petrÓleos mexicanos y sus empresas productivas subsidiarias

PETRÓLEOS MEXICANOS Y SUS EMPRESAS PRODUCTIVAS SUBSIDIARIAS

• PEMEX ®

Catálogo de Disposición Documental 2018

Dirección Corporativa de Administración y Servicios

Subdirección de Servicios Corporativos

Área Coordinadora de Archivos

Gerencia de Servicios Generales

Subgerencia de Archivística y Gestión Documental

,,-- . Registro general y sistemático que establece los valores documentales, los plazos de conservación, la vigencia documental, la clasificación ·)L )

d, ""IT" o confid,n",lid,d y d d,,'no fin,] . i1 Iv ¡l. t::><

.. PEMEX

Catálogo de Disposición Documental 2018 ----------------------------------------------

Petróleos Mexicanos y sus Empresas Productivas Subsidiarias 2

.. PEMEX ,


Índice

1. Introducción ..... .. .... ... .... .. ............... ... ..... ....... .... .... ... ......... ... ... .......... .............. .... ........ .. .. ... .. ..... ........ ...... ....... 5

2. Objetivo general .. .......... ....... ..... ....... .................. .... ..... .. .................... ... .. .. .... ............... ....... ....... ..... ............... 9

Objetivos específicos .... ........ ... ............ .... .... .. ... .. ........ .... .. ... ... ...... ..... ...... ........ ......... ..... ....... ....... ..... ..... ..... ... ........... .. ... ..................... 9

3. Ámbito de aplicación ............. ..... .. .. .......... .. ...... ........ ................ ........ ............. .............. .................. ............ 11

4. Marco jurídico ... ......... ...... .... .................... .. .... ............... ......... ....... .... ......... ........ ......... ..... ....... .................... 13

En materia de transparencia, administración de archivos y gestión documental... ...... ............ ........ .. ................ 13

Normativa Básica de Petróleos Mexicanos y sus Empresas Productivas Subsidiarias .......................... ...... ... 13

5. Metodología de elaboración ... .. .. ... .. ... ... ..... ...... .. ............... ..... ... ............................................... ............... 23

Etapas de elaboración ........ ..... .... .......... .............. ........ ...... ..... ... ................. ....... ........... .... ... ..... ....... ... .... ......... ...................... .. ..... ..... 23

Acerca de Pemex .................. ...... ....... .... .... ............... ................... ...... .. .. .. ..... ............. .................................. ..... ...... ..... ............ ... ...... ... 27

5.1 Elementos del Catálogo de Disposición Documental (CAD ID O) ...... ...... ......... ......... .......... ........... ........ 29

5.2 Criterios de identificación de los niveles de clasificación archivística ................. ......... ......... .... ... ............. 30

5.3 Esquema de codificación ............... ....... ......... .................... ....... ....... ......... .......... ........ .... ... .......... .. ............ ......... .. .... ........ 34

5.4 Criterios de disposición documental ... .......... ... ................. ..... ......... .. .... ...... ............ ...... ...... ..... ... ........ ... ... .. ... ............ 35

5.5 Tipos de documentos que se producen o reciben en Pemex y sus EPS ................................................. 39

5.6 Políticas para el uso y aplicación del Catálogo de disposición documental (CADIDO) ................ .42

6. Formato e instructivo de uso del CADIDO ........... ......... ..... .............. .. .......... .. ..... ...... ... .......... .. .. ....... 47

7. Registro general del CADIDO ...... .. ................ .... ............ ...... ... .... ...... .. .. ..... ... ........... ....... .. ... ..... ........ ..... 55

7.1 Listado general de documentos de comprobación administrativa inmediata (DCA!) ..................... 83

7.2 Hoja de cierre ......... ................. ....... ............... .................. .. .. ... .. ....... ............ ...... ... ............ ........ ..... ...... ...... .... .. .. .... .. ... .. .......... 85

8. Control ... ...... ........ .... ......................................... ........ ....... .. ........ ... ... ...... .... ...... ........ .. ...... ...... .... ........ ........ .... 89

8.1 Aprobación de Pemex y sus EPS ......... ................ .......... .. .. .. ........ ....... ....... ...... .................. .... ............... .... .. ................. 89 t

8.2

8.3

8.4

Validación y dictaminación del A G N ..................................................................... .................. .. ......... .... .................. 89 ~ ,

Difusión ....... ........... ............. ....... ..... .... ........................... .. ................. ....... .. .. ....... .... .......... ..... .................................................. 90 i Implementación del CADIDO a través del Sistema de administración

hi , . . . . 1 A h ' arc V1stJ.ca UlstJ.tuClona e- r~ zvo ............................................................. .......... ....... ......... ..... .... ............................. D


.. PEMEX .


9. Anexos .. .. ......... ........... .................... ..................................................... .......... .... .................... ........... ....... ....... 93

9.1 Definiciones y conceptos en materia de archivística y gestión documentaL ....................................... 93

9.2

9.3

7J Fichas técnicas de valoración documental de los grupos documentales sustantivos ........ ... .......... ... 99

Evidencias representativas para la elaboración del Catálogo de Disposición Documental 2018.


• PEMEX , Catálogo de Disposición Documental 2018

1. Introducción

La documentación que generó Pemex como Entidad Paraestatal de 2004 a 2014 fue clasificada y organizada a partir de cinco instrumentos de control archivístico con enfoques clasificatorios y vigencias documentales distintos, con base en las disposiciones legales emitidas a nivel federal para la administración de los archivos gubernamentales.

En el marco de la Reforma Energética y de acuerdo con la nueva Ley de Petróleos Mexicanos, vigente a partir de 2014, Pemex inició un proceso de transformación que implicó la emisión y modificación de leyes para regular las nuevas actividades de la industria energética, que permitieron dar los pasos para su constitución como Empresa Productiva del Estado, cuyo objeto es la creación de valor económico y el incremento de los ingresos de la nación, con sentido de equidad y responsabilidad social y ambientaL

Este proceso de transformación para la empresa y para el país, permite a Pemex enfrentar con éxito la competencia en toda la cadena de valor. Para este proceso de transformaciones, Petróleos Mexicanos integró los siguientes ejes de acción:

Enfocar el portafolio de negocios a las actividades sustantivas y de alta rentabilidad;

Implementar un modelo de negocios basado en la gestión por procesos;

Establecer un sistema para la administración de la excelencia operativa y, finalmente,

Crear una cultura de alto desempeño.

En este contexto, en términos de la modificación de la naturaleza jurídica de Pemex como una empresa productiva del Estado\ en el mes de noviembre de 2014 el Consejo de Administración de Petróleos Mexicanos (CAPEMEX) aprobó la reorganización de Pemex y la transformación de los cuatro organismos subsidiarios en las EPS de Exploración y

t; / _.

1 Artículo 2 del Estatuto Orgánico de PeJ7JeX: "Petróleos Mexicanos es una empresa productiva del Estado, de propiedad exclusiva del GObiern~ Federal, con personalidad jurídica y patrimonio propios, que goza de autonomía técnica, operativa y de gestión, conforme a lo dispuesto en la Ley" .

Petróleos Mexicanos y sus Empresas Productivas Subsidiarias

FlEMEX " Catálogo de Disposición Documental 2018

Producción, y Transformación Industrial, así como la creación de CInCO EPS que eventualmente se transformaran en empresas filiales:

1. Perforación y Servicios

2. Logística

3. Fertilizantes

4. Etileno

5. Cogeneración y Servicios

En 2015, el CAPEMEX aprobó los acuerdos de creación de las nuevas empresas productivas subsidiarias, así como el Estatuto Orgánico de Petróleos Mexicanos2

,

tratándose de la reestructura más importante en décadas para Pemex, con la más reciente actualización publicada en el Diario Oficial de la Federación el pasado 5 de diciembre de 2017.

Las nuevas EPS tienen personalidad jurídica, patrimonio propio y autonomía técnica y operativa, y están sujetas a la conducción central, dirección estratégica y coordinación de Pemex. Su finalidad es la creación de valor económico y rentabilidad para el Estado mexicano, por lo que están habilitadas para llevar a cabo actividades en el país o en el extranjero.

En octubre de 2017, como parte del cambio de estrategia en las líneas de negocio, el Consejo de Administración de Petróleos Mexicanos autorizó la reorganización corporativa de Pemex y sus EPS y la transferencia de funciones y documentación de Pemex Cogeneración y Servicios a Pemex Transformación Industrial.

El Estatuto Orgánico de Petróleos Mexicanos vigente, estipula la estructura y organización básicas, así como las funciones que corresponden a las distintas áreas y líneas de negocio; con su expedición se evita la duplicidad de funciones y se asegura su alineación y congruencia con la nueva organización de Pemex.

Lo anterior implica la modificación de la estructura archivística de Petróleos Mexicanos y sus Empresas Productivas Subsidiarias, y por consiguiente la reorientación de su ¡j ¡ organización actual hacia una estructura archivística integral y flexible que busque la '7) interrelación entre procesos, con capacidad de adaptación a cambios futuros dentro de la v

Vresa.

2 Publicado en el Diario Oficial de la Federación el 28 de abril de 2015.


PEMEX< Catálogo de Disposición Documental 2018

Petróleos Mexicanos y sus Empresas Productivas Subsidiarias, reconocen que la información es un activo estratégico institucional, toda vez que los archivos constituyen la memoria de su actuación y el testimonio de las actividades diarias en el ejercicio de sus funciones y atribuciones.

Con la finalidad de cumplir con los principios rectores de la normatividad vigente en materia de Archivos y Transparencia, en particular con el artículo 12, fracción III de la Ley Federal de Archivos, y de contar con los instrumentos descriptivos y de control archivístico que permitan realizar el manejo adecuado de la documentación, su correcta disposición y accesibilidad, la Subdirección de Servicios Corporativos, como Área Coordinadora de Archivos por designación de la Dirección General de Pemex y con la aprobación del Comité de Transparencia, pone a disposición de las áreas administrativas el Catálogo de Disposición Documental (CAD IDO) de Petróleos Mexicanos y sus Empresas Productivas Subsidiarias 2018.

El Catálogo es el instrumento de control archivístico actualizado y constituido por las diversas unidades productoras que establecieron los valores documentales primarios (administrativo, legal, fiscal o contable) que por su naturaleza poseen los documentos; las vigencias documentales (plazos de conservación); así como el destino final de los documentos conforme al ciclo vital de la documentación y en su caso, a los valores secundarios (informativo, evidencial o testimonial), mediante la determinación de los criterios establecidos por el Archivo General de la N ación, a partir de la valoración primaria y secundaria para establecer los parámetros de utilidad, de transferencia, de depuración y en su caso, de conservación de la documentación, de acuerdo con sus usos específicos.

El presente CADIDO, permitirá regular de manera general y sistemática el tratamiento, gestión y conservación documental de Pemex y sus EPS, ya que es un instrumento de carácter normativo que tiene como finalidad unificar de manera eficaz el adecuado manejo de la información de la que somos depositarios y que servirá como una herramienta de apoyo para que el personal involucrado en la producción, organización y conservación de los documentos de archivo, los organice, conserve y custodie de manera controlada en las eta~as, e.n que se encuentren dentro del ciclo vital del documento: trámite, concentración~:¡. o histonco. \J

El presente Catálogo de disposición documental anula y reemplaza todas y cada '1 una de las versiones anteriores a éste.

V' Q


.. PEMEX ,,-



PEMEX , Catálogo de Disposición Documental 2018

2. Objetivo general

Regular y unificar la disposición de los documentos conforme a su ciclo vital a través de un instrumento de control arcruvístico que consolide el valor documental, los plazos de conservación, las técnicas de selección y el destino final de cada una de las series documentales producidas por las áreas de Petróleos Mexicanos y sus Empresas Productivas Subsidiarias para garantizar su organización, conservación y custodia; así como propiciar la adecuada, fundada y oportuna toma de decisiones en apego a la normatividad vigente aplicable.

Objetivos específicos

Precisar las directrices para los flujos de información de los procesos de Pemex, mediante la elaboración de una herramienta de trabajo en materia de disposición documental basada en la identificación precisa de las series documentales y en la valoración de su información.

Definir los valores y las vigencias de las series documentales con el objeto de evitar la acumulación excesiva de documentos y expedientes en las áreas de arcruvo, estableciendo niveles de pertenencia, uso, autorización y disposición final, mejorando en forma continua el aprovechamiento de la información.

Establecer el ciclo de vida de la documentación promoviendo su guarda, uso, custodia, seguridad, disponibilidad y manejo transparente de forma homologada.

Proveer información administrada institucionalmente que satisfaga los requerimientos normativos y del negocio, mediante el uso de un instrumento que permita ubicar la documentación útil para el trámite, las gestiones institucionales e intercambio de información de manera confiable y oportuna, como activo estratégico que agrega valor y permite obtener ventajas comparativas.

Facilitar la circulación de los arcruvos durante el ciclo de vida de la ¡-) documentación, su transferencia sistemática y controlada al arcruvo de ~ concentración, así como su destino final.

t/etróleos Mexicanos y sus Empresas Productivas Subsidiarias

A (:JEMEX ,




3. Ámbito de aplicación

El Catálogo de Disposición Documental y los criterios previstos en el presente documento son de observancia y aplicación general para el personal involucrado en la producción, organización y conservación de los documentos de archivo en cualquier soporte dentro del ciclo vital del documento (trámite, concentración o histórico), en las áreas de Petróleos Mexicanos y sus Empresas Productivas Subsidiarias, en el ejercicio de sus atribuciones y responsabilidades, las cuales deberán administrar sus archivos con base en los siguientes principios3:

Conservación: Adoptar las medidas de índole técnica, administrativa, ambiental y tecnológica para la adecuada preservación de los archivos;

Procedencia: Conservar el orden original de cada fondo documental producido por Pemex y sus EPS en el desarrollo de sus actividades institucionales y del negocio, para distinguirlo de otros fondos semejantes;

Integridad: Garantizar que los documentos de archivo sean completos y veraces para reflejar con exactitud la información contenida; y

Disponibilidad: Adoptar medidas pertinentes para la localización de los documentos de archivo.

,

{ Q

~/ArtíCUIO 5 de la Ley Federal de Archivos, publicada en el Diario Oficial de la Federaciótl el 23 de enero de 2012.


• PEMEX . Catálogo de Disposición Documental 2018


PEMEX ., Catálogo de Disposición Documental 2018

4. Marco jurídico

En materia de transparencia, administración de archivos y gestión documental

La Constitución Política de los Estados Unidos Mexicanos, establece en su Artículo sext04

que, para el ejercicio del derecho de acceso a la información, los sujetos obligados deberán preservar sus documentos en archivos administrativos actualizados, por lo que en Petróleos Mexicanos y sus Empresas Productivas Subsidiarias este mandato se realiza cumpliendo con el siguiente marco jurídico:

- Ley General de Transparencia y Acceso a la Información Pública - Ley General de Protección de Datos Personales en Posesión de Sujetos

Obligados - Ley Federal de Transparencia y Acceso a la Información Pública y su

Reglamento - Ley Federal de Archivos - Reglamento de la Ley Federal de Archivos - Lineamientos para la Organización y Conservación de Archivos - Lineamientos Generales para la Organización y Conservación del Poder

Ejecutivo Federal - Disposiciones Generales en las materias de Archivos y de Gobierno Abierto

para la Administración Pública Federal y su Anexo Único

Normativa Básica de Petróleos Mexicanos y sus Empresas Productivas Subsidiarias5

a) Normativa externa \

- Constitución Política de los Estados Unidos Mexicanos tI 4 CPEUM, Articulo 6, apartado A, fracción V. q:; Fuente: Marco Normativo www.pemex.com

U Petróleos Mexicanos y sus Empresas Productivas Subsidiarias

o 13


Códigos:

- Código Civil Federal - Código de Comercio - Código Penal Federal

Leyes:

- Ley de Asociaciones Público-Privadas - Ley de Comercio Exterior - Ley de Desarrollo Social - Ley de Energía para el Campo - Ley de Expropiación - Ley de Hidrocarburos - Ley de Ingresos de la Federación para el ejercicio fiscal que corresponda - Ley de Ingresos sobre Hidrocarburos - Ley de Inversión Extranjera - Ley de la Agencia Nacional, Seguridad Industrial y de Protección al Medio

Ambiente del Sector Hidrocarburos - Ley de la Comisión Nacional para el Desarrollo de los Pueblos Indígenas - Ley de la Propiedad Industrial - Ley de los Órganos Reguladores Coordinados en Materia Energética - Ley de Navegación y Comercio Marítimos - Ley de Petróleos Mexicanos - Ley de Planeación - Ley de Transición Energética - Ley de Vertimientos en las Zonas Marinas Mexicanas - Ley del Fondo Mexicano del Petróleo para la Estabilización y el Desarrollo - Ley del Impuesto al Valor Agregado - Ley del Impuesto sobre la Renta - Ley del Mercado de Valores - Ley Federal de Competencia Económica - Ley Federal de Presupuesto y Responsabilidad Hacendaria - Ley Federal de Procedimiento Administrativo - Ley Federal de Responsabilidad Ambiental - Ley Federal de Responsabilidad Patrimonial del Estado - Ley Federal del Trabajo - Ley Federal sobre Metrología y Normalización - Ley General de Bienes Nacionales - Ley General de Cambio Climático

7/ P,"ól,o< M,úQoo, y M Emp'~" Peod",tiv" S"b,id¡~¡" /)

PEMEX: Catálogo de Disposición Documental 2018

- Ley General de Deuda Pública - Ley General de Responsabilidades Administrativas - Ley General de Sociedades Mercantiles - Ley General del Equilibrio Ecológico y la Protección al Ambiente - Ley General del Sistema Nacional Anticorrupción - Ley General para la Prevención y Gestión Integral de los Residuos - Ley Minera - Ley Orgánica de la Administración Pública Federal - Ley para el Aprovechamiento de Energías Renovables y el Financiamiento de la

Transición Energética - Ley para el Aprovechamiento Sustentable de la Energía - Ley Reglamentaria del Artículo 27 Constitucional en el Ramo del Petróleo

Reglamentos:

- Reglamento de Gas Licuado de Petróleo - Reglamento de Gas Natural - Reglamento de la Ley de Asociaciones Público-Privadas - Reglamento de la Ley de Comercio Exterior - Reglamento de la Ley de Hidrocarburos - Reglamento de la Ley de Ingresos sobre Hidrocarburos - Reglamento de la Ley de Inversión Extranjera y del Registro Nacional de

Inversiones Extranjeras - Reglamento de la Ley de la Propiedad Industrial - Reglamento de la Ley de Navegación y Comercio Marítimos - Reglamento de la Ley de Petróleos Mexicanos - Reglamento de la Ley de Transición Energética - Reglamento de la Ley del Impuesto al Valor Agregado - Reglamento de la Ley del Impuesto sobre la Renta - Reglamento de la Ley Federal de Competencia Económica - Reglamento de la Ley Federal de Presupuesto y Responsabilidad Hacendaria - Reglamento de la Ley Federal sobre Metrología y Normalización - Reglamento de la Ley General de Cambio Climático en Materia del Registro

N acional de Emisiones - Reglamento de la Ley General del Equilibrio Ecológico y la Protección al

Ambiente en Materia de Áreas Naturales Protegidas - Reglamento de la Ley General del Equilibrio Ecológico y la Protección al

Ambiente en Materia de Autorregulación y Auditorías Ambientales - Reglamento de la Ley General del Equilibrio Ecológico y la Protección al

Ambiente en Materia de Evaluación del Impacto Ambiental

~ Petróleos Mexicanos y sus Empresas Productivas Subsidiarias 15

f-IEMEX , Catálogo de Disposición Documental 2018

- Reglamento de la Ley General del Equilibrio Ecológico y la Protección al Ambiente en Materia de Ordenamiento Ecológico

- Reglamento de la Ley General del Equilibrio Ecológico y la Protección al Ambiente en Materia de Prevención y Control de la Contaminación de la Atmósfera

- Reglamento de la Ley General del Equilibrio Ecológico y la Protección al Ambiente en Materia de Registro de Emisiones y Transferencia de Contaminantes

- Reglamento de la Ley General para la Prevención y Gestión Integral de los Residuos

- Reglamento de la Ley Minera - Reglamento de la Ley para el Aprovechamiento de Energías Renovables y el

Financiamiento de la Transición Energética - Reglamento de la Ley para el Aprovechamiento Sustentable de la Energía - Reglamento de la Secretaría de la Función Pública - Reglamento de las actividades a que se refiere el Título Tercero de la Ley de

Hidrocarburos - Reglamento del Instituto de Administración y Avalúos de Bienes Nacionales - Reglamento Federal de Seguridad y Salud en el Trabajo - Reglamento Federal de Seguridad, Higiene y Medio Ambiente de Trabajo - Reglamento Interior de la Agencia Nacional de Seguridad Industrial y de

Protección al Medio Ambiente del Sector Hidrocarburos - Reglamento Interior de la Secretaría de Energía - Reglamento Interior de la Secretaría de Hacienda y Crédito Público - Reglamento Interior de la Secretaría de la Función Pública - Reglamento Interno de la Comisión Nacional de Hidrocarburos - Reglamento Interno de la Comisión Reguladora de Energía - Reglamento para el Transporte Terrestre de Materiales y Residuos Peligrosos - Reglamento para Prevenir y Controlar la Contaminación del Mar por

Vertimiento de Desechos y otras Materias

N ormatividad Internacional:

- Acuerdo entre los Estados Unidos Mexicanos y los Estados Unidos de América Relativo a los Yacimientos Transfronterizos de Hidrocarburos en el Golfo de México

- Convenio Internacional para la Seguridad de la Vida Humana en el Mar, 1974 - Convenio Internacional para Prevenir la Contaminación de las Aguas del Mar . por Hidrocarburos, 1969

~ ,V P,.óleo. M,"'~n~ y '0' Emp",~ Pwdo,ti~" Soh"di,"" 16


- Convenio Internacional para Prevenir la Contaminación por los Buques 1973 y su Protocolo de 1978 (MARPOL 1973/1978)

- Convenio Internacional sobre Cooperación, Preparación y Lucha contra la ContaITÚnación por Hidrocarburos, 1990 (OPRC/1990)

- Convenio sobre la Prevención de la Contaminación del Mar por Vertirrúento de Desechos y Otras Materias, 1972

- Protocolo Correspondiente al Convenio Internacional sobre la Constitución de un Fondo Internacional de Indemnización de Daños causados por la ContaITÚnación de Hidrocarburos, 1971

- Protocolo correspondiente al Convenio Internacional sobre Responsabilidad Civil por Daños Causados por la ContaITÚnación de las Aguas del Mar por Hidrocarburos, 1969

- Protocolo de 1978 Relativo al Convenio Internacional para la Seguridad de la Vida Humana en el Mar, 1974 (SOLAS/PROT 1978)

- Protocolo de 1988 para la Represión de Actos I11citos contra la Seguridad de las Plataformas Fijas Emplazadas en la Plataforma Continental (SUA/PROT 1988)

- Protocolo de 1992 que enITÚenda el Convenio Internacional sobre la Constitución de un Fondo Internacional de Indemnización de Daños Debidos a la Contaminación por Hidrocarburos, 1971 (FUND /PROT)

- Protocolo de 1992 que enITÚenda el Convenio Internacional sobre Responsabilidad Civil Nacida de Daños debidos a la Contaminación por Hidrocarburos, 1969 (CLC/PROT 1992)

- Protocolo de 1996 Relativo al Convenio sobre la Prevención de la ContaITÚnación del Mar por Vertirrúento de Desechos y Otras Materias de 1972, en su Forma Enmendada (pROT /LC/1996)

- Protocolo de Kyoto de la Convención Marco de las Naciones Unidas sobre Cambio Climático

- Protocolo de Montreal Relativo a las Sustancias que agotan la Capa de Ozono - Tratado de Libre Comercio de América del Norte, Capítulo X Compras del

Sector Público

De la Administración Pública Federal, políticas, disposiciones y manuales:

- Acuerdo que tiene por Objeto EITÚtir las Po11ticas y Disposiciones para la Estrategia Digital Nacional, en Materia de Tecnologías de la Información y Comunicaciones, y en la de Seguridad de la Información, así como Establecer el Manual Administrativo de Aplicación General en Dichas Materias, EITÚtido por ¡) la Secretaría de la Función Pública y Publicado en el Diario Oficial de la ~~ ~ Federación e18 de mayo de 2014 ~

ti Petróleos Mexicanos y sus E mpresas Productivas Subsidiarias ,~- ·1

PEMEX " Catálogo de Disposición Documental 2018

Decretos:

- Decreto por el que se aprueba el Plan Nacional de Desarrollo 2013-2018, emitido por el Ejecutivo Federal y publicado en el Diario Oficial de la Federación el 20 de mayo de 2013

- Decreto por el que se aprueba el Programa Sectorial de Energía 2013-2018

Lineamientos:

- Lineamientos de Protección de Datos Personales - Lineamientos Generales para la Clasificación y Desclasificación de Información

de las Dependencias y Entidades de la Administración Pública Federal - Lineamientos que Deberán Observar las Dependencias y Entidades de la

Administración Pública Federal en el Envío, Recepción y Trámite de las Consultas, Informes, Resoluciones, Criterios, Notificaciones y Cualquier otra Comunicación que Establezcan con el Instituto Federal de Acceso a la Información Pública

- Lineamientos que Deberán Observar las Dependencias y Entidades de la Administración Pública Federal en la Recepción, Procesamiento y Trámite de las Solicitudes de Acceso a la Información Gubernamental que Formulen los Particulares, así como en su Resolución y Notificación, y la Entrega de la Información en su Caso, con Exclusión de las Solicitudes de Acceso a Datos Personales y su Corrección

- Lineamientos que Deberán Observar las Dependencias y Entidades de la Administración Pública Federal en la Recepción, Procesamiento, Trámite, Resolución y Notificación de las Solicitudes de Acceso a Datos Personales que Formulen los Particulares, con Exclusión de las Solicitudes de Corrección de Dichos Datos

- Lineamientos que Deberán Observar las Dependencias y Entidades de la Administración Pública Federal para Notificar al Instituto de Acceso a la Información Pública los Índices de Expedientes Reservados

- Lineamientos que Habrán de Observar las Dependencias y Entidades de la Administración Pública Federal para la Publicación de las Obligaciones de Transparencia Señaladas en el artículo 7 de la Ley Federal de Transparencia y

il'eso a la Información Pública


f=lEMEX : Catálogo de Disposición Documental 2018

Otras normativas:

- Presupuesto de Egresos de la Federación, para el Ejercicio Fiscal corriente - Plan Nacional de Desarrollo y Programas Sectoriales

b) Normativa interna

La Normativa Interna se actualiza de manera permanente, por lo que las que a continuación se enuncian son sólo una referencia general.

