PARCEIRA DOS EDUCADORES

PORTAL DE

PARA IES

Com 19 anos de experiência no desenvolvimento de soluções

para gestão do ensino, a AIX Sistemas desenvolveu uma

solução moderna e confiável para gerenciar de forma ágil e

simplificada todo o processo de concessão de bolsas para

pesquisa e extensão, desde a abertura de editais até o

seminário de apresentação dos projetos.

O sistema automatiza os processos internos e possibilita a gestão de

todas as informações vinculadas aos editais e projetos. Com uma maior

agilidade na tramitação das informações e menor burocracia, o portal para

submissão eletrônica de projetos de pesquisa e extensão gera um salto de

qualidade no serviço prestado, representando melhorias como maior

comodidade aos envolvidos, otimização das atividades dos funcionários,

redução de gastos e tempo, além de também facilitar o monitoramento dos

investimentos.

Com a centralização das informações, os dados são consolidados de forma ágil e

coerente, formando um banco de dados robusto e confiável, capaz de fornecer

informações precisas e relevantes para os tomadores de decisões e para a prestação de

contas aos órgãos financiadores.

Portal de pesquisa e extensão

A tríade Ensino-Pesquisa-Extensão constitui um dos instrumentos primordiais para produção,

disseminação e aplicação do conhecimento em uma sociedade. Em nosso País, poucas instituições de

ensino possuem o privilégio de exercer todas essas atividades, contribuindo de forma significativa para a

evolução das comunidades nas quais estão inseridas.

A AIX Sistemas percebeu uma carência no mercado educacional de uma solução completa e específica

para auxiliar as IES na administração do processo de concessão e acompanhamento de bolsas para

pesquisa e extensão, que, em muitas instituições, ainda é realizado de forma semi ou completamente

manual.

Além dos grandes gastos com desperdício de materiais, as instituições podem perder muito tempo e

recursos para gerenciar todas as etapas, sofrendo ainda com o risco de perda de dados relevantes e com a

dificuldade de reunir e apresentar as informações necessárias aos seus órgãos financiadores.

Como funcionaCom o sistema, é possível controlar pela internet todo o processo de concessão e administração de bolsas de pesquisa e extensão. Todos os dados ficam reunidos e armazenados em um único local, gerando informações necessárias para tomada de decisão e prestação de contas.

O sistema é organizado por cenários, ou seja, cada tipo de usuário tem acesso a informações específicas do seu papel no processo, e são divididos da seguinte forma: Administrador, Reitoria, Coordenador, Professor, Relator e Aluno.

Após os cadastros e configurações iniciais, a Reitoria abre os editais com períodos pré-determinados e configura os subprogramas com seus respectivos critérios de avaliação.

Os cadastros, inscrições de projetos e pedidos de bolsa são realizados via formulários eletrônicos, reduzindo tempo e a possibilidade de erro na inserção dos dados.

Os arquivos do projeto ficam disponíveis para visualização e download para Alunos, Professor, Relator (que classifica o projeto segundo os critérios de avaliação), Reitoria e Coordenador (que realiza distribuição das bolsas e acompanha o desenvolvimento do projeto).

Depois de concluído o projeto, é realizado o agendamento e organização do evento de apresentação.

Atribuições Por Cenário

1 2

3 4

5 6

Fluxograma do Processo

ProfessorRegistro de projetos, w

cronogramas, alunos participantes e materiais de consumoEnvio de arquivos e w

documentos Alteração das w

informações pertinentes à participação em projetos

CoordenadorVisualização de todos w

os arquivos do projetoCancelamento de bolsaw

Substituição de w

bolsista e professorRegistro e aprovação w

de materiais do projetoDownload de editaisw

Atribuição de Relatorw

Distribuição de Bolsaw

AlunoAltera informações w

pertinentes à participação em projetos

Envio de arquivosw

RelatorRealiza a classificação w

dos projetos a partir dos critérios de

ReitoriaAbertura dos editais e w

configuração dos subprogramasCriação de regras de w

classificação para análise e distribuição das bolsaswClassificação e distribuição de verbas entre os candidatos.Emissão de relatórios w

de controle

Reitoria abre os editais a partir

das fontes de financiamento

Criação e configuraçãodos subprogramas

(formulários e critérios de avaliação)

Professor cadastrao projeto com os documentos

necessários, vincula os alunos e o

inscreve no edital

Relator avalia e classifica os

projetos inscritosde acordo com os

critérios estabelecidos

Os projetos aprovadossão iniciados e

acompanhados pelos responsáveis através

do Portal

O projeto se encerrae é marcado

o evento para sua apresentação

Se inár m ios

e on e s C gr s os

O sistema também realiza o agendamento e organização de seminários, congressos e quaisquer outros eventos que aconteçam na instituição de ensino. Também é divido em cenários (Coordenador do Evento, Parecerista, Ouvinte, Apresentador) e automatiza o controle de todos os processos para realização do evento: cadastro, inscrições, impressão de boletos de cobrança, controle dos pagamentos, checagem de conflito de horários e locais de apresentações, lista e controle de presença, etiqueta para crachá e impressão de certificados.

O processo acontece todo pela internet e permite a inscrição de qualquer um dos cenários anteriores, inclusive de Ouvintes e Apresentadores externos. Com o Calendário de Eventos, os usuários tem a visão de todos os eventos em aberto.

Atribuições Por Cenário

Coordenador de Eventosw Emissão de boletos de cobrançawMontagem de grades de apresentação, com checagem de horários e salaswRelatórios de pagamentos realizadoswEmissão do comprovante de inscrição, lista de presença e etiqueta do cracháwLançamento de notas e presençaswImpressão de certificados

OuvinteParticipação na apresentação como w

ouvinte

ApresentadorResponsável por apresentar o w

projeto em um evento ou seminário

6

9

3

45

7 8

1 2

A apresentaçãoé aprovada ou nãopelo Parecerista

designado

Montagem da grade com as datas,

horários e locaisdisponíveis para as apresentações

Os ouvintes realizam a inscrição pela

internet, imprimemo boleto e realizam

o pagamento

Durante o evento,são lançadas as

notas e presenças

O Coordenador acompanha através dosrelatórios do sistema todas as inscrições

e pagamentos

Emissão da lista de presença

e etiquetas para crachás

Cadastro do evento

no sistema

Inscrição dos apresentadores e

atribuição do Parecerista

Emissão e entrega dos certificados

Fluxograma de Eventos

PARCEIRA DOS EDUCADORES

Com mais de 19 anos de experiência, a AIX Sistemas é uma empresa mineira especializada no desenvolvimento de soluções para a

gestão do ensino. Nosso foco é contribuir para a melhoria do desempenho da educação brasileira, atuando como parceira dos

educadores. Esta é a filosofia que sempre apoiou a empresa no desenvolvimento dos softwares, na prestação de serviços e também

na execução das ações e projetos sociais.

uSuporte Técnico por telefone e internet durante 13 horas diárias ininterruptas, de segunda à sexta-feira.

uPortal para registro de dúvidas e solicitações, com dicas do sistema, download de novas versões e diversas outras funcionalidades.

uOs manuais do sistema em formato Wiki, atualizados constantemente, contribuindo para a colaboração mútua entre usuários.

uTreinamentos presenciais e virtuais, permitindo a capacitação de usuários a baixos custos e em horários flexíveis

www.aix.com.brvendas@aix.com.br | 31 3218 7200

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