peti setiembre 2010 - inciensa.sa.cr transparente/peti/peti 2011... · • gestión del portafolio...
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INTRODUCCIÓN:
Con el propósito de establecer la dirección estratégica en materia de tecnologías de información
del Instituto Costarricense de Investigación y Enseñanza en Nutrición y Salud (INCIENSA), para
el periodo 2011 al 2015, se ha elaborado el presente plan, el cual se encuentra alineado con los
objetivos institucionales y el desarrollo organizacional recién aprobado para INCIENSA.
Bajo este enfoque, el Plan Estratégico de Tecnologías de Información (PETI) de INCIENSA, está
conformado por 5 apartados.
Se inicia con un marco de referencia de lo que significa la gobernabilidad TI, seguidamente; un
diagnóstico de la situación actual de cada apartado, posteriormente se concluye con un FODA TI
y por último, se finaliza con un portafolio de aplicaciones y un plan de acción con costos
estimados por año y a 5 años, además de establecer una métrica para dicho plan con base a un
indicador por etapas estratégica (Proyectos).
Objetivo de la Planeación Estratégica de TI:
Garantizar un desarrollo eficiente, viable y sistemático de las áreas de tecnología; alinear las
acciones y hacerlas consistentes unas con otras; planear la asignación de recursos; sentar las
bases para controlar los proyectos y equilibrar costos y beneficios. Principalmente se hace cargo
del establecimiento de una concordancia entre las estrategias de negocios y las estrategias de
TI, creando una ventaja estratégica y competitiva para la organización.
Objetivo general del PETI:
Elaborar un Plan Estratégico de Tecnologías de Información, alineado al Desarrollo
Organizacional recién finalizado para INCIENSA y su Plan Estratégico Institucional (PEI), que
aborde componentes tales como la visión y misión, objetivos estratégicos del desarrollo
informático y proyectos tecnológicos dispuestos por prioridad de acuerdo al contexto de
soluciones tecnológicas a necesidades institucionales.
Objetivos específicos del PETI:
1. Asegurar que los servicios en Tecnologías de Información (TI) se brindan de
manera continua y eficiente.
2. Asegurar que las inversiones en Tecnologías de Información generen los
resultados esperados por la organización.
3. Mitigar los riesgos asociados a las TI. Esto a lograrse por medio de la
documentación necesaria y la implementación de una estructura organizacional
interna con funciones y roles TI claramente definidos.
4. Cumplir con la normativa TI dictada por la Contraloría General de la República.
Componentes del PETI:
Marco de referencia. Gobernabilidad de las Tecnologías de Información:
La gobernabilidad de las tecnologías de información, o Gobernabilidad TI, está directamente
enfocada a los sistemas correspondientes, a las tecnologías de información y a la gestión de su
rendimiento y riesgos. La Gobernabilidad TI se debe a las nuevas obligaciones para las
organizaciones, que han surgido debido a regulaciones y al riesgo frecuentemente de que los
proyectos TI se salgan fuera de control y afectan profundamente los resultados esperados.
PETI
El tema fundamental relacionado a la Gobernabilidad TI, es que los sistemas de información en
la actualidad no deben ser considerados como “cajas negras”; Todos los actores involucrados en
el proceso de negocio deben tener todo el conocimiento respecto al rol que desempeñan, cuáles
son sus funciones y como generan la información, así de las consecuencias de los posibles
errores y las responsabilidades que conlleva.
¿Qué es Gobernabilidad TI?
Es la disciplina derivada de la Gobernabilidad Institucional, principalmente trata la relación
existente entre las reglas del negocio y la gestión informática de una organización. Resalta la
importancia de las materias concernientes a TI en las organizaciones y recomienda que las
decisiones estratégicas de TI deban ser tomadas por un Directorio o Comité y no solamente
bajo responsabilidad de un solo actor.
La Gobernabilidad TI involucra aspectos como:
• Gestión del portafolio TI
• Arquitectura Institucional
• Gestión de proyectos informáticos
• Gestión de los servicios TI
Beneficios que ofrece la Gobernabilidad TI:
Es reconocido que las TI son esenciales para manejar la información y el conocimiento necesario
para ejecutar y sostener las actividades del negocio. Estas actividades cada vez son más
globalizadas y requieren de la colaboración entre distintas entidades para ser satisfactorias. Por
consiguiente, las TI son parte fundamental para soportar, sustentar y hacer crecer estas
actividades.
Muchas organizaciones están de acuerdo con los beneficios potenciales que les pueden dar las
TI, pero las empresas exitosas son las que logran entender y gestionar los riesgos asociados a la
implementación de nuevas tecnologías.
Para obtener los beneficios, desafíos y preocupaciones la organizaciones deben considerar:
• Alinear la estrategia TI con la estrategia del negocio.
• Diseminar el conocimiento de la estrategia y metas de la organización en todos los
niveles de la misma.