Politicas:

- Políticas y Procedimientos de Administración de Recursos Humanos y Relaciones Laborales

- Políticas y Lineamientos del Proceso Regulatorio en Petróleos Mexicanos y Organismos Subsidiarios

- Políticas Generales en Materia de Presupuesto para Petróleos Mexicanos y sus Empresas Productivas Subsidiarias

- Políticas Generales de Administración de Riesgos Financieros en Petróleos Mexicanos y Organismos Subsidiarios

- Políticas Generales de Comercialización en Petróleos Mexicanos y Organismos Subsidiarios

- Políticas Generales de Administración y Disposición de Bienes Muebles e Inmuebles de Petróleos Mexicanos y sus Empresas Productivas Subsidiarias

- Políticas y Lineamientos para el Ejercicio de la Función Jurídica Institucional en Petróleos Mexicanos, sus Empresas Productivas Subsidiarias y en su caso, Empresas Filiales

- Políticas y Lineamientos para la Gestión de la Licencia Social para Operar de Petróleos Mexicanos, sus Empresas Productivas Subsidiarias y, en su caso, Empresas Filiales

Lineamientos:

- Lineamientos de Crédito para Venta de Productos y Servicios - Lineamientos Generales de Administración de Riesgos Financieros en

Petróleos Mexicanos y Organismos Subsidiarios - Lineamientos para la Programación, Planeación, Ejecución y Control de los

Simulacros de los Planes de Respuesta a Emergencias - Lineamientos que regulan el Sistema de Control Interno de Petróleos ~exicanos, sus Empresas Productivas Subsidiarias y Empresas Filiales

Petróleos Mexicanos y sus Empresas Productivas Subsidiarias , , 19


- Lineamientos Generales de Tesorería para Petróleos Mexicanos y Organismos Subsidiarios

- Lineamientos para Estimar los costos derivados de los Accidentes e Incidentes en Petróleos Mexicanos y Organismos Subsidiarios

- Lineamientos para la Administración V ehicular en Petróleos Mexicanos y Organismos Subsidiarios

- Lineamientos para la Emisión, U so, Registro y Control de Certificados Digitales para Firma Electrónica PEMEX en Petróleos Mexicanos y Organismos Subsidiarios

- Lineamientos para la Medición Anual del Valor Económico de Petróleos Mexicanos y de los Proyectos que ejecute

- Lineamientos para la Organización y Funcionamiento de los Servicios Multidisciplinarios de Salud en el Trabajo en Petróleos Mexicanos y Organismos Subsidiarios

- Lineamientos para realizar Análisis de Riesgos de Proceso, Análisis de Riesgos de Seguridad Física, en Instalaciones de Petróleos Mexicanos y Organismos Subsidiarios

Criterios:

- Criterios y Lineamientos en Materia de Donativos y Donaciones de Petróleos Mexicanos y Organismos Subsidiarios

Contratos:

- Contrato Colectivo del Trabajo celebrado entre el Sindicato de Trabajadores Petroleros de la República Mexicana y Petróleos Mexicanos por sí y en representación de sus Empresas Productivas Subsidiarias

Reglamento:

- Reglamento de Trabajo del Personal de Confianza de Petróleos Mexicanos y sus Empresas Productivas Subsidiarias

Disposiciones:

- Disposiciones sobre las características generales y políticas para la contratación de obligaciones constitutivas de deuda pública de Petróleos Mexicanos y Empresas Productivas Subsidiarias

- Disposiciones de austeridad en el gasto y uso de recursos, para Petróleos Mexicanos y sus Empresas Productivas Subsidiarias

ti D ~

Petróleos Mexicanos y sus Empresas Productivas Subsidiarias /_ 20

• PEMEX" Catálogo de Disposición Documental 2018

Reglas:

- Reglas para fijar y ajustar los Precios y Tarifas de los Bienes y Servicios que Comercializa Petróleos Mexicanos y sus Empresas Productivas Subsidiarias

- Reglas para la operación del sistema de información de proveedores y contratistas de Petróleos Mexicanos y sus Empresas Productivas Subsidiarias

Acuerdos de Creación (Publicados en el DOF el 28 de abril de 2015):

- Acuerdo de Creación de la Empresa Productiva Subsidiaria de Petróleos Mexicanos, denominada Pemex Exploración y Producción

- Acuerdo de Creación de la Empresa Productiva Subsidiaria de Petróleos Mexicanos, denominada Pemex Transformación Industrial

- Acuerdo de Creación de la Empresa Productiva Subsidiaria de Petróleos Mexicanos, denominada Pemex Etileno

- Acuerdo de Creación de la Empresa Productiva Subsidiaria de Petróleos Mexicanos, denominada Pemex Fertilizantes

- Acuerdo de Creación de la Empresa Productiva Subsidiaria de Petróleos Mexicanos, denominada Pemex Logística

- Acuerdo de Creación de la Empresa Productiva Subsidiaria de Petróleos Mexicanos, denominada Pemex Perforación y Servicios

- Acuerdo de Creación de la Empresa Productiva Subsidiaria de Petróleos Mexicanos, denominada Pemex Cogeneración y Servicios

Estatutos:

- Estatuto Orgánico de Petróleos Mexicanos - Estatuto Orgánico de Pemex Exploración y Producción - Estatuto Orgánico de Pemex Transformación Industrial - Estatuto Orgánico de Pemex Etileno - Estatuto Orgánico de Pemex Fertilizantes - Estatuto Orgánico de Pemex Logística - Estatuto Orgánico de Pemex Perforación y Servicios V E statuto Orgánico de Pemex Cogeneración y Servicios'

6 Acuerdo No. CA-098/2017 de Consejo de Administración de Petróleos Mexicanos, 1.7 Reorganización Corporativa por cambio de la estrategia institucional de Pemex y sus EPS para la transferencia de funciones y documentación de Pemex Cogeneración y Servicios a Pemex Transformación Industrial.


A PEMEX "




5. Metodología de elaboración

La elaboración del Catálogo de Disposición Documental 2018 se realizó con base en la metodología archivística establecida por el Archivo General de la Nación7 y las disposiciones aplicables en la materia, su desarrollo se llevó a cabo en cuatro etapas.

Etapas de elaboración

Primera etapa: Identificación. En esta etapa se realizó la investigación y análisis de las características de los elementos esenciales que constituyen la serie documental, la función, el área productora y el documento de archivo, vinculando los procesos institucionales a la estructura archivística; proceso que permitió elaborar el Cuadro General de Clasificación Archivística (CGCA) , que es el primer instrumento básico de control archivístico que refleja la producción documental con base en las atribuciones y funciones de cada empresa productiva del Estado. Los resultados de este proceso permitieron:

- Compilar las normas que controlan la circulación interna y externa de los documentos en la fase de producción activa, así como la información institucional, es decir, reunir las disposiciones legales, actos administrativos y demás disposiciones relativas a la creación y a los cambios estructurales de las empresas productivas del Estado.

- Identificar la estructura interna y analizar más de 4,300 funciones de la empresa productiva del Estado Pemex y de sus Empresas Productivas Subsidiarias, mediante la revisión de manuales de procedimientos, organigramas y estatutos orgánicos.

- Entrevistar a los titulares de área responsables de la información en el ámbito institucional, a los responsables de archivo de trámite y personal de las áreas productoras, quienes en conjunto conocen y utilizan la documentación, con la finalidad de analizar las disposiciones legales y establecer los valores, vigencias y el ~I destino final de cada una de las series documentales, a través de las fichas técnicas , . de valoración documental.

IlIstructivo para la elaboraciól/ del Catálogo de disposiciótI doCtlmel/taL Archivo General de la Nación, 2004, fecha de actualización: 16 de abril 2012. Acuerdo: 2.3/10


PEMEX -Catálogo de Disposición Documental 2018

- Ubicar la procedencia institucional de la documentación mediante el examen del Modelo Operativo Basado en Administración por Procesos8 (MOBAP) para identificar el ente que generó la documentación y, en consecuencia, de la función de la cual deriva en relación directa.

- Efectuar una descripción que comprenda el contenido informativo, la relación entre serie y función, común o sustantiva, el periodo que cubre la información y la relación entre la serie en cuestión con otras series y otras fuentes de información afines.

Por la dimensión de la empresa, los trabajos se desarrollaron con la valiosa colaboración y apoyo de los titulares de las áreas de Pemex y sus EPS, mediante la realización de mesas de trabajo a nivel nacional a través de video conferencias y visitas a los centros de trabajo ubicados en todo el país.

Segunda etapa: Valoración. En esta etapa, el equipo de trabajo interdisciplinario y las áreas productoras de la documentación realizaron el análisis e identificación de los valores primarios (administrativo, legal, fiscal y contable) y los valores secundarios (informativo, evidencialo testimonial), a través de la aplicación de los principios y criterios establecidos en materia archivistica para fijar los parámetros de utilidad de los documentos, y se establecieron la vigencias documentales (plazos de permanencia en los archivos de trámite y de concentración), los procesos de transferencia y disposición final.

Asimismo, con base en las necesidades institucionales y del negocio se identificaron con claridad los documentos con valor permanente que serán trasladados de manera sistemática y controlada, mediante transferencia secundaria y definitiva al Archivo Histórico de Pemex.

Como resultado, en esta etapa se elaboró un repertorio de Fichas Técnicas de Valoración Documental que permitieron identificar y establecer el contexto de cada una de las series documentales que integran el CADIDO y contar con el análisis comparativo de series complementarias (a) y paralelas (b) de las distintas áreas administrativas, ubicando su procedencia.

Tercera etapa: Regulación. En esta etapa se integró el Catálogo de Disposición Documental de Pemex y sus EPS 2018 en el formato determinado, precisando la / descripción del área de contexto (identificación) establecida en las Fichas técnicas de J / valoración documental que reflejan los plazos de conservación y las técnicas de selección Lo

rJ . El MOBAP '00""= lo. p"""o, d, P,mo. y '0' Emp",~ P"do,ti." Sob"dirui" '00 00 ,ofoqo, ",o~~,"¡, , 60 d, ,lio",lo,' O 1m; objetivos, misión y visión institucionales. ~

/'f Petróleos Mexicanos y sus Empresas Productivas Subsidiarias ~. 24

PEMEX ,. Catálogo de Disposición Documental 2018

de los documentos en cada uno de los momentos del ciclo vital y que pennitirán controlar su accesibilidad, trazabilidad y regular su transferencia oportuna.

Cuarta etapa: Control. En esta etapa se presentó para aprobación del Comité de Transparencia de Pemex, el CADIDO integrado con los elementos descritos en la etapa de regulación. Una vez autorizado se remitió mediante oficio al Archivo General de la Nación junto con el Acta de aprobación, solicitando su validación y registro.

En el desarrollo de las cuatro etapas que se llevaron a cabo para la elaboración de los instrumentos descriptivos y de control archivístico 2018, se integró la documentación soporte que sustenta su integración; las evidencias más representativas forman parte del Anexo 9.4 que contiene las listas de asistencia de las reuniones de trabajo realizadas con los titulares de área responsables de la información en el ámbito institucional, los responsables de archivo de trámite y personal de las áreas productoras; así como las minutas derivadas de la revisión del presente instrumento de control archivístico y la valiosa asesoría del personal de la Dirección del Sistema Nacional de Archivos del Archivo General de la N ación.

El Cuadro General de Clasificación Archivística y el Catálogo de Disposición Documental 2018, fueron elaborados por un equipo de especialistas técnicos de la Subdirección de Servicios Corporativos, en su calidad de Área Coordinadora de Archivos por designación de la Dirección General de Pemex, a través de la Subgerencia de Archivos y Gestión Documental de la Gerencia de Servicios Generales, en el ámbito de sus funciones para "Organizar y administrar los documentos archivísticos de Pemex; asesorar en la aplicación de las directrices para la organización y administración de los documentos archivísticos de las Empresas Productivas Subsidiarias, así como integrar y consenJar el acenJo histórico documental de Pemex y sus Empresas Productivas Subsidiarias", previstas en el Artículo 142, fracción VII del Estatuto Orgánico de Petróleos Mexicanos, publicado en el Diario Oficial de la Federación elS de diciembre de 2017.

Coordinación Operativa

ta Arias Superintendente de Se licios Archivísticos

Subgerencia de Arcruvística y Gestión Documental

Coordinación Ejecutiva

Mtro. Eduardo Clavé Almeida Subgerente de Archivística y Gestión Documental

Gerencia de Servicios Generales



i V

~ O Petróleos Mexicanos y sus Empresas Productivas Subsidiarias /- 26

FlEMEX Catálogo de Disposición Documental 2018

Acerca de Pemex

Somos la empresa más importante de México, una de las más grandes de América Latina y el mayor contribuyente fiscal para el país. Somos una de las pocas compañías que desarrolla toda la cadena productiva: exploración, producción, transformación industrial, logística y comercialización.

Para realizar nuestras operaciones contamos con experiencia y personal capacitado, lo cual ha permitido sacar adelante proyectos de exploración y extracción de hidrocarburos, así como producir diariamente cerca de 2.1 millones de barriles de petróleo y más de 6 millones de pies cúbicos de gas naturaL

En materia de transformación industrial contamos con 6 refinerías, 8 complejos petroquímicos y 9 complejos procesadores de gas, que nos permiten producir derivados de petróleo para hacerlos llegar a los distintos sectores económicos e industriales.

En logística contamos con 83 terminales terrestres y marítimas (así como poliductos, buques, carros tanque y autos tanque) para abastecer a las más de 10 mil estaciones de servicio a lo largo del país.

Somos una empresa socialmente responsable que trabaja con estrictos estándares de seguridad, salud en el trabajo y protección del medio ambiente; por lo que nuestros centros de trabajo y procesos cuentan con certificaciones y reconocimientos. Asimismo, efectuamos importantes donaciones en las comunidades en las que operamos. Todos estos

i/"s nos posicionan como una empresa petrolera competitiva a nivel mundial.


PEMEX Catálogo de Disposición Documental 2018

Filosofía y negocio

Misión

Ser la empresa más competitiva de la industria petrolera mexicana y referente internacional.

Visión

Ser reconocida por los mexicanos como un organismo socialmente responsable, que permanentemente aumenta el valor de sus activos y de los hidrocarburos de la nación, que es ágil, transparente y con alto nivel de innovación en su estrategia y sus operaciones.

Valores

1. Decisiones en función del valor que aportan a Petróleos Mexicanos

2. Excelencia operativa y simplicidad administrativa

3. Innovación y agilidad

4. Satisfacción al cliente

5. Honestidad y rendición de cuentas

6. Trabajo en equipo para lograr las metas de Petróleos Mexicanos

7. Orgullo de pertenecer a Petróleos Mexicanos

?J Fuente: /www.pemex.com 1)


~ PEMEX .


5.1 Elementos del Catálogo de Disposición Documental (CADIDO)

Estructura Archivística de Petróleos Mexicanos y sus Empresas Productivas Subsidiarias

Como resultado de la primera etapa de elaboración del CADIDO y del análisis realizado a las funciones y atribuciones establecidas en los estatutos orgánicos vigentes de cada empresa productiva, siguiendo el principio de procedencia y orden original, se elaboró el Cuadro General de Clasificación Archivística (CGCA), instrumento básico de control archivístico que permitió sentar las bases de la estructura de los archivos de Pemex y sus EPS.

El Cuadro general de clasificación archivística tiene una estructura jerárquica que atiende tres niveles básicos de Fondo, Sección y Serie documental, que refleja la diferenciación y estratificación de los grupos documentales de las empresas productivas.

1 ----- -- -------------------------------------------------------, Nivel : Fondos Documentales:

, 1. Petróleos Mexicanos (PMXEPE) : 2. Pemex Exploración y Producción (PEPEPS) , 3. Pemex Transformación Industrial (PTIEPS) : 4. Pemex Logística (PLGEPS) , 5. Pemex Perforación y Servicios (PPSEPS) , 6. Pemex Etileno (PETEPS) " 7. Pemex Fertilizantes(PFREPS) ---------------------------

I

2 ' 11 Secciones Comunes (e), relaCionadas con las Nivel : funCIones. que dan sopolte'para la operación.

I 28 SeccIones Sustantovas (S) : vinculadas con las t !U~~o~:s ~u-" ~e~e~a~ I~ ~a:ó~ ~e _s:r ~e_P-"~18: ~ ~u~ ~P_S~

: 298 series documentales: Nivel I 88 comunes

~ __ 2~ 0_ s:':I:n~i~a~ _______________ _


•

r--l

Unidad documental


------------------------- ----------------- - - --

5.2 Criterios de identificación de los niveles de clasificación archivística

Con base en la metodología del AGN, se elaboraron categorías de agrupamiento únicas, delimitadas, universales y flexibles, y se estableció un código de clasificación archivística, vinculado y funcional con el sistema institucional automatizado de administración de archivos y gestión documental e-Archivo, implementado para la administración de los archivos de Pemex y sus EPS.

Con la finalidad de implementar un lenguaje común e introducir a los usuarios del Catálogo en los conceptos técnico-archivísticos que se utilizan para la administración y disposición documental, a continuación se definen los niveles de clasificación que conforman la estructura archivística. En el Anexo 9.1 se describen algunas definiciones y conceptos en materia de archivística y gestión documental útiles que servirán como referencia para el uso y aplicación del CADIDO.

Primer nivel. Fondo documental.

Es el conjunto de documentos de archivo y expedientes producidos (generados y recibidos) orgánicamente por Pemex y sus EPS en el ejercicio de sus funciones y atribuciones.

Derivado de la personalidad jurídica y patrimonio propio9 que por su naturaleza tiene Petróleos Mexicanos y sus Empresas Productivas Subsidiarias, se integraron siete (7) fondos documentales de archivo por cada una de las empresas productivas en el ejercicio de sus funciones y atribuciones. Únicamente para fines de identificar de manera integral el CADIDO, en el Apartado 6. Registro General se identifica el fondo como Petróleos Mexicanos y sus Empresas Productivas Subsidiarias, sin incluir codificación alguna.

La codificación del Fondo documental, está integrada por seis (6) caracteres alfabéticos compuestos por la nomenclatura que las identifica: los tres (3) caracteres iniciales indican la primera letra de las palabras que conforman el nombre de cada empresa (Ej. Pemex Exploración y Producción: PEP) y los tres (3) caracteres siguientes representan la primera letra de las palabras del conforman su naturaleza jurídica, ya sea empresa productiva del ¡J Estado (EPE) o empresa productiva Subsidiaria (EPS). ()

ti D

9 Con base en los acuerdos de creación de las siete Empresas Productivas del Estado Subsidiarias de Pemex, publicados en el Diario Oficial " de la Federación el 28 de abril de 2015 y conforme a lo dispuesto en el Artículo 60 de la Ley de Petróleos Mexicanos. ~ o Petróleos Mexicanos y sus Empresas Productivas Subsidiarias /1. 30


Pemex Petróleos Mexicanos (PMXEPE). Es una Empresa Productiva del Estado con régimen especial, de propiedad exclusiva del Gobierno Federal, con personalidad jurídica y patrimonio propios, que goza de autonomía técnica, operativa y de gestión, cuyo objeto consiste en llevar a cabo la exploración y extracción del petróleo y los carburos de hidrógeno sólidos, líquidos o gaseosos, así como su recolección, venta y comercialización, y tiene como fin el desarrollo de actividades empresariales, económicas, industriales y comerciales en términos de dicho objeto.

Pemex Exploración y Producción (PEPEPS). Es una empresa productiva del Estado subsidiaria de Petróleos Mexicanos, con personalidad jurídica y patrimonio propios, que tiene como finalidad generar valor económico y rentabilidad para el Estado Mexicano y tiene por objeto exclusivo la exploración y extracción del petróleo y de los carburos de hidrógeno sólidos, líquidos o gaseosos, en el territorio nacional, en la zona económica exclusiva del país y en el extranjero.

Pemex Transformación Industrial (PTIEPS). Es una empresa productiva del Estado subsidiaria de Petróleos Mexicanos, con personalidad jurídica y patrimonio propios, que tiene como finalidad generar valor económico y rentabilidad para el Estado Mexicano y tiene por objeto principal las actividades de refinación, transformación, procesamiento, importación, exportación, comercialización, expendio al público, elaboración y venta de hidrocarburos, petrolíferos, gas natural y petroquímicos.

Pemex Logística (PLGEPS). Es una empresa productiva del Estado subsidiaria de Petróleos Mexicanos, con personalidad jurídica y patrimonio propios, que tiene como finalidad generar valor económico y rentabilidad para el Estado Mexicano y tiene por objeto, entre otros, prestar el servicio de transporte y almacenamiento de hidrocarburos, petrolíferos y petroquímicos y otros servicios relacionados, a Petróleos Mexicanos, empresas productivas subsidiarias, empresas filiales y terceros, mediante estrategias de movimiento por ducto y por medios marítimos y terrestres; así como la venta de capacidad para su guarda y manejo.

Pemex Perforación y Servicios (PPSEPS). Es una empresa productiva del Estado subsidiaria de Petróleos Mexicanos, con personalidad jurídica y patrimonio propios, que tiene como finalidad generar valor económico y rentabilidad para el Estado Mexicano y /J / tiene por objeto, entre otros, proveer servicios de perforación, terminación y reparación '(j de pozos, así como la ejecución de los servicios a pozos, y prestar servicios a terceros relacionados con las actividades vinculadas a su objeto.

