuối, brownni, carrot, chocolate cùng với các loại cà phê
phương Tây đúng kiểu như espresso, latte, cappuccino,
Có 2 hình thức bán hàng: bán hàng ngay tại nhà hàng và bán hàng qua điện thoại
1. Quy trình bán hàng –thu tiền tại pizza Plus:
Yêu cầu
Món
Chế lập phiếu thu
biến tiền tạm
khách
khách hàng gọi
tính tiền
Thu ngân
Phục vụ
Bộ phận bếp
Khách hàng
Phục vụ
Khách hàng
Nhập vào
máy
In hoán đơn
Khách hàng
1. Nhận và xử ly đơn đặt hàng
Khi nhận được yêu cầu của khách hàng (trực tiếp), nhân viên phục vụ sẽ
ghi vào order (3 liên)
2. Xuất kho hàng hóa
Căn cứ vào order gửi xuống bộ phận bếp sẽ chế biến các món thức ăn và đồ
uống theo yêu cầu rồi chuyển cho nhân viên phục vụ khách hàng
3. Giao hàng cho khách hàng
Nhân viên phục vụ sẽ mang hàng ra cho khách hàng ngay khi nhận được từ bộ
phận bếp
4. Lập hóa đơn bán hàng
a. Hóa đơn bán hàng cung cấp cho khách hàng số tiền mà họ phải thanh toán cho
nhà hàng nên kế toán cần phải lập hóa đơn chính xác và đúng thời gian. Bộ
phận kế toán có nhiệm vụ:
Kiểm tra số hiệu các chứng từ chuyển đến
Ghi các dữ liệu cần thiết vào hóa đơn
Ghi giá vào hóa đơn theo bảng giá hiện hành
Tính số tiền cho từng loại và cho cả hóa đơn
b. Trước khi gửi hóa đơn cho khách hàng cần phải kiểm tra lại số liệu đã ghi trên
hóa đơn
5. Nhận tiền thanh toán
khi khách hàng yêu cầu thanh toán, nhân viên phục vụ sẽ đưa hóa đơn ra
và khách hàng thanh toán ngay tại quán
2. Quy trình bán hàng qua điện thoại:
Yêu cầu món Viết phiếu giao hàng
Thu ngân
Chế
biến
Phục vụ
Thu ngân
Nhập vào
máy
In hoán đơn
Quản lý
kiểm tra
Khách hàng Nhân viên trực
điện thoại
Giao hàng
cho KH
Bộ phận bếp
Nhận tiền.
KH kí nhận
vào hóa đơn
Thu ngân
Nhân viên
giao hàng
1. Nhận và xử ly đơn đặt hàng của khách hàng
khách hàng gọi điện về trung tâm theo một số điện thoại nhất định, nhân viên trực
điện thoại sẽ fax xuống trung tâm gần nhất.
2. Xuất kho hàng hóa :
Căn cứ vào order gửi xuống bộ phận bếp sẽ chế biến các món ăn thức uống theo
yêu cầu rồi chuyển cho nhân viên giao hàng.
3. Giao hàng cho khách hàng:
Bộ phận giao hàng nhận hóa đơn từ thu ngân và hàng tù bộ phận bếp rồi giao hàng
cho khách.
4. Lập hoá đơn bán hàng
Sau khi đã lập hóa đơn và hàng hóa đã giao cho khách hàng, khách hàng chuyển
tiền cho nhà hàng .Tiền được chuyển về cho thu ngân, khách hàng ký trên hóa đơn
rồi chuyển về lưu trữ tại phòng kế toán.Các thông tin về tình hình thanh toán của
khách hàng luôn được cập nhật thường xuyên.
