PHẦN II. QUY TRÌNH LẬP KẾ HOẠCH PHÒNG NGỪA

ỨNG PHÓ THIÊN TAI TRONG DOANH NGHIỆP

Kế hoạch phòng ngừa và ứng phó với RRTT

• Thời gian cần phải bắt đầu thực hiện;

• Thời gian cần phải hoàn thành;

• Mức độ/khối lượng công việc cần phải thực hiện;

• Chi phí cần phải bỏ ra;

• Người /đơn vị /tổ chức trong doanh nghiệp được giao thực hiện từng loại công việc đã qui định

Quy trình lập kế hoạch phòng ngừa ứng phó thiên tai trong DN

Đánh giá RRTTĐánh giá RRTT

Lập kế hoachLập kế hoach

Diễn tậpDiễn tập

Hoàn thiện kế hoạchHoàn thiện kế hoạch

Đánh giá thực hiện kế hoạch

Đánh giá thực hiện kế hoạch

Thiên tai xảy ra

Thiên tai xảy ra

Tập huấnTập huấn

Đánh giá rủi ro thiên tai

Khả năng/điểm mạnh: là các nguồn lực, phương tiện và thế mạnh, hiện đang có trong doanh nghiệp và có thể giúp DN có khả năng ứng phó, chống chọi, phòng ngừa, ngăn chặn, giảm nhẹ hoặc nhanh chóng phục hồi sau thiên tai.

Rủi ro: là khả năng các hậu quả tiêu cực có thể nảy sinh khi các hiểm họa xảy ra trên thực tế, tác động tới con người, tài sản và môi trường dễ bị tổn thương

TTDBTT/điểm yếu: là một khái niệm mô tả các nhân tố hoặc hạn chế về kinh tế, xã hội, vật chất hoặc tính chất địa lý, làm giảm khả năng phòng ngừa và ứng phó tác động của các hiểm họa.

Đánh giá điểm mạnh/khả năng: là xác định các nguồn lực, phương tiện và thế mạnh hiện đang có trong doanh nghiệp có thể giúp họ có khả năng ứng phó, chống chọi, phòng ngừa, ngăn chặn, giảm nhẹ hoặc nhanh chóng phục hồi sau thiên tai.

Đánh giá rủi ro thiên tai: là một quá trình thu thập và phân tích thông tin về các hiểm họa thiên tai, điểm yếu và điểm mạnh của một doanh nghiệp đối với một loại hình thiên tai cụ thể.

Đánh giá điểm yếu (TTDBTT): là xác định những yếu tố có nguy cơ và phân tích nguyên nhân sâu xa của các điều kiện có thể làm nặng thêm những thiệt hại, mất mát của doanh nghiệp khi có thiên tai xảy ra.

Các bước đánh giá rủi ro thiên tai

Bước 1:Đánh giá hiểm họa thiên tai

Bước 1:Đánh giá hiểm họa thiên tai

Bước 2:Đánh giá điểm yếu/mạnh, phân tích mức độ rủi ro và xác đinh giải pháp

khắc phục

Bước 2:Đánh giá điểm yếu/mạnh, phân tích mức độ rủi ro và xác đinh giải pháp

khắc phục

Loại hiểm họa

Khả năng có thể xảy

raCao – thấp (5-1)

Ảnh hưởng

đến con người

Ảnh hưởng đến tài

sản

Ảnh hưởng

đến hoạt động

SXKD

Nguồn lực bên trong

Nguồn lực bên ngoài

Tổng điểm

Ảnh hưởng mạnh - ít ảnh hưởng (5-1)

NL kém - NL mạnh (5-1)

Bão

Lũ lụt

Lốc xoáy

Sét

Bước 1: Đánh giá hiểm họa thiên tai (Bài tập 2)

TT Yếu tố Điểm mạnh Điểm yếu Giải pháp khắc phục

1 Về nhân lực, cơ chế tổ chức-Con người (NLĐ)- Cơ chế tổ chức

2 Về tài sản:-Nhà xưởng, kho tàng-Máy móc, thiết bị-Nguyên liệu-Hàng hóa-Dịch vụ-Tài chính.

3 Về đối tác:-Kháchhàng-Nhà cung cấp.-Thị trường

Bước 2: Đánh giá điểm yếu/mạnh, phân tích mức độ RR và giải pháp khắc phục

(bài tập 3)

Lập kế hoạch phòng ngừa ứng phó với thiên tai

Để lập kế hoạch một cách hiệu quả các doanh nghiệp cần:

• Học cách xây dựng kế hoạch (qua các lớp tập huấn hoặc xem các tài liệu hướng dẫn.