~

Petróleos Mexicano, y sus Empresas Productivas Subsidiarias 31


Pemex Etileno (PETEPS). Es una empresa productiva del Estado subsidiaria de Petróleos Mexicanos, con personalidad jurídica y patrimonio propios, que tiene como finalidad generar valor económico y rentabilidad para el Estado Mexicano y tiene por objeto, entre otros, la producción, distribución y comercialización de derivados del metano, etano y del propileno, por cuenta propia o de terceros, y prestar Setv1CIOS a terceros relacionados con las actividades vinculadas a su objeto.

Pemex Fertilizantes (PFREPS). Es una empresa productiva del Estado subsidiaria de Petróleos Mexicanos, con personalidad jurídica y patrimonio propios, que tiene como finalidad generar valor económico y rentabilidad para el Estado Mexicano y tiene por objeto, entre otros, la producción, distribución y comercialización de amoruaco, fertilizantes y sus derivados, así como la prestación de servicios relacionados.

Segundo nivel. Secciones documentales

Son las divisiones del Fondo que a su vez integran un conjunto de series documentales agrupadas por las funciones y/o actividades.

En este nivel, se identificaron un total de 39 secciones documentales, 11 seCClOnes comunes y 28 secciones sustantivas.

Secciones Comunes (C)

Se refieren a las funciones que dan soporte y aseguran que la organización cuente con los recursos necesarios para la operación de los procesos sustantivos con el objeto de cumplir con los fines de las empresas productivas, en apego al modelo de negocios basado en la gestión por procesos.

Secciones Sustantivas (S)

Se refieren a las funciones que reflejan la razón de ser de Pemex y sus EPS para llevar a cabo la exploración y extracción del petróleo y de los carburos de hidrógeno sólidos, líquidos o gaseosos, así como su recolección, venta y comercialización, teniendo como fin el desarrollo de actividades empresariales, económicas, industriales y comerciales, para generar valor económico y rentabilidad para el Estado Mexicano.

La codificación de las secciones comunes está integrada con tres (3) caracteres ~ alfanuméricos, iniciando con dos (2) dígitos que se refieren al número consecutivo seguido de la letra "C" (común); las secciones sustantivas atienden la misma lógica de la clave, ("', reiniciando la numeración con dos (2) dígitos que se refieren al número consecutivo V segyido de la letra "S" (sustantiva). ~

f'rV Pd'ól,o' M,,,oo,, Y '"' Emp,~" Pm'o,"~" Sob"',,",, /. 32


Las agrupaciones documentales en este nivel se estructuraron con base en el análisis de los procesos 10 de negocio de Pemex y sus EPS, con un enfoque transversal toda vez que son de utilidad para todos los fondos documentales y mantienen una estrecha relación entre los objetivos, misión y visión institucionales y los documentos que se producen en el desarrollo de sus actividades.

Procesos de Negocio Institucionales de Pemex y sus EPS

Siete de soporte:

1. Dirección del Negocio 2. Administración de Recursos

Humanos 3. Administración de Activos

Físicos 4. Administración de Activos

Tecnológicos 5. Administración de la

Información 6. Financiero 7. Procura y Abastecimiento

Secciones Comunes

01C Legislación

02C Asuntos jurídicos

OX Programación, organización y presupuestación

O4C Recursos humanos

05C Recursos financieros

06C Recursos materiales y obra pública

07C Servicios generales

08C Tecnologías y servicios de la información

09C Comunicación social

lOC Control y auditoría de actividades públicas

12C Transparencia y acceso a la inlormación

Cuatro sustantivos:

1. Upstream 2. Downstream 3. Logística 4. Comercialización.

Secciones Sustantivas

01S Gobiemo y negocio

02S Programación y coordinación de procesos productivos

03S Planeación, organización y análisis estratégico del negocio

O4S Administración d~ portafolio y la cartera de inversiones d~ negocio

05S Administración de riesgos financieros y de negocio

06S Análisis de precios y desempeño econónnico del negocio

07S Desarrollo y regulación del negocio

06S Desempeño d~ negocio

OOS E xploración y reserva de hidrocarburos

lOS Producción

11S Explotación

12S Desarrollo de ingeniería de proyectos

13S Aseguramiento tecnológico especializado

14S Ingeniería de pozos y formación técnica

15S Perloración, reparación y servicios a pozos

16S Petrolíferos, procesos de gas y petrocuímicos

17S Hidrocarburos insaturados

18S Producción de fertilizantes

19S Servicios de logística

20S Comercialización y distribución

21 S Confiabilidad operacional y gestión d~ mantenimiento

22S Desarrollo sustentable, seguridad, salud y protección ambiental

23S Salvaguardia estratégica

24S Servicios de salud

25S Administración de bienes patrimoniales

26S Servicios del Archivo Histórico de Petróleos Mexicanos

27S Servicios de auditoría intema

28S Prestaciones de vivienda

10 Conforme lo dispuesto en el Lineamiento Sexto, Fracción V de los LilleamieNtos para la OrgallizatiólI y CotlseroatióJI de los Archivos.


PEMEX · Catálogo de Disposición Documental 2018

Tercer nivel. Series documentales

Son las divisiones de cada Sección documental y corresponden al conjunto de expedientes organizados que constituyen una unidad; es decir, la serie documental, resultado de una misma función, actividad o asunto específico de Pemex y sus EPS Y su codificación se identifica con dos (2) dígitos numéricos.

Expediente. Es la unidad organizada de documentos reunidos por el productor para su uso corriente, o durante el proceso de organización archivística, porque se refieren al mismo tema, actividad o asunto. El expediente es generalmente la unidad básica de la serie.

5.3 Esquema de codificación

La clasificación archivística es el proceso mediante el cual se identifican y agrupan los expedientes. Para ello, se utiliza un código de clasificación integrado por una combinación de letras, números y signos que muestran, por un lado, la agrupación homogénea de expedientes, y por otro, el orden y distribución de los grupos documentales. Este código permite identificar al expediente del grupo documentaL El número único de expediente quedó integrado por 32 caracteres. A continuación, se muestra un ejemplo:

Codificación del Número Único de Expediente

PMXEPE. 10001 0000.00C.01 01. 000001.2018 = 32 '--__ ---.JIIL-____ .-JI L-J 1 11 I L-.J

Fondo Centro Sección Serie Número Año Caracteres Gestor consecutivo

Se utiliza el símbolo punto (.) para identificar las divisiones del código de clasificación archivística. Además de la clasificación archivística (fondo, sección y serie), lo integran los siguientes elementos:

Centro Gestor. Esta clave está integrada por nueve (9) dígitos que sirven para identificar la ubicación física específica de los expedientes de archivo, los primeros cuatro (4) se refieren al Centro de Trabajo y los siguientes cinco (5) a la clave del departamento del área j productora de la documentación. J ()

Número consecutivo del expediente. Se refiere al número consecutivo de cada expediente que integra la serie documental y está conformado por seis (6) dígitos, C) reiniciándose la numeración anualmente. ~

V ~ JJ P,"óleo, M",,,,,,,, y <", Emp",,' P'0d",",,, S"b"d,~,,, ~ 34

.. PEMEX


Año de apertura del expediente. Está conformado por cuatro (4) dígitos y hace referencia al año en el que se integra el primer documento al expediente (fecha de apertura).

Nota: Se eliminaron las series documentales comunes que las áreas productoras no reconocieron como parte de sus funciones o atribuciones.

5.4 Criterios de disposición documental

Una vez identificada la clasificación archivística mediante la cual serán agrupados e identificados los expedientes, es necesario establecer la disposición de las series documentales; es decir, las vigencias y las técnicas de selección para controlar su destino final, respetando cada una de las fases de su ciclo vital, promoviendo su guarda, uso, custodia, seguridad, disponibilidad, con fiabilidad y manejo transparente de forma homologada.

ra >

:.¡:j (J

«

Ciclo Vital de la Documentación

ra > ..... (J ra I

E Q)

en Q) (J)

ra LL . -

Archivo de Concentración

Valores Primarios: ./ Administrativos ./ Legales o jurídicos ./ Contables o fiscales (Documentos en guarda precautoria. próximos a valoración secundaria)

Usos: ./ Instítucional ./ Ocasional

Usuarios: ./ Áreas productoras de la

documentación para atender consultas esporádicas

Q) (J) ra

LL . -

A cada fase del ciclo vital de la documentación le corresponde un tratamiento espeCializadO~\Y In conservación de los documentos en un archivo específico. ~

~


~ PEMEX ,

Catálogo de Disposición Documental 2018 ---------------------------

Identificación y análisis de valores documentales

La valoración documental es uno de los procesos más delicados de la tarea archivística, toda vez que a través de este análisis se define el destino final de la documentación y permite delimitar su uso institucional y administrar el ciclo vital, con los siguientes beneficios:

Vigencias documentales

- Identificar valores primarios (administrativo, legal, fiscal o contable) conforme a su utilidad en el archivo de trámite o asunto que le dio origen.

- Determinar las vigencias en las etapas de archivo de trámite y archivo de concentración.

- Respetar las vigencias de conservación es ta blecidas.

- Establecer acciones de transferencia primaria al archivo de concentración.

Disposición final

- Identificar posibles valores secundarios (informativo, evidencial o testimonial).

- Determinar las técnicas de selección documen tal (eliminación, conservación completa o por muestreo).

- Establecer acciones de transferencia secundaria al archivo histórico y/o baja documental ante el Archivo General de la Nación.

Para determinar los valores documentales (primarios y secundarios) se analizaron los documentos por su importancia institucional y social, privilegiando el principio de procedencia (Los documentos deben conservarse inviolablemente dentro del fondo documental al que naturalmente pertenecen) y el respeto al orden original (La ordenación interna de un fondo documental debe mantenerse con la estructura que tuvo durante su servicio activo).

Determinación de vigencias, plazos de conservación y disposición final

La determinación de las vigencias, plazos de conservación y el destino final de las series documentales requirió del análisis de las funciones institucionales y de los procesos de trabajo asociados a éstas, así como del estudio de la normatividad y las necesidades operativas aplicables a los documentos que se producen como evidencia y registro de las actividades de las empresas productivas, con la finalidad de establecer su nivel de utilidad e importancia en la gestión administrativa y los vínculos existentes entre los distintos grupos documentales. Para realizar estos trabajos de valoración documental se consideraron los siguientes criterios11 :

- Procedencia. Se refiere a considerar que el valor de los documentos depende del nivel jerárquico que ocupa el productor, por lo que se debe estudiar la producción documental de las unidades administrativas en el ejercicio de sus funciones, desde ep

11 Criterios establecidos en el numeral 1~, fracción TI de las Disposiciol/es Gellerales e/l las materias de Archivos y de Goúiertlo Abierto para la ~ ~dl1lillistracióll Pública Federal y su Allexo Unico. \'

'(t Petróleos Mexicanos y sus Empresas Productivas Subsidiarias ~. 36

PEMEX . Catálogo de Disposición Documental 2018

más alto nivel jerárquico, hasta el operativo, realizando una completa identificación de los procesos institucionales hasta llegar a nivel de procedimiento;

- Diplomático. Analizar la estructura, contexto y contenido de los documentos que integran la serie, considerando que los documentos originales, terminados y formalizados tienen mayor valor que las copias, a menos que éstas obren como originales dentro de los expedientes;

- Contexto. Considerar la importancia y tendencias socioeconómicas, programas, y actividades que inciden de manera directa e indirecta en las funciones del productor de la documentación;

- Contenido. Privilegiar los documentos que contienen información fundamental para reconstruir la actuación de la organización, de un acontecimiento, de un periodo concreto, de un territorio o de las personas, considerando para ello la exclusividad de los documentos, así como los documentos con información resumida, y

- Utilización. Considerar los documentos que han sido objeto de demanda frecuente por parte del órgano productor, investigadores o ciudadanos en general, así como el estado de conservación de los mismos.

Además de los criterios anteriores, se identificó la relación directa de los productores, las funciones y los documentos, así como las características propias de los documentos en cuanto a tipo de usuarios internos y externos, investigadores, especialistas, para determinar el valor que en un futuro pueden tener los documentos tanto para las empresas productivas, la industria petrolera y el sector energético del país; como en otros ámbitos sociales o culturales.

El análisis riguroso de las caractenstlcas documentales, la normatividad y las necesidades de uso de la información, realizado por el Área Coordinadora de Archivos a través del equipo de trabajo interdisciplinario y los responsables de los archivos (trámite, concentración e histórico), permitirán normar los flujos de la documentación de los i l

procesos de negocio institucionales, los niveles de autorización y disposición final, Á iíiorando en forma continua el aprovechamiento de la infonnación. .

~ Q



-----------------------------------

Fichas técnicas de valoración documental

El equipo interdisciplinario de especialistas del Área Coordinadora de Archivos, los titulares y los responsables de archivo de trámite de las áreas productoras de la documentación, elaboraron y formalizaron de manera conjunta las fichas técnicas de valoración documental (FTVD), mediante las cuales se logró identificar y establecer el contexto y valoración de cada una de las series documentales que integran el CADIDO.

Las fichas técnicas de valoración documental en su conjunto constituyen el soporte documental del Catálogo de Disposición Documental como herramienta archivística que permitirá llevar a cabo un registro y control de los cambios que pueda tener el mismo, ya sea por la modificación de las funciones de las empresas, como de una posible y fundada reconsideración en la identificación y valoración de alguna serie documental; permite también dar seguimiento a la trazabilidad de la información y su documentación.

El diseño y contenido de las FTVD, consideró los elementos del formato establecido por el AGN, precisando la descripción del área de contexto (identificación), establecida en el ('Instructivo para la elaboración del Catálogo de disposición documental", que permitirá normar los flujos de la documentación de los procesos de negocio institucionales, los niveles de autorización y la disposición final.

V

Petróleo, Mexicano, y sus Empresas Productiva, Subsidiarias

lé PEMEX<

Catálogo de Disposición Documental 2018 ------ ----

5.5 Tipos de documentos que se producen o reciben en Pemex y sus EPS

En los archivos de trámite de Pemex y sus EPS, al mismo tiempo que producen o reciben documentos de archivo, también se generan documentos de comprobación administrativa y de apoyo informativo, materiales que son útiles, pero requieren de tratamientos distintos12, por lo que a continuación se describen sus definiciones, características, diferencias y vigencias en oficinas administrativas.

VIGENCIA

DEFINICIÓN CARACTERÍSTICAS EJEl\1PLOS ADl\1INISTRA TIV A

EN EL ARCHIVO DE TRÁl\1ITE

Documento de archivo: - Constituye el único testimonio y garantía Todos aquellos La establecida en el es aquel que sin importar documental del acto administrativo, por tanto, se documentos que son Catálogo de su forma o medio ha sido trata de documentación única. identificados con alguna Disposición creado, recibido, - E stá estructurado en conjuntos de documentos codificación del Cuadro Documental de Pemex manejado y usado por un organizados que se interrelacionan. General de Clasificación y sus EPS. individuo u organización - Son o pueden ser patrimonio documental. Archivística de Pemex y en cumplimiento de - Cumplida su vigencia administrativa en Archivo sus EPS; es decir, que obligaciones legales y en de trámite se transfieren al Archivo de pertenecen a alguna el ejercicio de su Concentración para su conservación precautoria serie documental, tienen actividad, es decir, son de acuerdo con las vigencias documentales vigencias y poseen producidos en forma establecidas en el CAD IDO; posteriormente, valores documentales. natural en función de una previa valoración documental pasa al Archivo actividad administrativa. Histórico de la dependencia, para su

conservación permanente o se tramita su baja por carecer de valor evidencial, testimonial o informativo para la empresa.

Documento de - Son producidos en forma natural en función de Vales de servicio de Máximo 1 año, comprobación una actividad administrativa. fotocopiado, minutarios mínimo 6 meses. administrativa - Son comprobantes de la realización de un acto en copias, registros de inmediata (DCA!): son administrativo inmediato. visitantes, facturas de creados o recibidos por - No son documentos estructurados con relación a correspondencia, una institución o un asunto. tarjetas de asistencia, individuos en el curso de - No se claúfican conforme al Cuadro General de etcétera. trámites administrativos o Clasificación Archivística. Apartado 7.1 Listado ejecutivos y amparan la - Su vigencia administrativa es inmediata y/o General realización de un acto puede rebasar un año. administrativo inmediato. - No son transferidos al Archivo de

Concentración. - Están incluidos en un Listado General como un

apartado del Catálogo de Disposición Documental de Pemex y sus EPS, indicando su vigencia con base en su utilidad en la oficina generadora.

- Su baja debe darse de manera inmediata al terminó de su utilidad o una vez concluida su vigencia, eliminándose mediante el procedimiento establecido por el Área Coordinadora de Archivos y bajo supervisión de la Auditoria Interna. .. (

~ , " ., ., ., 12 ArchIVO General de la NaclOn. Instructlvo para la elaboraclOn del Catálogo de dlSposlclon documental. Fecha de actualizaClon: 16 de abril 2012. Acuerdo: 2.3/10

g; Petróleos Mexicanos y sus Empresas Productivas Subsidiarias 39


VIGENCIA

DEFINICIÓN CARACTERÍSTICAS EJEMPLOS ADMINISTRATIVA EN EL ARCHIVO DE

Documento de apoyo informativo: está constituido por ejemplares múltiples de origen y características diversas cuya utilidad en las unidades responsables reside en la información que contiene para apoyo de las tareas asignadas,

• Generalmente son ejemplares múltiples que proporcionan información, no son originales: se trata de ediciones, reprografías o acumulación de copias y fotocopias que sirven de controL

• Carecen de conceptos tales como vigencia o valores administrativos.

• Se trata de un conjunto ficticio o integrado artificialmente por unidades temáticas,

• No se clasifican conforme al Cuadro General de Clasificación Archivistica ni se transfieren al Archivo de Concentración.

• No se consideran documentos de archivo, solo se conservan en la oficina generadora mientras tienen valor informativo como material de apoyo; terminada su utilidad se pueden reutilizan como papel reciclado y se eliminan en el área de origen.

Tratamiento de los tipos de documentos

TRÁMITE Fotocopias de libros, Eliminación inmediata revistas o documentos al término de su de otros acervos utilidad, documentales. Fotocopias de material gráfico, Originales y fotocopias de Información impresa localizada en páginas de internet.

Documentos de archivo. Una vez cumplida su vigencia documental en su Archivo de Trámite se envían mediante transferencia primaria al Archivo de Concentración para su conservación precautoria de acuerdo con los plazos de conservación establecidos en el CADIDO; posteriormente, una vez que el plazo de conservación de los expedientes ha prescrito en los archivos de trámite o concentración se procede a gestionar su destino final mediante la selección sistemática y previa valoración del archivo histórico con el fin de darlos de baja (tramitar el Dictamen de Baja Documental ante el AGN) por carecer de valores secundarios o transferirlos a un archivo histórico de Pemex con el objeto de determinar su conservación permanente. La gestión de baja documental de archivos se deberá realizar ante el AGN a través del Archivo de Concentración, en apego a las disposiciones aplicables y con la autorización del Coordinador de Archivos.

Documentos de comprobación administrativa inmediata (DCAI). Una vez concluida su vigencia seguirán el procedimiento de eliminación mediante la elaboración de una relación de los documentos y un acta administrativa firmada por el área generadora de los , documentos, el Responsable del Archivo de Trámite y los representantes nombrados por el Área Coordinadora de Archivos y la Auditoria Interna de Pemex, conforme a las disposiciones aplicables. Cuando se trata de documentación de comprobación administrativa inmediata, el Archivo General de la Nación no emitirá dictamen, únicamente será necesario informar de esta situación, anexando copia del acta 0 administrativa que debe contar con el nombre, cargo y firma del representante de Auditoría \

2 n, rna; dichos comunicados no eximen de la responsahilidad de los servidores púhliC~S,

ti . P' trólm, M~k""o, y '"' Emp",", P"xlocti,,, Soh,id;";,, '/ 40


que custodian, conservan y resguardan dicha documentación y/O de los efectos que pudieran derivarse de esa acción conforme al marco jurídico aplicable.

Documentos de apoyo informativo. Son papeles de trabajo o ejemplares de origen y características diversas cuya única utilidad reside en los datos que contiene para apoyar las tareas administrativas, se refieren a información impresa que se genera, recibe, maneja o usa y se conserva en oficina. No forman parte de un expediente en los archivos de trámite. Los papeles de trabajo al igual que otros, no considerados como documentos de archivo, no estarán sujetos al tratamiento otorgado a los archivos, es decir no refieren la elaboración de inventarios, transferencias primarias o secundarias ni autorizaciones de baja por parte delAGN.

Los papeles de trabajo que se encuentren ubicados en las oficinas administrativas de los distintos centros administrativos deberán ser recolectados como "materiales para reciclar" por los servicios que presta la Gerencia de Servicios Generales, a través de su página: http ://serviciosgenerales.pemex.com.

Si en la revisión de material que no forma parte de archivos se localiza otro tipo de documentos de interés institucional como libros o publicaciones, se enviarán a la Biblioteca Central de Petróleos Mexicanos, previo análisis y autorización de su titular.

Las fotografías, videos o películas producidas por Pemex y sus EPS, deberán ser sometidas a la valoración del archivo histórico de Pemex para gestionar su rescate e incorporación al acervo documental institucional en el AHP, donde se les dará un tratamiento especial. t ,

¡

Petróleos Mexicanos y sus E mpresas Productivas Subsidiarias ~ 41


-----------------------

5.6 Políticas para el uso y aplicación del Catálogo de disposición documental (CADIDO)

El Área Coordinadora de Archivos emitirá las "Políticas y Procedimientos para la Prestación de Servicios Archivísticos en Materia de Organización, Control, Conservación y Disposición Documental en Petróleos Mexicanos y sus Empresas Productivas Subsidiarias", con el objeto de establecer disposiciones internas que permitan regular y homologar los procesos de gestión documental de acuerdo con la dimensión y dispersión de Pemex, para administrar de manera sistemática y controlada la actividad archivística en cada una de las fases de su ciclo vital del documento: trámite, concentración o histórico, en apego a la normatividad aplicable.

En estas Políticas y Procedimientos, se establecerán claramente los pasos a seguir en la identificación y valoración documental, las vigencias documentales y las transferencias de expedientes de un archivo de trámite al archivo de concentración (transferencia primaria) y al archivo histórico (transferencia secundaria); así como el destino final de cada una de las series documentales.

En tanto es emitida y autorizada la normatividad interna, con fundamento en las disposiciones aplicables establecidas por el Archivo General de la N ación, los procesos de valoración y disposición final del Catálogo de Disposición Documental de Petróleos Mexicanos y sus Empresas Productivas Subsidiarias 2018, estarán regulados por las siguientes políticas:

5.6.1 Como parte del Sistema institucional de archivos de Pemex y sus EPS, todo documento generado en el ejercicio de las funciones de los servidores públicos deberá:

a. Ser tratado conforme a los pnnclplOs y procesos archivísticos, independientemente del soporte en que se encuentren,

b. Integrarse a expedientes con base en la lógica administrativa en la que se genera un asunto, en forma cronológica para dar la trazabilidad al trámite que se originó, evitando la creación de minutarios,

c. Los expedientes en soporte papel que por su tamaño lo requieran, deben ser integrados en tomos o legajos para facilitar su manipulación y consulta,

d. Los documentos que integran l0s expedientes de los archivos de trámite y de concentración deberán foliarse para evitar la pérdida o sustracción de la información.

Petróleo, Mexicanos y sus Empresas Productivas Subsidiarias /1. 42

f=lEMEX Catálogo de Disposición Documental 2018

5.6.2 Es responsabilidad de todo servidor público registrar, integrar, custodiar y cuidar la documentación e información que por razón de su empleo, cargo o comisión, tenga bajo su responsabilidad, e impedir o evitar su uso, divulgación, sustracción, destrucción, ocultamiento o inutilización indebidos, de conformidad con lo dispuesto en el Artículo 49, fracción V de la Ley General de Responsabilidades Administrativas.

5.6.3 Los archivos de trámite deberán respetar los tiempos establecidos en el Catálogo de Disposición Documental; por tal motivo se requiere la apertura de expedientes al inicio de cada año y por serie documental -salvo aquellos que justificadamente sean multianuales-, con el objeto de mantener debido control sobre las vigencias de las series documentales.