• Establecer estructuras organizacionales que faciliten la implementación de las estrategias
y el logro de las metas.
• Insistir en el establecimiento de una metodología para la Gobernabilidad TI.
• Medir el rendimiento de las TI en uso en la organización.
Es parte de las responsabilidades del Directorio o Comité Tecnológicas de Información
implementar una efectiva Gobernabilidad TI, para poder de esta forma obtener los beneficios
derivados del uso de las TI en la organización. Esta generación de resultados no solo concierne
a profesionales informáticos.
Para ello la metodología de Gobernabilidad TI debe permitir gestionar tópicos como:
• El alineamiento estratégico
• La medición de rendimiento de los activos informáticos
• La gestión de riesgo informático
• La generación de valor y la administración de los recursos y activos de TI
El modelo de gobernabilidad debe lograr:
• Alineación estratégica entre los objetivos de TI y los objetivos de negocio.
• La TI como impulsora del negocio y maximizadora de beneficios.
• Utilización responsable de los recursos de TI.
• Administración adecuada de los riesgos de TI.
Las Tecnologías de la Información, se han convertido actualmente en una dinámica persuasiva y
a menudo turbulenta en los ambientes profesionales. Mientras algunos ejecutivos delegaban,
ignoraban o evitaban las decisiones sobre TI, ahora es imposible hacerlo en casi todos los
sectores de las organizaciones. En este contexto, muchas organizaciones han empezado a
implementar la gobernabilidad de TI para alcanzar una fusión entre el negocio y TI, a menudo
conocido como alineamiento estratégico.
El propósito del manejo de la TI es dirigir las iniciativas de la misma, para asegurarse de que su
desempeño cumpla los siguientes objetivos:
• Que las TI esté alineada con la empresa y produzca los beneficios prometidos.
• Que las TI habilite a la organización a explotar oportunidades y generar los máximos
beneficios.
• Que los recursos de la TI se empleen responsablemente.
• Que los riesgos con la TI se manejen adecuadamente.
Entonces, el sistema para el manejo de TI puede entenderse como se indica en las siguientes
figuras:
Diagnostico Situación Actual:
Durante los años 2000 y 2001, luego de una participación activa de la mayoría de profesionales
del INCIENSA, se logra identificar y se plasma en un documento, los procesos, subprocesos,
productos y subproductos que reflejan el quehacer sustantivo de la Institución.
Proceso Vigilancia:
Subproceso:
- Análisis de laboratorio
Productos:
- Diagnósticos
- Confirmaciones Diagnósticas
ANALISIS DE PROCESOS, IDENTIFICADOS Y ACORDADOS EN EL 2000 - 2001
Proceso Vigilancia:
Subproceso:
- Investigación
- Productos:
- Publicación Científica
Proceso Vigilancia:
Subproceso:
- Análisis Epidemiológico
Productos:
- Informes de Vigilancia
Proceso Vigilancia:
Subproceso:
- Aseguramiento de la Calidad
Productos:
- Informes de Rondas de Evaluación Externas
- Informes de Confirmación Diagnóstica
- Informes de Inspección
Proceso Vigilancia:
Subproceso:
- Enseñanza
- Productos:
- Cursos
- Pasantías
Proceso Investigación:
Subproceso:
- Investigación
- Productos:
- Publicación Científica
Una vez claro lo anterior, se inicia el proceso de automatización de dichos procesos y con ello, el
desarrollo de un importante sistema de información dirigido a la parte sustantiva de la
organización y conocido como SIC. Sistema de Información compuesto de 15 módulos o
subsistemas y llamados:
1. Sistema de Planificación (PLANIFICACION)
2. Sistema dirigido a la Unidad Servicio al Cliente (USEC)
3. Sistema de laboratorio (SILAB)
4. Sistema de Aseguramiento de la Calidad (CALIDAD)
5. Sistema de Proyectos de Investigación (SIPRO)
6. Sistema de Información Enseñanza y Comunicación (SIEC)
7. Sistema de Vigilancia (VIGILANCIA)
8. Sistema de Catálogos
9. Sistema Históricos (HISTORICOS)
10. Sistema de Registro de Malformaciones Congénitas
11. Sistema de Brotes
12. Sistema Planos
13. Sistema de Costos, no implementado (COSTOS)
14. Sistema de Seguridad
15. Sistema de Acceso a Datos
El SIC dentro de la Producción Científica
Plan anual de
producción
Planes de
actividades
o rutinas de trabajo
• Apoyo a la Rectoría• Notificación obligatoria• Compromisos adquiridos
Generar
productos
Control y seguimiento de los
planes y de la producción
Generar datos
Administrativo –Financiero-
Evaluación de
eficiencia y
efectividad
Calcula costode la producción
Calcular
variacionessegún
indicadores
• Módulo Control producción• Módulo Control actividades
• Integración de datos
considerando Costos
• SAI BOSHT
• Módulo Control producción• Módulo Control de actividades
• SISCLI
• Módulo de planificaciónde actividades
• USEC, SILAB, VIG, CALIDAD,SIEC Y SIPRO
Solicitudes
de los
Clientes
Demanda de los
clientes
Recursos
INCIENSA• Módulo de Planificación de producción
Subsistema Planificación
Todos los sistemas de información indicados son importantes e interactúan en diferente manera,
sin embargo; los 10 primeros sistemas son los mas relevantes, donde el sistema de Planificación
es fundamental para la Dirección General y Administrativa del Instituto en lo concerniente a
conocer la planeación productiva de cada área técnica (CNR, Laboratorio, Investigación y Otros)
y con ello, someter a evaluación dichas planificaciones, para así destinar de la mejor forma los
recursos económicos.