• Nắm vững nghiệp vụ xây dựng kế hoạch kinh doanh, gắn kế hoạch SXKD với kế hoạch phòng ngừa và ứng phó với rủi ro thiên tai của doanh nghiệp.

• Xây dựng kế hoạch phù hợp với doanh nghiệp – thể hiện rõ trách nhiệm xã hội của doanh nghiệp (TNXHDN), kế hoạch hỗ trợ người lao động và cộng đồng trong tình huống thiên tai.

• Lập các bảng biểu chi tiết, phân công nhiệm vụ rõ ràng

Lập kế hoạch phòng ngừa ứng phó với thiên tai

1.Trước thiên tai: Giai đoạn phòng ngừa và chuẩn bị

2. Trong thiên tai: Giai đoạn ứng phó

3. Sau thiên tai: Khôi phục quay trở lại sản xuất

Giai đoạn phòng ngừa và chuẩn bị (trước thiên tai)

1. Các biện pháp giảm nhẹ (xem video về bão và lũ lụt)

2. Xây dựng kế hoạch ứng phó (bao gồm cả kế hoạch hỗ trợ cộng đồng và phục hồi sau thiên tai) – bài tập

3. Nhiệm vụ cụ thể trước mùa mưa bão và sẵn sàng đón bão

Các biện pháp giảm nhẹ

Nhóm giải pháp phi công trình gồm có:

• Nâng cao kiến thức, nhận thức và kỹ năng của công nhân viên trong doanh nghiệp về phòng ngừa và giảm nhẹ và khắc phục rủi ro thiên tai;

• Bố trí nhân lực đầy đủ với cơ chế tổ chức phù hợp, trách nhiệm rõ ràng để đảm nhận nhiệm vụ ứng phó thiên tai;

• Bố trí nguồn tài chính đầy đủ và ổn định để đảm bảo các hoạt động quản lý rủi ro thiên tai được thực hiện tốt;

• Đa dạng hóa nguồn cung cấp, bố trí nguồn nguyên, nhiên liệu dự phòng để đảm bảo không bị gián đoạn khi có thiên tai xảy ra;

Các biện pháp giảm nhẹ (tt)

• Bố trí mùa vụ thích hợp, điều chỉnh kế hoạch sản xuất, kế hoạch dự trữ/bảo quản sản phẩm để có nguồn cung ổn định;

• Đa dạng hóa các đối tác, chia sẻ rủi ro, hình thành mạng lưới tương trợ, hợp tác khi có thiên tai xảy ra;

• Có tính đến yếu tố thiên tai khi lập kế hoạch phát triển thị trường nhằm đảm bảo tiêu thụ ổn định.

Các biện pháp giảm nhẹ (tt)

Nhóm giải pháp kỹ thuật và công trình tập trung :

• Lựa chọn vị trí, địa hình an toàn cho các công trình xây dựng như nhà xưởng, của hàng, kho bãi, văn phòng điều hành, trạm y tế, trạm điện và khu ký túc xá công nhân....

• Thiết kế các hệ thống sản xuất, các công nghệ hiện đại để làm tăng độ an toàn và bảo dưỡng cho các công trình xây dựng: văn phòng, nhà xưởng, kho tàng...

• Có hệ thống cảnh báo với thiết kế phù hợp và được bảo dưỡng thường xuyên

• Hệ thống thông tin liên lạc có thể vận hành thông suốt trước, trong và sau thiên tai

Các biện pháp giảm nhẹ (tt)

• Hệ thống bảo quản, tạm trữ nguyên liệu, bảo quản, dự trữ sản phẩm

• Hệ thống phương tiện vận chuyển đồng bộ và có phương tiện dự phòng

• Chuẩn bị sẵn sàng các trang thiết bị cứu trợ, cứu nạn

• Áp dụng những nguyên tắc xây dựng phòng chống thiên tai

• Có quy hoạch về sử dụng đất và tài nguyên hợp lý.

• Tránh những nơi tập trung các yếu tố chịu rủi ro cao.

Xây dựng kế hoạch chuẩn bị ứng phó với thiên tai

Một số điểm cần lưu ý:

• Bản kế hoạch phải ngắn gọn, rõ ràng và dễ hiểu

• Bản kế hoạch phải có tính linh hoạt: có thể điều chỉnh một cách nhanh chóng và dễ dàng

• Phải kiểm tra lại bản kế hoạch và điều chỉnh, cập nhật thường xuyên (nếu cần)

• Các hoạt động này cần lồng ghép vào các hoạt động thường ngày của doanh nghiệp

• Tất cả các nhân viên trong doanh nghiệp cần nắm rõ các hoạt động cụ thể trong bản kế hoạch

Những yêu cầu chi tiết của bảng kế hoạch trong tình huống khẩn cấp

Những hoạt động cần chuẩn bị trước khi xảy ra bão từ 4 – 5 ngày:

Trước bão 3 ngày nếu cấp gió <=4; cấp gió từ 5-7 thì cần làm gì và cấp gió trên cấp 8 thì cần làm gì? 