5.6.4 Los Responsables de Archivo de Trámite de cada área administrativa de Pemex y sus EPS deberán solicitar las transferencias primarias de sus expedientes al Archivo de Concentración, una vez que hayan cumplido su vigencia documental en archivo de trámite, a través del sistema institucional automatizado de administración de archivos y gestión documental e-Archivo. Los expedientes deberán ser entregados debidamente integrados, depurados, clasificados, foliados, rotulados e inventariados, conforme a los requisitos establecidos por el Archivo de Concentración.

5.6.5 El destino final de los documentos registrados en el Catálogo de Pemex y sus EPS estará sujeto a la valoración secundaria, Dictamen de destino final y Acta de baja documental emitida por el Archivo General de la Nación para la autorización de la baja o de la conservación de los documentos con valor histórico en el Archivo Histórico de Pemex (AHP).

5.6.6 El Archivo de Concentración y la Coordinación de Archivos serán las únicas instancias autorizadas para tramitar de manera sistemática y controlada los dictámenes de bajas documentales o de transferencias secundarias al AHP ante el Archivo General de la Nación.

5.6.7 Todos los procesos de transferencia (primarias y secundarias), así como la baja de ¡J / documentos físicos o electrónicos, deberán estar debidamente documentados, Ii V observando las disposiciones aplicables en cada caso.

5.6.8 En cumplimiento de las disposiciones en materia de organización y conservación de archivos, los dictámenes, actas e inventarios de baja documental autorizados por ef'\ Archivo General de la N ación, deberán conservarse en el Archivo de concentración p~

~ V P'tróloo. M,,,,,,,,o, y 'o, Emp,~" P",d",'""' S"b"di~i", /- 143

PEMEX . Catálogo de Disposición Documental 2018

----

un periodo de siete años, contados a partir de la fecha en que se haya autorizado la baja correspondiente.

5.6.9 Los expedientes con documentación que ha sido clasificada como reservada se conservarán en el Archivo de trámite mientras conserven tal carácter. A partir de la desclasificación de los expedientes reservados, al plazo de conservación se adicionará un periodo igual al de reserva o al que establezca el catálogo de disposición documental, si éste fuera mayor al primero. Los documentos que han sido clasificados como confidenciales o reservados deberán permanecer en el expediente que le corresponde.

5.6.10 Los responsables de archivo de trámite deberán señalar en la portada y en los inventarios generales los expedientes que hayan sido objeto de una solicitud de acceso a la información, el responsable de archivo de concentración adicionará un periodo de dos años al plazo de conservación.

5.6.11 Al promover una baja documental o transferencia secundaria, el Archivo de Concentración se deberá asegurar que los plazos de conservación hayan prescrito y que la documentación no se encuentre clasificada como reservada o confidencial.

5.6.12 En el caso de documentos electrónicos se llevará un plan de transferencia o eliminación de la información; de conversión, migración o cambio de formato, de conformidad con las políticas de uso y aplicación del sistema institucional automatizado de administración de archivos y gestión documental e-Archivo.

5.6.13 Los documentos digitalizados deberán estar administrados en el sistema institucional automatizado e-Archivo con la finalidad de registrar, resguardar y controlar los documentos de archivo electrónicos, vinculándolos con los de soporte papel y asegurar que los documentos digitales corresponden fielmente con el documento en soporte papel.

5.6.14 Los expedientes en soporte papel deberán ser conservados aun cuando hayan sido digitalizados conforme a las vigencias documentales establecidas en el presente instrumento, a menos que exista disposición legal, contable o administrativa que 1/ determine la eliminación o baja, la cual deberá estar señalada en el presente Catálogo. U 5.6.15 La digitalización de documentos de archivo podrá tener varias finalidades de acuerdo con el ciclo vital del documento y con las necesidades de cada empresa productiva, por lo que se podrá implementar, entre otros, para la migración de infonnaóón de soporte físico a digital, con la fínalidad de integrar expedientes~

V Pdrol,"; M",,""", y 'o, Emp",,, Pmdo'""" Sob,idi,ri" / 44

f.JEMEX Catálogo de Disposición Documental 2018

electrónicos y optimizar un flujo de trabajo para un proceso en específico, así como para la consulta de documentación semiactiva con la finalidad de tener disponibles y accesibles los documentos e información; para servir de apoyo a los programas de evaluación y calidad, y para facilitar y soportar la toma de decisiones. En este tipo de proyectos deberán considerar lo dispuesto en los numerales 26, 27 Y 28 de las Disposiciones Generales en las materias de Archivos y de Gobierno Abierto para la Administración Pública Federal y su Anexo Único vigentes.

5.6.16 Los diferentes tipos de documentos que se producen o se reciben en Pemex y sus EPS, están descritos en el Apartado 5.5 del presente documento normativo, así como el tratamiento que se deberá dar a los mismos para su eliminación de manera controlada.

5.6.17 Los documentos que sirven para la comprobación de actos administrativos inmediatos y que no forman parte de una serie documental, son descritos en el Listado general del Apartado 7.1 del presente Catálogo y su vigencia documental en archivo de trámite no deberá exceder de un año, estos documentos se eliminarán bajo la supervisión del Responsable el Archivo de Concentración y el levantamiento de un acta administrativa fumada por el área generadora de los documentos, el Responsable del Archivo de Trámite y los representantes nombrados por el Área Coordinadora de Archivos y la Auditoria Interna de Pemex, con base en el procedimiento establecido para notificar al Archivo General de la Nación mediante oficio, dentro de los 45 días posteriores al evento, por lo que deberán transferirse al archivo de concentración.

5.6.18 En los casos de documentación de archivo producida con anterioridad a 2015, que no se encuentre registrada en ningún Catálogo anterior al presente, es decir que no haya sido objeto de valoración alguna, se deberá garantizar la aplicación de este proceso técnico archivístico. El responsable de archivo de trámite o de concentración que custodie este tipo de documentación deberá identificar el contenido y carácter de la información y solicitar a la Subgerencia de Archivística y Gestión Documental la valoración documental para determinar en conjunto su destino final de conformidad con la normatividad aplicable a los trámites o asuntos de que dan testimonio los documentos, la frecuencia de uso y utilidad institucional de los documentos, y el orden en que fueron , producidos los documentos, respetando la secuencia de la atención del trámite o asunto del que deriven. ¡..

5.6.19 La actualización del Catálogo de disposición documental deberá estar alineada a los cambios en los procesos de negocio institucionales, modificaciones en objetivos y/o ~ectrices estratégicas del negocio y; en su caso, en la reconsideración de la identifiCa~'Q

Peuol<o, M,ú,,,>o> y '0' Emp",~ I'<odo'ó", Sob"di,,"," /- ;J 45


---------------------------------- ----------

y valoración documental debidamente fundada y motivada. De esta manera se mantendrá el ciclo de mejora continua del instrumento de control.

5.6.20 Los responsables de archivo de trámite de cada área de Pemex y sus EPS, trabajarán en conjunto con la Coordinación de Archivos para actualizar el Catálogo de Disposición Documental, el cual será revisado durante el mes de noviembre para analizar si al inicio de cada año siguiente se actualiza o se conserva como vigente; con el objeto de cumplir con las obligaciones en materia de transparencia y archivos.

5.6.21 Los responsables de los archivos de trámite de Pemex y sus EPS a través del titular de cada área, deberán informar a la Coordinación de archivos mediante oficio durante el mes de noviembre de cada año, si alguna serie requiere ser revalorada y en su caso modificar sus datos de prevaloración, vigencias y destino final.

5.6.22 Los valores y vigencias documentales, así como la disposición final se asignarán en apego a la normatividad aplicable a cada una de las series documentales, en caso de no existir algún ordenamiento legal, se tomará el criterio del área generadora a través de la identificación de las características específicas (contenido / uso) de los documentos. En cualquiera de los dos casos se deberá documentar la justificación Oegal y/o administrativa) en la Ficha técnica de valoración documental correspondiente.

5.6.23 El Área Coordinadora de Archivos deberá integrar la información remitida por los Titulares de las áreas productoras de la documentación y actualizar en febrero de cada año el presente CADIDO para solicitar su validación y registro ante el Archivo General de la N ación.


A PEMEX


6. Formato e instructivo de uso del CADIDO

El Catálogo de Disposición Documental aplica en todas las áreas de Petróleos Mexicanos y sus Empresas Productivas Subsidiarias, con la finalidad de regular las series documentales que correspondan a sus funciones comunes o sustantivas.

El formato del CADIDO está diseñado con base en la estructura establecida por el Archivo General de la Nación y contiene los elementos necesarios para describir los datos de valoración y disposición documental para facilitar su aplicación.

Formato

Fondo: (1)

Sección: __ (2_) _______________________________________ _

Vigencia documental Técnicas de Selección

Clasificación Documental 5 Valor Plazos de B' documental Conservación - e Observaciones {14} e -o -o

I ~ 'ü

Código Niveles A L F/C AT AC Total ~ ~ (3) (4)

Nombre (5) (6) (7) (8) (9) (10) § ::¡

¡¡j Ü

Serie

Elementos

1 Fondo Registrar la clave y el nombre del fondo documental conforme al CGCA. La clave está integrada por 6 caracteres alfabéticos compuestos por la nomenclatura que los identifica.

2 Sección Registrar la clave y el nombre de la sección documental conforme al CGCA. La clave está compuesta por 2 caracteres numéricos y la letra S: Sustantiva o C: Común, según el caso.

Clasificador con el que se identifican las categotÍas del agrupamiento documental, es decir las secciones y series 3 Código que conforman el CGCA. El código de clasificación consta de un total de 5 caracteres alfanuméricos, 3

corresponden a la clave de la Sección y 2 a la serie documental.

4 Niveles Anotar el nivel y nombre de la serie documental

Las series documentales son el resultado de la aplicación del principio de orden original J (donde los documentos de archivo de un fondo no se mezclan con los de otros) y r() responden al carácter seriado de los mismos, a la repetición de actividades o procedimienros administrarivos para el cumplimiento de una función atribuida a ; ;( Q

fi)mpresa productiva. '\'


• PEMEX ' Catálogo de Disposición Documental 2018

------ - - -----

Vigencia documentaL Periodo durante el cual un documento de archivo mantiene sus valores administrativos, legales, fiscales o contables, de conformidad con las disposiciones jurídicas vigentes y aplicables.

Valor DocumentaL Condición de los documentos que les confiere características administrativas, legales, fiscales o contables en los archivos de trámite o concentración (valores primarios); o bien, evidenciales, testimoniales e informativas en los archivos históricos (valores secundarios).

Valores primarios

5 A Valor administrativo: marcar con una X si es el caso el valor documental de la serie

6 L Valor legal: marcar con una X si es el caso el valor documental de la serie

7 F/C Valor fiscal y/o contable: marcar con una X si es el caso el valor documental de la serie

A: Valor administrativo. Valor primario que tiene un documento para la administración del área que lo produce, relacionado al trámite o asunto que motivó su creación. El valor administrativo se encuentra en todos los documentos producidos y recibidos por las empresas productivas, responden a procesos y actividades administrativas.

L: Valor legal. Valor primario que pueden tener los documentos para servir como prueba ante la Ley.

F / C: Valor fiscal y/o contable. Valor primario que tienen los documentos que pueden servir como prueba del cumplimiento de obligaciones tributarias y/o justificación de operaciones destinadas al control presupuestario.

Plazos de conservación. Periodo de guarda de la documentación en los archivos de trámite, de concentración y, en su caso, histórico. Consiste en la combinación de la vigencia documental.

8 AT Indicar con número los años de conservación en el archivo de trámite. La vigencia en esta etapa comienza a contabilizarse en el momento de cierre del expediente o conclusión del trámite o asunto.

9 AC Indicar con número los años de conservación en el archivo de concentración

10 Total Indicar con número el total de años de conservación (AT + AC)

AT: Archivo de trámite. Al integrado por documentos de archivo de uso cotidiano y A I necesario para el ejercicio de las atribuciones y funciones de las empresas productivas. 1--6 AC: Archivo de concentración. Al integrado por documentos transferidos desde las áreas o unidades productoras, cuyo uso y consulta es esporádica y que permanecen en él hasta C'\ su disposición documental. ex(

\~ TotaL El tiempo total (en años) producto de la suma de los periodos en AT y AC. '{

z¡ p,"óleo, M"i,,""" Y "0" Emp,,"," Peodo,'", Soh,idi"i" / - 48

A PEMEX

Catálogo de Disposición Documental 2018 - -

Técnicas de selección. Selección sistemática de los expedientes de los archivos de trámite o concentración cuyo plazo de conservación o uso ha prescrito, con el objeto de tramitar su baja documental o transferirlos a un archivo histórico.

11 Eliminación Marcar con una X si corresponde

12 Conservación Marcar con una X si corresponde

13 Muestreo Marcar con una X si corresponde

14 Observaciones [ndicar las observaciones que por su naturaleza no pueden ser consideradas dentro de los otros rubros

Eliminación. Proceso de baja documental para tramitar la eliminación de la documentación que ha prescrito en sus valores administrativos, legales, fiscales y/o contables y que no contenga valores históricos.

Conservación. Proceso de transferencia secundaria de documentación con valores históricos para su conservación permanente en el Archivo Histórico como parte de la memoria documental institucional.

Muestreo. Proceso por el cual se selecciona sólo una muestra de los documentos que deben conservarse y dar de baja los restantes; que se señala para varias series que son susceptibles de conservar permanentemente, las cuales serán sometidas a valoración del AGN, bajo el siguiente método aplicable para este Catálogo:

a) Muestreo selectivo o cualitativo. Se deberán conservar los documentos más importantes o significativos, mediante criterios de representatividad de la cualidad de la información; es decir, analizar en qué medida las unidades de muestreo aportan una información profunda y completa, por lo que no aplica calcular el tamaño de la muestra en porcentajes.

b) Muestreo sistemático. Aquel que precisa necesariamente la homogeneidad de la serie y elimina periódicamente, conservando un año, un mes, o bien los expedientes, ordenados alfabéticamente correspondientes a una letra o conservar numéricamente un expediente de cada serie eliminada.

c) Aleatorio. Aquel que toma las muestras al azar, cualquiera de los elementos pueden ser igualmente representativos.

Las series documentales a las que le aplica este muestreo están señaladas en el apartado de observaciones.

para la Observaciones. En este apartado se indicará cualquier información necesana comprensión de la serie documental.

A continuación se muestran diferentes ejemplos de la aplicación de CADIDO.

V reuólM Meneooo, y,,,, Emp,,,,, rcod",'n, S"h,'di"",, /ff'.

~Q /) 49 .'

.. !=JEME.)( ·

Catálogo de Disposición Documental 2018 ---------------------------

Ejemplo: Aplicación del Catálogo de Pemex y sus EPS para establecer la clasificación archivística de los expedientes generados:

~PEMEX CATÁLOGO DE DISPOSICiÓN DOCUMENTAL 2018

Petróleos Mexicanos y sus Empresas Productivas Subsid!.,r!as

PEPEPS Pemex Explor3ci6n y Producción

09S Exploración y r.s-rva de hldroc.1rburos

Clasificación Documental

Dreee.onCOrfIOfI:tl.deA.d'l'WloS!r.tlOnySUv'leoos ~"~cnServlC~,,G~.,..(IJ

El Catálogo sirve para ubicar el expediente dentro de la serie que le corresponde conforme a la estructura documentaL

~

Petróleo:; Mexicano:; y :;u:; Empre:;as Productivas Sub:;idiaria:;

Q \t

/' 50

• PEMEX Catálogo de Disposición Documental 2018

Ejemplo: Una vez identificada la serie documental a la que pertenece el expediente se codifica de la siguiente forma:

¿~ ~L:¡' rr:m r;) ._-- -,- --~--'"

_ .. _ ...•. _---~-- -~ // ---Ejemplo de codificación del Número Único de Expediente

PEPEPS. 110010042. 09S. 0100. 000001. 2018

t t t t l:::m inl Centro ~~IH .11. ~'- Número Año Gestor

~

" . " consecutivo ... ,-I

" " " I " " " " I

" " "

~P~EX " " OI"ecc.6n COfporalfVA de Adn.u~ttaCJOn y ServtClOs " "

" " " SuWl'eccaón de Ser.'lCtOs Corporatr.'os

" " Áru Coordinadora de AtCl'lriOs " .-

" " I ,." .. " . I ,," CATALOGO DE,..DISPOSICION DOCUMENTAL 2018

I " Petróleos Me~nos y sus Empresas Productivas Subsidiarias I

-- " I -- .-

I -- " .-,-

Fondo:. PEP,J:f'S Pemex Exploración y Pro4úcción

Sección: • Ó9S " Exploración y reserv~ de hidrocarburos

" Vigencia documental Técnicas de

" Selección .-ClosificoclOn Documenta l

Valor Plazos de e ,- e .- Conservación :2 :2 g Observaciones " documental ~ ~

e I! 1i .- :§ X i Código Nivele. .- Nombre A l f lC Al AC Total e .- ¡¡; o .- U

095.01 Serie. Oponunodades exploratorias X X 2 S 7 X Susceptible de res.erva. Muestreo cuahtatlvo

095.02 Selle Modelos geológiCOS regIOnales X 2 S 7 X Suaceptible de reserva. Muestreo cualttotlvo

095.03 Selle Reservas y delimitacIón de yacimientos X S S 10 Susceptible de reservo


.. FlEMEX


Ejemplo: Aplicación del Catálogo de Pemex y sus EPS para complementar y/o revisar los datos de descripción en la portada y ceja del expediente:

-~""" .. ,. "'-

PORTADA DEL EXPEDIENTE

SlIIIOIREccK'lN DE GHlOENCIA S VASfCIJIWIJENTO ¡ÉMlCO

GERfHCIA DE EV41UACIÓH DE PRQSPf.CJOS

Proy.e10 dt invtrsi6n OgJnio-S.inchtl Map113MS Ac:Mor:~ItIUdo .. IotEJtlOOlÓlTIIMc$VfrICl\l!v.-,o..o ~1II!'~ÓI~a:i'O~(WI,tms

~f¡fIU I,JdrIMI.J,_.II~*Ev",*~\I)(..u!;!lOlr:wl I ....,.~ ~GttIo~Ptmex.AsoQ. T .. ~

'Wttíti",'t:t 5 .------------ .CSos - ~ .. C9JC.S1.-.:I01.ll1O

: rondo PEPEPS Ptmtl El 3ción Proclucdón • - ~ - .. - - - -I Stcdól'l 095 Ex mclón rt"/V;lclthldrot3l'buroS .. --- -

LS:~ .... ~~~ .. .. _, ~u~_iIS •

' .. -'-;;"'---;.1_ Lºl_Ep_P

I

Datos que se toman del Catálogo de Disposición Documental:

Fondo Sección Serie Valor documental Plazos de conservación (vigencia en AT. AC y Total Técnicas de selección (destino final) Número de CADIDO (año de actual ización)

' ~-----------------------------------------------------------.

~ PEMEX CATÁLOGO DE DISPOSICiÓN DOCUMENTAL 2018

Pttról,05 Mulc~110S y Sil' Empr.UI Producrivu Sublidllrin ...................................... _ .... - ............................................ -1

Ottt«ooc-_""_«'~'~f ~101~'-... ~

En CGCA, el CADIDO, así como la portada y ceja del expediente son emitidos por el sistema institucional automatizado de administración de archivos y gestión documental e-Archivo.


A PEMEX ,


Ejemplo: Aplicación del Catálogo de Pemex y sus EPS para generar y/o revisar diferentes inventarios (instrumentos de consulta archivística) y su utilidad para vigilar las

vigencias documentales y el plazo total de conservación en los archivos: trámite y concentración.

- PEMEX

CATÁLOGO DE DISPOSICiÓN DOCUMENTAL 2018

~- - I

~_ .. _.

- --.. ~.., ~ .. -_ ... '--. "'1) ~ .. "_' •• '_"r-<_ 0"".$0 "" .. _..-..

~:::1-: :=:':'::-¿-:-::_M. __ ' ")'~ Mo"_"'_ [ -- -"~ .. \00< .. _ • • __

~::: :: f.'.'._:::--'::::--.t~ I ' ... w. .. __ M_~

"~' 1 1M.- .. -...._ .. , __ ~. , ',1 , ' 1

t.-f-r----------------------------\

Los Inventarios documentales o ' I instrumentos de consulta, describen las : I

series, expedientes o documentos de archivo para su fácil localización :

, , , I ,

, Inventario general (trámite) , , • Inventarios de transferencia (primaria :

. secundaria) : Inventarios de baja documental :

Guía general de archivos

................. ... _O< ... '"". ~ ... _ .. \.4<. __ ,,"-_' .. ".~_.-.. _ ..

~ "EME.)(

iI:~ ~'- . // ,

JI..:.:.. .:.!../'_.-. " ,

ti __ 'o .-.-' .-_ .. _-

." ¡ ... nuño d. TlulH •• KlI Prt.IN "'" ... --, ......... _--

1= J=t=I=r.,-JJ·;r;¡::.7i::::" ,f- .• , t-.

Los responsables de archivo de trámite deberán vigilar el vencimiento de las vigencias documentales en trámite y concentración, conforme lo establecido en el Catálogo de disposición documental, considerando que la vigencia documental inicia a partir de la fecha de cierre del expediente.

V


.. PEMEX


Ejemplo: Un expediente con vigencias de dos (2) años en archivo de trámite y cinco (5) años en archivo de concentración:

, "'EMEX CATÁLOGO DE DISPOSICION DOCUMENTAL 2018

Petról.os MUIc.:l"Ol '1' .11$ Empr.ut Prodlol'ctlvn SublldiJnu

Administración del expediente

Fecha de apertura

01/01/2015

Fecha de cierre

31/12/2015

Vigencia documental." anos (CAOIDO)

Archivo de Archiyode Tr'mite Concentración

Plazo total de con •• rvación

..:,~~::~:::":~ ... :. ~,~"::::;::"=~: ..... ::::: .... 1 ::::. Pf~~PS :::=.::~:::::~'Ol L.. ___ -L_,--__ +,_..L_-__ -_-__ -_-__ -_-_-__ -_-__ -_-__ -_-__ L_-__ -_-__ -_-__ -_-__ -_-__ -_-_-__ -'_-__ -_-__ -_-__ -_-__ -_--' ___ } ,--------------.-~-.-___ --mT~~.~~.------.

~ .. ~,

'1 1 - ; x ::::::::- ... "' ...... .. _ .""

El sistema institucional automatizado de administración de archivos y gestión documental e-Archivo, permite la emisión de los diferentes inventarios documentales, así como de "alertas" que remite a los Responsables de Archivo para informar el vencimiento de las vigencias documentales.


&;> , ~54

é PEMEX ,


7. Registro general del CADIDO

En este apartado se relacionan las secciones y series documentales (comunes y sustantivas) con sus respectivos valores documentales, vigenCla documental, los plazos de conservación, técnicas de selección y destino final. Las agrupaciones documentales están estructuradas con base en los procesos de negocio de Pemex y sus EPS, con un enfoque transversal en el cual cuentan con competencias propias y a su vez pueden tener correspondencia y relación con los siete fondos documentales que las originan, por lo que su aplicación es flexible y de utilidad para todas las empresas productivas en el ejercicio de sus funciones y atribuciones.