Adicionalmente, el control y seguimiento de los recursos económicos asignados a cada área o
departamento, se realizan con el apoyo del sistema de información integrado administrativo –
financiero y conocido como SAI y compuesto de los módulos:
- Contabilidad
- Control Bancario
- Nóminas
- Presupuesto
- Inventarios
- Activos
- Facturación
- Cuentas por Pagar
- Compras
Sistema de información modalidad paquete y adquirido a la empresa TECAPRO desde hace mas
de 15 años. Actualmente se utiliza la nueva versión en el mercado y conocida como SAI BOS-
HT.
Versión recientemente implementada y ajustada en detalle a las necesidades actuales del
INCIENSA e incluso, considerando la estructura organizacional del Instituto según Desarrollo
Organizacional recién aprobado.
SUBSISTEMAS DEL SIC
Red de Clientes
Externos de Inciensa
Hospitales
Laboratorios
Clínicas
Otras Instancias del Sector Salud y Afines
BD
SUBSISTEMAPLANIFICACION
BD
SUBSISTEMAPLANOS
BD
SUBSISTEMAASEG. CALIDAD
BD
SUBSISTEMACONGENITAS
SUBSISTEMAVIGILANCIA
SUBSISTEMASERVICIO AL CLIENTE (USEC)
SUBSISTEMALABORATORIO(SILAB)
SUBSISTEMAHISTORICOS
BD
SUBSISTEMACATALOGOS
BD
SUBSISTEMAENSEÑANZA(SIEC)
BD
SUBSISTEMAINVESTIGACIONES(SIPRO)
SUBSISTEMABROTES
BD
BD
SISTEMASSEGURIDADY DATOS
SUBSISTEMA“COSTOS”
BD
Uno de los propósitos claves de los sistemas de información técnicos o sustantivos del
INCIENSA, aparte de estar integrados, es disponer de información veraz y oportuna para la
toma interna de decisiones, pero también, la información que corresponda hacerla llegar a sus
clientes y con ello brindarles el servicio que esperan de parte del Instituto.
Subsistema USEC
El sistema de información USEC, utilizado especialmente por la Unidad de Servicio al Cliente, es
el sistema que recibe datos de los clientes externos del Inciensa (Hospitales, Laboratorios,
Clínicas, Ebais y Otras Instancias de Salud), en éste se registra sobre todo datos clínicos y de las
muestras recibidas. Es un sistema vital para el Instituto debido a que le facilita a los
laboratorios disponer de información inicial para adecuadamente realizar su labor técnica (labor
de laboratorio).
Positivo 0.24
Subsistema SILAB
El sistema de laboratorios llamado SILAB, es el sistema transaccional técnico mas relevante para
INCIENSA, dado que en éste se registran los resultados de laboratorio, incluyendo las técnicas
utilizadas, de todas las muestras para Diagnóstico o Confirmación Diagnóstica que se analizan
en los laboratorios de los Centros Nacionales de Referencia (CNR´s) del Instituto.
Al igual que USEC, el sistema SILAB requiere de una reestructuración que sobre todo facilite el
ingreso de datos tanto a técnicos como a profesionales de laboratorio. De manera, que el
registro de información en el sistema represente poco tiempo para dichos funcionarios y así
ellos puedan dedicar el mayor tiempo a su labor sustantiva, es decir; la labor de laboratorio, sin
descuidar la actualización del sistema.
Solicitud, Registro y Almacenamiento Análisis Distribución
Sistema para Laboratorio
•Análisis de Laboratorio
Trazabilidad de la Muestra
Laboratorio UsecUsec
USEC - SILAB
SILAB es un sistema que estrechamente interactúa con el sistema USEC y entre ambos,
controlan la información referente a la trazabilidad de las muestras que se reciben y analizan en
INCIENSA. Bajo este enfoque, todas las muestras siempre están claramente identificadas y en
todo momento puede saberse el estado de las mismas.