Trong khi xảy ra bão:

Chủ yếu tuần tra, bảo vệ tòa nhà, thiết bị, cơ sở vật chất và báo cáo tình hình diễn biến đến các bên liên quan.

Ứng cứu những hư hỏng trong điều kiện cho phép, đảm bảo an toàn tính mạng của các thành viên trong nhóm ứng trực. 

Những yêu cầu chi tiết của bảng kế hoạch trong tình huống khẩn cấp

Sau khi bão tan:

• Các hoạt động cụ thể cần tiến hành

• Dọn dẹp, sửa chữa …

• Chuẩn bị điều kiện phục hồi sản xuất kinh doanh.

• Yêu cầu: tất cả những cá nhân liên quan cần nắm chi tiết những việc cần làm và biết cách thực hiện trong thời gian nhanh nhất. Cần thường xuyên rà soát và điều chỉnh, bổ sung nếu cần thiết.

Mục đích của diễn tập và tập huấn

Cung cấp thông tin, kiến thức và kỹ năng giúp nhân viên thay đổi hành vi.

Xây dựng văn hóa “sẵn sàng chuẩn bị ứng phó” cho DN.

Làm cơ sở để bổ sung nhằm hoàn thiện các phương án trong kế hoạch ứng phó.

Các hình thức diễn tập

Diễn tập từng phầnTrong điều kiện nguồn lực hạn chế có thể diễn

tập từng phương án trong kế hoạch ứng phó (ví dụ: sơ tán nhân viên hoặc bảo vệ và di dời tài sản…).

Diễn tập tổng thểTrong điều kiện nguồn lực cho phép có thể huy

động diễn tập tổng thể bao gồm tất cả các phương án trong kế hoạch ứng phó.

Giai đoạn ứng phó (trong thiên tai)Bài tập 5

1. Đội trực ứng cứu

2. Các số ĐT cần thiết

3. Các vật dụng, dụng cụ sẵn sàng

Giai đoạn phục hồi (sau thiên tai)

• Hỗ trợ các cá nhân và gia đình NLĐ bị thiệt hại trong thiên tai (lương thực, thực phẩm,nước sạch, áo quần và các vật dụng gia đình khác liên quan) • Sửa chữa và tu bổ lại các công trình SX thiết yếu. • Thu dọn rác,làm thông đường sá, khai thôngcác hệ thống thoát nước.• Truyền thông nâng cao nhận thức, đề phòngdịch bệnh và vệ sinh môi trường.• Đưa máy móc, thiết bị, NVL về vị trí sản xuất.• Chuẩn bị đủ các điều kiện để vận hành đi vào SX bình thường.

Ví dụ (DN dệt may)

• Tập trung lực lượng tổng vệ sinh.

• Khắc phục các thiệt hại xảy ra.

• Tháo tôn và dây neo che chắn các cửa.

• Đưa các bao cát trên mái xuống kho và bảo quản dùng lần sau.

• Kiểm tra nguồn và hệ thống điện.

• Kiểm tra lại máy móc thiết bị.

• Kiểm tra và hoàn trả thành phẩm và bán thành phẩm về vị trí ban đầu.

KẾ HOẠCH PHỤC HỒI CƠ SỞ VẬT CHẤT :

• Phục hồi từng phần.

• Phục hồi toàn bộ.

• Xây dựng mới.

TÀI CHÍNH CHO PHỤC HỒI :• Bảo hiểm đền bù.

• Dự trữ của doanh nghiệp.

• Vay các tổ chức và cá nhân.

• Nhà nước tài trợ.

• Các nguồn khác.

Một số điểm khác cần lưu ý khi xây dựng kế hoạch

• Đảm bảo là mọi người đều đang sử dụng bản kế hoạch mới nhất với đầy đủ thông tin được cập nhật (ghi ngày tháng cập nhật)

• Sao chụp và phân phát bản bản kế hoạch cho những người có trách nhiệm liên quan trong bản kế hoạch.

• Những thông tin mật (nếu có) cần đánh dấu và lưu giữ riêng

• Giao cho một số cán bộ chịu trách nhiệm ghi chép lại các hoạt động xảy ra trong tình huống khẩn cấp (cung cấp thông tin và các quyết định cần thiết) để rút kinh nghiệm và điều chỉnh kế hoạch cho các đợt sau