Secciones Comunes Secciones Sustantivas Código Nombre Series Código Nombre Series ,

01C Legislación 1 01S Gobierno y negocio 5 , 02C Asuntos jurídicos 9 02S Programación y coordinación de procesos productivos 5 , 03C Programación, organización y presupueslación 8 03S Planeación, organización y anális is estratégico del negocio 5

, 04C Recursos humanos 15 04S Administración del portafolio y la cartera de inversiones del neqocio 4

, 05C Recursos financieros 9 05S Administración de riesgos financieros y de negocio 5

, , 06C Recursos materiales y obra pública 11 06S Análisis de precios y desempeño económico del negocio 5

, 07C Servicios generales 10 07S Desarrollo y regulación del negocio 4

, , 08C T ecnol()9.ias y servicios de la información 7 08S Desempeño del negocio 5 , 09C Comunicación social 5 09S Exploración y reserva de hidrocarburos 12 , 10C Control y audiloría de aclividades públicas 4 lOS Producción 4 , 12C Transparencia y acceso a la información 9 liS Explotación 8 ,

Total. 88 12S Desarrollo de ingeniería de proyectos 8 , 13S Aseguramiento tecnológico especializado 6 , 14S Ingeniería de pozos y formación técnica 4 15S Perloración, r~p~uación y servicios a pozos 11 , 16S Petrolíferos, procesos de gas y petroquímicos 28

, , 17S Hidrocarburos insaturados 4 : 18S Producción de fertilizantes 3 , 19S Servicios de [o íslica 7

, , 20S Comercialización y distribución 5 , 21S Confiabilidad operacional y gestión del mantenimiento 11 , 22S Desarrollo sustentable, seguridad, salud y protección ambiental 20 , 23S Salvaguardia estratégica 18 , 24S Servicios de salud 5 25S Administración de bienes patrimoniales 8 , 26S Servicios del Arc hivo Histórico de Petróleos Mexicanos 3 , 27S Servicios de auditoría interna 4 , 28S Prestaciones de vivienda 3 ,

Total: 210

li

h /~ ~R

, , Petróleos Mexicanos y sus Empresas Productivas Subsidiarias 55

.. PEMEX ,



Fondo: Petróleos Mexicanos y sus Empresas Productivas Subsidiarias

Secciones comunes s 9CClon: Ole L . I 9g188clon

Vigencia documental

CltlSi!lcacion Oocumental Valor Plazos de

documental conservacion

Código Niveles Nombre A l FIC Al I AC Tolal

OIC.10 Sfile In:;trumentos ~f1dlCO~ con:en~ale$ (convefllo~. b:l~$ de col3bomcJoo. acuerdos. etc ) I x X 2 3 , I

S9cción: 02C Asunto8 jurídicos

Vigencia documental

Clas"icacion Oocumental Valor Plazos de

documental coosel"lacion

Codigo Niveles Nombre A l FIC Al l AC 10181

02C05 $e~ Actuncione:: y .epre--..enboone:: en mntero leQ31 X X 2 I 3 5

02Coc Se~ ASL~enaa. COf\$ul""l41 y ~..or&3Z I X X 2 3 1>

02C07 Se~ EsrudlOS. dlCbmenes e onloll1les I X 2 3 5

02C08 $ene JUIOOS contro la dependeno:\ X X 2 8 10

02Coo Sfile JUIOOS de la dependellCl:l X X 2 8 I 10

T~nica$ de ~leccion

i I I j w ....

I X

T~nica$de

~leccion

i .¡

I I j a

I X

I X

X

X

X

.6.o"un ' .... "" ..... oGe ERAL NACiÓN DADO

DEU~ Observaciones VAl ~

Suxep!b~ de dato<; con¡'den=~)' de .esetva Mueslleo cu:tl:tJ.ovo

Observaciones

S .... ..ceptlble de datos con;lÓenoole~

SUxepbble de datos contdenc~ y de .... ...,rva

Susceptible de leserv;¡

SU"..ceplb~ de datos con dena3les y de .ese",3.. Muestreo cu:l !rvo

Suxeptble de dato:: con denooles y de ,=1\'3.. L'ueslleo cuaktabVO

S9cción: 02C Asuntos jurídicos

Vigencia documental

CI3$lfM;~lOn Documental

I Valor Plazos de documental c;onservacion

Codigo Niveles Nombre A l F/C Al AC Total

02<:.10 Sere Amparo<: X X 2 8 10

02C.ll Sene Interpos<::lOn de r~u~:; ~drruntstrntJvo~ X X 2 3 S

02<:.12 Ser.e Op·rlJ()MS :ecruco ¡undlCaS I X X S 5 10

02<:.18 Sene Deredlo~ humano~ X X 2 3 5

S9cción: 03C Programación, organización y pr9SUpu98tación

Vigencia documental

Clasificacion Documental

I Valor Plazos de documental conservacion

Codigo Niveles Nombre A l F/C AT AC Total

03C.~ Sene Programa anual de rnve~~ X X 3 O 12

03C.11 Sene Integraoon y dICtamen de manu;u:; de organrzaaon X X 2 3 S

103C·,2 Sene Integraoon y dICtamen de manua!~ . noon~ y 11le:'TIIen:o~, de pr~s y procedlmrentO<: X X 4 O lO

03C.13 Sene ACCIOfle$ de modelTllUICIOfI adrnrnrslrabva X 5 5 10

03C 14 Sene CertriJC:lC>On de ca!1dad de procesos y ~MOOO adm!lllSlrabvos I X O 4 10

03C 18 Sene Program~ y pro)'ectO<: en mau,na de pre~on X X 3 I 4

03C 10 Sene AnaJ~!> I nanaero y presupuestal X X 2 4 O

03C20 Sene Evaluaoon y control del e¡erooo pre:;upuestal X X :; 1 O

Tecnicas de Selecx:ÍO!l

:i j

I i i <3

X

I X

X

X

Tecnicas de Selecx:ÍO!l

:i :i le 2

I I i a .. <.>

X

X

X

X

I X

X

X

X

Observaciones

~~--~{J. -:,lo ... ., ,

. ~

Re ... IV o DE \1

LA [AL

N ',C¡ÓN

10<\00 Suxep!!ble de dato~ con'idenClOll~ y de re::erva

Suxephble de datO<: con5denClOll~

Susceptb'e de re::er,.

Observaciones

Muestreo cua'~a rlO

Mu~s~eo CU4l!lb.tl"lO

Muestreo cual.1avvo

SuxepWe de re-o-..erva

Sección: 04C Recursos humanos

Vigencia documental

Clasificacion Documental V310r Plazos de

documental conservac:ion

Código Niveles Nonlbre A L FIC Al AC Total

04C.02 Sene Programas y proyectos en rna!ena de reQJrsos humanos X 2 3 5

04C.03 Sene Expediente unlCO de peroon31 X X 5 7 12

04C.04 Serie Reglslto y conlte! de puestos y plazas X I 5 7 12

04C.05 Sene Nomina de pago de pe!son.ll X 2 I 3 5

04C.06 I Sene Reclutamiento y seleccron de pe .. ..onat X 2 3 5

04C 11 Sene Estlmulos y recompensas X 2 3 5

04C.12 Serie E valuaCtOOes y promocones X 2 3 5

04C.14 Sene Evalu3CtOO del desempeño de seMdores de m:lfldo X I 2 3 5

104C.17 Sene Jubil.1C101les y pensIOnes X X 5 5 10

04C.18 Sene Programas de retro volunt:lIIo X X 3 2 5

04C.19 Sene Becas X 2 3 5

04C.20 Sene Rel:lClOnes W>ora\es (comisiones mIXtas, oindrcato nacional de tmbapdores al selVlClO del

X I X 3 2 5 estado, condiciones W>orales)

04C.21 Sene SelVlOO!> soet:>les y culturales y de segundad e hlQlene en el trabaJO X I X 1 1 2

\ 04C.22 Sene Capacil:lCIOO conbnua y desarrolo profestOnal del per-..onal de areas admllldrabvas X 2 3 5

04C.23 Sene SeCVlaO sooaI de areas admlnisltativas X 2 3 5

l~nicas de Sel~ion

~ :i 1 i I E ! ¡;¡ o

,. u

X

I X

X

I X

X

I X

X

X

X

X

X

X

X

X

X

li -;;. ot: ~

Observaciones ARe .. , DE V~ '1

Sw..cepllb!e de datos coohdencrales Muestreo cualrw.Uvo

Muestreo cuai tanvo

Suocepllbie de d.,tos coofrdeocrales Muestreo cua.lltltrvo

I Susceptible de datos conirdenet:¡)es

Susceplrble de datos conhdenCJ:l\es

I Susceptible de datos coo denoales Muestreo cua.lr:atrvo

Susceptible de datos coClfrdencl:lJes

Muestreo cualibbvo

Suocepllb!e de datos confideocrales

N o ,... 00

Sección: 05e Recursos financieros 0:-,-

Tecnicas de , ." ,.c-" , l~~i.; :