Adicionalmente, el sistema de información Aseguramiento de la Calidad es también vital para
Inciensa y el Sector Salud. En éste se registran las Evaluaciones Externas del Desempeño
(EDD) e Inspecciones de Calidad que realiza el Instituto una o varias veces al año a los
laboratorios públicos y privados y a otras instancias de salud del país. Es un sistema clave que
brinda datos para mejorar la calidad diagnóstica de los laboratorios de la nación. Es a partir de
los datos que se obtienen del sistema, que se toman decisiones para asesorar, dar seguimiento
y realizar las gestiones necesarias para promover la mejora continua de cada laboratorio,
buscando la excelencia para un gran porcentaje de éstos.
El gráfico anterior, muestra cual ha sido el comportamiento a partir del año 2002 de los
laboratorios que participan en la ronda de evaluación en la que es invitado.
Es a través del sistema de información Aseguramiento de la calidad, que se apoya a la Dirección
General en obtener indicadores relevantes para la Institución, como lo es: Conocer, dar
seguimiento, aumentar la cobertura y mejorar a las evaluaciones de calidad mencionadas.
Por otra parte, SIPRO (Sistema de información de proyectos de Investigación), asegura el
registro de las investigaciones realizadas en Inciensa.
Los demás sistemas mencionados (Vigilancia, Catálogos, Históricos, Malformaciones Congénitas,
Brotes y Planos) complementan y apoyan los procesos identificados en los años 2000 – 2001 y
los definidos recientemente en Desarrollo Organizacional.
Para todos los sistemas de información del SIC, se controla su seguridad y acceso a datos a
través de los sistemas conocidos con esos mismos nombres.
Por otra parte, durante y posterior al proceso de desarrollo del SIC, ha sido y sigue siendo
necesario prepararse, mejorar y renovar aspectos informáticos como lo son:
• La plataforma tecnológica de hardware
• La arquitectura de aplicaciones de software
• La infraestructura de comunicaciones
Plataforma tecnológica de hardware:
¿Qué es la plataforma tecnológica de hardware?
Se refiere a la infraestructura necesaria para el desarrollo del entorno informático, a través del
cual es posible brindar los servicios informáticos que están disponibles para clientes o usuarios
(internos y externos) por medio de aplicaciones y sistemas de información con el uso de
computadoras.
El INCIENSA en el año 1999 prácticamente no contaba con microcomputadores. En ese tiempo
apenas disponía de 12 PC´s de características técnicas muy limitadas, (Pentium 1 de 100 o 133
Mhz) y solo unos pocos departamentos disponían de alguno de esos microcomputadores.
Sin embargo, dado el esfuerzo por parte de la Dirección General, Dirección Administrativa y el
Departamento de TI, que a partir del año 2000 se redactan los Términos de Referencia para la
contratación por la vía del Outsourcing para el desarrollo del sistema de información científico
(SIC) requerido.
Dicho sistema es puesto en marcha a partir del mes de abril del año 2002. Esto ocasionó
redoblar esfuerzos en adquirir prontamente plataforma tecnológica de hardware, arquitectura de
aplicaciones de software e infraestructura de comunicaciones.
Desde entonces, la compra y renovación de PCs, Software y Red ha sido constante y
significativa, no solo para mantener funcionando de manera óptima los sistemas técnicos
mencionados, sino también; los sistemas integrados administrativos y financieros y los servicios
tecnológicos que con el tiempo se han aumentando e implementado para facilitar la labor de los
funcionarios del Instituto.
Situación actual del INCIENSA en la plataforma tecnológica de hardware. Situación actual materia de microcomputadores:
Diagnóstico Situación Actual
Plataforma Tecnológica de Hardware
La gráfica anterior, muestra como a la fecha el INCIENSA cuenta con 89 microcomputadores de
un total de 138 disponibles y de buenas calidades técnicas. Es decir; con procesadores Core 2
Duo (47.1%) y Dual Core (17.4%), lo cual representa un buen porcentaje (64.5%). Sin
embargo, es necesario renovar el resto de microcomputadores, o sea; el 35.5%, adicional a las
contingencias que se presenten, ya sea por daños de equipos o para atender a nuevos
funcionarios que ingresen a la Institución y que requieran del uso de microcomputador.
Analizando las características técnicas de los 138 microcomputadores disponibles, el gráfico
anterior muestra que 79 PC’s disponen de sistemas operativos marca Microsoft y de tecnología
reciente. Es decir; 22 (15.9%) con sistema operativo Windows 7 y 57 PC’s (41.3%) con sistema
operativo Windows Vista, lo que representa un buen porcentaje del 57.2%. Sin embargo, debe
prestarse atención al porcentaje restante (42.8%), es decir; 59 microcomputadores cuentan con
sistemas operativos que prácticamente no tienen soporte Microsoft desde Internet.
