peut-on faire du lean dans les bureaux ?

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Admin Efficiency – April 05

Peut-on faire du lean dans les bureaux ?

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Peut-on faire du lean dans les bureaux ?

Oui !

Après avoir mis en oeuvre le lean en production, puis en R&D, Faurecia a démarré un programme dans les bureaux en 2004

Cible = les grandes fonctions support :

• Finance - Compta,

• RH,

• Services Généraux,

• Achats,

• Informatique

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Approche Faurecia

identification des gaspillages / optimisation des process (chantiers hoshin)

amélioration continue au travers de GAPs

optimisation des macro-process imposés par le Groupe (ex reporting)

Macro process

GapsLocaloptimization

Groupe

Local

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Comment fonctionnent nos GAPs ?

Identification de l'équipe et du GAP leader

Quels sont les Fournisseurs, Produits et Clients du GAP ?

Le GAP s'appuie alors sur 2 outils fondamentaux (l'un ou l'autre ou la combinaison des 2) :

• Un tableau de marche : suivi quotidien des chantiers ou tâches en cours

• Des indicateurs de performance mesurant la productivité de l'équipe

Le GAP se réunit quotidiennement (Top 5) ou une fois par semaine (Top 30)

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Comment fonctionnent nos GAPs ?

Discussion sur avancement tableau de marche

Identification des concerns, causes et contre mesures

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Sur quoi nos chantiers ont-ils porté ?

Sur les process où les tâches peuvent être considérées comme récurrentes, régulières, et sur lesquelles un benchmark interne peut être établi

Soit, dans un premier temps, sur :

• La comptabilisation des factures fournisseurs

• Le règlement fournisseurs

• L'administration des ventes (commandes, facturation)

• La clotûre des comptes

Autres pistes à court terme :

• La gestion des entrées, sorties ou mutations des employés

• La paie

• L'organisation de formations internes …

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Quels outils avons nous utilisés ?

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Mesure du not right first time et typologie des incidents

Analyse détaillée des causes d'incidents

Analyses de déroulement et "Brown paper" des flux

Spaghetti charts

Mise en oeuvre d'outils de management visuel

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Campagnes de mesures du not right first time

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Analyse de déroulement

Analyse de chaque étape d'un process en identifiant le type d'opération :

• opération,

• attente,

• déplacement,

• contrôle,

• Archivage

Mesure également du temps, des déplacements en mètres, de la fréquence etc …

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Analyse des flux, et gaspillages

Le process est décrit précisément, avec identification des attentes ou contrôles, en s'appuyant sur les analyses de déroulement

les pistes d'optimisation sont identifiées sur des post it orange ou rouge, les temps sont en vert

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Spaghetti charts

Le spaghetti chart vient étayer la description du process actuel et facilite l'identification des déplacements inutiles

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Management visuel des docs en attente

L'idée des tiroirs est bonne car elle permet de stocker les documents en attente de traitement, libérant ainsi l'espace de travail

Mais elle ne permet pas le management visuel des documents en attente

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Management visuel des docs en attente

Ici, les documents en attente de traitement sont plus visuels et permettent au responsable de réorienter les priorités le cas échéant

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Introduction des bacs rouges

Sur une équipe de 6 personnes, 5 traitent les factures, et stockent les documents à problème dans des bacs rouges. 1 personne s'occupe de vider les bacs rouges et de traiter les problèmes

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Résultats

10 GAPs mis en place au siège social

6 chantiers lancés en 3 mois avec une équipe de 2 personnes

Sur les chantiers réalisés, le potentiel de réduction des tâches identifié est de 25 à 30 %

NB : aucun investissement n'est requis pour concrétiser ces gains de productivité

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Clés du succès

Implication du management

Identification des causes du not right first time et correction du process amont à l'origine des retouches

Capacité à identifier et mettre en oeuvre les coups de tournevis qui débloqueront la situation :

• un rapport supplémentaire,

• la meilleure utilisation d'un outil,

• une simplification du process ou des contrôles

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Le muda sous la moquette :quelques exemples

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Le muda sous la moquette – retouches

C'est l'un des problèmes les plus récurrents dans l'administratif

On corrige le problème en aval sans essayer de remonter à la source ("je ne suis pas responsable", "je ne sais pas qui contacter", "de toutes façons, ils ne nous écoutent pas")

Exemple :

• Des factures comptabilisées trop tard pour permettre de règler à échéance avec une LCR, et qui obligent le service Trésorerie à modifier et passer en mode chèque

• Des réceptions en usine d'un BL tchèque où le n° de TVA est saisi par erreur comme numéro de BL faute de connaitre le terme tchèque pour BL. Résultat, rapprochement impossible.

• L'affectation d'un employé à une nouvelle entité légale n'est pas communiquée au fournisseur de réservations de voyages et la facture est émise sur la mauvaise entité

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Le muda sous la moquette – opérations inutiles

Duplications de saisies :

• Saisie de chiffres issus d'un système comptable dans un excel

• Afin de les retraiter

• Puis de les recopier dans un système de reporting et consolidation

Duplications de contrôles :

• 18 signataires pour un process d'autorisation d'investissement

• 6 signataires pour autoriser la modification d'un prix fournisseur dont l'évolution est déjà prévue contractuellement

• Contrôles des justificatifs de la note de frais fait par l'assistante du Département puis par la Comptabilité

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Le muda sous la moquette – attentes

Juste un exemple sur l'enregistrement des factures founisseurs :

• Lead time (entre date d'émission de facture et date d'enregistrement) : 15 jours

• Processing time (tri, contrôle, enregistrement) : 4 mn

• Différence = essentiellement des attentes :

- Au courrier

- Avant le tri de répartition des factures entre les différents opérateurs

- Après ce tri

- Après analyse par l'opérateur : attente de validation par le service concerné

- En retour de validation

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Conclusion

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Le challenge du lean dans l'administratif

Améliorer le taux du "right first time"

Et, une fois qu'on l'a fait, définir comment on peut le faire avec une personne en moins

peut-on faire du lean dans les bureaux ?

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