3. Các rủi ro và kiểm soát nội bộ tại đơn vị được trình bày như bảng sau:
Khoản mục Rủi ro Kiểm soát nội bộ
1. Bộ phận
bán hàng
- Phục vụ có thể ghi sai yêu cầu của
KH như sai tên món ăn, giao nhầm
món giữa các KH
- Cố tình gian lận như chỉ giao liên
cho bộ phận bếp mà không giao
cho thu ngân
- Đội ngũ nhân viên bán hàng có thể
làm cho nhà hàng cam kết một lịch
giao hàng mà nhà hàng không thể
đáp ứng
- Nhân viên giao hàng giao cho
khách hàng số lượng hàng hoặc
quy cách không chính xác làm cho
khách hàng phàn nàn, không chấp
nhận hàng hoá đã giao
- Phục vụ có nhiệm vụ order đúng món
khách gọi và gửi order kịp thời cho
thu ngân nhập vào máy
- nhân viên bán hàng cần nhận được từ
trước sự phê duyệt của bộ phận bếp
trước khi cam kết về ngày giao hàng
- Bộ phận giao hàng nên lưu giữ nhiều
liên của phiếu giao hàng. Các phiếu
giao hàng cần được đánh số trước và
cần được lập dựa trên đơn đặt hàng
đã được phê duyệt
- phiếu giao hàng phải được khách
hàng ky để công ty có bằng chứng về
khách hàng đã thực tế nhận được
hàng và chấp nhận hàng đó
2. Bộ phận - Chế biến không đúng món ăn KH - Bộ phận bếp có nhiệm vụ chế biến
bếp yêu cầu
- Tay nghề kém, món ăn không
đảm bào chất lượng phục vụ KH
đúng món mà phục vụ ghi trong order
- Có các chính sách nhân sự, tuyển
dụng đội ngũ nhân viên có năng lực
và trung thực để phục vụ hữu hiệu
cho hoạt động của đơn vị
3. Thu
ngân
- Nhập vào máy sai, sót các món
KH yêu cầu
- In sai hóa đơn
- Biển thủ tiền trong cash hoặc ăn
cắp tiền mặt khi khách hàng
thanh toán trước
- Hoá đơn chỉ đươcc lập căn cứ vào
các order và phải tiến hành kiểm trai
đối chiếu lại số liệu trước khi giao
cho khách hàng
- Khuyến khích khách hàng thanh toán
bằng thẻ tín dụng để giảm bớt rủi ro
II. Nội dung KSNB các khoản chi tại Pizza Plus:
1. Kiểm soát chi thanh toán lương cho các nhân viên:
(1)
(2)
(3) (5)
(4)
Sơ đồ quy trình kiểm soát chi lương
(1) Phòng tài chính kế toán lập bảng kê thanh toán tiền lương (dựa trên những bảng
chấm công của bộ phận kế toán và quản lý), đồng thời lập Phiếu chi để chi tiền lương
rồi sau đó gửi cho Giám đốc.
(2) Giám đốc xem xét, kiểm tra, phê duyệt và trả lại cho phòng kế toán
(3) Kế toán gửi Phiếu chi kèm bảng lương chi tiết của nhân viên qua thủ quỹ
(4) Thủ quỹ tiến hành chi tiền trả lương cho nhân viên.
(5) Thủ quỹ trả lại 1 liên Phiếu chi cho bộ phận kế toán làm chứng từ gôc để đối chiếu,
kiểm tra và lưu trữ
Khoản mục Rủi ro KSNB của đơn vị
Thanh toán
lương
- bảng kê thanh toán tiền lương
không khớp số liệu với bảng
chấm công
- tồn tại những gian lận trong việc
chấm công
- có thể lập phiếu chi sai số tiền
- Phòng tài chính kế toán lập
bảng kê thanh toán tiền lương
và thực hiện đối chiếu số liệu
với bảng chấm công
- Ban quản lý giám sát quy trình
tính toán và đối chiếu số liệu
của kế toán
- lập Phiếu chi đồng thời đối
chiếu với bảng kê thanh toán
tiền lương, rồi sau đó gửi cho
Phòng tài chính-kế toán Giám đốc
Thủ quỹ Nhân viên
Giám đốc
2. kiểm soát chi phí mua nguyên liệu, thực phẩm và tài sản cố định
(1) (4)
(2)
(3)
(5)
Sơ đồ quy trình kiểm soát mua nguyên liệu
(1) các bộ phận có nhu cầu mua hàng lập phiếu đề nghị mua hàng gửi cho bộ phân
tài chính
(2) bộ phận tài chính lập đơn đặt hàng dựa trên phiếu đề nghị mua hàng kèm giấy
báo giá của các nhà cung cấp rồi gửi cho Giám đốc
(3) giám đốc xem xét, kiểm tra và duyệt rồi gửi trả lại phòng tài chính
(4) bộ phận tài chính mua hàng , bàn giao về các bộ phận yêu cầu
(5) chuyển hồ sơ để kế toán kiểm tra,thanh toán cho nhà cung cấp và tiến hành ghi
sổ
3. KSNB về mua tài sản cố định tại Pizza Plus:
Các bộ phận
Phòng tài chính
Kế toán
Giám đốc
(2) (3)
(6) (5) (1) (4)
(7)
(1) Bộ phận hành chính gửi thư mời chào giá cạnh tranh mua TSCĐ
cho nhà cung cấp;
(2) Sau đó bộ phận hành chính trình giám đốc họp mở niêm phong chào giá cạnh
tranh, chọn đơn vị có mức giá thấp nhất để ký hợp đồng kinh tế;
(3) Sau khi Giám đốc ký duyệt sẽ tiến hành nghiệm thu và bàn giao tài sản có sự
kiểm tra, kiểm soát của bộ phận hành chính, kế toán nhà cung cấp và bộ phận sử
dụng;
4)Nhà cung cấp gởi hoá đơn và các chứng từ có liên quan
(5) Bộ phận Hành chính chuyển các chứng từ liên quan để làm thủ
tục thanh toán;
(6) Kế toán trình giám đốc ký duyệt và thanh lý hợp đồng;
(7) Kế toán thanh toán cho nhà cung cấp sau khi đã kiểm tra, kiểm soát đầy ñủ
đúng danh mục và đầy đủ các chữ ký của các bên liên quan;
Khoản mục Rủi ro KSNB của đơn vị
Đơn đặt hàng - bộ phận có nhu cầu có thể đề
nghị mua hàng không đúng thực
tế, phục vụ nhu cầu cá nhân
- bộ phận đặt hàng có thể thu thập
giấy báo giá của nhà cung cấp
quen biết để hưởng chiết khấu
hay hoa hồng
- các giấy đề nghị cần được
xét duyệt và phê chuẩn hợp
lệ
- thu thập giấy báo giá của
nhiều nhà cung cấp và xét
duyệt giấy báo giá
Giám đốc Bộ phận hành
chính
Bộ phận sử
dụng TSCĐ
Kế toán Nhà cung cấp
Giao nhận
hàng
-Hàng nhận không đúng quy
cách, chất lượng, số lượng trên
đơn đặt hàng
- Nhận hàng mà đơn vị không đặt
Bộ phận nhận hàng phải đối
chiếu hàng thực nhận về quy
cách chât lượng, số lượng với
hàng trên đơn đặt hàng, hóa
đơn
Ghi sổ - ghi sổ khống nghiệp vụ mua
hàng
- ghi sổ thiếu nghiệp vụ mua hàng
- tính sai giá thực tế của hàng
mua vào
- kế toán phải kiểm tra tính
hợp pháp, hợp lệ của chứng
từ gốc
- đánh số thứ tự biên bản
nhận hàng và ghi sổ theo thứ
tự
- lập bảng liệt kê chi phí tính
vào giá gốc và có phê duyệt
của giám đốc
Thanh toán
cho nhà cung
cấp
- thanh toán khống cho nhà cung
cấp
- phiếu chi, ủy nhiệm chi phải
được lập trên cơ sở hóa đơn
và tài liệu liên quan
- phiếu chi phải được phê
duyệt trước khi chi
III. KSNB về hàng tồn kho và tài sản cố định tại Pizza Plus:
Khoản mục Rủi ro KSNB của đơn vị
Hàng tồn kho Hàng tồn kho có thể bị mất
cắp và việc mất cắp có thể
được che dấu
Tách biệt chức năng thủ quỹ,
kế toán tổng hợp và thủ kho
Tài sản cố định - Các giao dịch mua và
thanh lý tài sản cố định có
thể bị hạch toán sai
- tính sai khấu hao tài sản
cố định
- Phòng kế toán nên lưu giữ
bản đăng ky tài sản cố định
như là sổ phụ ghi chi tiết
từng hạng mục tài sản cốđịnh
- hàng năm, công ty nên tiến
hành kiểm kê tất cả tài sản cố
định, và đối chiếu số lượng
kiểm kê thực tế với bản đăng
ký tài sản cố định
IV. KSNB về Tiền mặt và Tài khoản Ngân hàng:
Khoản mục Rủi ro KSNB của đơn vị
Tiền mặt Tiền mặt có thể bị sử dụng
sai mục đích hoặc mất cắp
- Có một hệ thống như là sổ quỹ để hàng
ngày thủ quỹ ghi chép thu và chi tiền
mặt
- tiền mặt chỉ được rút ra khỏi quỹ khi có
phiếu chi được phê duyệt và thu tiền
mặt phải đi kèm với phiếu thu được phê
duyệt
- Vào một thời điểm chỉ nên có một
người tiếp cận tiền mặt và tiền mặt phải
được cất giữ trong hộp có khoá.
Tiền gửi ngân
hàng
Công ty có thể không ngăn
chặn hoặc phát hiện kịp thời
các khoản chuyển khoản
hoặc rút tiền ngân hàng có
gian lận hoặc có lỗi
- Định kỳ kế toán thực hiện việc đối
chiếu số dư trên sổ phụ ngân hàng với
số dư trên sổ sách kế toán của công ty
PHẦN C: MỘT SỐ ĐỀ XUẤT NHẰM HOÀN THIỆN KSNB TẠI PIZZA PLUS
I. KSNB về Doanh thu
- Công ty nên có mẫu đơn đặt hàng chuẩn và mẫu này nên được đánh số trước
và phải được người có thẩm quyền ký duyệt khi chấp nhận đơn đặt hàng.