Portátiles: Se cuenta con cinco equipos tipo LapTop de reciente adquisición, todas con al
menos Windows Vista; dos marca Dell modelo Veriton que prestan servicios en el auditorio y
salas de conferencia, uno marca Dell modelo Latitude donada al Centro Nacional de Referencia
de Virología y dos marca Hewlett-Packard modelo Pavillion utilizadas en el Comité Ético
Científico para sesiones y participación en eventos, así como una en Tecnologías de Información
en la que se mantienen todos los programas y datos necesarios para la configuración de los
equipos que no son accesibles desde la red local.
Situación actual en materia de Servidores:
XP (1) 0.72%
XP Profesional (60)
43.48%
Vista Business (50)
36.23%
Vista Enterprise (1) 0.72%
Vista Home (4) 2.90%
7 Profesional (22) 15.94%
Licencias Sistema Operativo en PC's
Fuente: Inventario datos TI 2010
Diagnóstico Situación Actual
Arquitectura de Aplicaciones de Software
Server 2000 Std (3)
21.43%
Server 2003 Std (4)
28.57%
Server 2003 Std 64Bits (4)
28.57%
Server 2008 Std (3)
21.43%
Licencias Sistema Operativo en Servidores
Fuente: Inventario datos TI 2010
A partir del mes de abril del año 2002 y con la puesta en marcha del SIC, fue necesario
garantizar su funcionamiento eficiente, lo anterior con Servidores de calidades técnicas
importantes. Servidores que facilitaron el uso del SIC, SAI y otros sistemas de información
relevantes para la organización. Pero también, la implementación de nuevos servicios
informáticos, como: Un mejor acceso a Internet, Sitio WEB, Intranet, Acceso a la red local, una
mejor versión del Sistema integrado Administrativo Financiero (SAI), Correo electrónico
institucional interno y externo, Seguridad informática de diferentes tipos y otros servicios
tecnológicos de apoyo a la labor de los funcionarios del INCIENSA han impulsado la renovación
y mejora continua de los Servidores.
La institución cuenta con quince Servidores distribuidos de la siguiente forma:
- Dos Controladores de dominio (Active Directory 2003, Active Directory 2008)
- Mensajería de correo (Exchange 2007)
- Servicios de Seguridad (ISA Server 2006)
- Respaldos automáticos y actualizaciones (Wsus)
- Seguridad de Seguridad (Antivirus McAfee)
- Portal interno (Intranet)
- Sitio Web en Zona DMZ
- Bases de datos (SQL Server 2005)
- Base de datos producción (SQL Server 2000)
- Aplicaciones SIC (Jupiter)
- Aplicaciones Administrativas - Financieras (Bos-HT)
- Aplicaciones Administrativas - Financieras (Bos-Premium)
- Desarrollo de aplicaciones
- Control de puertas magnéticas (Card Access)
De estos quince, siete cuentan con arquitectura servidor y de los cuales uno está obsoleto, los
siete restantes corresponden a computadoras de escritorio que están realizando tareas de
servidor, de éstos uno está próximo a descartarse debido a la reciente entrada en operación del
nuevo sistema administrativo - financiero.
Recientemente, se instalo y configuro otro Servidor Controlador de dominio, con sistema
operativo Windows Server 2008 R2 64 bits, funcionando como Cluster al Servidor actual de
dominio, lo anterior para asegurar contingencia y mitigar el fuerte riesgo que significa que falle
el servidor controlador de dominio.
La relación por sistema operativo es la que se detalla a continuación:
Al igual que los microcomputadores, los Servidores también requieren una renovación de
versión en lo que respecta a sus sistemas operativos.
Del grafico anterior, se observa que 7 Servidores cuentan con sistema operativo 2003 y 3 con
sistema operativo 2008, lo que representa un buen porcentaje de los 14 Servidores disponibles.
Sin embargo; 4 Servidores, o sea; 3 con sistema operativo 2000 y 1 con XP están en riesgo de
desactualización, ya que prácticamente esta versiones operativas no tienen soporte Microsoft
desde Internet.
Por otra parte, los Servidores están instalados en un área cerrada de aproximadamente de 20
metros cuadrados, con 2 aires acondicionados de buena capacidad, uno contingencia del otro,
sincronizados, de manera que ante el fallo del principal, inmediata y automáticamente ingresa a
trabajar el otro. Dicha área de Servidores de acceso restringido cuenta con un control
automático de acceso tipo tarjeta electrónica, acceso registrado y controlado por un Servidor de
puertas.
En el área de Servidores está instalada una caja de breaker conectada directamente a la planta
eléctrica de emergencia adquirida el año pasado y que atiende a todo el INCIENSA, una planta
de excelentes características técnicas. La caja breaker también conectada a una UPS modular
de 6000VA con una capacidad actual de uso del 60% y que eléctricamente atiende directamente
a los 15 Servidores.
Los Servidores están instalados en muebles de madera y en escritorios. Actualmente en
trámite, la compra de 5 Gabinetes para una capacidad de 20 Servidores y 1 Gabinete para la
UPS de 6000 VA.