Vigen<:ia documental 1 " , ~, .; .''¡

Selee<:ion ;.. 0. . ~

~~~'~~ , ~ , - ~ ........ Clasincacion Documental ,

'o< " Valor Plazos de ~

l./' - '~/' '''' documental conservacion ~

i Obse rvaciones ffl: .... ' ,,'

i I ~~." .,;: .... ,-, ..¿¡" ',"

Código Niveles Nombre A L FIC AT AC Total o ~~ -- '-L._' u

04- '¿"'~

:~~ , -;:

OSC.Ol Sene OlSpo:;¡cjone~ en matena de recursos fmancleros y conlabl6dad gubemamental X I I X 5 7 12 X

I ~RCHi ~

I I DE I ~

osC 03 Serie G~los o egresos por panida presupue$lal X X 2 5 7 X

I V} L 05C.04 Serie Ingresos X X I 2 3 5 X I 05C.OS Sene AportaClOOes a CapItal X I 2 3 5 X I

I 05C, IO Sene Pollzas de d"",o X I 2 3 5 X I

p.. (1)

9 en j] "O O

~~ en (i' 5: i:l ~ t) O n ¡: 8 (1)

o5C 21 Sene Garanb~, fianzas y depoSllos X X 2 3 5 X Susceptible de reseMl g e:.. N

05C.23 Serie ConClh.lClOneo X 2 5 7 X I O -ex>

I

05C.24 Sene Estados nnanCleros X

I X 5 7 12 X ~ ueslreo cuahlatrJO

05C.27 Serie Fondo roblono X X 2 5 7 X

Sección: 06C Recursos materiales y obra pública ~~~[ Vigencia documental

Técnicas de ~~. Seleccion Clasificación Documental

Valor Plazos de e ARCH V documenlal conservación ~ :SI ~

Obsel\/8ciones

i I 1 DE ~ .. Código Niveles Nombre A l FIC Al AC Tolal tl

V1! .1 - .. lO-

OOC.Gl Sene DiSPOSICiones en m:lIena de reo.w..os ma!en:t.'es, obm plblica, Conserv:lClOll y mantenirmento X X 2 3 5 X

ooC.G2 Sene Progmmas y p¡oyectos en rnale03 de recurso!: matenales, obm publJCa, conservaClOll y I X X

1 3 9 12 X

mantemmlento i

OOC.04 Serie Adqu:s>clOOes I X X 3 11 12 X

OOC.Gi Sene Seguros y hanzas I X X 2 3 5 X SuscepbbJe de reserva Mues:reo cualrtabvo

OOC.13 Sene ConservactOll y mantenrnlento de la flfraestructura f= X 3 9 12 X

OOC.H Sene Registro de proveedores y contr3.0St:IS I X X 3 Q 12 X

1 SuscepbbJe de datos conf>deoc¡.,Jes

OOC 15 Serie Artendam,entos X X 3 2 5 X .

OOC17 Serie Inven:ano f<:leo y control de bl""es muebles X X i 4 5 X Muestreo cualitativo

OOC.20 Sene DisposJcJones y Sls:emas de abastecimiento y amacenes Ix X 3 1 g 12 X

1

OOC.21 Sene Control de calidad de b:enes e insumos X 3 g 12 X

\ OOC.22 Sene Control y seournlento de obr:!s y remódelaCJOfle5 X 3 11 12 X

~

I'r

Sección' 07e Servicios generales <: ...... ~, /.,. :e.;;.

Vigencia documental TeGnicas de L.!.¡ :«;~ . \,~,~

SeIeGCion ~ l: \'::', -,; ~ - ,,' Clasificacion Documental I " .~ 'r.;.

Valor Plazos de ~ " Observaciones

... ; :"~]r:. ~

! documental conservacion

i i , ~.:..~ ... ~ ~ ;t ~

'" - [ 8 .. ~~. Codigo Niveles Nombre A L FIC AT AC Tolal

"'¿;f ~ .

I X I 3 I 07C,Ol Sene D lsposiCoones en matena de $eMClOS generales X 2 5 X

ARCHJ ~' DE l A

OIC,02 Serie Programa.s y proyectos en malen...¡ de selVlCtOO genem!e::; X 2 3 5 X

VAl o

07C,03 Serie Sef'llClOS basicos (ene'llla electnca. agua. predlal. etc,) X 3 2 5 X P-(1l

OIC,04 Sene SelVlOOS de emba'a¡e . flete~ y maniooras X 1

I

4 5 X

I

I

OIC,OS Sene SelVlOOS de :;egundad y "l"1), l¡¡no., X 3 2 5 X SusceplIble de .eseMl

I 07C,De Sene SelVlCJOS de I¡¡'¡andena. kmp,eza. higiene y fumrgaoon

I X 1

I

4 5

I X

I

~ en

Ü '"O O

~~ en

5: o-::l ~ tJ O ("l ¡:: :3 (1l ::l

~

I OiC,07 Sene Sernoos de tranzportaoon I X 3 2 5 X

IV o ..... 00

. OIC 10 Serie SelVlCios espeoalizados de mensa¡ena X 2 3 5 X J

OlC,13 Sene Control del parque vehrcular X 1 4 5 X

OIC 14 Serie Control de combuslible X 1 4 5 X .

Sección' 08C Tecnologías y servicios de la información

Vigencia documental

Clasificación Documental Valor Plazos de

documental conservación

COdigo I Niveles Nombre A l FIC AT AC Total

ose. 10 Sene Segundad inlorm~bC3 X X 2 3 5

ose. 14 Sene DISPOSlClOnes en materi~ de !leIVlCIOS de ,"'orrnadon X X 1 2 3

OSC.15 Sene Progmmas y proyectos en matena de seMOOS de tnlorrnaoon X X 2 3 5

OSC.lO Sen. AdmiOls:raaon y servicios de armM:> X 2 I 5 7

ose.20 Sene AdmlOls:racion y preseMloon de acervos digitales X 2 3 5

ose.21 Sene Instrumentos de CORSO ,3 X X 2 7 O

ose.22 Sene Procesos ¡ecoicos en los selVlCÍos de infonnaclOll X I X 1 3 4

Sección: OOC Comunicación social

Vigencia documental

Clasificacion Docume.ntal Valor Plazos de


Código Niveles Nombre A l FIC Al AC Total

OOC.Ol I Sene OispoSlClOnes en matena de comun""",on SOCIal X I X I 2 I 3 S

OOC.02 Sene Programas y proyectos en mateoa de comunocaaon social X 2 3 5

OOC.1>4 Sene Materia mul1imedJ.'l X I I 2 3 5

OOC.OS Sene InserClOfles y anullClOS en periodlCos y re,islas X 2 3 5

OOC.12 I $ene [}.zpoSlClOnes en mateoa de rel:lciales publJCas X X 2 3 S

\~

Tecnicas de Se\eccion

:§ ~

i I ~ 1

¡¡¡ 8 ..

I X

I X

I X

X

I X

I X

I X

Tecnicas de Selección

" j :2

I ~

j 1 o .. u

X

X

X

X

X

I . ''f.~ ' . '~, • ' '''~''''f ' f , Q~¡;r'.,

o '[ '. ~~~, Observaciones ~') .~

ARCHIV(~ GENERAL AC~ÓN AQO

Susceptible de re!leMl DE LA N VAL Q

Muesbeo cuabtalM>

Muesbeo cuabtabvo

Muesbeo cuablalM>

Susceptible de re!lerva

Observaciones

Muesbeo cu3bbvo

Muesbeo cualnabvo

Sección: 10C Control y auditoría de actividades públicas

Vioencia documental

Clasificacion Documental Valor Plazos de


Codigo Niveles Nombre A l FIC AT AC Total

I 'OC O!! Sene SegumleOto a la apÍC3C1OO en medidas o recomendaClOl1es X 3 2 5

IOC07 Sene PartICipantes en comites X 3 2 5

IOC.08 Sene Requerirmentos de Ilformaaon a dependenCIaS y entidades X 3 2 5

IOC. IO Serie l ibros blancos X O 1 7

Sección: 12C Transparencia y acceso a la información

Vioencia documental Clasificación Documental

Valor Plazos de documental conservación


12C.Ol Sene DISPOsiciones en maiena de acceso a la ",fOfTT1aoon X X I 2 I 3 5

1 ,2C·02 Sene Programas y proyectos en materia de acceso a la IOformaoon X 2 3 5

I 12C.03 Sene Programas y proyectos en matena de transpanenaa y combate a la COtTUpclOO X 3 5 8

I 12C.04 Serie Untdades de enlace X I I 2 I 3 I 5

I 12C.05 Sene Comrte de mfonnaClOO X X 2 3 5

12C.0!! Sene Soficaudes de acceso a la infonnaClon X X 2 3 5

12C.07 Serie Portal de tmnsparencl3 X X 2 3 5

12C.08 Sene ClaSIfICaCIÓn de informaClOll reservada X X 2 3 5

12C.OO Serie ClaSlfIC3ClO1l de InformaClOfl conhdenoal X X 2 3 5

Tecnicas de Seleccion

j Observaciones j

i ~ j 1 ¡¡¡ o '" u

X Suscephb!e de reserva

X Suscephble de reserva

X

X


j e ~

Observaciones :si ~

1 j 1 8

,.

X

X

X

X I I X Muestreo cualttatrvo

X Muestreo cualrtabvo

X Muestreo cualrtatrvo

X Muestreo cualrtatrvo

X Muestreo cuafrtabvo

r· .. , .. "'-

~~. ~'1 ot'l_ '-'--. ~..:4..... -' ~- t

-'~;.t :·

ARC'Hí\

.

, "

. .

¡-

nf¡: l r ,

\.Q jj.

N o ....eX!

Secciones sustantivas

Sección: 01 S Gobierno y negocio

Vigencia documental


documental oonservación

Codigo Niveles Nombre A L F/C Al AC lotal

01S.01 Sene SeSlOlle<i X X I 10 5 15

01S02 Sene libros de .lelaS X X 10 5 15

01S.03 Sene Corniles X X 10 5 15

01S.04 Sene DeS.1rrollo y reopono:tbi ,dad ooc,al X 5 3 8

01S.05 Sene Progmm.1s en m.1tena de IflfolT113ClOO y evXU.1C100 X X 1 4 5

Sección: 02S Programación y coordinación de procesos productivos

Vigencia documental


documental oonservacion

Codigo Niveles Nombre A L F/C Al AC Total

02S.01 Sene Modelos y p.1T.1metros X 2 2 4

O2S.02 Sene Programas de operaaon X 2 2 4

02S.03 Sene An:ths¡s tecoico . eoooomiCOS X 2 2 4

02S.04 Sene AnaJiSlS operatIVos X 2 2 4

O2S.05 Sene CootroverSl3s operabv.1s y comerCIales X X 2 2 4

\~

Tecnicas de Selección

e ~ :sr X

! ~

j '"

X

X

X

X

lecnicas de Selección

~ ~

~ l: e

~ f ;¡¡ 8

X

X

X

¡; Observaciones

~ :a

X MueOlleo cualrtatlvO

¡; ObseIYaciones

; :a

X Mues:reo cualrtahvo

Susceptble de reselV3

Susceptble de reselV3

X IJueOlleo cualrtatNo

ARCHIVO GEIj.!ERAL NACiÓN Dp .. OO

DE. LA VAL

n ~ "', O-

aq O O-(1)

9-CA j] >-o O

~ ~ CA

ñ 5: ;:l ~ ti O (")

e 8 (1)

g ;:.. N o >-' CfJ

,,~~ :rlf' ..... I 1: \.) •. ~ .• - . 'Yt·

(,,) (.C,. .• ;-:-<::!. J • )'/..."~":",,,\;,'~' ~ , ';'(' .

~..; ¡t,;rt);0, <~i!" ,-S_9_C_c_ió_n_· ____ 0_3_S __ P_I_8_n_9_8_c_ió_n_, _o_r_g_8_n_il_8_C_io_' n_y_a_n_á_li_S_is_es_t_r_8_t9_g_i_co_d_e-1 -n-e-g-OrC-iO--------------.--Tec-· -n-ic-a-S-de---.-------------~~f-)..,\;.;,~~~:'t~:'.~'-::tM:")::,¡;~~1;I~~r. ,'.'. {f

Vigencia documental Seleccion 4. '~f:~ .::-¡"?¿,,;~ .; ... ' ~T 'Jt ~o,~v~:· - ;)~ .v;

Valor Plazos de ,¡,¡ Observaciones ~~-;> f\\d> J.;';':'{-documental conservacion le ~ co..:: _ .- .",.-I j ! V'~~Á.~~ '~ ..

!I! .... ....... O Jf'~ .... 'U"" Iv n I \l . \.;¡

Ctasificacion Oocunlental

L F/C AT AC Total Código Niveles Nombre A

038.01 Serie PlaneaClOn y g~on eslraleg;ca IIlst~ucional x 2 3 x n~, a :.

038.02 Sene Plan de negocios x x 2 3 x VA~r- ~ r 038.03 Sene Proyecciones de demanda Y balances volumelncos pro~cti'Ios x x 2 3 x Susceptble de reserva

038.04 Sene Porlafolio Y anal~s de Inversion x 2 x

038.05 Sene Asuntos '1 nesgcx; en ma1eria regu1a~ona del sedor energebco x 2 3 x Susceptibie de re-..erva

Sección: 04S Administración del portafolio y 18 c8rter8 de inversiones de l negoc io

Vigencia Tecnica. de documental Selección

Clasificacion Documental Valor Plazos de j j Observaciones

documental conserva(j; jon

1 le ~

! 1 ,. Código Niveles Nombre A L F/C AT AC Total ..

045.01 Sene Base de datos y reportes de la cartera de IIlverSlOOes I X 5 1 6 X

1045.02 Sene Metas y programa de eiecucíon de la estrategUl X 5 1 6 X Muestreo cuallbtrvo

045.03 Sene Oocumen!acíon y evaluacion de las asil1'aclOIles de la estrategia del

X I 5 1 6 X .

negoCIO

045.04 Sene EvaluaClon Integral de negocio X 5 1 6 X Muesireo cualitaltvo

~

"d (1)

q o' c¡-o lf,

~ (1)

~.

'" ::l o CJ.

'< .- CJ.

c: CJ.

I:TJ 8

"d

" (1) 'F,

'"

Sección: 05S Administración de riesgos financieros y de negocio ~ . .,;.:. .""". ... . o . .:",...!;'~

Vigencia documental Tecnicas de "'~~ ,' ,~ ,'

Selección . ., '. -.l.,..: .~

Clasific;acion Documental ~~~¡t; Valor Plazos de j e

Observaciones :<> ~ documental conservacion

1 x

ARCHiVO I! J ~ .. Codigo Niveles Nombre A L FIC AT AC Total 8

nC:!A ~ I Grupos de Imbajo de riesgos

---05$.01 Sene n"noeros y de negocio X 2 3 5 X VALI ") 05$02 Sene I nstrumento~ financie~ derivados X 2 I 3 5 I X Su~cep!i;¡!e de re~rva

lf,

"d " 05S.03 Sene Proyectos de Iwer.;¡on, a~ciaClOl1es y ahanzas X 2 3 5 X Su~ceptb!e de reserva o O-c: (') ¡:r. 05S.04 Sene R",~ empresanale~ X 2 3 5 X Susceptm!e de (e-<'""...erva <: f;; en c: 05$.05 Sene R",sgos de ere<! o ccmerool X 2 3 5 X SU!:ceptil!e de re~rva u oc ~

~: CJ. Sección: 06S Análisis de precios y desempeño económico del negocio

Vigencia documental lecnicas de SeleGción

Clasilicacion Documental Valor Plazos de e :§ Observaciones documental consernción :so X

, I I ~

!I Codigo Niveles Nombre A L FIC Al AC lota I :a

'" " 005.01 Sene Canne de precIOs X 3 9 12 X

005.02 Sene Pronosllcos de prec.os y tantas X 11 1 12 X Muestreo CUalitativo

OOS.03 Sene AnallSlS economico X 2 3 5 X Suscef)bb!e de r~rva

005.04 Sene Evaluaoon econanlCO tll300em de IlYei'.sones X 3 I 5 8 X Suscepbble de re~1Vll

\ 005.05 Serie Ilnfonnes de de-..empeño economlCO hnanaero X 3 5 8 X

~

Sección: 07S De8arrollo y regulación del negocio ~) _!~.~t!~i:

Vigencia documental Teonicu de ~-4~ '~,:~.;;

Seleccion ~ ,. Q -iQ;i' N 'Il1~,o...., , ... Clasificacion Documental ,í. Valor Plazos de

:i e

Observaciones ~~ documental conservacion

J ~ ! 4' ! i ~:3

:lO Codigo Niveles Nombre A l FIC AT AC Total .3

AR~~¡··H'

07S.01 Sene Dis¡¡os:aones en materia de alianzas y nuevos negooos X X 1 1 2 X DE LA 07S.02 Sene Eslmtegia integral en matena de all311zas X X 1 1 2 X Muestreo eua ativo VA\: .,

07S.03 Sene Proyectos X X 2 5 7 X I Suxeptble de reserva

07S.04 Sene m ales X X 2 3 5 X

Sección: 08S De8empeño del negocio

Vigencia documental Tecnicas de

Sereccion Clasificación Documental

Valor Plazos de e documental conservacion ! 1 ~

Observaciones

!l '" Codigo Niveles Nonlbre A l F/C AT AC Total .3

08$.01 Sene D¡:;poSlOOnes, entenos de evaluaClOfl y dJseño de indicadores de desempeño del negooo

X 2 4 6 X

08$.02 Sene Anaislo del cumplimiento de las metas del negocio y oporumdades

X 2 ~ 6 X de mejOra

08$.03 Sene Base de datos Ins!itUGlOOal X 1 (1 7 X Suxeptb!e de reserva

08$.04 Sene Informes, evaluaaon, integracion y dlruslon X 1 2 3 X

08$.05 Serie I Medición Y balances X 1 (1 7 X Suxeptble de reserva

~

Sección: OQS Exploración y reserva de hidrocarburos

Vigencia documental


dow mental conservacion


005.01 Sene Oportumdades explor:1tonas X X 2 5 7

ooS.02 Sene Modelo$ geologJCOS reg:onales X I I 2 5 7

005.03 Sene R.,.-..ervas y delirnrtaaon de yaomtentos X 5 5 10

005.04 Serie Datos geoflSlCOS X 5 5 I 10

ooS.05 Sene Programas operao\'os en matena de expiofaaon y prodUCOOll X 2 3 5

005.06 Sene RedasdicaciOll de reservas de htdrocarburos X 2 3 5

005.07 Sene Semaos de Ingenlena X 2 3 5

ooS.08 Sene POlOS explomtOllos I X 5 5 10

ooS.OO Sene Estudios en matero de explorao oo X 2 3 I 5

005.10 Sene T ran!;!erencia de nuevos de-..cubnm .... !os X 2 3 5

005.11 Sene DicIam.nacion de proyectos X X 2 5 7

005.12 $ene CertillC:looo de reservas X X 2 5 7


§ e

:2

1 le

i i :; u

X

X

X I X

X

X

X

X

X

X

X

X

W..e-;: ,~ .. ,, ' . ~U" ···I; ~~

ARCHiVO .,,-

~EN~RAL ACI N

Observaciones DE LA I ~ VALU P AD

Suscepilble de reserva Muestreo cualitallvo

Susceptible de reserva Muestreo cuahb llvo n ~ .s, O'

Suscep:ible de reserva C1Q O O-(1)

Susceptible de reserva lJ.ueslreo cualitallvo 9-U> 1] 'O

Suscep:ble de reserva Muestleo cuali'.allvo

Suscep:ble de reserva '.'uestreo cU:llitallvo

O

~ ~ ~. p. o' ::l ~ ti O ("l ¡:

Suscep!ble de reserva Muestreo cualitatNo 8 (1)

::l g. SU"..ceplille de reserva. Muestreo CU:llitallvo N

O ..... 00

SU"..cep:b1e de reserva Muestreo cualitabvo

Susceptible de reserva Muestreo cuaritalivo

SU"..ceptble de reserva Muestreo cu:llitabvo

Susceplille de reserva. Muestreo cualitatr.,o

VigenGia documental Tecnicas de Seleccion

Clasificacion Dotumental Valor Plazos de

~ documental conservacion :Ji ~ Observaciones

l:

I j I w ,.


11S01 Sene SelVlClOS de Ingeniena y conotrucclon de obrao X I 2 5 j I X Susceptrble de rese!V:L Muestreo cualitatIVO

I1S.02 Sene IndICadores del de$elTlpeño operabYO y econom,eo X 2 5 7 X

11S.03 Sene SelVlClOS Inlegrados de IoglSt.:a X 2 3 5 X

11S.04 Sene Aplicaoon de nuevas tecnologtaS en matena de explotaaon X 2 3 I 5 X I Susceptble de reserva

11S.05 Sene Desarrollo profesional espeaar.zado en malena de explotacion X 2 3 5 X

l1S.oo Sene Procesos de lecuperaClOn prirnana, secundana y mejOrada X 2 5 7 X Suscephble de leserv3- Muestreo cualitattvo

l1S.07 Serie IntervenClOlles a pozos X 2 I 5 7 X Suscepbble de rese!V:L Muestreo cualitatIVO

IIS.08 Sene Producaon y explotaaon de hidrocarburos X 2 5 7 X Suscephble de reserv3- Muestreo cualitatIVO

~ --.J

..t::?/ o

Y() ~.

Sección: 12S Desarrollo de ingeniería de proyectos

Vigencia documental

Clasificacíon Documental Valor Plazos de


Código Niveles Nombre A l F/C AT AC Total

12S.01 Sene SIStema nslrtuclOnal pam las I wer::loneo VIllCtJladas a la cadena de \':llor X 1 4 5

12S.02 Sene An:¡J,SiS de IIlver.:ion X I 1 4 5

128.03 Sene Gesnoo de la calidad I X I 1 4 5

12S.04 Sene Ase::onas y capaataoon eopec.ailzada X I 1 4 I 5

12S.05 Sene Segurniento y e\':lluacoon X 1 4 5

12S.00 Sene ESlandares y practocas de 5upervision X 1 4 5

12S.07 Sene Herramlefllas de calculo y anahOls X 1 4 5

12S.08 Sene SIstemas. proce::os y procedrnoen!os X 1 4 :.

Sección: 13S Aseguramiento tecnológico especializado

Vigencia documental

Clasmcación Documental Valor Plazos de

dIocumental conservacion

Código Niveles Nombre A l F/C AT AC Total

138m Sene Asistencia tecnlC:l espeCIalIZada X 3 9 12

138.02 Sene Procedlmoentos relaaooados al manOlo de IllfOrm:lClOfl tecnlCa X 2 5 7

138.03 Serie Pruebas tecnologlCls y p!loto X 2 :. 7

138.04 Serie Adm'\Ístraaoo del conocrnle1lto X 2 5 7

138.05 Serie ObligaclOOes regul:!lonas X 2 5 7

\ 138.00 Sene EstudlOS de mejores pracbcas IIltemacoonales X 2 5 7

Tecnicas de 8eleccion

~ Observaciones e .. I le le

í J ,. ¡¡¡

X Mues:reo cuakta:.\'O

X

X

X

X I X

X

X Muestreo cuai tatrvo

Técnicas de Selección

~ 1 Observaciones ~ I ¡ !

~ ,.

X

X

X

X

X

X

~, ~~~<,":\·;~':~tt1:1 'r. ~:'t;¡~ ::.¡ ~. .. ~ ..... t'l~..,,~ •• ;:r·: ~ .~ ~~;\., ~ .. ~ ,t "'-,~-: ~ ' h ) \\ ! .... ~ ""'_ :~'

... .i:~j-?~ ~' A ......... ~,.." P ,..u,~n¡VV

Ui: LA, ~~ EN ERAL

ACiÓN

ADQn VALH~, ., Oj, O ~ o.. ro

9. 'J>

"O O ~. Q. o' ::3

tJ O ("¡ ¡:: 8 ro ~ e:... N o ~

00

il

~ ~ ~

Sección: 14S Ingeniería de pozos y formación técnica

Vigencia documental




14$m Sene FormaClon !e(:tlIca X X 2 3 5

14$.02 Sene Ingenieria de pozos X :; 5 10

14$.03 Serie Base de ngresos X X 2 3 5

14$.04 Sene Modelos de ConlTa!aclon X 3 Q 12

Sección: 15S Perforación, reparación y servicios a pozos

Vigenc ia documental

Clasific. cion Documental Valor PI. zos de


Código Niveles Nonlbre A l F/C AT AC Total

158m Sene Proyectos de perfor:Joon X :; :; 10

158.02 Sene Adrmmstraaoo operatrlól X :; :; 10

158.03 Sene Procedirmen!os operativos y me]O<e$ practicas en matero de perforaooo X :; 5 I 10

f\ 158.04 Sene Operacroo y control de pozos X :; 5 10

158.05 Sene Planes y programas en materia de perloracron X 1 2 3

158.06 Sene Man.enimlento de confiabridad y segundad X 2 3 5

~


e e Observaciones ~ :si

I X

j ~ le

¡¡¡ 8 .. X Su:;cepbb!e de rererl3

X Suxepnble de rererva Muestreo cuallbtivo

X

X Muestreo cuai1ativo

Tecnicas de Selei;cion

~ ~ Observaciones

! X

J ji ~

X Suxeptib!e de rererva . Muestreo cuallbtivo

X

X Su:;ceptrble de reserva

X Suscepbble de reserva. Muestreo cualitativo

X Muestreo cuai1ativo .

X

. " ~

4--" , ~.'" \ , "

f:i '<ti>':' .. , .

~? .'; ... \\ :: , ~~: "':~'.~.'-' ~, ,;;::!:,

·~t~: .. ';',' _.: ~ ":¡:t!,-'1

.fi"'"~ ... ¡; ~, ""':i '"

ARC¡-g

DEi V ¿.J

o. (1)

9-V>

Ü "ó O

~~ ;!i. Q. O-::l ~ t::! O n e 8 (1)

::l e. N o >-' 00

S9cción: 158 P9rforación, r9paración y s9rvicios a pozos

Vigencia documental

Clasiiic8Cion Documental Valor Plazos de



155.01 Sene T aneres y centro$ de ser/lCio I X 5 5 10 'f. e 'f.

155.08 Sene IntelVehaon a pozos X 2 3 5

155.09 Seno AdmillstraClOfl de Sutnlfl'$t= I X 2 3 5

155.10 Sene Programa ')' Pfoced.mientos operatrvo~ X 2 3 5

155.11 Sene Pbneaaon operativa X 1 2 3

89cción: 168 P9troli19ros. prOC9S0S d9 gas y p9troquimicos

Vigencia documental


documental conservac:ion

Codigo Niveles Nonlbre A l FIC Al AC Total

105.01 Sene ProgramaCIón de la produccion y enlace con coordrnC1OO operatrva X 2 3 5

105.02 Sene E standanzaaon de crrtenoo de costos operabvos X 2 3 5

105 03 Sene An3liSlS y mejOra de las operaClOOes, medJaon y control qUlnlCo X 2 3 5

105.04 Sene Planeaaon y control diario de la operaCl"" I X 2 3 5

I~S .05 Sene Rutilas de muestreo y ana'lSi$ X 2 3 5

\ I 16Soa Sene Coordnacion y d.stOOucion de recursos admnlstratvos X 2 3 5

105.07 Serie Tratamiento de agua ndustnal X 2 3 5

T e<;nicas de Sele«ión

j

i e ~

I J j ¡¡¡ .. X I

X

X I X

X

T e<;nicas de SeIeC(;ion

~ i ~

I

,

I

'.-4,",-

~ ~

Observaciones ARC~ i va GENERAL LA N~CiÓN llDADo

DE y~ ~

Susceplble de reserva. Mue$treo cuahta:r.'O

Suscepbble de reserva

Observaciones

1I J ) 1

X I I I I X I ,

X Suscep:ible de fe".,e"''3

X I I I

X I •

I • X I

I

1 X I Susceptible de rese ... ",

Sección: 16S Petrolíferos, procesos de g8S y petroquimicos .. ~. - , . TecnlG8S de

~t '0:' .. Vigencia documental

.. Selecc ion ,l· .",~ .... ~,

Clasificación Documental I

l~~ o ;:~ Valor Plazos de e e

Observaciones ~"4.z. " I documental conservacion :2

i ~. ¡..¡

I .. ,":,

COOigo Niveles Nombre A l F/C Al AC Total ¡¡¡ ~ ..

~ ........ 165.08 Sene Generae>oo de vapor X X Suscepbble de reserva

Y"\I~\ .• \ j' 2 3 5

165.og Sene GeneraCloo de energoa e~ectnca X X Suscepbble de reselVJ Uto-2 3 5 l.'.-

VO EN E AA ....

LA N: C¡ÓN

1165.10 Sene Mezcla de energ¡¡¡ elecbic::t 1

X 2 3 5 X 1

Suscepbble de reserva \/, ~ I!}S.11 Sene Acondiclonam"",~o de crudo X 2 3

I 5 X

1 Suscepbble de reserva

O (')

~ ",.

165.12 Serie Acondrcionam ien~o de petroqumicos ba~~ X 2 3 5 X Suscepbble de reserva

165.13 Sene Proouccion de petroquimicos X 2 3 5 X Suscepbble de reselVJ I ~

p.. I'll

165.14 Sene Endulzamiento de ga~ y conden~os y recuperacion de azufre X 2 3 5 X Suscepbble de r.,.....e1VJ 9 1!}S.15 Serie Recuperación de Ircuable$ y fraccionarmento X 2 3 5 X Str'oCepbble de reserva

165.10 Sene Proouccloo de petrohlero~ X 2 3 5 X Suscepbble de reserva

165.17 Sene AcondlClOnalJ1""'~o de producto~ X 2 1 3 5 X Suscepbble de reserva

en Ü "O

O

~~ en (i' 5: ;:l ~ tJ O

165.18 Sene AlmacenamlenD de productos X 2 3 5 X (') ¡:

1 1!}S.lg Sene Vaidacloo de Ulformaooo de resultadoo X 2 3 5 X Mu~treo cual(.atrvo 8 I'll g

165.20 Sene Balance consoOdado de mater¡¡¡ y energoa X 2 3 5 X e:. 165.21 Sene Anal;"", y comparaooo contra programa de maienas pnmas y productos X 2 3 5 X I

N o ...... <X>

I!}S.22 Sene Estudio~ de factblrdad tecnrco·economrca X 2 3 5 X Suscepbble de reserva

16523 Sene Gesfioo de proyectos de infraestructura X X 2 10 12 X ,/

16524 Sene Anali"", de modelos de proyecCIOnes y Slmulae>oo de procesos X I

1 I 4 5 X Suscepbble de reselVJ

165.25 Sene Generaooo de escenanos X I 1 4 5 X Susceptible de r.,.....,rva

1652!} Serie Negociaoon de escenaJÍO$ y acuerdos X I 1 4 5 X

I!}S.27 Sene Elabome>oo de programa comercial y operabvo X 2 3 5 X Muestreo cualltabvo

165.28 Sene Negocraoon de termlnos de pagos con MGWMI X X 1

2 10 I 12 X

s 17S H"d rb d ecclon: I roca uros lOsa Ufa os .& '.A\:~Z>i;¡""~~·~ Vigencia documental

Tecnicas de ~¡.C X~y':ij',;~ ,.;. , "-1 ''-' Seleccion ~ .:U" ., ' ';0-:..:1;

, ," ~':I"-,? , ' ..

Clasificación Documental '~¡.. ;§." r~ !.:.r~ Valor Plazos de

:i ~ ..:, .... \\

documental conservacion 1 I Observaciones ...... ~ . -+, . .

1 ¡ "~':i.~ .. Codigo Niveles Nombre A l FIC AT AC Total

.., .., ARCHIVO

, 17S.o1 Sene Proyecto~ y programas en matena de produCClOO de e eno X 2 3 5 X Susceptible de reserva DE LA N, 17S.02 Sene Gestion de conflw ilodad y mantenirlllemo X 2 3 5 X VAL. p,

17S.03 Serie Programas operabvo~ en matena de producclon de ebleno X X 2 3 5 X Suscepllble de r~rva Muestreo cualitabvo

/ 17S.04 Sene Sumllll!<tro de productos y sennclOS X X 2 3 5 X Suscepbble de Ie<"...erva Muestreo cualna\Jvo 9-<n

Ü "O

Sección: 188 Producción de fertilizantes

Vigencia documental Tecnicas de Selección

Clasificación Documental

O

~~ <n (=i 5:

.1 :el ~ ti O () ¡::

Valor Plazos de e documental conservacion ~ :>1

I Observaciones

1 ~

Codigo w ! ,. Niveles Nombre A l FIC AT AC Total ..,

8 (b

:el §'. N o ...... 00

I BS.Ol Sene Pl:lneaoon estratégica de Pemex Fel11u an:es X O 2 8 X

lBS.02 Sene Programas operabvos y anal S1S de deSVlaclOOes X O 2 8 X Susceptible de reserva

IBS.03 Serie D~trbUCJOll Y sumllJstro X X 3 O 12 X Muestreo cuali:atrvo

, ,-

t '

.' ... .. .... ' ..

~ ;' .. :' (1)

Sección' 19S Servicios de logística " o-¡:;-Teanic3s de ~ Vigencia documental

3:: Seleooion (1) Clasilicaaion Documental x Valor Plazos de e Ci

documental conservacion j ~ J '" i :l I j o

'lO

'< Codigo Niveles Nombre A l F/C AT AC Total u

Observaciones

'lO e

I 'lO I OS.Q1 Sene Dispo$!Ciones en la malena de Ioglsbca X 2 3 5 X tI1 3

lOS 02 Serie Programa.:: y proyectos en matena de Iogl$bca X I I X -o 2 3 5 '"' (1) DEU. 'JO I '" 10S.03 Sene Infrae5lructura X 2 3 5 X 'JO

~ (3 IOS.04 Sene UantenrnJento X 3 g 12 X CL e

I n 10S.05 Sene Operacion X 3 9 12 X O.

<: Susceptible de reoem

'" '" 10S.00 Sene Producto~ X 3 g 12 X C/l e ~ IOS.Q7 Sene Gesbon y adml1l$lraoon de negocIOS comerciales X 3 9 12 X EL ¡;;. el. ~

Sección: 20S Comercialización y distribución

Vigencia documental Teanicas de

Seleooion Clasificaaion Documental

Valor Plazos de ~ Observaciones documental conservacion 1 li t I ,.

Codigo Niveles Nombre A l F/C AT AC Total ¡¡¡

u "

20$01 Sene Med.C1on y balances de hidrocarburos X X 2 5 7 X Susceptible de reser/a. Mueslfeo cuafibhvo

20$.02 Sene Calidad de los productos X 2 5 7 X

20$.03 Sene Plan ",Iegrru de comerciruizacion y dlslribucion de los productos X 2 5 7 X Susceptible de reoerva

20$.04 Serie Eslt;:¡legi:ls comerorues. metodologl3s y modelos de precios de los hidrocarburos X X 2 5 7 X Susceptible de datos oonfidenooles y de reserva. Mueslreo cuaitahvo

20$.05 Sene VOknnenes de compraventa de los productos! d iente X 2 5 7 X Susceptible de da:os oonfidenciales. Muestreo cururtati'lO

Sección: 21S Conliabilidad operacional y gestión del mantenimiento

Vigencia do<;umental




121S01 Serie Planes, plOgramas y evalu3C201l en matero de connabi!dad y mantenrnleoto X 1

2 3 5

21S,02 Sene SISlema de conhabihdad operaCla1al X I 5 5 10

21S.03 I Serie Mejores practicas y tecnologl.1 de conhnbihdad operaclOMl y mantenirmeoto X I I 5 5 10

I 1 De"...anolo humano y asesona especialIZada en mate na de conhab,ídad operaCIOnal y I

21S.04 Sene X I

5 5 10 manteOlrmento

I

I I 21S.05 Sene Resu lados del desempeño e informes, en conll.1blidad operaCIOnal y manterurTllento X 2 3 5

21 S.00 I Sene Aud,toros tecnlCaS en conhabtbdad operaCional y mantenimiento X 2 3 5

21 S.07 Sene Gesboo del manteOlmlento, libranzas y rep:.mClOOeS mayores X 2 3 5