Đơn này nên phản ánh cụ thể:
Quy trình bán hàng liên quan;
Từng điều khoản, điều kiện và quy cách cụ thể mà có thể khác nhau giữa
các đơn hàng khác nhau;
Đã kiểm tra về việc xác nhận về tình trạng còn hàng và lịch giao hàng.
- Nếu có thể, phiếu giao hàng nên có tham chiếu chéo đến phiếu đóng gói
trước khi vận chuyển. Ngoài ra, nếu nhà hàng sử dụng dãy số hoặc mã vạch
thì phiếu giao hàng nên có tham chiếu chéo đến dãy số hoặc mã vạch đó.
- Công ty nên sử dụng một danh sách giá bán đã được phê duyệt để giúp cho
việc ghi chính xác giá bán trên hoá đơn.
- Một người độc lập nên tiến hành kiểm tra giá bán và việc cộng trừ trên hoá
đơn đối với những hoá đơn vượt quá một giá trị nhất định.
- Việc sử dụng hoá đơn mỗi khi giao hàng cùng với hệ thống theo dõi hàng
tồn kho và kiểm kho định kỳ sẽ giúp đảm bảo phát hiện ra những giao dịch
bán hàng mà không hạch toán. Mối nguy hiểm của việc bị phát hiện sẽ làm
giảm động lực thủ quỹ hay nhân viên thu ngân ăn cắp tiền
- nên tách biệt chức năng ghi chép việc thu tiền tại điểm bán hàng và chức
năng hạch toán thu tiền trên tài khoản
II. KSNB về chi phí mua nguyên liệu và TSCĐ
- Công ty nên chuẩn hoá và đánh số trước các phiếu đề nghị mua hàng của
từng phòng ban đề nghị mua hàng như là một biện pháp kiểm soát các phiếu
đề nghị mua hàng hiện tại để đảm bảo rằng hàng đề nghị mua được đặt hàng
và hàng được nhận chính xác.
- Công ty nên hoán đổi vị trí các nhân viên mua hàng để tránh tình trạng một
người có quan hệ với một số nhà cung cấp nhất định trong một thời gian dài
- Công ty nên áp dụng một chính sách kỷ luật chặt chẽ khi phát hiện nhân viên
nhận tiền hoa hồng không được phép và nên định kỳ tiến hành kiểm tra việc
này
- Phòng mua hàng nên có trách nhiệm thông báo cho phòng kế toán về bất kỳ
thay đổi gì liên quan đến việc mua hàng mà có thể dẫn đến thay đổi thanh
toán, chẳng hạn như thời hạn thanh toán, chiết khấu, hàng mua bị trả lại,
v.v….. Ngoài ra, bất kỳ thay đổi nào như thế cần sự uỷ quyền thích hợp
trước khi thay đổi việc thanh toán.
- Hoá đơn đã thanh toán nên được đóng dấu “Đã thanh toán” và số thứ tự của
các séc, uỷ nhiệm chi và phiếu chi tiền mặt nên được ghi lại
III. KSNB về hàng tồn kho và tài sản cố định
- Nên cất giữ hàng tồn kho vào nơi có khoá và chỉ người có thẩm quyền mới
có khoá mở chỗ đó
- Hàng tháng công ty nên tiến hành kiểm kê hàng tồn kho và tài sản cố định,
đối chiếu với sổ kho và sổ sách kế toán. Bất kỳ chênh lệch nào cũng phải
được điều tra kỹ càng
- nên có một hệ thống để cập nhật bản đăng ky tài sản cố định được kịp thời
thông qua sự phối hợp giữa các bộ phận này với phòng kế toán
IV. KSNB về tiền mặt và TGNH
- Công ty nên tiến hành kiểm tra độc lập về tiền mặt tại quỹ so với tổng số tiền
mà thủ quỹ ghi chép hoặc tổng số tiền in ra từ máy đếm tiền hoặc máy phát
hành hoá đơn
- Nên có hạn mức thanh toán tiền mặt và mọi khoản thanh toán vượt quá một
mức nhất định phải được thanh toán qua tài khoản ngân hàng
- Bút toán giao dịch tiền mặt phải được một nhân viên riêng biệt lập và nhân
viên này không được tiếp cận hoặc có chức năng trông giữ tiền mặt. Số dư
tiền mặt trên sổ cái cần được đối chiếu hàng ngày với sổ quỹ tiền mặt do thủ
quỹ lập
- Bất kỳ chênh lệch nào cũng nên được đối chiếu với các khoản tiền gửi chưa
được ngân hàng xử lý hoặc các séc đã phát hành nhưng chưa trình ngân hàng
và bất kỳ khoản mục nào không đối chiếu được cần phải báo cáo ngay cho
Kế toán hoặc Giám đốc để có biện pháp xử lý