El área de Servidores es un “cuarto” con paredes de concreto y madera y un cielorraso en
Gibson. Actualmente, dada solicitudes de TI de hace unos meses, pendiente la labor por parte
del departamento de mantenimiento, en lo referente al cambio de cielorraso y paredes con
materiales no flamables. Incluso, el impermeabilizado del todo el techo del área de Servidores.
Situación actual del INCIENSA en la arquitectura de aplicaciones de software.
Resumen situación actual en sistemas de información:
-PRESUPUESTO
-CONTABILIDAD
-CONTROL BANCARIO
-PLANILLAS
-INVENTARIOS
-ACTIVOS
-FACTURACION
-CXP
-COMPRAS
-USEC
-SILAB
-HISTORICOS
-CATALOGOS
-PLANIFICACION
-SIPRO
-SIEC
-ASEGURAMIENTO CALIDAD
-VIGILANCIA (Clasif. Casos)
-BROTES
-PLANOS
-Enfermedades Congénitas
-COSTOS
-SEGURIDAD
-ACCESO A DATOS
Diagnóstico Situación ActualInventario de Sistemas de Información
-Seguridad WEB
-Consultas y Reportes
Estratégicos para el
Ministerio y CCSS (Sinter y
Otras)
-Renovar y Mejorar
Sistema SIC (Rediseño y
Reescritura) (2013 – 2015)
-TECAS
-SIMOE
-Integración de
información Técnica
y Administrativa para
la toma de
decisiones (COSTOS,
SOPORTEBOSHT,
MINERIA DE DATOS)
-SFD
-CPA
-SICA
-SITRA
-SISMAN
-BOLETASTI
-Otros menores
SIC VIA WEBSAI BOS-HT OTROS
La imagen anterior, detalla el inventario de sistemas de información SIC y SAI, ya mencionada
en detalle su situación actual. Pero también, existen otros sistemas informáticos en proceso de
desarrollo como son:
- Sistema Seguridad Web: Para garantizar el uso de sistemas de información de Inciensa
accesibles vía Web.
- Sistema consultas y reportes estratégicos: Con la seguridad respectiva y para facilitar su
gestión y toma de decisiones, estas consultas serán dirigidas especialmente a las
jefaturas de los CNR’s y Laboratorios, personal clave administrativo (Planificación,
Dirección Técnica y Dirección Administrativa) y la Dirección General de INCIENSA.
Dichas consultas también estarán disponibles para las autoridades de salud del Ministerio
de Salud y la Caja Costarricense de Seguro social (C.C.S.S.), especialmente para alertar
a epidemiólogos y con ello brindar oportunamente datos necesarios para activar la
vigilancia de enfermedades de notificación obligatoria, como por ejemplo: El Dengue,
Rubéola, Sarampión, La Influenza, Tuberculosis, enfermedades bacterianas como
Shigella, Salmonella, Tosferina, enfermedades parasitarias como Chagas, Malaria y otras.
Adicionalmente, se propone para los años 2012 y 2013 un proyecto fundamental para el
área de sistemas de información de TI como lo es: La Renovación y mejora del sistema
SIC. Con el mismo se pretende facilitar el uso del SIC en los subsistemas mas relevantes
y así, cubrir una serie de debilidades, facilidades y de nuevos requerimientos.
Por otra parte, el inventario de sistemas refleja la existencia y uso de otros pequeños
sistemas de información de apoyo administrativo, desarrollados internamente como son:
• SITRA (Sistema de información de servicios de transporte, en uso desde el año
2007), sistema que actualmente incluye control de salidas en área metropolitana
y control de giras. A futuro se prevé otros tipos de controles como: Control de
combustible, Control de mantenimiento del vehículo, Control de pagos de los
vehículos y otros controles afines.
• SISMAN (Sistema de Servicios de Mantenimiento, en uso desde el año 2007, el
cual registra los servicios dados por el departamento de Mantenimiento)
• BOLETASTI (Sistemas de Servicios TI, en uso desde el año 2005), el cual registra
los servicios dados por el departamento de TI, el tiempo destinado por servicio y
otros datos de interés para generar estadísticas anuales )
Hay otros sistemas de información en proceso de desarrollo como lo son:
• TECAS: Sistema para el control de muestras y alícuotas de todo tipo almacenadas
en congeladores y similares. Dado lo valiosa que son las muestras almacenadas y
sus respectivas alícuotas, el INCIENSA desea llevar un control de inventario de
éstas.
• SIMOE: Sistema mantenimiento de equipos. Las normas de laboratorio,
especialmente la 15189 exige que se lleve un registro de los mantenimientos,
calibraciones y verificaciones dados a los equipos de laboratorio bajo un plan de
mantenimiento previamente elaborado. Con dicho sistema se desea ir mas allá,
de manera que se tenga un plan anual con presupuesto estimado para el
mantenimiento, pero de todos los equipos disponibles en la Institución. De forma
que se pueda conocer el plan anual, presupuesto estimado y ejecutado y los
mantenimientos preventivos y correctivos dados.