21S.08 Serie AdmnlStraclOO d, mantenlllliento X 2 3 5

21S,OO Serie ManteOlmiento y conhabi .ood de IOstalacicnes terrestres y duetos X 2 3 5

21S.10 Serie Mantenimiento y conil.1blidad de IOStalaClOnes mamas y duetos X 2 3 5

21S.11 Serie CoordnaC2Oll tecnica en matena de mantenl nlen!o y conhabiidad X 2 3 5

Técnicas de Selecx;ion

~ :i l( 11

I I § ¡¡¡ 2

u

X

X

I X I 1

X 1

X

X

X

X

X

X

X

~..r 1~~~:~~~~(~t~, . . "'-;,,-( , .. ,,;~. ;i ~;~ .. ~;::.~"{ ,~.;.:

.,j¡.t4¡ J -~ ~. '\ .. ~ . ~~. ',;' .. ~ \\: ,,-

. ~~-~ Observaciones ... ,::".~~ ... ;.. -..~

"". r..~~

Susceptble de reserva

Suscept ble de reserva

Susceptble de w..erva

Suscepbble de reserva

A r:u·' 1.11\1('\ ~ .. ' DE LA U,

EN~RAL AC'O~ ADO VP'.LII JJ

'l'""~'" \J \,-, ' ... ~. ) '&. " ' .:. • . , .• , .... , • .. ~I~ ...

_ ..... , '1' , 4" , _ ~'''''''' , ~'<I ..,

.-S_9_C_C_iO_' n_: __ 2_2_S __ D_9_8_8_rr_O_I_IO_8_U_8_t9_n_t_8_b_19_,_S_9_9_u_ri_d_8_d_, _S_8_ll_ld_y_p_r_o_t_9C_C_io-'n-8-m-b-i9-n-t-8-1----r---V-¡ge-nc-¡-a-d-oo-um-en-t-a-1 ---.-T-e-C-ni<;-as-de-.--------------,~~~,;.,:1f-l~-·:~~.,..~~7>:{ .. ;;?\~f;~~¡~lW~; s..~... ,,"'"'.00.. ~r·~tSE~ ~~~Yl

22S.02 Sene

22S.03 Sene

22S.04 Sene

22S.05 Sene

22S.oo Sene

22S07 Selle

22S.08 Sene

22S.OQ Sene

22S.10 Sene

22S,11 Sene

22S.12 Sene

22S.13 Sene

22S,14 Sene

22S.15 Sene

Clasmcacíon Documental

Planes, programas y proyectos en ma~en3 de desarrollo sustentable, seguridad, s:tud y proleccíon ambiental

1000atIVas de meJOr:!, metas e mdlc.1dores de desempeño

Segumiento de 3udJtonas a los SIStemas y al desempeño de segunclad

SegumLento temoco normabvo

Estandares, estrategias y proyectos de melora con~nU3

Asesorl3S y cap3crtaClon espeaallZada

Informe anual de desarrollo sustentable

SIStema de adm'OIstracíon de segundad Ildustnal, salud en el trabal<> y protecClOfl ambiental

Estrategia y estandares de htg:ene mdustnal

RepresentaCión en instancias naCiOnales e intem3ClOn.1les

Proyectos de InverslOO e Inlaa,bv3S

Evalu3CJOO del desempeño operatrvo

Centro de coordinaClOll y apoyo a emergencias

Gestion Iltegrnl de nesQOS

Valor documental

X

X

X

X

X

X I X

X

X

X I X

X

X

X

X

2

2

2

2

2

2

2

2

2

2

2

2

2

5

5

Plazos de conservacion

3 5

3 5

3 5

3 5

3 5

3 5

3 5

3 5

3 5

3 5

3 5

3 5

3 5

5 10

5 10

I ¡¡¡

X

X

X

X

X

X

X

X

X

X

i 1 .. "¿~:~:~j}3, .:t>:? .3 :i • ,,\.,-.

--V(}

Susceptble de reserva

X

Susceptible de reserva

X Susceptible de reserva. Muestreo cualrtatrvo

X Muestreo cuai tativo

X Susceptible de reserva, Muestreo cualitativo

s 22S o 11 t bl d d I d ecclon: esarro o sus en a e, segun a , sa u y protecclon am lenta . IC,;..:: i:';";:(.;:;, ~~ ~'";. > ~- . ~.

Tecnieas de ~~& "'~l, w i Vigencia documental ..... ....j, ~:....;:.: F-' .,

Seleccion .... ~~~~ ' Clasificacion Documental Velor Piezas de §

e

ObseNaci1tRCHIVO :SI ~ ~ documental conservacion 1

X

J i Codieo

¡¡¡ '" DE LA N. Niveles Nombre A l F/C AT AC Total

22S.10 Sene AteflClOO a contilgencias X 5 5 10 X Suscep~ble de recerva Muestreo cua!rtaW fi.\ ilfl. 22S.17 Sene Empresas y aulond3des venhc:ldoms X 2 3 5 X

22S.18 Sene Oper3C1oo de redes de expertos X 2 3 5 X

22S.1g Sene Admll.straClOll de la seguridad de los procesos X I 2 3 5 X Susceptible de reserva

22S.2O Sene Cuerpos coleg13dos de emergenCIa y pro:e<:C!OIl CtVi1 X 2 3 5 X I

Sección: 23S Salvaguardia estratégica

Vigencia documental Técnicas de Seleccion


~ documental conservación ~ I ObseNaciones

~ X t t J Codigo Niveles ::: ..

Nombre A l F/C AT AC Total

235.01 Sen<: SelVlC!OS Peooales X X O 3 12 X I I Suscepoole de d:ltos conf.denooles

235.02 Sene CapaCllacion espeoallZada X I 5 1 I O I X Susceptible de datos confldenooles

235.03 Sen<: ConvenIOS de colaboracron, acuerdos con aulo(l(bdes c,,~es y mll~3Tes X X I O 3 12 X Suscepoole de d:ltos confidenciales

23S.04 Sene L.:eocla obci31 coIecbva 210 X X 5 7 12 X Suscepoole de d:ltos conhdenooles

235.05 Sene EvaluaC!Olles pohgraflC3S X I O 3 g X I Susceptible de d:ltos confidenciales

235.00 Sene EstudIOS de VIIklembllrdad y anaiJs.s de nesgos y ven:.:ae>ones de rnstalaciones X 5 5 10 X I Suscepnble de reserva

23S07 Sene ClasriJcacion y redMiheacion de rn~alaClOOes estmtegJC3s X 5 5 10 X I Suscep~ble de d:ltos confldenooles

23S.08 Sene Reg.stros de ",stemas de med!cion de duetos X 5 5 10 X Susceptible de d:lto~ confrclenooles

\ 23S.00 Sene SI~:ema de denunC13 anOOlma y Clud:ldana X I 5 5 10 X Suscepnble de d:l!OS confrdenooles

Sección: 23S Salvaguardia estratégica ¿",lo v\ ...

Tecnicas de - \ -\ .,.

Vigenc;ia do<:umental 3/

Selecc;ion " '.' . ~ ~~}:; ~~. - ~~ Clasificacion Documental

Valor Plazos de ~

. Observaciones ~~~,.,:;:~ ~ I s

I do<:umental conservación ¡ le ¡ .3 .. ~\~

Codigo Niveles Nombre A l F/C AT AC Total ..,¿¡. ~

235.10 Sene l'latos en contra de Pemex X 5 5 10 X I Suscepuble de datos oonfidenoales 1:."", ,",,>< ,

235.11 Sene RegulaClOO .,tema X S 7 12 X I &'''U,", l •• ¡ -, I

235 12 Sene Ad:eolramlen!o X 5 7 12 X I Susceptible de datos oonfidenoales D~- i r.: 235.13 Sene Protecc.,., a Ilslalaoooel; X 5 7 12 X Susceptible de datos conhdenaXes \·f [1. . 235.14 Sene Operabvos X S 7 12 X Susceptible de datos oonfidencrales

235.15 $ene Pa:rulla¡e y V1g dancra X 5 7 12 X Suscep~ble de datos oonfidencrales

235.10 Sene ReVlSion de aulo tanques X 5 7 12 X Suscep~b'e de datos oonfidenoales

235.17 $ene SIStema de v1deo V1gJlanda X 5 7 12 X Suscep~ble de datos oonfidencrales

235 .18 Sene Control de personal especializado X I 5 7 12 X Suscep~ble de datos oonndencrales

Sección: 24S Serv icios de sa lud

Vigencia documental Tecnicas de Selec;c;ión

Clasiooacion Documental Valor Plazos de :i Observaciones

documental conservación ~ I I E ! ..

Codigo Niveles Nonlbre A l F/C AT AC Total ... u

245.0 1 Sene Programas y proyectos en mate"" de servICios de salud X 2 3 5 X I 245.02 Sene Quejas e mconfonnidades del servlao medICO X X 7 5 12 X I Suscepbb le de datos oonfidencra'es

245.03 Sene Salud en el trabajo X X 30 10 40 X I Suscepllble de datos oonfidencrales

245.04 Sene Recetas medJcas X X 3 2 5 X Suscep 'ble de datos oonfidenaales

245.05 Sene Expediente d.nlCO X 7 5 12 X Suscep~ble de datos oonfidenoales

Sección' 258 Administración de bienes patrimoniales _'" ':.t.: · .'iP -'t" ... !'. ;';~

Tecnicas de x~,,· Vigencia dOCtlmental ;j '- ... - ' Seleccion "::'1 f \l' <ro~(. lo

Clasificacion Documental --.. ....; -Valor Plazos de

~ " Observaciones ~ ~ :2 ~ documental conservacion i i 1 ARCHIVO ..

COdigo Niveles Nombre A l F/C AT AC Total ¡¡¡ .3

25S.01 Sene De.:;¡nco¡pOl:looo y ena¡enaoon de bJeOes inmuebles X X 3 g 12 X Uf:: LA ~

lUlA A SI ), W"'~ 25S.02 Sene EnajenaClOll de boenes muebles X 3 g 12 X

25S.03 Serie Oonacion de bJeOeS muebles X I X 3 g 12 X

25S.04 Sene Donación de bienes " muebles X X 3 g 12 X

25S.05 Sene legahzaaon y regulacion por acliv!dad petrolera X X 3 ¡¡ 12 X Susceptible de reselVa

25S.oo Sene Afectaaones por actIVidad pet,oIera X X 3 ¡¡ 12 X I Susceptible de ,.serva

25S.07 Sene RedamaC10lles por acllVidad petrolera X X 3 g 12 X Susceptible de reselVa

25S.08 Sene Archivo Central lnmobi'aM X X 3 11 12 X

Sección: 268 Servicios del Archivo Histórico de Petróleos Mexicanos

Vigencia documental Técnicas de Selección


~ 1 Observaciones documenta l conservación

~ i I ffi li Código Niveles Nombre A l F/C AT AC Total <.>

208m Serie RegIStro centra! X I 1 1 2 X

25S.02 Sene OrtuSlOll y seMCio a! pubko X 2 3 5 X Muestreo cual :abvo

25S03 Sene Conservaaon X I I 2 3 I 5 X

00 N

Sección-

Codigo

27S.ot

127S 02

27S.03

1 27S.04

Sección:

Codigo

285.01

285.02

285.03

27S

Niveles

Serie

Serie

Serie

Sene

28S

Niveles

Serie

Sene

Serie

"Jf

Servicios de auditoría interna

Clasíficacion Documenlal

Nombre

Programa anual de :wartona

SefVlCJOS de audrtona

Procesos de entrega-recepclOn y de rendlCKll1 de cuentas

Insbnoas reVIsoras

Prestaciones de vivienda

Clasificacion Documental

Nombre

Sistema de financiamiento de VÍVlenda

Fldeicorru:;o de cobertura laboral

AportaClon fi1anciera de vivienda

Vigencia documental

Valor Plazos de documental conse rvacion

A l F/C AT AC Total

X 1

3 2 5

X 3 2 5

X 3 2 5

X 3 2 5

Vigencia documental

Valor Plazos de documental conservaoion

A l F/C AT AC Total

X I 3 12 15

X 1 10 2 12

X 1 2 45 47

& ~~)o, .{

;v. .. ~, .

,- ~" ~ \!' .-Tecnieas de -' ~ ·· .. ~n 1'":-Seleccion .- , ~ "..;,,: .. ,~_ t'~-! ""

~. ~ • ~

··t I I

Observaciones

j I I "';q ~ .. ... o

u

ARCt'H ~l X Muestreo cualrtativo DEl ~ X Muestreo cualrtativo VP (

X M ue::treo cualrtabvo

X

Tecnieas de Seleceion

~ ~ le 2 Observaciones

! i ~ .. .3

X Suscep~ble de datos confldenaales. Muestreo CUalitatiVO

X Susceptible de datos confldenc:ales

X 1 Susceptible de d..1tos confidenClales

2

3

4

5

7

8

9

10

11

7.1

A PEMEX

Catálogo de DiSposición Documental 2018

Listado general de documentos de administrativa inmediata (DCAI)

ENERAL CIÓN

de recibo de correspoodenCt3 entregada a Unidades Admlnistrabllas, que no generaron

Form3to que describe 10$ document.os que son turnados

a cada una de 13S áreas responsables de su atención . paJralNf¡t~I~I¡;\.IJO segUimiento

segull11lento. Lo& documentos conlerudos no tienen trámrte 3dmint&trativo. Copi3S 10toSláo=.

Carpetas de cOIl'IItés cU3ndo acudieron como imlltados Coplas de las carpetas que coobenen lo 3suntos a tratar en los de trabajo. Loo documentos cootenidos no \lenen relaciÓfl con un admmistra\l\lO.

Comprobantes de envio de mensajería

Consecutivos de OfiCIOS, que no generaron seguimiento

Documentos que genera el pro eedor del seNICIO paro el seguinlieflto la entrega del bien. (A partir del 2015 su control se realiza en Internet a través de apli caclÓn tecnológica)

Coplas fOlostáticas de oliClos generados por las unidades Que no van vinculados a procesos de gestiÓfl de la unidad Los documentos contenidos no tienen relacIÓn coo un admuustrab\lO.

Copias de recetas médicas (que no medicamentos controlados)

Formato que funge como coolproba!lle de entTe9a de medicamentos <:nrllf!r"'''lnl controlados a 10$ derechohabientes, cuyo surtimiento se registra en

sistema electrónico. los documentos contenidos (1() tienen relación un tránute adminlSUati o.

Coplas sll11ples de oñciO$

Copias fOlostáticas de los ofiCIOS elaborados por las produCtoras, cuyos acuses de reCibo OIiginales ya están in"""r:;u1r,,,

los expeG¡entes de archivo de trámrte conrespondiente. los nnw,nf>lnln,,1 contenidos no benen relación con un trámite administralJvo.

Cop¡as fotostabcas de oliaos que son reCibidos para Copias tumadas paro cooocim!ellto, que no generaron refel entes a di ersas fuIloones que no generan acciones por parte ningUn &egu.nvento los receptores. los documentos contenidos 00 tienen relaaón con

trfunrte adminiSlJl'3tivo.

Documentos que generan las áreas para la Documentos de soporte admllllStrab\lO al proceso operociones financieras cuyos oIiginales se entregan finan ciero (programación de pagos, tesore!ía, seguros) respeclIVas para su procesamiento. los documentO$ contenidos

tienen relaciÓfl con un trámite administrawo. Copias fotostaticas.

Documentos de soporte a la operacIÓn (personal , contractual, abastecimiento)

Formato de requisición de papelería

Coplas totostlticas de documentos Que se generan de . admm:strativa para cubrir los requerimientos en matena de

tecOIca humanos y materiales de las áreas, cuyos originales se unidad correspondiente. Los documentos contenidos no tienen con un trámite OOn'Vnlstrab\lO.

Formato utilizado por las áreas para el requerimIento de papelería, permrurá llevar el control de la 111150\3. Los documentos contenidos tienen relaCIón con un trámite administrativo.

Formato único de seNlClOS de Tecnologías de la Foml ato para soliCitar los &eMClOS de tecnologías de mformación. InfomlaclÓn documentos cornel'lldos no benen relaciÓfl con un trámite admmistrativo.

Petróleos Mexicanos y sus E mpresas Productivas Subsidiarias

.. PEMEX .,


Documentos de Comprobación Administrativa

No. Tipología Documental Descripción

12

13

14

15

16

17

18

19

20

21

22

Fom1ato único de servicios generales para fumigación

Hojas de permiso de trabajo

Fom1atos ublízados para atender las solicitudes de servicio de fum,gaClón que sirven de base para la elaboración de infom1es de actividades. Los documentos contenidos no tienen relación con un trámite administrativo.

Fom1atos que se utilizan para reg:strar y autorizar la intervención de personal en labores de mantenimiento y obra, la definición de responsables de su ejecución, supervisión y recepción de la obra, así como lus med:das de seguridad a emplearse, ya sea por administración direct:! o por contrato. Los documentos contenidos no tienen relación con un trámite adm,nistrabvo.

Infom1es de mantenimiento (sólo si no fom13 parte de Actividades que se reahzun en matena de mantenimiento de ~ d ndo . I taf !nsta;aclones . que no generan con~atos con proveedores externos, se

un contrato, conS! era munteOlm ento a pla om1as, re fi ere a los mfom1es de n13nten:mlento menor que se realizan con el ductos. etc.) personul de la unidad administratlV3.

Infolll1eS mensuales de faltas

listas de asistencia

list:! de asistencia mantenimiento

Minutarios

Reoortes de telefonía

de personal de limpieza

. ,a~~r.H!\ln GENERAJ

Volante de turno y/o control de correspondencia

Docun1entos que consolidan las áreas admimstrativas para llevar el registro de inasis encias del personal y que servirá de base en ei procesarrnento de la nómina. Los documentos contenidos no tienen relación con un trámite administrativo.

Se utilizan en las úreas que carecen de un checador electrónico y pem1iten dar el seguim,ento en el control de las asistencias del personal del área. Los documentos contenidos no tienen relación con un trán1ile admm:strabvo.

Docun1ento que consolida el registro de asistencia y faltas del personal y de hmpieza y mantenimiento, que sirve de apoyo paja programar las

órdenes de trabajo. Los documentos contenidos no tienen relación con un trámite admin:slr:!tivo.

Copius fotQstáticas de los oficios elaborados por las unidades productoras, cuyoS ongiM les ya están integrados en los expedientes de a'ích¡vo de trámite coiTespondlente, su funC1ón es servir de control y segui:n;ento de las áreas ejecutivas. Los documentos contenidos no t:enen relac:ón con un trámite administrativo.

Documentos que se generan en el seguimiento de! control de gestión, para revisar los asuntos que no han sido atendidos en bempo y forma. Los documentos conteOldos no tienen relación con un trámite administrativo.

Reportes' generados por el área de telecomunicaciones enviados a cada unidad responsable para verificaí la ublización de los números directos asignados. Los documentos contenidos no tienen relación con un trámite adminístraovo.

Foml ato que descnbe las características de los equipos y bienes que se retimrán y/o trasladarán ;:¡ otra ubicación fíSIca, debid;:¡mente autorizado con base en los procedlm,entos estabiecidos. Los documentos contenidos no tienen relac!ón con un trámite 3dministrabvo.

Registro de docun1entos que son turnados para su trámite a cada una de las áreas responsables de su atenclOn y que son elaborados por los e:1cargados de control de gestión parn el seguimiento de los asuntos. Copias fotostáticas.

En el caso de que no apareciera en este listado general, material utilizado en el archivo de trámite y que se tuviera duda sobre sus características en cuanto a si es o no un documento de comprobación administrativa inmediata, de apoyo administrativo o papel de trabajo, será el personal del Área Coordinadora de Archivos quien determine su / '") naturaleza y tratamiento. ~ \. 6<!

\\ ~ . ~84 Petróleos Mexicanos y sus Empresas Productivas Subsidiarias

.. PEMEX


7.2 Hoja de cierre

El presente Catálogo de disposición documental consta de 39 secciones y 298 series documentales, mismas que establecen su valor documental, vigencia documental, plazos de conservación y destino final, así como incluye la identificación de los documentos de comprobación administrativa inmediata, en un Listado General donde se describe su contenido.

Aprobado por el Comité de Transparencia de Petróleos Mexicanos, en la 36° Sesión Ordinaria 2018 del Comité de Transparencia, celebrada el 13 de septiembre de 2018, mediante ACUERDO-CT 30.36.0.18

Coordinó

/' Mtro. Eduardo Clavé Almeida

Subgerente de Archivística y Gestión Documental

Propone

en materia de Archivos Oficio DCAS-SSC-775-2018

Área Coordinadora de Archivos

Revisó

"NERAL . ';IÓN

nt.~IJl.J~[)O


Autorizó

Petróleos Mexicanos y sus Empresas

Productivas Subsidiarias

DCAS-sse- o 8 3 1 - 2011

~EnÚqU'R5t;= Presidente Suplente

85

• PEME)( , Catálogo de Disposición Documental 2018

----------------------------

1" '" - ' , ¡' 1'.

Acuerdo de aprobación del CADIDO del Comité de Transparencia de Petróleos Mexicanos


I~ V

COMITÉ DE TRANSPARENCIA

Lic. lucía Rosa Aviña Herrera Unidad de Transparencia de Petróleos Mexicanos P r e s e n t e.

Ciudad de México. a 13 de Septiembre de 2018

OFICIO CT- 1184/2018 ACUERDO·CT 30.36.0.18

ACUERDO DEL COMITÉ DE TRANSPARENCIA DE PETRÓLEOS MEXICANOS, POR EL QUE SE APRUEBA LAS MODIFiCACIONES QUE REALIZÓ EL ARCHIVO GENERAL DE LA NACiÓN AL CATÁLOGO DE DISPOSICiÓN DOCUMENTAL 2018.

CONSIDERANDOS

1. Reforma en materia de Archivos. EI15 de mayo de 2017 se publicó en el Diario Oficial de la Federación, el ACUERDO que tiene por objeto emitir las Disposiciones Generales en las materias de Archivos y de Gobierno Abierto para la Administración Pública Federal y su Anexo Único.

11. Derecho a la información. Corresponderá a los titulares de las dependencias y entidades, conforme al ámbito de sus respectivas atribuciones, proveer las acciones necesarias para que se cumplan las políticas, estrategias, acciones y procedimientos administrativos en las materias de archivos y gobierno abierto.

iII. Ley Federal de Transparencia. En su artículo 2, fracción VI, como parte de sus objetivos, consolidar la apertura de las instituciones del Estado mexicano mediante iniciativas de gobierno abierto que mejoren la gestión pública a través de la difusión de la información en formatos abiertos y accesibles, así como la participación efectiva de la sociedad en la atención de los mismos.

Que la citada Ley Federal en materia de transparencia incorpora en su artículo 66, las pautas de la apertura gubernamental en el Poder Ejecutivo Federal, como es la obligación de establecer políticas internas para conducirse de forma transparente; generar las condiciones que permitan la participación de ciudadanos y grupos de interés; crear mecanismos para rendir cuentas de sus acciones, y promover la eficacia tanto en la organización de su trabajo como en su propio desempeño.

IV. ley General de Transparencia. En sus artículos 42, fracción XXI, y 59, la necesidad de diseñar, implementar y evaluar acciones y mecanismos de apertura gubernamental, lo cual permitirá mejorar el entendimiento de la sociedad acerca de las funciones y acciones gubernamentales, así como crear las condiciones para consolidar un gobierno más abierto al escrutinio público como elemento indispensable para el fortalecimiento de una efectiva rendición de cuentas.

V. Solicitud. Corresponderá a las dependencias y entidades, a través del coordinador de archivos, elaborar los Instrumentos de control archivístico apegándose a lo establecido en los Lineamientos para analizar, valorar y decidir el destino final de la documentación de las dependencias y entidades del Poder Ejecutivo Federal (LAVDDFD), y considerando al efecto las siguientes etapas: 1. Identificación: Investigar, analizar e identificar las características' de las series documentales con base en las atribuciones y funciones de cada dependencia o entidad, que estarán contenidas en el Cuadro general de clasificación archivística, vinculando los procesos institucionales a la estructura archivística; 11. Valoración: Analizar e identificar los valores documentales para establecer la vigencia ; / ' documental y en su caso, los plazos de conservación, con el objeto de determinar los criterios de destino final de las series t¡¡ documentales. Es la etapa en la que se elaboran las Fichas técnicas de valoración documental; 111. Regulación: Integrar el Catálogo de U disposición documentar en el formato determinado, reflejando lo establecido en las Fichas técnicas de valoración documental. El instrumento deberá contar con al menos los siguientes apartados: a) Introducción. Explicar el cpntexto institucional de la dependencia o entidad correspondiente; b) Objetivo general. Enunciar la finalidad del instrumento; c) Ámbito de aplicación. Indicar el personal, áreas o unidades que implementarán y se apegarán a dicho instrumento; d) Marco jurídico. Incluir la fundamentación normativa interna y,t- ,.) aplicable en materia de administración de archivos y gestión documental; e) Metodología de elaboración. Explicar cómo fue elabora~

¿ [\~, ~p,g ,

el instrumento anexando evidencias de cada una de las etapas de elaboración; ~ Instructivo de uso. Señalar las instrucciones que permitan la comprensión y aplicación del instrumento; g) Series. Incluir la relación de series documentales con valor documental, vigencias documentales, plazos de conservación y técnica de selección; h) Hoja de cierre. Incluir al menos las firmas de los integrantes del Comité; una leyenda que indique el número de secciones, series y en su caso, subsenes documentales, así como su valor, vigencia, plazos de conseNación y técnica de selección; i) Fichas técnicas de valoración documental, y IV. Control: Presentar para su autorización del Comité el Catálogo de disposición documental integrado con los elementos enunciados en la fracción anterior. Una vez autorizado se deberá remitir mediante oficio al AGN, junto con el Acta de autorización, solicitando su registro y validación.

VI. Comité de Transparencia. El Comité de Transparencia adoptara sus resoluciones por mayoría de votos. En caso de empate, el Presidente tendrá voto de calidad. Los Comités de Transparencia tendrán las facultades y atribuciones: i) instituir, coordinar y supervisar, en términos de las disposiciones aplicables, las acciones y los procedimientos para asegurar la mayor eficacia en la gestión de las solicitudes en materia de acceso a la información; ii) confirmar, modificar o revocar las determinaciones que en materia de ampliación del plázo de respuesta, clasificación de la información y declaración de inexistencia o de incompetencia realicen los titulares de las Áreas de los sujetos obligados; iii) ordenar, en su caso, a las Áreas competentes que generen la información que derivado de sus facultades, competencias y funciones deban tener en posesión o que previa acreditación de la imposibilidad de su generación, exponga, de forma fundada y motivada, las razones por las cuales, en el caso particular, no ejercieron dichas facultades, competencias o funciones; iv) establecer políticas para facilitar la obtención de información y el ejercicio del derecho de acceso a la información; v) promover la capacitación y actualización de los Servidores Públicos adscritos a la Unidad de Transparencia; vi) establecer programas de capacitación en materia de transparencia, acceso a la información, accesibilidad y protección de datos personales, para todos los Servidores .. públicos o integrantes del sujeto obligado; vii) recabar y enviar al Instituto, de conformidad con los lineamientos que expida, los datos necesarios para la elaboración del informe anual; y viii) autorizar la ampliación del plazo de reserva de la información.

ACUERDO

UNICO.- El Comité de Transparencia de Petróleos Mexicanos (Lic. Enrique Román Chávez, Presidente Suplente, Lic. Luis Gutiérrez Aguirre, Vocal Suplente y Lic. Angélica García Tinoco, Vocal Suplente), en su Trigésima Sexta Sesión Ordinaria 2018, llevada a cabo el 13 de septiembre del presente año, una vez consideradas las opiniones vertidas, con fundamento en lo dispuesto por el artículo 8 fracción IV de las Disposiciones Generales en las materias de Archivos y de Gobierno Abierto para la Administración Pública Federal, APROBÓ las modificaciones realizadas por el Archivo General de la Nación al Catálogo de Disposición Documental 2018.

Atentamente,

- . Mtro. Xavier C] tañeda Espinosa de los Monteros Prosecretario del Comité de Transparencia

Copias vía electrónica:

- Integrantes del Comité de Información de Petrólecs Mexicanos. - lic.-Verónica Magaña Ojeda.-Enlace en materia de Archivos de la SSE. Para su conocimiento. Presente

ti

I=IEMEX < Catálogo de Disposición Documental 2018

8. Control

La Coordinación de Archivos de Petróleos y sus Empresas Productivas Subsidiarias gestionó la aprobación del Catálogo de Disposición Documental 2018, ante las instancias correspondientes, en cumplimiento con las disposiciones vigentes en la materia y entrará en vigor al día siguiente de contar con la validación de AGN.

8.1 Aprobación de Pemex y sus EPS