• Integración de datos Técnicos con Administrativos: Mas que un sistema de
información, el INCIENSA busca de disponer y utilizar tecnologías que faciliten la
relación de información técnica con información administrativa y minería de
información para disponer de información para la toma de decisiones.
Situación actual en infraestructura de red y comunicaciones:
Diagnóstico Situación Actual, Infraestructura de Red y
Comunicaciones
SE REQUIERE:
-Mayor velocidad de la Red local
- Mayor ancho de banda salida a Internet (Urgente)
-Cableado bajo normas estructuradas
- Racks mas seguros, organizados y
etiquetados
-Canaletas y mejor organización del
tendido del cableado
Para mantener y mejorar el uso de las tecnologías existentes y preparar al INCIENSA, es
necesario continuar trabajando y no descuidar y por el contrario mejorar y optimizar las redes
electrónicas de comunicaciones internas y externas con que interactúa la Institución.
Existe una red local con ancho de banda de 10 Mbps para los microcomputadores de los
usuarios y 1Gbps para acceso a los Servidores. Sin embargo, no se tienen VLAN implementadas
que den un mejor rendimiento a los usuarios claves de la red.
La red local esta bajo una topología tipo estrella con cable en cobre categoría 6 y parte en fibra
óptica, red compuesta por 5 Racks con Switches administrables de buena marca, el Rack
principal en TI y el resto en las áreas de Bacterias, Salud Oral, Bromatología, Virología y
Proveeduría, varios de estos Racks sin la seguridad mínima requerida, con falta de etiquetados
claros y una variedad de tendidos y Path Cords en categorías 5, 5E y 6.
Solamente el Rack ubicado en Virología sigue las normas establecidas para cableado
estructurado, pero en cable categoría 5e (cable obsoleto), los demás solo en parte siguen dicha
norma.
De momento, al INCIENSA le urge aumentar el ancho de banda del acceso hacia Internet.
Actualmente dispone de 2 enlaces asimétricos, uno contingencia del otro, uno ADSL y el otro
Amnet, ambos de 768/4MB. Estos enlaces no satisfacen la demanda de acceso a Internet de los
funcionarios del Instituto, razón por la cual se proyecta para pocos meses contar con un enlace
simétrico de 10MB del ICE. Con este enlace se pretende dar pronta respuesta a las consultas
estratégicas que ejecuten los usuarios y facilitar el uso del sitio Web de INCIENSA.
Situación actual del INCIENSA en la plataforma Portal Web Institucional:
Portal Web Institucional
SE REQUIERE:UnSitio WEB mas interactivo (con disponibilidad de aplicaciones), util, dinámico y llamativo.
El último componente según PETI, al cual se le debe diagnosticar su situación actual, es el
Portal WEB Institucional.
INCIENSA requiere con urgencia renovar su Sitio WEB. Necesita contar con un Sitio atractivo,
intuitivo, seguro, fácilmente actualizable su contenido por los usuarios de INCIENSA, interactivo
y especialmente de utilidad para sus clientes.
El Sitio WEB actual de INCIENSA no cumple con lo descrito. Es un Sitio muy estático, le falta
información, no cuenta con estadísticas que presenten el comportamiento de las enfermedades
que se vigilan y tampoco dispone de aplicativos para interactuar y atender de manera oportuna
a sus clientes.
El INCIENSA dispone también de un Sitio interno y conocido como Intranet, a través del cual y
especialmente los departamentos administrativos y de apoyo, con la colaboración técnica de TI,
publican información no confidencial y de interés para todos los funcionarios de la Institución.
En ese Sitio, el personal puede descargar documentos referentes a reglamentos, actas de
diferentes comisiones, procedimientos, instructivos, manuales, formularios, guías,
presentaciones recientes y otros documentos.
Intranet y el Sitio Web actual de INCIENSA se desarrollaron y mantienen con una herramienta
informática de categoría libre y conocida como Joomla. Esto al principio dio algunas ventajas,
especialmente en la pronta construcción de dichos Sitios. Sin embargo; el mantenimiento se
complicó dadas las limitantes técnicas en lo que se refiere a recursos y actualizaciones
disponibles en Internet y a la dependencia TI para actualizar los mismos.
FODA TI:
Tomando como base los diagnósticos de situación actual elaborados para los diferentes
componentes del PETI, es decir:
- Gobernabilidad Tecnologías de Información
- Plataforma tecnológica de hardware
- Arquitectura de aplicaciones de software
- Infraestructura de comunicaciones
- Portal Web Institucional
se concluye el siguiente FODA TI:
-Integración e intercambio de información entre Institucionesdel sector salud
-Integración de informacióntécnica y administrativa para la toma de decisiones
-Auditoria recién realizada a TI, Implementación de Acciones correctivas
-Demanda creciente de servicios y soluciones basadas en TI
-Alta disponibilidad en el mercado de tecnologías y soluciones para incrementar la eficiencia de TI
-Sistemas técnicos integrados, en uso continuo por mas de 8 años
-Sistemas administrativosintegrados, en uso continuo por mas de 10 años
-Conocimiento funcional de la organización
-Personal técnico calificado
-Iniciativa y compromiso de TI
-Plataforma tecnológica moderna y con capacidad de crecimiento en hardware, software y red
Diagnóstico Situación ActualFODA TI
-Falta de Políticas, Reglamentos y Procedimientos
-Ausencia de métricas para dar a conocer el desempeño de TI
-Ausencia de un Plan de Capacitación formal y continuo para el personal en la tecnología existente
-Percepción negativa de algunos usuarios sobre los Servicios que da TI
-Por diferentes razones, variabilidad en el uso de los sistemas en producción
-Ausencia de datos y/o Datos incompletos que recibe INCIENSA
Fortalezas DebilidadesOportunidades Amenazas
-Cultura informática de los usuarios
-Iniciativas gubernamentales que fortalecen el desarrollo institucional en materia de TI
-Contratación externa paraaumentar la productividad, conocimiento y Servicios
-El área de Tecnologías de Información está bien ubicada en el organigrama Institucional
Diagnóstico Situación ActualFODA TI
-La demanda de soluciones informáticas basadas en tecnología dentro de la institución es superior a la capacidad de los recursos con que cuenta la unidad de Tecnologías de Información.
-Restricción Presupuestaria para TI
-Cambios políticos que impactan la dirección estratégica en materia de TI
- Oportunismo de los proveedores para introducir tecnologías y soluciones inadecuadas a la organización
Fortalezas DebilidadesOportunidades Amenazas
El FODA TI, en su componente de Fortalezas, muestra que Tecnologías de Información y por
consiguiente la Institución, cuenta con:
- Sistemas de información técnicos y administrativos integrados, con mas de 8 años de
uso, es decir; sistemas ya maduros. Sin embargo, se requiere de una renovación
estratégica del conjunto de sistemas de información que conforman el SIC, que sobre
todo que facilite el uso del mismo, en lo que se refiere a destinar poco tiempo de
técnicos y profesionales para actualizar dicho sistema y satisfaga nuevos
requerimientos.
- Personal técnico calificado.
- Finalmente, muy relacionado con los componentes del PETI, se dispone de una
plataforma tecnológica moderna y con capacidad de crecimiento en Hardware,
Software y Red.
Por otra parte, hay debilidades, la mayoría subsanables al corto y mediano plazo, las cuales
pueden ser trabajadas como áreas de mejora. Otras debilidades requieren el apoyo de la
organización, como por ejemplo: Disponer de mas personal informático y capacitación técnica
continua para atender satisfactoriamente la fuerte demanda de mantenimiento y de nuevas
soluciones tecnológicas.
En lo que respecta a las Oportunidades es cuestión de aprovecharlas y las Amenazas, de alguna
manera, hay que convertirlas en Oportunidades.
El FODA TI es insumo base para proponer el portafolio de proyectos y establecer el cronograma
de etapas TI con costos asociados para los próximos 5 años.
PORTAFOLIO DE PROYECTOS:
Portafolio de Proyectos
Informáticos
Portafolio Proyectos:
Proyectos de Alta Prioridad:
-Cumplimiento Normas TI
Contraloría
-Renovación optimizada de
Hardware y Software
-Renovación Sitio WEB
-Consultas y Reportes
Estratégicas para Ministerio
y CCSS
-Rediseño y Reescritura del
Sistema SIC
Portafolio de Proyectos
Informáticos
Portafolio Proyectos:
Proyectos de Mediana
Prioridad:
-Capacitación continua a
usuarios en los sistemas
técnicos y administrativos en
producción SIC y SAI
-Mejoras continuas a los
Sistemas Integrados
Técnicos SIC e Integrados
Administrativo – Financiero
SAI
-Renovación de red local
bajo cableado estructurado
Para desarrollar los proyectos informáticos indicados, se requiere de un plan de acción con
costos estimados.
PLAN DE ACCION:
La imagen anterior resume dicho plan acción. Esta muestra diferentes etapas del plan
subdivididas en actividades gruesas con costos estimados por año y costo total en millones de
colones, unas de rutina, el resto estratégica, que involucran los proyectos informáticos a
desarrollar para los próximos 5 años.
Además, presenta el porcentaje de cumplimiento, con base a un indicador establecido por
etapas estratégicas.
ETAPA ESTRATEGICA DESCRIPCION
Etapa 1:
Implementación del Sistema Administrativo - Financiero BOS-HT y Renovación de Sitio
Web
Etapa 2: Renovación de la red de comunicaciones
Etapa 3: Diseño de Términos de referencia, licitación e inicio de renovación del SIC
Etapa 4: Consolidación y Finalización de la Renovación del SIC