Las fichas técnicas de valoración documental que sustentan el CADIDO, fueron elaboradas por el equipo interdisciplinario de especialistas del Área Coordinadora de Archivos en conjunto con las áreas productoras de la documentación. Una vez que se contó con la documentación firmada por los titulares de cada área y los responsables de archivo de trámite, se solicitó la revisión y aprobación del Comité de Transparencia de Petróleos Mexicanos, misma que quedó asentada mediante el Acta correspondiente.

Los originales impresos de las fichas técnicas de valoración documental de los grupos documentales sustantivos fueron entregados al Archivo General de la Nación para su registro y validación como parte integral del presente instrumento de control archivístico. El Área Coordinadora de Archivos resguarda y custodia copia de las FTVD validadas por el AGN, así como la documentación soporte que sustenta la elaboración e integración del CADIDO 2018 para su control y actualización.

8.2 Validación y dictaminación del AGN

El Archivo General de la Nación, validó el Catálogo de Disposición Documental 2018 en la Ciudad de México, en el mes de septiembre de 2018, mediante el Dictamen de Validación .

f/espondiente. !I~

Petróleos Mexicanos y sus E mpresas Productivas Subsidiarias


8.3 Difusión

En esta etapa se implementarán los mecanismos de implantación y difusión del presente instrumento de control archivistico, a través de los responsables de archivo de trámite de Petróleos Mexicanos y sus Empresas Productivas Subsidiarias para su aplicación a nivel institucional, mediante las siguientes acciones:

Implementación y uso a través del sistema institucional automatizado de administración de archivos y gestión documental e-Archivo, Capacitación y asesoría para el uso del Catálogo de Disposición Documental 2018, Programas de formación archivistica, capacitación y gestión del cambio.

8.4 Implementación del CADIDO a través del Sistema de administración archivística institucional e-Archivo

El Cuadro General de Clasificación Archivistica (CGCA), es la base del Catálogo de Disposición Documental de Petróleos Mexicanos y sus Empresas Productivas Subsidiarias 2018, por lo que en conjunto estos dos instrumentos de control archivistico tienen los siguientes usos:

• Establecer la clasificación archivistica de los expedientes que se producen en Petróleos Mexicanos y sus Empresas Productivas Subsidiarias, así como elaborar los instrumentos de consulta archivisticos:

Inventario general (trámite) Inventarios de transferencia (primaria - secundaria) Inventarios de baja documental

El sistema institucional automatizado de administración de archivos y gestión documental e-Archivo, es una herramienta informática creada para Pemex y sus EPS para la administración, control, conservación y disposición de los documentos en cualquier soporte desde su creación hasta su destino final que contempla como insumo principal el , Cuadro General de Clasificación Archivistica (CGCA) y el Catálogo de disposición documental (CADIDO) , involucrando a todas las unidades de archivos (trámite, concentración e histórico) y en el cual se establecen las bases de datos que permitirán el control de los documentos con los metadatos establecidos en la normatividad emitida por el Archivo General de la N ación para la organización y conservación de archivos qu~~ ieduye las siguientes funcionalidades: ~ 6¿

~ P,erol,", M,ú=o, y '0; Emp'~$ P'Odo,"",. Sobrudiori$ ~ )i'

PEMEX < Catálogo de Disposición Documental 2018

Archivo de Trámite

- Soporte de los fondos documentales de Pemex Paraestatal, Empresas Productivas y Organismos Subsidiarios

- Alta, edición y cierre de expedientes - Carga masiva de expedientes y de documentos - Búsqueda de expedientes y documentos

Emisión de Portadas, Lomos y Cejas de manera individual y de manera maSIva mediante @tros o criterios de búsqueda

- Clasificación de la información en términos de la LFTAIP y la LGTAIP - Emisión e impresión de los instrumentos de control y consulta archivísticos - Emisión e impresión de la Guía general de archivos (incluye trámite, concentración e

histórico) y del Índice de expedientes reservados - Préstamo, consulta, seguimiento y devolución de expedientes y documentos físicos y

electrónicos en archivo de trámite

Transferencias Primarias

- Solicitud, registro y aprobación de trámite de Transferencia Primaria - Asignación masiva de expedientes a cajas - Asignación masiva de cajas a Transferencias Primarias y ubicación topográfica - Préstamo, consulta, seguimiento y devolución de expedientes y documentos físicos y

electrónicos en Archivo de Concentración - Envío de Notificación de expedientes con vigencia en trámite vencida - Envío de Notificación de expedientes con vigencia en concentración vencida - Emisión e impresión del Inventario de Transferencias Primarias - Emisión de Etiqueta de Cajas - Solicitud, registro y aprobación del trámite de Baja documental - Solicitud, registro y aprobación del trámite de Transferencia Secundaria - Inventarios de baja documental y de transferencia secundaria - Asignación masiva de expedientes a Baja Documental

Transferencias Secundarias

- Soporte para incorporación de múltiples fondos documentales - Alta, edición y cierre de expedientes - Carga masiva de expedientes - Carga masiva de documentos - Búsqueda de expedientes y documentos t Perr,óleos Mexicanos y sus Empresas Productivas Subsidiarias 91

PEMEX ,-Catálogo de Disposición Documental 2018

Solicitud, registro y aprobación de Transferencias Secundarias, Donaciones e Incorporaciones

- Asignación masiva de documentos a Transferencia Secundaria - Asignación masiva de cajas a Transferencias Secundarias y ubicación topográfica - Préstamo, consulta, seguimiento y devolución de expedientes y documentos físicos y

electrónicos en Archivo Histórico - Emisión e impresión del Inventario de Transferencias Secundarias - Emisión de Inventario de Expedientes Confidenciales en el Archivo Histórico

La correcta utilización del CADIDO, permite la adecuada administración de los documentos y previene de su acumulación en los archivos ya que facilita el traslado controlado y sistemático de los expedientes que han cumplido su vigencia documental en un archivo trámite a un archivo de concentración mediante una transferencia primaria para su guarda precautoria y el destino final de los mismos, mediante una transferencia secundaria al archivo histórico de Pemex para su guarda permanente y/o la gestión de su baja documental ante el AGN.

~


~ f:lEMEX "


9. Anexos

9.1 Definiciones y conceptos en materia de archivística y gestión documental

A continuación, se proporcionan deficiciones básicas y útiles establecidas por el Archivo General de la Nación en la normatividad vigente, como referencia para el uso y aplicación de los distintos conceptos contecidos en el presente instrumento.

Acta de baja documental: Documento oficial que certifica que prescribieron los valores administrativos, legales, fiscales o contables de la documentación generada por una dependencia o entidad y que pennite la acción de ejecutar la destrucción de documentos de archivo por no contener valores históricos.

Archivo: Conjunto orgánico de documentos en cualquier soporte, que son producidos o recibidos en el ejercicio de sus atribuciones o en el desarrollo de las actividades de las dependencias y entidades.

Archivo de concentración: Unidad responsable de la administración de documentos cuya consulta es esporádica y que permanecen en ésta hasta su destino finaL

Archivo histórico: Fuente de acceso público y unidad responsable de administrar, describir, conservar y divulgar la memoria documental institucional, así como la integrada por documentos o colecciones documentales facticias con valor permanente y de relevancia para la memoria nacionaL

Archivo de trámite: Unidad definida en la fracción V del articulo 4 de la LF A, responsable de la administración de documentos de uso cotidiano, necesario para el ejercicio de las atribuciones de una unidad administrativa, hasta su transferencia primaria.

Área coordinadora de archivos: Instancia definida en la fracción VIII del artículo 4 de la LF A, encargada de promover y vigilar el cumplimiento de las disposiciones en materia de administración de archivos y gestión documental, así como de coordinar las áreas operativas del sistema institucional de archivos.

Áreas operativas: Unidad de correspondencia u oficialía de partes, Archivo de trámite, Archivo de concentración y, en su caso, Archivo histórico, las cuales integran el Sistema institucional de archivos.

Baja documental: Eliminación de aquella documentación que ha prescrito en sus valores I

administrativos, legales, fiscales o contables y que no contenga valores históricos. i Catálogo de disposición documental: Registro general y sistemático que establece los valores/' documentales, vigencia documental, los plazos de conservación y destino finaL

Centro de Trabajo: Cada una de las áreas o instalaciones de Petróleos Mexicanos y EPS.

Centro Gestor: Es la Clave Presupuestal que representa el nivel mínimo de los entes administrativos para , el registro de la información, que en su estructura muestra la dependencia de las gerencias y que se asocia ) e Entidad y Municipio en que se localiza. ~ ¿ . ~ ex:

P,,,óloo, Moci"nn, "n, Emp"'" Pmdnctiv", Snb""i~, I ~;?- • '1 9l


Ciclo vital de los documentos: Las etapas por las que atraviesan los documentos de archivo desde su producción o recepción hasta su baja documental o transferencia a un archivo histórico.

Clasificación archivística: Proceso definido en la fracción XI del artículo 4 de la LF A, que consiste en la identificación y agrupación de expedientes, a partir del Cuadro general de clasificación archivística, mediante una clave alfanumérica.

Comité de Transparencia: Órgano colegiado al que hace referencia el artículo 64 de la Ley Federal de Transparencia y Acceso a la Información Pública.

Conservación: Conjunto de procedimientos y medidas preventivas o correctivas destinados a garantizar la integridad física de los documentos de archivo sin alterar la información contenida en los mismos.

Consulta de documentos: Actividades relacionadas con la implementación de controles de acceso a los documentos debidamente organizados que garantizan el derecho que tienen los usuarios mediante la atención de requerimientos.

Cuadro general de clasificación archivística: Instrumento técnico definido en la fracción XVII del artículo 4 de la LF A que refleja la producción documental con base en las atribuciones y funciones de cada dependencia o entidad.

Destino final: Selección sistemática de los expedientes de los archivos de trámite o concentración cuyo plazo de conservación o uso ha prescrito, con el fin de darlos de baja o transferirlos a un archivo histórico.

Dictamen de destino final: Documento oficial mediante el cual se da a conocer el análisis e identificación de los valores documentales para establecer criterios de disposición y acciones de transferencia.

Digitalización: Técnica en materia de archivos que permite la migración de información que se encuentra guardada de manera analógica (soportes en papel, video, casetes, cinta, película, microfilm u otros) a una que sólo puede leerse o interpretarse con una infraestructura informática.

Documento: Testimonio material de un hecho o acto realizado en el ejercicio de una actividad o función por dependencias o entidades, o personas físicas, jurídicas, públicas o privadas, registrado en cualquier soporte (papel, cintas, discos magnéticos, películas, fotografías, etcétera).

Documento de archivo: El que registra un acto administrativo, jurídico, fiscal o contable, creado, recibido, manejado y usado en el ejercicio de las facultades y actividades de las dependencias y entidades, independientemente del soporte en el que se encuentren.

Documento de archivo electrónico: El que registra un acto administrativo, jurídico, fiscal o contable, creado, recibido, manejado y usado en el ejercicio de las facultades y actividades de la dependencia o entidad, que requiere de un dispositivo electrónico para su registro, almacenamiento, acceso, lectura, transmisión, respaldo y preservación.

Documento de comprobación administrativa inmediata: Aquél producido de forma sistemática y que contiene información variable que se maneja por medio de formatos, tales como vales de fotocopias, fichas de control de correspondencia, solicitudes de papelería, entre otros. No son fundamentales para la gestión institucional por lo que la vigencia de estos documentos no excederá un año y no deberán transferirse al archivo de concentración, eliminándolos de conformidad con el procedimiento establecidoí"') para ello. \ ~

V ~ , {, ):f'. Petróleos Mexicanos y sus Empresas Productivas Subsidiarias

.. PEMEX ,


Documento contable: Documentos originales que generan y amparan registros en la contabilidad de las dependencias o entidades y demuestran que recibieron o proporcionaron, en su caso, los bienes y servicios que generaron obligaciones o derechos; recibieron o integraron dinero en efectivo o títulos de crédito o sufrieron transformaciones internas o eventos económicos que modificaron la estructura de sus recursos o de sus fuentes .

Expediente: Unidad documental constituida por uno o varios documentos de archivo, ordenados lógica y cronológicamente, y relacionados por un mismo asunto, actividad o trámite.

Ficha técnica de prevaloración: Documento para la autorización del Destino final, que contiene la descripción de las características generales del Archivo y de la Unidad administrativa productora de la documentación.

Ficha técnica de valoración documental: Instrumento que permite identificar y establecer el contexto y valoración de la serie documental.

Fondo documental: Conjunto de documentos producidos orgánicamente por la dependencia o entidad, que se identifica con el nombre de éstas.

Gestión documental: Tratamiento integral de la documentación a lo largo de su ciclo vital a través de la ejecución de procesos de producción, organización, acceso y consulta, conservación, valoración y disposición documental.

Glosa: Integrar, de forma lógica y cronológica, los documentos dentro de un expediente.

Grupo interdisciplinario: Aquél integrado por los titulares del Área coordinadora de archivos, de la Unidad de Transparencia, de las áreas o unidades administrativas de planeación estratégica, jurídica, de mejora continua, de los órganos internos de controlo de las unidades de responsabilidades, de las áreas responsables de la información y, en su caso, del Archivo histórico.

Instrumento de consulta: Término genérico que sirve para denominar cualquier descripción o instrumento de referencia realizado o recibido por un servicio de archivos en el desarrollo del control administrativo e intelectual de los documentos, tales como guía general, inventario o catálogo.

Instrumentos de control archivístico: Instrumentos técnicos que propician la organización y conservación de los documentos a lo largo de su ciclo vital, los cuales son el Cuadro general de clasificación archivística y el Catálogo de disposición documental.

Inventarios documentales: Instrumentos de consulta definidos en la fracción XXVII del artículo 4 de la LF A, en los que describen las series y expedientes de un archivo y que permiten su localización (inventario general), transferencia (inventario de transferencia) o baja documental (inventario de baja documental).

Muestreo: Operaciones por las que, en el curso de una selección documental y en vista de su 1 conservación, se retienen algunos documentos siguiendo criterios determinados a fin de inferir el valor!-de una o varias características del conjunto.

Organización documental: Conjunto de operaciones intelectuales y mecarucas destinadas a la clasificación, ordenación y descripción de los distintos grupos documentales, con el propósito de agrupar, consultar y recuperar eficaz y oportunamente la información (identificación, clasificación, ordenación y

t scnpción). Las opmciones intelectuales consisten en identificar y analizar los tipos de document~s, 'V Petróleos MeXicanos y sus E mpresas Producuvas Subsidianas ¡4 ~ ~ 95

.. (:IEMEX ~


procedencia, origen funcional y contenido, en tanto que las operaciones mecánicas son aquellas actividades que se desarrollan para la ubicación física de los expedientes.

Procedimiento: Sucesión cronológica de actos concatenados entre sí, que se constituyen en una unidad, en función de la realización de una actividad o tarea específica dentro de un ámbito predeterminado de aplicación. Todo procedimiento involucra actividades y tareas de los servidores públicos, la determinación de tiempos de realización, el uso de recursos materiales y tecnológicos y la aplicación de métodos de trabajo.

Producción: Proceso a través del cual se lleva a cabo la recepción, distribución y trámite de los documentos de archivo.

Registro Central: Sistema de control que comprende las actividades encaminadas a custodiar y proteger el acervo histórico, con el objeto de registrar información útil para los usuarios.

Responsable del archivo de concentración: Servidor público nombrado por el titular de la dependencia o entidad, con conocimientos y experiencia en archivística, encargado del acervo documental semiactivo.

Responsable del archivo de trámite: Servidor público nombrado por el titular de cada unidad administrativa, quien definirá su nivel jerárquico, encargado del acervo documental en la unidad administrativa de su adscripción.

Responsable del archivo histórico: Servidor público nombrado por el titular de la dependencia o entidad, con conocimientos y experiencia en archivística, encargado del acervo documental con valores secundarios.

Sección: Cada una de las divisiones del fondo, basada en las atribuciones de cada dependencia o entidad, de conformidad con las disposiciones legales aplicables.

Serie: División de una sección que corresponde al conjunto de documentos producidos en el desarrollo de una misma atribución general y que versan sobre una materia o asunto específico.

Servidores públicos: Toda persona que desempeñe un empleo, cargo o comisión de cualquier naturaleza en una dependencia o entidad, en términos de las disposiciones constitucionales y legales vigentes.

Sistema de gestión de documentos e-Archivo: Aplicación informática de gestión y control establecida en Petróleos Mexicanos y sus EPS, para la organización y conservación de documentos de archivo, la cual provee las funcionalidades necesarias para el control de acceso, retención y disposición de archivos en cualquier soporte (documentos físicos, electrónicos e lubridos), así como la generación e impresión de los instrumentos archivísticos de control: Cuadro General de Clasificación Archivística y Catálogo de Disposición Documental (CADIDO) y de consulta: Inventarios documentales. Adicionalmente contempla las fases del ciclo vital de la documentación, tales como activa (Archivo de Trámite), semiactiva (Archivo de Concentración), e inactiva (Archivo Histórico).

Sistema institucional de archivos: Conjunto de registros, procesos, procedimientos, criterios, estructuras, herramientas y funciones que desarrolla cada dependencia o entidad y que sustenta la actividad archivística, de acuerdo con los procesos de gestión documentaL

Soporte documental: Material físico en el que se registra la información, tales como papel, pergamino, papiro, cintas y discos magnéticos, películas y fotografías. Q Titular de la unidad administrativa: Servidor público responsable de la unidad administrativa. \

~ P,tróloo, M"":"O' y '"' Emp',," P",do,""" Sob"d"o" ~-

• PEMEX" Catálogo de Disposición Documental 2018

Transferencia: Traslado controlado y sistemático de expedientes de consulta esporádica de un archivo de trámite al archivo de concentración (transferencia primaria) y de expedientes que deben conservarse de manera permanente, del archivo de concentración al archivo histórico (transferencia secundaria),

Unidad administrativa: Área a la que se confieren atribuciones específicas en el reglamento interior, estatuto orgánico o disposición equivalente dentro de las dependencias y entidades.

Valoración documental: Actividad que consiste en el análisis e identificación de los valores documentales para establecer criterios de disposición y acciones de transferencia.

Definición de siglas:

AGN: Archivo General de la Nación.

CGCA. Cuadro General de Clasificación Archivística.

CADIDO. Catálogo de disposición documental.

CONALITEG: Comisión Nacional de Libros de Texto Gratuitos.

ACA: Área Coordinadora de Archivos

RAC: Responsable del archivo de concentración.

RAT: Responsable del archivo de trámite.

~ RAH: Responsable del archivo histórico.

V ·


r · ~/

~ 97

.. ¡:JEME.)( ,


Petróleos Mexitanos y sus E mpresas Productivas Subsidiarias

.. f.JEMEX '



1 ~ ~Q

\\ )!.

~ PEMEX .~


Petróle~s Mexicanos y sus Empresas Productivas Subsidiarias

ARCHIVO GENERAL DE LA NACiÓN

DICTAMEN DE VALIDACiÓN

~Ji<7 71!~ AGN f,lI ": '\ I( "()

DVl064/18

En atención al oficio DCAS-SSC-188-2018 del 27 de febrero de 2018, mediante el cual solicitó el registro y validación del Catálogo de Disposición Documental (CADIDO) de PETRÓLEOS MEXICANOS Y SUS EMPRESAS PRODUCTIVAS SUBSIDIARIAS; Y de conformidad con el Artículo 19 de la Ley Federal de Archivos, publicada en el Diario Oficial de la Federación el 23 de enero de 2012, el numeral Décimo primero de los Lineamientos para Analizar, Valorar y decidir el destino final de la Documentación de las Dependencias y Entidades del poder Ejecutivo Federal, publicados en el Diario Oficial de la Federación el 16 de marzo de 2016 y el numeral Décimo séptimo de los Lineamientos Generales para la Organización y Conservación de los Archivos del Poder Ejecutivo Federal, publicados en el Diario Oficial de la Federación el 3 de julio de 2015.

CONSIDERANDO

Primero. Que el Catálogo de disposición documental incluye:

a) Introducción, que explica el contexto institucional;

b) Objetivo general;

c) Ámbito de aplicación;

d) Marco jurídico, que incorpora la fundamentación normativa interna y la aplicable en materia de administración de archivos y gestión documental;

e) Metodología de elaboración, que explica cómo fue elaborado el instrumento;

f) Instructivo de uso, que señala las instrucciones que permiten la comprensión y aplicación del instrumento;

g) Secciones, que incluyen la relación de series documentales con valor documental, vigencias documentales, plazos de conservación y técnica de selección;

h) Hoja de cierre, que contiene las firmas del Comité de transparencia, del Coordinador de Archivos; así como una leyenda que indica el número de secciones y series documentales;

i) Fichas técnicas de valoración documental de las series sustantivas.

Segundo. Que se identificaron en total 39 secciones con 298 series documentales, mismas que establecen su valor documental, vigencia documental, plazos de conservación, destino final y las técnicas de selección.

Tercero. Que el Catálogo de disposición documental permite registrar los documentos como testimonio de los actos administrativos y de las gestiones institucionales basadas en una norma legal, fiscal o contable.

Cuarto. Que se anexa un listado' dé documentos de comprobación administrativa inmediata los cuales se eliminan bajo ' supervisión y levantamiento de un acta administrativa firmada por el área '.generadora correspondiente, el Responsable del Archivo de Trámite, el Coordinador de'Archivos y el representante del Órgano Interno de Control.

.. . 1/2

ARCHIVO GENERAL DE LA NACiÓN

DICTAMEN DE VALIDACiÓN

~JI1' 71 1~ AGN M f':.'\ IU,)

Quinto. Que con fundamento en el numeral Décimo segundo de los Lineamientos para Analizar, Valorar y Decidir el Destino final de la Documentación de las Dependencias y Entidades del Poder Ejecutivo Federal, publicados en el Diario Oficial de la Federación el 16 de marzo de 2016; una vez registrado y validado el Catálogo de disposición documental por parte del Archivo General de la Nación, éste dejará sin efectos los Catálogos anteriores de PETRÓLEOS MEXICANOS Y SUS EMPRESAS PRODUCTIVAS SUBSIDIARIAS.

Por lo anterior, se tiene a bien emitir el siguiente:

DICTAMEN

De acuerdo a la aplicación de la metodología Archivística y del análisis técnico archivístico efectuado al Catálogo de Disposición Documental presentado, PROCEDE SU VALIDACiÓN.

Asimismo sólo se promoverán las solicitudes de destino final de las series documentales identificadas en el Catálogo de Disposición Documental presentado mediante oficio DCASSSC-188-2018 de fecha 27 de febrero de 2018.

Ciudad de México, a 25 de septiembre de 2018.

Vo. Bo.

AUTORIZÓ

MERCEDES DE VEGA DIRECTORA GENERAL

DICTAMINÓ

ROGELlO CORTÉS ESPINOZA DIRECTOR DEL SISTEMA ACle-NAL DE

OCTAVIO MONROY NIETO SUBDIRECTOR DE DISPOSICiÓN

DOCUMENTAL ARCHI

ARcHIVo GENERAl. DELANACIÓ-.a

2/2

petrÓleos mexicanos y sus empresas productivas subsidiarias

Documents